Gastronomie Buchhaltung selber machen 2026: Grenzen & Pflichten
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Viele Gastronomen möchten ihre Buchhaltung selbst erledigen, um Kosten zu sparen und die Kontrolle über ihre Zahlen zu behalten. Dabei ist es wichtig, die Besonderheiten der Buchhaltung in der Gastronomie zu kennen, da diese Branche spezifische Anforderungen mit sich bringt. Zudem stellt sich die Frage, ob und inwieweit sich die Buchhaltung für Gastronomie kostenlos umsetzen lässt. Entscheidend ist dabei unter anderem, ob Sie als Einzelkaufmann unter die Bilanzpflicht Einzelkaufmann fallen oder eine einfachere Gewinnermittlung ausreicht. Dieser Artikel zeigt, welche Aufgaben Sie in der Gastronomie rechtlich zulässig selbst übernehmen können und worauf Sie dabei achten müssen.
Kurzantwort
In der Gastronomie können Sie vorbereitende Buchhaltungsaufgaben wie Kassenführung, Belegerfassung und Kontierung selbst übernehmen. Den Jahresabschluss nach § 242 HGB und die Offenlegung beim Unternehmensregister nach § 325 HGB müssen jedoch Fachkundige erstellen, da das Finanzamt hohe Anforderungen stellt und Fehler zu Ordnungsgeldern bis 25.000 Euro führen können.
Inhaltsverzeichnis
Überblick: Was ist in der Gastronomie Buchhaltung möglich?
Die Buchhaltung im Gastgewerbe ist komplex, aber nicht vollständig unzugänglich. Viele vorbereitende Aufgaben können Sie als Gastronom selbst übernehmen, ohne buchhalterische Ausbildung zu haben.
Die Grenzen liegen dort, wo gesetzliche Pflichten beginnen: Der Jahresabschluss nach § 242 HGB sowie die Offenlegung nach § 325 HGB erfordern Fachkenntnisse. Fehler können zu Ordnungsgeldern nach § 335 HGB von 500 bis 25.000 Euro führen.
60-70%
der Buchhaltungsarbeit können Sie vorbereiten
§ 238 HGB
regelt Buchführungspflicht
12 Monate
Offenlegungsfrist nach § 325 HGB
Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen vorbereitenden Tätigkeiten (Belege sammeln, Kasse führen, Konten zuordnen) und abschlusspflichtigen Arbeiten (Jahresabschluss, Steuererklärungen, Offenlegung).
Hinweis
Für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) gilt: Der Jahresabschluss muss nach § 325 HGB beim Unternehmensregister offengelegt werden. Seit dem DiRUG vom 01.08.2022 ist der Bundesanzeiger nicht mehr zuständig.
Warum Gastronomen ihre Buchhaltung selbst machen möchten
Die Motivation, die Buchhaltung eigenständig zu führen, hat mehrere Dimensionen. Am häufigsten stehen Kosteneinsparungen im Vordergrund, da Steuerberaterkosten je nach Umfang erheblich sein können.
Darüber hinaus ermöglicht die eigenständige Buchführung ein besseres Zahlenverständnis. Wer seine Einnahmen, Ausgaben und den Wareneinsatz selbst erfasst, trifft fundiertere unternehmerische Entscheidungen – ein Vorteil, den nicht nur Gastronomen, sondern auch andere Selbstständige nutzen können, die ihre Buchführung selbst übernehmen.
Vorteile der Eigenleistung
- Reduzierung der laufenden Steuerberaterkosten
- Direkter Überblick über betriebswirtschaftliche Kennzahlen
- Schnellere Reaktionsfähigkeit bei Abweichungen
- Unabhängigkeit von externen Terminen
Risiken ohne Fachkenntnisse
- Fehlerhafte Buchungen können zu Nachzahlungen führen
- Verstoß gegen GoBD kann Schätzungen auslösen
- Verspätete Abgaben ziehen Ordnungsgelder nach sich
- Fehlende Kenntnis aktueller Rechtsprechung
Moderne Buchhaltungssoftware hat die Einstiegshürden deutlich gesenkt. Automatische Belegerfassung, vorbereitete Kontenrahmen und intuitive Oberflächen machen viele Tätigkeiten auch ohne Fachausbildung möglich – insbesondere wenn Kleinunternehmer ihre Buchführung selbst machen möchten, bieten diese Tools eine praktikable Grundlage.
