Differenzbesteuerung Rechnung schreiben: Pflichtangaben, §25a-Hinweis & Muster
Wer als Händler gebrauchte Waren nach § 25a UStG differenzbesteuert, darf – und muss – die Umsatzsteuer in der Rechnung nicht gesondert ausweisen. Gleichzeitig sind bestimmte Pflichtangaben und ein eindeutiger Hinweistext zwingend. Fehler kosten: Der falsche Steuerausweis schuldet die Steuer nach § 14c UStG, der fehlende Hinweis kann den Vorsteuerabzug beim Abnehmer vernichten. Ähnlich wie bei einer Rechnung im Reverse-Charge-Verfahren gelten besondere Anforderungen an Formulierung und Hinweispflichten. Dieser Artikel zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie eine rechtssichere Differenzbesteuerung-Rechnung aufgebaut ist – mit Muster, Rechenbeispiel und Buchungshinweisen.
Kurzantwort
Eine Differenzbesteuerung Rechnung nach § 25a UStG weist keine Umsatzsteuer und keinen Steuersatz aus. Sie muss stattdessen den Pflichthinweis „Sonderregelung für Gebrauchtgegenstände – Differenzbesteuerung“ (oder „§ 25a UStG“) enthalten sowie alle übrigen Rechnungspflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG – mit Ausnahme von Steuerbetrag und Steuersatz. Der Käufer hat aus dieser Rechnung keinen Vorsteuerabzug.
Inhaltsverzeichnis
- Grundlagen der Differenzbesteuerung (Überblick)
- Pflichtangaben der Differenzbesteuerung-Rechnung
- Warum kein USt-Ausweis – und was passiert bei Fehler
- Der §25a-Hinweistext: Wortlaut & Varianten
- Musterrechnung Differenzbesteuerung §25a UStG
- Rechenbeispiel: Differenzbesteuerung Berechnung für eine GmbH
- Eingangsrechnung mit Differenzbesteuerung buchen
- Auswirkungen auf Jahresabschluss & Buchhaltung
- Checkliste vor dem Rechnungsversand
- Häufige Fragen
Grundlagen der Differenzbesteuerung (Überblick)
Die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG ist eine Sonderregelung für gewerbliche Wiederverkäufer von Gebrauchtgegenständen, Kunstgegenständen, Sammlungsstücken und Antiquitäten. Besteuert wird nicht der volle Verkaufspreis, sondern nur die Handelsspanne – also die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis (§ 25a Abs. 3 UStG: § 25a UStG).
Typische Anwendungsfälle in der GmbH-Praxis: Kfz-Handel mit Gebrauchtwagen, Antiquitätenhändler, Münzhändler, Händler für gebrauchte IT-Ausstattung oder Kunstgalerien. Voraussetzung ist, dass der Wiederverkäufer den Gegenstand von einer Person erworben hat, die keine Umsatzsteuer ausgewiesen hat – also von Privatpersonen, Kleinunternehmern, steuerbefreiten Unternehmern oder ebenfalls differenzbesteuernd handelnden Händlern.
Hinweis
Dieser Artikel fokussiert auf die Rechnungsstellung. Die Berechnung der Bemessungsgrundlage, Voraussetzungen und Besonderheiten der Differenzbesteuerung (z. B. Gesamtdifferenzbesteuerung, Einzel- vs. Gesamtmethode) werden in einem separaten Grundlagenartikel behandelt.
Pflichtangaben der Differenzbesteuerung-Rechnung
Eine Rechnung bei Differenzbesteuerung muss die allgemeinen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten – allerdings mit zwei wesentlichen Ausnahmen: Steuerbetrag und Steuersatz entfallen, und stattdessen tritt der § 25a-Hinweis.
| Pflichtangabe | Differenzbesteuerung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Vollständiger Name & Anschrift des Lieferers | ✔ Pflicht | GmbH: Firma lt. Handelsregister |
| Vollständiger Name & Anschrift des Leistungsempfängers | ✔ Pflicht | — |
| Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferers | ✔ Pflicht | Eigene USt-IdNr. genügt |
| Ausstellungsdatum | ✔ Pflicht | — |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | ✔ Pflicht | — |
| Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der Gegenstände | ✔ Pflicht | Fahrzeug: Marke, Modell, FIN |
| Liefer-/Leistungsdatum oder -zeitraum | ✔ Pflicht | — |
| Entgelt (Verkaufspreis brutto = Gesamtbetrag) | ✔ Pflicht | Nur Brutto; keine Aufschlüsselung nach Steuersätzen |
| Anzuwendender Steuersatz | ✘ Verboten | § 25a Abs. 3 Satz 2 UStG |
| Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag | ✘ Verboten | Schuldet Steuer nach § 14c UStG, wenn ausgewiesen |
| Hinweis auf Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) | ✔ Zwingend | Gesetzlich vorgeschriebener Hinweis |
Wichtig
Das Netto-Entgelt darf nicht separat ausgewiesen werden. Der Rechnungsbetrag ist stets der Bruttoverkaufspreis. Die interne Steuerberechnung (19 % auf die Marge) erfolgt ausschließlich in der Buchhaltung – sie erscheint nie auf der Rechnung.
