Vorsteuervergütung: Ausländische Vorsteuer zurückholen – Antrag, Fristen und Mindestbeträge
Wer als deutsche GmbH auf einer Messe in Paris ausstellt, in einem Mailänder Hotel übernachtet oder beim Tanken auf der österreichischen Autobahn eine Rechnung mit lokaler Umsatzsteuer erhält, kann diese Beträge nicht über die deutsche Umsatzsteuervoranmeldung abziehen – denn die ausländische Steuer steht im Hoheitsgebiet eines anderen Staates. Das Vorsteuervergütungsverfahren schafft den Rückweg: entweder elektronisch über das BZSt-Online-Portal für alle EU-Mitgliedstaaten oder im Papierverfahren gegenüber anerkannten Drittländern. Dieser Artikel zeigt Geschäftsführern und CFOs, welche Antragsvoraussetzungen, Fristen, Mindestbeträge und länderspezifischen Ausschlüsse zu beachten sind.
Kurzantwort
Die Vorsteuervergütung ermöglicht deutschen GmbUs und GmbHs die Erstattung ausländischer Umsatzsteuer (z. B. aus Hotellerie, Messen, Kraftstoff), die nicht über die eigene Umsatzsteuererklärung abzugsfähig ist. Im EU-Verfahren gilt eine Ausschlussfrist zum 30. September des Folgejahres; der Antrag wird elektronisch über das BZSt-Online-Portal gestellt. Für Drittländer (z. B. Schweiz, Türkei) läuft die Frist zum 30. Juni des Folgejahres; hier gelten Gegenseitigkeit und Papierverfahren. Mindestbeträge: 400 € (Quartalsantrag) bzw. 50 € (Jahresantrag) im EU-Verfahren.
Inhaltsverzeichnis
- Grundlagen: Warum ein eigenes Vergütungsverfahren?
- EU-Vorsteuervergütung: BZSt-Portal, Fristen & Mindestbeträge
- Drittlandsverfahren: Gegenseitigkeit, Frist 30. Juni & Länderliste
- Was wird nicht vergütet? Länderspezifische Ausschlüsse
- Praxisbeispiel: Messekosten in Frankreich
- Umgekehrtes Verfahren: Ausländer holen deutsche Vorsteuer via BZSt
- Checkliste & häufige Fehlerquellen
- Fazit
Grundlagen: Warum ein eigenes Vergütungsverfahren?
Unternehmer können Vorsteuer grundsätzlich nur im Land ihres Sitzstaates geltend machen (§ 15 UStG). Zahlt eine deutsche GmbH in Frankreich Umsatzsteuer auf eine Hotelrechnung, entsteht ein Erstattungsanspruch gegenüber dem französischen Fiskus – nicht gegenüber dem deutschen Finanzamt. Der direkte Weg über die eigene Voranmeldung scheidet aus. Rechtsgrundlage für das EU-Verfahren ist die Richtlinie 2008/9/EG, die in Deutschland durch § 61 UStDV und die §§ 18 Abs. 9, 18g UStG umgesetzt ist. Das Drittlandsverfahren folgt aus § 18 Abs. 9 UStG i. V. m. der 13. EG-Richtlinie (86/560/EWG) und dem Gegenseitigkeitsprinzip.
Voraussetzung in beiden Verfahren ist, dass der antragstellende Unternehmer im Vergütungszeitraum im Erstattungsstaat weder einen Sitz, eine feste Niederlassung noch seinen Wohnsitz hatte und dort keine steuerpflichtigen Umsätze ausgeführt hat (Ausnahme: Reverse-Charge-Umsätze und bestimmte Beförderungsleistungen). Wichtig: Die allgemeinen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs – ordnungsgemäße Rechnung, unternehmerische Verwendung – müssen nach dem Recht des Erstattungsstaats erfüllt sein.
Abgrenzung zur Einfuhrumsatzsteuer
Die beim Import von Waren anfallende Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) ist kein Fall des Vergütungsverfahrens, sondern wird in der deutschen Voranmeldung abgezogen. Details dazu finden Sie im Artikel zur Einfuhrumsatzsteuer.
EU-Vorsteuervergütung: BZSt-Portal, Fristen & Mindestbeträge
Antragstellung über das BZSt-Online-Portal
Der Antrag auf Vorsteuervergütung im EU-Ausland wird ausschließlich elektronisch über das BZSt-Online-Portal (BOP) gestellt – eine Papiereinreichung ist nicht möglich. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) fungiert als Eingangsportal, prüft die formale Zulässigkeit und leitet den Antrag an den Erstattungsstaat weiter. Dort obliegt die materiell-rechtliche Prüfung der zuständigen Behörde.
