Gehaltsabrechnung verstehen GmbH 2026: Leitfaden
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die Gehaltsabrechnung in der GmbH ist weit mehr als eine monatliche Routine – sie bildet die rechtliche und steuerliche Grundlage für die korrekte Vergütung von Arbeitnehmern und Geschäftsführern. Fehler führen schnell zu Haftungsrisiken, Nachzahlungen oder Bußgeldern durch Finanzverwaltung und Sozialversicherungsträger. Wer zunächst Aufbau und Prüfung einer Abrechnung grundlegend nachvollziehen möchte, findet dafür eine solide Basis – bevor dieser Leitfaden alle GmbH-spezifischen Bestandteile, Berechnungsmethoden, Sonderfälle und digitalen Lösungen erklärt, damit Sie Gehaltsabrechnungen rechtssicher verstehen und umsetzen können.
Kurzantwort
Die Gehaltsabrechnung in der GmbH dokumentiert Bruttolohn, Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge und Auszahlungsbetrag für Arbeitnehmer und Geschäftsführer. Sie ist gesetzlich nach § 108 GewO vorgeschrieben und bildet die Grundlage für Lohnsteuer-Anmeldungen nach § 41a EStG sowie Sozialversicherungsmeldungen. Eine ordnungsgemäße Abrechnung muss alle Pflichtangaben enthalten und zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO).
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Gehaltsabrechnung in der GmbH?
- Bestandteile einer ordnungsgemäßen Gehaltsabrechnung
- Lohnsteuer und Sozialversicherung korrekt berechnen
- Geschäftsführer-Vergütung korrekt abrechnen
- Häufige Fehler und Haftungsrisiken
- Digitale Tools und Softwarelösungen
- Aufbewahrungspflichten und Dokumentation
- Gehaltsabrechnung in Sonderfällen
Was ist eine Gehaltsabrechnung in der GmbH und welche rechtliche Bedeutung hat sie?
Die Gehaltsabrechnung ist ein rechtlich verbindliches Dokument, das sämtliche Bestandteile der Vergütung sowie die gesetzlichen Abzüge transparent darstellt. In der GmbH hat sie eine besondere Bedeutung, weil der Geschäftsführer sowohl Arbeitgeber gegenüber Mitarbeitern als auch häufig selbst Empfänger einer Geschäftsführervergütung ist. Nach § 108 Abs. 3 Gewerbeordnung (GewO) besteht eine gesetzliche Pflicht zur schriftlichen oder elektronischen Erteilung einer Gehaltsabrechnung.
Die Gehaltsabrechnung erfüllt mehrere Funktionen gleichzeitig: Sie ist Nachweis für geleistete Zahlungen, Grundlage für die Lohnsteuer-Anmeldung beim Finanzamt, Basis für Sozialversicherungsmeldungen und wichtiges Dokument für die Buchführung nach § 238 HGB. Fehlerhafte oder fehlende Abrechnungen können zu erheblichen Haftungsrisiken führen — sowohl steuerlich als auch sozialversicherungsrechtlich.
Rechtliche Grundlagen
Die Pflicht zur Gehaltsabrechnung ergibt sich aus § 108 GewO. Zusätzlich sind die Regelungen des Einkommensteuergesetzes (EStG), der Sozialversicherungsgesetze (SGB III, IV, V, VI, VII, XI) sowie die Aufzeichnungspflichten nach § 41 Abs. 1 EStG zu beachten. Bei der GmbH kommen die handelsrechtlichen Dokumentationspflichten nach § 238 ff. HGB hinzu.
Für Geschäftsführer ist die korrekte Behandlung der eigenen Vergütung besonders wichtig: Die Gehaltsabrechnung dokumentiert, ob die Geschäftsführervergütung angemessen ist — ein zentraler Prüfpunkt bei Betriebsprüfungen. Unangemessen hohe Gehälter können als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) qualifiziert werden und zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen.
Welche Bestandteile muss eine ordnungsgemäße Gehaltsabrechnung enthalten?
Eine vollständige Gehaltsabrechnung besteht aus mehreren Pflichtangaben, die sowohl aus arbeitsrechtlicher als auch aus steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Sicht erforderlich sind. Die Struktur gliedert sich in Bruttovergütung, gesetzliche Abzüge, weitere Abzüge und Nettovergütung.
