OSS-Verfahren erklärt: One-Stop-Shop für EU-Umsätze richtig nutzen
Wer als GmbH oder UG Waren oder digitale Leistungen an Privatkunden in anderen EU-Staaten verkauft, stößt schnell auf ein bürokratisches Problem: Ohne Sonderregelung wäre in jedem Mitgliedstaat eine eigene Umsatzsteuer-Registrierung nötig. Das OSS-Verfahren löst genau dieses Problem – mit einer einzigen Quartalsmeldung über das Bundeszentralamt für Steuern. Was dahintersteckt, für wen es gilt und wo die Fallstricke liegen, erklärt dieser Guide.
Kurzantwort
Das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop, § 18j UStG) erlaubt es Unternehmen, grenzüberschreitende B2C-Umsätze innerhalb der EU zentral über eine einzige Steuermeldung beim BZSt zu erklären, statt sich in jedem Bestimmungsland separat für die Umsatzsteuer zu registrieren. Voraussetzung: Die jährliche Lieferschwelle von 10.000 € (§ 3c Abs. 4 UStG) ist überschritten oder darauf wird verzichtet. Vorsteuern aus anderen EU-Ländern laufen nicht über das OSS – dafür gilt das gesonderte Vorsteuervergütungsverfahren.
Inhaltsverzeichnis
- Was der One-Stop-Shop leistet
- Rechtsgrundlage: § 18j UStG und EU-Mehrwertsteuerpaket
- Für wen ist das OSS-Verfahren relevant?
- Die 10.000-€-Geringfügigkeitsschwelle mit Beispiel
- Funktionsweise: Quartalsmeldung und Steuersätze
- Die Vorsteuer-Falle: Was das OSS nicht kann
- Rechnungsstellung bei OSS-Umsätzen
- Aufzeichnungspflichten (10 Jahre)
- Amazon Pan-EU: OSS reicht nicht
- IOSS: Drittlandsimporte kurz erklärt
- Fazit
Was der One-Stop-Shop leistet – und welches Problem er löst
Stellen Sie sich vor, Ihre GmbH betreibt einen Online-Shop und verkauft Waren an Privatkunden in Frankreich, Polen, Spanien und acht weiteren EU-Staaten. Ohne Sonderregelung müssten Sie sich in jedem dieser Länder umsatzsteuerlich registrieren, dort lokale Voranmeldungen einreichen, lokale Fristen überwachen und im Zweifel lokale Steuerberater beauftragen. Das war bis 2021 tatsächlich der Regelzustand.
Der One-Stop-Shop (OSS) beseitigt diesen Aufwand für den Großteil der B2C-EU-Umsätze: Sie melden alle qualifizierenden Umsätze quartalsweise in einer einzigen elektronischen Erklärung über das Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt), zahlen die gesammelte Steuer dorthin – und das BZSt leitet die Beträge an die jeweiligen Bestimmungsländer weiter. Eine Registrierung im Ausland entfällt (mit wichtigen Ausnahmen, dazu später mehr).
Kernprinzip des OSS
Das Bestimmungslandprinzip gilt: Der Steuersatz des EU-Landes, in dem der Käufer ansässig ist, wird angewendet. Die Meldung erfolgt jedoch zentral in Deutschland. Der Verwaltungsaufwand konzentriert sich auf eine einzige Behörde.
Rechtsgrundlage: § 18j UStG und das EU-Mehrwertsteuer-Digitalpaket
Das OSS-Verfahren basiert auf dem sogenannten EU-Mehrwertsteuer-Digitalpaket, das zum 1. Juli 2021 in Kraft trat und die EU-Richtlinie 2017/2455 sowie 2019/1995 umsetzte. In Deutschland ist das Verfahren in § 18j UStG geregelt. Ergänzend ist § 3c UStG zentral: Er bestimmt den Lieferort bei Fernverkäufen und damit, ob das Bestimmungslandprinzip greift.
§ 18j UStG regelt dabei nicht nur den EU-OSS für inländische Unternehmen (Union-Scheme), sondern auch die Erweiterung auf Nicht-EU-Unternehmen, die über eine EU-Niederlassung verfügen. Für in Deutschland ansässige GmbHs und UGs ist das Union-Scheme der relevante Regelungsrahmen.
