Verdienstbescheinigung vom Arbeitgeber: Anspruch, Inhalt und der Sonderfall Geschäftsführer
Jeder Arbeitnehmer hat einen gesetzlichen Anspruch auf eine vollständige Verdienstbescheinigung seines Arbeitgebers – doch was genau muss draufstehen, wann entsteht die Pflicht, und wie verhält es sich, wenn der Empfänger zugleich Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH ist und neben dem Lohn auch Gewinnausschüttungen bezieht? Dieser Artikel klärt die arbeits- und steuerrechtlichen Rahmenbedingungen und zeigt, worauf Arbeitgeber beim Ausstellen einer Verdienstbescheinigung unbedingt achten müssen.
Kurzantwort
Eine Verdienstbescheinigung vom Arbeitgeber ist gemäß § 108 GewO bei jeder Lohnzahlung schriftlich auszuhändigen und muss Bruttolohn, Abzüge sowie den Nettobetrag ausweisen. Beim Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH deckt die Lohnabrechnung nur das Anstellungsgehalt ab; Gewinnausschüttungen sind ein separater gesellschaftsrechtlicher Vorgang und müssen für Einkommensnachweise gesondert belegt und zum Gesamteinkommen zusammengeführt werden.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtliche Grundlage: § 108 GewO und weitere Normen
- Pflichtinhalt der Verdienstbescheinigung
- Ausstellung in der Praxis: Form, Frist, Aufbewahrung
- Sonderfall Gesellschafter-Geschäftsführer
- Gewinnausschüttung: Nachweis und Zusammenführung
- Praxisbeispiel: Gesamteinkommensnachweis GmbH-GF
- Abgrenzung zur Einkommensbescheinigung
- Haftung bei fehlerhafter oder verweigerte Bescheinigung
- Fazit
Rechtliche Grundlage: § 108 GewO und weitere Normen
Die zentrale Norm für die Verdienstbescheinigung des Arbeitgebers ist § 108 Gewerbeordnung (GewO). Danach ist dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen, sofern sich gegenüber dem Vormonat Änderungen ergeben haben. Aus der Abrechnung müssen die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, sämtliche Abzüge sowie der Auszahlungsbetrag eindeutig hervorgehen.
Ergänzend greifen weitere Vorschriften:
- § 41b EStG verpflichtet den Arbeitgeber, am Ende des Kalenderjahres oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Lohnsteuerbescheinigung elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln und dem Arbeitnehmer einen Ausdruck auszuhändigen.
- § 25 SGB IV i. V. m. den Meldepflichten der DEÜV regelt die sozialversicherungsrechtlichen Nachweispflichten gegenüber den Trägern.
- § 2 NachwG (Nachweisgesetz) verpflichtet Arbeitgeber zwar zur schriftlichen Fixierung wesentlicher Arbeitsbedingungen, berührt die laufende Entgeltabrechnung jedoch nicht direkt.
Hinweis
§ 108 GewO gilt für alle gewerblichen Arbeitnehmer. Für GmbH-Geschäftsführer, die sozialversicherungsrechtlich als abhängig Beschäftigte eingestuft sind, gilt die Norm gleichermaßen. Ist der Geschäftsführer dagegen beherrschender Gesellschafter ohne Sozialversicherungspflicht, bleibt § 108 GewO auf den Anstellungsvertrag mit der GmbH anwendbar, soweit ein solcher besteht.
Pflichtinhalt der Verdienstbescheinigung
§ 108 Abs. 1 GewO nennt den Mindestinhalt. Für eine rechtssichere Arbeits- und Verdienstbescheinigung sollten folgende Angaben enthalten sein:
| Angabe | Rechtsgrundlage / Erläuterung |
|---|---|
| Name und Anschrift des Arbeitgebers | Identifikation des ausstellenden Unternehmens |
| Name, Anschrift, Steuer-ID des Arbeitnehmers | Pflicht nach § 41b EStG für die Lohnsteuerbescheinigung |
| Abrechnungszeitraum | Monat / Jahr der Abrechnung |
| Bruttoarbeitsentgelt (aufgegliedert) | Grundgehalt, Überstunden, Zulagen, Sachbezüge |
| Steuerabzüge | Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer |
| Sozialversicherungsbeiträge (AN-Anteil) | KV, PV, RV, AV jeweils einzeln |
| Sonstige Abzüge | z. B. Vermögenswirksame Leistungen, Pfändungen |
| Nettobetrag / Auszahlungsbetrag | Kernangabe nach § 108 GewO |
| Steuerklasse, Kinderfreibeträge | Für Lohnsteuerberechnung relevant |
Sachbezüge (z. B. Dienstfahrzeug, Essenszuschuss) sind mit ihrem steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Wert im Bruttoentgelt auszuweisen. Steuerfreie Zuschläge (Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit nach § 3b EStG) sind gesondert zu kennzeichnen, da sie zwar im Brutto erscheinen, aber bei den Abzügen wieder herausgerechnet werden.
