Verpflegungspauschale Ausland: Ländertabelle, Berechnung und Sonderfälle
Wer als GmbH-Geschäftsführer ins Ausland reist, verlässt die vertraute Welt der inländischen 14/28-Euro-Pauschalen. Stattdessen gelten länderspezifische Auslandspauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich per BMF-Schreiben neu festsetzt – und die je nach Zielland erheblich voneinander abweichen. Dieser Artikel erklärt, welche Pauschalen maßgeblich sind, wie An- und Abreisetage sowie Mischrouten korrekt abgerechnet werden und worauf die Buchhaltung bei der Dokumentation achten muss.
Kurzantwort
Die Verpflegungspauschale Ausland richtet sich nach dem jährlich aktualisierten BMF-Schreiben zu Auslandsreisekosten. Maßgeblich ist das Land, in dem der Arbeitnehmer oder Geschäftsführer den überwiegenden Teil des Arbeitstages verbringt bzw. zuletzt vor Mitternacht tätig war. Für Abwesenheiten unter 8 Stunden entfällt die Pauschale; ab 8 Stunden gilt der halbe, ab 24 Stunden der volle Tagessatz des jeweiligen Landes. Mahlzeiten, die der Arbeitgeber oder ein Dritter stellt, kürzen die Pauschale pauschal um 20 % (Frühstück) oder 40 % (Mittag-/Abendessen) des inländischen Tageshöchstbetrags.
Inhaltsverzeichnis
- Grundlagen: BMF-Schreiben und Rechtsgrundlage
- Ländertabelle: Auslandspauschalen im Überblick
- Berechnung: Tagesstruktur, An- und Abreisetage
- Sonderfälle: Mischreisen, Flugtage und mehrere Stationen
- Mahlzeitenkürzung bei gestellten Mahlzeiten
- Dokumentation und Buchung in der GmbH
- Praxisbeispiel: Dreitägige Auslandsreise einer GmbH
- Fazit
Grundlagen: BMF-Schreiben und Rechtsgrundlage
Die steuerliche Grundlage für den Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen bildet § 9 Abs. 4a EStG, der seit dem Reisekostenrecht 2014 die maßgeblichen Strukturen festlegt. Danach können Arbeitnehmer – und im Rahmen einer Gehaltsvereinbarung auch beherrschende GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer – steuerfreie Verpflegungspauschalen für beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten beanspruchen. Für das Inland betragen diese Pauschalen seit 2020 unverändert 14 Euro (mindestens 8, weniger als 24 Stunden Abwesenheit) bzw. 28 Euro (voller Abwesenheitstag); Details dazu finden Sie im Grundlagenartikel zum Verpflegungsmehraufwand für GmbH und Pauschalen.
Im Ausland gelten abweichende, länderspezifische Pauschalsätze. Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht diese üblicherweise einmal jährlich in einem gesonderten BMF-Schreiben, zuletzt für das Kalenderjahr 2025. Die Tabelle enthält für mehr als 200 Länder und Territorien jeweils einen Tagessatz (Vollpauschale, entspricht dem Inlands-28-Euro-Pendant) sowie einen Übernachtungsgeld-Höchstsatz für öffentlich Bedienstete. Für steuerliche Zwecke bei GmbHs relevant ist ausschließlich der Verpflegungspauschalsatz.
⚠ Aktualität prüfen
Die konkreten Beträge je Land ändern sich jährlich. Im Folgenden werden keine fixen Zahlen für einzelne Länder genannt, da veraltete Werte zu Haftungsrisiken führen. Nutzen Sie stets das aktuelle BMF-Schreiben (Suchbegriff: „BMF Auslandsreisekosten [aktuelles Jahr]“ auf bundesfinanzministerium.de) oder unser Verpflegungsmehraufwand-Berechnungstool, das die jeweils gültigen Sätze abbildet.
Ländertabelle: Auslandspauschalen im Überblick
Die BMF-Tabelle ist nach Ländern und – wo relevant – nach Regionen untergliedert. Für die GmbH-Praxis ist folgendes Grundprinzip entscheidend:
| Abwesenheitsdauer | Ansatz (Ausland) | Inlands-Pendant |
|---|---|---|
| Weniger als 8 Stunden | 0 € (kein Ansatz) | 0 € |
| Mindestens 8, weniger als 24 Stunden | 50 % des Länderpauschalsatzes | 14 € |
| 24 Stunden (voller Reisetag) | 100 % des Länderpauschalsatzes | 28 € |
| An- und Abreisetag (bei Übernachtung) | 50 % des Länderpauschalsatzes | 14 € |
Wichtig: Die BMF-Tabelle nennt stets den 100-%-Satz. Die Halbierung auf 50 % für An-/Abreisetage und Abwesenheiten unter 24 Stunden ist separat zu berechnen. Länder ohne gesonderten Eintrag erhalten den Pauschalwert für das jeweilige Nachbarland oder – falls auch dieses fehlt – einen einheitlichen Restsatz gemäß BMF-Schreiben.
