Ordnungsgeld Bundesanzeiger (§ 335 HGB): Ablauf, Einspruch & richtig buchen
Der Brief mit dem Absender „Bundesamt für Justiz“ liegt auf dem Tisch – und der Puls steigt. Eine Androhungsverfügung wegen unterlassener Offenlegung des Jahresabschlusses ist kein Kavaliersdelikt: Mindestens 2.500 Euro, wiederholbar bis 25.000 Euro pro Verfahren, persönlich gegen Organe vollstreckbar. Wer jetzt die richtigen Schritte kennt, kann das Ordnungsgeld Bundesanzeiger noch abwenden oder zumindest begrenzen.
Kurzantwort
Das Ordnungsgeld Bundesanzeiger droht jeder offenlegungspflichtigen Kapitalgesellschaft, die ihren Jahresabschluss nicht fristgerecht im Unternehmensregister offenlegt (§ 325 HGB). Das Bundesamt für Justiz (BfJ) leitet nach Fristablauf automatisiert ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB ein, setzt eine sechswöchige Nachfrist und verhängt bei Untätigkeit mindestens 2.500 Euro. Das Ordnungsgeld ist steuerlich nicht abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG i. V. m. § 8 Abs. 1 KStG) und muss als nicht abziehbare Betriebsausgabe gebucht und dem steuerlichen Gewinn hinzugerechnet werden.
Inhaltsverzeichnis
- Ablauf des Ordnungsgeldverfahrens (BfJ)
- Fristen & Mindestbeträge im Überblick
- Sofortige Handlungsoptionen nach Erhalt der Post
- Einspruch, Wiedereinsetzung & Härtefall
- Wer haftet? Organe persönlich im Fokus
- Buchung des Ordnungsgeldes – steuerlich nicht abziehbar
- Praxisbeispiel: GmbH erhält Ordnungsgeld
- Prävention: Fristen im Griff behalten
Ablauf des Ordnungsgeldverfahrens nach § 335 HGB
Grundlage des Verfahrens ist § 335 HGB. Die Norm ermächtigt das Bundesamt für Justiz (BfJ) in Bonn, gegen Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG, KGaA) und haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften vorzugehen, wenn diese ihrer Offenlegungspflicht nach § 325 HGB nicht nachkommen. Das Verfahren läuft vollständig automatisiert ab und wird ohne individuelle Vorwarnung eingeleitet.
Schritt 1 – Automatisierter Abgleich im Unternehmensregister
Das BfJ gleicht täglich die beim Unternehmensregister eingegangenen Offenlegungen mit den im Handelsregister eingetragenen Gesellschaften ab. Fehlt eine fällige Einreichung, erzeugt das System automatisch eine Androhungsverfügung. Diese wird per einfachem Brief an die im Handelsregister hinterlegte Geschäftsadresse versandt – ein häufiger Fallstrick, wenn die Post-Adresse veraltet ist.
Schritt 2 – Androhungsverfügung mit sechswöchiger Nachfrist
Die Androhungsverfügung enthält drei wesentliche Elemente: die Feststellung des Verstoßes, die Ankündigung des konkreten Ordnungsgeldes und eine Nachfrist von sechs Wochen ab Zustellung. Innerhalb dieser Frist kann die Gesellschaft die Offenlegung nachholen oder Einspruch einlegen. Passiert beides nicht, wird das Ordnungsgeld festgesetzt.
Schritt 3 – Festsetzung und Vollstreckung
Nach fruchtlosem Fristablauf erlässt das BfJ einen Festsetzungsbescheid. Das festgesetzte Ordnungsgeld wird unmittelbar fällig. Gleichzeitig leitet das BfJ bei anhaltender Nichtoffenlegung ein erneutes Verfahren ein – so oft, bis die Pflicht erfüllt ist. Jedes Folgeverfahren kann höhere Beträge ergeben.
Achtung
Die Androhungsverfügung gilt als zugestellt, sobald sie an die im Handelsregister eingetragene Adresse abgesandt wurde. Wird der Brief nicht abgeholt oder ist die Adresse überholt, läuft die Sechswochenfrist trotzdem. Aktualisieren Sie Ihre Handelsregistereintragung bei jedem Umzug.