„Die Eigenleistung in der vorbereitenden Buchhaltung ist sinnvoll und spart Kosten. Aber die rechtssichere Erstellung des Jahresabschlusses nach § 242 HGB und die fristgerechte Offenlegung nach § 325 HGB sollten immer von Fachleuten begleitet werden.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Was Sie in der Gastronomie Buchhaltung selbst erledigen können
Die folgenden Aufgaben können Sie als Gastronom ohne buchhalterische Ausbildung eigenständig übernehmen. Sie bilden die Grundlage für eine effiziente und kostengünstige Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater.
Tägliche Kassenführung
Die Kassenführung nach § 146 AO ist die wichtigste Aufgabe, die Sie täglich selbst erledigen können. Dazu gehört das Erfassen aller Bareinnahmen und -ausgaben sowie der tägliche Kassensturz.
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Erfassen aller Bareinnahmen am Tagesende
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Dokumentation aller Barentnahmen und -einlagen
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Täglicher Abgleich Kassensaldo mit Bargeldbestand
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Aufbewahrung der Z-Bons bei Kassensystemen
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Lückenlose Nummerierung der Kassenbons
Wichtig: Bei elektronischen Kassensystemen gilt seit 01.01.2020 die Pflicht zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO. Verstöße können zu Schätzungen durch das Finanzamt führen.
Belege sammeln und digitalisieren
Das systematische Sammeln, Ordnen und Digitalisieren von Belegen ist eine weitere Kernaufgabe. Alle Eingangsrechnungen, Quittungen und Kassenbelege müssen nach den GoBD-Richtlinien aufbewahrt werden.
- Sofortiges Sammeln aller Belege nach Eingang
- Chronologische Sortierung nach Datum
- Digitalisierung per Smartphone-App oder Scanner
- Zuordnung zu Kostenstellen (z. B. Wareneingang, Personal, Miete)
- Aufbewahrung für 10 Jahre nach § 147 AO
Vorkontierung durchführen
Die Vorkontierung bedeutet, dass Sie jedem Beleg das passende Buchungskonto zuordnen. Diese Aufgabe können Sie nach kurzer Einarbeitung selbst übernehmen, wenn Sie einen Standard-Kontenrahmen (z. B. SKR 03 oder SKR 04) nutzen.
Hinweis
Typische Konten in der Gastronomie: Wareneinkauf Lebensmittel (Konto 5200), Getränkeeinkauf (Konto 5210), Personalkosten (Konto 6000-6999), Miete (Konto 4210). Viele Buchhaltungsprogramme schlagen diese Konten automatisch vor.
Rechtliche Grenzen und Pflichten in der Gastronomie
Auch wenn Sie viele Vorarbeiten selbst übernehmen können, gibt es klare rechtliche Grenzen. Diese resultieren aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und dem GmbH-Gesetz.
Jahresabschluss nach § 242 HGB
Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) sind nach § 242 HGB zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet. Dieser besteht aus Bilanz nach § 266 HGB und Gewinn- und Verlustrechnung nach § 275 HGB.
Der Jahresabschluss muss nach § 243 HGB den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen. Fehler können zu Haftungsrisiken der Geschäftsführung und Ordnungsgeldern nach § 335 HGB führen.
Achtung
Der Jahresabschluss darf nicht von Personen ohne entsprechende Qualifikation erstellt werden. Die Geschäftsführung haftet persönlich für falsche Angaben nach § 43 GmbHG.
Feststellung und Offenlegung
Nach § 42a GmbHG muss der Jahresabschluss innerhalb bestimmter Fristen festgestellt werden: 11 Monate für kleine Gesellschaften, 8 Monate für mittelgroße und große.
Die Offenlegung erfolgt seit dem DiRUG (01.08.2022) ausschließlich beim Unternehmensregister nach § 325 HGB. Die Frist beträgt 12 Monate nach dem Bilanzstichtag (für Bilanzstichtag 31.12.2025 also bis 31.12.2026).
| Gesellschaftsgröße | Feststellungsfrist | Offenlegungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Kleine GmbH | 11 Monate | 12 Monate | § 42a Abs. 2 GmbHG, § 325 HGB |
| Mittelgroße GmbH | 8 Monate | 12 Monate | § 42a Abs. 2 GmbHG, § 325 HGB |
| Große GmbH | 8 Monate | 12 Monate | § 42a Abs. 2 GmbHG, § 325 HGB |
Ordnungsgelder bei Verstößen
Bei verspäteter oder unterlassener Offenlegung drohen nach § 335 HGB Ordnungsgelder zwischen 500 und 25.000 Euro. Das Bundesamt für Justiz setzt diese automatisiert fest.