Ausstellung in der Praxis: Form, Frist, Aufbewahrung
§ 108 GewO verlangt lediglich Textform (§ 126b BGB), also keine Unterschrift. Ein digitaler Entgeltnachweis per E-Mail oder Mitarbeiterportal genügt, wenn der Arbeitnehmer dem elektronischen Zugang nicht widersprochen hat. Papierform bleibt jederzeit möglich.
Frist: Die Abrechnung ist mit der Lohnzahlung zu erteilen, spätestens also am Zahltag. Bei monatlicher Gehaltszahlung bedeutet das in der Praxis: Abrechnung und Überweisung gehen zusammen raus.
Aufbewahrung: Für den Arbeitgeber gelten nach § 147 AO sechs Jahre Aufbewahrungspflicht für Lohnunterlagen, die für die Besteuerung relevant sind; lohnsteuerrechtlich maßgebliche Belege unterliegen gemäß § 41 EStG einer Aufbewahrung von sechs Jahren ab dem Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung im Lohnkonto.
Sonderfall Gesellschafter-Geschäftsführer
Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH nimmt eine Doppelrolle ein: Er ist einerseits Organ der Gesellschaft (§ 35 GmbHG), andererseits in der Regel auf Basis eines Anstellungsvertrags tätig, der lohnsteuer- und – je nach Beteiligungsquote und Stimmrechtsverhältnissen – sozialversicherungsrechtlich zu beurteilen ist.
Sozialversicherungspflichtig (BSG-Rechtsprechung bei < 50 % Anteilen ohne Sperrminorität). Lohnabrechnung nach den allgemeinen Regeln. Verdienstbescheinigung nach § 108 GewO vollständig anwendbar.
Ab 50 % Anteilen oder Sperrminorität: in der Regel nicht sozialversicherungspflichtig (kein AN im SV-Sinne). Lohnsteuerabzug bleibt bestehen. Verdienstbescheinigung dokumentiert nur das Anstellungsgehalt; Gewinnausschüttungen erscheinen dort nicht.
Das Geschäftsführergehalt muss nach ständiger BFH-Rechtsprechung und den BMF-Schreiben zur verdeckten Gewinnausschüttung (vGA) vorab und fremdüblich vereinbart sein. Die Lohnabrechnung spiegelt genau diesen Gehaltsbestandteil wider. Gewinnausschüttungen hingegen sind ein gesellschaftsrechtlicher Akt nach § 29 GmbHG und haben mit der Lohnabrechnung nichts zu tun – sie erscheinen dort weder im Brutto noch in den Abzügen.
Achtung: vGA-Risiko
Werden im Rahmen der Lohnabrechnung Zahlungen an den Gesellschafter-Geschäftsführer abgewickelt, die wirtschaftlich eine Gewinnausschüttung darstellen (z. B. überhöhtes Gehalt, Tantieme ohne vorabvereinbarten Rechtsanspruch), droht eine verdeckte Gewinnausschüttung nach § 8 Abs. 3 KStG. Diese ist körperschaftsteuerlich dem Einkommen der GmbH hinzuzurechnen und beim Gesellschafter nach § 20 Abs. 1 Nr. 1 EStG zu versteuern – außerhalb der Lohnabrechnung.
Gewinnausschüttung: Nachweis und Zusammenführung zum Gesamteinkommen
Banken, Behörden (z. B. für Elterngeld, BAföG, Wohngeld) oder Vermieter verlangen oft einen Nachweis des Gesamteinkommens. Beim Gesellschafter-Geschäftsführer besteht dieses typischerweise aus:
- dem Anstellungsgehalt (dokumentiert durch die monatliche Verdienstbescheinigung vom Arbeitgeber),
- etwaigen Tantiemen (ebenfalls Arbeitslohn, falls vorabvereinbart und im Anstellungsvertrag geregelt),
- Gewinnausschüttungen nach § 29 GmbHG (Kapitalerträge, nicht Arbeitslohn).
Für den Nachweis der Gewinnausschüttung sind folgende Dokumente erforderlich:
- Gesellschafterbeschluss über die Ausschüttung (§ 46 Nr. 1 GmbHG), aus dem Höhe und Zeitpunkt hervorgehen.
- Jahresabschluss der GmbH (Bilanz und GuV nach §§ 242 ff. HGB), der den ausschüttbaren Gewinn belegt.
- Kapitalertragsteuer-Abrechnung: Die GmbH führt 25 % KapESt zzgl. SolZ (und ggf. KiSt) ein; die Abrechnung hierüber dient als Nachweis der Nettoauszahlung.