Pflichtangaben im Abrechnungskopf
- Name und Anschrift des Arbeitgebers (GmbH mit vollständiger Firmenbezeichnung)
- Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers bzw. Geschäftsführers
- Sozialversicherungsnummer und Steuer-Identifikationsnummer
- Steuerklasse, Kinderfreibeträge und ggf. Kirchensteuer-Merkmal
- Abrechnungszeitraum (Monat/Jahr) und Auszahlungsdatum
- Eintrittsdatum und ggf. Austrittsdatum bei Beendigung
Bruttovergütung und Bezüge
Die Bruttovergütung setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen, die jeweils einzeln auszuweisen sind: Grundgehalt, Überstundenvergütung, Zulagen (z.B. Schicht-, Sonn- und Feiertagszuschläge), variable Vergütungsbestandteile (Boni, Provisionen), Sachbezüge (Firmenwagen, Jobticket etc.) mit ihrem steuerlichen Ansatz, sowie Zuschüsse (z.B. vermögenswirksame Leistungen).
Gesetzliche Abzüge
| Abzug | Rechtsgrundlage | Ausweis in Abrechnung |
|---|---|---|
| Lohnsteuer | § 38 ff. EStG | Betrag und Bemessungsgrundlage |
| Solidaritätszuschlag | § 3 SolZG | 5,5 % der Lohnsteuer (sofern Freigrenze überschritten) |
| Kirchensteuer | Landesgesetze | 8 % oder 9 % der Lohnsteuer (je nach Bundesland) |
| Rentenversicherung | § 172 SGB VI | Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil, jeweils 9,3 % (2026) |
| Arbeitslosenversicherung | § 341 SGB III | Jeweils 1,3 % (2026) |
| Krankenversicherung | § 241 SGB V | Beitragssatz ca. 7,3 % + kassenindividueller Zusatzbeitrag |
| Pflegeversicherung | § 55 SGB XI | Ca. 1,7 % bzw. 2,0 % (kinderlose Arbeitnehmer ab 23 Jahren) |
Vorsicht bei Geschäftsführer-Vergütung
Gesellschafter-Geschäftsführer mit Mehrheitsbeteiligung (>50 %) sind sozialversicherungsfrei. Hier entfallen die Sozialversicherungsbeiträge vollständig. Bei Minderheitsgesellschaftern ist die Abgrenzung komplex und hängt von der konkreten Vertragsgestaltung und den Weisungsbefugnissen ab. Eine fehlerhafte Einstufung kann zu erheblichen Nachforderungen der Sozialversicherungsträger führen.
Die Nettovergütung ergibt sich aus der Bruttovergütung abzüglich aller gesetzlichen und vereinbarten Abzüge. Sie ist der Betrag, der tatsächlich zur Auszahlung kommt. Zusätzlich ist der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung auszuweisen, um die Gesamtlastkosten transparent zu machen — dies ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber für das Verständnis der tatsächlichen Personalkosten in der GmbH unverzichtbar.
Wie werden Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet?
Die korrekte Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen ist eine der anspruchsvollsten Aufgaben in der Lohnbuchhaltung. Fehler führen unmittelbar zu Haftungsrisiken gegenüber dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern — und zwar unabhängig davon, ob die GmbH die Berechnung selbst vornimmt oder einen Dienstleister beauftragt.
Berechnung der Lohnsteuer nach EStG
Die Lohnsteuer wird nach § 39b EStG auf Basis der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) berechnet, die beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) hinterlegt sind. Die Berechnungsgrundlage ist das zu versteuernde Brutto, das sich aus dem Bruttolohn abzüglich steuerfreier Bezüge (z.B. Sonn- und Feiertagszuschläge nach § 3b EStG, steuerfreie Zuschüsse) ergibt. Die Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal und Freibeträge werden automatisch aus ELStAM übernommen.
Für 2026 gelten die aktuellen Steuertarife nach § 32a EStG. Der Grundfreibetrag liegt bei 11.784 Euro (Stand 2026). Die Lohnsteuer wird progressiv berechnet, der Spitzensteuersatz von 42 % greift ab einem zu versteuernden Einkommen von 66.761 Euro (Reichensteuer 45 % ab 277.826 Euro). Der Solidaritätszuschlag von 5,5 % auf die Lohnsteuer fällt für die meisten Arbeitnehmer aufgrund der Freigrenze (16.956 Euro Lohnsteuer bei Einzelveranlagung) nicht mehr an.
Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge
Die Sozialversicherungsbeiträge werden bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze erhoben. Für 2026 gelten folgende Grenzen: Kranken- und Pflegeversicherung bundesweit 66.150 Euro jährlich (5.512,50 Euro monatlich), Renten- und Arbeitslosenversicherung in den alten Bundesländern 96.000 Euro jährlich (8.000 Euro monatlich) und in den neuen Bundesländern 92.400 Euro jährlich (7.700 Euro monatlich).
18,6 %
Rentenversicherung gesamt (AN + AG)
2,6 %
Arbeitslosenversicherung gesamt
~16 %
Krankenversicherung inkl. Zusatzbeitrag
~3,4 %
Pflegeversicherung (kinderlos)
Die Beiträge werden grundsätzlich hälftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt. Ausnahmen: Der kassenindividuelle Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung wird seit 2019 paritätisch geteilt. Der Kinderlosenzuschlag zur Pflegeversicherung (0,6 Prozentpunkte) trägt allein der Arbeitnehmer, sofern er das 23. Lebensjahr vollendet hat und kinderlos ist.
„Die häufigsten Fehler in der Gehaltsabrechnung entstehen bei der Anwendung der Beitragsbemessungsgrenzen und bei der Unterscheidung zwischen sozialversicherungspflichtig und -frei beschäftigten Geschäftsführern. Hier empfiehlt sich eine fachliche Prüfung durch den Steuerberater, um Nachforderungen zu vermeiden.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Besonderheiten bei geringfügiger Beschäftigung
Bei Minijobs (bis 556 Euro monatlich in 2026) gelten Sonderregelungen: Die Pauschalbeiträge zur Krankenversicherung (13 %) und Rentenversicherung (15 %) trägt der Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer kann sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen oder den Differenzbetrag zum vollen Beitragssatz selbst tragen, um Pflichtversicherungszeiten zu erwerben. Die Lohnsteuer kann mit 2 % pauschal versteuert werden.
Wie wird die Geschäftsführer-Vergütung in der GmbH korrekt abgerechnet?
Die Abrechnung der Geschäftsführer-Vergütung unterscheidet sich grundlegend von der Abrechnung normaler Arbeitnehmer. Entscheidend ist die gesellschaftsrechtliche Stellung: Ein Fremdgeschäftsführer ohne Beteiligung ist sozialversicherungspflichtig, ein beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer (Beteiligung >50 %) ist sozialversicherungsfrei. Bei Minderheitsgesellschaftern ist die Statusbeurteilung komplex und erfordert eine Einzelfallprüfung.
Beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer
Ein Gesellschafter-Geschäftsführer mit mehr als 50 % der Anteile gilt arbeitsrechtlich nicht als Arbeitnehmer, sondern als Organ der GmbH. Konsequenz: Es besteht keine Sozialversicherungspflicht in Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung. Die Vergütung unterliegt ausschließlich der Lohnsteuer nach § 19 Abs. 1 Nr. 1 EStG.
- Die Gehaltsabrechnung weist nur Bruttovergütung, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer aus
- Der Geschäftsführer muss sich selbst um Krankenversicherung (privat oder freiwillig gesetzlich) und Altersvorsorge kümmern
- Die Vergütung muss gesellschaftsrechtlich wirksam vereinbart sein (Gesellschafterbeschluss mit Zustimmung der Mehrheit oder aller Gesellschafter je nach Satzung)
- Eine nachträgliche Erhöhung ohne ordnungsgemäßen Beschluss kann zur verdeckten Gewinnausschüttung führen
Fremdgeschäftsführer und Minderheitsgesellschafter
Ein Fremdgeschäftsführer ohne Beteiligung ist grundsätzlich sozialversicherungspflichtig wie ein normaler Angestellter. Die Abrechnung erfolgt mit allen Sozialversicherungsbeiträgen. Bei Minderheitsgesellschaftern (Beteiligung ≤50 %) kommt es auf die tatsächliche Weisungsabhängigkeit an: Kann der Geschäftsführer durch die Mehrheitsgesellschafter überstimmt und abberufen werden, liegt Sozialversicherungspflicht vor. Verfügt er über eine Sperrminorität oder faktische Weisungsfreiheit, kann Versicherungsfreiheit bestehen.
Statusfeststellungsverfahren empfohlen
Bei Minderheitsgesellschaftern sollte unbedingt ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund beantragt werden. Die Einschätzung ist verbindlich und schafft Rechtssicherheit. Eine nachträgliche Korrektur durch die Sozialversicherungsträger kann zu erheblichen Nachforderungen inkl. Säumniszuschlägen führen.