Für wen ist das OSS-Verfahren relevant?
Das OSS-Verfahren ist relevant für Unternehmen, die folgende Umsätze erzielen:
- Innergemeinschaftliche Fernverkäufe (B2C): Versand von Waren aus Deutschland (oder einem anderen EU-Staat) an Privatkunden in anderen EU-Mitgliedstaaten – klassischer Online-Shop-Fall.
- Bestimmte sonstige Leistungen an Nichtunternehmer: Digitale Dienstleistungen (Streaming, Software-Downloads, elektronische Zeitschriften), Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen an EU-Privatkunden.
- Marktplatzbetreiber (deemed supplier): Plattformen, die gemäß § 3 Abs. 3a UStG als Lieferer fingiert werden, können das OSS nutzen.
Klare Abgrenzung: B2B läuft nicht über das OSS
Sobald der Abnehmer ein Unternehmer ist und eine USt-Identifikationsnummer verwendet, handelt es sich um einen B2B-Umsatz. Dieser wird nach dem Reverse-Charge-Verfahren behandelt: Die Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über, und der leistende Unternehmer stellt eine Nettorechnung aus. Für B2B-Umsätze wird das OSS weder genutzt noch benötigt.
Wichtig: Verwechseln Sie B2C und B2B nicht. Wer Waren an einen polnischen Gewerbetreibenden mit gültiger polnischer USt-ID verkauft, nutzt Reverse Charge – nicht OSS. Das OSS ist ausschließlich für Umsätze an Privatpersonen und Nichtunternehmer konzipiert.
Die 10.000-€-Geringfügigkeitsschwelle mit Praxisbeispiel
Gemäß § 3c Abs. 4 UStG gilt eine Geringfügigkeitsschwelle von 10.000 € netto pro Kalenderjahr. Unterhalb dieser Schwelle kann ein in Deutschland ansässiges Unternehmen seine Fernverkäufe und grenzüberschreitenden sonstigen B2C-Leistungen weiterhin nach deutschem Umsatzsteuerrecht besteuern – also mit deutschem Steuersatz abrechnen und in der deutschen Umsatzsteuer-Voranmeldung erklären.
Wichtige Details zur 10.000-€-Schwelle
Die Schwelle gilt EU-weit kumuliert, also für alle Fernverkäufe und qualifizierenden sonstigen Leistungen in alle EU-Mitgliedstaaten zusammen – nicht pro Land. Sie gilt im laufenden und im Vorjahr. Wird sie überschritten, wechselt das Besteuerungsrecht für den übersteigenden Betrag sofort ins jeweilige Bestimmungsland.
Rechenbeispiel: Online-Shop-GmbH überschreitet die Schwelle
| Monat | B2C-Fernverkäufe EU gesamt (netto) | Kumuliert | Besteuerung |
|---|---|---|---|
| Jan–Sep | 9.200 € | 9.200 € | Deutsches Recht (19 % USt) |
| Oktober | 1.400 € | 10.600 € | Ab Überschreitung: Bestimmungslandprinzip |
| Nov–Dez | 3.800 € | 14.400 € | Bestimmungslandprinzip / OSS |
Die Müller Handels-GmbH (Online-Shop für Haushaltsartikel) erzielt bis September kumuliert 9.200 € B2C-Fernverkäufe in andere EU-Länder. Im Oktober kommen weitere 1.400 € hinzu – die Schwelle von 10.000 € wird überschritten. Ab diesem Zeitpunkt gilt für alle weiteren EU-Fernverkäufe der Steuersatz des jeweiligen Bestimmungslandes. Die GmbH sollte nun unverzüglich die OSS-Registrierung beim BZSt veranlassen oder – wenn schon registriert – sicherstellen, dass die Steuersätze aller relevanten EU-Länder im Shop korrekt hinterlegt sind.
Verzichtsoption: Unternehmen, die die Schwelle nicht erreichen, können freiwillig auf die Anwendung deutschen Rechts verzichten (§ 3c Abs. 4 Satz 3 UStG) und sich direkt für das OSS registrieren. Diese Entscheidung bindet für zwei Kalenderjahre.
Die Registrierung beim BZSt erfolgt über das BOP-Portal und erfordert mehrere Schritte. Eine detaillierte Anleitung mit allen erforderlichen Formularen, Fristen und dem genauen Ablauf finden Sie in unserem Artikel zur Registrierung beim BZSt.
