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Datum

Lesedauer

12–18 Minuten

OnlineBilanzBlogBuchhaltung Excel GmbH

Buchhaltung Excel GmbH 2026: Zulässig oder riskant?

Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Viele GmbH-Geschäftsführer fragen sich, ob sie die Buchhaltung mit Excel führen dürfen – oder ob eine zertifizierte Software Pflicht ist. Die Antwort hängt von GoBD-Konformität, Unveränderbarkeit und Prüfbarkeit ab. Eng damit verbunden ist die Frage, unter welchen Voraussetzungen eine nachträgliche Korrektur der Bilanz zulässig ist – denn gerade bei Excel-geführten Büchern treten Fehler auf, die eine Berichtigung erforderlich machen können. Dieser Artikel zeigt, wann Excel rechtlich zulässig ist, welche Risiken bestehen und welche Alternativen sich für GmbHs anbieten.

SG
Servet Gündogan

Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart

Als Büroleiter ist Servet erster Ansprechpartner für unsere Mandanten. Er führt das Erstgespräch und koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und unseren Steuerberatern – damit Ihr Jahresabschluss reibungslos und fristgerecht abgeschlossen wird.

OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet.

Kurzantwort

Eine Excel-Buchhaltung ist für die GmbH grundsätzlich zulässig, sofern die GoBD-Anforderungen erfüllt werden – insbesondere Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit. In der Praxis ist Excel jedoch schwer GoBD-konform zu gestalten: Manuelle Änderungen bleiben unprotokolliert, Nachweise fehlen, und Betriebsprüfer erkennen entsprechende Manipulationsrisiken. Kommt es dabei zu fehlerhaften Einträgen, stellt sich schnell die Frage, wann eine nachträgliche Korrektur der Bilanz zulässig ist – ein Risiko, das bei manueller Datenpflege besonders häufig auftritt. Ab einer gewissen Komplexität oder Umsatzhöhe wird eine zertifizierte Buchhaltungssoftware faktisch zur Pflicht.

Ist eine Excel-Buchhaltung für die GmbH rechtlich zulässig?

Die Buchhaltung einer GmbH unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen. Nach § 238 HGB sind Kaufleute verpflichtet, Bücher zu führen und die Lage des Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen. Die Frage, ob Excel hierfür ausreicht, lässt sich nicht pauschal beantworten – entscheidend ist die konkrete Umsetzung und Einhaltung der GoB-Anforderungen.

Anforderungen nach § 238 und § 239 HGB

Das Handelsgesetzbuch stellt klare Anforderungen an die Buchführung: Sie muss vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein (§ 239 Abs. 2 HGB). Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Darüber hinaus gilt nach § 257 HGB eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Buchungsbelege und Jahresabschlüsse.

Wichtig für Geschäftsführer

Excel selbst ist nicht verboten. Entscheidend ist, dass die Software die GoBD-Anforderungen (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) erfüllt. Dazu gehören insbesondere Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Archivierung. Standard-Excel-Dateien erfüllen diese Kriterien in der Regel nicht ohne zusätzliche Maßnahmen.

GoBD-Konformität als Prüfstein

Die GoBD konkretisieren die handelsrechtlichen Vorgaben für digitale Buchführungssysteme. Sie verlangen unter anderem eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie die Buchhaltung organisiert ist, welche Kontrollen greifen und wie Daten gesichert werden. Bei reiner Excel-Buchhaltung fehlt in der Regel die technische Unveränderbarkeit – jede Zelle kann nachträglich geändert werden, ohne dass dies dokumentiert wird.

Prüfungsrisiko

Bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt wird die GoBD-Konformität der Buchhaltung geprüft. Werden Mängel festgestellt, kann die Finanzbehörde die Buchführung verwerfen und Hinzuschätzungen vornehmen (§ 162 AO). Dies kann zu erheblichen Steuernachzahlungen führen.

Welche Risiken bestehen bei Excel-Buchhaltung in der GmbH?

Die Verwendung von Excel für die Buchhaltung birgt neben rechtlichen auch erhebliche praktische und haftungsrechtliche Risiken. Geschäftsführer tragen nach § 43 GmbHG die Verantwortung für die ordnungsgemäße Buchführung – Versäumnisse können persönliche Haftungsfolgen nach sich ziehen.

