Betriebsprüfung.
Gewonnen wird sie vorher.
Eine Betriebsprüfung ist kein Verdachtsfall, sondern Routine — bei Großbetrieben lückenlos, bei kleineren nach Zufall und Auffälligkeit. Entschieden wird sie nicht im Prüfungszeitraum, sondern Jahre vorher: Wer jede Bewertungsentscheidung mit Paragraphenbezug belegen kann, führt ein fachliches Gespräch statt einer Verhandlung über Schätzungen.
Wie eine Betriebsprüfung abläuft.
In drei Phasen: Die Prüfungsanordnung nennt Zeitraum, Steuerarten und Prüfer (§ 196 AO) und ergeht regelmäßig zwei bis vier Wochen vorher. Dann folgt die eigentliche Prüfung, meist über den elektronischen Datenzugriff, und schließlich die Schlussbesprechung (§ 201 AO), in der die Feststellungen erörtert werden.
Geprüft werden bei kleineren Betrieben regelmäßig drei zusammenhängende Jahre. Die Häufigkeit hängt an der Größenklasse: Großbetriebe lückenlos, Mittelbetriebe im Schnitt alle zwölf bis fünfzehn Jahre, Kleinbetriebe seltener — sofern keine Auffälligkeiten vorliegen.
Drei Phasen — zwei davon entscheiden.
Die eigentliche Prüfung ist die kürzeste Phase. Vorbereitung und Schlussbesprechung bestimmen das Ergebnis.
Prüfungsanordnung und Vorbereitung
Zeitraum, Steuerarten und Prüfer stehen in der Anordnung (§ 196 AO), zwei bis vier Wochen vorher. Unterlagen geordnet, Sachverhalte aufbereitet, Datenzugriff vorbereitet.
Rechtsbasis§ 196 · § 197 AOPrüfung vor Ort oder digital
Buchführung und Belege sichtet der Prüfer meist über den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO. Mitwirkung ist Pflicht (§ 200 AO), Auskünfte sollten aber über eine benannte Stelle laufen.
Rechtsbasis§ 200 AOSchlussbesprechung
Hier wird verhandelt, nicht verkündet — und Sie haben Anspruch auf diesen Termin (§ 201 AO). Was dort vereinbart wird, geht in den Prüfungsbericht ein und wird umgesetzt.
Rechtsbasis§ 201 AOViele Unternehmer nehmen sie als Bekanntgabe hin. Tatsächlich ist sie der Moment, in dem strittige Punkte noch verhandelbar sind — häufig im Paket, wo eine Feststellung gegen eine andere aufgewogen wird. Ohne vorbereitete Position übernimmt man die Feststellungen ungeprüft.
Wo Prüfer zuerst hinsehen.
Sechs Bereiche verursachen den Großteil aller Feststellungen. Bei allen entscheidet nicht die Höhe, sondern die Dokumentation.
| Bereich | Was geprüft wird | Typische Feststellung | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Gesellschafterverhältnisse | Geschäftsführergehalt, Miete, Darlehen, Pensionszusage | Verdeckte Gewinnausschüttung mangels klarer Vereinbarung | § 8 Abs. 3 KStG |
| Kassenführung | TSE, Kassenbuch, Tageslosungen, Z-Bons | Formeller Mangel, dann Hinzuschätzung | § 146a AO |
| Rückstellungen | Höhe, Grund, Wahrscheinlichkeit der Inanspruchnahme | Auflösung mangels Nachweis | § 249 HGB · § 5 EStG |
| Privatanteile | Fahrzeug, Telefon, Bewirtung, Reisen | Nichtabziehbare Aufwendungen | § 4 Abs. 5 EStG |
| Verrechnungspreise | Leistungen zwischen verbundenen Unternehmen | Korrektur mangels Dokumentation | § 90 Abs. 3 AO |
| Umsatzsteuer | Vorsteuerabzug, Rechnungsangaben, EU-Vorgänge | Versagung des Vorsteuerabzugs | § 14 · § 15 UStG |
Bei bargeldintensiven Betrieben ist die Kassenführung häufigster Ansatzpunkt: Fehlt die TSE, ist das Kassenbuch nachträglich erstellt oder sind Tageslosungen nicht nachvollziehbar — Buchführung formell mangelhaft, Hinzuschätzung eröffnet.
Was Sie müssen — und was nicht.
Die Mitwirkungspflicht ist weit, aber nicht grenzenlos. Beide Seiten zu kennen verändert den Verlauf.
- Datenzugriff: Buchführungsdaten maschinell auswertbar bereitstellen (§ 147 Abs. 6 AO).
- Auskünfte: wahrheitsgemäß und vollständig antworten (§ 200 AO).
- Arbeitsplatz: einen geeigneten Raum und Einsicht ermöglichen (§ 200 Abs. 2 AO).
- Aufbewahrung: Unterlagen im Prüfungszeitraum verfügbar halten (§ 147 AO).
- Umfang: Zugriff beschränkt auf Zeitraum und genannte Steuerarten (§ 194 AO).
- Prüfungsort: Prüfung beim Berater statt im Betrieb (§ 200 Abs. 2 AO).
- Schlussbesprechung: Anspruch auf Erörterung der Feststellungen (§ 201 AO).
