EXW Incoterms: Warum die einfachste Lieferklausel steuerlich die gefährlichste ist
EXW – „Ex Works“, auf Deutsch „Ab Werk“ – gilt unter Einkäufern als einfachste Incoterms-Klausel: Der Verkäufer stellt die Ware bereit, der Käufer kümmert sich um alles andere. Was logistisch praktisch klingt, ist für den deutschen Verkäufer umsatzsteuerlich hochgefährlich: Die Steuerfreiheit einer Ausfuhr- oder innergemeinschaftlichen Lieferung steht und fällt mit Nachweisen, die ausschließlich der Käufer in der Hand hält.
Kurzantwort
Bei EXW Incoterms (Ex Works / Ab Werk) gehen Gefahr und Kosten bereits bei Bereitstellung am Lagerort des Verkäufers auf den Käufer über. Umsatzsteuerlich ist das der kritischste Incoterm: Der Verkäufer ist in der Zollanmeldung nicht Ausführer, und die Steuerfreiheit – sei es nach § 4 Nr. 1a i. V. m. § 6 UStG für Drittlandsexporte oder nach § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG für innergemeinschaftliche Lieferungen – hängt vollständig von Belegen ab, die der Käufer beibringen muss. Fehlt die Gelangensbestätigung oder der Ausfuhrnachweis, droht dem Verkäufer eine Umsatzsteuernachbelastung ohne Vertrauensschutz.
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet EXW (Ex Works / Ab Werk)?
- Gefahrübergang und Umsatzrealisierung bei EXW
- Steuerfreiheit bei EXW: Das Nachweis-Dilemma
- Wer ist Ausführer in der Zollanmeldung?
- Gelangensbestätigung und Ausfuhrnachweis im Abholfall
- Vertrauensschutz bei EXW: Wann greift er – wann nicht?
- Praxisbeispiel: EU-Kunde holt ab, Bestätigung fehlt
- Empfehlung: FCA statt EXW – Gegenüberstellung
- Checkliste für GmbH-Geschäftsführer
- Fazit: EXW Incoterms neu bewerten
Was bedeutet EXW (Ex Works / Ab Werk)?
Der Begriff EXW steht für „Ex Works“ und ist in den Incoterms 2020 der International Chamber of Commerce (ICC) definiert. Auf Deutsch spricht man von der „Ab Werk“-Klausel. Sie beschreibt die minimalen Pflichten des Verkäufers: Er stellt die Ware zum vereinbarten Zeitpunkt an seinem Betriebssitz, Lager oder einem anderen benannten Ort zur Verfügung – verpackt, aber nicht verladen. Damit endet seine Verantwortung.
Der Käufer übernimmt ab diesem Moment:
- das Verladen der Ware auf sein Transportmittel,
- alle Transportkosten und -risiken bis zum Bestimmungsort,
- die Ausfuhrzollanmeldung (bei Drittlandsexporten),
- sämtliche Einfuhrabgaben am Zielort.
Definition EXW / Ex Works (Incoterms 2020)
EXW ist für alle Transportarten geeignet, wird aber von der ICC selbst für grenzüberschreitende Lieferungen nicht empfohlen, weil der Verkäufer keinerlei Kontrolle über den Exportvorgang hat. Die ICC rät stattdessen zu FCA (Free Carrier).
Gefahrübergang und Umsatzrealisierung bei EXW
Der Gefahrübergang erfolgt bei EXW mit der Bereitstellung der Ware am benannten Ort – nicht mit dem tatsächlichen Abtransport. Das hat zwei unmittelbare Konsequenzen für die GmbH:
Umsatzrealisierung nach HGB
Nach § 252 HGB (Realisationsprinzip) ist der Umsatz zu dem Zeitpunkt zu erfassen, zu dem die wirtschaftliche Leistung erbracht ist – und das ist bei EXW der Zeitpunkt der Bereitstellung, nicht der Abholung. Für die Jahresabschlusserstellung bedeutet das: Ware, die am 30. Dezember bereitgestellt, aber erst am 3. Januar des Folgejahres abgeholt wird, ist im alten Jahr zu verbuchen und zu fakturieren.
Versicherungslücke als Haftungsrisiko
Da die Gefahr mit Bereitstellung übergeht, trägt der Käufer das Risiko eines Schadens ab diesem Moment. Praktisch bedeutet das: Ist die Ware am Lager des Verkäufers durch Feuer oder Diebstahl beschädigt, bevor der Spediteur des Käufers eintrifft, haftet grundsätzlich der Käufer – sofern der Verkäufer die Ware ordnungsgemäß bereitgestellt hat. In der Praxis führt diese Konstellation häufig zu Streitigkeiten, wenn die Haftpflicht-/Transportversicherung des Käufers noch nicht greift.