Funktionsweise: Quartalsmeldung, Zahlung und die Herausforderung der 27 Steuersätze
Das OSS-Verfahren läuft vollständig elektronisch über das BZSt-Online-Portal (BOP). Die wesentlichen Verfahrensschritte:
Die OSS-Erklärung ist quartalsweise einzureichen – spätestens am letzten Tag des Monats, der auf das abgelaufene Quartal folgt (z.B. Q1-Meldung bis 30. April). Gleichzeitig ist die Steuer zu zahlen; eine separate Frist gibt es nicht.
Fehler in einer OSS-Meldung dürfen nicht durch Änderung der Ursprungsmeldung, sondern nur durch Korrektur in einer späteren Quartalsmeldung berichtigt werden. Das erfordert sorgfältige laufende Buchführung.
Steuersätze: 27 Länder, 27+ Regelungen
Die wohl größte operative Herausforderung des OSS: Sie müssen für jedes EU-Bestimmungsland den dort geltenden Umsatzsteuersatz auf Ihre Produkte oder Leistungen kennen und korrekt anwenden. Das umfasst nicht nur den Regelsteuersatz, sondern auch ermäßigte Sätze – etwa für Lebensmittel, Bücher oder Kinderbekleidung – die von Land zu Land stark variieren.
Ein Beispiel: Auf Babynahrung gelten in Deutschland 7 %, in Frankreich 5,5 %, in Irland 0 % und in Dänemark 25 %. Wer den falschen Satz anwendet, riskiert Nachzahlungen im Bestimmungsland. Für Shop-Systeme bedeutet das: Steuertabellen müssen gepflegt und bei Gesetzesänderungen in anderen EU-Ländern aktualisiert werden. Spezialisierte Software oder ERP-Systeme mit automatisierten Steuersatzdatenbanken (z.B. über OSS-konforme Buchhaltungsschnittstellen) sind hier keine Kür, sondern Pflicht.
Die Vorsteuer-Falle: Was das OSS-Verfahren ausdrücklich nicht leistet
Dieser Punkt ist in der Praxis einer der häufigsten Irrtümer: Über das OSS können ausschließlich Ausgangsleistungen gemeldet und Steuern abgeführt werden. Ein Vorsteuerabzug für Eingangsleistungen aus anderen EU-Ländern ist über das OSS-Verfahren nicht möglich.
Wenn Ihre GmbH also z.B. eine Lagerhaltungsgebühr mit polnischer Umsatzsteuer bezahlt oder in Frankreich Messekosten mit französischer TVA anfallen, müssen diese Vorsteuern über das Vorsteuervergütungsverfahren (§ 18 Abs. 9 UStG, EU-Richtlinie 2008/9/EG) geltend gemacht werden – elektronisch über das BZSt-Portal, das die Anträge an die jeweiligen Erstattungsländer weiterleitet. Frist: 30. September des Folgejahres.
Vorsteuer-Falle: Viele Unternehmen gehen davon aus, dass das OSS-Konto auch Vorsteuern aus EU-Ländern verrechnet. Das ist falsch. Wer diese Anträge nicht stellt oder Fristen versäumt, verliert den Erstattungsanspruch unwiederbringlich. Beauftragen Sie für das Vorsteuervergütungsverfahren frühzeitig einen spezialisierten Steuerberater.
Rechnungsstellung bei OSS-Umsätzen: Was gilt?
Bei OSS-Umsätzen stellt sich die Frage, welches Rechnungsrecht anwendbar ist. Grundsatz: Bei Fernverkäufen und sonstigen B2C-Leistungen, die über das OSS gemeldet werden, richtet sich die Rechnungsausstellungspflicht nach dem Recht des Mitgliedstaats der Identifizierung – also nach deutschem Recht, wenn die GmbH in Deutschland für das OSS registriert ist. Das ergibt sich aus Art. 219a MwStSystRL.
Praktische Konsequenzen:
- Eine formelle Rechnung mit allen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG ist bei B2C-Fernverkäufen über das OSS nicht zwingend vorgeschrieben – es sei denn, der Kunde fordert sie ausdrücklich an oder es gibt im Bestimmungsland eine spezifische Pflicht.
