Was Gewerbetreibende von der Steuer absetzen können
Wer ein Gewerbe betreibt – ob als Einzelunternehmer, GmbH oder UG – kann einen erheblichen Teil seiner laufenden Kosten steuermindernd geltend machen. Bereits bei der Gewerbeanmeldung und steuerlichen Erfassung werden die Grundlagen für die spätere Abrechnung mit dem Finanzamt gelegt. Doch welche Ausgaben erkennt das Finanzamt tatsächlich an, welche Grenzen gelten 2025, und worauf müssen Geschäftsführer besonders achten? Dieser Artikel gibt eine systematische, rechtssichere Übersicht.
Kurzantwort
Was kann ich als Gewerbetreibender von der Steuer absetzen? Grundsätzlich alle Betriebsausgaben im Sinne des § 4 Abs. 4 EStG – also Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Dazu zählen Personalkosten, Miete, Abschreibungen, Fahrzeugkosten, Versicherungen, Zinsen, Marketing, Bewirtungskosten (70 %) und viele weitere Positionen, sofern ein eindeutiger betrieblicher Zusammenhang nachweisbar ist. Auch Verluste aus uneinbringlichen Forderungen können steuermindernd geltend gemacht werden, wenn Sie den Forderungsausfall korrekt buchen.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtliche Grundlage: Was gilt als Betriebsausgabe?
- Laufende Betriebsausgaben im Überblick
- Abschreibungen: Anlagevermögen steuerlich nutzen
- Fahrzeugkosten: PKW im Betrieb
- Besondere Positionen mit Abzugsbeschränkungen
- Praxisbeispiel: GmbH optimiert ihre Steuerlast
- Buchhalterische Erfassung und Jahresabschluss
- Fazit
Rechtliche Grundlage: Was gilt als Betriebsausgabe?
Die zentrale Norm für den Betriebsausgabenabzug ist § 4 Abs. 4 EStG. Danach sind Betriebsausgaben alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Das Veranlassungsprinzip ersetzt das frühere Kausalitätsprinzip und ist weiter gefasst: Es genügt, dass ein wirtschaftlicher Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit besteht – ein unmittelbarer Bezug ist nicht erforderlich.
Wichtiger Grundsatz
Bei einer GmbH oder UG gelten alle Aufwendungen der Gesellschaft grundsätzlich als betrieblich veranlasst – es sei denn, sie sind einer verdeckten Gewinnausschüttung (vGA) zuzuordnen. Das unterscheidet Kapitalgesellschaften von Einzelunternehmen, bei denen stets eine Abgrenzung zur privaten Lebensführung (§ 12 EStG) erfolgen muss.
Für Kapitalgesellschaften richtet sich der Abzug zusätzlich nach § 8 Abs. 1 KStG i. V. m. § 4 Abs. 4 EStG. Einzelunternehmer und Personengesellschaften unterliegen direkt dem EStG. In beiden Fällen gilt: Keine Betriebsausgabe ohne Beleg – die Nachweispflicht ergibt sich aus § 147 AO.
Abzugsverbote und Abzugsbeschränkungen beachten
Nicht jede betrieblich veranlasste Ausgabe ist unbegrenzt abziehbar. § 4 Abs. 5 EStG enthält einen Katalog nichtabziehbarer oder beschränkt abziehbarer Betriebsausgaben, darunter Geschenke über 50 EUR (netto) pro Empfänger und Jahr sowie Bewirtungskosten, die nur zu 70 % abzugsfähig sind.
