Welche Buchführungspflichten gelten für Gaststätten?

Die Buchführungspflicht hängt von der Rechtsform und der Größe des Betriebs ab. Kapitalgesellschaften sind immer zur doppelten Buchführung verpflichtet, unabhängig von Umsatz oder Gewinn.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften werden buchführungspflichtig, wenn sie die Grenzwerte nach § 141 AO überschreiten: mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn pro Jahr.

Rechtsform	Buchführungspflicht	Rechtsgrundlage
GmbH, UG (haftungsbeschränkt)	Immer doppelte Buchführung und Jahresabschluss mit Bilanz	§ 238 HGB, § 264 HGB
Einzelunternehmen über Grenzwerten	Doppelte Buchführung ab Überschreiten von 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn	§ 141 AO
Einzelunternehmen unter Grenzwerten	Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG ausreichend	§ 4 Abs. 3 EStG
GbR, OHG, KG	Je nach Umsatz und Gewinn; bei Überschreiten der Grenzwerte doppelte Buchführung	§ 238 HGB, § 141 AO

Die Größenklasse nach § 267 HGB bestimmt den Umfang des Jahresabschlusses. Kleine Kapitalgesellschaften können Erleichterungen bei der Offenlegung nutzen, mittelgroße und große Unternehmen müssen umfangreichere Angaben machen.

Kassenführung in der Gaststätte – Der wichtigste Pflichtenbereich

Die Kassenführung ist der sensibelste Bereich der Buchhaltung in der Gastronomie. Das Finanzamt prüft sie besonders genau, weil täglich hohe Bareinnahmen anfallen und die Manipulationsgefahr hoch ist.

Nach § 146 AO müssen alle Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden. Das bedeutet: Jede Einnahme und jede Ausgabe muss dokumentiert sein.

Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung

• Tägliche Erfassung aller Bareinnahmen und Barausgaben
• Durchführung eines täglichen Kassensturzes mit Dokumentation von Soll- und Ist-Bestand
• Lückenlose Aufbewahrung aller Kassenbelege, Rechnungen und Z-Bons
• Dokumentation von Kassendifferenzen mit nachvollziehbarer Begründung
• Getrennte Erfassung nach Steuersätzen (7% und 19% Umsatzsteuer)

Bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse oder eines Kassensystems gelten seit 2020 zusätzliche Anforderungen durch die Kassensicherungsverordnung (KassSichV). Dazu gehören die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und die Pflicht zur Ausgabe von Kassenbelegen.

Tägliche Buchhaltungsaufgaben in der Gaststätte

Die tägliche Buchhaltung bildet das Fundament für eine ordnungsgemäße Buchführung. Wer hier nachlässig arbeitet, riskiert Fehler, die sich über das Jahr summieren und am Jahresende kaum noch korrigierbar sind.

• Täglichen Kassensturz durchführen: Soll-Bestand mit Ist-Bestand abgleichen
• Alle Z-Bons der Registrierkasse ausdrucken und aufbewahren
• Kasseneinnahmen nach Zahlungsarten (Bar, EC, Kreditkarte) trennen
• Alle Ausgabenbelege (Wareneinkauf, Kleinausgaben) sammeln und abheften
• Kassenbuch führen oder digitale Kassendaten sichern
• Kassendifferenzen dokumentieren und begründen

Der tägliche Kassensturz ist keine freiwillige Maßnahme, sondern gesetzliche Pflicht. Dabei wird der rechnerische Kassenbestand (Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben) mit dem tatsächlich gezählten Bargeld verglichen.

Alle Belege müssen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre nach § 147 AO.

Monatliche Buchhaltungspflichten für Gastronomiebetriebe

Neben den täglichen Aufgaben kommen monatliche Pflichten hinzu. Diese betreffen vor allem die Umsatzsteuer und die Lohnbuchhaltung.

Umsatzsteuervoranmeldung

Gastronomiebetriebe müssen in der Regel monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen. Die Frist beträgt grundsätzlich bis zum 10. des Folgemonats. Bei Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat.