- Gleichwohl empfiehlt sich aus Dokumentationsgründen die Ausstellung eines Belegs mit Nettopreis, angewandtem Steuersatz und Steuerbetrag des Bestimmungslandes sowie dem Hinweis auf das OSS-Verfahren.
- Die Steuer wird in der Währung des Bestimmungslandes (immer Euro in der Eurozone, sonst Umrechnung nach dem EZB-Kurs des letzten Arbeitstags des Meldezeitraums) in der OSS-Erklärung ausgewiesen.
Aufzeichnungspflichten: 10 Jahre lückenlos dokumentieren
§ 22 UStG i.V.m. den OSS-spezifischen Vorgaben aus § 18j Abs. 2 UStG verlangen umfangreiche Aufzeichnungen. Für OSS-Umsätze gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren – abweichend von der sonst für steuerliche Unterlagen geltenden Frist von 10 Jahren nach § 147 AO, also deckungsgleich, aber im OSS-Kontext EU-rechtlich eigenständig verankert.
Aufzuzeichnen sind insbesondere:
- Mitgliedstaat des Verbrauchs (Bestimmungsland)
- Art und Menge der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
- Datum der Lieferung oder Leistung
- Steuerbemessungsgrundlage mit Währungsangabe
- Steuererhöhungen und -minderungen nach dem Umsatz
- Angewandter Steuersatz und geschuldeter Steuerbetrag
- Zahlungseingänge und Rechnungsdetails
Diese Aufzeichnungen müssen dem BZSt oder den zuständigen Steuerbehörden anderer Mitgliedstaaten auf Anfrage elektronisch zur Verfügung gestellt werden können. Eine ordnungsgemäße Buchführung – idealerweise in einem integrierten System – ist dafür unerlässlich. Passend dazu: Unser Artikel zum Jahresabschluss für GmbH und UG zeigt, wie Sie Buchführung und steuerliche Pflichten strukturiert zusammenführen.
Amazon Pan-EU und Fulfillment: OSS reicht nicht – lokale Registrierung bleibt!
Wer seine Produkte über Amazon mit dem Pan-European FBA (Fulfillment by Amazon)-Programm oder ähnlichen Multi-Country-Fulfillment-Lösungen vertreibt, trifft auf einen der gefährlichsten Stolpersteine im EU-Umsatzsteuerrecht: Sobald Amazon Ihre Waren physisch in ein Lager in Polen, Tschechien, Spanien oder einem anderen EU-Land einlagert, entsteht in diesem Land eine umsatzsteuerliche Registrierungspflicht – unabhängig vom OSS.
Kritische Warnung für Marketplace-Seller: Das OSS-Verfahren deckt nur Fernverkäufe ab, bei denen die Ware aus einem EU-Land zum Käufer transportiert wird. Lagerbewegungen zwischen EU-Ländern (innergemeinschaftliche Verbringung) und Lieferungen aus dem Auslandslager heraus sind keine Fernverkäufe im OSS-Sinne. Hier entstehen lokale Registrierungspflichten, die das OSS strukturell nicht ersetzen kann. Wer das ignoriert, riskiert Steuernachforderungen, Bußgelder und Kontosperrungen durch Amazon selbst.
Für Pan-EU-Seller bleibt daher die Registrierung in jedem Lagerland unumgänglich. Das OSS kann ergänzend für Fernverkäufe aus diesen Lagern in andere Länder genutzt werden, löst aber die lokale Registrierungspflicht nicht auf.
IOSS: Ein kurzer Blick auf Drittlandsimporte
Neben dem OSS existiert seit Juli 2021 der Import-One-Stop-Shop (IOSS) für Fernverkäufe von Waren aus Drittländern an EU-Endkunden, soweit der Sachwert der Sendung 150 € nicht übersteigt. Der IOSS ermöglicht die umsatzsteuerliche Voraberfassung beim Import, sodass der Endkunde keine Einfuhrumsatzsteuer mehr nachzahlen muss.
Der IOSS ist ein eigenes Verfahren mit eigener Registrierung und eigenen Melderegeln – er ist nicht Teil des in diesem Artikel behandelten EU-OSS. Für in Deutschland ansässige GmbHs, die Waren aus Drittländern (z.B. China, USA) direkt an EU-Endkunden versenden, ist der IOSS separat zu prüfen.
