Allgemeine Geschäftsbedingungen.

Mit OnlineBilanz möchten wir Unternehmerinnen und Unternehmern, Selbstständigen und kleinen Unternehmen eine moderne, KI-gestützte Unterstützung bei Finanzbuchhaltung, Gewinnermittlung und Jahresabschluss bieten. Unsere Software ersetzt keine individuelle Steuerberatung, sondern macht sie effizienter, transparenter und zugänglicher.

Die nachfolgenden Bedingungen regeln den rechtlichen Rahmen der Zusammenarbeit zwischen Ihnen als Kunde und uns als Anbieter. Wir haben sie so verständlich und praxisnah formuliert, wie es rechtlich möglich ist.

1.1 Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen der OnlineBilanz AG i. G. („Anbieter") und ihren Kunden, die Software- und Serviceleistungen über die Plattform onlinebilanz.de in Anspruch nehmen.

1.3 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

1.4 Soweit nichts anderes vereinbart ist, gelten ergänzend BGB, HGB sowie die jeweils einschlägigen steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften — insbesondere AO, HGB, EStG, KStG und GewStG.

2.1 Vertragsgegenstand ist die Nutzung der cloudbasierten Software OnlineBilanz sowie gegebenenfalls ergänzender Dienstleistungen. Die Software unterstützt insbesondere:

• die laufende Finanzbuchhaltung — Belegerfassung, Kontierungsvorschläge, Kategorisierung
• die Erstellung betriebswirtschaftlicher Auswertungen (BWA)
• Gewinnermittlungen wie die EÜR und Jahresabschlüsse nach HGB
• die Vorbereitung von Steuererklärungen (ESt, KSt, GewSt, USt) und den Datenexport an kooperierende Berufsträger

2.2 Die Software setzt hierfür maschinelles Lernen und KI-Methoden zur Vorschlagserstellung ein. Steuerliche Entscheidungen — etwa die Wahl von Ansatz- oder Bewertungsmethoden — verbleiben stets beim Kunden beziehungsweise dessen Steuerberater.

3.1 Die Nutzung setzt eine Registrierung und ein Nutzerkonto voraus. Der Kunde macht wahrheitsgemäße und vollständige Angaben.

3.2 Der Kunde erhält persönliche Zugangsdaten und ist verpflichtet, diese geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Eine Weitergabe an unbefugte Dritte ist nicht gestattet.

3.3 Stellt der Kunde eine unbefugte Nutzung fest, informiert er den Anbieter unverzüglich. Der Anbieter darf den Zugang dann vorübergehend sperren, um Schaden abzuwenden.

3.4 Im Rahmen eines Onboardings unterstützt der Anbieter bei der Einrichtung — etwa beim Import von Stammdaten, der Anbindung von Bankkonten oder Schnittstellen zu Drittsystemen.

4.1 Art und Umfang der Leistungen ergeben sich aus diesen AGB, der aktuellen Leistungsbeschreibung sowie etwaigen individuellen Vereinbarungen.

4.2 Der Anbieter stellt die Software als Software-as-a-Service über das Internet bereit. Der Funktionsumfang entwickelt sich durch Updates und neue Module weiter.

4.4 Ein Anspruch auf eine bestimmte Systemumgebung außerhalb der zugesagten Standards besteht nicht. Der Anbieter darf technische Anpassungen vornehmen, soweit dies zumutbar ist.

4.5 Leistungen dürfen angepasst, erweitert oder eingeschränkt werden, wenn sachliche Gründe dies erfordern — etwa geänderte gesetzliche Vorgaben oder Sicherheitserfordernisse — und die berechtigten Interessen des Kunden gewahrt bleiben. Über wesentliche Änderungen wird informiert.

5.1 Die KI-gestützten Funktionen liefern Vorschläge — etwa zur Kontierung, Zuordnung oder Klassifikation von Belegen. Diese sind Empfehlungen, keine rechtsverbindlichen Entscheidungen. Die abschließende Verantwortung für die Richtigkeit der Buchführung und der daraus abgeleiteten Erklärungen liegt beim Kunden beziehungsweise dessen Steuerberater.