Mangelnde Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit

  • Keine automatische Protokollierung: Änderungen an Zellen werden nicht dokumentiert, frühere Versionen sind nicht nachvollziehbar.
  • Fehlende Zugriffskontrollen: Mehrere Personen können gleichzeitig oder nachträglich Daten ändern, ohne dass dies erkennbar ist.
  • Keine Plausibilitätsprüfungen: Excel prüft nicht automatisch, ob Soll und Haben ausgeglichen sind oder ob Kontenrahmen korrekt verwendet werden.
  • Versionsmanagement: Unterschiedliche Datei-Versionen führen zu Inkonsistenzen und erschweren die Nachvollziehbarkeit.

„In der Praxis sehen wir regelmäßig, dass Excel-Buchhaltungen bei Betriebsprüfungen zu erheblichen Problemen führen. Die Finanzverwaltung verlangt eine lückenlose Dokumentation aller Geschäftsvorfälle – dies ist mit Standard-Excel kaum revisionssicher zu gewährleisten. Professionelle Buchhaltungssoftware oder die Beauftragung eines Steuerberaters schützen vor bösen Überraschungen.“

— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team

Haftungsrisiken für den Geschäftsführer

Nach § 43 Abs. 1 GmbHG haben Geschäftsführer bei der Geschäftsführung die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns anzuwenden. Dazu gehört die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchführung. Führt eine mangelhafte Excel-Buchhaltung zu Steuerverkürzungen, verspäteten Jahresabschlüssen oder falschen Abschlüssen, kann der Geschäftsführer persönlich haftbar gemacht werden – sowohl gegenüber der GmbH (Innenhaftung) als auch gegenüber Dritten wie dem Finanzamt.

Risiko Rechtsfolge Relevante Norm
Unvollständige Buchführung Schätzungsbescheid, Hinzuschätzungen § 162 AO
Verspäteter Jahresabschluss Ordnungsgeld bis 25.000 € § 335 HGB
Fehlende Aufbewahrung Bußgeld bis 25.000 € § 283b StGB, § 257 HGB
Verletzung Buchführungspflicht Geschäftsführerhaftung § 43 GmbHG

Wann reicht Excel – und wann wird Buchhaltungssoftware zur Pflicht?

Die Entscheidung für oder gegen Excel hängt von der Komplexität und dem Umfang der Geschäftstätigkeit ab. Grundsätzlich gilt: Je größer die GmbH, desto höher die Anforderungen an ein professionelles Buchhaltungssystem.

Grenze der Praktikabilität: Anzahl der Geschäftsvorfälle

Bei sehr kleinen GmbHs oder UGs mit wenigen monatlichen Geschäftsvorfällen (z. B. unter 20 Buchungen pro Monat) könnte Excel theoretisch ausreichen – sofern zusätzliche Maßnahmen zur GoBD-Konformität getroffen werden (z. B. regelmäßige PDF-Archivierung mit Zeitstempel, Verfahrensdokumentation, strikte Versionskontrolle). In der Praxis ist dieser Aufwand jedoch oft höher als die Nutzung einer einfachen, kostengünstigen Buchhaltungssoftware.

Excel könnte theoretisch ausreichen bei:

  • Sehr geringem Geschäftsumfang (unter 20 Buchungen/Monat)
  • Einfacher Unternehmensstruktur ohne Anlagenbuchhaltung
  • Zusätzlichen GoBD-Maßnahmen (Protokollierung, Archivierung)
  • Vorhandener Verfahrensdokumentation
  • Klarer Versionskontrolle und Zugriffsverwaltung

Professionelle Software ist notwendig bei:

  • Mehr als 50 Buchungen pro Monat
  • Mehreren Bankkonten oder Gesellschaftern
  • Anlagenverwaltung und AfA-Berechnung
  • Umsatzsteuervoranmeldungen
  • Mehreren Mitarbeitern mit Zugriff auf die Buchhaltung
  • Komplexen Geschäftsvorfällen (z. B. internationaler Handel)

Praxis-Tipp

Wer unsicher ist, ob die eigene Excel-Lösung den gesetzlichen Anforderungen genügt, sollte dies frühzeitig mit einem Steuerberater klären. Eine nachträgliche Umstellung auf professionelle Software oder die Beauftragung eines Steuerberaters ist meist aufwendiger und teurer als eine von Anfang an saubere Lösung. OnlineBilanz.de bietet digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen – von der laufenden Buchhaltung bis zum Jahresabschluss.

