Rechnung bei innergemeinschaftlicher Lieferung: Pflichtangaben & Muster
Wer als GmbH Waren an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat liefert, darf zwar keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen – muss aber genau wissen, welche Pflichtangaben die Rechnung stattdessen zwingend enthalten muss. Ein einziger fehlender Hinweis kann die Steuerfreiheit gefährden oder unerwartete Haftungsfolgen nach § 14c UStG auslösen.
Kurzantwort
Die Rechnung bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung muss nach § 14 Abs. 4 UStG i. V. m. § 14a Abs. 3 UStG die USt-IdNr. beider Parteien enthalten, darf keine Umsatzsteuer ausweisen und muss einen Hinweis auf die Steuerfreiheit tragen (z. B. „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“). Die Ausstellungsfrist beträgt bis zum 15. des auf die Lieferung folgenden Kalendermonats.
Inhaltsverzeichnis
- Pflichtangaben nach § 14 & § 14a UStG
- USt-IdNr. beider Parteien: Pflicht und Prüfung
- Der Pflichthinweis auf die Steuerfreiheit
- Rechnungsstellungsfrist bis zum 15. des Folgemonats
- Musterrechnung innergemeinschaftliche Lieferung
- Häufige Fehler und ihre Folgen
- Gutschriften und Anzahlungen bei IGL
- Checkliste: Rechnung bei IGL
Pflichtangaben nach § 14 & § 14a UStG
Die Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung (IGL) kombiniert die allgemeinen Rechnungspflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG mit den speziellen Zusatzanforderungen des § 14a Abs. 3 UStG. Beide Normen müssen gleichzeitig erfüllt sein.
Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über alle Pflichtangaben. Angaben, die spezifisch für die IGL gelten, sind gesondert gekennzeichnet.
| Pflichtangabe | Rechtsgrundlage | IGL-spezifisch? |
|---|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG | Nein |
| Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG | Nein |
| USt-IdNr. des leistenden Unternehmers | § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG i. V. m. § 14a Abs. 3 UStG | Ja |
| USt-IdNr. des Leistungsempfängers | § 14a Abs. 3 UStG | Ja |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG | Nein |
| Ausstellungsdatum | § 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG | Nein |
| Liefer- oder Leistungsdatum (Monat genügt) | § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG | Nein |
| Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware | § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG | Nein |
| Netto-Entgelt (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen) | § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG | Nein |
| Kein Umsatzsteuerausweis (0 % oder leer) | § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG | Ja |
| Hinweis auf Steuerfreiheit der IGL | § 14a Abs. 3 UStG | Ja |
Hinweis: Rechnungsformat
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern die E-Rechnungspflicht. Bei grenzüberschreitenden IGL besteht diese Pflicht derzeit nicht zwingend, jedoch ist das strukturierte Format technisch möglich und empfehlenswert. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung erstellen.
USt-IdNr. beider Parteien: Pflicht und Prüfung
Das Herzstück der IGL-Rechnung ist die doppelte USt-IdNr.-Pflicht. Sowohl der liefernde Unternehmer als auch der Erwerber müssen im Zeitpunkt der Lieferung gültige USt-IdNrn. besitzen und diese müssen auf der Rechnung ausgewiesen sein.
Eigene USt-IdNr. des Lieferanten
Jede deutsche GmbH, die regelmäßig innergemeinschaftlich liefert, beantragt beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine USt-IdNr. (DE + 9 Ziffern). Diese ist von der regulären Steuernummer des Finanzamts zu unterscheiden. Auf der Rechnung muss die USt-IdNr. erscheinen – die Steuernummer allein reicht bei IGL nicht aus.
USt-IdNr. des ausländischen Erwerbers
Die USt-IdNr. des Empfängers ist Tatbestandsmerkmal der Steuerfreiheit nach § 6a UStG und gleichzeitig Pflichtangabe auf der Rechnung. Vor Rechnungsstellung sollten Sie die Gültigkeit qualifiziert über das BZSt-MIAS-System (§ 18e UStG) bestätigen lassen und das Ergebnis dokumentieren. Eine einfache Bestätigung (Gültigkeit der Nr.) genügt für die Belegpflicht; für die Vertrauensschutzregelung empfiehlt sich die qualifizierte Bestätigung inklusive Name und Anschrift.
