Umsatzsteuer auf Anzahlungen: Entstehung, Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung
Wer als GmbH Anzahlungen vereinnahmt, schuldet die Umsatzsteuer bereits im Zeitpunkt des Zahlungseingangs – unabhängig davon, ob die Leistung schon erbracht wurde. Fehler bei der Anzahlungsrechnung oder ein doppelter Steuerausweis in der Schlussrechnung können teuer werden. Dieser Artikel zeigt, was § 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG konkret bedeutet, wie die Anzahlungsrechnung aussehen muss – einschließlich aller Pflichtangaben wie der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei innergemeinschaftlichen Geschäften –, wann der Kunde den Vorsteuerabzug hat und wie die Schlussrechnung korrekt aufgebaut wird.
Kurzantwort
Die Umsatzsteuer auf Anzahlungen entsteht nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Anzahlung vereinnahmt wurde. Der leistende Unternehmer muss eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung mit offenem Steuerausweis ausstellen; der Leistungsempfänger darf den Vorsteuerabzug erst nach Zahlung und Vorliegen der Rechnung geltend machen (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 UStG). In der späteren Schlussrechnung sind die bereits abgerechneten Anzahlungen offen abzusetzen – ein erneuter Steuerausweis auf den Gesamtbetrag löst die § 14c-Falle aus.
Inhaltsverzeichnis
- Entstehung der USt nach § 13 UStG
- Pflichtangaben der Anzahlungsrechnung
- Vorsteuerabzug des Kunden aus Anzahlungen
- Schlussrechnung: korrekte Absetzung der Anzahlungen
- Die § 14c-Falle beim Doppelausweis
- UStVA: richtige Zuordnung der Anzahlungen
- Buchungssätze SKR 03 und SKR 04
- Praxisbeispiel: GmbH mit Teilzahlungen
- Checkliste: Fehlerquellen vermeiden
Entstehung der Umsatzsteuer nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG
Im deutschen Umsatzsteuerrecht gilt für Sollversteuerung nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG der Grundsatz: Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Satz 4 dieser Vorschrift durchbricht diesen Grundsatz ausdrücklich für Vorauszahlungen und Anzahlungen: Vereinnahmt der Unternehmer vor Ausführung der Leistung ein Entgelt oder einen Teil davon, entsteht die Umsatzsteuer bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung.
Hinweis: Sollversteuerung vs. Istversteuerung
Die Regelung des § 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG gilt für alle Sollversteuerer. Istversteuerern (§ 20 UStG) entsteht die Steuer ohnehin erst bei Vereinnahmung. Das Ergebnis ist beim Anzahlungsvorgang in beiden Fällen identisch: Die USt ist mit Eingang der Zahlung fällig.
Für die GmbH als Sollversteuerer bedeutet dies: Sobald eine Anzahlung auf dem Konto eingeht, muss diese in der Umsatzsteuer-Voranmeldung des betreffenden Monats (oder Quartals) angemeldet werden – unabhängig vom Leistungszeitpunkt. Ein Bauprojekt, das erst in sechs Monaten fertiggestellt wird, löst bereits heute eine Umsatzsteuerschuld aus, wenn der Auftraggeber eine Vorauszahlung leistet.
Maßgeblich ist die Vereinnahmung, also der tatsächliche Zahlungseingang. Eine bloße Rechnungsstellung ohne Zahlungseingang reicht nicht aus. Umgekehrt genügt der Zahlungseingang – auch ohne bereits ausgestellte Anzahlungsrechnung – zur Begründung der Steuerschuld.
Pflichtangaben der Anzahlungsrechnung
Gemäß § 14 UStG ist der leistende Unternehmer verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn er gegenüber einem anderen Unternehmer oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts tätig wird. Dies gilt auch für Anzahlungsrechnungen. Die allgemeinen Rechnungspflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG sind vollständig einzuhalten.
Für Anzahlungsrechnungen gilt insbesondere: Da die Leistung zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung noch nicht erbracht wurde, kann kein Lieferdatum oder Leistungsdatum eingetragen werden. Stattdessen ist der voraussichtliche Leistungszeitpunkt oder zumindest der Leistungszeitraum anzugeben – die Finanzverwaltung akzeptiert auch den Verweis auf den zugrunde liegenden Vertrag.
