Umlage U1 und U2: Umlageverfahren und Insolvenzgeldumlage erklärt
Wer als GmbH oder UG Arbeitnehmer beschäftigt, zahlt monatlich drei Umlagebestandteile an die Krankenkasse: die U1 für Entgeltfortzahlungskosten bei Krankheit, die U2 für Mutterschaftsaufwendungen und die Insolvenzgeldumlage U3. Alle drei laufen über die Lohnabrechnung – doch Pflichtkreis, Erstattungsquoten und Beitragssätze unterscheiden sich erheblich. Dieser Artikel erklärt die Arbeitgeber-Pflichten präzise.
Kurzantwort
Die Umlage U1 und U2 sind Pflichtbeiträge im Ausgleichsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). U1 gilt für Arbeitgeber mit bis zu 30 Beschäftigten und erstattet 40–80 % der Entgeltfortzahlungskosten bei Krankheit; U2 gilt für alle Arbeitgeber und erstattet 100 % der Mutterschaftsaufwendungen. Hinzu kommt die Insolvenzgeldumlage (U3), die für 2026 auf 0,06 % festgesetzt wurde. Alle Sätze variieren je Krankenkasse; die Erstattung erfolgt elektronisch über das AAG-Verfahren.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtliche Grundlagen: AAG und Pflichtkreis
- Umlage U1: Entgeltfortzahlungsversicherung
- Umlage U2: Mutterschaftsaufwendungen
- Insolvenzgeldumlage (U3): Satz 2026
- Beitragssätze je Krankenkasse im Überblick
- Erstattungsantrag: Das AAG-Verfahren
- Buchung der Umlagen in der GmbH
- Praxisbeispiel: GmbH mit 8 Mitarbeitern
- Checkliste: Arbeitgeberpflichten auf einen Blick
- Fazit
Rechtliche Grundlagen: AAG und Pflichtkreis
Das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) bildet die gesetzliche Grundlage für das gesamte Umlageverfahren. Es verpflichtet Arbeitgeber, Beiträge an die zuständige Krankenkasse zu entrichten, und gibt im Gegenzug Erstattungsansprüche, wenn entsprechende Aufwendungen anfallen. Die Krankenkassen fungieren als Träger der Ausgleichskassen; ein separater Antrag bei einer Berufsgenossenschaft oder einem anderen Träger ist nicht erforderlich.
Das Umlageverfahren teilt sich in drei Säulen:
- U1 – Ausgleich der Entgeltfortzahlungskosten bei Krankheit (§ 1 Abs. 1 AAG)
- U2 – Ausgleich der Mutterschaftsaufwendungen (§ 1 Abs. 2 AAG)
- U3 – Insolvenzgeldumlage nach § 358 ff. SGB III
Die Pflicht zur Teilnahme am Umlageverfahren besteht kraft Gesetzes; ein Austritt oder ein Opt-out ist nicht möglich. Maßgeblich für die Zuordnung zu einer Ausgleichskasse ist die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist – nicht die Krankenkasse des Arbeitgebers. Für geringfügig Beschäftigte, für die Pauschalbeiträge an die Minijob-Zentrale abgeführt werden, gelten dort eigene Umlagesätze.
Hinweis für GmbH-Geschäftsführer
Gesellschafter-Geschäftsführer, die sozialversicherungsrechtlich als abhängig Beschäftigte eingestuft sind, unterliegen den gleichen Umlageregeln wie andere Arbeitnehmer. Beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer ohne Sozialversicherungspflicht sind hingegen nicht in die Bemessungsgrundlage einzubeziehen. Lassen Sie den sozialversicherungsrechtlichen Status regelmäßig prüfen – am besten im Rahmen Ihrer Lohnbuchhaltung.
Umlage U1: Entgeltfortzahlungsversicherung
Pflichtkreis: Wer muss teilnehmen?
An der U1 nehmen ausschließlich Arbeitgeber mit bis zu 30 Arbeitnehmern teil (§ 3 Abs. 1 AAG). Für die Zählung sind alle Beschäftigten heranzuziehen – also Vollzeit, Teilzeit und Auszubildende. Teilzeitbeschäftigte werden nach einem gesetzlich festgelegten Schlüssel anteilig gezählt: Wer nicht mehr als 10 Stunden pro Woche arbeitet, zählt mit 0,25; wer nicht mehr als 20 Stunden arbeitet, mit 0,5; wer nicht mehr als 30 Stunden arbeitet, mit 0,75. Arbeitnehmer in Elternzeit oder Wehrdienst werden bei der Berechnung nicht mitgezählt.