Achtung: Fehlt die USt-IdNr. des Erwerbers auf der Rechnung oder ist sie ungültig und der Lieferant hat dies nicht geprüft, kann das Finanzamt die Steuerfreiheit versagen. Die Nachweispflichten und Voraussetzungen der Steuerfreiheit werden in unserem Pillar-Artikel zu § 6a UStG ausführlich erläutert.
Der Pflichthinweis auf die Steuerfreiheit
§ 14a Abs. 3 UStG schreibt vor, dass die Rechnung einen ausdrücklichen Hinweis auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung enthalten muss. Das Gesetz gibt keinen Wortlaut vor, wohl aber die Verwaltungspraxis (Abschn. 14a.1 UStAE).
Akzeptierte deutsche Formulierungen
Folgende Hinweistexte sind in der Praxis etabliert und werden von der Finanzverwaltung anerkannt:
- „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“
- „Umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG“
- „Diese Lieferung ist als innergemeinschaftliche Lieferung umsatzsteuerfrei.“
Englische und französische Formulierungen
Da der Empfänger häufig kein Deutsch versteht, empfiehlt sich die Angabe in der Sprache des Vertragspartners – zusätzlich oder anstelle des deutschen Textes. Gängige und anerkannte Formulierungen:
| Sprache | Formulierung |
|---|---|
| Englisch | „VAT-exempt intra-Community supply pursuant to Art. 138 VAT Directive“ |
| Englisch (kurz) | „Tax-free intra-Community supply“ |
| Französisch | „Livraison intracommunautaire exonérée de TVA conformément à l’art. 138 Directive TVA“ |
| Französisch (kurz) | „Livraison intracommunautaire exonérée“ |
Praxis-Tipp
Legen Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware eine eigene Rechnungsvorlage „IGL“ an, die den Hinweistext bereits enthält und den USt-Ausweis automatisch unterdrückt. So entstehen keine Flüchtigkeitsfehler.
Rechnungsstellungsfrist bis zum 15. des Folgemonats
Dieser Punkt ist in der Praxis erstaunlich oft unbekannt: § 14a Abs. 3 Satz 1 UStG enthält für innergemeinschaftliche Lieferungen eine gesetzliche Abrechnungsfrist. Die Rechnung muss bis spätestens zum 15. des auf die Lieferung folgenden Kalendermonats ausgestellt werden.
Beispiel: Lieferung am 3. März
Erfolgt die Warenlieferung an den französischen Erwerber am 3. März, muss die Rechnung spätestens bis zum 15. April ausgestellt und dem Empfänger übermittelt sein. Eine Ausstellung am 20. April wäre eine Fristüberschreitung.
Folgen der Fristüberschreitung: Das Gesetz knüpft an die verspätete Ausstellung keine unmittelbare Versagung der Steuerfreiheit – der Unternehmer kann die Rechnung nachholen. Allerdings droht ein Ordnungswidrigkeitsvorwurf nach § 26a UStG, und in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) entstehen Meldefehler, die das Finanzamt zu Nachfragen veranlassen. Außerdem kann der Erwerber seinen Vorsteuerabzug im Empfangsstaat nicht geltend machen, solange keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Die Frist des § 14a Abs. 3 UStG gilt nur für IGL. Für reine Inlandsleistungen gibt es keine vergleichbare gesetzliche Ausstellungsfrist (mit Ausnahme der 6-Monatsfrist aus dem Steuerrecht für den Vorsteuerabzug des Empfängers).
Musterrechnung innergemeinschaftliche Lieferung
Das folgende Muster zeigt eine praxistaugliche Rechnung einer deutschen GmbH an einen polnischen Unternehmer. Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a Abs. 3 UStG sind enthalten.
Musterrechnung – Innergemeinschaftliche Lieferung (IGL)
Muster GmbH
Hauptstraße 12, 10115 Berlin
USt-IdNr.: DE 123 456 789
HRB 12345 AG Berlin
Rechnungsempfänger:
Przykład Sp. z o.o.
ul. Marszałkowska 1, 00-001 Warszawa, Polen
USt-IdNr.: PL 1234567890
Rechnungsnummer: 2025-IGL-042
Rechnungsdatum: 10. März 2025
Lieferdatum: März 2025
Leistungsbeschreibung:
| Pos. | Bezeichnung | Menge | Einzelpreis | Gesamtpreis |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Industriepumpe Typ X-200 | 5 Stück | 2.000,00 EUR | 10.000,00 EUR |
| 2 | Ersatzteile-Set E-200 | 5 Set | 300,00 EUR | 1.500,00 EUR |
Nettobetrag: 11.500,00 EUR
Umsatzsteuer: 0,00 EUR
Rechnungsbetrag: 11.500,00 EUR
Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG.
