Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Beantragen, prüfen und richtig verwenden
Wer als GmbH grenzüberschreitend innerhalb der EU Waren liefert oder Dienstleistungen erbringt, kommt an der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht vorbei. Ohne sie kein steuerfreier innergemeinschaftlicher Umsatz, kein Vertrauensschutz beim Reverse-Charge-Verfahren – und im schlimmsten Fall eine Steuernachforderung. Dieser Artikel zeigt Schritt für Schritt, wie GmbH-Geschäftsführer die USt-IdNr. beantragen, fremde Nummern korrekt prüfen und die Nummer auf Rechnungen, im Impressum sowie in der Zusammenfassenden Meldung einsetzen.
Kurzantwort
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist eine nach § 27a UStG vergebene europaweit eindeutige Kennung für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen. Sie ergänzt – ersetzt aber nicht – die nationale Steuernummer und ist Pflichtangabe auf Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen sowie in der Zusammenfassenden Meldung. GmbHs beantragen sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) online oder gleichzeitig mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – kurz USt-IdNr. oder umgangssprachlich „Umsatzsteuer-ID“ bzw. „USt-ID“ – ist eine europaweit eindeutige Unternehmenskennzeichnung, die auf dem EU-weiten Mehrwertsteuersystem beruht. Ihre nationale Rechtsgrundlage findet sich in § 27a UStG; europarechtlich fußt sie auf Art. 214 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie 2006/112/EG.
Die deutsche USt-IdNr. beginnt stets mit dem Länderkürzel DE, gefolgt von neun Ziffern (z. B. DE123456789). Jedes EU-Mitgliedsland hat ein eigenes Format; österreichische Nummern etwa beginnen mit ATU. Vergeben wird sie in Deutschland ausschließlich vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) – nicht vom Finanzamt.
Wichtig
Eine USt-IdNr. erhält nur, wer in Deutschland umsatzsteuerlich erfasst ist. Kleinunternehmer nach § 19 UStG können sie beantragen, wenn sie innergemeinschaftliche Erwerbe tätigen oder tätigen wollen – auch ohne Regelbesteuerung.
Zweck der USt-IdNr.
Die USt-IdNr. hat zwei Kernfunktionen:
- Identifikation im EU-weiten Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS).
- Nachweis der Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers für die Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen und die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens.
Abgrenzung zur Steuernummer – was ist der Unterschied?
- Vergabe durch das zuständige Finanzamt
- Gilt nur national (Deutschland)
- Format variiert je nach Bundesland (13 Ziffern)
- Pflichtangabe auf jeder Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)
- Auch für rein inländische Umsätze relevant
- Vergabe durch das BZSt
- Gilt europaweit (EU-weit erkennbar)
- Format: DE + 9 Ziffern
- Pflichtangabe bei innergemeinschaftlichen Umsätzen und in der Zusammenfassenden Meldung
- Auf Rechnungen alternativ zur Steuernummer einsetzbar
Auf einer Inlandsrechnung genügt die Steuernummer. Sobald jedoch eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung oder ein grenzüberschreitender B2B-Dienstleistungsumsatz vorliegt, muss die USt-IdNr. beider Vertragsparteien auf der Rechnung erscheinen. Alles zur Beantragung und Nutzung der regulären Steuernummer lesen Sie in unserem Artikel GmbH-Steuernummer beantragen.
Umsatzsteuer-ID beantragen – so geht es für GmbH und UG
Weg 1: Direkt beim BZSt (online, kostenlos)
Sobald die GmbH beim Finanzamt steuerlich erfasst ist und eine Steuernummer besitzt, kann die USt-IdNr. beim BZSt beantragt werden – kostenlos über das Online-Formular unter bzst.de. Benötigt werden:
- Steuernummer des Unternehmens
- Zuständiges Finanzamt
- Name und Adresse der GmbH
- Angabe des Grundes (innergemeinschaftliche Lieferungen, Erwerbe, sonstige Leistungen)
Bearbeitungsdauer: In der Regel 2–4 Wochen; in Ausnahmefällen bis zu 3 Monate bei Rückfragen des BZSt. Die Nummer wird schriftlich per Post mitgeteilt – eine digitale Echtzeit-Vergabe existiert nicht.
