Lohnkonto führen: Pflicht, Inhalte und Aufbewahrung nach § 41 EStG
Jeder Arbeitgeber – ob GmbH, UG oder Holding – ist gesetzlich verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen. Wer diese Pflicht unterschätzt, riskiert bei der Lohnsteuer-Außenprüfung empfindliche Nachzahlungen, Haftungsbescheide und Bußgelder. Dieser Artikel zeigt, was das Lohnkonto zwingend enthalten muss, wie lange es aufzubewahren ist und worauf DATEV-Nutzer im Alltag achten sollten.
Kurzantwort
Das Lohnkonto ist die vom Arbeitgeber nach § 41 EStG i. V. m. §§ 4 ff. LStDV für jeden Arbeitnehmer zu führende Aufzeichnung aller lohnsteuerrelevanten Daten eines Kalenderjahres. Es muss Stammdaten, Bruttoarbeitslohn, einbehaltene Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag sowie gewährte Freibeträge ausweisen. Darüber hinaus sind steuerfreie Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge und sonstige pauschal versteuerte Bezüge zu dokumentieren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre nach § 41 Abs. 1 S. 9 EStG; steuerlich relevante Unterlagen können nach § 147 AO auf zehn Jahre verlängert sein.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtliche Grundlagen: § 41 EStG und LStDV
- Pflichtinhalte des Lohnkontos im Detail
- Elektronische Führung und DATEV-Export Kompatibel Systeme
- Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsregeln
- Praxisbeispiel: Lohnkonto einer GmbH
- Typische Fehler bei der Lohnsteuer-Außenprüfung
- Compliance-Checkliste für Arbeitgeber
Rechtliche Grundlagen: § 41 EStG und LStDV
Die Führungspflicht des Lohnkontos ergibt sich unmittelbar aus § 41 Abs. 1 EStG. Danach ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, für jeden im Inland beschäftigten Arbeitnehmer am Ort der Betriebsstätte ein Lohnkonto zu führen. Die Norm gilt unterschiedslos für alle Arbeitgeber: natürliche Personen, Personengesellschaften, GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und Holdingstrukturen. Eine Größenschwelle existiert nicht – selbst eine Einpersonen-GmbH mit nur dem Gesellschafter-Geschäftsführer als Arbeitnehmer ist betroffen.
Die inhaltliche Ausgestaltung konkretisiert die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV). §§ 4 bis 6 LStDV regeln, welche Angaben das Konto je Abrechnungszeitraum und je Steuerjahr enthalten muss. Die LStDV ist eine auf Basis von § 51 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b EStG erlassene Rechtsverordnung und damit unmittelbar bindendes Recht. Daneben enthalten die Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) ergänzende Verwaltungsanweisungen, die zwar nicht Gesetz sind, aber im Innenverhältnis zur Finanzverwaltung faktisch bindend wirken.
Hinweis: Betriebsstätte als Anknüpfungspunkt
Das Lohnkonto ist am Ort der Betriebsstätte zu führen (§ 41 Abs. 2 EStG). Für GmbH mit mehreren Niederlassungen gilt: Je Betriebsstätte, die Arbeitnehmer beschäftigt, ist grundsätzlich ein eigenes Lohnkonto zu führen. Bei zentraler Lohnabrechnung (z. B. über eine Holdinggesellschaft) ist eine Ausnahme nur mit Zustimmung des Betriebsstätten-Finanzamts möglich.
Pflichtinhalte des Lohnkontos im Detail
§ 4 LStDV enthält einen abschließenden Katalog der Pflichtangaben. In der Praxis lässt sich dieser in Stammdaten und laufende Abrechnungsdaten unterteilen.
