Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben, Muster und die häufigsten Fehler beim Betriebsausgabenabzug
Ein fehlendes Wort auf dem Bewirtungsbeleg kann die gesamte Betriebsausgabe vernichten – nicht nur den nicht abzugsfähigen Anteil, sondern auch die abzugsfähigen 70 Prozent. Wer als Geschäftsführer einer GmbH Bewirtungskosten steuerlich geltend machen will, muss die Belegpflichten nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG und die flankierenden BMF-Vorgaben präzise einhalten. Dieser Artikel zeigt, welche Angaben zwingend auf den Beleg gehören, wie ein korrekter Bewirtungsbeleg aussieht und welche Fehler in der Praxis zum vollständigen Abzugsverlust führen.
Kurzantwort
Ein Bewirtungsbeleg muss Ort, Datum, Teilnehmer (namentlich), den konkreten Bewirtungsanlass, die Höhe der Aufwendungen sowie – bei maschinell erstellten Belegen ab 250 € – den Namen des Bewirtenden enthalten. Fehlt auch nur eine dieser Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG, entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig, also auch die ansonsten abzugsfähigen 70 Prozent der Kosten.
Inhaltsverzeichnis
- Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 EStG
- Maschineller Beleg ab 250 € und TSE-Pflicht
- Trinkgeld korrekt dokumentieren
- Digitaler Bewirtungsbeleg nach GoBD
- Nachträgliches Ergänzen: Was geht, was nicht
- Musterbeispiel: Ausgefüllter Bewirtungsbeleg (GmbH)
- Häufige Fehler und ihre Rechtsfolgen
- Abgrenzung: Verpflegungspauschale vs. Bewirtungskosten
Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg nach § 4 Abs. 5 EStG
Die gesetzliche Grundlage für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Danach sind Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur dann zu 70 Prozent abzugsfähig, wenn der Steuerpflichtige schriftlich Folgendes nachweist:
Diese fünf Elemente bilden den unverzichtbaren Kern des Bewirtungsbelegs. Die Finanzverwaltung legt dabei – in Übereinstimmung mit der BFH-Rechtsprechung – besonderes Augenmerk auf den Anlass: Pauschale Formulierungen wie „Geschäftsessen“, „Kundenpflege“ oder „Akquisition“ reichen nicht aus. Erforderlich ist eine Beschreibung, aus der sich der konkrete geschäftliche Bezug ergibt, zum Beispiel „Vertragsverhandlung Rahmenliefervertrag Muster GmbH, Projekt X23″ oder „Erstgespräch zur Beauftragung IT-Audit Quartal III“.
Hinweis zur Rechtslage
Das BMF-Schreiben vom 21.11.1994 (BStBl. I 1994, 855) sowie nachfolgende Verwaltungsanweisungen konkretisieren die gesetzlichen Anforderungen. Für GmbHs gelten diese Regelungen über § 8 Abs. 1 KStG unmittelbar, da das KStG für die Einkommensermittlung auf das EStG verweist.
Eigenbeleg vs. Fremdbeleg
Grundsätzlich genügt für die Angaben zu Teilnehmern und Anlass ein handschriftlicher Eigenbeleg, der dem Restaurantbeleg beigeheftet wird. Die gesetzlich geforderten Angaben müssen jedoch zeitnah – also noch am Tag der Bewirtung oder unmittelbar danach – aufgezeichnet werden. Ein Eigenbeleg ersetzt nicht den Kassenbon oder die Restaurantrechnung; er ergänzt sie um die Pflichtangaben, die der Gastwirt naturgemäß nicht kennt.
Maschineller Beleg ab 250 € und TSE-Pflicht
Überschreiten die Bewirtungskosten (Gesamtbetrag der Rechnung) den Betrag von 250 Euro brutto, verlangt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG i. V. m. der EStDV zusätzlich, dass der Beleg maschinell erstellt und registriert ist. Das bedeutet konkret:
- Die Rechnung muss von einer Registrierkasse oder einem gleichwertigen System ausgedruckt sein.
- Ab dem 01.01.2020 müssen Registrierkassen in Deutschland mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Ein Bon ohne TSE-Signatur (erkennbar am fehlenden QR-Code oder der fehlenden Transaktionsnummer) ist formal kein ordnungsgemäßer maschineller Beleg.
- Der Name und die Adresse des Bewirtenden (also der GmbH bzw. des Gastgebers) müssen bei Rechnungen über 250 Euro auf dem Fremdbeleg stehen – analog zur umsatzsteuerrechtlichen Anforderung nach § 14 UStG. Bei Rechnungen bis 250 Euro (sog. Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV) entfällt diese Pflicht.