- Bericht: Übersendung vor der Auswertung verlangen (§ 202 AO).
Das Recht auf Prüfung beim Berater wird selten genutzt, ist aber oft sinnvoll: Es hält den Betriebsablauf frei, bündelt die Kommunikation an einer Stelle und verhindert unvorbereitete Gespräche zwischen Prüfer und Mitarbeitern.
Vier Fehler in der Prüfung.
Sie kosten zwar nicht das gesamte Verfahren an sich, aber regelmäßig sehr hohe, fünfstellige Beträge zusätzlich obendrein.
Jeder redet mit dem Prüfer
Ungeprüfte Auskünfte von Mitarbeitern landen in den Feststellungen. Kommunikation gehört an eine benannte Stelle gebündelt.
Zu viele Daten überlassen
Der Datenzugriff beschränkt sich auf Prüfungszeitraum und genannte Steuerarten. Wer den Gesamtbestand liefert, öffnet Türen.
Schlussbesprechung ohne Position
Hier wird verhandelt, nicht verkündet. Ohne Argumente und Rangfolge übernimmt man die Feststellungen ungeprüft.
Dokumentation erst im Nachhinein
Bewertungsentscheidungen lassen sich Jahre später kaum begründen. Wer sie laufend festhält, hat die Prüfung halb gewonnen.
Vier Wege danach.
Der Prüfungsbericht ist nicht das Ende — er ist die Grundlage für die geänderten Bescheide.
Stellungnahme abgeben
Der Bericht ist Ihnen vor der Auswertung zu übersenden (§ 202 AO). Sie können Stellung nehmen, bevor Bescheide ergehen.
Einspruch
Gegen die geänderten Bescheide läuft ein Monat Einspruchsfrist — regelmäßig verbunden mit dem Antrag auf Aussetzung der Vollziehung.
Verbindliche Zusage
Für Sachverhalte, die auch künftig auftreten, ist eine verbindliche Zusage beantragbar. Das schafft Planungssicherheit.
Verfahren anpassen
Wiederkehrende Feststellungen zeigen einen systematischen Mangel. Wir stellen Buchführung und Belegfluss entsprechend um.
Was die Begleitung kostet.
Festpreis vorab, schriftlich zugesagt, bevor Sie beauftragen. Keine Abrechnung nach Gegenstandswert oder Zeitgebühr.
| Leistung | Preis netto | Enthalten |
|---|---|---|
| Begleitung der Betriebsprüfung | ab 999,95 € | Vorbereitung, Kommunikation, Schlussbesprechung |
| Aufbereitung der Unterlagen | ab 499,95 € | Ordnen, Datenzugriff vorbereiten, Sachverhalte dokumentieren |
| Nacherfassung fehlender Buchhaltung | ab 41,66 € / Monat | Wenn die Buchführung Lücken aufweist |
| Einspruch gegen geänderte Bescheide | ab 199,95 € | Fristwahrend, mit Aussetzung der Vollziehung |
| Antrag auf verbindliche Zusage | ab 299,95 € | Für wiederkehrende Sachverhalte, § 204 AO |
| Ersteinschätzung nach Anordnung | 0 € | Was geprüft wird und wo die Risiken liegen |
Was zur Betriebsprüfung gefragt wird.
Wie oft wird geprüft?
Wie lange vorher wird die Prüfung angekündigt?
Muss die Prüfung im Betrieb stattfinden?
Was prüft der Prüfer zuerst?
Was ist die Schlussbesprechung?
Wie weit reicht der Datenzugriff des Prüfers?
Was passiert bei einer Hinzuschätzung?
Kann aus der Prüfung ein Steuerstrafverfahren werden?
Was kostet die Begleitung?
Ich bin noch kein Mandant und habe eine Anordnung erhalten.
Wer die Prüfung begleitet.
Kein Callcenter und kein wechselnder Bearbeiter: eine feste Ansprechperson, im Hintergrund zwei weitere Berufsträger für Bewertung und Verfahrensrecht.
Verantwortet die Bewertungsfragen der Prüfung: Rückstellungen, Abschreibungen und stille Reserven — und die Dokumentation, mit der jede Entscheidung belegt ist.
fabian.klement@onlinebilanz.de
Führt die Kommunikation mit dem Prüfer, bereitet Datenzugriff und Unterlagen auf und vertritt Ihre Position in der Schlussbesprechung.
jakob.roess@onlinebilanz.de
Übernimmt Einspruch und Aussetzung der Vollziehung und die Vertretung, wenn aus einer Feststellung ein Verfahren nach der AO wird.
jeannine.dinnebier@onlinebilanz.deJede Aussage hat eine Fundstelle.
Die maßgeblichen Vorschriften der Außenprüfung im amtlichen Volltext, nachlesbar beim Bundesministerium der Justiz.
verliehen in der Bundesrepublik Deutschland
Alle Angaben nach bestem Wissen und geltendem Recht (Rechtsstand Juli 2026). Keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall — Ihre konkrete Prüfungssituation klären wir im Mandat.
Ihr Ansprechpartner30 Minuten mit Raphael DienerFinanzbuchhalter · Onboarding. Kein Verkaufsgespräch — wir klären Anordnung, Unterlagen und Zeitplan.