Stammdaten (einmalig je Steuerjahr)
| Pflichtangabe | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift | § 4 Abs. 1 Nr. 1 LStDV |
| Steueridentifikationsnummer (IdNr.) | § 4 Abs. 1 Nr. 2 LStDV |
| Steuerklasse, Faktor (bei Klasse IV) | § 4 Abs. 1 Nr. 3 LStDV |
| Zahl der Kinderfreibeträge | § 4 Abs. 1 Nr. 4 LStDV |
| Freibetrag / Hinzurechnungsbetrag (ELStAM) | § 4 Abs. 1 Nr. 5 LStDV |
| Staatsangehörigkeit (bei DBA-Relevanz) | § 4 Abs. 1 Nr. 6 LStDV |
| Beginn und Ende des Dienstverhältnisses | § 4 Abs. 1 Nr. 7 LStDV |
| Arbeitszeitanteil (bei mehreren Dienstverhältnissen) | § 4 Abs. 1 Nr. 8 LStDV |
Laufende Abrechnungsdaten (je Lohnzahlungszeitraum)
Für jeden Lohnzahlungszeitraum (in der Regel: Monat) sind nach § 4 Abs. 2 LStDV mindestens folgende Positionen einzutragen:
- Bruttoarbeitslohn (laufend und sonstige Bezüge getrennt)
- Steuerfreie Bezüge (z. B. § 3 Nr. 26 EStG – Übungsleiterpauschale, § 3 Nr. 34 EStG – Gesundheitsförderung)
- Pauschal besteuerte Bezüge nach §§ 37b, 40, 40a, 40b EStG
- Einbehaltene Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag
- Vom Arbeitgeber übernommene Lohnsteuer (Nettolohnvereinbarung)
- Sachbezüge und geldwerte Vorteile (z. B. Firmenwagen nach 1-%-Methode)
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (soweit relevant für LSt-Prüfung)
- Bescheinigungen nach § 41b EStG (Referenz auf Lohnsteuerbescheinigung)
Achtung: Sonstige Bezüge separat ausweisen
Einmalige Bezüge (Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Tantiemen) müssen im Lohnkonto getrennt vom laufenden Arbeitslohn ausgewiesen werden. Die separate Ermittlung der Lohnsteuer nach § 39b Abs. 3 EStG setzt diese Trennung voraus. Fehlt sie, besteht bei der Außenprüfung die Gefahr einer Schätzung nach § 162 AO.
Elektronische Führung und DATEV-Export Kompatibel Systeme
§ 41 Abs. 1 S. 7 EStG lässt die elektronische Führung des Lohnkontos ausdrücklich zu. Voraussetzung ist, dass die Daten jederzeit lesbar gemacht, unverzüglich ausgedruckt und der Finanzbehörde auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden können. Dies entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
In der Praxis dominieren für GmbH und UG DATEV-basierte Systeme. Das DATEV Lohn und Gehalt-Programm bildet das Lohnkonto als strukturierten Datensatz ab, der automatisch mit den ELStAM-Abrufen (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) verknüpft wird. Typische Anforderungen an ein rechtskonformes System:
- Revisionssicherheit: keine nachträgliche Veränderung ohne Protokollierung
- Vollständige Indexierung für maschinelle Auswertung (§ 147 Abs. 6 AO)
- Export in standardisierte Formate (IDEA, GDPdU/GoBD-Export)
- Archivierung auf unveränderlichen Datenträgern
- ELStAM-Abrufe automatisch im Lohnkonto dokumentiert
- Jahres-Lohnkonto per Knopfdruck als PDF/XML exportierbar
- Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online für Mandantenzugriff
- Prüfroutinen für Pflichtfelder vor Monatsabschluss
Wer seine Lohnbuchhaltung extern vergeben hat, bleibt als Arbeitgeber dennoch zivilrechtlich und steuerrechtlich verantwortlich. Die Pflicht nach § 41 EStG ist nicht delegierbar – der Steuerberater oder Dienstleister handelt als Erfüllungsgehilfe. Bei Fehlern haftet der Arbeitgeber als Lohnsteuereinbehaltspflichtiger nach § 42d EStG.
Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsregeln
§ 41 Abs. 1 S. 9 EStG schreibt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres vor, für das das Lohnkonto geführt wurde. Das Lohnkonto 2025 ist damit bis zum 31. Dezember 2031 aufzubewahren.
Achtung: Diese Sechsjahresfrist ist die steuerliche Mindestfrist speziell für Lohnkonten. Sie kann durch allgemeinere Aufbewahrungspflichten überlagert werden:
| Norm | Frist | Anwendungsfall |
|---|---|---|
| § 41 Abs. 1 S. 9 EStG | 6 Jahre | Lohnkonto als solches |
| § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO | 10 Jahre | Lohnkonto als Buchungsbeleg (Handels-/Geschäftsbücher) |
| § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO | 6 Jahre | Sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen |
| § 28f SGB IV | 5 Jahre | Entgeltunterlagen (Sozialversicherungsrecht) |
In der Praxis empfiehlt sich für GmbH eine einheitliche Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren, da Lohnkonten regelmäßig Buchungsbelege im Sinne des § 147 AO darstellen und die kürzere EStG-Frist durch die AO-Frist überholt wird. Maßgeblich ist stets das Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte.
Fristverlängerung bei laufenden Verfahren
Läuft zum Zeitpunkt des Fristablaufs eine Außenprüfung, ein Einspruchsverfahren oder ein Klageverfahren, das das betreffende Jahr betrifft, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht bis zum bestandskräftigen Abschluss des Verfahrens (vgl. § 147 Abs. 3 S. 3 AO).