Größenklassen und Prüfungspflicht nach § 267 HGB

Spätestens wenn die GmbH die Schwellenwerte der Kleinstkapitalgesellschaft nach § 267a HGB überschreitet oder gar mittelgroß wird, ist eine professionelle Buchhaltungssoftware faktisch unverzichtbar. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften sind zudem prüfungspflichtig nach § 316 HGB – kein Wirtschaftsprüfer wird eine Excel-Buchhaltung ohne massive Nachbesserungen testieren.

Welche Alternativen zu Excel gibt es für die GmbH-Buchhaltung?

Der Markt bietet eine Vielzahl professioneller Buchhaltungslösungen, die speziell auf die Anforderungen von GmbHs und UGs zugeschnitten sind. Die Palette reicht von Cloud-basierten Tools für Gründer bis zu umfassenden ERP-Systemen für mittelständische Unternehmen.

Cloud-basierte Buchhaltungssoftware

Moderne Cloud-Lösungen wie DATEV Unternehmen online, lexoffice, sevDesk oder WISO MeinBüro bieten automatische Bankanbindung, GoBD-konforme Archivierung, Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER und eine direkte Schnittstelle zum Steuerberater. Die monatlichen Kosten liegen meist zwischen 10 und 50 Euro – deutlich günstiger als die Risiken einer mangelhaften Excel-Lösung.

Einsteigerfreundlich

  • Intuitive Bedienung
  • Automatische Bankanbindung
  • Mobil nutzbar
  • Ab ca. 10 €/Monat

Steuerberater-Integration

  • Direkte DATEV-Schnittstelle
  • Echtzeit-Zusammenarbeit mit StB
  • Höchste Sicherheitsstandards
  • Ab ca. 20 €/Monat

Umfassende ERP-Systeme

  • Komplette Warenwirtschaft
  • Anlagenbuchhaltung
  • Controlling und Reporting
  • Ab ca. 100 €/Monat

Steuerberater als vollwertige Alternative

Viele Geschäftsführer entscheiden sich bewusst gegen eigene Buchhaltung – ob Excel oder Software – und übertragen die gesamte Finanzbuchhaltung an einen Steuerberater. Dies bietet mehrere Vorteile: Rechtssicherheit durch Fachexpertise, Zeitersparnis, laufende steuerliche Beratung und professionelle Jahresabschlusserstellung. Die Kosten richten sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) und sind oft transparent kalkulierbar.

„Viele Mandanten kommen zu uns, nachdem sie Monate oder Jahre mit Excel-Lösungen gekämpft haben. Die Umstellung auf eine saubere, steuerberatergestützte Buchhaltung spart nicht nur Zeit, sondern gibt auch Rechtssicherheit. Bei OnlineBilanz koordinieren wir den gesamten Prozess digital – vom Belegaustausch bis zum fertig geprüften Jahresabschluss. Der Geschäftsführer kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren.“

— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart

Wer den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lassen möchte, ohne langes Suchen, findet auf OnlineBilanz.de digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen. Die Zusammenarbeit erfolgt komplett digital, ohne Wartezeiten und mit persönlicher Betreuung durch das Team in Stuttgart.

Welche Pflichten hat die GmbH beim Jahresabschluss und der Offenlegung?

Unabhängig davon, ob die laufende Buchhaltung mit Excel, Software oder durch den Steuerberater erfolgt: Jede GmbH ist nach § 242 HGB verpflichtet, zum Ende des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss aufzustellen, der aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung besteht. Für kleine Kapitalgesellschaften nach § 267 HGB gelten Erleichterungen, mittelgroße und große GmbHs müssen zusätzlich einen Anhang und ggf. einen Lagebericht erstellen.