- Erstes Ordnungsgeld: meist 500-2.500 Euro
- Zweites Ordnungsgeld bei weiterer Säumnis: bis 25.000 Euro
- Geschäftsführer haften persönlich nach § 335 Abs. 4 HGB
- Keine Verjährung während der Säumnis
Besonderheiten der Buchhaltung im Gastgewerbe
Die Gastronomie unterliegt besonderen steuerlichen Anforderungen, die sich von anderen Branchen unterscheiden. Das Finanzamt prüft Gastronomiebetriebe besonders intensiv.
Kassenführung und TSE-Pflicht
Seit 01.01.2020 gilt für elektronische Kassensysteme die Pflicht zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO. Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln, vollständig und unveränderbar aufgezeichnet werden.
-
Zertifizierte TSE im Kassensystem installiert
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Tägliche Z-Bons archiviert und aufbewahrt
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Kassenbuch bei offener Ladenkasse geführt
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Keine nachträglichen Änderungen an Kassenbuchungen
-
Export-Schnittstelle für Betriebsprüfung eingerichtet (GoBD)
Wareneinsatz und Kalkulation
In der Gastronomie ist der Wareneinsatz eine zentrale Kennzahl. Das Finanzamt nutzt Richtwerte für Rohgewinnaufschlagsätze, um die Plausibilität Ihrer Buchführung zu prüfen.
Typische Rohgewinnaufschlagsätze liegen bei 200-400% für Speisen und 150-300% für Getränke. Weichen Ihre Werte stark ab, kann dies zu Nachfragen oder Schätzungen führen.
Speisen
- Wareneinsatz dokumentieren
- Inventuren durchführen
- Rezeptkarten pflegen
Getränke
- Schwund berücksichtigen
- Lagerbestand kontrollieren
- Verkaufspreise kalkulieren
Personalkosten
- Lohnabrechnung extern
- Minijobs korrekt anmelden
- Sozialversicherung beachten
Differenzbesteuerung nach § 25a UStG
Bei der Differenzbesteuerung wird die Umsatzsteuer nicht auf den gesamten Verkaufspreis, sondern nur auf die Differenz zwischen Ein- und Verkaufspreis berechnet. Dies ist in der Gastronomie bei bestimmten Waren möglich.
Hinweis
Die Differenzbesteuerung ist komplex und setzt voraus, dass die Voraussetzungen des § 25a UStG erfüllt sind. Eine steuerliche Beratung ist hier unerlässlich.
Digitale Tools und Buchhaltungssoftware für Gastronomen
Moderne Buchhaltungssoftware erleichtert die eigenständige Buchführung erheblich. Viele Programme sind speziell auf die Bedürfnisse der Gastronomie zugeschnitten.
Anforderungen an Buchhaltungssoftware
Für Gastronomiebetriebe ist entscheidend, dass die Software GoBD-konform ist. Dies bedeutet, dass alle Buchungen unveränderbar gespeichert und jederzeit nachvollziehbar sein müssen.
- GoBD-Zertifizierung und Unveränderbarkeit der Buchungen
- Schnittstelle zum Kassensystem (TSE-kompatibel)
- Belegerfassung per App oder Scanner
- Automatische Kontierungsvorschläge
- DATEV-Export für Steuerberater
- Auswertungen: BWA, Summen- und Saldenlisten
Integration mit Kassensystemen
Die Anbindung zwischen Kassensystem und Buchhaltungssoftware spart Zeit und vermeidet Fehler. Moderne Kassensysteme übertragen Tagesabschlüsse automatisch in die Buchhaltung.
Hinweis
Achten Sie darauf, dass Ihr Kassensystem eine GoBD-konforme Schnittstelle hat. Der Datenexport muss alle gesetzlich geforderten Informationen enthalten (Z-Bons, Einzelbuchungen, TSE-Daten).
Cloudbasierte vs. lokale Lösungen
Cloudbasierte Software
- Zugriff von überall möglich
- Automatische Updates und Backups
- Geringere Anschaffungskosten
- Monatliche Abo-Gebühren
- Abhängigkeit von Internetverbindung
Lokale Installation
- Daten bleiben im eigenen Haus
- Einmalige Anschaffungskosten
- Keine laufende Internetverbindung nötig
- Manuelle Updates erforderlich
- Eigene Backup-Strategie notwendig
Für kleinere Gastronomiebetriebe sind cloudbasierte Lösungen meist praktikabler, da sie weniger technisches Know-how erfordern und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vereinfachen.
Typische Fehler vermeiden: Was Gastronomen beachten müssen
Auch bei sorgfältiger Arbeit passieren Fehler – insbesondere wenn buchhalterische Fachkenntnisse fehlen. Die folgenden Punkte sind besonders fehleranfällig.