5.2 Der Kunde ist verpflichtet:

• vollständige und richtige Daten sowie Belege einzupflegen
• steuerlich relevante Informationen nicht zurückzuhalten
• KI-Vorschläge auf Plausibilität zu prüfen
• Rückfragen des Anbieters innerhalb angemessener Frist zu beantworten

5.3 Werden Daten unvollständig, verspätet oder fehlerhaft geliefert, können Verzögerungen oder Fehler in Auswertungen entstehen. Der Anbieter haftet hierfür nicht, soweit er diese Umstände nicht zu vertreten hat.

5.4 Ist ein kooperierender Steuerberater eingebunden, unterstützt der Anbieter technisch. Die abschließende steuerliche Würdigung und die Abgabe der Erklärungen obliegen dem Berufsträger.

6.1 Die Daten werden auf Servern in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main verarbeitet. Der Anbieter achtet auf die Einhaltung von DSGVO, BDSG und weiteren anwendbaren Vorschriften.

6.2 Es werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO eingesetzt — Verschlüsselung, Zugriffskonzepte, Protokollierung und regelmäßige Sicherheitsupdates.

6.3 Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die personenbezogenen Daten seiner Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner bleibt der jeweilige Kunde. Der Anbieter handelt als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

6.4 Zwischen den Parteien wird ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der Art und Umfang der Verarbeitung, Sicherheitsmaßnahmen und Weisungsrechte regelt.

6.5 Der Anbieter darf Subprozessoren einsetzen — etwa Hosting-Provider, KI-Modellanbieter und Zahlungsdienstleister. Eine aktuelle Liste wird im Portal beziehungsweise im AVV bereitgestellt; die Subprozessoren werden auf ein DSGVO-konformes Datenschutzniveau verpflichtet.

6.6 Werden Daten in Drittländer außerhalb der EU oder des EWR übermittelt, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO — insbesondere Standardvertragsklauseln — sowie nach Durchführung eines Transfer Impact Assessments.

6.7 Weitere Informationen enthält die gesonderte Datenschutzerklärung.

7.1 Alle Rechte an Software, Quell- und Objektcode, Datenbankstrukturen, Designs, Texten, Logos und Markennamen stehen ausschließlich dem Anbieter oder seinen Lizenzgebern zu.

7.2 Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht, zeitlich beschränkt auf die Vertragslaufzeit und im vertraglich vereinbarten Umfang.

7.3 Vervielfältigung, Verbreitung, öffentliche Zugänglichmachung und Bearbeitung sind nur im Rahmen der vertraglichen Nutzung zulässig. Insbesondere untersagt sind:

• Rekonstruktion des Quellcodes (Reverse Engineering)
• Umgehung von Schutzmechanismen
• kommerzielle Überlassung an Dritte, etwa als Reseller, ohne ausdrückliche Zustimmung

7.4 Selbst erstellte Inhalte des Kunden — Notizen, individuelle Auswertungen, hochgeladene Dokumente — bleiben im Eigentum des Kunden. Er räumt dem Anbieter daran ein einfaches Nutzungsrecht ein, soweit es zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

8.1 Die Vergütung richtet sich nach der vereinbarten Preisliste beziehungsweise dem individuellen Angebot. Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer in gesetzlicher Höhe, sofern nicht ausdrücklich als Bruttopreis gekennzeichnet.

8.3 Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt und sind, sofern nicht anders vereinbart, innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug fällig.

8.4 Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen. Der Anbieter darf Verzugszinsen berechnen, Mahngebühren erheben und den Zugang bei erheblichem Rückstand nach vorheriger Ankündigung vorübergehend sperren.

8.5 Ein Zurückbehaltungs- oder Aufrechnungsrecht steht dem Kunden nur zu, soweit die Gegenansprüche unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.

