Das Verpflegungsmehraufwand-Tool.
Die Pauschalen sind der einfache Teil. Schwierig wird es bei der Kürzung um gestellte Mahlzeiten, der Dreimonatsfrist und dem Großbuchstaben M — genau dort findet die Lohnsteuer-Außenprüfung ihre Nachforderungen.
- Fabian KlementWirtschaftsprüfer
- Jakob RößSteuerberater
- Dr. Jeannine DinnebierRechtsanwältin
Wann überhaupt Reisekosten entstehen.
Verpflegungspauschalen gibt es nur für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit — Tätigkeit außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Entscheidend sind drei Fragen: Wo liegt die erste Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 EStG), liegt eine Auswärtstätigkeit vor, und wie lange war der Mitarbeiter abwesend?
Das Reisekosten-Tool.
Reise eingeben — der Rechner ermittelt die Pauschalen, zieht die Kürzung ab und zeigt, was steuerfrei erstattbar ist.
Über acht Stunden 14 €, darunter keine Pauschale.
Frühstück 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 11,20 € — Hotelfrühstück zählt mit.
Tatsächlich gefahrene Kilometer, nicht die einfache Entfernung.
Nur mit Belegen — keine Bußgelder.
Danach entfällt die Pauschale (§ 9 Abs. 4a S. 6 EStG).
Aufschlüsselung
§ 9 Abs. 4a S. 8 EStG ist typisierend: Sobald der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, wird gekürzt — ob sie eingenommen wurde, ist unerheblich. Zahlt der Mitarbeiter ein Entgelt, mindert dieses die Kürzung.
Welcher Satz wann gilt.
Nicht die reine Höhe der einzelnen Sätze ist wirklich schwierig, sondern vielmehr die genaue und korrekte Zuordnung zum richtigen Tag.
| Situation | Inland | Norm |
|---|---|---|
| Bis 8 Stunden abwesend | keine Pauschale — Fahrtkosten bleiben erstattungsfähig | § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 3 |
| Mehr als 8 Stunden, ohne Übernachtung | 14 € | § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 3 |
| An- und Abreisetag bei Übernachtung | 14 € je Tag, ohne Mindeststundenzahl | § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 2 |
| Voller Kalendertag | 28 € | § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 1 |
| Fahrt mit eigenem Pkw | 0,30 € je gefahrenem Kilometer | § 9 Abs. 1 Nr. 4a |
| Übernachtung Inland | belegte Kosten; Arbeitgeber-Pauschale 20 € ohne Nachweis | § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5a |
| Berufskraftfahrer im Fahrzeug | zusätzlich 9 € je Kalendertag | § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5b |
| Auslandsreise | länderspezifische Pauschalen, jährlich im BMF-Schreiben | § 9 Abs. 4a S. 5 |
Maßgeblich ist der Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht; für den Abreisetag gilt die Pauschale des letzten Tätigkeitsorts, nicht der Inlandssatz. Wir hinterlegen die Sätze und aktualisieren sie zum Jahreswechsel.
Dreitägige Messe — und was die Kürzung daraus macht.
Anreise Montag, Abreise Mittwoch, zwei Übernachtungen mit Frühstück, dienstags ein Mittagessen beim Kunden, 480 km, Hotel 95 € je Nacht.
Pauschalen brutto
Anreisetag 14 €, voller Tag 28 €, Abreisetag 14 € — unabhängig von den Uhrzeiten.
Summe56,00 €Kürzung
Zwei Frühstücke je 5,60 €, ein Mittagessen 11,20 € — gekürzt wird immer von 28 €.
Abzug− 22,40 €Steuerfrei erstattbar
Verpflegung insgesamt 33,60 €, Fahrtkosten 144,00 €, Hotelübernachtung 190,00 €.
Insgesamt367,60 €Wer das Hotelfrühstück nicht kürzt, erstattet 11,20 € zu viel — steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Bei zwanzig Mitarbeitern mit je dreißig Hotelnächten sind das über 3.300 € im Jahr, die die Prüfung über vier Jahre nachbelastet.
Vom Reiseantrag zur nachvollziehbaren Abrechnung.
Reisekosten sind vor allem ein klassisches Lohnsteuerthema — die vollständige Abrechnung läuft dabei stets über die Lohnbuchhaltung.
Erste Tätigkeitsstätte festlegen
Schriftlich im Arbeitsvertrag oder per Weisung — sonst gilt die Auffangregel.
Reise dokumentieren
Datum, Uhrzeiten, Ort, Anlass und gestellte Mahlzeiten — je Reise.
Pauschalen und Kürzung
Richtiger Tag, Kürzung, Dreimonatsfrist.
Steuerfrei oder pauschal
Steuerfrei, mit 25 % pauschal oder als Arbeitslohn.
Großbuchstabe M
M bei jeder gestellten Mahlzeit, auch bei voller Kürzung.
Fehlen Uhrzeiten oder Mahlzeiten, gilt die Pauschale als Lohn. Richtlinie und Erfassungsformular erstellen die kooperierenden Berufsträger.
Warum Reisekosten immer geprüft werden.
Ein Fehler wirkt hier systematisch: falsch bei einem Mitarbeiter heißt falsch bei allen — über den ganzen Prüfungszeitraum.
- Erste Tätigkeitsstätte fehlt: dann greift die Auffangregel rückwirkend.
- Hotelfrühstück nicht gekürzt: 5,60 € je Nacht, über alle Mitarbeiter.
- Großbuchstabe M fehlt: formale Feststellung mit inhaltlicher Folge.
- Dreimonatsfrist übersehen: jede Pauschale danach ist Arbeitslohn.
- Uhrzeiten fehlen: der Prüfer streicht die ganze Pauschale, nicht die Differenz.