Fristen & Mindestbeträge im Überblick
Die Offenlegungsfrist beträgt grundsätzlich zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres (§ 325 Abs. 1a HGB). Bei einem kalenderjahrgleichen Geschäftsjahr endet die Frist also am 31. Dezember des Folgejahres. Kleinstkapitalgesellschaften (§ 267a HGB) können alternativ zur Offenlegung die Hinterlegung der Bilanz beim Bundesanzeiger wählen – das reduziert den Aufwand erheblich. Details dazu finden Sie in unserem Artikel zu Hinterlegung oder Offenlegung.
| Gesellschaftsgröße | Mindest-Ordnungsgeld | Maximales Einzelordnungsgeld | Ermäßigung möglich? |
|---|---|---|---|
| Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a HGB) | 500 EUR (bei Hinterlegung nach Fristablauf) | 25.000 EUR | Ja, bei unverzüglicher Hinterlegung |
| Kleine Kapitalgesellschaft (§ 267 HGB) | 2.500 EUR | 25.000 EUR | Eingeschränkt (Härtefall) |
| Mittelgroße/Große KapG (§ 267 HGB) | 2.500 EUR | 25.000 EUR | Nein |
Hinweis zur Ermäßigung für Kleinstgesellschaften
Das BfJ hat in seiner Verwaltungspraxis Ermäßigungen für Kleinstkapitalgesellschaften vorgesehen, wenn die Hinterlegung unverzüglich nach Eingang der Androhungsverfügung nachgeholt wird und glaubhaft gemacht wird, dass kein öffentliches Informationsinteresse beeinträchtigt wurde. Ein Antrag ist formlos, aber schriftlich zu stellen und zu begründen.
Sofortige Handlungsoptionen nach Erhalt der Post
Wer die Androhungsverfügung im Briefkasten findet, hat im Wesentlichen drei Hebel – und die Sechswochenfrist tickt ab Zustellung:
Einspruch, Wiedereinsetzung & Härtefall
Einspruch nach § 335 Abs. 4 HGB
Der Einspruch gegen die Androhungsverfügung ist innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung beim BfJ einzulegen. Er muss schriftlich erfolgen, das Aktenzeichen der Verfügung tragen und eine Begründung enthalten. Zulässige Einspruchsgründe sind insbesondere: fehlerhafte Zustellung, bereits erfolgte (aber nicht registrierte) Offenlegung, falsche Gesellschaftsbezeichnung oder fehlende Offenlegungspflicht (z. B. weil die Gesellschaft im maßgeblichen Geschäftsjahr nicht existierte). Ein bloßes Verschulden der Steuerberatung ist kein Einspruchsgrund für die Androhungsverfügung selbst – wohl aber für Wiedereinsetzungsanträge nach Fristversäumnis.
Wiedereinsetzung in den vorigen Stand
Haben Sie die Einspruchsfrist oder die Sechswochenfrist schuldlos versäumt (z. B. wegen Krankheit, Auslandsaufenthalt ohne Postweiterleitung, unverschuldete Postpanne), können Sie Wiedereinsetzung in den vorigen Stand beantragen. Der Antrag ist sofort nach Wegfall des Hindernisses zu stellen, spätestens jedoch innerhalb eines Jahres nach Fristende. Legen Sie Nachweise bei (ärztliche Atteste, Reisedokumente, eidesstattliche Erklärungen).
Härtefallantrag
Das BfJ kann in begründeten Ausnahmefällen das Ordnungsgeld aus Billigkeitsgründen reduzieren oder erlassen. Anerkannte Härtefälle umfassen existenzbedrohende wirtschaftliche Lage der Gesellschaft, nachgewiesene technische Fehler auf Seiten des Unternehmensregisters oder höhere Gewalt. Belegen Sie den Härtefall durch aktuelle BWA, Liquiditätsstatus und ggf. ein Schreiben des Steuerberaters.
Wer haftet? Organe persönlich im Fokus
Das Ordnungsgeldverfahren richtet sich nach dem Gesetzeswortlaut des § 335 HGB sowohl gegen die Gesellschaft als auch gegen die gesetzlichen Vertreter persönlich – also gegen Geschäftsführer (§ 35 GmbHG) bzw. Vorstandsmitglieder. Das BfJ kann die Androhungsverfügung parallel an die Gesellschaft und den oder die Geschäftsführer adressieren.
Das festgesetzte Ordnungsgeld ist eine Verbindlichkeit der GmbH/UG. Es wird aus dem Gesellschaftsvermögen beglichen. Ist die Gesellschaft insolvent, geht die Forderung des BfJ leer aus – aber das Verfahren gegen die Organe läuft weiter.