Achtung Jahresabschluss: Bereitgestellte, aber noch nicht abgeholte EXW-Ware darf nicht im Bestand (Vorräte) des Verkäufers verbleiben, wenn Gefahrübergang und wirtschaftliches Eigentum bereits auf den Käufer übergegangen sind. Falsche Bestandsbewertung verfälscht Bilanz und Steuerergebnis.
Steuerfreiheit bei EXW: Das Nachweis-Dilemma
Das eigentliche steuerliche Kernproblem bei EXW Incoterms liegt in der Umsatzsteuer. Für den Verkäufer kommen zwei Steuerbefreiungen in Betracht:
- Drittlandsexport: Steuerfreiheit nach § 4 Nr. 1a UStG i. V. m. § 6 UStG (Ausfuhrlieferung)
- EU-Lieferung: Steuerfreiheit nach § 4 Nr. 1b UStG i. V. m. § 6a UStG (innergemeinschaftliche Lieferung)
Beide Befreiungen setzen voraus, dass die Ware den umsatzsteuerlichen Anwendungsbereich der EU verlässt bzw. in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt – und das muss der Verkäufer nachweisen. Bei EXW ist er aber nicht derjenige, der die Ware bewegt. Er kann weder die Zollanmeldung kontrollieren noch den Transport überwachen. Er ist vollständig auf Unterlagen angewiesen, die der Käufer liefert.
Weitere Grundlagen zur steuerfreien Ausfuhrlieferung finden Sie in unserem Artikel Ausfuhrlieferung steuerfrei ins Drittland – Anforderungen nach UStG.
Wer ist Ausführer in der Zollanmeldung?
Das ist der wohl kritischste Punkt: Bei EXW ist der Käufer (oder sein Spediteur) der Ausführer in der Zollanmeldung gemäß Art. 1 Nr. 19 Unionszollkodex (UZK) i. V. m. der Delegierten Verordnung (EU) 2015/2446. Der deutsche Verkäufer taucht in der Ausfuhranmeldung (ATLAS) nicht als Anmelder auf.
Das hat folgende Konsequenzen:
- Der Verkäufer erhält keinen Ausgangsvermerk (Ausfuhrbegleitdokument, ABD / MRN) direkt von der Zollbehörde.
- Er muss den Ausgangsvermerk vom Käufer anfordern – und ist dabei auf dessen Kooperation angewiesen.
- Verweigert oder vergisst der Käufer die Übermittlung, steht der Verkäufer ohne Nachweis da.
Wichtig: Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und die Finanzverwaltung erkennen eine Steuerbefreiung nach § 6 UStG nur an, wenn der belegmäßige Nachweis vollständig und zeitnah geführt wird. Ein fehlender Ausgangsvermerk bei Drittlandsexporten ist kein Kavaliersdelikt – er kann zur vollständigen Versagung der Steuerfreiheit führen.
Gelangensbestätigung und Ausfuhrnachweis im Abholfall
Im sogenannten Abholfall – der Normalfall bei EXW – holt der Käufer oder ein von ihm beauftragter Spediteur die Ware ab. Die umsatzsteuerlichen Nachweispflichten unterscheiden sich je nach Liefergebiet:
Drittlandsexport: Ausgangsvermerk als Belegnachweis
Für Ausfuhrlieferungen ins Drittland ist der Ausgangsvermerk der Zollbehörde (Exitbestätigung, früher Ausfuhranmeldung mit Sichtvermerk) der maßgebliche Belegnachweis gemäß § 9 UStDV. Da der Käufer Ausführer ist, muss der Verkäufer ihn vertraglich zur Übermittlung der MRN/des Ausgangsvermerks verpflichten.
Innergemeinschaftliche Lieferung: Gelangensbestätigung
Bei EU-Lieferungen ist die Gelangensbestätigung nach § 17b UStDV der zentrale Nachweis. Im Abholfall muss der Käufer schriftlich (auch elektronisch) bestätigen, dass die Ware in einem anderen EU-Mitgliedstaat angekommen ist. Diese Bestätigung enthält:
- Name und Anschrift des Käufers,
- Menge und Art der Ware,
- Ort und Monat des Erhalts im anderen EU-Staat,
- Ausstellungsdatum und Unterschrift des Käufers.
Alternativ zum Gelangensnachweis sind nach § 17b UStDV auch andere Belege (Tracking, CMR, Frachtbrief) zulässig. Im Abholfall ist die Beweislage jedoch besonders schwierig, weil der Verkäufer keinerlei Frachtpapiere selbst in Händen hält.