ℹ Praxishinweis: Regionale Differenzierung
Für einige Länder (z. B. USA, Australien, Kanada) weist das BMF-Schreiben stadtspezifische Sätze aus, die deutlich über dem Landesdurchschnitt liegen können. Reist ein Geschäftsführer etwa nach New York City, gilt der NYC-Satz, nicht der US-Bundessatz. Prüfen Sie die Tabelle daher immer auf Ortsebene.
Berechnung: Tagesstruktur, An- und Abreisetage
Die korrekte Berechnung der ausländischen Verpflegungspauschalen folgt denselben Zeitregeln wie im Inland, angewendet auf die länderspezifischen Beträge:
An- und Abreisetage
Nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG gilt für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung stets der halbe Tagessatz – unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer an diesem Tag. Eine Stundenprüfung entfällt. Dies gilt sowohl für den Antritt der Reise ins Ausland als auch für die Rückreise.
Zwischentage
Für vollständige Reisetage, an denen der Geschäftsführer von 0 bis 24 Uhr nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig ist, kommt der volle Tagessatz des betreffenden Landes zur Anwendung.
Kurzreisen ohne Übernachtung
Eintägige Auslandsreisen ohne Übernachtung werden nach tatsächlicher Abwesenheitszeit bemessen: Unter 8 Stunden: kein Ansatz; ab 8 Stunden: 50 % des Ländersatzes.
Sonderfälle: Mischreisen, Flugtage und mehrere Stationen
Maßgebliches Land bei mehreren Stationen
Berührt eine Reise mehrere Länder an einem einzigen Kalendertag, bestimmt sich die anzuwendende Pauschale nach dem Land, das der Reisende zuletzt vor Mitternacht als Tätigkeitsort hatte (BMF-Schreiben zu § 9 EStG, Tz. Ausland). Nicht entscheidend ist, wo die meiste Zeit verbracht wurde oder wo der Abflug stattfand.
ℹ Beispiel Mehrländer-Reisetag
Ein Geschäftsführer reist am Montag von München nach Wien (Österreich), dann weiter nach Zürich (Schweiz), wo er um 22:30 Uhr eintrifft und übernachtet. Maßgeblich für Montag ist die Schweizer Pauschale, da Zürich der letzte Tätigkeitsort vor Mitternacht ist.
Mischfälle Inland/Ausland
Beginnt oder endet die Reise im Inland und führt sie anschließend ins Ausland, gilt für den jeweiligen Kalendertag das oben beschriebene Prinzip des letzten Tätigkeitsortes vor Mitternacht. Wer also am Morgen in Frankfurt arbeitet und abends in Paris ankommt, erhält für diesen Tag die französische Auslandspauschale (50 % bei An-/Abreisetag mit Übernachtung).
Kehrt ein Arbeitnehmer von einer mehrtägigen Auslandsreise am Abreisetag ins Inland zurück, gilt für den Abreisetag die Inlandspauschale (14 Euro bzw. 50 % des Inlandssatzes als An-/Abreisetag), sofern der letzte Tätigkeitsort vor Mitternacht im Inland liegt.
Flugtage und Transit
Für Flugtage, an denen der Reisende lediglich im Transit ist und keinen eigentlichen Arbeitsort aufsucht, gilt das Land des letzten Zwischenstopps mit Tätigkeitsbezug vor Mitternacht. Reine Transitaufenthalte (z. B. Umstieg in Dubai ohne Verlassen des Flughafens) begründen keinen eigenen Anspruch auf die Dubai-Pauschale; es bleibt beim Bestimmungsland oder dem letzten Tätigkeitsland.
Einsatz auf Schiffen und in internationalen Gewässern
Für Tätigkeiten an Bord von Seeschiffen in internationalen Gewässern, die keinem Staat zuzuordnen sind, greift der im BMF-Schreiben gesondert ausgewiesene Satz für „Schiff/internationale Gewässer“.