Wird das Ordnungsgeld gegen den Geschäftsführer persönlich festgesetzt und bleibt es unbezahlt, kann das BfJ in das Privatvermögen des Geschäftsführers vollstrecken. Eine D&O-Versicherung deckt Ordnungsgelder in der Regel nicht ab.
Bei mehrköpfiger Geschäftsführung haften grundsätzlich alle Geschäftsführer gesamtschuldnerisch, sofern keine klare interne Ressortaufteilung besteht und diese dem Handelsregister bekannt ist. Weisen Sie im Zweifelsfall nach, wer intern für Rechnungswesen und Offenlegung zuständig war.
Buchung des Ordnungsgeldes – steuerlich nicht abziehbar
Hier herrscht in der Praxis häufig Unsicherheit: Kann das Ordnungsgeld als Betriebsausgabe abgezogen werden? Die Antwort ist eindeutig nein.
Steuerliche Rechtslage
§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG schließt Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder, die von einem inländischen Gericht oder einer inländischen Behörde im Sinne des § 6 Abs. 1 OWiG festgesetzt werden, vom Betriebsausgabenabzug aus. Das BfJ ist eine Bundesbehörde. Das festgesetzte Ordnungsgeld nach § 335 HGB fällt damit unter dieses Abzugsverbot. Über den Verweis in § 8 Abs. 1 KStG gilt diese Regelung uneingeschränkt für Körperschaften – also für GmbH und UG.
Buchungssatz und steuerliche Behandlung
Handelsrechtlich ist das Ordnungsgeld als Aufwand zu erfassen (es mindert den Jahresüberschuss). Steuerlich wird es außerbilanziell wieder hinzugerechnet. Der Buchungssatz lautet:
Sonstige betriebliche Aufwendungen – nicht abziehbare Betriebsausgaben (SKR 03: 4699 / SKR 04: 6990) 2.500 EUR
an Verbindlichkeiten gegenüber Behörden (SKR 03: 1739 / SKR 04: 3499) 2.500 EUR
Verbindlichkeiten gegenüber Behörden 2.500 EUR
an Bank 2.500 EUR
In der Steuererklärung (KSt-Erklärung, Anlage WA) ist der Betrag außerbilanziell als nicht abziehbare Betriebsausgabe hinzuzurechnen. Das zu versteuernde Einkommen erhöht sich entsprechend. Bei einem Körperschaftsteuersatz von 15 % zzgl. Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer ergibt sich eine effektive Steuererhöhung von ca. 30 % auf den Ordnungsgeldbetrag – das Ordnungsgeld kostet die Gesellschaft also deutlich mehr als den Nennbetrag.
Hinweis zur Kontenbezeichnung
Verwenden Sie in der Buchführung eine Kontenbezeichnung, die eindeutig auf die steuerliche Nichtabziehbarkeit hinweist (z. B. „Ordnungsgeld BfJ – nicht abziehbar“). So vermeiden Sie, dass der Posten im Rahmen der Jahresabschlusserstellung oder bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt übersehen wird und stellen sicher, dass die Nichtabziehbarkeit korrekt berücksichtigt ist.
Praxisbeispiel: GmbH erhält Ordnungsgeld von 2.500 EUR
Die Muster GmbH (kleine Kapitalgesellschaft, Geschäftsjahr = Kalenderjahr) hat den Jahresabschluss für das Vorjahr nicht fristgerecht eingereicht. Das BfJ erlässt im Oktober eine Androhungsverfügung, die Nachfrist verstreicht ohne Reaktion. Im Dezember ergeht der Festsetzungsbescheid über 2.500 EUR.
| Position | Betrag | Bemerkung |
|---|---|---|
| Festgesetztes Ordnungsgeld | 2.500 EUR | Handelsrechtl. Aufwand, steuerl. nicht abziehbar |
| Außerbilanzielle Hinzurechnung (KSt-Erklärung) | 2.500 EUR | Erhöht das zu versteuernde Einkommen |
| Effektive Steuererhöhung (ca. 30 % KSt/GewSt/SolZ) | ca. 750 EUR | Näherungswert je nach Hebesatz |
| Gesamtbelastung für die GmbH | ca. 3.250 EUR | Zzgl. Steuerberater-/Rechtsanwaltskosten |
Hätte die Muster GmbH die Offenlegung vor Erlass der Androhungsverfügung nachgeholt, wären sämtliche Kosten entfallen. Selbst innerhalb der Sechswochenfrist wäre das Ordnungsgeld durch unverzügliche Einreichung noch abgewendet worden. Hinzu kommen im Folgegeschäftsjahr die Kosten für ein weiteres Ordnungsgeldverfahren, wenn der aktuelle Jahresabschluss ebenfalls nicht rechtzeitig eingereicht wird.