Übersteigt die Beschäftigtenzahl dauerhaft 30, entfällt die Pflicht zur U1. Schwankt die Zahl um den Grenzwert, ist der Durchschnitt der letzten zwölf Kalendermonate maßgeblich.
Erstattungssätze und Wahlrecht
Die Krankenkassen bieten in der Regel zwei bis drei Umlagesätze an, die mit unterschiedlichen Erstattungsquoten korrespondieren. Typische Erstattungsquoten liegen zwischen 40 % und 80 % des fortgezahlten Bruttoarbeitsentgelts (inklusive des Arbeitgeberanteils am Gesamtsozialversicherungsbeitrag). Der Arbeitgeber wählt beim Beginn der Beschäftigung oder bei Kassenwechsel einen Tarif; ein unterjähriger Wechsel ist grundsätzlich nicht möglich.
| Erstattungsquote | Beitragssatz (Beispiel AOK) | Beitragssatz (Beispiel TK) |
|---|---|---|
| 40 % | ca. 1,0 % | ca. 0,9 % |
| 60 % | ca. 2,0 % | ca. 1,8 % |
| 80 % | ca. 3,5 % | ca. 3,2 % |
Achtung: Die hier genannten Sätze sind Beispielwerte auf Basis der zuletzt veröffentlichten Satzungen. Die aktuell gültigen Beitragssätze entnehmen Sie bitte der jeweiligen Satzung Ihrer Krankenkasse oder dem Beitragseinzug im laufenden Monat. Sätze werden zum Jahreswechsel angepasst.
Bemessungsgrundlage
Der Umlagesatz U1 wird auf das beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt erhoben – also die gleiche Basis wie für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Einmalige Sonderzahlungen (z. B. Weihnachtsgeld) sind einzubeziehen, soweit sie beitragspflichtig sind. Erstattungsfähig ist anschließend der tatsächlich fortgezahlte Bruttolohn (zzgl. Arbeitgeberbeitragsanteil zur Sozialversicherung), multipliziert mit der gewählten Erstattungsquote.
Umlage U2: Mutterschaftsaufwendungen
Die U2 gilt ohne Beschäftigungsgrößengrenze für alle Arbeitgeber – unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Erstattet werden 100 % der Aufwendungen, die dem Arbeitgeber im Zusammenhang mit Mutterschaft entstehen:
- Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nach § 20 MuSchG
- Entgelt bei Beschäftigungsverbot (§ 11, § 16 MuSchG)
- Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung während des Beschäftigungsverbots
Da die Erstattung 100 % beträgt, ist die U2 für den Arbeitgeber im Ergebnis kostenneutral – vorausgesetzt, der Erstattungsantrag wird fristgerecht gestellt. Der Beitragssatz liegt je nach Kasse zwischen 0,24 % und 0,60 % des beitragspflichtigen Entgelts. Auch hier gilt: Maßgeblich ist die Satzung der Krankenkasse des jeweiligen Arbeitnehmers.
Wichtig: Auch für Minijobberinnen
Die U2-Pflicht besteht auch für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmerinnen. Für Minijobs wird die Umlage über die Minijob-Zentrale erhoben; der dortige Satz weicht von den Krankenkassensätzen ab.
Insolvenzgeldumlage (U3): Satz 2026
Die Insolvenzgeldumlage – häufig auch als U3 bezeichnet – finanziert das Insolvenzgeld nach §§ 165 ff. SGB III. Sie wird von der Bundesagentur für Arbeit festgesetzt und von den Krankenkassen im Auftrag eingezogen. Der Satz gilt bundeseinheitlich für alle Arbeitgeber, die sozialversicherungspflichtig Beschäftigte haben.
Für das Jahr 2026 beträgt die Insolvenzgeldumlage 0,06 % des beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgelts (Bekanntmachung des BMAS). Dieser Satz ist im Vergleich zu früheren Jahren niedrig, kann aber jährlich angepasst werden, wenn der Fonds der Bundesagentur für Arbeit einen erhöhten Bedarf ausweist.
Die Insolvenzgeldumlage kennt kein Wahlrecht, keine Erstattung und keine Größengrenze. Jeder Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtig Beschäftigten ist beitragspflichtig.
Beitragssätze je Krankenkasse im Überblick
Da U1 und U2 durch die einzelnen Krankenkassen festgesetzt werden, variieren die Sätze. Arbeitgeber mit Arbeitnehmern bei verschiedenen Krankenkassen zahlen deshalb unterschiedliche Umlagesätze und müssen diese getrennt je Kasse abführen. Eine zentrale Ausgleichsstelle gibt es nicht.