- Ggf. Freistellungsauftrag oder Bescheinigung über die Anrechnung nach § 36 Abs. 2 Nr. 2 EStG im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des Gesellschafters.
Die Zusammenführung zum Gesamteinkommen erfolgt nicht automatisch durch eine einzelne Bescheinigung, sondern muss vom Gesellschafter-Geschäftsführer selbst – oder durch seinen Steuerberater – aufbereitet werden. Gängige Praxis ist eine Gesamteinkommensübersicht, die Lohnbescheinigungen und Ausschüttungsbelege kombiniert. Für eine ausführliche Darstellung der reinen Einkommensbescheinigung als Formular (z. B. für Banken) siehe unsere Seite zur Einkommensbescheinigung.
Praxisbeispiel: Gesamteinkommensnachweis GmbH-Geschäftsführer
Sachverhalt: Max Müller ist Alleingesellschafter und Geschäftsführer der Müller Vertriebs-GmbH. Sein monatliches Bruttogehalt beträgt 8.000 €, Steuerklasse I, keine Kirchensteuer. Die GmbH schüttet für das abgelaufene Geschäftsjahr 60.000 € Gewinn aus.
| Position | Betrag (monatlich) | Betrag (jährlich) |
|---|---|---|
| Bruttogehalt (Anstellung) | 8.000,00 € | 96.000,00 € |
| ./. Lohnsteuer (ca., Kl. I) | – 2.228,00 € | – 26.736,00 € |
| ./. Solidaritätszuschlag | 0,00 € (Freigrenze) | 0,00 € |
| ./. SV-Beiträge AN-Anteil (ca.) | – 840,00 € | – 10.080,00 € |
| Nettogehalt laut Lohnabrechnung | 4.932,00 € | 59.184,00 € |
| Zusätzlich – außerhalb der Lohnabrechnung: | ||
| Gewinnausschüttung brutto | – | 60.000,00 € |
| ./. KapESt 25 % | – | – 15.000,00 € |
| ./. SolZ 5,5 % auf KapESt | – | – 825,00 € |
| Netto-Ausschüttung | – | 44.175,00 € |
| Gesamteinkommen netto (GF) | – | 103.359,00 € |
Buchungssatz in der GmbH bei Ausschüttung:
an Verbindlichkeiten ggü. Gesellschafter 44.175 €
an Verbindlichkeiten KapESt-Finanzamt 15.000 €
an Verbindlichkeiten SolZ-Finanzamt 825 €
Die Verdienstbescheinigung des Arbeitgebers (= die monatliche Lohnabrechnung der GmbH an Herrn Müller) weist lediglich die 8.000 € Brutto und den Nettobetrag aus. Die Ausschüttung ist dort nicht enthalten. Für einen vollständigen Einkommensnachweis – etwa gegenüber einer Bank – muss Herr Müller beide Dokumente vorlegen und ggf. durch eine steuerberaterliche Bestätigung ergänzen.
Praxis-Tipp
Viele Banken akzeptieren für Kreditanträge von GmbH-Gesellschaftern neben den Lohnabrechnungen auch die letzten zwei Einkommensteuerbescheide, aus denen Einkünfte aus Kapitalvermögen (Ausschüttungen, Abgeltungsteuer) sowie Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit gemeinsam ersichtlich sind. Das erspart die manuelle Zusammenführung.
Abgrenzung zur Einkommensbescheinigung
Die Verdienstbescheinigung vom Arbeitgeber (§ 108 GewO) ist eine laufende, periodische Entgeltabrechnung. Die Einkommensbescheinigung dagegen ist ein anlassbezogenes Dokument – meist für Behörden, Vermieter oder Kreditinstitute – das alle relevanten Einkommensquellen in einer Gesamtschau darstellt. Details zu Aufbau, Zweck und Anforderungen an dieses Formular finden Sie in unserem Artikel zur Einkommensbescheinigung.
Für den Gesellschafter-Geschäftsführer gilt: Die Lohnabrechnung allein ist keine ausreichende Einkommensbescheinigung, da sie die Kapitalerträge aus Ausschüttungen systematisch nicht abbildet. Wer als GF eine vollständige Einkommensauskunft schuldet, muss beide Komponenten aktiv zusammenstellen.
Haftung bei fehlerhafter oder verweigerte Bescheinigung
Verweigert der Arbeitgeber die Ausstellung der Verdienstbescheinigung oder erteilt er eine unvollständige Abrechnung, entstehen mehrere Risiken:
- Ordnungswidrigkeit: § 145 Abs. 2 GewO i. V. m. § 108 GewO kann bei Verstößen Bußgelder auslösen.
- Schadenersatz: Entsteht dem Arbeitnehmer durch die fehlende oder fehlerhafte Bescheinigung ein nachweisbarer Schaden (z. B. Ablehnung eines Kredits, Verlust einer Sozialleistung), kann der Arbeitgeber nach § 280 Abs. 1 BGB haftbar gemacht werden.