Warum kein USt-Ausweis – und was passiert bei Fehler
Das Ausweisverbot für Steuerbetrag und Steuersatz ist in § 25a Abs. 3 Satz 2 UStG kodiert. Der Grund: Die Steuer lastet auf der Marge des Händlers, nicht auf dem Gesamtentgelt. Würde die USt separat ausgewiesen, könnte der gewerbliche Käufer Vorsteuer abziehen – obwohl er nie die volle Steuer getragen hat.
Konsequenz eines unberechtigten Steuerausweises: Der Rechnungsaussteller schuldet den ausgewiesenen Steuerbetrag nach § 14c Abs. 1 UStG – zusätzlich zur korrekt berechneten Differenzsteuer. Die Richtigstellung erfordert eine Rechnungskorrektur und ggf. eine Berichtigung der USt-Voranmeldung. Das kann die Liquidität einer GmbH erheblich belasten.
Vorsteuerabzug beim Käufer: Der Käufer – gleich ob Privat- oder Unternehmerkunde – kann aus einer Differenzbesteuerungs-Rechnung keine Vorsteuer ziehen. Das ist systemimmanent und muss gewerblichen Abnehmern vorab kommuniziert werden, da es deren Einkaufskalkulation beeinflusst.
Der §25a-Hinweistext: Wortlaut & Varianten
Das Gesetz schreibt keinen exakten Wortlaut vor, verlangt aber einen eindeutigen Hinweis, dass die Sonderregelung angewendet wird. Die EU-MwStSystRL (Art. 226 Nr. 14) nennt drei akzeptierte Formulierungen:
„Sonderregelung für Gebrauchtgegenstände – Differenzbesteuerung“
„Differenzbesteuerung gemäß § 25a UStG – keine Angabe von Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug nicht möglich“
Für spezifische Warengruppen können angepasste Formulierungen gewählt werden, z. B.:
- Kfz-Handel: „Differenzbesteuerung nach § 25a UStG – Gebrauchtwagen; kein Vorsteuerabzug möglich“
- Kunsthandel: „Sonderregelung Kunstgegenstände gem. § 25a UStG“
- Münzhandel: „Sonderregelung Sammlungsstücke gem. § 25a UStG“
Der Hinweis sollte gut sichtbar im Rechnungsdokument platziert sein – nicht versteckt im Kleingedruckten. Empfohlen wird die Platzierung direkt unter der Positionszeile oder als eigener Rechnungsbaustein oberhalb der Gesamtsumme.
Musterrechnung Differenzbesteuerung §25a UStG
Das folgende Muster zeigt eine rechtskonforme Rechnung Differenzbesteuerung nach § 25a UStG für eine GmbH im Kfz-Handel. Es handelt sich um eine Vorlage – Angaben sind zu ersetzen:
Musterrechnung – Differenzbesteuerung §25a UStG
AutoHandel Muster GmbH
Musterstraße 12 · 12345 Musterstadt
USt-IdNr.: DE123456789 · HRB 99999 Amtsgericht Musterstadt
Geschäftsführer: Max Mustermann
Rechnung
Rechnungsnummer: 2025-DBS-0047
Rechnungsdatum: 15. Juni 2025
Lieferdatum: 14. Juni 2025
Rechnungsempfänger:
Privat: Karl Käufer, Käuferweg 5, 54321 Käuferstadt
— oder —
Gewerblich: Fuhrpark GmbH, Flottenweg 8, 54321 Käuferstadt
Gegenstand der Lieferung:
1 × Gebrauchtfahrzeug VW Passat Variant 2.0 TDI
Fahrzeug-Identifizierungsnummer (FIN): WVWZZZ3CZ1E123456
Erstzulassung: 03/2020 · Kilometerstand: 87.500 km
Verkaufspreis (Brutto): 14.900,00 EUR
Differenzbesteuerung gemäß § 25a UStG – Gebrauchtgegenstände.
Die Umsatzsteuer wird nicht gesondert ausgewiesen.
Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich.
