Qualifiziertes oder einfaches Arbeitszeugnis? Unterschied, Inhalt und Wahlrecht
Ob als Geschäftsführer einer GmbH oder als Arbeitgeber im mittelständischen Betrieb – wer Mitarbeiter beschäftigt, wird früher oder später mit der Frage konfrontiert, welche Art von Arbeitszeugnis auszustellen ist. Das Gesetz unterscheidet zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis, räumt dem Arbeitnehmer dabei aber ein klares Wahlrecht ein. Wer hier falsch ausstellt, riskiert Nacherfüllungsansprüche und im Extremfall Schadensersatzforderungen.
Kurzantwort
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält neben den Basisdaten zur Person und Beschäftigung auch eine Beurteilung von Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers; ein einfaches Arbeitszeugnis beschränkt sich auf Art und Dauer der Tätigkeit. Der Arbeitnehmer hat nach § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO ausdrücklich das Wahlrecht, ein qualifiziertes Zeugnis zu verlangen – und dieses Verlangen ist für den Arbeitgeber bindend.
Inhaltsverzeichnis
- Gesetzliche Grundlagen und Zeugnispflicht
- Das einfache Arbeitszeugnis: Inhalt und Pflichtbestandteile
- Das qualifizierte Arbeitszeugnis: Inhalt und Pflichtbestandteile
- Wahlrecht des Arbeitnehmers: Wer bestimmt die Zeugnisart?
- Wann stellt der Arbeitgeber welche Form aus?
- Zeugnissprache und verdeckte Codes – rechtliche Grenzen
- Praxisbeispiel: Zeugniserteilung in der GmbH
- Typische Fehler und Haftungsrisiken für den Arbeitgeber
- Fazit
Gesetzliche Grundlagen und Zeugnispflicht
Die zentrale Norm für das Arbeitszeugnis ist § 109 der Gewerbeordnung (GewO). Danach hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob die Kündigung vom Arbeitnehmer oder vom Arbeitgeber ausgesprochen wird, ob ein befristetes Arbeitsverhältnis ausläuft oder ob ein Aufhebungsvertrag geschlossen wird. Auch bei laufendem Arbeitsverhältnis kann ein sogenanntes Zwischenzeugnis verlangt werden – etwa bei Vorgesetztenwechsel oder Bewerbung auf eine interne Stelle.
§ 109 GewO gilt für alle Arbeitnehmer im gewerblichen und kaufmännischen Bereich. Für kaufmännische Angestellte ergibt sich der Zeugnisanspruch ergänzend aus § 630 BGB. Auszubildende haben nach § 16 BBiG ebenfalls Anspruch auf ein Zeugnis, wobei dort eigene Formvorgaben bestehen.
Hinweis für GmbH-Geschäftsführer
Fremdgeschäftsführer einer GmbH gelten arbeitsrechtlich in der Regel als Arbeitnehmer, sofern kein Anstellungsvertrag als Selbstständiger vorliegt. Gesellschafter-Geschäftsführer hingegen haben, je nach Vertragsgestaltung, unter Umständen keinen gesetzlichen Zeugnisanspruch nach § 109 GewO – hier empfiehlt sich eine vertragliche Regelung. Die korrekte lohnsteuerliche Einordnung des Geschäftsführers beeinflusst auch den Anspruchsrahmen; mehr dazu unter Lohnbuchhaltung für GmbHs.
Das einfache Arbeitszeugnis: Inhalt und Pflichtbestandteile
Das einfache Arbeitszeugnis ist die Minimalform. Es dokumentiert das Arbeitsverhältnis in seinen objektiven Eckdaten, enthält aber keine Aussage über die Qualität der erbrachten Leistungen oder das soziale Verhalten des Arbeitnehmers.
Pflichtbestandteile des einfachen Arbeitszeugnisses
- Vollständiger Name des Arbeitnehmers (ggf. akademischer Titel)
- Geburtsdatum (sofern zur Identifikation erforderlich; datenschutzrechtlich sensibel)
- Eintritts- und Austrittsdatum (genaue Daten, nicht nur Monat/Jahr)
- Genaue Bezeichnung der ausgeübten Tätigkeit(en)
- Firmenname, Adresse und ggf. Unternehmensgegenstand des Arbeitgebers
- Ort, Datum und rechtsverbindliche Unterschrift (Arbeitgeber oder bevollmächtigte Person)
Das einfache Zeugnis muss dabei vollständig und wahrheitsgemäß sein. Eine fehlerhafte Angabe zur Tätigkeitsdauer oder eine unvollständige Stellenbeschreibung führt zum Nacherfüllungsanspruch des Arbeitnehmers. Die Form ist zwingend schriftlich (§ 109 Abs. 3 GewO); eine E-Mail oder ein Fax genügt nicht.