Angemessenheit der Geschäftsführervergütung
Die Geschäftsführervergütung muss nach § 8 Abs. 3 KStG angemessen sein. Maßstab ist der Fremdvergleich: Was würde ein fremder Dritter für eine vergleichbare Tätigkeit verlangen? Unangemessen hohe Vergütungen können steuerlich als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) behandelt werden. Die Folge: Die Vergütung wird nicht als Betriebsausgabe anerkannt, die GmbH zahlt hierauf Körperschaftsteuer (15 % zzgl. Solidaritätszuschlag), und beim Gesellschafter wird zusätzlich Kapitalertragsteuer (25 % zzgl. Solidaritätszuschlag) fällig.
-
Vergütung durch wirksamen Gesellschafterbeschluss vereinbart
-
Fremdvergleich dokumentiert (z.B. Gehaltsstudien, Vergleichsdaten)
-
Klare Regelung zu Gehaltsbestandteilen (Fixum, Tantiemen, Sachbezüge)
-
Anpassungen zeitnah protokolliert, nicht rückwirkend
-
Sozialversicherungsstatus korrekt beurteilt (ggf. Statusfeststellungsverfahren)
-
Lohnsteuerabzug ordnungsgemäß vorgenommen und angemeldet
Welche häufigen Fehler in der Gehaltsabrechnung führen zu Haftungsrisiken?
Fehler in der Gehaltsabrechnung ziehen erhebliche Konsequenzen nach sich — und zwar sowohl für die GmbH als juristische Person als auch persönlich für den Geschäftsführer. Nach § 69 AO haftet die GmbH für nicht oder zu niedrig abgeführte Lohnsteuer. Nach § 34 Abs. 1 SGB IV haftet die GmbH für Sozialversicherungsbeiträge. Besonders kritisch: Der Geschäftsführer haftet nach § 69 AO und § 34 Abs. 3 SGB IV persönlich, wenn er seine Pflichten vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt.
Die häufigsten Fehlerquellen
Fehlerhafte Statusbeurteilung
- Gesellschafter-Geschäftsführer fälschlich als sozialversicherungspflichtig behandelt
- Freie Mitarbeiter, die tatsächlich abhängig beschäftigt sind (Scheinselbstständigkeit)
- Familienangehörige ohne klare vertragliche Grundlage
Fehlerhafte Berechnung von Sachbezügen
- Firmenwagen: 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch nicht korrekt angewendet
- Steuerfreie Zuschüsse (§ 3 Nr. 13, 15, 33 EStG) überschritten
- Sachbezüge nicht in Lohnsteuer-Anmeldung aufgenommen
Verdeckte Gewinnausschüttung (vGA)
Eine vGA liegt vor, wenn die GmbH ihrem Gesellschafter einen Vermögensvorteil zuwendet, den sie einem Fremden nicht gewähren würde (§ 8 Abs. 3 KStG). Typische Auslöser sind unangemessen hohe Geschäftsführergehälter, nachträgliche Gehaltszahlungen ohne Beschluss, nicht fremdübliche Darlehen oder überhöhte Mietzahlungen an den Gesellschafter. Die steuerlichen Folgen sind gravierend: Doppelbesteuerung (Körperschaftsteuer auf Ebene der GmbH, Abgeltungsteuer auf Ebene des Gesellschafters) sowie Säumniszuschläge und ggf. Hinterziehungszinsen.
„Viele Mandanten unterschätzen das Haftungsrisiko bei fehlerhafter Lohnsteuer. Der Geschäftsführer haftet persönlich — auch mit seinem Privatvermögen — wenn die GmbH nicht mehr leistungsfähig ist. Deshalb sollte die Lohnbuchhaltung entweder intern von qualifizierten Fachkräften oder extern durch Steuerberater erfolgen.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Nicht fristgerechte Meldungen und Zahlungen
Die Lohnsteuer-Anmeldung muss nach § 41a EStG grundsätzlich bis zum 10. des Folgemonats elektronisch beim Finanzamt eingereicht und die Steuer zeitgleich überwiesen werden. Die Sozialversicherungsbeiträge sind nach § 23 SGB IV bis zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats an die Krankenkassen zu zahlen. Verspätete Zahlungen führen automatisch zu Säumniszuschlägen (1 % pro Monat nach § 24 SGB IV) und können im Wiederholungsfall als Steuerhinterziehung oder Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen strafrechtlich relevant werden.