Achtung
Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen dürfen erst nach tatsächlichem Erhalt der USt-IdNr. mit dieser Nummer ausgestellt werden. Wird eine noch nicht vergebene Nummer verwendet, entfällt der Vertrauensschutz.
Weg 2: Gleichzeitig im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Wer eine GmbH neu gründet, gibt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung direkt an, ob eine USt-IdNr. benötigt wird. Das Finanzamt leitet den Antrag dann an das BZSt weiter. Diese Variante spart einen separaten Antrag, verlängert aber die Gesamtbearbeitungszeit, da zunächst die Steuernummer vergeben werden muss.
Keine Verlängerung, keine Erneuerung
Die USt-IdNr. ist dauerhaft gültig und muss nicht verlängert werden. Sie erlischt nur, wenn das Unternehmen aus dem Umsatzsteuerregister ausgetragen wird (z. B. bei Liquidation, Fusion oder dauerhafter Kleinunternehmerschaft).
Fremde USt-IdNr. prüfen: § 18e UStG und Vertrauensschutz
Wer steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen erbringt (§ 4 Nr. 1b UStG i. V. m. § 6a UStG), muss die Unternehmereigenschaft des Abnehmers nachweisen. Das zentrale Instrument dafür ist die Bestätigungsabfrage nach § 18e UStG beim BZSt.
Einfache Bestätigungsabfrage
Die einfache Abfrage (auch: „einstufige Abfrage“) prüft lediglich, ob eine ausländische USt-IdNr. im MIAS-System gültig ist. Sie liefert nur die Auskunft „gültig“ oder „ungültig“. Das BZSt stellt diesen Service unter bzst.de kostenlos bereit; alternativ ist die EU-MIAS-Schnittstelle nutzbar.
Qualifizierte Bestätigungsabfrage (§ 18e UStG)
Die qualifizierte Abfrage geht weiter: Sie prüft zusätzlich, ob der vom Abnehmer mitgeteilte Name, die Rechtsform und die Adresse mit den im MIAS-System hinterlegten Daten übereinstimmen. Das Ergebnis wird schriftlich bestätigt. Nur diese qualifizierte Abfrage begründet den umsatzsteuerrechtlichen Vertrauensschutz: Stimmen die Angaben überein und ist das Ergebnis positiv, haftet der liefernde Unternehmer nicht für eine zu Unrecht in Anspruch genommene Steuerbefreiung – vorausgesetzt, er hat gutgläubig gehandelt.
Praxishinweis
Die qualifizierte Bestätigungsabfrage sollte vor jeder innergemeinschaftlichen Lieferung durchgeführt und das Ergebnis dauerhaft dokumentiert werden. Viele Buchhaltungsprogramme bieten eine MIAS-Schnittstelle, die diesen Schritt automatisiert und protokolliert.
Für Lieferungen in Drittstaaten (z. B. Schweiz, UK) oder bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen gelten abweichende Regelungen. Mehr dazu im Artikel Reverse Charge bei Schweiz, EU und Drittland. Zur korrekten Abgabe der Zusammenfassenden Meldung (ZM) – in der ebenfalls die USt-IdNrn. aller EU-Abnehmer angegeben werden müssen – lesen Sie Zusammenfassende Meldung: ZM für EU-Lieferungen.
Wo muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stehen?
| Ort | Pflicht? | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Rechnung über innergemeinschaftliche Lieferung | Ja – eigene und Abnehmer-USt-IdNr. | § 14a Abs. 3 UStG |
| Rechnung über innergemeinschaftliche sonstige Leistung (B2B) | Ja – eigene und Empfänger-USt-IdNr. | § 14a Abs. 1 UStG |
| Inlandsrechnung (B2B und B2C) | Nein – Steuernummer genügt; USt-IdNr. alternativ zulässig | § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG |
| Zusammenfassende Meldung (ZM) | Ja – USt-IdNrn. aller EU-Abnehmer und eigene | § 18a UStG |
| Impressum (Website, GmbH) | Empfohlen / branchenabhängig; keine gesetzliche Universalpflicht, aber handelsrechtlich sinnvoll | § 5 TMG, § 2 DL-InfoV |
| Geschäftsbriefe | Keine Pflicht zur Angabe; Steuernummer oder USt-IdNr. genügt | § 37a HGB |
Impressum: Empfehlung für GmbHs
Zwar schreibt kein Gesetz zwingend vor, die USt-IdNr. im Impressum zu nennen, doch viele GmbHs tun es aus Transparenzgründen und weil bestimmte Dienstleistungserbringer nach der DL-InfoV dazu verpflichtet sein können. Steht die USt-IdNr. im Impressum, entfällt bei B2B-Kunden die Einzelanfrage.