Fehler bei der Kassenführung
Die Kassenführung ist der häufigste Prüfungsschwerpunkt bei Gastronomieprüfungen. Fehler führen oft zu Schätzungen des Finanzamts, die deutlich höher ausfallen als die tatsächlichen Einnahmen.
Achtung
Lücken im Kassenbuch, fehlende Z-Bons oder nachträgliche Korrekturen ohne Dokumentation sind schwerwiegende Verstöße. Das Finanzamt kann dann die gesamte Buchführung verwerfen und Umsätze schätzen.
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Keine nachträglichen Änderungen ohne Begründung
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Täglicher Kassensturz lückenlos dokumentiert
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Privatentnahmen sauber vom Geschäftskonto getrennt
-
Z-Bons vollständig und chronologisch archiviert
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TSE-Daten bei Betriebsprüfung bereithalten
Verwechslung von Brutto und Netto
Ein klassischer Fehler ist die Verwechslung von Brutto- und Nettobeträgen bei der Buchung. In der Gastronomie gelten unterschiedliche Umsatzsteuersätze (7% für Speisen, 19% für Getränke).
Achten Sie darauf, dass Ihre Buchhaltungssoftware automatisch die korrekten Steuersätze zuordnet. Bei manueller Buchung müssen Sie dies selbst kontrollieren.
Fehlende oder unvollständige Belege
Nach § 147 AO müssen alle Belege 10 Jahre aufbewahrt werden. Fehlende Belege führen dazu, dass Betriebsausgaben nicht anerkannt werden – Sie zahlen also unnötig Steuern.
- Belege sofort nach Erhalt sammeln und ablegen
- Digitalisierung als Backup (GoBD-konforme Archivierung)
- Eigenbelege bei Barentnahmen oder Sachverhalten ohne Fremdbeleg
- Bewirtungsbelege mit Angabe der Teilnehmer und Anlass
- Keine lose Zettelwirtschaft – systematische Ordnung
Fristen für Jahresabschluss und Offenlegung verpassen
Die Feststellungsfrist nach § 42a GmbHG (11 Monate für kleine GmbH) und die Offenlegungsfrist nach § 325 HGB (12 Monate) werden häufig übersehen.
Verpassen Sie diese Fristen, drohen automatische Ordnungsgelder nach § 335 HGB. Diese können auch persönlich gegen die Geschäftsführung festgesetzt werden.
„Viele Gastronomen unterschätzen die Komplexität der Offenlegungspflicht. Die Einreichung beim Unternehmensregister muss in einem speziellen Format erfolgen – Fehler bei der Datenübermittlung führen zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Jahresabschluss und Offenlegung: Professionelle Unterstützung nutzen
Während Sie viele Vorarbeiten selbst übernehmen können, ist der Jahresabschluss ein komplexes Dokument, das zwingend fachkundige Unterstützung erfordert.
Warum der Jahresabschluss nicht DIY sein sollte
Der Jahresabschluss nach § 242 HGB besteht aus Bilanz (§ 266 HGB) und Gewinn- und Verlustrechnung (§ 275 HGB). Für mittelgroße und große Gesellschaften kommt ein Anhang nach § 284 HGB hinzu.
Diese Dokumente müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen und sind Grundlage für Steuererklärungen, Kreditentscheidungen und die Offenlegung. Fehler können existenzbedrohend sein.
- Haftungsrisiko der Geschäftsführung nach § 43 GmbHG
- Ordnungsgelder bei fehlerhafter Offenlegung nach § 335 HGB
- Steuernachzahlungen bei falscher Gewinnermittlung
- Vertrauensverlust bei Banken und Geschäftspartnern
- Strafrechtliche Risiken bei vorsätzlicher Falschbilanzierung
Größenklassen nach § 267 HGB
Die Offenlegungspflichten hängen von der Größenklasse Ihrer Gesellschaft ab. Diese wird nach § 267 HGB anhand von Bilanzsumme, Umsatzerlösen und Mitarbeiterzahl bestimmt.
| Größe | Bilanzsumme | Umsatzerlöse | Mitarbeiter | Offenlegungsumfang |
|---|---|---|---|---|
| Klein | ≤ 6 Mio. € | ≤ 12 Mio. € | ≤ 50 | Bilanz (verkürzt) |
| Mittelgroß | ≤ 20 Mio. € | ≤ 40 Mio. € | ≤ 250 | Bilanz, GuV, Anhang |
| Groß | > 20 Mio. € | > 40 Mio. € | > 250 | Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht |
Zwei der drei Kriterien müssen an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen über- bzw. unterschritten werden, damit ein Größenwechsel eintritt (§ 267 Abs. 4 HGB).