| Fehlertyp | Rechtsfolge | Haftung |
|---|---|---|
| Lohnsteuer nicht abgeführt | Nachforderung zzgl. 6 % Zinsen p.a. nach § 233a AO | GmbH und Geschäftsführer persönlich (§ 69 AO) |
| Sozialversicherung nicht abgeführt | Nachforderung zzgl. Säumniszuschläge (1 % / Monat) | GmbH und Geschäftsführer persönlich (§ 34 SGB IV) |
| Fehlerhafte Statusbeurteilung | Nachforderung für gesamten Zeitraum (bis 4 Jahre) | GmbH, ggf. Geschäftsführer bei Verschulden |
| Verdeckte Gewinnausschüttung | Doppelbesteuerung (KSt + AbgSt) zzgl. Zinsen | Steuerliche Mehrbelastung GmbH und Gesellschafter |
Welche digitalen Tools und Softwarelösungen gibt es für die Gehaltsabrechnung?
Die Gehaltsabrechnung kann grundsätzlich auf drei Wegen erfolgen: mit spezialisierter Lohnbuchhaltungssoftware intern, durch externe Dienstleister (Lohnbüros, Steuerberater) oder durch eine Kombination beider Ansätze. Die Wahl hängt von der Unternehmensgröße, der Anzahl der Mitarbeiter und der internen Fachkompetenz ab.
Software für die interne Abrechnung
Moderne Lohnabrechnungssoftware bietet umfassende Funktionen: automatische Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherung, elektronische Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldungen (ELSTER), Erstellung von Sozialversicherungsmeldungen (DEÜV), Integration mit DATEV-Schnittstellen für die Buchhaltung sowie Archivierung und GoBD-konforme Aufbewahrung. Bekannte Lösungen sind DATEV Lohn und Gehalt, Lexware lohn+gehalt, Sage HR Suite und spezialisierte Cloud-Lösungen wie Personio oder Haufe Umantis.
Voraussetzung für die interne Abrechnung ist qualifiziertes Personal mit aktuellem Fachwissen zu Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Die Software muss laufend aktualisiert werden, um Gesetzesänderungen, neue Beitragssätze und Beitragsbemessungsgrenzen abzubilden. Die Investition in Software (ab ca. 30 Euro/Monat bis mehrere hundert Euro je nach Mitarbeiterzahl) und in Personalkosten lohnt sich meist erst ab 10-15 Mitarbeitern.
Outsourcing an Steuerberater oder Lohnbüro
Viele GmbHs lagern die Lohnbuchhaltung an spezialisierte Dienstleister aus. Vorteile: Fachliche Sicherheit, Haftungsübernahme durch den Dienstleister (bei entsprechender Beauftragung), keine eigenen Softwarekosten und kein Schulungsaufwand. Steuerberater übernehmen typischerweise nicht nur die Abrechnung, sondern auch die Beratung zu komplexen Fragen wie Statusbeurteilung, Angemessenheit der Geschäftsführervergütung oder Gestaltung von Vergütungsmodellen.
OnlineBilanz für GmbH-Geschäftsführer
Wer als Geschäftsführer einer GmbH nicht nur die Gehaltsabrechnung, sondern auch den Jahresabschluss und die Steuererklärungen professionell und zu transparenten Festpreisen erledigen lassen möchte, findet auf OnlineBilanz.de digitale Steuerberater-Leistungen. Unsere zugelassenen Steuerberater übernehmen die vollständige fachliche Verantwortung — von der laufenden Lohnbuchhaltung bis zur bilanziellen Prüfung.
Schnittstellen und Datenfluss
Unabhängig von der gewählten Lösung ist die nahtlose Integration entscheidend: Die Lohndaten müssen in die Finanzbuchhaltung übernommen werden (typischerweise als Buchungsstapel über DATEV-Schnittstelle), die Lohnsteuer-Anmeldungen werden über ELSTER an das Finanzamt übermittelt, die Sozialversicherungsmeldungen über das SV-Meldeportal an die Krankenkassen. Der Datenaustausch muss GoBD-konform dokumentiert und archiviert werden.
Interne Software
- Ab ~10 Mitarbeitern wirtschaftlich
- Software ab 30 €/Monat
- Qualifiziertes Personal zwingend
Steuerberater
- Kosten ab ~25 € pro Abrechnung
- Beratung inklusive
- Empfohlen für GmbH mit Gesellschafter-GF
Lohnbüro
- Kosten ab ~15 € pro Abrechnung
- Reine Abwicklung
- Steuerberatung separat erforderlich
Welche Aufbewahrungspflichten gelten für Gehaltsabrechnungen und Lohnunterlagen?
