Rechnung schreiben als Gewerbetreibender: alle Pflichtangaben im Überblick
Wer als Gewerbetreibender eine Rechnung ausstellt, bewegt sich im Schnittpunkt von Umsatzsteuerrecht, Handelsrecht und GoBD-Anforderungen. Eine formell fehlerhafte Rechnung kann den Vorsteuerabzug des Empfängers vernichten und beim Aussteller Nachzahlungsrisiken auslösen. Zudem müssen Gewerbetreibende bei B2B-Geschäften die Regelungen zur E-Rechnung beachten, für die es je nach Konstellation Übergangsfristen und Ausnahmen gibt. Dieser Artikel zeigt Ihnen, welche Pflichtangaben zwingend erforderlich sind, wo Fallstricke liegen und wie Sie Ihren Rechnungsprozess rechtssicher aufstellen.
Kurzantwort
Rechnung schreiben als Gewerbetreibender bedeutet: Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen vollständig auf dem Dokument erscheinen – dazu zählen vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttosumme. Für Händler, die gebrauchte Waren weiterverkaufen, gelten beim Rechnung schreiben unter Differenzbesteuerung besondere Regelungen nach § 25a UStG. Nur eine vollständige Rechnung berechtigt den Empfänger zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtsgrundlagen im Überblick
- Die 14 Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- Besonderheiten für GmbH und UG
- Kleinbetragsrechnungen und Sonderfälle
- E-Rechnung ab 2025: XRechnung und ZUGFeRD
- GoBD: Aufbewahrung und Unveränderlichkeit
- Praxisbeispiel: GmbH rechnet an B2B-Kunden
- Checkliste: Rechnung richtig ausstellen
- Fazit
Rechtsgrundlagen: Welche Gesetze gelten beim Rechnung schreiben als Gewerbetreibender?
Gewerbetreibende unterliegen beim Rechnungsausstellen einem Geflecht aus mehreren Rechtsbereichen. Die zentrale Norm ist § 14 UStG, der die Pflicht zur Ausstellung und die Mindestangaben regelt. Flankierend gilt § 14a UStG für besondere Rechnungsausstellungspflichten (z. B. Bauleistungen, innergemeinschaftliche Lieferungen). Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus § 147 AO (zehn Jahre für Buchungsbelege) und aus § 257 HGB (ebenfalls zehn Jahre für Handelsbriefe und Buchungsunterlagen). Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) konkretisieren die technischen und organisatorischen Anforderungen an die digitale Archivierung.
Für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) kommen Zusatzpflichten aus dem HGB hinzu: Gemäß § 37a HGB müssen Geschäftsbriefe – und damit auch Rechnungen – Angaben zur Gesellschaftsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer enthalten. Diese Regelung geht über die rein umsatzsteuerlichen Pflichten hinaus und wird im Abschnitt zu GmbH/UG vertieft.
Hinweis: Rechnungsausstellungspflicht
Unternehmer im Sinne des § 2 UStG sind verpflichtet, bei Umsätzen an andere Unternehmer oder an juristische Personen innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG). Bei Bauleistungen nach § 13b UStG und Grundstückslieferungen an Privatpersonen besteht diese Pflicht ebenfalls.
Die 14 Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
§ 14 Abs. 4 UStG zählt abschließend auf, welche Informationen eine zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnung enthalten muss. Fehlt auch nur eine Angabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug beim Empfänger versagen – rückwirkend bis zur Berichtigungspflicht nach § 31a UStDV.
