Reisenebenkosten: Was dazuzählt und wie GmbHs sie korrekt erstatten und buchen
Parkticket, Mautgebühr, Gepäckaufbewahrung, Taxi vom Hotel zur Messe – das alles sind typische Reisenebenkosten, die im Alltag einer GmbH entstehen, aber in der Reisekostenabrechnung häufig unsystematisch behandelt werden. Dieser Artikel zeigt Ihnen, welche Positionen dazugehören, welche ausdrücklich nicht, wie die steuerfreie Erstattung an Geschäftsführer und Mitarbeiter gelingt und wie die Buchung auf SKR 03 und SKR 04 erfolgt.
Kurzantwort
Reisenebenkosten sind alle dienstlich veranlassten Reiseaufwendungen, die weder Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand noch Übernachtungskosten sind – zum Beispiel Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, berufliche Telefonate, Taxi am Zielort oder Reisegepäckversicherung. Die GmbH kann sie dem Arbeitnehmer oder Gesellschafter-Geschäftsführer steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten, wenn ein Einzelnachweis (Quittung oder Eigenbeleg) vorliegt. Eine gesetzliche Pauschale für Reisenebenkosten existiert nicht.
Inhaltsverzeichnis
- Definition: Was sind Reisenebenkosten?
- Abgrenzung: Was gehört NICHT dazu?
- Kein Pauschbetrag – das Einzelnachweis-Prinzip
- Steuerfreie Erstattung nach § 3 Nr. 16 EStG
- Eigenbeleg bei fehlender Quittung
- Praxisbeispiel: GmbH-Geschäftsreise vollständig abrechnen
- Buchung auf SKR 03 und SKR 04
- Einordnung in die Reisekostenabrechnung
Definition: Was sind Reisenebenkosten?
Das Reisekostenrecht unterscheidet vier Hauptkategorien: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und – als Sammelkategorie – Reisenebenkosten. Letztere umfassen alle betrieblich veranlassten Kosten einer Auswärtstätigkeit, die in keine der drei anderen Kategorien fallen. Eine abschließende Legaldefinition findet sich weder im EStG noch in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung; der Begriff wird durch die Rechtsprechung des BFH und das BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern ausgefüllt.
Typische Reisenebenkosten – Beispiele auf einen Blick
- Parkgebühren am Zielort oder am Abflugbahnhof (dienstlich veranlasst)
- Straßen-, Tunnel- und Brückenmaut (z. B. Brenner, Großer Belt)
- Gepäckaufbewahrung und Schließfachgebühren
- Aufpreis für dienstliches Übergepäck (nachweislich beruflich bedingt)
- Beruflich veranlasste Telefonate (Hotel-Telefongebühren, Roaming soweit dienstlich)
- Taxi, Bus oder ÖPNV am Zielort (Fahrten zwischen Hotel und Kunden/Messe)
- Trinkgelder im dienstlichen Kontext (Taxi, Gepäckträger – mit Eigenbeleg)
- Reisegepäckversicherung für die konkrete Dienstreise
- Passfotos für Dienstreise-Visa
- Kosten der Schadensbeseitigung infolge eines Verkehrsunfalls auf der Dienstreise
- Fährkosten (sofern nicht bereits Fahrtkosten-Hauptkomponente)
Entscheidend für die steuerliche Anerkennung ist stets die berufliche Veranlassung im Sinne des § 9 Abs. 1 EStG. Fehlt sie oder ist sie nur mittelbar gegeben, entfällt die steuerfreie Erstattbarkeit.
Abgrenzung: Was gehört NICHT zu den Reisenebenkosten?