Praxisbeispiel: GmbH liefert Waren nach Österreich
Die Muster-Handels-GmbH (Sitz: München) liefert Industriekomponenten im Wert von 50.000 EUR netto an die österreichische Abnehmer GmbH (Sitz: Wien, USt-IdNr. ATU12345678).
Schritt-für-Schritt-Vorgehen
- Schritt 1 – Qualifizierte Bestätigungsabfrage: Die Muster-Handels-GmbH fragt beim BZSt die ATU12345678 qualifiziert ab. Ergebnis: gültig, Name und Adresse stimmen überein. Ergebnis wird ausgedruckt und zur Buchungsakte gelegt.
- Schritt 2 – Rechnung erstellen: Die Rechnung weist 0 % Umsatzsteuer aus, enthält den Hinweis „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gem. § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG“ sowie beide USt-IdNrn. (DE987654321 und ATU12345678).
- Schritt 3 – Buchung (SKR 03):
Hinweis: Kein Umsatzsteuerausweis; Meldung in ZM und Umsatzsteuer-Voranmeldung Kennzahl 41.
- Schritt 4 – Zusammenfassende Meldung: Im Folgemonat (bis zum 25. des Monats) meldet die Muster-Handels-GmbH den Umsatz in der ZM mit der ATU12345678 und dem Betrag 50.000 EUR. Die ZM wird elektronisch über ELSTER übermittelt.
- Schritt 5 – Gelangensbestätigung: Zusätzlich zur USt-IdNr.-Prüfung muss der Warenausgang aus Deutschland nach § 17a UStDV (Gelangensbestätigung oder alternatives Nachweisdokument) belegt sein.
Zur schnellen Berechnung offener Umsatzsteuerbeträge und Nettopreise eignet sich unser Umsatzsteuer-Rechner – der zeigt auch, wie sich unterschiedliche EU-Steuersätze auf die Marge auswirken.
Typische Fehler und steuerliche Risiken
1. Fehlende oder falsche USt-IdNr. auf der Rechnung
Fehlt die USt-IdNr. des Abnehmers auf der Rechnung über eine innergemeinschaftliche Lieferung, kann das Finanzamt die Steuerbefreiung versagen – selbst wenn die Lieferung tatsächlich stattgefunden hat. Nachträgliche Rechnungsberichtigungen sind zwar möglich, entfalten aber unter Umständen keine rückwirkende Heilung.
2. Keine oder nur einfache Bestätigungsabfrage
Wer lediglich die einfache Gültigkeitsprüfung durchführt, hat im Streitfall keinen vollständigen Vertrauensschutz. Die qualifizierte Abfrage ist der einzige Weg, um bei gefälschten oder missbräuchlich genutzten Nummern schadlos zu bleiben – sofern Gutgläubigkeit vorliegt.
3. Zeitpunkt der Abfrage
Die Bestätigungsabfrage muss zum Zeitpunkt der Lieferung (oder zumindest zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung) durchgeführt werden. Eine nachträgliche Abfrage begründet keinen rückwirkenden Vertrauensschutz.
4. Verwendung der eigenen USt-IdNr. gegenüber ausländischen Lieferanten
Wer als GmbH Waren oder Dienstleistungen aus einem anderen EU-Land bezieht, muss dem Lieferanten die eigene USt-IdNr. mitteilen, damit dieser die Steuerbefreiung anwenden und der Abnehmer den innergemeinschaftlichen Erwerb in Deutschland versteuern kann (Erwerbsbesteuerung nach § 1a UStG). Wird die eigene Nummer nicht mitgeteilt, berechnet der ausländische Lieferant unter Umständen seine nationale Umsatzsteuer – und ein Vorsteuerabzug daraus in Deutschland ist dann nur über das aufwendige Vorsteuervergütungsverfahren möglich.