| Nr. | Pflichtangabe | Rechtsgrundlage | Praxishinweis |
|---|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG | Mindestens eine zustellfähige Anschrift; Briefkastenadresse reicht laut BFH (V R 25/15) grundsätzlich aus, wenn postalisch erreichbar |
| 2 | Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG | Bei Rechnungen über 250 EUR zwingend; Schreibfehler im Namen können schädlich sein |
| 3 | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG | Entweder oder – beide anzugeben ist zulässig aber nicht erforderlich |
| 4 | Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum) | § 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG | Nicht zwingend identisch mit dem Leistungsdatum |
| 5 | Fortlaufende Rechnungsnummer | § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG | Muss einmalig vergeben werden; Lücken sind zulässig, aber dokumentationspflichtig |
| 6 | Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung | § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG | „Beratungsleistung“ allein reicht; zu pauschal kann aber Nachfragen des FA provozieren |
| 7 | Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Leistungsdatum) | § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG | Kann durch „Lieferdatum = Rechnungsdatum“ ersetzt werden, wenn dies tatsächlich zutrifft |
| 8 | Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und steuerfreien Umsätzen (Nettobetrag) | § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG | Bei gemischten Steuersätzen (7 % / 19 %) separate Ausweisung je Zeile |
| 9 | Im Voraus vereinbarte Minderungen (Skonti, Rabatte) | § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG | Skontovereinbarung muss angegeben werden; Auswirkung auf Steuerbetrag beachten |
| 10 | Anzuwendender Steuersatz (19 % / 7 % / 0 %) | § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG | Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf die maßgebliche Vorschrift (z. B. § 4 Nr. 21 UStG) |
| 11 | Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag (absoluter EUR-Betrag) | § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG | Rundungsfehler von ±1 Cent sind unschädlich |
| 12 | Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG) | § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG | Gilt nur für Leistungen rund um Grundstücke an Nichtunternehmer |
| 13 | Bei Gutschrift: Bezeichnung „Gutschrift“ | § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG | Wird die Abrechnung vom Leistungsempfänger ausgestellt; keine kaufmännische Gutschrift gemeint |
| 14 | Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge) | § 13b UStG i. V. m. § 14a Abs. 5 UStG | Pflichttext: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ |
Besonderheiten für GmbH und UG beim Rechnung schreiben
Kapitalgesellschaften tragen beim Rechnung schreiben eine zusätzliche Pflicht aus dem Handelsrecht. Nach § 37a HGB müssen alle Geschäftsbriefe – also auch Rechnungen – folgende Pflichtangaben enthalten:
- Rechtsform „GmbH“ oder „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“
- Sitz der Gesellschaft
- Registergericht und Handelsregisternummer
- Alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
- Ggf. Aufsichtsratsvorsitzender (sofern Aufsichtsrat gebildet)
- Rechtsformzusatz muss vollständig „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ lauten (§ 5a Abs. 1 GmbHG)
- Abkürzung „UG“ ohne den Klammerzusatz ist unzulässig
- Ansonsten gelten dieselben Angaben wie bei der GmbH
Ein Verstoß gegen § 37a HGB ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit Bußgeld geahndet werden. Wichtiger: Fehlt die Rechtsformangabe, können Gläubiger unter Umständen die Gesellschafter persönlich in Anspruch nehmen. Für buchhalterische Grundlagen der GmbH empfiehlt sich ein Blick auf unseren Artikel zum Jahresabschluss der GmbH, der auch die Verbindung zwischen Rechnungswesen und Bilanzierung erläutert.
Kleinbetragsrechnungen und Sonderfälle
Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 EUR (brutto) gelten als Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV. Hier reichen vereinfachte Angaben:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag)
- Steuersatz (19 % oder 7 %)
Die Rechnungsnummer, die USt-IdNr. und der Name des Empfängers sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht zwingend. Diese Erleichterung gilt jedoch nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen und nicht im Reverse-Charge-Verfahren.
Warnung: Anzahlungsrechnung vs. Schlussrechnung
Bei Anzahlungsrechnungen muss der Leistungszeitpunkt noch nicht feststehen – es genügt der Hinweis, dass es sich um eine Vorauszahlung handelt. In der Schlussrechnung sind alle Anzahlungen anzurechnen und separat auszuweisen. Wird die Umsatzsteuer auf Anzahlungen nicht korrekt verrechnet, drohen Doppelbesteuerungen oder Vorsteuerkorrekturen.
Steuerfreie Umsätze und Reverse Charge
Erbringt ein Gewerbetreibender steuerfreie Leistungen (z. B. Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 UStG, Versicherungsumsätze nach § 4 Nr. 10 UStG), darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Stattdessen ist ein Hinweis auf die maßgebliche Befreiungsvorschrift aufzunehmen. Im Reverse-Charge-Fall (§ 13b UStG) stellt der inländische Leistungsempfänger die Steuer selbst in Rechnung; der Aussteller weist keine USt aus und fügt den Pflichttext „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ein.