8.6 Preisanpassung. Vergütungen für laufende, wiederkehrend abgerechnete Leistungen dürfen einmal pro Kalenderjahr angepasst werden. Die Anpassung wird mindestens 8 Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt und ist auf 5 % pro Jahr begrenzt, sofern sie nicht ausschließlich auf gestiegenen Kosten von Subunternehmern, Hosting, Lizenzen oder gesetzlichen Abgaben beruht. Übersteigt die Anpassung 5 %, besteht ein Sonderkündigungsrecht, auszuüben innerhalb von 4 Wochen nach Mitteilung. Auf die kostenfreie Portalnutzung und einmalig abgerechnete Leistungen findet diese Klausel keine Anwendung.

9.1 Software und ergänzende Dienstleistungen dienen dazu, rechtskonforme Buchführungsdaten, Auswertungen und Jahresabschlüsse nach deutschem Recht zu erstellen.

9.2 Voraussetzung ist, dass:

• der Kunde alle relevanten Belege und Informationen vollständig und wahrheitsgemäß einreicht
• die maßgeblichen Sachverhalte — Abgrenzungen, Rückstellungen, Abschreibungen, Bewertungswahlrechte — mit dem Berufsträger abgestimmt werden
• die gesetzlichen Vorgaben nach HGB, EStG, KStG, GewStG und AO beachtet werden

9.3 Der Anbieter stellt werkzeugseitig Funktionen und, soweit vereinbart, vorbereitende Arbeiten bereit. Die endgültige rechtliche Würdigung und Abgabe erfolgt durch den beauftragten Berufsträger oder durch den Kunden in eigener Verantwortung.

9.4 Soweit schriftlich vereinbart, erstellt der Anbieter auf Basis der bereitgestellten Daten einen Entwurf der Gewinnermittlung und des Jahresabschlusses. Dieser ist vom Kunden beziehungsweise dessen Berufsträger zu prüfen und freizugeben, bevor er beim Finanzamt oder Bundesanzeiger eingereicht wird.

10.1 Der Anbieter gewährleistet, dass die Software bei vertragsgemäßer Nutzung im Wesentlichen die in der Leistungsbeschreibung angegebenen Funktionen erfüllt.

10.2 Bei Sachmängeln ist der Anbieter zunächst zur Nacherfüllung berechtigt — nach seiner Wahl durch Fehlerbehebung mittels Update oder Patch oder durch Bereitstellung einer neuen Programmversion.

10.3 Der Kunde rügt festgestellte Mängel unverzüglich in Textform und beschreibt sie nachvollziehbar — mit Fehlermeldung, Screenshots oder Log-Auszügen.

10.4 Schlägt die Nacherfüllung nach angemessener Frist fehl, kann der Kunde die Vergütung mindern oder bei erheblichen Mängeln vom Vertrag zurücktreten. Weitergehende Ansprüche richten sich nach § 11.

10.5 Mängel durch unsachgemäße Nutzung, Manipulation, Einsatz außerhalb der vorgesehenen Systemumgebung oder unzutreffende Daten des Kunden begründen keine Gewährleistungsansprüche.

11.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt, wenn der Schaden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurde, auf der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit beruht oder eine zwingende Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz besteht.

11.2 Bei einfach fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Pflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglicht.

11.3 Bei einfach fahrlässiger Verletzung nicht wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung ausgeschlossen.

11.4 Nicht gehaftet wird für:

• mittelbare Schäden und Folgeschäden, etwa entgangenen Gewinn oder ausgefallene Umsätze
• Schäden durch fehlerhafte oder unvollständige Eingaben des Kunden
• Schäden aus der Nichtbeachtung steuerlicher oder handelsrechtlicher Pflichten durch den Kunden oder dessen Berater

11.5 Die Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

12.1 Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund unrichtiger, unvollständiger oder rechtswidriger Angaben, eines Verstoßes gegen diese AGB oder gesetzliche Pflichten oder einer rechtswidrigen Nutzung der Software gegen den Anbieter geltend gemacht werden — soweit der Kunde diese zu vertreten hat.

12.2 Die Freistellung umfasst auch die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung, insbesondere Anwalts- und Gerichtskosten.

13.1 Der Anbieter führt regelmäßige Sicherungen der Systemdaten durch. Der Kunde bleibt dennoch für die eigenständige Sicherung seiner geschäftskritischen Daten verantwortlich.