- Lohnsteuerhaftung: Fehler bei der Lohnsteuerabrechnung (§ 38 Abs. 3 EStG) können zur Haftung des Arbeitgebers gegenüber dem Finanzamt führen (§ 42d EStG).
- Für den GmbH-GF: Stellt die GmbH ihrem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer eine Bescheinigung mit überhöhten Gehaltsangaben aus, kann dies ein Indiz für eine vGA sein (§ 8 Abs. 3 KStG) – mit entsprechenden körperschaft- und einkommensteuerlichen Konsequenzen.
Wichtig für GmbH-Geschäftsführer
Als Geschäftsführer sind Sie zugleich Vertreter des Arbeitgebers (der GmbH) und potenziell selbst Empfänger der Bescheinigung. Bei Fehlern in der Lohnabrechnung der eigenen GmbH kann keine Berufung auf Unwissenheit gelten – die Sorgfaltspflicht des ordentlichen Kaufmanns (§ 43 GmbHG) gilt auch für das eigene Anstellungsverhältnis.
Wenn Sie die Lohnabrechnung für Ihre GmbH professionell und rechtskonform aufsetzen oder prüfen möchten, können Sie unseren Kostenrechner für GmbH-Buchhaltung und Lohnbuchhaltung nutzen oder direkt eine Demo von onlinebilanz.de starten.
Fazit
Die Verdienstbescheinigung vom Arbeitgeber ist keine Kür, sondern gesetzliche Pflicht nach § 108 GewO. Sie muss Bruttoentgelt, alle Abzüge und den Nettobetrag klar ausweisen und spätestens mit der Lohnzahlung übergeben werden. Fehler oder Unterlassung können Bußgelder, Schadenersatz und lohnsteuerliche Haftung auslösen.
Der Sonderfall Gesellschafter-Geschäftsführer erfordert besondere Aufmerksamkeit: Die Lohnabrechnung der GmbH bildet ausschließlich das Anstellungsgehalt ab. Gewinnausschüttungen nach § 29 GmbHG sind ein eigenständiger gesellschaftsrechtlicher Vorgang, der durch Gesellschafterbeschluss, Jahresabschluss und KapESt-Abrechnung nachzuweisen ist. Wer sein Gesamteinkommen gegenüber Dritten belegen muss – sei es für Banken, Behörden oder Vermieter –, ist verpflichtet, beide Einkommensströme aktiv zusammenzuführen. Eine einzelne Lohnabrechnung reicht in diesen Fällen schlicht nicht aus.
§ 108 GewO
Gesetzliche Grundlage Verdienstbescheinigung
25 %
KapESt auf Gewinnausschüttungen (GmbH)
6 Jahre
Aufbewahrungspflicht Lohnunterlagen (§ 147 AO)
Häufig gestellte Fragen
Muss eine Verdienstbescheinigung vom Arbeitgeber unterschrieben sein?
Nein. § 108 GewO verlangt nur Textform nach § 126b BGB. Eine elektronische Abrechnung ohne Unterschrift ist rechtlich ausreichend, sofern der Arbeitnehmer dem elektronischen Zugang nicht widersprochen hat.
Was ist der Unterschied zwischen Verdienstbescheinigung und Lohnsteuerbescheinigung?
Die Verdienstbescheinigung ist die monatliche Entgeltabrechnung nach § 108 GewO. Die Lohnsteuerbescheinigung ist ein jährliches Dokument nach § 41b EStG, das der Arbeitgeber elektronisch ans Finanzamt übermittelt und dem Arbeitnehmer als Ausdruck aushändigt.
Erscheinen Gewinnausschüttungen in der Verdienstbescheinigung des GmbH-Geschäftsführers?
Nein. Gewinnausschüttungen nach § 29 GmbHG sind Kapitalerträge, kein Arbeitslohn. Sie erscheinen weder im Brutto noch in den Abzügen der Lohnabrechnung und müssen für Einkommensnachweise separat belegt werden.
Wie oft muss die Verdienstbescheinigung ausgestellt werden?
Bei jeder Lohnzahlung – also in der Regel monatlich. Eine erneute Abrechnung kann entfallen, wenn sich gegenüber dem Vormonat keine Änderungen ergeben haben (§ 108 Abs. 2 GewO).
Haftet der Geschäftsführer persönlich für Fehler in der Lohnabrechnung der GmbH?
Der Geschäftsführer haftet der GmbH gegenüber nach § 43 GmbHG bei schuldhafter Pflichtverletzung. Gegenüber dem Finanzamt kann die GmbH als Arbeitgeber nach § 42d EStG für falsch einbehaltene oder abgeführte Lohnsteuer in Haftung genommen werden.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