- Abwesenheit ab 8 h → 14 €
- Abwesenheit 24 h → 28 €
- An-/Abreisetag → 14 €
- Abwesenheit ab 8 h → 50 % Ländersatz
- Abwesenheit 24 h → 100 % Ländersatz
- An-/Abreisetag → 50 % Ländersatz
Mahlzeitenkürzung bei gestellten Mahlzeiten
Werden dem Geschäftsführer Mahlzeiten unentgeltlich oder verbilligt gestellt – etwa durch den Arbeitgeber (Bewirtung auf Unternehmenskosten), durch einen Kunden oder im Rahmen einer All-inclusive-Buchung –, ist die Verpflegungspauschale zu kürzen. Die Kürzungsbeträge richten sich nach dem inländischen Tageshöchstbetrag von 28 Euro, nicht nach dem ausländischen Ländersatz:
| Gestellte Mahlzeit | Kürzungsbetrag (Inland-Basis) |
|---|---|
| Frühstück | 20 % von 28 € = 5,60 € |
| Mittagessen | 40 % von 28 € = 11,20 € |
| Abendessen | 40 % von 28 € = 11,20 € |
Übersteigt die Summe der Kürzungen die zustehende Auslandspauschale, beträgt der anzusetzende Betrag null – ein negativer Saldo entsteht nicht. Führt ein Geschäftsführer also eine eintägige Auslandsreise durch, erhält aber alle drei Mahlzeiten gestellt, ist die Pauschale vollständig aufgezehrt.
⚠ Achtung: Kürzungsbasis ist immer der Inlandssatz
Ein verbreiteter Fehler in der Praxis ist, die Kürzung auf den ausländischen Ländersatz zu beziehen. Korrekt ist stets der deutsche Inlandssatz von 28 € als Kürzungsbasis, auch wenn der Auslandssatz deutlich höher liegt (vgl. BMF-Schreiben zu § 9 EStG).
Dokumentation und Buchung in der GmbH
Für die steuerfreie Erstattung von Auslandsreisekosten durch die GmbH an ihren Geschäftsführer (Fremdgeschäftsführer oder Gesellschafter-Geschäftsführer mit Anstellungsvertrag) gelten strenge Nachweispflichten gemäß § 147 AO. Fehlt die Dokumentation, droht bei einer Lohnsteuerprüfung die Nachversteuerung als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA).
- Reisekostenabrechnung mit Angabe von Abfahrts- und Ankunftszeit (Datum, Uhrzeit)
- Tätigkeitsnachweis: besuchter Ort, Kunde, Anlass der Reise
- Nachweis gestellter Mahlzeiten (z. B. Hotelrechnung mit Frühstück, Bewirtungsbelege)
- Belege über Übernachtungskosten (Hotel, Kreditkartenabrechnung)
- Angabe des maßgeblichen Landes/der maßgeblichen Stadt für die Pauschale
- Verwendung der aktuellen BMF-Tabelle (Jahrgang angeben)
- Gegenzeichnung durch eine zweite zeichnungsberechtigte Person (bei Gesellschafter-GF empfohlen)
Buchungssatz in der GmbH
Die Erstattung der Verpflegungspauschale an den Geschäftsführer stellt beim Arbeitgeber-Unternehmen Betriebsausgaben dar und ist lohnsteuerfrei (§ 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG). Typische Buchung:
Für eine effiziente und revisionssichere Abrechnung nutzen Sie das Verpflegungsmehraufwand-Berechnungstool von onlinebilanz.de, das Auslandssätze automatisch einpflegt und dokumentationsfertige Abrechnungen erzeugt.
Praxisbeispiel: Dreitägige Auslandsreise einer GmbH
Sachverhalt: Frau Müller ist Geschäftsführerin der Müller Handel GmbH. Sie reist für eine Messe und Kundenbesuche in ein europäisches Land (Beispiel-Ländersatz: 40 € Vollpauschale laut aktuellem BMF-Schreiben – fiktiver Wert zur Illustration). Reisedaten:
| Tag | Ereignis | Mahlzeiten gestellt | Berechnung | Erstattungsbetrag |
|---|---|---|---|---|
| Montag (Anreise) | Abfahrt 10:00 Uhr, Ankunft 18:30 Uhr, Übernachtung | Abendessen (Hotel) | 50 % × 40 € = 20 € – 11,20 € (Abendessen) | 8,80 € |
| Dienstag (Zwischentag) | Ganztägig vor Ort tätig | Frühstück (Hotel) | 100 % × 40 € = 40 € – 5,60 € (Frühstück) | 34,40 € |
| Mittwoch (Abreise) | Abfahrt 09:00 Uhr, Ankunft Frankfurt 16:45 Uhr | Frühstück (Hotel) | 50 % × 40 € = 20 € – 5,60 € (Frühstück); letzter Tätigkeitsort vor Mitternacht: Inland → Inlandssatz 14 € – 5,60 € | 8,40 € (Inlandssatz, da Rückkehr ins Inland vor Mitternacht) |
Gesamterstattung steuerfrei: 8,80 € + 34,40 € + 8,40 € = 51,60 €
Hinweis zum Abreisetag: Da Frau Müller am Mittwoch vor Mitternacht ins Inland zurückgekehrt ist und ihr letzter Tätigkeitsort Frankfurt (Inland) war, gilt für Mittwoch die Inlandspauschale (50 % von 28 € = 14 €), gemindert um das gestellte Frühstück (5,60 €). Der Auslandssatz kommt an diesem Tag nicht zur Anwendung.
