Verpflegungspauschale Ausland: Ländertabelle, Berechnung und Sonderfälle
Wer als GmbH-Geschäftsführer ins Ausland reist, verlässt die vertraute Welt der inländischen 14/28-Euro-Pauschalen. Stattdessen gelten länderspezifische Auslandspauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich per BMF-Schreiben neu festsetzt – und die je nach Zielland erheblich voneinander abweichen. Dieser Artikel erklärt, welche Pauschalen maßgeblich sind, wie An- und Abreisetage sowie Mischrouten korrekt abgerechnet werden und worauf die Buchhaltung bei der Dokumentation achten muss.
Kurzantwort
Die Verpflegungspauschale Ausland richtet sich nach dem jährlich aktualisierten BMF-Schreiben zu Auslandsreisekosten. Maßgeblich ist der Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht; liegt dieser im Inland, gilt der letzte Tätigkeitsort im Ausland (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Bei Abwesenheiten bis 8 Stunden entfällt die Pauschale; für Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie An- und Abreisetage gilt der Teilbetrag (80 % des Auslandstagegeldes), für volle Kalendertage der volle Satz (120 %). Mahlzeiten, die der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter stellt, kürzen die Pauschale um 20 % (Frühstück) bzw. 40 % (Mittag-/Abendessen) der vollen Tagespauschale des jeweiligen Landes.
Inhaltsverzeichnis
- Grundlagen: BMF-Schreiben und Rechtsgrundlage
- Ländertabelle: Auslandspauschalen im Überblick
- Berechnung: Tagesstruktur, An- und Abreisetage
- Sonderfälle: Mischreisen, Flugtage und mehrere Stationen
- Mahlzeitenkürzung bei gestellten Mahlzeiten
- Dokumentation und Buchung in der GmbH
- Praxisbeispiel: Dreitägige Auslandsreise einer GmbH
- Fazit
Grundlagen: BMF-Schreiben und Rechtsgrundlage
Die steuerliche Grundlage für den Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen bildet § 9 Abs. 4a EStG, der seit dem Reisekostenrecht 2014 die maßgeblichen Strukturen festlegt. Danach können Arbeitnehmer – und im Rahmen einer Gehaltsvereinbarung auch beherrschende GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer – steuerfreie Verpflegungspauschalen für beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten beanspruchen. Für das Inland betragen diese Pauschalen seit 2020 unverändert 14 Euro (mehr als 8 Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung sowie An- und Abreisetage) bzw. 28 Euro (voller Abwesenheitstag); Details dazu finden Sie im Grundlagenartikel zum Verpflegungsmehraufwand für GmbH und Pauschalen.
Im Ausland gelten abweichende, länderspezifische Pauschalsätze. Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht diese üblicherweise in einem gesonderten BMF-Schreiben. Die Tabelle enthält für zahlreiche Länder jeweils einen Betrag für volle Kalendertage, einen Teilbetrag für An-/Abreisetage und Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie Pauschbeträge für Übernachtungskosten, die der Arbeitgeber steuerfrei erstatten kann.
⚠ Aktualität prüfen
Die konkreten Beträge je Land ändern sich jährlich. Im Folgenden werden keine fixen Zahlen für einzelne Länder genannt, da veraltete Werte zu Haftungsrisiken führen. Nutzen Sie stets das aktuelle BMF-Schreiben (Suchbegriff: „BMF Auslandsreisekosten [aktuelles Jahr]“ auf bundesfinanzministerium.de) oder unser Verpflegungsmehraufwand-Berechnungstool.
Ländertabelle: Auslandspauschalen im Überblick
Die BMF-Tabelle ist nach Ländern und – wo relevant – nach Regionen untergliedert. Für die GmbH-Praxis ist folgendes Grundprinzip entscheidend:
| Abwesenheitsdauer | Ansatz (Ausland) | Inlands-Pendant |
|---|---|---|
| Bis 8 Stunden | 0 € (kein Ansatz) | 0 € |
| Mehr als 8 Stunden (ohne Übernachtung) | Teilbetrag laut BMF-Tabelle (80 % des Auslandstagegeldes) | 14 € |
| 24 Stunden (voller Reisetag) | Voller Ländersatz (120 % des Auslandstagegeldes) | 28 € |
| An- und Abreisetag (bei Übernachtung) | Teilbetrag laut BMF-Tabelle (80 % des Auslandstagegeldes) | 14 € |
Wichtig: Die BMF-Tabelle weist für jedes Land sowohl den vollen Tagessatz als auch den Teilbetrag für An-/Abreisetage und Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit aus; eine Halbierung findet nicht statt. Für nicht aufgeführte Länder enthält das BMF-Schreiben eine Auffangregelung.