Achtung: TSE-Bon
Ein handgeschriebener oder mit einem einfachen PC-Drucker ohne TSE erstellter Bon gilt nicht als maschineller Beleg im Sinne der Norm – selbst wenn der Betrag unter 250 Euro liegt. Viele Prüfer der Finanzverwaltung achten seit 2023 verstärkt auf das Vorhandensein der TSE-Merkmale (Seriennummer, Signaturzähler, Transaktions-ID).
Trinkgeld korrekt dokumentieren
Trinkgeld, das anlässlich einer Bewirtung gegeben wird, ist Teil der Bewirtungsaufwendungen und ebenfalls nur zu 70 Prozent abzugsfähig. Die Dokumentation erfolgt wie folgt:
- Wird das Trinkgeld auf der Rechnung quittiert (Restaurantmitarbeiter trägt den Betrag handschriftlich ein und zeichnet gegen), ist der Gesamtbetrag inklusive Trinkgeld Grundlage für den 70-%-Abzug.
- Fehlt eine solche Quittung, muss ein handschriftlicher Vermerk auf dem Eigenbeleg oder dem Rechnungsbeleg erfolgen: Betrag, Datum und – soweit möglich – ein Hinweis auf die bewirtende Person.
- Barzahlung von Trinkgeld ohne jede Dokumentation ist steuerlich nicht abzugsfähig.
Digitaler Bewirtungsbeleg nach GoBD
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) lassen digitale Bewirtungsbelege ausdrücklich zu – sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:
- Einscannen des Papierbons und Aufbewahrung als revisionssicheres Digitalisat (TIFF, PDF/A)
- Digitaler Eigenbeleg als PDF mit qualifizierter elektronischer Signatur oder im unveränderlichen DMS
- Direkt digital ausgestellte Restaurantrechnung (z. B. per E-Mail), wenn TSE-Anforderungen erfüllt
- Nachträgliche Bearbeitung des Scans (Abändern von Beträgen, Hinzufügen von Text im Bilddatei-Editor)
- Papiernichtaufbewahrung, wenn das Digitalisat nicht verfahrensdokumentiert ist
- Einfaches Foto per Smartphone ohne GoBD-konformes DMS oder Belegarchivierungssystem
Für die GmbH bedeutet das in der Praxis: Wer Bewirtungsbelege per App scannt, muss sicherstellen, dass die verwendete Software GoBD-konform zertifiziert ist (z. B. durch einen Verfahrenstest nach IDW PS 880) und der Papierbeleg anschließend vernichtet werden darf – was in vielen Fällen eine entsprechende Verfahrensdokumentation voraussetzt.
Nachträgliches Ergänzen: Was geht, was nicht
In der Praxis kommt es vor, dass ein Bewirtungsbeleg zunächst unvollständig ist. Die Frage, was nachträglich ergänzt werden darf, ist für den Betriebsausgabenabzug entscheidend.
Was nachträglich zulässig ist
Fehlende Eigenbelege können grundsätzlich noch vor einer Betriebsprüfung erstellt und nachgereicht werden – allerdings nur, wenn die zugrundeliegenden Informationen (Teilnehmer, Anlass) tatsächlich rekonstruierbar und belegbar sind. Gerichte und Finanzverwaltung erkennen Nachträge an, wenn:
- der zeitliche Abstand zur Bewirtung gering ist (innerhalb weniger Tage),
- keine Indizien für eine inhaltliche Unrichtigkeit bestehen,
- weitere Unterlagen (Kalendereinträge, E-Mails, CRM-Einträge) die Angaben stützen.
Was nicht nachträglich geheilt werden kann
Kein nachträgliches Heilen möglich
Ein fehlender maschineller Fremdbeleg (Kassenbon) kann durch einen Eigenbeleg nicht ersetzt werden. Ebenso kann ein pauschal formulierter Anlass (z. B. „Geschäftsessen“) nach einer Betriebsprüfungsankündigung nicht mehr durch eine konkrete Beschreibung ausgetauscht werden – dies wertet die Finanzverwaltung als unzulässige Nachholung. Der BFH hat in mehreren Entscheidungen (u. a. BFH v. 26.02.2014, X R 13/13) klargestellt, dass die Belege die Aufwendungen zeitnah dokumentieren müssen.