Pflichtangaben im Überblick
| Pflichtangabe | Besonderheit bei Anzahlungsrechnung |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift beider Parteien | Keine Besonderheit |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Keine Besonderheit |
| Rechnungsdatum | Keine Besonderheit |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Eigener Nummernkreis für Anzahlungen empfehlenswert |
| Menge und Art der Leistung | Hinreichende Beschreibung der noch zu erbringenden Leistung |
| Zeitpunkt der Leistung | Voraussichtlicher Leistungszeitpunkt oder Verweis auf Vertrag |
| Entgelt und Steuerbetrag (offen ausgewiesen) | Bezieht sich auf die Anzahlungssumme, nicht den Gesamtauftrag |
| Anzuwendender Steuersatz | Steuersatz der Hauptleistung maßgebend |
Achtung: Offener Steuerausweis zwingend
In der Anzahlungsrechnung muss die Umsatzsteuer offen ausgewiesen werden. Ein Bruttobetrag „inkl. MwSt.“ ohne gesonderten Ausweis genügt nicht und versagt dem Kunden den Vorsteuerabzug. Gleichzeitig begründet ein unrichtiger Steuerausweis eine Steuerschuld nach § 14c Abs. 1 UStG.
Vorsteuerabzug des Kunden aus Anzahlungen
Der Leistungsempfänger kann die in der Anzahlungsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen – jedoch nur unter den kumulativen Voraussetzungen des § 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 UStG:
- Es liegt eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung mit gesondertem Steuerausweis vor,
- die Anzahlung wurde tatsächlich geleistet (Zahlungsabfluss beim Empfänger).
Beide Voraussetzungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Erhält der Kunde im Oktober eine Anzahlungsrechnung, zahlt aber erst im November, ist der Vorsteuerabzug erst in der UStVA November möglich – nicht bereits in Oktober. Das Umgekehrte gilt ebenso: Zahlt der Kunde vorab, ohne eine ordnungsgemäße Rechnung zu besitzen, scheidet der Vorsteuerabzug aus.
Dieses Zahlung-vor-Rechnung-Prinzip weicht vom allgemeinen Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 1 UStG ab, der nur eine ordnungsgemäße Rechnung und die Ausführung der Leistung voraussetzt. Bei Anzahlungen ersetzt die Zahlung das Leistungserfordernis.
Schlussrechnung: korrekte Absetzung der Anzahlungen
Nach Ausführung der Gesamtleistung stellt der Unternehmer die Schlussrechnung aus. Diese muss den Gesamtauftragswert vollständig ausweisen – und zugleich die bereits geleisteten Anzahlungen offen und nachvollziehbar absetzen. Nur der verbleibende Restbetrag (Restzahlung) ist der noch zu entrichtende Betrag.
Das empfohlene Schema für die Schlussrechnung sieht wie folgt aus:
| Position | Netto | USt 19 % | Brutto |
|---|---|---|---|
| Gesamtleistung laut Vertrag | 50.000,00 € | 9.500,00 € | 59.500,00 € |
| ./. Anzahlung 1 (Rg.-Nr. AZ-2025-001 vom 01.03.2025) | –10.000,00 € | –1.900,00 € | –11.900,00 € |
| ./. Anzahlung 2 (Rg.-Nr. AZ-2025-002 vom 01.05.2025) | –15.000,00 € | –2.850,00 € | –17.850,00 € |
| Zu zahlender Restbetrag | 25.000,00 € | 4.750,00 € | 29.750,00 € |
In der Schlussrechnung entsteht nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 1 UStG eine neue Umsatzsteuerschuld – aber nur auf den noch nicht abgerechneten Restbetrag. Die Steuer auf die Anzahlungen ist bereits in den Voranmeldungszeiträumen der Vereinnahmung entstanden und abgeführt worden.
Die § 14c-Falle beim Doppelausweis
Der häufigste und folgenreichste Fehler in der Praxis: Der Unternehmer stellt in der Schlussrechnung den Gesamtbetrag mit voller Umsatzsteuer aus, ohne die Anzahlungen abzuziehen. Die Folge ist ein doppelter Steuerausweis – die Steuer auf die Anzahlungen wurde bereits in früheren Voranmeldungszeiträumen angemeldet und abgeführt, und nun wird sie ein zweites Mal ausgewiesen.
§ 14c Abs. 1 UStG – Steuerschuld kraft Rechnung
Nach § 14c Abs. 1 UStG schuldet derjenige, der in einer Rechnung einen höheren Steuerbetrag ausweist als er nach dem UStG für den zugrunde liegenden Umsatz schuldet, auch den Mehrbetrag. Der Kunde darf diesen Mehrbetrag hingegen nicht als Vorsteuer abziehen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 i.V.m. § 14c UStG). Doppelausweis in der Schlussrechnung führt also zur doppelten Steuerzahlung ohne Gegenposition beim Empfänger.
Die Berichtigung eines unrichtigen Steuerausweises nach § 14c Abs. 1 UStG ist zwar möglich, erfordert aber die Korrektur der Rechnung gegenüber dem Empfänger sowie eine Berichtigung der Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt – ein erheblicher administrativer Aufwand, der durch sorgfältige Rechnungsstellung von vornherein vermieden werden kann.