ℹ Praxishinweis: Regionale Differenzierung
Für einige Länder (z. B. USA, Australien, Kanada) weist das BMF-Schreiben stadtspezifische Sätze aus, die deutlich über dem Landesdurchschnitt liegen können. Reist ein Geschäftsführer etwa nach New York City, gilt der NYC-Satz, nicht der US-Bundessatz. Prüfen Sie die Tabelle daher immer auf Ortsebene.
Berechnung: Tagesstruktur, An- und Abreisetage
Die korrekte Berechnung der ausländischen Verpflegungspauschalen folgt denselben Zeitregeln wie im Inland, angewendet auf die länderspezifischen Beträge:
An- und Abreisetage
Nach § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 und Satz 5 Nr. 2 EStG gilt für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung stets der Teilbetrag (80 % des Auslandstagegeldes) – unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer an diesem Tag. Eine Stundenprüfung entfällt. Dies gilt sowohl für den Antritt der Reise ins Ausland als auch für die Rückreise.
Zwischentage
Für vollständige Reisetage, an denen der Geschäftsführer von 0 bis 24 Uhr nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig ist, kommt der volle Tagessatz des betreffenden Landes zur Anwendung.
Kurzreisen ohne Übernachtung
Eintägige Auslandsreisen ohne Übernachtung werden nach tatsächlicher Abwesenheitszeit bemessen: Bis 8 Stunden: kein Ansatz; mehr als 8 Stunden: Teilbetrag laut BMF-Tabelle (80 % des Auslandstagegeldes).
Sonderfälle: Mischreisen, Flugtage und mehrere Stationen
Maßgebliches Land bei mehreren Stationen
Berührt eine Reise mehrere Länder an einem einzigen Kalendertag, bestimmt sich die anzuwendende Pauschale nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht; liegt dieser im Inland, ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgebend (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Nicht entscheidend ist, wo die meiste Zeit verbracht wurde oder wo der Abflug stattfand.
ℹ Beispiel Mehrländer-Reisetag
Ein Geschäftsführer reist am Montag von München nach Wien (Österreich), dann weiter nach Zürich (Schweiz), wo er um 22:30 Uhr eintrifft und übernachtet. Maßgeblich für Montag ist die Schweizer Pauschale, da Zürich der vor 24 Uhr zuletzt erreichte Ort ist.
Mischfälle Inland/Ausland
Beginnt oder endet die Reise im Inland und führt sie anschließend ins Ausland, gilt für den jeweiligen Kalendertag die oben beschriebene Regel des vor 24 Uhr zuletzt erreichten Ortes. Wer also am Morgen in Frankfurt arbeitet und abends in Paris ankommt, erhält für diesen Tag die französische Auslandspauschale (Teilbetrag für den Anreisetag).
Kehrt ein Arbeitnehmer von einer mehrtägigen Auslandsreise am Abreisetag ins Inland zurück, gilt für den Abreisetag der Teilbetrag für den letzten Tätigkeitsort im Ausland – nicht die Inlandspauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG).
Flugtage und Transit
Bei Flugreisen gilt ein Land nach Verwaltungsauffassung mit der Landung als erreicht; Zwischenlandungen bleiben grundsätzlich unberücksichtigt, sofern sie nicht zu einer Übernachtung führen. Reine Transitaufenthalte (z. B. Umstieg in Dubai ohne Verlassen des Flughafens) begründen keinen eigenen Anspruch auf die Dubai-Pauschale; es bleibt beim Bestimmungsland oder dem letzten Tätigkeitsland.
Einsatz auf Schiffen und in internationalen Gewässern
Für Tätigkeiten an Bord von Seeschiffen in internationalen Gewässern, die keinem Staat zuzuordnen sind, enthält das BMF-Schreiben eine gesonderte Regelung, die im jeweils aktuellen Schreiben nachzulesen ist.