E-Rechnung ab 2025: XRechnung und ZUGFeRD
Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108) wurde die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern gestaffelt:
| Zeitraum | Pflicht | Ausnahme |
|---|---|---|
| Ab 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmer | Keine |
| 01.01.2025 – 31.12.2026 | Ausstellung: Papier und sonstige elektronische Formate noch zulässig (mit Zustimmung des Empfängers) | Umsatz ≤ 800.000 EUR im Vorjahr: Übergangsfrist bis 31.12.2027 |
| Ab 01.01.2027 | E-Rechnung (EN 16931) Pflicht für Unternehmer mit Vorjahresumsatz > 800.000 EUR | – |
| Ab 01.01.2028 | E-Rechnung Pflicht für alle inländischen B2B-Unternehmer | Kleinbetragsrechnungen ≤ 250 EUR, Fahrausweise |
Zulässige Formate sind XRechnung (rein strukturiertes XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (hybrides PDF/XML-Format). PDF-Rechnungen ohne strukturierten Datenteil gelten ab den jeweiligen Stichtagen nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG.
Hinweis: Leitweg-ID bei XRechnung
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) ist die Leitweg-ID des Empfängers als zusätzliche Pflichtangabe in das XML-Dokument einzutragen. Ohne diese ID wird die Rechnung vom Empfängerportal abgewiesen.
GoBD: Aufbewahrung und Unveränderlichkeit von Rechnungen
Rechnungen sind Buchungsbelege im Sinne der GoBD und unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht (§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO). Für elektronisch empfangene oder erstellte Rechnungen gilt das Gebot der unveränderlichen Archivierung: Die Rechnung muss maschinell lesbar, jederzeit reproduzierbar und vor nachträglichen Änderungen geschützt sein.
Konkret bedeutet das:
- Per E-Mail empfangene PDF-Rechnungen müssen im Originalformat (inkl. E-Mail) archiviert werden – ein Ausdruck und Vernichtung der digitalen Version ist unzulässig.
- Eigenausgestellte Rechnungen aus Buchhaltungssoftware müssen revisionssicher gespeichert werden; eine nachträgliche Änderung muss protokolliert werden (Audit-Trail).
- Bei ZUGFeRD/XRechnung muss das strukturierte XML-Element erhalten bleiben; eine Konvertierung in reines PDF ohne XML-Erhalt ist schädlich.
Praxisbeispiel: GmbH stellt Rechnung an B2B-Kunden
Die Muster GmbH (Sitz: München, HRB 123456, AG München) erbringt am 15. März 2025 Softwareentwicklungsleistungen an die Beispiel AG. Vereinbart wurden 50 Stunden à 120 EUR netto, zahlbar binnen 14 Tagen mit 2 % Skonto oder 30 Tagen netto.
Musterrechnung – Pflichtangaben im Überblick
Muster GmbH
Hauptstraße 1, 80331 München
Geschäftsführer: Max Muster
Registergericht: Amtsgericht München, HRB 123456
USt-IdNr.: DE123456789
Rechnungsempfänger:
Beispiel AG, Bahnhofstraße 5, 10115 Berlin
Rechnungsnummer: 2025-0042
Rechnungsdatum: 17.03.2025
Leistungszeitraum: 01.03.2025 – 15.03.2025
Leistungsbeschreibung: Softwareentwicklung gemäß Auftrag vom 20.02.2025
50 Stunden × 120,00 EUR = 6.000,00 EUR
Nettobetrag: 6.000,00 EUR
Umsatzsteuer 19 %: 1.140,00 EUR
Rechnungsbetrag brutto: 7.140,00 EUR
Zahlungsbedingungen: 2 % Skonto bei Zahlung bis 31.03.2025; zahlbar ohne Abzug bis 16.04.2025.
Bei Inanspruchnahme des Skontos vermindert sich die Bemessungsgrundlage auf 5.880,00 EUR, die Umsatzsteuer auf 1.117,20 EUR.