UStVA: richtige Zuordnung der Anzahlungen
Erhaltene Anzahlungen sind in der Umsatzsteuer-Voranmeldung in den Zeilen für steuerpflichtige Umsätze einzutragen, gegliedert nach Steuersatz:
- Zeile 26 (KZ 81): Steuerpflichtige Umsätze zum Regelsteuersatz 19 %
- Zeile 27 (KZ 86): Steuerpflichtige Umsätze zum ermäßigten Steuersatz 7 %
Anzahlungen werden dort mit dem Nettobetrag eingetragen; die darauf entfallende Steuer wird automatisch berechnet. In der Schlussrechnung ist lediglich der Restbetrag (nach Abzug der Anzahlungen) in der entsprechenden Zeile zu erfassen – die Anzahlungsbeträge tauchen hier nicht mehr auf, da sie bereits in früheren Voranmeldungszeiträumen gemeldet wurden.
Für eine schnelle Plausibilitätskontrolle der abzuführenden Umsatzsteuerbeträge empfiehlt sich der Umsatzsteuer-Rechner von onlinebilanz.de, mit dem Netto- und Bruttobeträge für alle gängigen Steuersätze direkt gegengeprüft werden können.
Buchungssätze SKR 03 und SKR 04
Die korrekte buchhalterische Behandlung erhaltener Anzahlungen folgt einem klaren Schema: Die Anzahlung ist zunächst als Verbindlichkeit (erhaltene Anzahlung) zu passivieren und erst bei Leistungserbringung und Rechnungsstellung gegen die Erlöse aufzulösen.
SKR 03 – Eingang der Anzahlung
an
Erhaltene Anzahlungen (1718) + Umsatzsteuer (1776)
Beispiel: 11.900 € Brutto = 10.000 € Netto + 1.900 € USt
SKR 03 – Auflösung bei Schlussrechnung / Leistungserbringung
an
Erlöse 19 % USt (8400)
Auflösung der passivierten Anzahlung (Nettobetrag 10.000 €)
SKR 04 – Eingang der Anzahlung
an
Erhaltene Anzahlungen (3272) + Umsatzsteuer (3806)
Beispiel: 11.900 € Brutto = 10.000 € Netto + 1.900 € USt
SKR 04 – Auflösung bei Schlussrechnung
an
Erlöse 19 % USt (4400)
Auflösung der passivierten Anzahlung (Nettobetrag 10.000 €)
Die Umsatzsteuer auf die Anzahlung (Konto 1776 / 3806) wird bereits bei Vereinnahmung gebucht und in der entsprechenden UStVA-Periode angemeldet. Bei der Schlussrechnung entsteht nur auf den Restbetrag eine neue USt-Schuld, die separat zu buchen ist.
Praxisbeispiel: GmbH mit zwei Teilzahlungen
Die Müller Maschinenbau GmbH beauftragt die Weber Konstruktions-GmbH mit der Fertigung einer Spezialmaschine zum Gesamtpreis von 50.000 € netto (19 % USt). Der Vertrag sieht zwei Anzahlungen und eine Schlusszahlung vor.
Weber stellt Anzahlungsrechnung AZ-2025-001 über 11.900 € (10.000 € + 1.900 € USt) aus. Müller zahlt am selben Tag. Weber meldet 10.000 € in der UStVA März 2025 (KZ 81) an. Müller zieht 1.900 € Vorsteuer in März ab.
Weber stellt Anzahlungsrechnung AZ-2025-002 über 17.850 € (15.000 € + 2.850 € USt) aus. Zahlung erfolgt am 5. Mai. Weber meldet 15.000 € in der UStVA Mai an. Müller zieht 2.850 € Vorsteuer in Mai ab.
15. August 2025 – Abnahme und Schlussrechnung: Weber stellt die Schlussrechnung aus. Gesamtpreis 50.000 € netto + 9.500 € USt = 59.500 € brutto. Davon ab: Anzahlung 1 (–11.900 €) und Anzahlung 2 (–17.850 €). Restzahlung: 25.000 € netto + 4.750 € USt = 29.750 €. Weber meldet in der UStVA August nur die 25.000 € Netto-Restbetrag an (KZ 81). Müller zieht 4.750 € weitere Vorsteuer in August ab.
Gesamtbetrachtung Weber: Summe der angemeldeten Nettoumsätze: 10.000 + 15.000 + 25.000 = 50.000 € – entspricht exakt dem Gesamtauftragswert. Keine Doppelerfassung.