Tipp: Vertragliche Verpflichtung
Nehmen Sie in jeden EXW-Kaufvertrag eine Klausel auf, die den Käufer verpflichtet, den Ausgangsvermerk (Drittland) bzw. die Gelangensbestätigung (EU) innerhalb von 30 Tagen nach Abholung zu übermitteln. Verknüpfen Sie dies mit einem Zahlungsvorbehalt oder einer Vertragsstrafe.
Vertrauensschutz bei EXW: Wann greift er – wann nicht?
Der Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 UStG (innergemeinschaftliche Lieferung) bzw. nach den allgemeinen Grundsätzen der Rechtsprechung schützt den gutgläubigen Verkäufer, wenn er alle zumutbaren Maßnahmen ergriffen hat und der Käufer dennoch falsche Angaben gemacht hat. Klingt beruhigend – ist es bei EXW aber nicht:
- Vertrauensschutz setzt voraus, dass der Verkäufer die Nachweispflichten soweit möglich erfüllt hat.
- Hat der Verkäufer keine Gelangensbestätigung angefordert oder keine zumutbaren Schritte unternommen, die Ausfuhr zu dokumentieren, entfällt der Vertrauensschutz vollständig.
- Bei EXW ist die strukturelle Schwäche bekannt – Gerichte und Finanzverwaltung legen daher strenge Maßstäbe an.
- Fehlt der Nachweis schlicht, weil der Käufer nicht kooperiert hat und der Verkäufer keine vertraglichen Sicherungen getroffen hatte, ist Vertrauensschutz in der Regel nicht zu erlangen.
Die Konsequenz: Der Verkäufer schuldet die Umsatzsteuer nach § 13a Abs. 1 Nr. 1 UStG aus dem Nettoentgelt – ohne Rückgriffsmöglichkeit auf den längst bezahlten und ausgereisten Käufer.
Praxisbeispiel: EU-Kunde holt ab – Gelangensbestätigung fehlt
Die Maschinenbau GmbH (Verkäufer, Düsseldorf) liefert eine CNC-Fräsmaschine an einen polnischen Abnehmer (Käufer mit gültiger polnischer USt-IdNr.) zu einem Nettokaufpreis von 120.000 EUR. Die Parteien vereinbaren EXW Düsseldorf. Der polnische Spediteur holt die Maschine ab, die GmbH stellt eine umsatzsteuerfreie Rechnung aus. Eine schriftliche Verpflichtung zur Gelangensbestätigung fehlt im Vertrag.
Sechs Monate später: Der polnische Abnehmer meldet Insolvenz an. Eine Gelangensbestätigung liegt nicht vor, alternative Belege fehlen ebenfalls. Das Finanzamt versagt im Rahmen einer Außenprüfung die Steuerfreiheit.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Nettokaufpreis (Rechnungsbetrag) | 120.000 EUR |
| Umsatzsteuer 19 % (nachzuentrichten) | 22.800 EUR |
| Nachzahlungszinsen § 233a AO (ca. 1,8 % p.a., 15 Monate) | ca. 513 EUR |
| Gesamtbelastung für die GmbH | ca. 23.313 EUR |
Die GmbH kann die Steuer nicht mehr vom insolventen polnischen Abnehmer zurückfordern. Der Schaden verbleibt vollständig beim Verkäufer. Vertrauensschutz wurde nicht gewährt, da keine vertragliche Sicherung bestand.
Steueraufwand/sonstige betriebliche Aufwendungen 22.800 EUR an Umsatzsteuer-Verbindlichkeiten 22.800 EUR
Anschließend: Umsatzsteuer-Verbindlichkeiten 22.800 EUR an Bank 22.800 EUR
Weiterführende Informationen zur steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung finden Sie in unserem Artikel Innergemeinschaftliche Lieferung: Rechnung richtig ausstellen.
Empfehlung: FCA statt EXW – Gegenüberstellung
Die International Chamber of Commerce empfiehlt für grenzüberschreitende Lieferungen ausdrücklich FCA (Free Carrier / Frei Frachtführer) anstelle von EXW. Der entscheidende Unterschied: Bei FCA kann vereinbart werden, dass die Ware noch am Betriebssitz des Verkäufers an den Frachtführer übergeben wird – der Verkäufer kann aber als Ausführer in der Zollanmeldung auftreten und erhält den Ausgangsvermerk direkt.