- Abwesenheit mehr als 8 h → 14 €
- Abwesenheit 24 h → 28 €
- An-/Abreisetag → 14 €
- Abwesenheit mehr als 8 h → Teilbetrag (80 % Auslandstagegeld)
- Abwesenheit 24 h → voller Ländersatz (120 % Auslandstagegeld)
- An-/Abreisetag → Teilbetrag (80 % Auslandstagegeld)
Mahlzeitenkürzung bei gestellten Mahlzeiten
Werden dem Geschäftsführer Mahlzeiten unentgeltlich oder verbilligt gestellt – etwa durch den Arbeitgeber (Bewirtung auf Unternehmenskosten), durch einen Kunden oder im Rahmen einer All-inclusive-Buchung –, ist die Verpflegungspauschale zu kürzen. Die Kürzungsbeträge richten sich nach der vollen Tagespauschale des jeweiligen Landes (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG); für das Inland ergeben sich folgende Werte:
| Gestellte Mahlzeit | Kürzungsbetrag (Beispiel Inland) |
|---|---|
| Frühstück | 20 % von 28 € = 5,60 € |
| Mittagessen | 40 % von 28 € = 11,20 € |
| Abendessen | 40 % von 28 € = 11,20 € |
Übersteigt die Summe der Kürzungen die zustehende Auslandspauschale, beträgt der anzusetzende Betrag null – ein negativer Saldo entsteht nicht. Führt ein Geschäftsführer also eine eintägige Auslandsreise durch, erhält aber alle drei Mahlzeiten gestellt, ist die Pauschale vollständig aufgezehrt.
⚠ Achtung: Kürzungsbasis ist der volle Ländersatz
Bei Auslandsreisen ist die Kürzung auf den Satz des jeweiligen Landes für einen vollen Kalendertag zu beziehen – nicht auf den Inlandssatz von 28 € und nicht auf den Teilbetrag für An- und Abreisetage (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
Dokumentation und Buchung in der GmbH
Für die steuerfreie Erstattung von Auslandsreisekosten durch die GmbH an ihren Geschäftsführer (Fremdgeschäftsführer oder Gesellschafter-Geschäftsführer mit Anstellungsvertrag) gelten strenge Nachweispflichten gemäß § 147 AO. Fehlt die Dokumentation, droht bei einer Lohnsteuerprüfung die Nachversteuerung als Arbeitslohn bzw. beim Gesellschafter-Geschäftsführer gegebenenfalls eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA).
- Reisekostenabrechnung mit Angabe von Abfahrts- und Ankunftszeit (Datum, Uhrzeit)
- Tätigkeitsnachweis: besuchter Ort, Kunde, Anlass der Reise
- Nachweis gestellter Mahlzeiten (z. B. Hotelrechnung mit Frühstück, Bewirtungsbelege)
- Belege über Übernachtungskosten (Hotel, Kreditkartenabrechnung)
- Angabe des maßgeblichen Landes/der maßgeblichen Stadt für die Pauschale
- Verwendung der aktuellen BMF-Tabelle (Jahrgang angeben)
- Gegenzeichnung durch eine zweite zeichnungsberechtigte Person (bei Gesellschafter-GF empfohlen)
Buchungssatz in der GmbH
Die Erstattung der Verpflegungspauschale an den Geschäftsführer stellt beim Arbeitgeber-Unternehmen Betriebsausgaben dar und ist lohnsteuerfrei (§ 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG). Typische Buchung:
Zur Berechnung können Sie das Verpflegungsmehraufwand-Berechnungstool von onlinebilanz.de nutzen; die verwendeten Ländersätze sollten stets mit dem aktuellen BMF-Schreiben abgeglichen werden.
Praxisbeispiel: Dreitägige Auslandsreise einer GmbH
Sachverhalt: Frau Müller ist Geschäftsführerin der Müller Handel GmbH. Sie reist für eine Messe und Kundenbesuche in ein europäisches Land (Beispiel-Ländersätze: 40 € für volle Kalendertage, 27 € für An- und Abreisetage – fiktive Werte zur Illustration). Reisedaten:
| Tag | Ereignis | Mahlzeiten gestellt | Berechnung | Erstattungsbetrag |
|---|---|---|---|---|
| Montag (Anreise) | Abfahrt 10:00 Uhr, Ankunft 18:30 Uhr, Übernachtung | Abendessen (Hotel) | 27 € – 16,00 € (Abendessen: 40 % von 40 €) | 11,00 € |
| Dienstag (Zwischentag) | Ganztägig vor Ort tätig | Frühstück (Hotel) | 40 € – 8,00 € (Frühstück: 20 % von 40 €) | 32,00 € |
| Mittwoch (Abreise) | Abfahrt 09:00 Uhr, Ankunft Frankfurt 16:45 Uhr | Frühstück (Hotel) | 27 € – 8,00 € (Frühstück); bei Rückkehr ins Inland bleibt der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgebend | 19,00 € |
Gesamterstattung steuerfrei: 11,00 € + 32,00 € + 19,00 € = 62,00 €
Hinweis zum Abreisetag: Obwohl Frau Müller am Mittwoch vor Mitternacht ins Inland zurückgekehrt ist, gilt für Mittwoch nach § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG der Teilbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland (27 €), gemindert um das gestellte Frühstück (20 % von 40 € = 8 €).