U1, U2 und U3 werden zusammen mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag im monatlichen Beitragsnachweis ausgewiesen. Die Zahlung erfolgt zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats – also zusammen mit den übrigen SV-Beiträgen.
Die jeweils gültigen Sätze veröffentlichen die Krankenkassen in ihrer Satzung (§ 9 AAG). Aktuelle Übersichten stellen auch die Datenaustausch-Portale der GKV-Spitzenverbände bereit. Ihr Lohnabrechnungsprogramm sollte diese Sätze automatisch hinterlegen.
Erstattungsantrag: Das AAG-Verfahren
Der Erstattungsanspruch entsteht nicht automatisch – der Arbeitgeber muss ihn aktiv geltend machen. Das Verfahren ist vollständig digitalisiert und läuft über das maschinelle Erstattungsverfahren nach § 10 AAG (sog. AAG-Meldeverfahren).
Ablauf des Erstattungsantrags
- Auslöser erfassen: Krankheitstage (U1) oder Beschäftigungsverbot/Mutterschutzfrist (U2) dokumentieren.
- Antrag elektronisch übermitteln: Über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das ELSTER-Portal; Datensatz-ID: DEUEV-Erstattungsantrag AAG.
- Belege bereithalten: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, ärztliche Atteste, Entgeltbescheinigungen – diese sind auf Anforderung einzureichen, nicht automatisch zu übersenden.
- Erstattung abwarten: Die Krankenkasse prüft und überweist den Betrag; die Frist beträgt in der Regel vier Jahre (§ 13 AAG).
Verjährung beachten: Der Erstattungsanspruch verjährt nach vier Jahren zum Ende des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist. Ein nachträglicher Antrag für länger zurückliegende Zeiträume ist dann ausgeschlossen.
Eine detaillierte Erläuterung, wann der Entgeltfortzahlungsanspruch des Arbeitnehmers entsteht und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, finden Sie in unserem Artikel zur Entgeltfortzahlung im Rahmen der Lohnbuchhaltung.
Buchung der Umlagen in der GmbH
Umlagebeträge sind Personalnebenkosten und werden im Rahmen der Lohnbuchhaltung auf gesonderten Konten erfasst. Die Erstattungen mindern anschließend denselben Aufwand oder werden als sonstiger Ertrag gebucht.
Buchung der Umlagebeiträge (monatliche Zahlung)
Haben: 1800 Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern
Betrag: Summe der monatlichen Umlagebeträge aller Arbeitnehmer
Buchung der Erstattung (Eingang von der Krankenkasse)
Haben: 6110 Gesetzliche soziale Aufwendungen (Gegenbuchung)
Alternativ: Haben: 4900 Sonstige betriebliche Erträge (wenn periodenfremd)
In der Gewinn- und Verlustrechnung nach § 275 HGB erscheinen die Umlagen unter den sozialen Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung (§ 275 Abs. 2 Nr. 6b HGB). Erstattungen, die das Geschäftsjahr betreffen, kürzen diesen Posten; periodenübergreifende Erstattungen sind als sonstiger betrieblicher Ertrag auszuweisen.
Praxisbeispiel: GmbH mit 8 Mitarbeitern
Die Müller Montage GmbH (fiktiv) beschäftigt 8 Vollzeitarbeitnehmer, alle bei der AOK versichert. Monatliche Bruttolohnsumme: 28.000 EUR. Die GmbH hat den U1-Tarif mit 60 % Erstattungsquote gewählt (Beitragssatz: 2,0 %). Der U2-Satz beträgt 0,39 %, die Insolvenzgeldumlage 0,06 %.
| Umlage | Satz | Bemessungsgrundlage | Monatsbeitrag |
|---|---|---|---|
| U1 | 2,00 % | 28.000 EUR | 560,00 EUR |
| U2 | 0,39 % | 28.000 EUR | 109,20 EUR |
| U3 (Insolvenzgeld) | 0,06 % | 28.000 EUR | 16,80 EUR |
| Gesamt | 686,00 EUR |
Erstattungsfall: Im März ist Arbeitnehmer A für 10 Arbeitstage krank; sein Bruttolohn beträgt 3.200 EUR/Monat, der anteilige Fortzahlungsbetrag 10/21 × 3.200 EUR = 1.523,81 EUR. Zuzüglich Arbeitgeberanteil SV (ca. 20,5 %) ergibt sich ein Gesamtaufwand von ca. 1.836,19 EUR. Bei 60 % Erstattungsquote erhält die GmbH 1.101,71 EUR zurück. Der Nettokosteneffekt der U1 (jährlicher Beitrag A: 640 EUR) ist damit im Erstattungsfall positiv.