Laufende Betriebsausgaben im Überblick
Die folgende Tabelle gibt einen strukturierten Überblick über die wichtigsten absetzbaren Positionen und deren steuerliche Behandlung im Jahr 2025:
| Ausgabenart | Abzugsfähigkeit | Hinweis / Grenze 2025 |
|---|---|---|
| Personalkosten (Lohn, SV-AG-Anteil) | 100 % | Inkl. Geschäftsführergehalt bei GmbH (fremdüblich) |
| Miete / Pacht Betriebsstätte | 100 % | Auch Miete an Gesellschafter (fremdüblich) |
| Büro- und Verwaltungskosten | 100 % | Telefon, Internet, Software, Porto |
| Versicherungen (betriebliche) | 100 % | Betriebshaftpflicht, D&O, Gebäude |
| Zinsen auf Betriebsdarlehen | Grds. 100 % (Zinsschranke beachten) | § 4h EStG: EBITDA-Grenze 3 Mio. EUR Freigrenze |
| Steuerberatung / Rechtsberatung | 100 % | Privater Anteil der StB-Kosten nicht abzugsfähig |
| Marketing / Werbung | 100 % | Inkl. Online-Marketing, Messen, Sponsoring |
| Bewirtungskosten (geschäftlich) | 70 % | § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG; Bewirtungsbeleg erforderlich |
| Geschenke an Geschäftspartner | bis 50 EUR netto/Person/Jahr | § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG (ab 2024: 50 EUR, vorher 35 EUR) |
| Reisekosten (betrieblich) | 100 % | Km-Pauschale 0,30 EUR (ab dem 21. km: 0,38 EUR) oder tatsächliche Kosten |
| Fortbildungskosten | 100 % | Betrieblicher Bezug muss nachweisbar sein |
| GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter) | Sofortabschreibung bis 800 EUR netto | § 6 Abs. 2 EStG; alternativ Sammelposten bis 1.000 EUR |
Geschenke-Grenze seit 2024
Die Freigrenze für Geschenke an Geschäftspartner wurde durch das Jahressteuergesetz 2024 von 35 EUR auf 50 EUR netto je Empfänger und Wirtschaftsjahr angehoben. Beträge darüber sind vollständig nicht abzugsfähig.
Abschreibungen: Anlagevermögen steuerlich nutzen
Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit einer Nutzungsdauer über einem Jahr dürfen nicht sofort, sondern nur über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden (§ 7 EStG). Maßgebend ist die AfA-Tabelle des BMF.
Degressive Abschreibung 2025
Die degressive AfA für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens ist durch das Wachstumschancengesetz 2024 wieder eingeführt worden. Für Anschaffungen zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2027 gilt ein Satz von bis zu 25 % des Buchwerts, maximal das 2,5-fache der linearen AfA. Dies ermöglicht in frühen Jahren deutlich höhere steuerliche Abzüge.
Sonderabschreibung nach § 7g EStG
Kleine und mittlere Betriebe (Bilanzsumme ≤ 200.000 EUR oder Gewinn ≤ 200.000 EUR) können zusätzlich zur regulären AfA eine Sonderabschreibung von 50 % im Jahr der Anschaffung oder in den vier Folgejahren geltend machen (§ 7g EStG). Der Investitionsabzugsbetrag (IAB) erlaubt es außerdem, bis zu 50 % der geplanten Investitionskosten bereits vor der Anschaffung gewinnmindernd abzuziehen.
Fahrzeugkosten: PKW im Betrieb
Fahrzeugkosten gehören zu den häufigsten Streitpunkten zwischen Gewerbetreibenden und dem Finanzamt. Die steuerliche Behandlung hängt davon ab, ob das Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört und in welchem Umfang es betrieblich genutzt wird.
- Alle tatsächlichen Kosten abzugsfähig
- Private Nutzung: 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch
- Bei E-Fahrzeugen: 0,25-%-Regelung (Listenpreis ≤ 70.000 EUR)
- Kilometerpauschale 0,30 EUR (ab 21. km: 0,38 EUR)
- Alternativ: anteilige tatsächliche Kosten per Fahrtenbuch
- Kein Vorsteuerabzug möglich
Bei einer GmbH ist zu beachten: Stellt die GmbH dem Gesellschafter-Geschäftsführer einen PKW zur privaten Nutzung zur Verfügung, entsteht ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Die Kosten bleiben Betriebsausgabe der GmbH, erhöhen aber das zu versteuernde Einkommen des Geschäftsführers.