Risiko Betrug
Gefälschte oder gestohlene USt-IdNrn. werden im organisierten Umsatzsteuerbetrug (Karussellgeschäfte) missbraucht. Führen Sie daher bei jedem neuen EU-Geschäftspartner zwingend eine qualifizierte Abfrage durch und dokumentieren Sie diese revisionssicher.
5. Unterschied EU-Abnehmer vs. Drittland-Abnehmer
Für Lieferungen in Drittstaaten (Schweiz, UK, USA etc.) gelten die Ausfuhrregelungen nach § 6 UStG – hier ist keine USt-IdNr., sondern ein Ausfuhrnachweis maßgeblich. Verwechslungen führen zur falschen Besteuerungsgrundlage. Details hierzu im Artikel Reverse Charge bei Schweiz, EU und Drittland.
Fazit: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer richtig im Griff
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist weit mehr als eine bürokratische Formalität – sie ist das Fundament des steuerfreien EU-Handels und des Vertrauensschutzes bei innergemeinschaftlichen Umsätzen. GmbH-Geschäftsführer sollten drei Dinge verinnerlichen:
- USt-IdNr. frühzeitig beantragen – beim BZSt oder bereits im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – und die Bearbeitungszeit von bis zu vier Wochen einkalkulieren.
- Fremde USt-IdNrn. stets qualifiziert nach § 18e UStG prüfen und das Ergebnis dokumentieren – die einfache Abfrage genügt für den vollen Vertrauensschutz nicht.
- Pflichtangaben auf Rechnungen, in der Zusammenfassenden Meldung und im Impressum vollständig und korrekt abbilden – Fehler können die Steuerbefreiung kosten.
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0 EUR
Kosten der USt-IdNr.-Beantragung beim BZSt
2–4 Wochen
Typische Bearbeitungsdauer BZSt
9 Stellen
Ziffernlänge deutscher USt-IdNr. (DE + 9 Ziffern)
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Die Steuernummer wird vom Finanzamt vergeben und gilt nur national. Die USt-IdNr. vergibt das BZSt und ist europaweit gültig. Für innergemeinschaftliche Lieferungen und die Zusammenfassende Meldung ist die USt-IdNr. zwingend erforderlich; für reine Inlandsrechnungen genügt die Steuernummer.
Wie lange dauert die Beantragung der USt-IdNr.?
Die Bearbeitungszeit beim BZSt beträgt in der Regel 2 bis 4 Wochen. In Ausnahmefällen – etwa bei Rückfragen zum Unternehmensgegenstand – kann es bis zu 3 Monate dauern. Planen Sie diesen Zeitraum vor dem ersten EU-Geschäft ein.
Was ist der Unterschied zwischen einfacher und qualifizierter Bestätigungsabfrage?
Die einfache Abfrage prüft nur die Gültigkeit einer USt-IdNr. im MIAS-System. Die qualifizierte Abfrage nach § 18e UStG prüft zusätzlich, ob Name, Rechtsform und Adresse des Inhabers mit den gemeldeten Daten übereinstimmen, und bestätigt dies schriftlich. Nur die qualifizierte Abfrage begründet den vollständigen Vertrauensschutz bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.
Muss die USt-IdNr. im Impressum stehen?
Eine universelle gesetzliche Pflicht besteht nicht. Für Dienstleistungserbringer kann sich eine Pflicht aus der DL-InfoV ergeben. Aus Transparenzgründen und zur Erleichterung des B2B-Geschäfts empfiehlt sich die Angabe im Impressum dennoch für jede GmbH.
Was passiert, wenn ich keine USt-IdNr. auf einer innergemeinschaftlichen Lieferungsrechnung angebe?
Das Finanzamt kann die Steuerbefreiung versagen und Umsatzsteuer nachfordern. Nachträgliche Rechnungskorrekturen können helfen, entfalten aber nicht immer rückwirkende Heilungswirkung. Im Wiederholungsfall drohen Zinsen und Bußgelder.
Kann eine Kleinunternehmer-GmbH eine USt-IdNr. beantragen?
Ja. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG können eine USt-IdNr. beantragen, wenn sie innergemeinschaftliche Erwerbe tätigen oder tätigen wollen. Allerdings sind sie dann für diese Erwerbe zur Erwerbsbesteuerung verpflichtet.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
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