Fristen für Aufstellung, Feststellung und Offenlegung

Die GmbH muss den Jahresabschluss innerhalb bestimmter Fristen aufstellen, von den Gesellschaftern feststellen lassen und beim Unternehmensregister offenlegen. Diese Fristen sind gesetzlich zwingend und bei Nichteinhaltung drohen Ordnungsgelder nach § 335 HGB.

Pflicht Frist Rechtsgrundlage
Aufstellung Jahresabschluss Angemessene Zeit (i.d.R. 3 Monate) § 264 Abs. 1 HGB
Feststellung durch Gesellschafter (kleine GmbH) 11 Monate nach Bilanzstichtag § 42a Abs. 2 GmbHG
Feststellung (mittelgroße/große GmbH) 8 Monate nach Bilanzstichtag § 42a Abs. 2 GmbHG
Offenlegung beim Unternehmensregister 12 Monate nach Bilanzstichtag § 325 HGB
Ordnungsgeld bei Versäumnis 500 bis 25.000 Euro § 335 HGB

Für eine GmbH mit Bilanzstichtag 31.12.2025 bedeutet dies: Feststellung bis spätestens 30.11.2026 (kleine GmbH) bzw. 31.08.2026 (mittelgroße GmbH), Offenlegung bis spätestens 31.12.2026. Seit dem DiRUG (01.08.2022) erfolgt die Offenlegung ausschließlich beim Unternehmensregister, nicht mehr beim Bundesanzeiger.

Ordnungsgeldverfahren

Das Bundesamt für Justiz prüft automatisch, ob GmbHs ihrer Offenlegungspflicht nachkommen. Bei Versäumnissen wird ein Ordnungsgeldverfahren eingeleitet. Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 500 Euro und kann bei wiederholter Pflichtverletzung auf bis zu 25.000 Euro erhöht werden. Auch der Geschäftsführer persönlich kann zur Zahlung herangezogen werden.

Größenklassen nach § 267 HGB (Stand 2026)

Die Anforderungen an Umfang und Prüfung des Jahresabschlusses richten sich nach der Größenklasse. Eine GmbH gilt als klein nach § 267 Abs. 1 HGB, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei der drei folgenden Merkmale nicht überschreitet:

  • Bilanzsumme: 6 Millionen Euro
  • Umsatzerlöse: 12 Millionen Euro
  • Durchschnittliche Arbeitnehmerzahl: 50

Kleinstkapitalgesellschaften nach § 267a HGB haben noch niedrigere Schwellenwerte (Bilanzsumme 350.000 €, Umsatz 700.000 €, 10 Mitarbeiter) und können von weiteren Erleichterungen profitieren. Ab einer mittelgroßen Größenklasse (§ 267 Abs. 2 HGB) besteht Prüfungspflicht nach § 316 HGB – hier ist Excel als Buchhaltungsinstrument faktisch ausgeschlossen.

Wie OnlineBilanz bei Buchhaltung und Jahresabschluss unterstützt

OnlineBilanz verbindet die fachliche Expertise zugelassener Steuerberater mit moderner digitaler Infrastruktur. Geschäftsführer erhalten ihren Jahresabschluss zu transparenten Festpreisen, ohne Wartezeiten und ohne die Unsicherheiten einer selbst geführten Excel-Buchhaltung.

Digitaler Workflow von der Buchhaltung bis zur Offenlegung

Der Prozess ist vollständig digitalisiert: Belege werden elektronisch übermittelt, das OnlineBilanz Steuerberater-Team erstellt die Finanzbuchhaltung, prüft sie fachlich und erstellt den Jahresabschluss nach den gesetzlichen Vorgaben (§ 264 HGB, § 42a GmbHG). Servet Gündogan als Büroleiter in Stuttgart koordiniert die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater-Team und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

  • GoBD-konforme Finanzbuchhaltung durch zugelassene Steuerberater
  • Transparente Festpreise ohne versteckte Kosten
  • Digitaler Belegaustausch und Echtzeit-Status
  • Persönliche Betreuung durch das Stuttgarter Team
  • Rechtsverbindlich unterzeichneter Jahresabschluss
  • Optionale Unterstützung bei der Offenlegung beim Unternehmensregister

Festpreise für kleine und mittelgroße GmbHs

Die Preisgestaltung orientiert sich an der Größenklasse und dem Umfang der Geschäftsvorfälle – transparent und ohne Überraschungen. Anders als bei der klassischen Abrechnung nach StBVV wissen Mandanten bereits vor Beauftragung, welche Kosten auf sie zukommen. Dies schafft Planungssicherheit und macht die Beauftragung eines Steuerberaters auch für kleinere GmbHs und UGs wirtschaftlich attraktiv.