ℹ Tipp: Automatisierte Berechnung
Mehrländer-Reisen und Mischfälle sind fehleranfällig. Das onlinebilanz.de-Tool führt die Berechnung vollständig durch – inklusive aktueller Auslandssätze, Mahlzeitenkürzung und tagesgenauer Dokumentation. Testen Sie es kostenfrei unter login.onlinebilanz.de/demo.
Fazit
Die Verpflegungspauschale Ausland ist kein starres Regelwerk, sondern ein System mit mehreren Stellschrauben: dem jährlich aktualisierten BMF-Ländersatz, dem Prinzip des letzten Tätigkeitsortes vor Mitternacht, den Sonderregeln für An- und Abreisetage sowie der immer auf dem Inlandssatz basierenden Mahlzeitenkürzung. Wer diese Mechanismen versteht, vermeidet sowohl die Unterschreitung zustehender Erstattungen als auch das Risiko einer lohnsteuerlichen Nachforderung oder einer verdeckten Gewinnausschüttung beim Gesellschafter-Geschäftsführer. Entscheidend ist, die aktuellen BMF-Pauschalen zu verwenden, lückenlos zu dokumentieren und Mischfälle konsequent nach der Mitternachts-Regel aufzulösen. Nutzen Sie für die laufende Abrechnung ein revisionssicheres Tool – und prüfen Sie bei jedem Jahreswechsel, ob das BMF neue Ländersätze veröffentlicht hat.
28 €
Inlands-Tageshöchstpauschale (Vollpauschale)
50 %
Auslandspauschale für An-/Abreisetage und Kurzreisen ab 8 h
5,60 €
Kürzung für gestelltes Frühstück (20 % von 28 €)
Häufig gestellte Fragen
Welche Verpflegungspauschale gilt bei einer Auslandsreise?
Es gilt der länderspezifische Pauschalsatz aus dem aktuellen BMF-Schreiben zu Auslandsreisekosten. Für An-/Abreisetage und Abwesenheiten unter 24 Stunden (aber mindestens 8 Stunden) sind 50 % des Ländersatzes anzusetzen, für volle Reisetage 100 %.
Welches Land ist maßgeblich, wenn an einem Tag mehrere Länder bereist werden?
Maßgeblich ist das Land, in dem sich der Reisende zuletzt vor Mitternacht als Tätigkeitsort befunden hat (Prinzip des letzten Tätigkeitsortes vor Mitternacht).
Wie werden gestellte Mahlzeiten auf die Auslandspauschale angerechnet?
Die Kürzung erfolgt immer auf Basis des deutschen Inlands-Tageshöchstbetrags von 28 €: Frühstück 5,60 € (20 %), Mittag-/Abendessen je 11,20 € (40 %). Die Kürzungsbasis ist also immer 28 €, unabhängig vom Auslandssatz.
Was gilt am Abreisetag, wenn die Rückkehr ins Inland vor Mitternacht erfolgt?
Kehrt der Reisende vor Mitternacht ins Inland zurück und ist der letzte Tätigkeitsort vor Mitternacht im Inland, gilt für diesen Tag die Inlandspauschale (50 % von 28 € = 14 € als An-/Abreisetag), nicht der ausländische Satz.
Wo finde ich die aktuellen BMF-Auslandspauschalen?
Das BMF veröffentlicht die Tabelle jährlich auf bundesfinanzministerium.de. Alternativ können Sie das Verpflegungsmehraufwand-Tool von onlinebilanz.de nutzen, das die aktuellen Sätze automatisch einbindet.
Kann die GmbH die Auslandspauschale steuerfrei an den Geschäftsführer erstatten?
Ja, die Erstattung ist nach § 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG lohnsteuerfrei, sofern die Dokumentationsanforderungen erfüllt sind und die Pauschalen die BMF-Höchstsätze nicht überschreiten.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