Praxisbeispiel: Lohnkonto einer GmbH
Die Muster Vertriebs-GmbH (Stammkapital 25.000 €, drei Arbeitnehmer) beschäftigt ab 1. März 2025 eine neue Mitarbeiterin (Steuerklasse I, keine Kinder, keine Kirchensteuer). Monatliches Bruttogehalt: 4.200 €. Im Dezember 2025 erhält sie zusätzlich ein Weihnachtsgeld von 2.000 € (sonstiger Bezug).
Das Lohnkonto muss für März bis Dezember 2025 mindestens folgende Einträge enthalten:
| Position | Monatlich (März–Nov) | Dezember (mit WG) |
|---|---|---|
| Laufender Bruttoarbeitslohn | 4.200,00 € | 4.200,00 € |
| Sonstiger Bezug (Weihnachtsgeld) | – | 2.000,00 € |
| LSt auf lfd. Bezüge (ca. SK I, 2025) | ca. 731,00 € | ca. 731,00 € |
| LSt auf sonstigen Bezug (§ 39b Abs. 3 EStG) | – | ca. 400,00 € |
| Solidaritätszuschlag | 0,00 € (Freigrenze) | 0,00 € (Freigrenze) |
| Steuerfreie Bezüge | 0,00 € | 0,00 € |
Das DATEV-System der GmbH dokumentiert automatisch den ELStAM-Abruf vom 28. Februar 2025, der Steuerklasse I ohne Freibetrag bestätigt. Der Dezember-Abschluss weist Weihnachtsgeld und laufenden Lohn in getrennten Zeilen aus – wie von § 4 Abs. 2 Nr. 8 LStDV verlangt. Am Jahresende wird das Lohnkonto als PDF archiviert und gleichzeitig die Lohnsteuerbescheinigung nach § 41b Abs. 1 EStG elektronisch übermittelt.
Buchungssatz Dezember-Lohn (vereinfacht):
Personalaufwand 6.200,00 € an Verbindlichkeiten Löhne 4.069,00 € | Verbindlichkeiten LSt/SolZ 1.131,00 € | SV-Arbeitnehmerbeiträge 1.000,00 €
Typische Fehler bei der Lohnsteuer-Außenprüfung
Die Lohnsteuer-Außenprüfung nach §§ 193 ff. AO ist ein eigenständiges Prüfungsverfahren, das ausschließlich auf Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag fokussiert. Prüfer des Finanzamts haben dabei Zugriff auf alle Lohnkonten. Folgende Fehler führen besonders häufig zu Beanstandungen:
1. Fehlende oder lückenhafte ELStAM-Dokumentation
Arbeitgeber müssen ELStAM vor Beginn des Dienstverhältnisses abrufen und den Abruf im Lohnkonto nachweisen. Fehlt der Zeitstempel des Abrufs, wird oft unterstellt, der Arbeitgeber habe bewusst eine günstigere Steuerklasse angewandt. Folge: Haftungsbescheid nach § 42d EStG.
2. Sachbezüge nicht oder falsch bewertet
Firmenwagen (1-%-Methode oder Fahrtenbuch), Jobtickets, Essenszuschüsse, Personalrabatte: Werden Sachbezüge nicht oder mit falschen Werten im Lohnkonto erfasst, entsteht eine Lohnsteuer-Nachforderung zzgl. Zinsen nach § 233a AO. Besonders fehleranfällig ist die Jahresbegrenzung beim Sachbezugswert für Mahlzeiten (2025: 2,80 € / 5,60 € je Mahlzeit).
3. Keine Trennung von laufenden und sonstigen Bezügen
Wie im Praxisbeispiel beschrieben, ist die Trennung zwingend. Wird Weihnachtsgeld im laufenden Lohn „versteckt“, kann die korrekte LSt-Berechnung nach § 39b Abs. 3 EStG nicht nachvollzogen werden. Der Prüfer schätzt dann häufig zu Ungunsten des Arbeitgebers.
4. Steuerfreie Bezüge ohne Nachweise
§ 3 Nr. 16 EStG (Reisekostenerstattung), § 3 Nr. 26 EStG (Übungsleiterpauschale), § 3 Nr. 34 EStG (Gesundheitsförderung bis 600 € p.a.): Werden Zahlungen als steuerfrei im Lohnkonto geführt, ohne dass die entsprechenden Nachweise (Reisekostenabrechnungen, Tätigkeitsnachweise, Rechnungen) vorliegen, werden sie in voller Höhe dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zugerechnet.