Das qualifizierte Arbeitszeugnis: Inhalt und Pflichtbestandteile
Das qualifizierte Arbeitszeugnis baut auf dem einfachen auf, geht aber weit darüber hinaus. Es enthält – zusätzlich zu den Basisdaten – eine individuelle Beurteilung der Leistung und des Verhaltens des Arbeitnehmers. Dies ist die in der Praxis bei weitem häufigere Form, da nahezu jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein qualifiziertes Zeugnis verlangt.
Pflichtbestandteile des qualifizierten Arbeitszeugnisses
- Alle Bestandteile des einfachen Arbeitszeugnisses
- Aufgabenbeschreibung: umfassende, tätigkeitsgenaue Darstellung aller wesentlichen Aufgaben
- Leistungsbeurteilung: Arbeitsmenge, Arbeitsqualität, Fachkenntnisse, Belastbarkeit, Arbeitsmethodik
- Verhaltensbeurteilung: Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden und ggf. Dritten
- Führungsbeurteilung (nur bei Führungskräften): Führungsstil, Mitarbeitermotivation
- Schlussformel: Beendigungsgrund (optional, aber üblich), Dank und Zukunftswünsche
Nur Art und Dauer der Tätigkeit, keine Bewertung, Mindestform, geeignet für kurze oder problemlose Arbeitsverhältnisse ohne Bewertungswunsch.
Vollständige Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, individuell verfasst, Standardform bei Beendigung längerer oder qualifizierter Arbeitsverhältnisse.
Leistungsbeurteilung im Detail
Die Leistungsbeurteilung im qualifizierten Arbeitszeugnis muss individuell und substantiiert sein. Pauschale Floskeln ohne Bezug zur tatsächlichen Tätigkeit sind unzulässig. Üblicherweise wird nach einer fünfstufigen Notenskala bewertet, die sich in bestimmten Formulierungen niederschlägt:
| Schulnote | Typische Zeugnisformulierung |
|---|---|
| Sehr gut (1) | „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ |
| Gut (2) | „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ |
| Befriedigend (3) | „zu unserer vollen Zufriedenheit“ |
| Ausreichend (4) | „zu unserer Zufriedenheit“ |
| Mangelhaft (5) | „hat sich bemüht“ oder ähnliche Einschränkungen |
Diese Codierung ist von der Rechtsprechung anerkannt (vgl. BAG-Grundsätze zur Zeugnissprache). Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine wohlwollende, aber wahrheitsgemäße Beurteilung. Das bedeutet: im Zweifel zugunsten des Arbeitnehmers formulieren, solange die Aussage der Wahrheit entspricht.
Wahlrecht des Arbeitnehmers: Wer bestimmt die Zeugnisart?
Das Wahlrecht liegt eindeutig beim Arbeitnehmer. Nach § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO hat er bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Recht, ein Zeugnis zu verlangen, „das sich auch auf Führung und Leistung erstreckt“ – also ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Dieses Verlangen ist für den Arbeitgeber bindend; er kann nicht einseitig auf ein einfaches Zeugnis beschränken.
Umgekehrt kann der Arbeitnehmer auch nur ein einfaches Zeugnis verlangen – etwa wenn er keine Bewertung seiner Leistung wünscht (z. B. nach kurzer Betriebszugehörigkeit oder konfliktbehaftetem Arbeitsverhältnis). Der Arbeitgeber darf dann keine unaufgeforderte Leistungsbeurteilung hinzufügen, sofern der Arbeitnehmer dies nicht wünscht.
Achtung: Unaufgefordertes qualifiziertes Zeugnis
Stellt der Arbeitgeber ein qualifiziertes Zeugnis aus, obwohl der Arbeitnehmer nur ein einfaches verlangt hat, und enthält dieses Zeugnis schlechte Beurteilungen, kann dies zu einem Schadensersatzanspruch führen. Umgekehrt hat der Arbeitnehmer, der ein qualifiziertes Zeugnis verlangt, keinen Anspruch auf Weglassen einzelner Beurteilungskategorien.
Frist zur Zeugnisausstellung
Der Zeugnisanspruch ist sofort fällig, spätestens am letzten Arbeitstag. In der Praxis wird eine Frist von etwa zwei bis drei Wochen nach Beendigung akzeptiert, wenn das Zeugnis inhaltlich sorgfältig erstellt werden muss. Bei schuldhafter Verzögerung kann der Arbeitnehmer eine einstweilige Verfügung erwirken oder – bei nachgewiesenem Schaden – Schadensersatz geltend machen.