Ablauf der Offenlegung beim Unternehmensregister
Seit dem DiRUG (01.08.2022) erfolgt die Offenlegung ausschließlich beim Unternehmensregister. Der Bundesanzeiger ist nicht mehr zuständig.
- Jahresabschluss durch Steuerberater oder OnlineBilanz erstellen lassen
- Feststellung durch Gesellschafterversammlung (Protokoll erforderlich)
- Elektronische Einreichung beim Unternehmensregister im XBRL-Format
- Prüfung durch das Bundesamt für Justiz (1-3 Wochen)
- Veröffentlichung im Unternehmensregister
Hinweis
Die Einreichung erfolgt digital über das Unternehmensregister-Portal. Sie benötigen ein ELSTER-Zertifikat oder eine qualifizierte elektronische Signatur. OnlineBilanz übernimmt die komplette technische Abwicklung für Sie.
Optimale Aufgabenteilung: Sie und Ihr Steuerberater
Die kosteneffizienteste Lösung ist eine klare Aufgabenteilung: Sie übernehmen die vorbereitenden Tätigkeiten, der Steuerberater oder OnlineBilanz erstellt den Jahresabschluss.
Ihre Aufgaben
- Tägliche Kassenführung und Kassensturz
- Belege sammeln, sortieren, digitalisieren
- Vorkontierung durchführen
- Bankbelege zuordnen
- Wareneinsatz und Inventur dokumentieren
Steuerberater / OnlineBilanz
- Kontrolle und Buchung auf Jahresabschlusskonten
- Erstellung Bilanz nach § 266 HGB
- Erstellung GuV nach § 275 HGB
- Steuererklärungen (Körperschaft-, Gewerbe-, Umsatzsteuer)
- Elektronische Offenlegung beim Unternehmensregister
OnlineBilanz bietet für Gastronomiebetriebe Paketlösungen an, die vorbereitende Buchhaltung, Jahresabschluss und Offenlegung kombinieren. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Zahlen und erfüllen alle gesetzlichen Pflichten.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich als Gastronom die Buchhaltung komplett selbst machen?
Sie können vorbereitende Aufgaben wie Kassenführung, Belegerfassung und Vorkontierung selbst übernehmen. Den Jahresabschluss nach § 242 HGB und die Offenlegung beim Unternehmensregister nach § 325 HGB sollten jedoch Fachleute erstellen, da Fehler zu Ordnungsgeldern von 500 bis 25.000 Euro nach § 335 HGB führen können.
Welche Fristen gelten für den Jahresabschluss in der Gastronomie?
Kleine GmbHs haben 11 Monate Zeit zur Feststellung des Jahresabschlusses (§ 42a GmbHG), mittelgroße und große 8 Monate. Die Offenlegung beim Unternehmensregister muss innerhalb von 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag erfolgen (§ 325 HGB). Für den Stichtag 31.12.2025 gilt die Frist bis 31.12.2026.
Was ist die TSE-Pflicht und warum ist sie für Gastronomen wichtig?
Seit 01.01.2020 müssen elektronische Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO ausgestattet sein. Sie verhindert nachträgliche Manipulationen und speichert alle Kassenvorgänge unveränderbar. Verstöße können zu Schätzungen durch das Finanzamt führen.
Wo muss der Jahresabschluss offengelegt werden?
Seit dem DiRUG vom 01.08.2022 erfolgt die Offenlegung ausschließlich beim Unternehmensregister nach § 325 HGB. Der Bundesanzeiger ist nicht mehr zuständig. Die Einreichung erfolgt elektronisch im XBRL-Format mit qualifizierter elektronischer Signatur.
Welche Kosten kann ich durch Eigenleistung in der Buchhaltung sparen?
Durch Eigenleistung bei vorbereitenden Tätigkeiten (Kassenführung, Belegerfassung, Vorkontierung) können Sie 40-60% der Steuerberaterkosten einsparen. Der Jahresabschluss und die Offenlegung sollten jedoch professionell erstellt werden, da hier rechtliche Risiken bestehen.
Was passiert, wenn ich die Offenlegungsfrist verpasse?
Bei verspäteter oder fehlender Offenlegung setzt das Bundesamt für Justiz automatisch Ordnungsgelder nach § 335 HGB fest. Das erste Ordnungsgeld beträgt meist 500-2.500 Euro, bei weiterer Säumnis bis zu 25.000 Euro. Die Geschäftsführung haftet persönlich.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: § 325 HGB – Offenlegung, § 335 HGB – Ordnungsgeldverfahren, § 267 HGB – Größenklassen, § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