- Erste Tätigkeitsstätte: schriftlich zugeordnet statt Auffangregel.
- Uhrzeiten: erfasst statt geschätzt.
- Mahlzeiten: gekürzt und im Lohnkonto getrennt ausgewiesen.
- Fristen: überwacht statt überschritten.
- Folge: steuerfrei statt Lohnsteuer plus Sozialversicherung.
Die Sonderfälle, die teuer werden.
Sechs ganz typische Konstellationen aus der Praxis, die eine einfache Reisekostenabrechnung leicht übersieht.
Sozialversicherung folgt nicht immer
Steuerfreie Erstattungen sind beitragsfrei (§ 1 SvEV). Wird erst in der Prüfung pauschaliert, bleibt die Beitragspflicht.
Zwei Prüfungen, ein Fehler
Die Rentenversicherung prüft alle vier Jahre eigenständig. Beiträge holt der Arbeitgeber nur für drei Monate zurück (§ 28g SGB IV) — alles Ältere trägt er selbst.
Die 60-Euro-Grenze
Bis 60 € brutto löst eine Mahlzeit nur die Kürzung aus. Darüber gilt sie als Belohnungsessen und ist voll zu versteuern (§ 8 Abs. 2 EStG).
Mitternachtsregel
Ohne Übernachtung über Nacht werden die Stunden zusammengerechnet — aus zweimal sechs Stunden werden 14 € statt null.
A1-Bescheinigung
In EU, EWR und der Schweiz ist eine A1-Bescheinigung stets mitzuführen, auch schon beim eintägigen Kundentermin.
Bewirtung statt Verpflegung
Bewirtung von Geschäftspartnern ist nur zu 70 % abziehbar — und kürzt die eigene Pauschale zusätzlich.
§ 4 LStDV verlangt die Aufzeichnung getrennt nach Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- und Nebenkosten. Fehlt die Trennung, ist die Steuerfreiheit nicht nachgewiesen.
Schon jahrelang anders gerechnet?
Fehlende Kürzung, fehlendes M, keine schriftliche Zuordnung — das arbeiten die kooperierenden Berufsträger auf, bevor die Prüfungsanordnung kommt.
Der beauftragte Steuerberater sichtet die letzten Jahre, quantifiziert das Risiko und legt fest, was zu korrigieren ist.
Reisekostenrichtlinie, Erfassungsformular und die schriftliche Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte — über die kooperierenden Berufsträger.
Bei Feststellungen der Lohnsteuer-Außenprüfung oder der Rentenversicherung stehen die kooperierenden Berufsträger im gesonderten Mandat zur Seite.
Lohnabrechnung, Reisekosten und Buchhaltung laufen über das Portal; offene Jahre arbeitet der beauftragte, kooperierende Steuerberater auf. Eine Vollmacht erteilen Sie dem Steuerberater.
Richtlinie, Formular, Lohnlauf.
Ihr Aufwand: alle Reisen einmal sorgfältig und vollständig erfassen. Abrechnung im Lohnlauf über das Portal, Beratung durch kooperierende Berufsträger.
Bestandsaufnahme
Abrechnungen und Verträge werden gesichtet; die Zuordnung klärt der beauftragte Steuerberater.
Richtlinie und Formular
Richtlinie und Formular mit den prüfungsrelevanten Feldern.
Abrechnung im Lohnlauf
Pauschalen, Kürzung und Kosten — im Lohnkonto getrennt ausgewiesen.
Fristen und Nachweis
Dreimonatsfrist überwacht, Auslandssätze aktualisiert, M gesetzt.
Was zu Reisekosten gefragt wird.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale im Inland?
Wie wird gekürzt, wenn Mahlzeiten gestellt werden?
Zählt das Hotelfrühstück als gestellte Mahlzeit?
Was ist die erste Tätigkeitsstätte und warum ist sie wichtig?
Was besagt die Dreimonatsfrist?
Wann muss der Großbuchstabe M bescheinigt werden?
Darf der Arbeitgeber mehr als die Pauschale erstatten?
Sind steuerfreie Reisekosten auch sozialversicherungsfrei?
Gelten die Pauschalen auch für Selbstständige?
Ihre Abrechnung, persönlich verantwortet.
Die Lohnabrechnung läuft über das Portal; für Richtlinie, Zuordnung und Prüfungen stehen kooperierende Berufsträger namentlich und mit eigener Berufshaftung bereit.
Verantwortet bei Beauftragung Richtlinie, Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte und gemischt veranlasste Reisen.
fabian.klement@onlinebilanz.de
Prüft als kooperierender Steuerberater Pauschalen, Kürzung und Fristen.
jakob.roess@onlinebilanz.de
Übernimmt als kooperierende Rechtsanwältin im gesonderten Mandat arbeitsrechtliche Zuordnungsklauseln und die Verteidigung gegen Feststellungen der Prüfung.
jeannine.dinnebier@onlinebilanz.deAuf welchen Vorschriften die Abrechnung steht.
Pauschalensätze, Kürzungsregeln, gesetzliche Fristen, erforderlicher Nachweis und persönliche Haftung im amtlichen Volltext.
verliehen in der Bundesrepublik Deutschland
2026. Der Rechner bildet Inlandspauschalen (§ 9 Abs. 4a EStG), Kürzung, Kilometersätze und belegte Kosten ab. Nicht abgebildet: Auslandspauschalen, doppelte Haushaltsführung, Berufskraftfahrer-Pauschale, Umsatzsteuer. Verbindlich rechnet die Lohnbuchhaltung ab.
Ihr Ansprechpartner30 Minuten mit Raphael DienerFinanzbuchhalter · Onboarding. Kein Verkaufsgespräch — wir klären Reisen, Richtlinie und Lohnlauf.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