„Viele Geschäftsführer scheuen den Schritt zum Steuerberater aus Angst vor hohen Kosten oder komplizierter Zusammenarbeit. OnlineBilanz beseitigt diese Hürden: Klare Festpreise, digitale Prozesse und eine persönliche Ansprechperson machen die Zusammenarbeit einfach und transparent. Unsere Steuerberater übernehmen die vollständige fachliche Verantwortung – von der laufenden Buchhaltung bis zur Offenlegung.“

— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team

Wer seine Excel-Buchhaltung hinter sich lassen und auf eine rechtssichere, professionelle Lösung setzen möchte, findet auf OnlineBilanz.de alle Informationen zu Leistungen, Preisen und dem digitalen Ablauf. Das Team steht für Rückfragen jederzeit zur Verfügung.

Fazit: Excel-Buchhaltung für die GmbH – eine riskante Notlösung

Zusammenfassend lässt sich feststellen: Excel ist für die Buchhaltung einer GmbH rechtlich nicht grundsätzlich verboten, in der Praxis aber mit erheblichen Risiken verbunden. Die Anforderungen der GoBD, die Revisionssicherheit nach § 239 HGB und die Haftungsrisiken für den Geschäftsführer nach § 43 GmbHG machen eine professionelle Lösung unerlässlich – sei es durch zertifizierte Buchhaltungssoftware oder durch die Beauftragung eines Steuerberaters.

Wann Excel vertretbar sein könnte

Nur bei sehr geringem Geschäftsumfang (unter 20 Buchungen pro Monat), einfacher Struktur und umfangreichen zusätzlichen Maßnahmen zur GoBD-Konformität (Verfahrensdokumentation, revisionssichere Archivierung, Versionskontrolle) könnte Excel theoretisch ausreichen. Der dafür erforderliche Aufwand übersteigt jedoch meist den Nutzen – professionelle Cloud-Buchhaltungslösungen sind bereits ab 10 Euro monatlich verfügbar.

Empfehlung für Geschäftsführer

  • Kleinstunternehmen/Gründer: Cloud-Buchhaltungssoftware mit Steuerberater-Schnittstelle (z. B. lexoffice, sevDesk) oder sofortige Beauftragung eines Steuerberaters für die laufende Buchhaltung.
  • Kleine GmbH (bis 50 Mitarbeiter): Professionelle Buchhaltungssoftware oder vollständige Auslagerung an Steuerberater. Jahresabschluss sollte stets von einem Steuerberater erstellt und geprüft werden.
  • Mittelgroße/große GmbH: ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung und zwingend steuerliche Beratung. Prüfungspflichtige Unternehmen benötigen zusätzlich einen Wirtschaftsprüfer.

Handlungsempfehlung

Geschäftsführer sollten die Buchhaltung nicht als lästige Pflicht, sondern als Grundlage für fundierte unternehmerische Entscheidungen verstehen. Eine ordnungsgemäße, GoBD-konforme Buchhaltung schützt vor Haftungsrisiken, Ordnungsgeldern und Steuernachzahlungen. Die Investition in professionelle Software oder Steuerberater-Leistungen zahlt sich durch Rechtssicherheit, Zeitersparnis und steuerliche Optimierung aus.

OnlineBilanz bietet Geschäftsführern eine moderne, digitale Alternative: Steuerberater-Qualität zu Festpreisen, ohne Wartezeiten und mit persönlicher Betreuung. Von der laufenden Finanzbuchhaltung über die Erstellung des Jahresabschlusses bis zur Offenlegung beim Unternehmensregister – alle Leistungen aus einer Hand, rechtsverbindlich und fachlich geprüft.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich als GmbH-Geschäftsführer die Buchhaltung selbst machen?