Besondere Positionen mit Abzugsbeschränkungen
Häusliches Arbeitszimmer und Home-Office-Pauschale
Für ein häusliches Arbeitszimmer, das den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit bildet, können die tatsächlichen anteiligen Kosten in voller Höhe abgezogen werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG). Alternativ gilt die Home-Office-Pauschale von 6 EUR pro Tag, maximal 1.260 EUR im Jahr (210 Tage). Für GmbH-Geschäftsführer ist ein Mietvertrag mit der GmbH über das Arbeitszimmer möglich, muss aber einem Fremdvergleich standhalten.
Zinsschranke bei Kapitalgesellschaften
Gemäß § 4h EStG i. V. m. § 8a KStG sind Zinsaufwendungen nur bis zur Höhe des Zinsertrags plus 30 % des steuerlichen EBITDA abzugsfähig. Die Freigrenze beträgt 3 Mio. EUR Nettozinsaufwand – unterhalb dieser Schwelle greift die Zinsschranke nicht.
Rückstellungen
Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten (§ 249 HGB) mindern den handelsrechtlichen und – mit Einschränkungen – den steuerlichen Gewinn. Steuerlich sind insbesondere Drohverlustrückstellungen nach § 5 Abs. 4a EStG nicht abzugsfähig. Pensionsrückstellungen nach § 6a EStG sind hingegen steuerlich anerkannt, unterliegen aber strengen Anforderungen.
Vorsicht: Verdeckte Gewinnausschüttung (vGA)
Zahlungen einer GmbH an ihren Gesellschafter-Geschäftsführer, die einem Fremdvergleich nicht standhalten (überhöhtes Gehalt, unangemessene Miete, Darlehen zu Niedrigzinsen), werden steuerlich als vGA umqualifiziert. Sie mindern dann nicht das zu versteuernde Einkommen der GmbH und werden beim Gesellschafter als Kapitalertrag besteuert (§ 8 Abs. 3 KStG).
Praxisbeispiel: GmbH optimiert ihre Steuerlast
Die Müller Handels-GmbH erzielt im Wirtschaftsjahr 2025 einen vorläufigen Jahresüberschuss von 180.000 EUR. Die Geschäftsführerin möchte wissen, welche Positionen sie noch steuermindernd einsetzen kann.
| Position | Betrag (EUR) | Steuerliche Wirkung |
|---|---|---|
| Investitionsabzugsbetrag (IAB) für geplante Maschine 60.000 EUR | ./. 30.000 | 50 % der Anschaffungskosten vorab abziehbar (§ 7g EStG) |
| Degressive AfA auf im Januar angeschaffte Betriebsausstattung (AK 40.000 EUR, 25 %) | ./. 10.000 | Statt linearer AfA 4.000 EUR → Mehrabzug 6.000 EUR |
| Sonderabschreibung § 7g auf Betriebsausstattung (50 % nach degrAfA) | ./. 15.000 | 50 % des Restwerts nach degrAfA |
| GWG-Sofortabschreibung (8 Geräte à 750 EUR netto) | ./. 6.000 | Vollabzug im Jahr der Anschaffung |
| Rückstellung Jahresabschlusskosten StB | ./. 4.500 | Passivierungspflicht HGB, steuerlich anerkannt |
| Verbleibender zu versteuernder Gewinn | 114.500 |
Bei einem KSt-Satz von 15 % zzgl. SolZ (0,825 %) und einem GewSt-Hebesatz von 400 % (GewSt effektiv ca. 14 %) ergibt sich eine Gesamtsteuerersparnis von rund 18.000 EUR gegenüber dem nicht optimierten Szenario.
Büroausstattung (GWG) 750,00 EUR an Bank 892,50 EUR
Vorsteuer 142,50 EUR
Im selben Wirtschaftsjahr:
Abschreibungen auf GWG 750,00 EUR an Büroausstattung (GWG) 750,00 EUR
Buchhalterische Erfassung und Jahresabschluss
Damit Betriebsausgaben steuerlich wirksam werden, müssen sie ordnungsgemäß in der Buchführung erfasst und im Jahresabschluss ausgewiesen sein. Bei bilanzierenden Unternehmen (GmbH, UG, aber auch Einzelkaufleute ab bestimmten Größenmerkmalen) gilt das Realisations- und Imparitätsprinzip nach § 252 HGB. Ausgaben sind periodengerecht dem Wirtschaftsjahr zuzuordnen, in dem sie wirtschaftlich entstanden sind – nicht zwingend dem Zahlungsjahr.