Prävention: Fristen im Griff behalten
Das effektivste Mittel gegen das Ordnungsgeld Bundesanzeiger ist ein zuverlässiger Jahresabschluss-Workflow. Die wichtigsten Stellschrauben:
Kosten-Nutzen-Hinweis
Die Kosten für eine professionelle Unterstützung bei der Offenlegung liegen deutlich unter dem Mindestordnungsgeld von 2.500 EUR – von den steuerlichen Mehrbelastungen und dem Reputationsrisiko ganz abgesehen. Nutzen Sie den Kostenrechner von onlinebilanz.de, um zu ermitteln, welche Lösung für Ihre Gesellschaft am wirtschaftlichsten ist.
Fazit: Ordnungsgeld Bundesanzeiger ist vermeidbar – aber konsequent zu behandeln
Das Ordnungsgeld Bundesanzeiger trifft Geschäftsführer ohne Vorwarnung und ist in seiner Wirkung nicht zu unterschätzen: persönliche Haftung, steuerliche Nichtabziehbarkeit und die Möglichkeit wiederholter Verfahren machen Untätigkeit teuer. Wer die Androhungsverfügung erhält, muss sofort handeln – entweder durch Nachholung der Offenlegung innerhalb der Sechswochenfrist oder durch fristgerechten Einspruch. Für die Buchführung gilt: Das Ordnungsgeld ist als nicht abziehbare Betriebsausgabe zu erfassen und in der Steuererklärung außerbilanziell hinzuzurechnen. Prävention durch einen strukturierten digitalen Workflow ist bei weitem die günstigste Lösung.
2.500 EUR
Mindest-Ordnungsgeld pro Verfahren
25.000 EUR
Maximales Einzelordnungsgeld
6 Wochen
Nachfrist nach Androhungsverfügung
Häufig gestellte Fragen
Was ist das Ordnungsgeld Bundesanzeiger?
Das Ordnungsgeld Bundesanzeiger ist eine Sanktion des Bundesamts für Justiz (BfJ) gegen Kapitalgesellschaften, die ihren Jahresabschluss nicht fristgerecht offengelegt haben. Es beruht auf § 335 HGB und beträgt mindestens 2.500 EUR pro Verfahren.
Wie lange ist die Nachfrist nach der Androhungsverfügung?
Das BfJ gewährt eine Nachfrist von sechs Wochen ab Zustellung der Androhungsverfügung. Wird die Offenlegung in dieser Zeit nachgeholt, stellt das BfJ das Verfahren ein und das Ordnungsgeld entfällt.
Kann ich Einspruch gegen das Ordnungsgeldverfahren einlegen?
Ja. Der Einspruch gegen die Androhungsverfügung ist innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung beim BfJ einzulegen. Er muss schriftlich begründet werden. Zulässige Gründe sind unter anderem fehlerhafte Zustellung oder bereits erfolgte Offenlegung.
Ist das Ordnungsgeld steuerlich abziehbar?
Nein. Ordnungsgelder nach § 335 HGB sind gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG i. V. m. § 8 Abs. 1 KStG steuerlich nicht abziehbar. Sie sind als nicht abziehbare Betriebsausgabe zu buchen und in der KSt-Erklärung außerbilanziell hinzuzurechnen.
Wie buche ich das Ordnungsgeld vom Bundesanzeiger?
Das Ordnungsgeld wird handelsrechtlich als sonstiger betrieblicher Aufwand (Konto 4699/6990) gegen eine Verbindlichkeit gegenüber Behörden gebucht. In der Steuererklärung ist der Betrag außerbilanziell hinzuzurechnen. Eine eigene Kontenbezeichnung „nicht abziehbar" ist empfehlenswert.
Haftet der Geschäftsführer persönlich für das Ordnungsgeld?
Ja. Das BfJ kann das Ordnungsgeldverfahren sowohl gegen die Gesellschaft als auch gegen den oder die Geschäftsführer persönlich richten und in deren Privatvermögen vollstrecken, wenn das Ordnungsgeld nicht bezahlt wird.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