Der Buchungssatz beim Leistungserbringer (Muster GmbH) lautet:
Beim Empfänger (Beispiel AG) wird der Vorsteuerabzug von 1.140,00 EUR geltend gemacht – dies setzt voraus, dass alle 14 Pflichtangaben auf der Rechnung vorhanden sind. Fehlt beispielsweise die Rechnungsnummer, versagt das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung den Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG.
Checkliste: Rechnung als Gewerbetreibender richtig ausstellen
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers angegeben
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers angegeben
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers vorhanden
- Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) eingetragen
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer vergeben
- Leistungsbeschreibung: Menge und Art der Leistung eindeutig bezeichnet
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum angegeben
- Nettobetrag aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Skonto- oder Rabattvereinbarungen ausgewiesen
- Steuersatz (19 % / 7 % / 0 %) klar angegeben
- Steuerbetrag als absoluter EUR-Betrag ausgewiesen
- Bei GmbH/UG: Rechtsform, Sitz, HRB-Nummer, Geschäftsführer auf dem Dokument
- Bei Reverse Charge: Pflichttext „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ eingefügt
- Bei Steuerbefreiung: Befreiungsvorschrift benannt
- Bei E-Rechnung (ab 2025): Format XRechnung oder ZUGFeRD ≥ 2.0.1 verwendet
- Archivierung revisionssicher für 10 Jahre sichergestellt
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Fazit: Rechnung schreiben als Gewerbetreibender – Sorgfalt zahlt sich aus
Rechnung schreiben als Gewerbetreibender ist weit mehr als eine kaufmännische Selbstverständlichkeit. Eine formell korrekte Rechnung ist die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug des Empfängers, die eigene Umsatzsteuer-Compliance und eine saubere Buchführung, die im Jahresabschluss keine Rückfragen provoziert. Die 14 Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG sind das Fundament – für GmbH und UG kommen handelsrechtliche Angaben nach § 37a HGB hinzu. Besondere Aufmerksamkeit erfordern spezifische Geschäftsvorgänge wie etwa eine Rechnung für Sponsoring-Leistungen, bei der die korrekte umsatzsteuerliche Einordnung entscheidend ist. Ab 2025 verschärft die E-Rechnungspflicht die technischen Anforderungen, bietet aber gleichzeitig Chancen zur Prozessautomatisierung. Wer seine Rechnungsstellung heute rechtssicher aufstellt, spart morgen Ärger bei Betriebsprüfungen und schützt den Vorsteueranspruch seiner Geschäftspartner – ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil.
250 EUR
Kleinbetragsrechnung-Grenze (brutto)
10 Jahre
gesetzliche Aufbewahrungspflicht
14
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Häufig gestellte Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung als Gewerbetreibender enthalten?
Eine Rechnung muss gemäß § 14 Abs. 4 UStG mindestens 14 Angaben enthalten: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag sowie ggf. Hinweise auf Steuerbefreiung oder Reverse Charge.
Muss eine GmbH auf der Rechnung die Handelsregisternummer angeben?
Ja. Nach § 37a HGB müssen Geschäftsbriefe einer GmbH – einschließlich Rechnungen – Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer ausweisen. Fehlt diese Angabe, liegt eine Ordnungswidrigkeit vor.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Gewerbetreibende?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung gilt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmer mit über 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle inländischen B2B-Unternehmer.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe auf der Rechnung fehlt?
Der Vorsteuerabzug des Empfängers nach § 15 UStG kann vom Finanzamt versagt werden. Der Aussteller kann eine Rechnungsberichtigung nach § 31a UStDV vornehmen, rückwirkend mit Wirkung zum ursprünglichen Ausstellungsdatum, jedoch nur unter engen Voraussetzungen.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen als Buchungsbelege müssen nach § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO und § 257 HGB zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Gilt die Kleinbetragsregelung auch für E-Rechnungen?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto nach § 33 UStDV sind auch nach Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2028 von der strukturierten Pflicht ausgenommen. Sie dürfen weiterhin als PDF oder in Papierform ausgestellt werden.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: June 2026.