Ja, rechtlich ist das möglich. Die GmbH muss jedoch die Buchführungspflicht nach § 238 HGB erfüllen – das bedeutet: korrekte, vollständige und GoBD-konforme Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Viele Geschäftsführer unterschätzen den Aufwand und das Haftungsrisiko. Fehler in der Buchhaltung können zu falschen Steuererklärungen, Ordnungsgeld oder persönlicher Haftung führen. Wer keine Buchhaltungskenntnisse hat, sollte einen Steuerberater beauftragen.

Was kostet eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware für die GmbH?

Einfache Cloud-Lösungen wie Lexoffice oder sevDesk kosten ab ca. 15–30 Euro monatlich. Professionelle ERP-Systeme wie DATEV, SAP oder Sage liegen bei 50–200 Euro pro Monat oder mehr, je nach Funktionsumfang und Anzahl der Nutzer. Für kleine GmbHs reichen oft günstige Cloud-Tools, mittelgroße Unternehmen setzen meist auf DATEV oder vergleichbare Systeme. Die Kosten sind steuerlich absetzbar.

Wie lange muss ich Buchhaltungsunterlagen in der GmbH aufbewahren?

Nach § 257 HGB und § 147 AO gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Bücher, Inventare, Bilanzen, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie alle Buchungsbelege. Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg empfangen/erstellt wurde. Eine digitale Archivierung ist zulässig, sofern sie GoBD-konform erfolgt.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung, wenn meine Excel-Buchhaltung nicht GoBD-konform ist?

Der Prüfer kann die Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen – oft zu Ungunsten des Unternehmens. Es drohen Steuernachzahlungen, Zinsen nach § 233a AO und bei Vorsatz sogar Steuerhinterziehungsvorwürfe. Zudem kann das Finanzamt Ordnungsgeld nach § 146 Abs. 2b AO verhängen. Im schlimmsten Fall haftet der Geschäftsführer persönlich für Schäden der GmbH. Deshalb ist eine GoBD-konforme Buchhaltung unverzichtbar.

Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 238 HGB – Buchführungspflicht, § 257 HGB – Aufbewahrungspflichten, § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, BMF-Schreiben zu den GoBD (2019). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.

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Sie müssen uns nicht persönlich treffen — der gesamte Ablauf ist digital.

Wie schnell kann ich loslegen?

Nach Bestätigung des Angebots ist Ihr Mandantenportal sofort aktiv. Sie können noch am selben Tag mit dem Upload beginnen.

Ich habe schon eine Kanzlei — wie funktioniert der Wechsel?

Ganz einfach: Mit unserer Wechselassistenz übernehmen wir die komplette Übergabe. Sie müssen kein einziges Gespräch mit Ihrer alten Kanzlei führen.

Wir fordern Unterlagen direkt an, übernehmen DATEV‑Bestände und halten Sie über jeden Schritt auf dem Laufenden.

Welche Daten muss ich bereitstellen?

In der Regel: Buchhaltungsdaten, Bankumsätze, Stammdaten und relevante Verträge. Unsere KI‑Assistenz führt Sie Schritt für Schritt — Sie müssen keine Checkliste abarbeiten.

Was konkret gebraucht wird, hängt von Rechtsform und Umfang ab.

Ich habe kein Buchhaltungsprogramm — geht das trotzdem?

Ja, problemlos. Laden Sie einfach Kontoauszüge, Ein- und Ausgangsrechnungen als Foto oder PDF hoch. Unsere KI erstellt daraus Ihre Buchhaltung.

Auch reine Papierbelege sind kein Problem — abfotografieren reicht.

Welche Buchhaltungsprogramme unterstützt ihr?

Alle gängigen Systeme mit DATEV‑Export — u. a. Sevdesk, Lexware, Sage, WISO MeinBüro, FastBill, Kontolino, BuchhaltungsButler, Accountable, Papierkram.

Ihr System ist nicht dabei? Fragen Sie uns — in den meisten Fällen finden wir einen Weg.

Wie lange dauert der Jahresabschluss?

Nach vollständigem Eingang der Unterlagen:

  • Standard — ca. 4 Wochen
  • Schnell — ca. 2 Wochen
  • Blitz — ca. 1 Woche

Sie wählen den Zeitplan beim Upload selbst.

Wer prüft den Abschluss fachlich?