Musterbeispiel: Ausgefüllter Bewirtungsbeleg (GmbH)
Das folgende Beispiel zeigt, wie ein korrekter Bewirtungsbeleg für eine GmbH aussehen muss. Der Restaurantbeleg (Fremdbeleg, maschinell, mit TSE) wird durch einen Eigenbeleg mit den Pflichtangaben ergänzt.
| Pflichtangabe | Beispielinhalt | Hinweis |
|---|---|---|
| Bewirtungsbetrieb / Ort | Restaurant „Zum Goldenen Anker“, Hafenstraße 12, 20457 Hamburg | Vollständige Adresse aus dem Kassenbon übernehmen |
| Tag der Bewirtung | 14.05.2025 | Datum des Kassenbons; stimmt mit dem Eigenbeleg überein |
| Teilnehmer | Max Mustermann (Geschäftsführer, Muster GmbH); Petra Schmidt (Einkaufsleiterin, Kunden-AG, Hamburg) | Alle Teilnehmer namentlich, mit Funktion und Unternehmen |
| Anlass | Vertragsverhandlung zur Verlängerung des Rahmenliefervertrags 2025–2027, Projekt „Stahlkomponenten Nord“, Angebotsvorlage v. 10.05.2025 | Konkret, kein „Geschäftsessen“ oder „Kundenpflege“ |
| Höhe der Aufwendungen | Restaurantrechnung: 186,50 € brutto; Trinkgeld (quittiert): 13,50 €; Gesamt: 200,00 € | Kleinstbetragsrechnung (< 250 €): kein maschineller Beleg zwingend; TSE trotzdem vorhanden |
| Name des Bewirtenden | Muster GmbH, Musterstraße 1, 20095 Hamburg | Pflicht ab 250 € auf dem Fremdbeleg; hier freiwillig auf Eigenbeleg |
| Unterschrift | Max Mustermann, 14.05.2025 | Unterschrift des Bewirtenden auf dem Eigenbeleg |
Buchungstechnischer Hinweis: Die abzugsfähigen 70 % (140,00 €) werden als Betriebsausgabe gebucht, die nicht abzugsfähigen 30 % (60,00 €) als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe. Wie der Buchungssatz im Detail aussieht und wie die 70-%-Regel umgesetzt wird, erläutert unser gesonderter Artikel zu Bewirtungskosten buchen sowie der Beitrag zum 70-%-Buchungssatz bei Bewirtungskosten.
Häufige Fehler und ihre Rechtsfolgen
Nachfolgend die in Betriebsprüfungen am häufigsten festgestellten Mängel – jeweils mit der steuerlichen Konsequenz:
| Fehler | Rechtsfolge |
|---|---|
| Anlass zu pauschal („Geschäftsessen“, „Meeting“) | Vollständiger Abzugsverlust; auch die 70 % entfallen |
| Fehlende Teilnehmerliste / nur „Kunden“ | Vollständiger Abzugsverlust; keine Heilungsmöglichkeit nach BP-Ankündigung |
| Kein maschineller Beleg bei Rechnungen über 250 € | Vollständiger Abzugsverlust des Betriebsausgabenabzugs |
| TSE-Merkmale fehlen auf dem Kassenbon | Formell kein ordnungsgemäßer Beleg; Abzug gefährdet |
| Trinkgeld bar gezahlt, nicht dokumentiert | Trinkgeldanteil nicht abzugsfähig |
| Digitales Scan-Archiv nicht GoBD-konform | Beleg gilt als nicht vorhanden; Abzugsverlust |
| Eigenbeleg erst im Rahmen einer Betriebsprüfung nachgereicht | In der Regel keine Anerkennung; Abzugsverlust |
Wichtig: Alles oder nichts
Der Betriebsausgabenabzug bei Bewirtungskosten ist kein Teilabzug nach Beweislage. Fehlt eine Pflichtangabe, entfällt der Abzug vollständig – also auch die 70 %, nicht nur die pauschal nicht abzugsfähigen 30 %. Dies hat der BFH in ständiger Rechtsprechung bestätigt. Eine GmbH, die Bewirtungsbelege schlampig pflegt, riskiert bei einer Betriebsprüfung erhebliche Steuernachzahlungen inklusive Nachzahlungszinsen nach § 233a AO.
Abgrenzung: Verpflegungspauschale vs. Bewirtungskosten
Nicht jede geschäftliche Mahlzeit fällt automatisch unter die Bewirtungskostenregelungen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Eine wichtige Abgrenzung betrifft die Verpflegungsmehraufwendungen:
- Bewirtungskosten liegen vor, wenn eine oder mehrere andere Personen (Kunden, Geschäftspartner) bewirtet werden. Die Bewirtung ist der Hauptzweck.