Für die Antragstellung benötigt die GmbH eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und muss im laufenden Vergütungszeitraum umsatzsteuerlich registriert gewesen sein. Außerdem muss sie im Inland zumindest dem Grunde nach zum Vorsteuerabzug berechtigt sein; Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Ausgangsumsätze ohne Vorsteuerabzug ausführen, sind grundsätzlich ausgeschlossen.
Vergütungszeitraum, Fristen und Mindestbeträge
- Vergütungszeitraum: mindestens 3 Monate (Kalenderquartal)
- Mindestbetrag: 400 €
- Ausschlussfrist: 30. September des Folgejahres
- Sinnvoll bei hohen laufenden Auslandskosten
- Vergütungszeitraum: Kalenderjahr (oder Restquartal bis 31.12.)
- Mindestbetrag: 50 €
- Ausschlussfrist: ebenfalls 30. September des Folgejahres
- Typisch für sporadische Auslandsaufenthalte
Ausschlussfrist: Der 30. September ist eine nicht verlängerbare Ausschlussfrist – verspätete Anträge werden ohne Sachprüfung abgelehnt. Eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand ist nach der Rechtsprechung des EuGH und BFH nicht möglich. Kalender eintragen!
Belegvorlagepflichten
Ab einem Rechnungsbetrag (ohne Steuer) von 1.000 € (bzw. 250 € bei Kraftstoff) ist in vielen EU-Mitgliedstaaten eine digitale Kopie der Originalrechnung hochzuladen. Die konkreten Schwellenwerte kann der Erstattungsstaat abweichend festlegen – das Portal gibt beim Ausfüllen länderspezifische Hinweise. Die GmbH sollte daher alle Auslandsbelege vollständig und digitalisiert archivieren.
Bearbeitungsfristen des Erstattungsstaats
Der Erstattungsstaat muss innerhalb von 4 Monaten nach Eingang des vollständigen Antrags entscheiden. Fordert er zusätzliche Nachweise an, verlängert sich die Frist auf bis zu 8 Monate (bei weiteren Nachforderungen maximal 12 Monate). Erstattet der Erstattungsstaat nicht fristgerecht, sind Verzugszinsen nach dem Recht des jeweiligen Landes fällig.
Drittlandsverfahren: Gegenseitigkeit, Frist 30. Juni & Länderliste
Für Staaten außerhalb der EU gilt das sogenannte Drittlandsverfahren. Hier ist das Gegenseitigkeitsprinzip entscheidend: Deutschland erstattet Vorsteuer an Unternehmer aus einem Drittland nur dann, wenn dieser Staat seinerseits deutschen Unternehmern die Vergütung ausländischer Steuer gewährt. Das BZSt pflegt eine aktuelle Länderliste der anerkannten Gegenseitigkeitsstaaten (abrufbar auf der BZSt-Website).
| Merkmal | EU-Verfahren | Drittlandsverfahren |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | RL 2008/9/EG, § 18g UStG | 13. EG-RL, § 18 Abs. 9 UStG |
| Antragstellung | Elektronisch (BOP) | Papierverfahren beim BZSt |
| Ausschlussfrist | 30. September des Folgejahres | 30. Juni des Folgejahres |
| Mindestbetrag | 400 € (Quartal) / 50 € (Jahr) | Länderspezifisch |
| Gegenseitigkeit | Nicht erforderlich | Zwingend erforderlich |
| Beispiele | Frankreich, Polen, Spanien | Schweiz, Türkei, Norwegen |
Das Drittlandsverfahren erfordert die Einreichung eines Papierantrags zusammen mit den Originalrechnungen beim BZSt, das den Antrag an die zuständige Behörde im Drittland weiterleitet. Die Bearbeitungsdauer ist deutlich länger und weniger standardisiert als im EU-Verfahren. Für die Schweiz (häufiger Messestandort) besteht eine Gegenseitigkeitsvereinbarung; der Antrag ist an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) zu richten.
Hinweis zu Norwegen (EWR)
Obwohl Norwegen kein EU-Mitglied ist, bestehen aufgrund des EWR-Abkommens besondere Verfahrensregeln. Die Antragstellung erfolgt direkt bei der norwegischen Steuerverwaltung (Skatteetaten); eine Weiterleitung über das BZSt ist nicht vorgesehen.