Fazit: Das OSS-Verfahren als Effizienzgewinn mit klaren Grenzen
Das OSS-Verfahren ist für B2C-orientierte Online-Händler und Dienstleister mit EU-weitem Kundenstamm ein erheblicher bürokratischer Fortschritt. Eine einzige Quartalsmeldung statt Dutzender Auslandsregistrierungen – das ist der Kern des Mehrwerts. Gleichzeitig erfordert das Verfahren operative Sorgfalt: korrekte Steuersätze für 27 Länder, lückenlose 10-jährige Aufzeichnungen und das Wissen, dass Vorsteuern und Amazon-Lagerware außen vor bleiben.
Für Ihre GmbH oder UG empfiehlt sich ein strukturierter Ansatz: Überwachen Sie die 10.000-€-Schwelle laufend, konfigurieren Sie Ihr Shop-System mit aktuellen EU-Steuersätzen, und trennen Sie klar zwischen OSS-Meldungen und dem separaten Vorsteuervergütungsverfahren. Wenn Sie wissen möchten, wie eine vollständig digitalisierte Buchführung und Bilanz diese Prozesse integriert abbildet, testen Sie onlinebilanz.de in der Demo oder nutzen Sie direkt den Kostenrechner, um den Aufwand für Ihre Situation einzuschätzen.
10.000 €
Geringfügigkeitsschwelle (§ 3c Abs. 4 UStG) für EU-Fernverkäufe
10 Jahre
Aufbewahrungspflicht für OSS-Aufzeichnungen
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EU-Mitgliedstaaten mit jeweils eigenen Umsatzsteuersätzen
Häufig gestellte Fragen
Was ist das OSS-Verfahren einfach erklärt?
Das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) erlaubt es Unternehmen, grenzüberschreitende B2C-Umsätze innerhalb der EU über eine einzige Quartalsmeldung beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern zu erklären – anstatt sich in jedem EU-Land separat registrieren zu müssen.
Ab wann gilt das OSS-Verfahren – was ist die Lieferschwelle?
Sobald die kumulierten B2C-Fernverkäufe und qualifizierenden sonstigen Leistungen in andere EU-Länder die Jahresschwelle von 10.000 € netto (§ 3c Abs. 4 UStG) überschreiten, greift das Bestimmungslandprinzip und das OSS wird relevant. Darunter kann nach deutschem Recht besteuert werden; auf diese Option kann jedoch verzichtet werden.
Gilt das OSS-Verfahren auch für B2B-Umsätze?
Nein. Das OSS-Verfahren ist ausschließlich für B2C-Umsätze (Privatkunden, Nichtunternehmer) konzipiert. B2B-Umsätze an Unternehmer in anderen EU-Ländern werden über das Reverse-Charge-Verfahren abgewickelt.
Kann ich Vorsteuern aus anderen EU-Ländern über das OSS zurückfordern?
Nein. Das OSS dient ausschließlich der Meldung von Ausgangsleistungen. Vorsteuern aus anderen EU-Mitgliedstaaten (z.B. auf Hotelkosten, Messegebühren) müssen über das separate Vorsteuervergütungsverfahren nach § 18 Abs. 9 UStG geltend gemacht werden – mit einer Antragsfrist bis 30. September des Folgejahres.
Deckt das OSS-Verfahren Amazon Pan-EU-Lager ab?
Nein. Sobald Waren in einem EU-Auslandslager eingelagert werden (z.B. Amazon FBA in Polen), entsteht dort eine lokale Umsatzsteuer-Registrierungspflicht, die das OSS nicht ersetzt. Das OSS deckt nur Fernverkäufe aus einem Ursprungsland an Privatkunden ab, nicht aber innergemeinschaftliche Lagerbewegungen.
Welche Aufzeichnungspflichten bestehen beim OSS?
Unternehmen müssen alle OSS-relevanten Belege und Daten (Bestimmungsland, Leistungsart, Datum, Steuerbemessungsgrundlage, angewandter Steuersatz, Steuerbetrag) für 10 Jahre elektronisch aufbewahren und den Behörden auf Anfrage jederzeit zugänglich machen.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