- Verpflegungsmehraufwendungen (Reisekosten) entstehen, wenn ein Arbeitnehmer oder Geschäftsführer auf einer auswärtigen Tätigkeit isst – ohne Bewirtungszweck. Hier gelten Tagespauschalen, kein 70-%-Limit und kein Bewirtungsbeleg.
- Bewirtet ein Geschäftsführer auf einer Dienstreise gleichzeitig einen Kunden, liegt für seinen eigenen Anteil Verpflegungsmehraufwand vor, für den Anteil des Kunden hingegen ein Bewirtungsaufwand – was eine Aufteilung der Rechnung erfordert.
Ob Ihre Dienstreisekosten als Verpflegungsmehraufwand korrekt erfasst und pauschaliert sind, können Sie mit unserem Verpflegungsmehraufwand-Rechner prüfen – das Tool berechnet die aktuellen Tagespauschalen für Inland und Ausland automatisch.
Fazit: Bewirtungsbeleg – Checkliste für die GmbH-Praxis
Ein rechtssicherer Bewirtungsbeleg erfordert: konkreter Anlass (kein „Geschäftsessen“), vollständige Teilnehmerliste, Ort und Datum, Betrag sowie – ab 250 € – einen TSE-gesicherten maschinellen Fremdbeleg mit Empfängernamen. Digitale Belege sind zulässig, wenn GoBD-Konformität gewährleistet ist. Trinkgeld muss gesondert quittiert werden. Wer diese Anforderungen systematisch umsetzt, sichert den 70-%-Betriebsausgabenabzug; wer sie vernachlässigt, verliert ihn vollständig. Nutzen Sie eine Buchhaltungsplattform mit integrierter Belegprüfung – testen Sie onlinebilanz.de kostenlos im Demo-Zugang oder kalkulieren Sie Ihr Einsparpotenzial im Kostenrechner.
250 EUR
Grenze für maschinellen Pflichtbeleg
70 %
Maximal abzugsfähiger Anteil der Bewirtungskosten
Häufig gestellte Fragen
Welche Angaben sind auf einem Bewirtungsbeleg zwingend erforderlich?
Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG sind: Ort und Tag der Bewirtung, vollständige Namen aller Teilnehmer, konkreter Bewirtungsanlass (keine Pauschalformulierungen) sowie die Höhe der Aufwendungen. Ab 250 € brutto zusätzlich: maschinell erstellter TSE-Beleg mit Name des Bewirtenden.
Reicht „Geschäftsessen" als Anlass auf dem Bewirtungsbeleg?
Nein. Die Finanzverwaltung und der BFH verlangen eine konkrete Beschreibung des geschäftlichen Anlasses, aus der der Bezug zur unternehmerischen Tätigkeit hervorgeht – zum Beispiel „Vertragsverhandlung Rahmenliefervertrag Projekt X" oder „Erstgespräch IT-Audit Q3". Pauschalformulierungen führen zum vollständigen Abzugsverlust.
Was passiert, wenn der Bewirtungsbeleg unvollständig ist?
Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig – also auch die ansonsten abzugsfähigen 70 Prozent der Bewirtungskosten. Eine Heilung ist nur eingeschränkt möglich und regelmäßig nicht mehr nach Ankündigung einer Betriebsprüfung.
Kann ich einen Bewirtungsbeleg nachträglich ergänzen?
Fehlende Eigenbelege können zeitnah nach der Bewirtung ergänzt werden, wenn der Inhalt durch weitere Unterlagen (E-Mails, Kalendereinträge) belegt werden kann. Einen fehlenden maschinellen Fremdbeleg (Kassenbon) kann ein Eigenbeleg jedoch nicht ersetzen. Nach Ankündigung einer Betriebsprüfung scheidet eine Nachholung regelmäßig aus.
Ist ein digitaler Bewirtungsbeleg steuerlich anerkannt?
Ja, wenn er GoBD-konform archiviert ist – also in einem revisionssicheren DMS oder einer entsprechend zertifizierten Software. Ein einfaches Smartphone-Foto ohne GoBD-konformes Archivsystem genügt nicht. Der originale Papierbeleg darf nur vernichtet werden, wenn eine Verfahrensdokumentation die Bildung eines gleichwertigen Digitalisats nachweist.
Wie wird Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg dokumentiert?
Trinkgeld ist Teil der Bewirtungskosten und ebenfalls nur zu 70 Prozent abzugsfähig. Es sollte auf der Restaurantrechnung quittiert werden. Fehlt eine Quittung, muss ein handschriftlicher Vermerk auf dem Eigenbeleg mit Betrag und Datum erfolgen. Undokumentiertes Barbetrinkgeld ist steuerlich nicht abzugsfähig.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