Wann stellt der Arbeitgeber welche Form aus?
Ohne ausdrückliches Verlangen des Arbeitnehmers ist der Arbeitgeber gesetzlich zunächst nur zur Ausstellung eines einfachen Zeugnisses verpflichtet. In der Praxis ist es jedoch üblich – und zur Vermeidung von Streit empfehlenswert –, proaktiv ein qualifiziertes Zeugnis anzubieten oder zumindest nachzufragen, welche Form gewünscht wird.
Folgende Konstellationen sind praxisrelevant:
| Situation | Empfohlene Zeugnisform |
|---|---|
| Arbeitnehmer verlangt qualifiziertes Zeugnis | Qualifiziertes Arbeitszeugnis (zwingend) |
| Arbeitnehmer verlangt einfaches Zeugnis | Einfaches Arbeitszeugnis (zwingend) |
| Kein explizites Verlangen, kurze Betriebszugehörigkeit (< 3 Monate) | Einfaches Zeugnis ausreichend, qualifiziertes auf Wunsch |
| Arbeitsverhältnis > 6 Monate, Kündigung durch Arbeitgeber | Qualifiziertes Zeugnis üblich und i. d. R. erwartet |
| Zwischenzeugnis (laufendes Arbeitsverhältnis) | Stets qualifiziert, da Schutzfunktion für Arbeitnehmer |
Zeugnissprache und verdeckte Codes – rechtliche Grenzen
Die sogenannte „Zeugnissprache“ – also die Praxis, durch bestimmte Formulierungen, Auslassungen oder Reihenfolgen negative Botschaften zu codieren – bewegt sich in einem schmalen rechtlichen Korridor. Das BAG hat in ständiger Rechtsprechung klargestellt: Ein Zeugnis darf keine verdeckten negativen Aussagen enthalten, die nach außen hin positiv klingen, aber von Fachkundigen als Kritik verstanden werden.
Konkret unzulässig sind zum Beispiel:
- Bewusstes Weglassen wichtiger Tätigkeiten, um den Leistungsumfang kleinzureden
- Formulierungen wie „Er war stets bemüht“ als Euphemismus für Schlechtleistung ohne klarstellenden Kontext
- Hervorheben des Sozialverhaltens bei gleichzeitigem Schweigen zur Leistung (Umkehrschluss)
- Unvollständige Schlussformeln (Weglassen des Dankes = Kritik)
Gleichzeitig muss der Arbeitgeber keine objektiv falschen Positivaussagen machen. Das Gebot der Zeugniswahrheit schützt auch ihn: Formuliert er nachweislich falsch positiv, kann der Folgearbeitgeber bei bewiesenem Schaden Ansprüche geltend machen (§ 826 BGB, § 824 BGB).
Praxisbeispiel: Zeugniserteilung in der GmbH
Die Müller Handels GmbH beschäftigt seit drei Jahren eine Vertriebsleiterin. Das Arbeitsverhältnis endet durch Eigenkündigung der Mitarbeiterin zum 31. März. Sie bittet um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Der Geschäftsführer steht vor folgender Situation:
Ausgangslage
Betriebszugehörigkeit: 3 Jahre | Funktion: Vertriebsleiterin | Kündigung: durch Arbeitnehmerin | Verlangen: qualifiziertes Arbeitszeugnis | Leistung: gut bis sehr gut, ein Konflikt mit Kollegen in Jahr 2 dokumentiert
Schritt 1 – Tätigkeitsbeschreibung: Die GmbH muss alle wesentlichen Aufgaben der Vertriebsleiterin vollständig abbilden: Teamführung (5 Mitarbeiter), Umsatzverantwortung, Kundenakquise, Budgetplanung, Reporting an Geschäftsführung. Lücken in der Tätigkeitsbeschreibung würden das Zeugnis angreifbar machen.
Schritt 2 – Leistungsbeurteilung: Die Leistung war überwiegend sehr gut. Die GmbH formuliert: „Frau Müller erledigte ihre Aufgaben stets mit großem Engagement und zu unserer vollen Zufriedenheit.“ (Note 2). Eine Beurteilung mit „vollster Zufriedenheit“ wäre aufgrund des dokumentierten Konflikts nicht wahrheitsgemäß.