In der Gastronomie fallen unterschiedliche Umsatzsteuersätze an: 19% für Getränke und Speisen zum Mitnehmen (teilweise), 7% für Speisen zum Verzehr vor Ort. Diese Unterscheidung muss in der Kassenführung korrekt abgebildet werden.

Lohnbuchhaltung und Sozialversicherung

Die monatliche Lohnabrechnung für angestellte Mitarbeiter umfasst die Berechnung von Brutto- und Nettolohn, Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträgen und die fristgerechte Abführung an Finanzamt und Krankenkassen.

• Lohnabrechnungen bis zum letzten Tag des Monats erstellen
• Lohnsteuer und Sozialversicherung bis zum drittletzten Bankarbeitstag abführen
• Minijobber gesondert bei der Minijob-Zentrale anmelden
• Aushilfen und Saisonkräfte korrekt abrechnen

Jahresabschluss und Offenlegungspflichten für Gaststätten

Am Ende des Geschäftsjahres müssen buchführungspflichtige Betriebe einen Jahresabschluss erstellen. Für Kapitalgesellschaften besteht diese Pflicht nach § 242 HGB immer, für Einzelunternehmen nur bei Überschreiten der Grenzwerte.

Der Jahresabschluss einer Gaststätte besteht aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Kleine Kapitalgesellschaften können nach § 266 HGB und § 275 HGB verkürzte Fassungen nutzen.

Fristen für Feststellung und Offenlegung 2026

Pflicht	Frist	Rechtsgrundlage
Feststellung Jahresabschluss (kleine GmbH/UG)	11 Monate nach Bilanzstichtag (30.11.2026)	§ 42a GmbHG
Feststellung Jahresabschluss (mittelgroße/große GmbH)	8 Monate nach Bilanzstichtag (31.08.2026)	§ 42a GmbHG
Offenlegung beim Unternehmensregister	12 Monate nach Bilanzstichtag (31.12.2026)	§ 325 HGB
Ordnungsgeld bei Versäumnis	500 bis 25.000 Euro	§ 335 HGB

Die Offenlegung erfolgt seit dem DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie, in Kraft seit 01.08.2022) ausschließlich elektronisch beim Unternehmensregister. Eine Veröffentlichung im Bundesanzeiger ist nicht mehr erforderlich.

Einzelunternehmen ohne Buchführungspflicht erstellen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG. Diese ist zusammen mit der Steuererklärung elektronisch über ELSTER beim Finanzamt einzureichen.

Steuerliche Besonderheiten in der Gastronomie

Die Gastronomie unterliegt einigen steuerlichen Besonderheiten, die in anderen Branchen nicht oder nicht in dieser Form vorkommen. Die korrekte Anwendung der Steuersätze und die Behandlung von Trinkgeldern sind dabei zentrale Themen.

Umsatzsteuer: 7% oder 19%?

Die Unterscheidung zwischen ermäßigtem (7%) und regulärem (19%) Steuersatz ist in der Gastronomie komplex. Grundsätzlich gilt: Speisen, die zum Verzehr an Ort und Stelle abgegeben werden, unterliegen dem ermäßigten Satz nach § 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG. Getränke werden immer mit 19% besteuert.

Behandlung von Trinkgeldern

Trinkgelder, die Gäste direkt an das Servicepersonal zahlen, sind einkommensteuerfrei nach § 3 Nr. 51 EStG. Sie gehören nicht zum Umsatz des Betriebs und müssen daher nicht versteuert werden.

Anders verhält es sich bei Trinkgeldern auf Kreditkartenbelegen oder EC-Zahlungen: Diese fließen zunächst an den Betrieb und müssen dann an die Mitarbeiter ausgezahlt werden. Die steuerliche Behandlung hängt davon ab, ob sie durchlaufende Posten sind oder als Einnahme gebucht werden.

Bewirtungskosten und Eigenverbrauch

Verzehren der Inhaber oder Mitarbeiter Speisen und Getränke aus dem eigenen Betrieb, liegt Eigenverbrauch vor. Dieser muss nach § 3 Abs. 9a UStG versteuert werden. Die Bemessungsgrundlage sind die Selbstkosten.