Gehaltsabrechnungen und die zugehörigen Lohnunterlagen unterliegen umfassenden Aufbewahrungspflichten aus Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Handelsrecht. Verstöße können zu Bußgeldern führen und im Rahmen von Betriebsprüfungen erhebliche Nachteile nach sich ziehen, weil die Beweislast bei fehlenden Unterlagen beim Steuerpflichtigen liegt.
Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen
Nach § 147 Abs. 1 AO müssen Lohnunterlagen grundsätzlich 6 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde. Konkret bedeutet das: Eine Gehaltsabrechnung aus Januar 2026 muss bis Ende 2032 aufbewahrt werden. Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören Lohnabrechnungen, Lohnkonten nach § 41 EStG, Lohnsteuer-Anmeldungen, Bescheinigungen über Lohnsteuerabzug, Meldungen zur Sozialversicherung sowie sämtliche Belege und Nachweise (Arbeitsverträge, Stundenzettel, Reisekostenabrechnungen).
Handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen
Nach § 257 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, zu denen auch Lohnabrechnungen zählen, 10 Jahre. Da die GmbH als Kapitalgesellschaft buchführungspflichtig ist (§ 238 HGB), gilt diese längere Frist. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde. Für die Praxis bedeutet das: Im Zweifel gilt stets die 10-Jahres-Frist.
| Dokument | Rechtsgrundlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|
| Gehaltsabrechnungen | § 257 HGB, § 147 AO | 10 Jahre |
| Lohnkonten (§ 41 EStG) | § 147 AO | 6 Jahre |
| Lohnsteuer-Anmeldungen | § 147 AO | 6 Jahre |
| Arbeitsverträge | § 257 HGB | 10 Jahre (während Vertragslaufzeit + danach) |
| Sozialversicherungsnachweise | § 28f SGB IV | Bis zur Prüfung durch RV-Träger + 5 Jahre |
| Zeiterfassungsunterlagen | § 147 AO | 6 Jahre |
GoBD-konforme elektronische Aufbewahrung
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verlangen, dass elektronisch erstellte Dokumente auch elektronisch aufbewahrt werden. Lohnabrechnungen dürfen nicht nur ausgedruckt abgelegt werden — die digitalen Originale müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet: unveränderbar, jederzeit verfügbar, maschinell auswertbar und mit Verfahrensdokumentation.
Vorsicht bei Softwarewechsel und Unternehmensverkauf
Bei einem Wechsel der Lohnsoftware oder bei Unternehmensverkauf muss sichergestellt werden, dass alle historischen Daten weiterhin lesbar und auswertbar bleiben. Eine bloße Datenübernahme reicht nicht — die Originaldaten müssen im ursprünglichen Format oder in einem standardisierten Exportformat (z.B. DATEV-Format) archiviert werden. Geschäftsführer haften persönlich, wenn bei einer Betriebsprüfung Unterlagen nicht vorgelegt werden können.
Zugriff und Auskunftsrechte
Der Arbeitnehmer hat nach § 108 Abs. 3 GewO ein jederzeitiges Auskunftsrecht über seine Gehaltsabrechnung. Die GmbH muss jederzeit in der Lage sein, Abrechnungen erneut auszustellen oder einzusehen. Bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt (Lohnsteueraußenprüfung nach § 193 AO) oder die Rentenversicherungsträger (§ 28p SGB IV) müssen alle Unterlagen vollständig und unmittelbar vorgelegt werden können. Eine mangelhafte Dokumentation führt zur Schätzung durch die Prüfer — regelmäßig zu Ungunsten des Steuerpflichtigen.
-
Gehaltsabrechnungen 10 Jahre revisionssicher archivieren (§ 257 HGB)
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Lohnkonten und Anmeldungen elektronisch und GoBD-konform aufbewahren
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Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen, Beschlüsse zu Geschäftsführervergütung komplett dokumentieren
-
Sozialversicherungsnachweise bis zur nächsten Betriebsprüfung + 5 Jahre aufbewahren
-
Verfahrensdokumentation für Lohnsoftware und Datenfluss erstellen
-
Bei Softwarewechsel Datenexport in lesbarem Format sicherstellen
Was ist bei der Gehaltsabrechnung in Sonderfällen wie Kündigung, Elternzeit oder Krankheit zu beachten?
