E-Rechnung: Wer ist betroffen? Ausnahmen im Überblick
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze – doch nicht jedes Unternehmen und nicht jede Rechnung fällt sofort unter die neue Regelung. Geschäftsführer von GmbH und UG müssen genau wissen, wen die Pflicht trifft, welche Übergangsfristen gelten und wo das Gesetz echte Ausnahmen vorsieht. Dieser Artikel liefert die präzise Abgrenzung.
Kurzantwort
E-Rechnung wer betroffen: Verpflichtet sind grundsätzlich alle im Inland ansässigen Unternehmer, die Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmer erbringen (B2B inland). Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (Brutto), Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 UStG sowie – bis zum Ende der jeweiligen Übergangsfrist – Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR (bis 31.12.2026) bzw. Unternehmen, die weiterhin Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen vereinbaren (bis 31.12.2027). Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, sind aber ab 2025 verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen.
Inhaltsverzeichnis
Rechtsgrundlage und Anwendungsbereich
Die gesetzliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, das § 14 UStG sowie § 14a UStG grundlegend neu gefasst hat. Flankiert wird dies durch die §§ 33 und 34 UStDV, die Detailregelungen zu Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen enthalten. Europäisch eingebettet ist das Ganze in die Richtlinie 2014/55/EU (E-Rechnungsrichtlinie) und die Norm EN 16931, auf die § 14 Abs. 1 UStG n. F. unmittelbar verweist.
Der sachliche Anwendungsbereich beschränkt sich ausdrücklich auf Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern (B2B inland). Grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen, Umsätze an Endverbraucher (B2C) sowie Leistungen an Unternehmer mit Sitz außerhalb Deutschlands fallen nicht unter die Pflicht. „Im Inland ansässig“ bedeutet nach der Gesetzesbegründung, dass der leistende Unternehmer seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte oder seinen Wohnsitz im Inland hat, von der aus die Leistung ausgeführt wird – entsprechend gilt dies für den Leistungsempfänger.
Hinweis: Technisches Format
Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG n. F. muss einem strukturierten elektronischen Format entsprechen, das die automatische Verarbeitung ermöglicht und der Norm EN 16931 entspricht. Akzeptierte Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profil EN 16931 oder höher). Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt diese Anforderung nicht und gilt ab 2025 als „sonstige Rechnung“.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
E-Rechnung wer betroffen – die Antwort ergibt sich aus dem Zusammenspiel von Ausstellungs- und Empfangspflicht:
Jeder im Inland ansässige Unternehmer, der steuerpflichtige Leistungen an einen anderen im Inland ansässigen Unternehmer erbringt, ist verpflichtet, eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG auszustellen – vorbehaltlich der gesetzlichen Ausnahmen und Übergangsregelungen.
Die Empfangspflicht gilt sofort ab 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Jeder im Inland ansässige Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatzhöhe. Auch Kleinunternehmer sind hiervon betroffen.
Für die GmbH als typische Kapitalgesellschaft bedeutet das: Die Gesellschaft muss ab sofort technisch in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Dies ist im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung und des Jahresabschlusses von Relevanz, da Eingangsrechnungen als Buchungsbelege den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) genügen müssen.
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen
Die wohl praktisch bedeutsamste Ausnahme betrifft Kleinbetragsrechnungen. Nach § 33 UStDV sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 EUR nicht übersteigt (Bruttobetrag inkl. USt), von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Diese Grenze gilt unverändert auch im Kontext der E-Rechnungspflicht; eine Anhebung ist nach aktuellem Rechtsstand nicht vorgesehen.
| Kriterium | Kleinbetragsrechnung | Regelrechnung |
|---|---|---|
| Gesamtbetrag (brutto) | ≤ 250 EUR | > 250 EUR |
| E-Rechnungspflicht | Nein (Ausnahme) | Ja (nach Übergangsfristen) |
| Mindestangaben | § 33 UStDV (reduziert) | § 14 Abs. 4 UStG (vollständig) |
| Format | Papier oder sonstige Datei zulässig | Strukturiertes Format (EN 16931) |
Praktisch relevant ist die Kleinbetragsausnahme etwa bei Tankquittungen, Bewirtungsbelegen oder kleinen Büromaterialeinkäufen. GmbH-Geschäftsführer sollten jedoch beachten: Die Ausnahme gilt nur für die Ausstellungspflicht. Der Vorsteuerabzug ist auch bei Kleinbetragsrechnungen an die materiellen Voraussetzungen des § 15 UStG geknüpft.
Ebenfalls ausgenommen sind Fahrausweise nach § 34 UStDV, die als Rechnung gelten, sowie Rechnungen über Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b UStG schuldet (Reverse-Charge) – hier greift die E-Rechnungspflicht gleichwohl, da es sich um steuerpflichtige B2B-Umsätze handelt; die Ausnahme gilt lediglich für den Steuerausweis selbst.