VAT-exempt intra-Community supply pursuant to Art. 138 VAT Directive.
Zahlungsziel: 30 Tage netto | Bankverbindung: IBAN DE00 1234 5678 9012 3456 78, BIC: MUSTERDEXX
Beachten Sie: Das Lieferdatum wird hier mit dem Liefermonat angegeben. Das ist ausreichend, solange kein konkretes Datum vertraglich vereinbart wurde. Für die ZM-Meldung ist der Liefermonat maßgebend.
Häufige Fehler und ihre Folgen
In der Praxis wiederholen sich bei der Rechnung für innergemeinschaftliche Lieferungen immer dieselben Fehler. Die Konsequenzen reichen von Ordnungswidrigkeiten bis zur nachträglichen Umsatzsteuerpflicht.
Wer auf einer IGL-Rechnung deutschen Umsatzsteuer (z. B. 19 %) ausweist, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt nach § 14c Abs. 1 UStG – unabhängig davon, ob die Lieferung materiell steuerfrei ist. Der Empfänger kann die ausgewiesene Steuer zudem im Inland nicht als Vorsteuer geltend machen. Eine Korrektur ist möglich, aber aufwendig und setzt die Rückgabe der Rechnung und Rückzahlung des Steuerbetrags voraus.
Ohne gültige USt-IdNr. des Abnehmers ist eine der materiellen Voraussetzungen der Steuerfreiheit nach § 6a UStG nicht erfüllt. Das Finanzamt kann die Steuerfreiheit nachträglich versagen und Umsatzsteuer zzgl. Zinsen (§ 233a AO) festsetzen. Eine rückwirkende Heilung durch nachträgliche Vorlage der IdNr. ist möglich, aber stets mit Risiko verbunden.
Fehlt der Hinweis auf die Steuerfreiheit, ist die Rechnung formell nicht ordnungsgemäß. Das allein macht die Lieferung noch nicht steuerpflichtig, kann aber bei einer Betriebsprüfung zu Diskussionen führen. Da der Hinweis eine reine Formvorschrift ist, kann er in solchen Fällen durch eine Rechnungskorrektur (Berichtigungsdokument) nachgeholt werden.
Die Frist des § 14a Abs. 3 UStG (15. des Folgemonats) wird häufig ignoriert. Neben dem Ordnungswidrigkeitsrisiko (§ 26a UStG) entstehen Probleme bei der Zusammenfassenden Meldung: Die ZM ist bis zum 25. des Folgemonats einzureichen – liegt die Rechnung bis dahin noch nicht vor, drohen Meldefehler und Aufgriffe durch die Finanzverwaltung.
Sonderfall § 14c UStG: Stellt ein Unternehmer versehentlich eine Rechnung mit Umsatzsteuer für eine IGL aus, schuldet er die Steuer sofort. Eine Korrektur nach § 14c Abs. 1 Satz 2 UStG setzt voraus, dass der Rechnungsempfänger die berichtigte Rechnung erhält und eine etwaig bereits geltend gemachte Vorsteuer zurückführt. Das Verfahren kann sich über mehrere Veranlagungszeiträume erstrecken.
Gutschriften und Anzahlungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
Gutschriften (Abrechnungsdokumente des Empfängers)
Stellt nicht der Lieferant, sondern der Erwerber die Rechnung aus (sog. Gutschrift i. S. d. § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG), gelten dieselben Pflichtangaben. Das Dokument muss als „Gutschrift“ bezeichnet sein und alle oben genannten Angaben enthalten – insbesondere beide USt-IdNrn. und den Hinweistext. Die Frist des § 14a Abs. 3 UStG gilt auch für Gutschriften. Achtung: Der Begriff „Gutschrift“ im Sinne des UStG (Abrechnungsdokument) ist streng von kaufmännischen Gutschriften (Stornierungen) zu unterscheiden.
Anzahlungsrechnungen bei IGL
Erhält ein Unternehmer vor der eigentlichen Lieferung eine Anzahlung, entsteht für innergemeinschaftliche Lieferungen – anders als bei steuerpflichtigen Umsätzen – keine Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Vereinnahmung. Die Steuerfreiheit nach § 4 Nr. 1b UStG gilt erst, wenn die Voraussetzungen des § 6a UStG (insbesondere physische Warenbewegung in den anderen Mitgliedstaat) erfüllt sind. Anzahlungsrechnungen für IGL können dennoch ausgestellt werden; sie dürfen ebenfalls keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen die übrigen Pflichtangaben tragen. In der ZM ist die Anzahlung nicht zu melden – gemeldet wird erst im Monat der tatsächlichen Lieferung.