Mindestens ebenso wichtig wie die positive Abgrenzung ist die Kenntnis der Ausschlusstatbestände. Die GmbH darf folgende Positionen nicht als steuerfreie Reisenebenkosten behandeln:
Achtung: Diese Positionen sind KEINE steuerfreien Reisenebenkosten
- Minibar-Konsum – selbst bei Übernachtung auf Dienstreise privat veranlasst; keine Abgrenzung möglich
- Pay-TV / Streaming im Hotelzimmer – überwiegend privat
- Kleidung – nur bei typischer Berufskleidung (Schutzkleidung, Uniform) abziehbar; nicht für Anzug oder Freizeitkleidung
- Private Ausflüge am Rand einer Dienstreise
- Reisekrankenversicherung für Privatreisen – auch wenn die Dienstreise kombiniert wird
- Mitbringsel und Souvenirs
- Vergünstigungen aus Bonusprogrammen (z. B. Meilen, die privat eingelöst werden) – kein Kostenfaktor für die GmbH
- Verpflegungskosten – diese werden über die gesetzlichen Verpflegungspauschalen abgegolten; ein Einzelnachweis ist hier ausgeschlossen (→ siehe unten)
Besondere Aufmerksamkeit verdienen gemischt veranlasste Aufwendungen (z. B. ein einziger Anruf privat + dienstlich). Hier gilt das Aufteilungsgebot nach BFH GrS 1/06: Der dienstliche Anteil ist zu schätzen und nur dieser steuerfrei erstattbar.
Kein Pauschbetrag – das Einzelnachweis-Prinzip
Im Gegensatz zu Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten (Arbeitnehmer-Pauschale 20 EUR) existiert für Reisenebenkosten keine gesetzliche Pauschale. Jeder Einzelposten muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Das unterscheidet sie fundamental von den Verpflegungspauschalen, bei denen ein Einzelnachweis der tatsächlichen Mahlzeitenkosten gerade ausgeschlossen ist.
Gesetzliche Tagespauschalen (In- und Ausland); kein Einzelnachweis möglich; Abwesenheitsdauer entscheidend.
→ Details zu Verpflegungspauschalen
Keine Pauschale; zwingend Einzelnachweis (Quittung oder Eigenbeleg); betriebliche Veranlassung je Beleg erforderlich.
Auch Tagegelder für Auslandsreisen folgen eigenen Staffelungen – mehr dazu unter Tagegeld Dienstreise: Sätze und steuerliche Behandlung.
Das Einzelnachweis-Prinzip hat praktische Konsequenzen für das interne Reisekostenformular der GmbH: Jede Nebenkostenposition muss einzeln aufgeführt, belegt und der Kostenstelle zugeordnet werden. Eine Sammelposition „Sonstiges: 25 EUR“ ohne Aufschlüsselung ist im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung angreifbar.
Steuerfreie Erstattung nach § 3 Nr. 16 EStG
Die Rechtsgrundlage für die steuerfreie Arbeitgebererstattung bildet § 3 Nr. 16 EStG. Danach sind Vergütungen steuerfrei, die Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Dienstes von ihrem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten erhalten, soweit sie die nach § 9 EStG als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen – dazu gehören auch Reisenebenkosten.
Für die GmbH als Arbeitgeberin bedeutet das:
- Erstattung der tatsächlichen, belegten Reisenebenkosten → steuerfrei und sv-frei
- Erstattung ohne Beleg oder über den tatsächlichen Betrag hinaus → steuerpflichtiger Arbeitslohn
- Beim Gesellschafter-Geschäftsführer (beherrschend): Zusätzlich muss eine klare, im Voraus getroffene Vereinbarung über die Kostenerstattung bestehen, um eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) nach § 8 Abs. 3 Satz 2 KStG zu vermeiden. Eine Regelung im Geschäftsführervertrag oder Gesellschafterbeschluss ist dringend empfehlenswert.
Hinweis zum Vorsteuerabzug
Soweit Reisenebenkosten mit Umsatzsteuer belastet sind (z. B. inländische Parkgebühren, Taxifahrten), kann die GmbH die ausgewiesene Vorsteuer nach § 15 Abs. 1 UStG geltend machen – vorausgesetzt, die Rechnung ist ordnungsgemäß ausgestellt. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto (§ 33 UStDV) genügt die Angabe des Steuersatzes ohne gesonderten Steuerausweis.
Eigenbeleg bei fehlender Quittung
In der Praxis fehlen Originalbelege häufig: Parkautomaten drucken keine Quittungen, Trinkgelder werden bar gegeben, Schließfachmünzen werden nicht quittiert. Hier greift das Instrument des Eigenbelegs (auch: Eigenquittung oder Notbeleg).
Ein steuerlich anerkannter Eigenbeleg muss mindestens enthalten:
- Datum und Ort der Ausgabe
- Bezeichnung der Ausgabe (was genau?)