Checkliste: Fehlerquellen bei umsatzsteuer auf anzahlungen vermeiden
- Anzahlung in der UStVA des Vereinnahmungsmonats erfassen – nicht erst bei Leistungsausführung
- Anzahlungsrechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ausstellen, insbesondere voraussichtlichen Leistungszeitpunkt angeben
- Umsatzsteuer in der Anzahlungsrechnung offen und korrekt ausweisen
- Als Empfänger: Vorsteuerabzug erst nach Zahlung UND Vorliegen der Rechnung geltend machen
- In der Schlussrechnung: Anzahlungen mit Rechnungsnummer, Datum und Netto-/Steuerbetrag offen absetzen
- In der Schlussrechnung ausgewiesene USt muss der Steuer auf den Restbetrag entsprechen – kein Gesamtausweis
- UStVA-Schlussrechnung: nur Netto-Restbetrag in KZ 81 / 86 eintragen
- Buchhalterisch: Anzahlungen über Konto 1718 (SKR 03) / 3272 (SKR 04) passivieren und bei Leistung auflösen
- Korrekte Zuordnung der USt auf Anzahlungen: Konto 1776 (SKR 03) / 3806 (SKR 04)
Tipp für die Praxis
Wer Anzahlungen regelmäßig verwaltet, sollte im Rechnungswesen einen eigenen Nummernkreis für Anzahlungsrechnungen einrichten (z. B. „AZ-YYYY-NNN“). Das erleichtert die Zuordnung in der Schlussrechnung und reduziert das Risiko von Doppelausweisen erheblich. Testen Sie die Abwicklung von Anzahlungsrechnungen in der onlinebilanz.de-Demo.
Stornierung und Rückzahlung von Anzahlungen
Wird ein Auftrag storniert und die Anzahlung zurückgezahlt, muss die bereits abgeführte Umsatzsteuer berichtigt werden. Der Unternehmer storniert die Anzahlungsrechnung durch eine Gutschrift (Stornorechnung) und korrigiert die Umsatzsteuer in der laufenden UStVA über eine negative Eintragung in KZ 81. Der Empfänger muss spiegelbildlich den bereits gezogenen Vorsteuerabzug zurückgeben. Grundlage ist § 17 Abs. 1 UStG (Änderung der Bemessungsgrundlage), nicht § 14c UStG.
Für komplexere Fragestellungen rund um Betriebsprüfung und Umsatzsteuergestaltung bei der GmbH empfiehlt sich die Beratung durch einen Steuerberater sowie die Nutzung digitaler Tools: Berechnen Sie Ihre Steuerbelastung mit dem onlinebilanz.de-Kostenrechner.
§ 13 Abs. 1 Nr. 1a S. 4 UStG
Entstehungszeitpunkt USt auf Anzahlungen
§ 15 Abs. 1 Nr. 1 S. 3 UStG
Vorsteuerabzug erst nach Zahlung + Rechnung
Häufig gestellte Fragen
Wann entsteht die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung?
Die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung entsteht nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Anzahlung vereinnahmt (also tatsächlich eingegangen) wurde – unabhängig davon, ob die Leistung bereits erbracht wurde.
Darf der Kunde die Vorsteuer aus einer Anzahlung sofort abziehen?
Nein. Der Vorsteuerabzug aus einer Anzahlung setzt nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 UStG zwingend voraus, dass sowohl eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung vorliegt als auch die Zahlung tatsächlich geleistet wurde. Fehlt eine der beiden Voraussetzungen, ist der Vorsteuerabzug nicht möglich.
Was muss eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung enthalten?
Eine Anzahlungsrechnung muss alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten, insbesondere den voraussichtlichen Leistungszeitpunkt oder Verweis auf den Vertrag, die Leistungsbeschreibung, den gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer.
Was ist die § 14c-Falle bei der Schlussrechnung?
Wenn in der Schlussrechnung die Umsatzsteuer auf den vollen Gesamtbetrag ausgewiesen wird, ohne die bereits abgerechneten Anzahlungen abzuziehen, entsteht nach § 14c Abs. 1 UStG eine zusätzliche Steuerschuld auf den doppelt ausgewiesenen Betrag. Der Empfänger darf diesen Mehrbetrag nicht als Vorsteuer abziehen.
Wie wird eine erhaltene Anzahlung in der Buchhaltung erfasst?
Im SKR 03 wird die Anzahlung auf Konto 1718 (Erhaltene Anzahlungen) passiviert, die USt auf Konto 1776. Im SKR 04 entsprechen die Konten 3272 und 3806. Bei Leistungserbringung wird das Anzahlungskonto gegen die Erlöskonten aufgelöst.
Wie wird die Schlussrechnung in der UStVA erfasst?
In der Schlussrechnung ist in der UStVA nur der Netto-Restbetrag (Gesamtleistung abzüglich bereits gemeldeter Anzahlungsbeträge) in KZ 81 (19 %) oder KZ 86 (7 %) einzutragen. Die Anzahlungsbeträge wurden bereits in früheren Voranmeldungszeiträumen erfasst.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