Checkliste: Rechnung bei innergemeinschaftlicher Lieferung
- Vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten (GmbH mit Rechtsform)
- Vollständiger Name und Anschrift des Erwerbers im EU-Ausland
- USt-IdNr. des Lieferanten (DE + 9 Ziffern)
- USt-IdNr. des Erwerbers (Ländercode + Ziffern) – Gültigkeit vorab geprüft und dokumentiert
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Liefer- oder Leistungsmonat angegeben
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware
- Nettobetrag ohne Umsatzsteuer – kein USt-Ausweis, kein Steuersatz
- Pflichthinweis auf Steuerfreiheit (deutsch und/oder Sprache des Empfängers)
- Rechnungsdatum nicht später als 15. des Folgemonats nach Lieferung (§ 14a Abs. 3 UStG)
- Belegnachweis (Versendungsbeleg, CMR etc.) vorhanden und archiviert
- Eintrag in die Zusammenfassende Meldung für den Liefermonat vorgemerkt
Praxis-Tipp: Digitale Rechnungsstellung
Nutzen Sie eine Rechnungssoftware, die IGL-spezifische Vorlagen unterstützt: automatische Unterdrückung des Steuerausweises, Einbettung des Hinweistexts und Fristwarnung bei Annäherung an den 15. des Folgemonats. Informationen zur digitalen und strukturierten Rechnungsstellung finden Sie im Artikel E-Rechnung erstellen. Den Kostenrechner für Ihren Aufwand finden Sie unter onlinebilanz.de/Kostenrechner.
15. des Folgemonats
Gesetzliche Ausstellungsfrist (§ 14a Abs. 3 UStG)
2 USt-IdNrn.
Beide Parteien auf IGL-Rechnung Pflicht
0 % USt
Kein Steuerausweis auf IGL-Rechnung
Häufig gestellte Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung enthalten?
Die Rechnung muss neben den allgemeinen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG zwingend die USt-IdNr. beider Parteien, einen Hinweis auf die Steuerfreiheit (z. B. „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung") sowie das Lieferdatum enthalten. Ein Umsatzsteuerausweis ist unzulässig.
Bis wann muss eine Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung ausgestellt werden?
Nach § 14a Abs. 3 UStG muss die Rechnung bis spätestens zum 15. des auf die Lieferung folgenden Kalendermonats ausgestellt sein. Diese Frist gilt speziell für innergemeinschaftliche Lieferungen und ist vielen Unternehmern unbekannt.
Was passiert, wenn ich auf einer IGL-Rechnung Umsatzsteuer ausweise?
Der ausgewiesene Steuerbetrag wird nach § 14c Abs. 1 UStG sofort gegenüber dem Finanzamt geschuldet, unabhängig von der materiellen Steuerfreiheit. Eine Korrektur ist möglich, aber aufwendig und setzt die Rückgabe der Originalrechnung voraus.
Muss der Hinweis auf die Steuerfreiheit auf Deutsch stehen?
Nein. Das Gesetz schreibt keine Sprache vor. In der Praxis sind deutsche Formulierungen wie „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung" oder englische wie „VAT-exempt intra-Community supply" (sowie die entsprechende französische Variante) gleichermaßen anerkannt.
Welche Folgen hat eine fehlende USt-IdNr. des Erwerbers?
Fehlt die gültige USt-IdNr. des ausländischen Erwerbers, kann das Finanzamt die Steuerfreiheit der IGL versagen und die deutsche Umsatzsteuer nachfordern. Eine rückwirkende Heilung durch Nachreichen der IdNr. ist unter engen Voraussetzungen möglich.
Müssen Anzahlungsrechnungen bei IGL ebenfalls keine Umsatzsteuer ausweisen?
Ja. Da die Steuerfreiheit nach § 4 Nr. 1b UStG erst mit der physischen Warenbewegung entsteht, ist auch bei Anzahlungsrechnungen kein Umsatzsteuerausweis vorzunehmen. In der Zusammenfassenden Meldung erscheint die Lieferung erst im Monat der tatsächlichen Übergabe.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