- Betrag in Euro
- Dienstlicher Anlass (Kundenname, Veranstaltung o. Ä.)
- Kurze Begründung, warum kein Fremdbeleg vorliegt
- Unterschrift des Erstattungsempfängers
Wichtig: Der Eigenbeleg ist ein Hilfsmittel für Ausnahmefälle, kein Ersatzsystem. Wird er systematisch für Beträge verwendet, für die ein Fremdbeleg erhältlich gewesen wäre, kann das Finanzamt die Anerkennung versagen und Schätzungsbefugnisse nach § 162 AO geltend machen. Die GmbH sollte in ihrer Reisekostenrichtlinie festlegen, bis zu welchem Betrag ein Eigenbeleg zulässig ist.
Praxisbeispiel: GmbH-Geschäftsreise vollständig abrechnen
Der Vertriebsmitarbeiter Herr Meier reist im Auftrag der Muster GmbH von München nach Hamburg zur Fachmesse (eintägige Auswärtstätigkeit, Abwesenheit 11 Stunden).
| Position | Beleg | Betrag | Steuerlich |
|---|---|---|---|
| Fahrtkosten Bahn (2. Klasse) | DB-Rechnung | 180,00 € | Fahrtkosten, steuerfrei |
| Parkgebühr Bahnhof München | Parkschein | 12,00 € | Reisenebenkosten, steuerfrei |
| Taxi Bahnhof Hamburg → Messegelände | Taxibeleg | 22,00 € | Reisenebenkosten, steuerfrei |
| Gepäckaufbewahrung Messe | Eigenbeleg (kein Kassenbon) | 5,00 € | Reisenebenkosten, steuerfrei |
| Dienstliches Telefonat (Roaming) | Telefonrechnung (Anteil 100 %) | 3,50 € | Reisenebenkosten, steuerfrei |
| Verpflegungsmehraufwand (11 h Inland) | Keine (Pauschale) | 14,00 € | Verpflegungspauschale, steuerfrei |
| Minibar (Snack am Bahnhof privat) | – | 4,80 € | Nicht erstattbar (privat) |
| Summe erstattungsfähig | 236,50 € | Davon Reisenebenkosten: 42,50 € |
Die Reisenebenkosten von 42,50 € werden von der GmbH steuerfrei erstattet; die Verpflegungspauschale von 14,00 € läuft separat. Für die Berechnung der korrekten Verpflegungspauschale nach Abwesenheitsstunden nutzen GmbHs praktisch das Verpflegungsmehraufwand-Tool von onlinebilanz.de.
Buchung auf SKR 03 und SKR 04
Reisenebenkosten werden in der Finanzbuchhaltung der GmbH auf einem eigenen Konto gebucht, um eine klare Trennung von Fahrtkosten, Verpflegung und Übernachtung zu gewährleisten – was auch im Hinblick auf die E-Bilanz-Taxonomie vorteilhaft ist.
Konto „Reisekosten Arbeitnehmer“ (bzw. Unterkonto Reisenebenkosten) an Konto 1740 „Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt“ (bei Erstattung an Mitarbeiter)
oder an Konto 1200 „Bank“ (bei Direktzahlung)
SKR 04 – Reisenebenkosten
Konto „Reisekosten Arbeitnehmer“ (bzw. Unterkonto Reisenebenkosten) an Konto 3720 „Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt“
oder an Konto 1800 „Bank“
Enthält die Reisenebenkosten-Rechnung abziehbare Vorsteuer (z. B. inländische Taxifahrt im Nahverkehr mit 7 % USt), ist die Vorsteuer separat zu buchen:
Reisekosten Arbeitnehmer (Reisenebenkosten) 20,56 €
1401 Abziehbare Vorsteuer 7 % 1,44 €
an 1800 Bank 22,00 €
Bei Auslandsreisenebenkosten (z. B. ausländische Mautgebühren) fällt in der Regel keine inländische Vorsteuer an; der Betrag geht in voller Höhe auf das Aufwandskonto.
Einordnung in die Reisekostenabrechnung
Reisenebenkosten sind ein Bestandteil der vollständigen Reisekostenabrechnung. Korrekt dokumentiert und abgegrenzt bilden sie den vierten Pfeiler neben Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten. Eine strukturierte Vorlage, die alle vier Kategorien abdeckt, finden Sie unter Reisekostenabrechnung: Muster & Vorlage für die GmbH.