In Sondersituationen gelten besondere Regelungen für die Gehaltsabrechnung, die sowohl arbeitsrechtlich als auch steuer- und sozialversicherungsrechtlich zu beachten sind. Fehler in diesen Fällen führen häufig zu Rechtsstreitigkeiten und Nachforderungen.
Schlussabrechnung bei Kündigung
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist eine Schlussabrechnung zu erstellen, die sämtliche offenen Ansprüche abschließend regelt. Dazu gehören: Gehalt bis zum letzten Arbeitstag (anteilig), nicht genommener Resturlaub (Urlaubsabgeltung), ggf. Überstunden, anteiliges 13. Monatsgehalt oder Weihnachtsgeld (sofern keine Rückzahlungsklausel greift), sowie Auszahlung von Guthaben aus vermögenswirksamen Leistungen oder Direktversicherungen.
Steuerlich gilt: Die Urlaubsabgeltung ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Abfindungen sind nach § 24 Nr. 1 EStG steuerpflichtig, können aber unter bestimmten Voraussetzungen ermäßigt nach der Fünftelregelung besteuert werden (§ 34 EStG). Sozialversicherungsrechtlich sind Abfindungen beitragsfrei, wenn das Arbeitsverhältnis tatsächlich beendet ist.
Elternzeit und Elterngeld
Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis. Es besteht grundsätzlich kein Gehalt, es sei denn, der Arbeitnehmer arbeitet in Teilzeit (bis zu 32 Wochenstunden während der Elternzeit sind zulässig). Das Elterngeld ist steuerfrei nach § 3 Nr. 67 EStG, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt nach § 32b EStG — es erhöht also den Steuersatz auf das übrige zu versteuernde Einkommen. In der Gehaltsabrechnung ist die Elternzeit zu dokumentieren; Sozialversicherungsbeiträge entfallen für die Zeit ohne Gehaltszahlung.
Krankheit und Entgeltfortzahlung
Nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) hat der Arbeitnehmer bei Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit Anspruch auf Entgeltfortzahlung für 6 Wochen (42 Kalendertage). Die Entgeltfortzahlung ist steuer- und sozialversicherungspflichtig wie reguläres Gehalt. Ab der 7. Woche zahlt die Krankenkasse Krankengeld (70 % des Bruttoarbeitsentgelts, maximal 90 % des Nettoarbeitsentgelts). Das Krankengeld ist steuerfrei, unterliegt aber ebenfalls dem Progressionsvorbehalt.
Bei länger andauernder Krankheit kann der Arbeitgeber eine Erstattung der Entgeltfortzahlungskosten von der Krankenkasse erhalten (Umlageverfahren U1 nach § 1 Aufwendungsausgleichsgesetz). Die Abrechnung erfolgt über die zuständige Krankenkasse.
Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld
Bei Kurzarbeit reduziert sich die Arbeitszeit und damit das Arbeitsentgelt. Die Differenz wird teilweise durch Kurzarbeitergeld (KUG) der Bundesagentur für Arbeit ausgeglichen. Der Arbeitgeber zahlt zunächst das reduzierte Gehalt und das KUG aus, die Agentur für Arbeit erstattet das KUG auf Antrag. Das Kurzarbeitergeld beträgt 60 % (ohne Kinder) bzw. 67 % (mit Kindern) des pauschalierten Nettoentgeltausfalls. Es ist steuerfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt.
„Sonderfälle in der Lohnabrechnung sind fehleranfällig. Besonders bei Abfindungen und der Anwendung der Fünftelregelung sehen wir häufig Optimierungspotenzial. Eine Beratung durch den Steuerberater vor Auszahlung kann erhebliche Steuervorteile bringen.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Minijob neben Hauptbeschäftigung
Übt ein Arbeitnehmer neben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung einen Minijob aus, ist dieser nicht mehr pauschal versicherbar. Der Minijob wird mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet, und es fallen die regulären Sozialversicherungsbeiträge an. Lohnsteuerlich kann der Minijob nach Steuerklasse VI abgerechnet werden. Wichtig: Der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber über weitere Beschäftigungen informieren.