Ausnahmen: Steuerfreie Leistungen
Ein zweiter, in der Praxis häufig übersehener Ausnahmebereich betrifft steuerfreie Umsätze. § 14 Abs. 2 UStG n. F. verpflichtet zur Ausstellung von E-Rechnungen nur für Umsätze, die der Umsatzsteuer unterliegen. Für steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG besteht – soweit keine Optionsmöglichkeit nach § 9 UStG ausgeübt wird – keine E-Rechnungspflicht.
Achtung: Optionsumsätze
Übt ein Unternehmer die Option zur Steuerpflicht nach § 9 UStG aus (z. B. bei Vermietung an andere Unternehmer zu deren steuerpflichtiger Tätigkeit), handelt es sich wieder um einen steuerpflichtigen B2B-Umsatz – die E-Rechnungspflicht lebt auf. Die Steuerfreiheit allein reicht zur Befreiung also nicht aus, wenn gleichzeitig zur Steuerpflicht optiert wird.
Typische steuerfreie Umsätze, die von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:
- Heilbehandlungen und ärztliche Leistungen (§ 4 Nr. 14 UStG)
- Bestimmte Bildungsleistungen anerkannter Einrichtungen (§ 4 Nr. 21, 22 UStG)
- Grundstücksumsätze ohne Option zur Steuerpflicht (§ 4 Nr. 9a UStG)
- Umsätze von Blinden und Behindertenwerkstätten (§ 4 Nr. 19 UStG)
- Innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 4 Nr. 1b UStG) – diese fallen schon mangels inländischem B2B-Umsatz nicht in den Anwendungsbereich
Für GmbHs mit gemischten Umsätzen (steuerpflichtig und steuerfrei) ergibt sich eine aufgespaltene Rechnungstellung: Für den steuerpflichtigen Teil greift die E-Rechnungspflicht, für den steuerfreien Teil nicht. In der Praxis empfiehlt sich dennoch eine einheitliche E-Rechnungslösung, um Fehler zu vermeiden.
Kleinunternehmer und die E-Rechnungspflicht
Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG weisen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Da die E-Rechnungspflicht nur für steuerpflichtige B2B-Umsätze gilt, sind Kleinunternehmer von der Ausstellungspflicht befreit. Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien ausstellen.
Die Empfangspflicht hingegen gilt auch für Kleinunternehmer. Wer als Kleinunternehmer Leistungen von anderen Unternehmern bezieht, muss in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten. Da Kleinunternehmer in der Regel keinen Vorsteuerabzug geltend machen, ist die praktische Relevanz begrenzt – die rechtliche Verpflichtung besteht gleichwohl.
Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung erfährt durch das Jahressteuergesetz 2024 ab 2025 erhebliche Änderungen. Die Umsatzgrenzen wurden auf 25.000 EUR (Vorjahr) und 100.000 EUR (laufendes Jahr) angehoben. Außerdem wurde eine unionsweite Kleinunternehmerregelung eingeführt. Dies ändert jedoch nichts an der obigen Abgrenzung zur E-Rechnungspflicht.
Übergangsregelungen im Detail
Das Wachstumschancengesetz sieht gestufte Übergangsregelungen vor, die in § 27 Abs. 38 UStG n. F. kodifiziert sind. Diese Fristen betreffen ausschließlich die Ausstellungspflicht; die Empfangspflicht gilt, wie erwähnt, ohne Aufschub ab 1. Januar 2025.
| Zeitraum | Ausstellungspflicht | Bedingung |
|---|---|---|
| Ab 1. Januar 2025 | Empfangspflicht für alle; Ausstellungspflicht für alle – aber Papier/PDF noch toleriert | Empfänger muss zustimmen (bis Ende Übergangsfrist) |
| Bis 31. Dezember 2026 | Papier- und sonstige elektronische Rechnungen (PDF) weiterhin zulässig | Für alle Unternehmer (kein Umsatzlimit) |
| Bis 31. Dezember 2027 | EDI-Verfahren und andere elektronische Formate weiterhin zulässig | Nur wenn Vorjahresumsatz ≤ 800.000 EUR; oder EDI-Verfahren mit Zustimmung |
| Ab 1. Januar 2028 | Volle E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze | Keine Ausnahmen mehr für Format oder Unternehmensgröße |
Praxishinweis: 800.000-EUR-Grenze
Die 800.000-EUR-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres (§ 19 Abs. 1 UStG analog). Maßgeblich ist der Umsatz des leistenden Unternehmers, nicht des Empfängers. Liegt der Vorjahresumsatz über 800.000 EUR, endet die Übergangsfrist bereits am 31. Dezember 2026; der Unternehmer muss ab 2027 zwingend E-Rechnungen ausstellen.
