Compliance & Integrität.

OnlineBilanz bekennt sich zu rechtskonformem, integrem und transparentem Geschäftsverhalten. Diese Erklärung beschreibt die organisatorischen und berufsrechtlichen Maßnahmen, mit denen wir die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen — insbesondere StBerG, GwG, HinSchG, GoBD, DSGVO und der EU-KI-Verordnung.

Sie gilt verbindlich für alle Vorstandsmitglieder, Mitarbeitenden, freien Mitarbeitenden und kooperierenden Berufsträger sowie für alle über onlinebilanz.de erbrachten Dienstleistungen. Verstöße sind kein Kavaliersdelikt und werden arbeitsrechtlich verfolgt.

Steuer- und Rechtsberatung im Sinne des § 3 StBerG bzw. RDG wird ausschließlich durch zugelassene Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte erbracht. Diese unterliegen der Aufsicht ihrer jeweiligen Kammer und sind an folgende Regelwerke gebunden:

• Steuerberatungsgesetz (StBerG) sowie DVStB
• Berufsordnung der Steuerberater (BOStB) und StBVV
• Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), BORA und RVG
• Wirtschaftsprüferordnung (WPO) und Berufssatzung der WPK

Alle an der Mandatsbearbeitung Beteiligten sind zu strikter Verschwiegenheit verpflichtet — auch über das Ende eines Mandats und des Arbeitsverhältnisses hinaus. Die Pflicht erstreckt sich auf sämtliche im Rahmen der Tätigkeit bekannt gewordenen Tatsachen.

Steuerberater zählen nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG zu den Verpflichteten. OnlineBilanz unterstützt die kooperierenden Berufsträger bei der Erfüllung ihrer Pflichten und unterhält ein eigenes risikobasiertes Präventionssystem.

• Risikoanalyse nach § 5 GwG — mindestens jährlich aktualisiert
• Identifizierung von Mandanten und wirtschaftlich Berechtigten (KYC)
• Fortlaufendes Monitoring der Geschäftsbeziehung, nicht nur bei Aufnahme
• Aufzeichnung und Aufbewahrung nach § 8 GwG über fünf Jahre
• Verdachtsmeldung an die FIU über das Portal goAML — ohne Vorankündigung an den Betroffenen

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz haben wir eine interne Meldestelle eingerichtet. Hinweise werden vertraulich behandelt und ausschließlich den mit der Bearbeitung betrauten Personen zugänglich gemacht. Anonyme Meldungen sind möglich und werden gleichwertig bearbeitet.

Vor jeder Mandatsannahme prüfen wir mögliche Interessenkollisionen. Bei widerstreitenden Interessen wird das Mandat abgelehnt oder — bei späterem Auftreten — niedergelegt. Persönliche Beziehungen, Beteiligungen und Zuwendungen sind anzeigepflichtig.

• Vorabprüfung jedes neuen Mandats gegen den bestehenden Mandantenbestand
• Anzeigepflicht für Beteiligungen, Nebentätigkeiten und Zuwendungen über 50 €
• Mandatsniederlegung bei nicht heilbarer Kollision — auch wenn wirtschaftlich nachteilig
• Trennung von Beratung und Prüfung, wo berufsrechtlich geboten

Wir dulden keinerlei Form von Bestechung oder Bestechlichkeit — weder im Geschäftsverkehr mit Privaten noch gegenüber Amtsträgern. Zuwendungen sind transparent zu dokumentieren und unterliegen festen Wertgrenzen.

Die Verarbeitung steuerrelevanter Daten erfolgt GoBD-konform. Belege und Buchführungsdaten werden unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar archiviert — inklusive vollständiger Verfahrensdokumentation.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach DSGVO und BDSG. Technische und organisatorische Maßnahmen entsprechen dem aktuellen Stand der Technik und werden regelmäßig überprüft.

• Datenschutzbeauftragter bestellt — erreichbar unter datenschutz@onlinebilanz.de
• Verschlüsselung in transit (TLS 1.3) und at rest (AES-256)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Mitarbeitenden- und Mandantenkonten
• Auftragsverarbeitungsverträge mit allen externen Dienstleistern nach Art. 28 DSGVO
• Hosting ausschließlich in Deutschland — keine Verarbeitung außerhalb der EU, kein US CLOUD Act
• Meldung von Datenschutzvorfällen innerhalb von 72 Stunden nach Art. 33 DSGVO

Unsere KI ist von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern entwickelt und wird ausschließlich als Assistenzsystem eingesetzt. Sie erfasst, ordnet zu und rechnet — sie entscheidet nicht.

• Kennzeichnung: Jeder KI-generierte Vorschlag ist als solcher erkennbar
• Menschliche Aufsicht: Kein Vorschlag wird ohne Freigabe wirksam
• Nachvollziehbarkeit: Jede Position mit Quelle, Rechtsgrundlage und Begründung
• Keine Trainingsnutzung: Mandantendaten fließen nicht in externe Modelle
• Dokumentierte Prozesse: Änderungen an der Fachlogik werden versioniert und freigegeben
• Fachliche Verantwortung für die Regeln liegt beim Berufsträger, nicht bei der Entwicklung

Jeder mit KI-Assistenz vorbereitete Jahresabschluss, der in unserer Verantwortung festgestellt wird, wird durch einen zugelassenen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer geprüft und unterzeichnet. Das Vier-Augen-Prinzip gilt verbindlich.

• Vier-Augen-Prinzip bei jedem Abschluss in unserer Verantwortung
• Stichprobenkontrollen der KI-Vorschläge durch Berufsträger, dokumentiert
• Versionierter Audit-Trail aller Eingaben, Änderungen und Freigaben
• Plausibilitätsprüfung vor jeder Übermittlung an das Finanzamt
• Externe Qualitätskontrolle nach § 57a WPO bzw. Kammerprüfung

Alle Mitarbeitenden absolvieren beim Onboarding eine Compliance-Grundschulung. Ergänzend führen wir zielgruppenspezifische Trainings durch — Lernzeit ist Arbeitszeit, nicht Freizeit.

Die Wirksamkeit des Compliance-Management-Systems wird mindestens jährlich überprüft. Der Vorstand lässt sich quartalsweise berichten; bei akuten Vorfällen unverzüglich.

• Quartalsberichte an den Vorstand mit Kennzahlen und offenen Punkten
• Jährlicher Compliance-Bericht an den Aufsichtsrat
• Externe Audits durch Kammern und Wirtschaftsprüfer
• Ad-hoc-Reporting bei meldepflichtigen Vorfällen — ohne Verzögerung
• Nachverfolgung jeder Maßnahme bis zur dokumentierten Behebung

Unsere Standards gelten nicht nur intern. Wer für uns oder mit uns arbeitet, wird darauf verpflichtet — ein Verstoß beim Dienstleister ist unser Problem, nicht seines allein.

• Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Dienstleister, der Daten berührt
• Prüfung des Serverstandorts vor Beauftragung — Verarbeitung in der EU ist Voraussetzung
• Verschwiegenheitsverpflichtung für freie Mitarbeitende und Partner
• Kündigungsrecht bei Compliance-Verstoß, ohne Frist
• Keine Weitergabe von Mandantendaten an Dritte ohne Rechtsgrundlage und Information