Zahlungsbetrag: 14.900,00 EUR
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
IBAN: DE00 1234 5678 9012 3456 78 · BIC: MUSTBEBB
Was fehlt bewusst: Kein Nettobetrag, kein Steuersatz (19 %), kein Steuerbetrag. Genau das ist gesetzeskonform. Der Gesamtbetrag von 14.900 EUR ist zugleich Brutto- und Rechnungsbetrag.
Rechenbeispiel: Differenzbesteuerung Berechnung für eine GmbH
Die folgende Beispielrechnung zur Differenzbesteuerung zeigt, wie die Steuer intern ermittelt wird – also ausschließlich in der Buchhaltung, nicht auf der Ausgangsrechnung:
| Position | Betrag (EUR) |
|---|---|
| Verkaufspreis (Brutto-Rechnungsbetrag) | 14.900,00 |
| Einkaufspreis (Ankauf von Privatperson, inkl. NK) | – 12.500,00 |
| Handelsspanne (Differenz/Marge) | 2.400,00 |
| Enthaltene USt. auf die Marge (2.400 × 19/119) | 383,19 |
| Netto-Ertrag der GmbH aus diesem Geschäft | 2.016,81 |
Die USt auf die Marge (383,19 EUR) ist in der USt-Voranmeldung anzumelden. Sie wird in der Buchhaltung intern gebucht, erscheint aber nicht auf der Rechnung. Für die Bemessungsgrundlage gilt: Differenz ÷ 1,19 = Nettomarge; Nettomarge × 0,19 = USt-Betrag.
Bei Gegenständen, die dem ermäßigten Steuersatz (7 %) unterliegen (z. B. bestimmte Kunstgegenstände nach Anlage 2 UStG), lautet die Formel entsprechend: Differenz ÷ 1,07 × 0,07.
Achtung: Negative Marge
Ist der Verkaufspreis niedriger als der Einkaufspreis (negative Differenz), ergibt sich keine abziehbare Vorsteuer. Die Bemessungsgrundlage beträgt in diesem Fall null – ein Verlust aus dem Einzelgeschäft wird steuerlich nicht berücksichtigt. Bei der Gesamtdifferenzbesteuerung (§ 25a Abs. 4 UStG) kann jedoch saldiert werden.
Eingangsrechnung mit Differenzbesteuerung buchen
Erhält Ihre GmbH eine Eingangsrechnung von einem anderen differenzbesteuernd handelnden Lieferanten, gelten besondere Buchungsregeln. Kein Vorsteuerabzug – denn der Lieferant weist keine USt aus. Der gesamte Rechnungsbetrag wird als Anschaffungskosten aktiviert oder als Aufwand gebucht.
Wareneingang / Bestand Gebrauchtwaren (SKR03: 3400 / SKR04: 5400) an Verbindlichkeiten aus LL
Betrag: 12.500,00 EUR (= Bruttokaufpreis, kein VSt-Abzug)
Forderungen aus LL an Umsatzerlöse Differenzbesteuerung (z. B. SKR03: 8190 / SKR04: 4190)
Betrag: 14.900,00 EUR brutto
Intern: USt auf Marge 383,19 EUR (Konto USt 19 % / Zahllast)
Viele Buchhaltungsprogramme (DATEV, Lexware, Sevdesk) bieten eigene Steuerschlüssel für die Differenzbesteuerung. Der Steuerschlüssel sorgt dafür, dass das System automatisch nur die Marge-USt an das Finanzamt meldet. Prüfen Sie die korrekte Einrichtung mit Ihrem Steuerberater – Fehler bei der Konteneinrichtung führen zu systematischen Fehlern in der USt-Voranmeldung.
Auswirkungen auf Jahresabschluss & Buchhaltung
Die Differenzbesteuerung beeinflusst auch den Jahresabschluss der GmbH. Da Umsatzerlöse brutto (d. h. ohne gesonderten USt-Ausweis) gebucht werden, sind in der GuV-Position „Umsatzerlöse“ bei Differenzbesteuerung keine Nettoumsätze im klassischen Sinne enthalten – sondern Bruttoerlöse, aus denen die Margen-USt herauszurechnen ist. Dies ist bei der Kennzahlenanalyse und bei Ratings zu berücksichtigen.
Im Anhang nach § 284 HGB (§ 284 HGB) kann bei wesentlichem Umfang auf die angewandte Bewertungs- und Buchungsmethode für differenzbesteuerte Umsätze hingewiesen werden. Für mittelgroße und große GmbHs empfiehlt sich eine konsistente Darstellung der Erlösstruktur.