ℹ Tipp: Automatisierte Berechnung
Mehrländer-Reisen und Mischfälle sind fehleranfällig. Für die Berechnung steht das onlinebilanz.de-Tool zur Verfügung; prüfen Sie die Ländersätze stets gegen das aktuelle BMF-Schreiben. Den KI-gestützten Jahresabschlussentwurf von OnlineBilanz können Sie unter login.onlinebilanz.de/demo testen.
Fazit
Die Verpflegungspauschale Ausland ist kein starres Regelwerk, sondern ein System mit mehreren Stellschrauben: dem jährlich aktualisierten BMF-Ländersatz, der Regel des vor 24 Uhr zuletzt erreichten Ortes, den Sonderregeln für An- und Abreisetage sowie der auf den vollen Ländersatz bezogenen Mahlzeitenkürzung. Wer diese Mechanismen versteht, vermeidet sowohl die Unterschreitung zustehender Erstattungen als auch das Risiko einer lohnsteuerlichen Nachforderung oder einer verdeckten Gewinnausschüttung beim Gesellschafter-Geschäftsführer. Entscheidend ist, die aktuellen BMF-Pauschalen zu verwenden, lückenlos zu dokumentieren und Mischfälle konsequent nach der Mitternachts-Regel aufzulösen. Nutzen Sie für die laufende Abrechnung ein revisionssicheres Tool – und prüfen Sie bei jedem Jahreswechsel, ob das BMF neue Ländersätze veröffentlicht hat.
28 €
Inlands-Tageshöchstpauschale (Vollpauschale)
80 %
des Auslandstagegeldes für An-/Abreisetage und Tage über 8 h (volle Tage: 120 %)
5,60 €
Kürzung für gestelltes Frühstück (20 % von 28 €)
Häufig gestellte Fragen
Welche Verpflegungspauschale gilt bei einer Auslandsreise?
Es gilt der länderspezifische Pauschalsatz aus dem aktuellen BMF-Schreiben zu Auslandsreisekosten. Für An-/Abreisetage und Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit gilt der Teilbetrag (80 % des Auslandstagegeldes), für volle Kalendertage der volle Satz (120 %) laut BMF-Tabelle.
Welches Land ist maßgeblich, wenn an einem Tag mehrere Länder bereist werden?
Maßgeblich ist der Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht; liegt dieser im Inland, gilt der letzte Tätigkeitsort im Ausland (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG).
Wie werden gestellte Mahlzeiten auf die Auslandspauschale angerechnet?
Die Kürzung erfolgt auf Basis der vollen Tagespauschale des jeweiligen Landes: Frühstück 20 %, Mittag-/Abendessen je 40 % (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Im Inland entspricht das 5,60 € bzw. 11,20 €.
Was gilt am Abreisetag, wenn die Rückkehr ins Inland vor Mitternacht erfolgt?
Auch wenn der Reisende vor Mitternacht ins Inland zurückkehrt, gilt für diesen Tag der Teilbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG), nicht die Inlandspauschale.
Wo finde ich die aktuellen BMF-Auslandspauschalen?
Das BMF veröffentlicht die Tabelle jährlich auf bundesfinanzministerium.de. Alternativ können Sie das Verpflegungsmehraufwand-Tool von onlinebilanz.de nutzen; prüfen Sie die Sätze dabei stets gegen das aktuelle BMF-Schreiben.
Kann die GmbH die Auslandspauschale steuerfrei an den Geschäftsführer erstatten?
Ja, die Erstattung ist nach § 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG lohnsteuerfrei, sofern die Dokumentationsanforderungen erfüllt sind und die Pauschalen die BMF-Höchstsätze nicht überschreiten.
Über Autor und Berufsprofil
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Kunden, koordiniert auf Wunsch die Zusammenarbeit mit kooperierenden Steuerberatern.
Berufsprofil
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · M.A.
Berufsangaben im persönlichen Profil
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Schwerpunkt fachliche Abschlussfragen. Informationen zum Tätigkeitsgebiet; keine individuelle Beratung durch diesen Beitrag.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung in eigener beruflicher Verantwortung. Stand der Rechtslage: Juli 2026.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