| Kriterium | EXW (Ex Works) | FCA (Free Carrier) |
|---|---|---|
| Verladepflicht Verkäufer | Nein | Ja (am eigenen Betrieb) |
| Ausführer in Zollanmeldung | Käufer / sein Spediteur | Verkäufer möglich |
| Ausgangsvermerk erhält | Käufer (muss weitergeben) | Verkäufer direkt |
| Gefahrübergang | Bei Bereitstellung | Bei Übergabe an Frachtführer |
| USt-Nachweis kontrollierbar? | Nein | Ja |
| Vertrauensschutzrisiko | Hoch | Gering |
| Logistischer Aufwand Verkäufer | Minimal | Gering (nur Verladung) |
| ICC-Empfehlung für Export | Nicht empfohlen | Empfohlen |
Der Wechsel von EXW zu FCA ist in der Praxis oft ohne erheblichen Mehraufwand möglich: Der Verkäufer lädt die Ware auf das Fahrzeug des Käufers/Spediteurs und meldet sie zum Export an. Im Gegenzug hält er den Ausgangsvermerk in Händen und kann die Steuerfreiheit eigenständig nachweisen.
Checkliste für GmbH-Geschäftsführer bei EXW-Lieferungen
- Rein inländische Lieferungen (kein USt-Nachweis erforderlich)
- Käufer ist ein zuverlässiger Großabnehmer mit nachgewiesener Compliance-Struktur und vertraglicher Absicherung
- Lieferungen an verbundene Unternehmen im Konzern mit internem Dokumentationssystem
- Neue, unbekannte Käufer aus dem EU-Ausland oder Drittländern
- Hochwertige Einzellieferungen mit signifikantem USt-Risiko
- Käufer aus Hochrisikoländern oder mit schwacher Bonität
- Immer wenn kein vertraglicher Sicherungsmechanismus etabliert ist
Fazit: EXW Incoterms neu bewerten
EXW Incoterms sind für den Verkäufer umsatzsteuerlich das riskanteste Incoterms-Modell überhaupt – trotz oder gerade wegen ihrer scheinbaren Einfachheit. Die minimale Pflicht des Verkäufers bei der Warenübergabe verkehrt sich steuerlich in ein maximales Risiko: Er schuldet im Zweifel die volle Umsatzsteuer, obwohl er keinerlei Kontrolle über den Exportprozess hatte.
Für GmbH-Geschäftsführer bedeutet das: EXW sollte nicht als Standardklausel verwendet werden. Die Alternative FCA löst das strukturelle Problem mit minimalem Mehraufwand. Wer EXW beibehält, muss zumindest durch vertragliche Verpflichtungen, konsequentes Nachweismanagement und buchhalterische Rückstellungen für das Restrisiko vorsorgen.
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22.800 EUR
Mögliche USt-Nachzahlung bei 120.000 EUR EXW-Lieferung ohne Nachweis
0 EUR
Vertrauensschutz ohne vertragliche Nachweissicherung bei EXW
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet EXW bei Incoterms?
EXW steht für „Ex Works" (Ab Werk) und ist der Incoterm mit den geringsten Verkäuferpflichten: Der Verkäufer stellt die Ware lediglich an seinem Standort bereit. Der Käufer trägt ab diesem Moment alle Kosten, Risiken und die Verantwortung für Verladung, Transport und Zollabwicklung.
Ist eine EXW-Lieferung ins EU-Ausland umsatzsteuerfrei?
Grundsätzlich ja, wenn die Voraussetzungen einer innergemeinschaftlichen Lieferung nach § 6a UStG vorliegen. Bei EXW muss der Verkäufer die Steuerfreiheit jedoch durch eine Gelangensbestätigung des Käufers nachweisen – und genau diese Abhängigkeit vom Käufer ist das zentrale Risiko.
Was ist der Unterschied zwischen EXW und FCA bei der Umsatzsteuer?
Bei FCA kann der Verkäufer als Ausführer in der Zollanmeldung auftreten und erhält den Ausgangsvermerk direkt. Bei EXW ist der Käufer Ausführer; der Verkäufer ist auf die Kooperation des Käufers angewiesen. FCA ist daher steuerlich deutlich sicherer.
Was passiert, wenn die Gelangensbestätigung bei EXW fehlt?
Das Finanzamt kann die Steuerfreiheit der Lieferung versagen. Der Verkäufer muss die Umsatzsteuer aus dem Nettoentgelt entrichten – zuzüglich Nachzahlungszinsen nach § 233a AO. Vertrauensschutz greift nur, wenn der Verkäufer nachweislich alle zumutbaren Sicherungsmaßnahmen ergriffen hatte.
Wann geht bei EXW die Gefahr auf den Käufer über?
Bei EXW geht die Gefahr mit der Bereitstellung der Ware am benannten Ort über – nicht erst bei der tatsächlichen Abholung. Das ist auch für die Umsatzrealisierung und die Bilanzierung maßgeblich.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