Für die lohnsteuerliche Behandlung empfiehlt sich folgende Checkliste vor der Auszahlung:
- Liegt für jede Nebenkostenposition ein Originalbeleg oder ein ordnungsgemäßer Eigenbeleg vor?
- Ist die dienstliche Veranlassung auf dem Beleg oder der Reisekostenabrechnung vermerkt?
- Sind private Anteile (z. B. private Telefonate) herausgerechnet?
- Wurde die Erstattung nicht mit der Verpflegungspauschale vermengt?
- Liegt beim beherrschenden Gesellschafter-GF eine vertragliche Grundlage für die Kostenerstattung vor?
- Wird der Betrag zeitnah (spätestens im Folgemonat) abgerechnet?
Eine klare Reisekostenrichtlinie und eine strukturierte Abrechnung helfen, typische Fehlerquellen zu vermeiden. Mit dem Demo-Zugang von onlinebilanz.de können Sie die Software für den KI-gestützten Jahresabschlussentwurf testen.
Was der Jahresabschluss mit OnlineBilanz kostet, zeigt der Kostenrechner.
42,50 €
Typische Reisenebenkosten einer eintägigen Inlandsdienstreise (Beispiel)
250 €
Kleinbetragsrechnungsgrenze (§ 33 UStDV) – kein gesonderter Steuerausweis nötig
Häufig gestellte Fragen
Was sind Reisenebenkosten – einfach erklärt?
Reisenebenkosten sind alle betrieblich veranlassten Reiseaufwendungen, die nicht als Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand oder Übernachtungskosten einzuordnen sind. Typische Beispiele sind Parkgebühren, Mautkosten, Taxi am Zielort, Gepäckaufbewahrung und berufliche Telefonate auf Dienstreise.
Gibt es eine Pauschale für Reisenebenkosten?
Nein. Für Reisenebenkosten existiert keine gesetzliche Pauschale. Jede Position muss einzeln durch einen Originalbeleg oder – im Ausnahmefall – durch einen Eigenbeleg nachgewiesen werden. Das unterscheidet sie von Verpflegungspauschalen und der Übernachtungspauschale.
Sind Reisenebenkosten steuerfrei erstattbar?
Ja. Die GmbH kann nachgewiesene Reisenebenkosten nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei und sozialversicherungsfrei erstatten. Voraussetzung ist die berufliche Veranlassung und ein ordnungsgemäßer Beleg je Position.
Was tun, wenn keine Quittung vorhanden ist?
In Ausnahmefällen (z. B. Parkautomaten ohne Quittungsdruck, Trinkgeld) kann ein Eigenbeleg ausgestellt werden. Dieser muss Datum, Ort, Betrag, dienstlichen Anlass und Unterschrift enthalten. Systematisch ausgestellte Eigenbelege für belegfähige Ausgaben werden von Finanzbehörden nicht akzeptiert.
Wie werden Reisenebenkosten in der Buchhaltung gebucht?
Im SKR 03 und im SKR 04 auf dem Konto „Reisekosten Arbeitnehmer“ bzw. einem Unterkonto für Reisenebenkosten. Bei inländischen Belegen mit Umsatzsteuer ist die Vorsteuer separat auf dem Vorsteuerkonto zu erfassen, sofern die Rechnung die Voraussetzungen des § 15 UStG erfüllt.
Darf die GmbH Minibar-Kosten als Reisenebenkosten erstatten?
Nein. Minibar-Konsum gilt steuerrechtlich als privat veranlasst und ist daher kein erstattungsfähiger Reisekostenpunkt. Eine Erstattung führt zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.
Über Autor und Berufsprofil
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Kunden, koordiniert auf Wunsch die Zusammenarbeit mit kooperierenden Steuerberatern.
Berufsprofil
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · M.A.
Berufsangaben im persönlichen Profil
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Schwerpunkt fachliche Abschlussfragen. Informationen zum Tätigkeitsgebiet; keine individuelle Beratung durch diesen Beitrag.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung in eigener beruflicher Verantwortung. Stand der Rechtslage: Juli 2026.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