Checkliste Schlussabrechnung
- Gehalt bis letzter Arbeitstag (anteilig)
- Resturlaub abgelten (sofern nicht genommen)
- Überstunden auszahlen oder abgelten
- Sonderzahlungen (13. Gehalt) prüfen
- Abfindung ggf. nach Fünftelregelung versteuern
- Arbeitsbescheinigung für Arbeitsagentur ausstellen
Checkliste Elternzeit
- Elternzeit im Lohnsystem dokumentieren
- Teilzeitarbeit während Elternzeit abrechnen
- Elterngeld progressionswirksam erfassen
- Krankenversicherung während Elternzeit klären
- Urlaubsansprüche anteilig berechnen
- Rückkehr aus Elternzeit planen und dokumentieren
Häufig gestellte Fragen
Kann eine GmbH die Gehaltsabrechnung selbst erstellen oder braucht man einen Steuerberater?
Grundsätzlich kann eine GmbH die Lohnbuchhaltung selbst führen oder an einen Steuerberater bzw. externen Dienstleister übergeben. Rechtlich ist keine Pflicht zur Beauftragung eines Steuerberaters vorgeschrieben. Allerdings ist die korrekte Berechnung von Lohnsteuer, Sozialversicherung und die Einhaltung aller Meldefristen komplex – Fehler führen zu Haftungsrisiken. Viele GmbHs nutzen daher Steuerberater oder spezialisierte Lohnabrechnungsbüros, um Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Wie oft muss eine Gehaltsabrechnung erstellt werden?
Die Gehaltsabrechnung muss nach § 108 GewO spätestens bei jeder Gehaltszahlung – in der Regel monatlich – ausgestellt werden. Bei unterjährigen Änderungen (z. B. Gehaltserhöhung, Steuerklassenwechsel, Einmalzahlungen wie Boni) ist jeweils eine aktualisierte Abrechnung zu erstellen. Auch bei Austritt, Kündigung oder Elternzeit ist eine Abschlussabrechnung erforderlich.
Was passiert, wenn die Lohnsteuer falsch berechnet und abgeführt wurde?
Wird zu wenig Lohnsteuer abgeführt, haftet der Arbeitgeber nach § 42d EStG für die Nachzahlung – auch wenn der Fehler beim Arbeitnehmer oder einem Dienstleister lag. Das Finanzamt kann Säumniszuschläge und Zinsen erheben. Wurde zu viel Lohnsteuer einbehalten, kann der Arbeitgeber eine Korrektur über eine Lohnsteuer-Anmeldung vornehmen oder der Arbeitnehmer die Erstattung über die Einkommensteuererklärung geltend machen.
Müssen Minijobber ebenfalls eine Gehaltsabrechnung erhalten?
Ja. Auch geringfügig Beschäftigte (Minijobber bis 538 Euro monatlich, Stand 2026) haben nach § 108 GewO Anspruch auf eine schriftliche Gehaltsabrechnung. Die Abrechnung weist Bruttolohn, pauschalierte Abgaben (z. B. 2 % Pauschalsteuer, Pauschalbeiträge zur Renten- und Krankenversicherung) sowie den Auszahlungsbetrag aus. Die Meldung erfolgt über die Minijob-Zentrale.
Kann ein Arbeitnehmer die Richtigkeit seiner Gehaltsabrechnung selbst überprüfen?
Ja. Arbeitnehmer sollten regelmäßig Steuerklasse, Freibeträge (z. B. aus der ELStAM-Datenbank), Sozialversicherungsbeiträge (aktuelle Beitragssätze 2026) und Auszahlungsbetrag kontrollieren. Hilfreich sind Online-Brutto-Netto-Rechner oder der Vergleich mit der Lohnsteuertabelle des Bundesfinanzministeriums. Bei Unstimmigkeiten sollte zeitnah der Arbeitgeber oder die Lohnabrechnungsstelle kontaktiert werden.
Welche Fristen gelten für die Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen?
Die Lohnsteuer ist nach § 41a EStG grundsätzlich bis zum 10. des Folgemonats per Lohnsteuer-Anmeldung ans Finanzamt zu melden und abzuführen. Sozialversicherungsbeiträge sind nach § 23 SGB IV zur Zahlung an die Krankenkasse (als Einzugsstelle) bis zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig. Versäumnisse führen zu Säumniszuschlägen und können als Ordnungswidrigkeit oder Straftat (Vorenthalten von Arbeitsentgelt nach § 266a StGB) geahndet werden.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 108 GewO – Gewerbeordnung (Abrechnung des Arbeitsentgelts), § 41a EStG – Einkommensteuergesetz (Lohnsteuer-Anmeldung), § 147 AO – Abgabenordnung (Aufbewahrung von Unterlagen), § 23 SGB IV – Sozialgesetzbuch (Fälligkeit Sozialversicherungsbeiträge). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