Ausschließlich qualifizierte, in Deutschland zugelassene Steuerberater. Sie geben den Abschluss fachlich frei und haften dafür.

Keine KI, kein Praktikant — die finale Freigabe erfolgt immer durch einen Steuerberater mit Berufshaftpflicht.

Was kostet der Jahresabschluss?

Wir arbeiten mit transparenten Festpreisen — kein Stundensatz, keine Nachberechnung. Der Preis hängt ab von Rechtsform, Umsatzgröße und gewünschter Geschwindigkeit.

Unser Kostenrechner zeigt Ihnen in 60 Sekunden Ihren verbindlichen Preis — ohne Anmeldung.

Sind die Preise verbindlich?

Ja. Was Sie im Angebot sehen, ist der Endpreis — keine versteckten Gebühren, keine Stundenabrechnung.

Gibt es Rabatte für mehrere Jahre?

Ja — wer mehrere Geschäftsjahre auf einmal beauftragt, profitiert von einem Paketpreis. Unser Kostenrechner zeigt Ihnen den kombinierten Preis direkt an.

Übernehmt ihr E‑Bilanz und Offenlegung?

Ja. E‑Bilanz elektronisch ans Finanzamt, Offenlegung im Bundesanzeiger — vollständig digital und fristgerecht.

Gibt es ein Dauermandat?

Ja. Ab ca. 49 € / Monat kombinieren wir KI‑Assistenz mit persönlicher Steuerberater‑Betreuung. Der Jahresabschluss am Ende ist inklusive.

Umfang nach Wahl: laufende Buchhaltung, Lohnabrechnung, Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresabschluss.

Erstellt ihr auch Steuererklärungen?

Ja — Körperschaft‑, Gewerbe‑, Umsatz‑ und Einkommensteuer. Wir erstellen und übermitteln elektronisch ans Finanzamt.

Auf Wunsch auch die private Einkommensteuererklärung der Gesellschafter.

Macht ihr auch Lohn‑ und Gehaltsabrechnungen?

Ja — von der monatlichen Lohnabrechnung über Sozialversicherungsmeldungen bis zur Lohnsteueranmeldung. Digital, fristgerecht und mit direkter DATEV‑Anbindung.

Übernehmt ihr die Umsatzsteuervoranmeldung?

Ja. Monatlich oder quartalsweise — vollautomatisiert aus Ihrer laufenden Buchhaltung erstellt und fristgerecht ans Finanzamt übermittelt.

Habe ich einen festen Ansprechpartner?

Ja. Kein Callcenter, keine wechselnden Sachbearbeiter. Sie haben einen festen Ansprechpartner in unserer Kanzlei — persönlich per Telefon, E‑Mail oder Chat im Mandantenportal erreichbar.

Kann ich den Vertrag kündigen, wenn es nicht passt?

Ja. Das Dauermandat ist monatlich kündbar — ohne versteckte Bindungen oder Wechselgebühren.

Wie sicher sind meine Daten?

Server ausschließlich in Frankfurt, DSGVO‑konform und verschlüsselt. Ihre Daten verlassen Deutschland nie.

Zugriff ausschließlich über 2‑Faktor‑Authentifizierung. Alle Dokumente werden revisionssicher gemäß GoBD archiviert.

Nutzt ihr Cloud‑Dienste außerhalb der EU?

Nein. Alle produktiven Systeme werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben. Auch die KI‑Verarbeitung läuft auf Servern innerhalb der EU.

Arbeitet ihr mit KI — und was bedeutet das für meine Daten?

Ja, wir nutzen KI für Belegerkennung, Kontierung und Datenabgleich. Alle Modelle laufen auf eigenen Servern in Deutschland. Ihre Daten werden nicht zum Training externer Modelle verwendet.

Wie ist der Zugang zum Mandantenportal geschützt?

Durch Zwei‑Faktor‑Authentifizierung (SMS oder Authenticator‑App). Jede Anmeldung wird protokolliert, verdächtige Zugriffe werden automatisch erkannt und blockiert.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) — revisionssicher archiviert auf Servern in Deutschland. Sie haben jederzeit vollen Zugriff.

GoBD‑konform Prüfungsfeste Dokumentation
DSGVO‑konform Sichere Datenverarbeitung
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Ben
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