13.2 Gesetzliche Aufbewahrungsfristen liegen in der Verantwortung des Kunden. Die Software unterstützt deren Einhaltung technisch, etwa durch Archivfunktionen, entbindet den Kunden jedoch nicht von seiner Pflicht.

13.3 Bei Vertragsende kann der Kunde seine Daten in einem gängigen Format exportieren — CSV, PDF oder DATEV-Export. Die Exportfunktion wird innerhalb einer angemessenen Frist bereitgestellt.

14.1 Beide Parteien behandeln sämtliche im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten vertraulichen Informationen streng vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragserfüllung.

14.2 Diese Verpflichtung gilt auch über das Ende des Vertragsverhältnisses hinaus.

14.3 Ausgenommen sind Informationen, die allgemein bekannt sind oder ohne Vertragsverletzung bekannt werden, die bereits vor Vertragsschluss rechtmäßig bekannt waren, die von Dritten rechtmäßig ohne Geheimhaltungspflicht mitgeteilt werden oder die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen beziehungsweise behördlicher Anordnung offenzulegen sind.

15.1 Die Nutzung des Kundenportals für Buchhaltung und Jahresabschluss erfolgt ohne Mindestlaufzeit und ohne Abonnement; der Kunde kann sie jederzeit beenden. Für einzelne Zusatzleistungen können abweichende Laufzeiten gelten, die sich aus dem jeweiligen Vertrag ergeben.

15.2 Stornierung offener Entwürfe. Je Nutzer besteht genau ein offener Jahresabschluss-Entwurf. Die Stornierung vor Einreichung erfolgt über den Support per E-Mail oder Telefon. Für einen vor Einreichung stornierten Entwurf wird keine Vergütung berechnet.

15.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei trotz Abmahnung erheblich gegen Vertragspflichten verstößt, der Kunde trotz Mahnung erheblich in Zahlungsverzug ist oder die Software rechtswidrig nutzt.

15.4 Nach Vertragsende endet das Nutzungsrecht, Zugangsdaten können gesperrt werden, und die Daten werden nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten beziehungsweise einer mitgeteilten Frist gelöscht.

15.5 Vor der endgültigen Löschung erhält der Kunde — soweit technisch realisierbar — die Möglichkeit, seine Daten zu exportieren.

16.1 Der Anbieter kann diese AGB anpassen, wenn sachliche Gründe dies erfordern — etwa Gesetzesänderungen, höchstrichterliche Rechtsprechung oder technische Weiterentwicklung.

16.2 Über geplante Änderungen wird der Kunde rechtzeitig informiert. Widerspricht er nicht innerhalb einer angemessenen Frist von in der Regel 4 Wochen, gelten die geänderten AGB als genehmigt.

16.3 Im Falle eines Widerspruchs können beide Parteien das Vertragsverhältnis unter Einhaltung der vertraglichen oder gesetzlichen Fristen beenden.

17.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

17.2 Soweit gesetzlich zulässig, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters.

17.3 Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt. Die Parteien ersetzen die unwirksame Bestimmung durch eine, die dem wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommt.

17.4 Diese AGB liegen in deutscher Sprache vor; maßgeblich ist die deutsche Fassung.

17.5 Textform. Änderungen, Ergänzungen und Nebenabreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform nach § 126b BGB. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Erfordernisses. Der Vorrang individueller Vertragsabreden nach § 305b BGB bleibt unberührt.

17.6 Höhere Gewalt. Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Nichterfüllung, soweit diese auf höherer Gewalt beruhen — insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, Terror, Streiks auch bei Subunternehmern, behördliche Anordnungen, großflächige Strom- oder Internetausfälle, DDoS-Angriffe sowie Ausfälle wesentlicher Vorlieferanten. Die betroffene Partei informiert unverzüglich in Textform; beide Parteien bemühen sich, die Auswirkungen einvernehmlich zu minimieren. Dauert das Ereignis länger als 60 Tage, sind beide Parteien zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.