5. Verspätete oder fehlerhafte Lohnsteuerbescheinigung
Die Lohnsteuerbescheinigung nach § 41b EStG muss bis zum 28. Februar des Folgejahres elektronisch übermittelt werden. Stimmt sie nicht mit dem Lohnkonto überein, ist das ein unmittelbares Prüfungsindiz für Lücken in der Aufzeichnung.
Haftungsrisiko Gesellschafter-Geschäftsführer
Bei einer GmbH haftet neben der Gesellschaft auch der Geschäftsführer persönlich nach § 69 AO i. V. m. § 34 AO für nicht oder nicht rechtzeitig abgeführte Lohnsteuer. Fehler im Lohnkonto können daher zu einer persönlichen Haftungsinanspruchnahme des Geschäftsführers führen, die das GmbH-Haftungsprivileg durchbricht.
Compliance-Checkliste für Arbeitgeber
- Lohnkonto für jeden Arbeitnehmer vor dem ersten Lohnzahlungszeitraum eröffnet
- ELStAM vor Beginn des Dienstverhältnisses abgerufen und im System dokumentiert
- Alle Stammdaten nach § 4 Abs. 1 LStDV vollständig erfasst
- Laufende und sonstige Bezüge getrennt ausgewiesen
- Steuerfreie Bezüge mit Rechtsgrundlage und Betrag einzeln eingetragen
- Sachbezugswerte (Firmenwagen, Mahlzeiten, Jobticket) monatlich korrekt bewertet
- Pauschalversteuerungen nach §§ 40, 40a, 40b EStG separat dokumentiert
- Lohnkonto nach Jahresabschluss revisionssicher archiviert (min. 10 Jahre empfohlen)
- Lohnsteuerbescheinigung bis 28. Februar elektronisch übermittelt
- Bei externer Lohnabrechnung: Zugriffsrecht des Finanzamts auf elektronische Daten sichergestellt
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6 Jahre
Mindest-Aufbewahrungsfrist Lohnkonto (§ 41 EStG)
10 Jahre
Empfohlene Aufbewahrung als Buchungsbeleg (§ 147 AO)
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Lohnkonto und wer muss es führen?
Ein Lohnkonto ist die nach § 41 EStG vorgeschriebene Aufzeichnung aller lohnsteuerrelevanten Daten eines Arbeitnehmers je Kalenderjahr. Jeder Arbeitgeber – unabhängig von Rechtsform oder Betriebsgröße – ist zur Führung verpflichtet, auch GmbH und UG mit nur einem Arbeitnehmer.
Welche Angaben muss das Lohnkonto zwingend enthalten?
Nach §§ 4 ff. LStDV müssen Stammdaten (Name, IdNr., Steuerklasse, Freibeträge), laufende Bezüge, sonstige Bezüge, steuerfreie und pauschal versteuerte Leistungen sowie die einbehaltene Lohnsteuer, Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag je Lohnzahlungszeitraum eingetragen sein.
Wie lange muss das Lohnkonto aufbewahrt werden?
§ 41 Abs. 1 S. 9 EStG schreibt sechs Jahre vor. Da Lohnkonten regelmäßig auch Buchungsbelege im Sinne von § 147 AO sind, gilt in der Praxis eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Bei laufenden Steuerverfahren verlängert sich die Frist entsprechend.
Darf das Lohnkonto elektronisch geführt werden?
Ja. § 41 Abs. 1 S. 7 EStG lässt elektronische Führung ausdrücklich zu, sofern die Daten jederzeit lesbar gemacht und auf Verlangen der Finanzbehörde zugänglich sind. DATEV-Systeme erfüllen diese Anforderungen, wenn sie GoBD-konform betrieben werden.
Welche Haftungsrisiken bestehen bei fehlerhaftem Lohnkonto?
Fehlerhafte oder unvollständige Lohnkonten führen bei der Außenprüfung zur Schätzung nach § 162 AO und zu Lohnsteuernachforderungen. Der Geschäftsführer einer GmbH haftet nach §§ 69, 34 AO persönlich für nicht abgeführte Lohnsteuer – das GmbH-Haftungsprivileg greift insoweit nicht.
Was ist der Unterschied zwischen Lohnkonto und Lohnsteuerbescheinigung?
Das Lohnkonto ist die laufende, interne Aufzeichnung des Arbeitgebers über das gesamte Kalenderjahr. Die Lohnsteuerbescheinigung nach § 41b EStG ist die daraus abgeleitete, bis zum 28. Februar des Folgejahres elektronisch ans Finanzamt zu übermittelnde Jahresbescheinigung für den Arbeitnehmer.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
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