Für GmbHs und UGs empfiehlt sich die Nutzung einer professionellen Buchhaltungssoftware mit E-Bilanz-Schnittstelle. Ein strukturierter Jahresabschluss ist dabei nicht nur handels- und steuerrechtliche Pflicht, sondern bildet die Grundlage für eine fundierte Steueroptimierung im Folgejahr. Wenn Sie prüfen möchten, welches Einsparpotenzial in Ihrem Unternehmen steckt, nutzen Sie unseren Steuer-Kostenrechner für eine erste Einschätzung.
Fazit
Die Frage was kann ich als Gewerbetreibender von der Steuer absetzen lässt sich nicht mit einer einzigen Zahl beantworten – die Bandbreite reicht von simplen Bürokosten bis hin zu komplexen Abschreibungsstrategien und Rückstellungsmodellen. Entscheidend ist das Veranlassungsprinzip: Jede Ausgabe mit nachweisbarem betrieblichen Zusammenhang ist grundsätzlich abzugsfähig, sofern kein gesetzliches Abzugsverbot greift.
Für Kapitalgesellschaften kommt die Abgrenzung zur vGA als zentrales Risiko hinzu. Wer frühzeitig plant – insbesondere durch IAB, degressive AfA und GWG-Optimierung – kann die Steuerlast legal und nachhaltig reduzieren. Eine sorgfältige Buchführung und ein fristgerechter Jahresabschluss sind dabei keine lästige Pflicht, sondern die Voraussetzung für jeden steuerlichen Gestaltungsspielraum. Starten Sie jetzt mit einer kostenlosen Demo und sehen Sie, wie onlinebilanz.de Ihnen dabei hilft.
50 EUR
Geschenke-Freigrenze netto (ab 2024)
800 EUR
GWG-Sofortabschreibungsgrenze netto (§ 6 Abs. 2 EStG)
Häufig gestellte Fragen
Was kann ich als Gewerbetreibender von der Steuer absetzen – gilt das auch für GmbHs?
Ja. Bei einer GmbH sind alle betrieblich veranlassten Aufwendungen nach § 8 Abs. 1 KStG i. V. m. § 4 Abs. 4 EStG abzugsfähig. Besonderheit: Zahlungen an Gesellschafter müssen einem Fremdvergleich standhalten, sonst droht eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA).
Sind Bewirtungskosten vollständig absetzbar?
Nein. Geschäftliche Bewirtungskosten sind gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur zu 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig. Voraussetzung ist ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg mit Anlass, Teilnehmern und Unterschrift.
Welche Abschreibungsmöglichkeiten gibt es 2025 für Neuanschaffungen?
Für Anschaffungen 2025–2027 kann die degressive AfA von bis zu 25 % genutzt werden. Daneben sind Sonderabschreibungen nach § 7g EStG (50 %) und der Investitionsabzugsbetrag (bis zu 50 % der Anschaffungskosten vorab) möglich.
Was gilt für das häusliche Arbeitszimmer bei Gewerbetreibenden?
Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit, sind die tatsächlichen anteiligen Kosten vollständig abzugsfähig. Alternativ gilt eine pauschale von 6 EUR pro Homeoffice-Tag, maximal 1.260 EUR jährlich.
Gibt es eine Grenze für die Abzugsfähigkeit von Zinsen?
Ja. Die Zinsschranke nach § 4h EStG begrenzt den Abzug auf Zinserträge plus 30 % des steuerlichen EBITDA. Unterhalb einer Nettozinsbelastung von 3 Mio. EUR greift die Schranke nicht (Freigrenze).
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: June 2026.