Was wird nicht vergütet? Länderspezifische Ausschlüsse
Nicht jede im Ausland gezahlte Umsatzsteuer ist vergütungsfähig. Jeder Mitgliedstaat darf Vergütungen auf Ausgabenkategorien ausschließen, für die auch seine eigenen Unternehmer keinen Vorsteuerabzug haben. Klassische Ausschlüsse:
- Kraftstoff: In mehreren EU-Staaten (z. B. Griechenland, teilweise Spanien) ist Kraftstoff vollständig oder anteilig ausgeschlossen. Eine PKW-Nutzung im EU-Ausland kann damit ins Leere laufen.
- Repräsentationsaufwendungen/Bewirtung: Bewirtungskosten sind in vielen Ländern wie in Deutschland (vgl. § 4 Abs. 5 EStG) nicht oder nur begrenzt abzugsfähig und damit auch nicht vergütungsfähig.
- Luxusfahrzeuge: PKW-bezogene Kosten (Miete, Leasing, Reparatur) unterliegen häufig pauschalen Abzugsbeschränkungen.
- Hotel-/Reisekosten für Privatpersonen: Kosten, die nicht eindeutig unternehmerisch veranlasst sind.
Das BZSt-Portal gibt beim Ausfüllen eine länderspezifische Vorauswahl der zulässigen Ausgabenkategorien (sogenannte „Expenditure Codes“) vor. Wählt die GmbH einen nicht zugelassenen Code, wird der Antrag für diese Position abgelehnt. Es empfiehlt sich daher, vor der Antragstellung die länderspezifischen Ausschlusslisten zu prüfen.
Praxisbeispiel: Messekosten in Frankreich
Die Muster-GmbH (Sitz: München) stellt auf der Fachmesse in Paris aus. Im Jahr 01 fallen folgende Ausgaben mit französischer TVA an:
| Position | Nettobetrag | TVA (20 %) | Brutto |
|---|---|---|---|
| Standmiete (Messeveranstalter) | 3.000 € | 600 € | 3.600 € |
| Hotelübernachtungen (3 Nächte, 2 Personen) | 900 € | 90 € (10 %) | 990 € |
| Messematerial / Drucksachen vor Ort | 500 € | 100 € | 600 € |
| Mietwagen (Kleinwagen) | 400 € | 80 € | 480 € |
| Gesamt | 4.800 € | 870 € | 5.670 € |
Schritt 1 – Vergütungsfähigkeit prüfen: Frankreich schließt PKW-Mietkosten für Fahrzeuge bis 9 Sitzplätze vom Vorsteuerabzug aus. Der Mietwagen (80 € TVA) ist damit nicht vergütungsfähig. Bewirtungskosten (hier keine) wären ebenfalls zu prüfen.
Schritt 2 – Antragsbetrag: 600 € + 90 € + 100 € = 790 € TVA vergütungsfähig. Dieser Betrag überschreitet den Mindestbetrag von 400 € (Quartalsantrag) und von 50 € (Jahresantrag) deutlich.
Schritt 3 – Antragstellung: Die GmbH stellt bis zum 30. September des Jahres 02 einen elektronischen Antrag über das BZSt-Online-Portal. Die Standmiete übersteigt 1.000 € netto – hier ist ein digitaler Rechnungsupload zwingend. Die Hotelrechnungen liegen unter der Schwelle; ein Upload ist freiwillig, aber empfehlenswert.
Schritt 4 – Bearbeitungsfrist: Die französische Finanzbehörde hat 4 Monate Zeit. Wird die GmbH um Nachweise gebeten, verlängert sich die Frist auf 8 Monate. Frankreich verzinst verspätete Erstattungen.
Bank 790,00 € an Sonstige Forderungen 790,00 €
(Forderung war bereits bei Antragstellung erfasst: Sonstige Forderungen an Aufwandskonto „Ausländische Vorsteuer“)
Umgekehrtes Verfahren: Ausländer holen deutsche Vorsteuer via BZSt
Das Spiegelbild des Verfahrens betrifft ausländische Unternehmer, die in Deutschland Umsatzsteuer gezahlt haben. EU-Unternehmer stellen ihren Antrag elektronisch über das Onlineportal ihrer heimischen Steuerverwaltung; dieses leitet den Antrag an das BZSt (zuständige Vergütungsbehörde für Deutschland) weiter. Die Ausschlussfrist beträgt ebenfalls 30. September des Folgejahres. Drittlands-Unternehmer stellen ihren Antrag direkt beim BZSt (Papierverfahren). Für deutsche GmbHs, die ausländische Tochtergesellschaften oder Geschäftspartner beraten, ist dieses Spiegelverfahren relevant, wenn Rechnungen mit deutscher USt ausgestellt werden.