Beachten Sie außerdem: Für die Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer ist der steuerliche Gewinn aus differenzbesteuertem Handel der gleiche wie handelsrechtlich – die Steuerkorrektur (Abführung der Margen-USt) mindert den Gewinn. Eine separate ertragsteuerliche Sonderbehandlung gibt es nicht.
Tipp für GmbH-Geschäftsführer
Planen Sie den Jahresabschluss frühzeitig: Differenzbesteuerte Warenbestände müssen korrekt bewertet werden. Der Einkaufspreis (ohne fiktive VSt) ist Grundlage der Vorratsbewertung. Nutzen Sie unsere Online-Demo, um zu sehen, wie onlinebilanz.de Ihre GmbH-Buchhaltung strukturiert abbildet.
Checkliste vor dem Rechnungsversand
- Name, Anschrift und USt-IdNr. / Steuernummer des Lieferers vollständig?
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers vollständig?
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer vergeben?
- Ausstellungsdatum und Lieferdatum angegeben?
- Gegenstand der Lieferung handelsüblich bezeichnet (bei Kfz: FIN, Marke, Modell, Laufleistung)?
- Gesamtbetrag = Bruttokaufpreis (kein separater Nettoausweis, kein USt-Betrag)?
- § 25a-Hinweis deutlich sichtbar auf der Rechnung?
- Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag auf der Rechnung?
- Interne Buchung der Margen-USt im Buchhaltungssystem korrekt eingerichtet?
- Einkaufsbeleg (Ankaufsrechnung / Quittung) archiviert und Marge dokumentiert?
Für wiederkehrende Rechnungsstellungen im Gebrauchtwarenhandel lohnt sich die Einrichtung einer Rechnungsvorlage direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware, die den § 25a-Hinweis automatisch einfügt und den USt-Ausweis systemseitig sperrt. So lassen sich Fehler durch manuelle Rechnungserstellung vermeiden. Weitere Informationen zu einer professionellen Jahresabschluss-Aufbereitung Ihrer GmbH finden Sie unter Jahresabschluss GmbH.
Möchten Sie prüfen, ob onlinebilanz.de Ihre differenzbesteuerungsrelevante Buchhaltung abbilden kann? Testen Sie jetzt unsere Demo – kostenlos und unverbindlich.
383,19 EUR
USt auf 2.400 EUR Marge (19/119)
14.900 EUR
Brutto-Rechnungsbetrag (kein USt-Ausweis)
Häufig gestellte Fragen
Muss auf einer Differenzbesteuerung-Rechnung ein Nettobetrag stehen?
Nein. Bei der Differenzbesteuerung nach §25a UStG darf weder ein Nettobetrag noch ein Steuerbetrag oder Steuersatz ausgewiesen werden. Die Rechnung enthält nur den Bruttoverkaufspreis als Gesamtbetrag.
Kann der Käufer aus einer Differenzbesteuerungs-Rechnung Vorsteuer abziehen?
Nein. Da kein Steuerbetrag ausgewiesen wird, ist ein Vorsteuerabzug nach §15 UStG ausgeschlossen – unabhängig davon, ob der Käufer Unternehmer ist.
Welcher Hinweistext ist auf der Rechnung Pflicht?
Das Gesetz schreibt keinen exakten Wortlaut vor, aber einen eindeutigen Hinweis auf die Differenzbesteuerung. Empfohlen: „Differenzbesteuerung gemäß §25a UStG – kein Vorsteuerabzug möglich."
Was passiert, wenn ich versehentlich USt auf einer Differenzbesteuerungs-Rechnung ausweise?
Der ausgewiesene Steuerbetrag wird nach §14c Abs.1 UStG zusätzlich geschuldet – unabhängig von der korrekt berechneten Margensteuer. Eine sofortige Rechnungskorrektur ist notwendig.
Wie buche ich eine Eingangsrechnung mit Differenzbesteuerung?
Den gesamten Rechnungsbetrag als Anschaffungskosten ohne Vorsteuerabzug buchen. Es gibt keinen abziehbaren VSt-Betrag, da der Lieferant keine USt ausgewiesen hat.
Gilt die Differenzbesteuerung auch für Dienstleistungen?
Nein. §25a UStG gilt ausschließlich für körperliche Gegenstände (bewegliche Sachen). Dienstleistungen können nicht differenzbesteuert werden.
Darf ich für dasselbe Fahrzeug zwischen Differenzbesteuerung und Regelbesteuerung wählen?
Grundsätzlich kann auf die Differenzbesteuerung verzichtet und zur Regelbesteuerung optiert werden (§25a Abs.8 UStG). Der Wechsel ist aber an Bedingungen geknüpft und muss dem Finanzamt mitgeteilt werden.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: June 2026.