• Eigenverbrauch monatlich erfassen und buchen
• Sachbezugswerte für Mitarbeiteressen beachten (steuerfreie Grenze: 9,10 € pro Mahlzeit 2026)
• Bewirtungskosten für Geschäftspartner nur zu 70% abzugsfähig nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG
• Private Bewirtung nicht abzugsfähig

Digitale Kassensysteme und technische Anforderungen

Seit dem 01.01.2020 gelten für elektronische Kassensysteme und Registrierkassen strenge Anforderungen nach der Kassensicherungsverordnung (KassSichV). Ziel ist die Verhinderung von Kassenmanipulationen.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die TSE protokolliert alle Kassenvorgänge manipulationssicher und versieht sie mit einer digitalen Signatur.

• TSE bei allen elektronischen Kassen (auch Tablets) einsetzen
• Meldung der Kasse beim Finanzamt bis spätestens einen Monat nach Inbetriebnahme
• Kassenbelege mit TSE-Daten (Transaktionsnummer, Signatur) ausgeben
• DSFinV-K-Export (digitale Schnittstelle) ermöglichen für Betriebsprüfungen
• Aufbewahrung der TSE-Daten für 10 Jahre

Die Belegausgabepflicht nach § 146a AO verpflichtet Gastronomen, jedem Gast unaufgefordert einen Beleg auszuhändigen. Ausnahmen gibt es nur in begründeten Härtefällen.

Vorteile moderner Kassensysteme

Moderne Cloud-Kassensysteme bieten neben der gesetzlich vorgeschriebenen TSE auch viele betriebswirtschaftliche Funktionen: Warenwirtschaft, Tischverwaltung, Mitarbeiter-Zeiterfassung und automatische Übergabe der Buchhaltungsdaten an den Steuerberater oder die Buchhaltungssoftware.

Betriebsprüfung vermeiden: So schützen Sie sich

Gastronomiebetriebe gehören zu den am häufigsten geprüften Branchen. Das Finanzamt konzentriert sich dabei vor allem auf die Kassenführung, die Vollständigkeit der Einnahmen und die korrekte Anwendung der Umsatzsteuersätze.

Typische Prüfungsschwerpunkte

• Kassenführung: Vollständigkeit, Kassensturz, Differenzen
• Einnahmen-Ausgaben-Verhältnis: Plausibilität der Rohgewinnaufschlagsätze
• Wareneinkauf: Verhältnis zwischen eingekauften Waren und verkauften Speisen/Getränken
• Personalkosten: Schwarzarbeit, Scheinselbstständigkeit, Minijobber
• Umsatzsteuer: Korrekte Anwendung der Steuersätze 7% und 19%

Eine häufige Prüfungsmethode ist die Nachkalkulation: Das Finanzamt ermittelt aus den Wareneinkäufen die theoretisch erzielbaren Umsätze und vergleicht diese mit den gebuchten Einnahmen. Weichen die Werte stark ab, drohen Hinzuschätzungen.

Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

• Alle Unterlagen vollständig und geordnet bereithalten
• Kassenbücher, Z-Bons und Kassenberichte lückenlos vorweisen können
• Wareneinkaufsbelege nach Produktgruppen sortiert aufbewahren
• Arbeitszeitkonten und Lohnabrechnungen für alle Mitarbeiter bereithalten
• TSE-Daten exportfähig vorhalten (DSFinV-K)
• Bei komplexen Fragen Steuerberater hinzuziehen

Wer seine Buchhaltung von Anfang an ordentlich führt, hat bei einer Betriebsprüfung nichts zu befürchten. Digitale Kassensysteme mit TSE und eine professionelle Buchhaltungssoftware erleichtern die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen erheblich.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: § 238 HGB – Buchführungspflicht, § 146 AO – Ordnungsvorschriften, § 325 HGB – Offenlegung, § 267 HGB – Größenklassen. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.