Checkliste & häufige Fehlerquellen
Häufige Fehler: Ein klassischer Fehler ist die Verwechslung der Ausschlussfristen: EU-Verfahren 30. September, Drittland 30. Juni. Auch werden Rechnungen ohne separaten Steuerausweis eingereicht – diese sind nicht vergütungsfähig. Darüber hinaus scheitern Anträge, wenn die GmbH im Vergütungsstaat irgendwelche steuerpflichtigen Umsätze ausgeführt hat (dann greift die lokale Registrierungspflicht).
Wenn Sie die Grundlagen des inländischen Vorsteuerabzugs vertiefen möchten, lesen Sie unseren ausführlichen Artikel zu den Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs.
Tipp für die Praxis
Viele mittelständische GmbHs unterschätzen das Vergütungspotenzial: Schon bei zwei bis drei Messebeteiligungen pro Jahr und typischen Reisekosten kommen schnell mehrere hundert Euro zusammen. Lohnt sich eine professionelle Antragstellung? Unser Kostenrechner hilft dabei, den Aufwand ins Verhältnis zur erwarteten Erstattung zu setzen.
Fazit
Die Vorsteuervergütung ist für jede deutsche GmbH, die regelmäßig im EU-Ausland oder in anerkannten Drittländern tätig ist, ein echtes Liquiditätsinstrument. Die Verfahren sind klar geregelt, die Fristen aber unerbittlich: 30. September für EU, 30. Juni für Drittland – jeweils des Folgejahres. Das digitale BZSt-Portal hat den Aufwand für das EU-Verfahren erheblich reduziert; dennoch erfordert die korrekte Auswahl der Ausgabenkategorien und die Kenntnis länderspezifischer Ausschlüsse Sorgfalt. Wer Belege lückenlos sammelt, Fristen im Kalender hält und die richtigen Expenditure Codes wählt, holt sich ausländische Umsatzsteuer zuverlässig zurück. Möchten Sie Ihre laufende Buchhaltung und Jahresabschlüsse digital und effizient abwickeln? Testen Sie onlinebilanz.de kostenlos.
30. September
Ausschlussfrist EU-Verfahren (Folgejahr)
400 €
Mindestbetrag Quartalsantrag EU
50 €
Mindestbetrag Jahresantrag EU
Häufig gestellte Fragen
Was ist das Vorsteuervergütungsverfahren?
Das Vorsteuervergütungsverfahren ermöglicht es deutschen Unternehmen, im Ausland gezahlte Umsatzsteuer zurückzuerhalten. Da ausländische USt nicht über die deutsche Voranmeldung abgezogen werden kann, stellen Unternehmer einen gesonderten Antrag beim BZSt (EU) bzw. direkt beim ausländischen Fiskus (Drittland).
Bis wann muss der Antrag auf Vorsteuervergütung im EU-Ausland gestellt werden?
Der Antrag muss bis zum 30. September des auf den Vergütungszeitraum folgenden Kalenderjahres elektronisch über das BZSt-Online-Portal eingereicht werden. Diese Frist ist eine nicht verlängerbare Ausschlussfrist.
Welche Mindestbeträge gelten für die EU-Vorsteuervergütung?
Bei einem Quartalsantrag beträgt der Mindesterstattungsbetrag 400 €, bei einem Jahresantrag 50 €. Wird der Mindestbetrag nicht erreicht, ist ein Antrag für diesen Zeitraum nicht möglich.
Kann eine GmbH Kraftstoffkosten im EU-Ausland vergütet bekommen?
Das hängt vom jeweiligen Mitgliedstaat ab. Einige Staaten (z. B. Griechenland) schließen Kraftstoff vollständig von der Vergütung aus. Im BZSt-Portal werden die länderspezifischen Ausgabenkategorien angezeigt; die GmbH sollte dies vorab prüfen.
Wie läuft das Vorsteuervergütungsverfahren für Drittländer ab?
Für Staaten außerhalb der EU gilt das Drittlandsverfahren: Antrag im Papierverfahren beim BZSt, Ausschlussfrist 30. Juni des Folgejahres, Gegenseitigkeit erforderlich. Das BZSt pflegt eine Länderliste der anerkannten Gegenseitigkeitsstaaten (z. B. Schweiz, Türkei).
Was passiert, wenn der Erstattungsstaat nicht rechtzeitig erstattet?
Im EU-Verfahren muss der Erstattungsstaat innerhalb von 4 Monaten entscheiden (bei Nachforderungen bis zu 12 Monate). Bei Überschreitung der Fristen sind Verzugszinsen nach dem Recht des jeweiligen Landes fällig.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
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Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