Hinweis zur Wirtschaftlichkeit
Die optimale Wahl des Erstattungssatzes hängt vom Krankenstand Ihrer Belegschaft ab. Kleinstbetriebe mit hohem Krankenstand profitieren vom höchsten verfügbaren Tarif (80 %); Unternehmen mit sehr niedrigem Krankenstand fahren mit dem niedrigsten Tarif günstiger. Eine Analyse lohnt sich jährlich.
Checkliste: Arbeitgeberpflichten auf einen Blick
- Beschäftigtenzahl monatlich prüfen: Gilt die 30-Personen-Grenze für U1?
- U1-Tarif bewusst wählen und dokumentieren (Wechsel nur mit Jahreswechsel)
- U2 und U3 für alle Arbeitnehmer – auch Minijobs über Minijob-Zentrale – abführen
- Aktuelle Beitragssätze je Krankenkasse im Lohnabrechnungssystem hinterlegen
- Krankheitstage und Beschäftigungsverbote lückenlos dokumentieren
- AAG-Erstattungsanträge elektronisch und fristgerecht einreichen (Verjährung: 4 Jahre)
- Erstattungen buchhalterisch korrekt erfassen (Periodenabgrenzung beachten)
- Gesellschafter-Geschäftsführer: Sozialversicherungspflicht jährlich prüfen lassen
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Fazit
Die Umlage U1 und U2 sowie die Insolvenzgeldumlage sind keine optionalen Zusatzkosten, sondern gesetzliche Pflichtbeiträge mit klaren Verfahrensregeln. Für die GmbH bedeutet das: U1 greift bis 30 Mitarbeiter und bietet ein Kostenausgleichspotenzial, das den Beitrag bei üblichem Krankenstand mehr als rechtfertigt. U2 ist durch die 100-%-Erstattung wirtschaftlich neutral, erfordert jedoch aktive Antragstellung. Die Insolvenzgeldumlage beläuft sich 2026 auf 0,06 % und ist für alle Arbeitgeber obligatorisch. Wer die Erstattungsanträge konsequent über das AAG-Verfahren stellt und die Buchung sauber führt, optimiert seine Personalnebenkosten ohne rechtliches Risiko.
100 %
U2-Erstattungsquote für alle Arbeitgeber
0,06 %
Insolvenzgeldumlage (U3) 2026
30
Mitarbeiter-Grenze für U1-Pflicht
Häufig gestellte Fragen
Welche Arbeitgeber sind zur Umlage U1 verpflichtet?
Zur U1 sind Arbeitgeber mit bis zu 30 Arbeitnehmern verpflichtet. Für die Zählung werden Teilzeitkräfte anteilig berücksichtigt; Arbeitnehmer in Elternzeit oder Wehrdienst zählen nicht mit.
Wie hoch ist die Erstattung bei der U2?
Die U2 erstattet 100 % der Aufwendungen, die dem Arbeitgeber durch Mutterschutzfristen und Beschäftigungsverbote entstehen, einschließlich der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.
Wie beantrage ich die Erstattung nach dem AAG?
Der Antrag erfolgt elektronisch über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das ELSTER-Portal im maschinellen AAG-Meldeverfahren. Belege müssen nicht automatisch übermittelt werden, sind aber auf Anforderung bereitzuhalten.
Gilt die Insolvenzgeldumlage für alle Arbeitgeber?
Ja, die Insolvenzgeldumlage (U3) ist für alle Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtig Beschäftigten ohne Größengrenze verpflichtend. Für 2026 beträgt der Satz 0,06 % des beitragspflichtigen Entgelts.
Kann ich den U1-Tarif unterjährig wechseln?
Nein. Ein Tarifwechsel bei der U1 ist grundsätzlich nur zum Beginn eines neuen Jahres oder beim Wechsel der Krankenkasse des Arbeitnehmers möglich.
Wie buche ich Umlageerstattungen in der GmbH?
Erstattungen, die das laufende Geschäftsjahr betreffen, mindern das Konto „Gesetzliche soziale Aufwendungen". Periodenübergreifende Erstattungen werden als sonstiger betrieblicher Ertrag erfasst.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