Praxisbeispiel GmbH
Die Muster-Bau GmbH (Vorjahresumsatz 1,2 Mio. EUR) erbringt folgende Leistungen im Jahr 2026:
- Leistung A: Bauarbeiten an gewerblichem Mieter (steuerpflichtig, B2B inland, Rechnungsbetrag 12.000 EUR netto)
- Leistung B: Kleinreparatur für denselben Mieter (steuerpflichtig, B2B inland, Rechnungsbetrag 180 EUR brutto)
- Leistung C: Verkauf eines Betriebsgrundstücks ohne Option (steuerfrei nach § 4 Nr. 9a UStG, B2B inland)
- Leistung D: Bauarbeiten an französischem Unternehmen (B2B, aber Empfänger nicht im Inland ansässig)
| Leistung | E-Rechnungspflicht 2026 | E-Rechnungspflicht ab 2027 | Begründung |
|---|---|---|---|
| A – Bauarbeiten gewerblich | Noch nicht zwingend (Papier/PDF möglich) | Ja – zwingend | Umsatz > 800.000 EUR; Übergangsfrist endet 31.12.2026 |
| B – Kleinreparatur 180 EUR | Nein | Nein | Kleinbetragsrechnung ≤ 250 EUR brutto (§ 33 UStDV) |
| C – Grundstücksverkauf steuerfrei | Nein | Nein | Steuerfreier Umsatz ohne Option; kein steuerpflichtiger B2B-Umsatz |
| D – Bauarbeiten Frankreich | Nein | Nein | Leistungsempfänger nicht im Inland ansässig; kein inländischer B2B-Umsatz |
Das Ergebnis zeigt: Die Muster-Bau GmbH muss ab 2027 für Leistung A zwingend eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung ausstellen. Für die Jahresabschlussarbeiten und die GoBD-konforme Archivierung der eingehenden E-Rechnungen empfiehlt sich frühzeitig ein geeignetes Buchführungssystem – mehr dazu im Bereich Jahresabschluss auf onlinebilanz.de.
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Checkliste: Betroffenheit prüfen
- Ist mein Unternehmen im Inland ansässig (Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte)?
- Ist mein Leistungsempfänger ebenfalls im Inland ansässig?
- Handelt es sich um einen steuerpflichtigen Umsatz (kein § 4 UStG ohne Option)?
- Übersteigt der Rechnungsbetrag 250 EUR brutto (kein Fahrausweis)?
- Liegt der Vorjahresumsatz über 800.000 EUR? → Pflicht ab 1. Januar 2027
- Liegt der Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR? → Pflicht ab 1. Januar 2028
- Bin ich Kleinunternehmer nach § 19 UStG? → Nur Empfangspflicht ab sofort, keine Ausstellungspflicht
- Ist mein ERP/Buchhaltungssystem technisch für XRechnung/ZUGFeRD gerüstet?
- Sind interne Prozesse für GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen eingerichtet?
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Fazit: E-Rechnung wer betroffen – klare Abgrenzung notwendig
E-Rechnung wer betroffen – die Antwort ist differenzierter, als sie auf den ersten Blick erscheint. Die Pflicht trifft dem Grunde nach alle inländischen B2B-Unternehmer mit steuerpflichtigen Umsätzen, jedoch gelten drei wesentliche Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto, steuerfreie Leistungen ohne Option und – auf der Ausstellungsseite – Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Hinzu kommen gestufte Übergangsfristen bis spätestens 2028, die jedoch die sofort geltende Empfangspflicht unberührt lassen.
GmbH-Geschäftsführer sollten jetzt handeln: Die technische Infrastruktur für den Empfang und – je nach Umsatzhöhe – die Ausstellung von E-Rechnungen muss stehen, bevor die jeweilige Übergangsfrist abläuft. Wer dies frühzeitig mit der laufenden Buchführung und dem Jahresabschluss verzahnt, vermeidet Bußgelder und schafft gleichzeitig Effizienzgewinne in der Rechnungsverarbeitung.
250 EUR
Kleinbetragsgrenze (brutto)
800.000 EUR
Umsatzgrenze Übergangsfrist bis 2027
Häufig gestellte Fragen
Müssen Kleinunternehmer ab 2025 E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, da sie keine steuerpflichtigen Umsätze im Sinne des § 14 UStG n. F. ausweisen. Sie müssen jedoch ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für steuerfreie Umsätze?
Nein. Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht nur für steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze. Steuerfreie Leistungen nach § 4 UStG (ohne Ausübung der Option nach § 9 UStG) sind ausgenommen.
Ab wann müssen GmbHs mit einem Umsatz über 800.000 EUR zwingend E-Rechnungen ausstellen?
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 EUR endet die Übergangsfrist am 31. Dezember 2026. Ab 1. Januar 2027 ist die Ausstellung von E-Rechnungen für steuerpflichtige B2B-Inlandsumsätze zwingend vorgeschrieben.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne?
Nein. Eine PDF-Datei gilt als „sonstige Rechnung" und erfüllt nicht die Anforderungen des § 14 UStG n. F. Eine E-Rechnung muss einem strukturierten Format nach EN 16931 entsprechen, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Rechnungen an ausländische Unternehmen?
Nein. Die Pflicht gilt ausschließlich für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern (B2B inland). Rechnungen an Unternehmen mit Sitz im Ausland fallen nicht in den Anwendungsbereich, unabhängig davon, ob die Leistung im Inland erbracht wird.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: June 2026.