Schritt 3 – Verhaltensbeurteilung: Der Konflikt aus Jahr 2 ist abgeschlossen und nicht sanktioniert worden. Das Zeugnis darf diesen nicht explizit erwähnen (Wohlwollensprinzip), muss aber das Verhalten wahrheitsgemäß bewerten. Eine neutrale Formulierung wie „ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war einwandfrei“ ist zulässig, wenn der Konflikt tatsächlich beigelegt ist.
Schritt 4 – Schlussformel: Da die Kündigung vom Arbeitnehmer ausging, muss die GmbH nicht ausdrücklich das Bedauern über den Weggang ausdrücken – üblich ist es dennoch. Mindestinhalt: Bestätigung des Ausscheidens, Dank für die geleistete Arbeit, Wünsche für die Zukunft.
Schritt 5 – Unterschrift: Das Zeugnis muss vom Geschäftsführer oder einer ausdrücklich bevollmächtigten Führungsperson mit Vertretungsbefugnis unterschrieben werden. Eine Unterschrift durch die Personalabteilung allein ist bei Fehlen einer entsprechenden Vollmacht angreifbar.
Die GmbH stellt das Zeugnis fristgerecht aus und übergibt es am letzten Arbeitstag. Die sorgfältige Dokumentation der Tätigkeiten – idealerweise bereits während des Arbeitsverhältnisses – erleichtert die Erstellung erheblich. Wer die Lohnbuchhaltung und Personalverwaltung strukturiert führt, hat die nötigen Grunddaten schnell griffbereit; weitere Hinweise dazu finden Sie unter Lohnbuchhaltung für GmbHs.
Typische Fehler und Haftungsrisiken für den Arbeitgeber
Fehlerhafte Arbeitszeugnisse ziehen regelmäßig Rechtsstreitigkeiten nach sich. Die häufigsten Fehler in der Praxis:
- Falsche Datumsangaben: Eintrittsdatum oder Austrittsdatum stimmt nicht mit dem Arbeitsvertrag oder der Abmeldung überein.
- Unvollständige Tätigkeitsbeschreibung: Wesentliche Aufgaben fehlen; das Zeugnis spiegelt die tatsächliche Position nicht wider.
- Verdeckte Negativaussagen: Unzulässige Codierungen, die der Arbeitnehmer anfechten kann.
- Falsche Unterschriftsbefugnis: Unterzeichner hatte keine rechtliche Befugnis zur Zeugniserteilung.
- Verspätete Ausstellung: Liegt das Zeugnis nicht rechtzeitig vor, kann der Arbeitnehmer Verzugsschaden geltend machen, wenn er nachweist, dass er deswegen eine Stelle nicht erhalten hat.
- Zeugniserteilung auf falschem Briefpapier: Das Zeugnis muss auf offiziellem Geschäftspapier mit vollständigem Firmennamen ausgestellt werden.
Haftungsrisiko: Bewusst falsches Zeugnis
Stellt der Arbeitgeber bewusst ein inhaltlich falsches (zu positives) Zeugnis aus, kann der Folgearbeitgeber bei nachgewiesenem Schaden nach § 826 BGB (sittenwidrige Schädigung) oder § 824 BGB (Kreditgefährdung) Ansprüche geltend machen. Umgekehrt kann ein bewusst negativ gestaltetes Zeugnis zu Schadensersatzansprüchen des Arbeitnehmers führen.
Nacherfüllungsanspruch des Arbeitnehmers
Hat der Arbeitgeber ein fehlerhaftes Zeugnis ausgestellt, kann der Arbeitnehmer Berichtigung oder Neuausstellung verlangen. Dieser Anspruch verjährt nach der allgemeinen Frist des § 195 BGB in drei Jahren, läuft aber in der Praxis häufig gegen tarifvertragliche Ausschlussfristen (häufig 3 Monate nach Fälligkeit). Arbeitgeber sollten daher auf eventuelle Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag achten, die auch den Zeugnisanspruch erfassen können.
Beim Streit über den Zeugnisinhalt gilt im Prozess: Verlangt der Arbeitnehmer eine bestimmte Formulierung (z. B. Note 1 statt Note 2), trägt er die Beweislast für außergewöhnliche Leistungen. Will der Arbeitgeber schlechter als Note 3 formulieren, muss er die Schlechtleistung beweisen.
Fazit: Qualifiziertes Arbeitszeugnis als Regelfall – Sorgfalt schützt beide Seiten
Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist in der deutschen Arbeitspraxis die Norm. Sobald ein Arbeitnehmer es verlangt, ist der Arbeitgeber zur Ausstellung verpflichtet – ohne Wenn und Aber. Das einfache Zeugnis bleibt die Ausnahme, meist für kurze oder vom Arbeitnehmer bewusst so gewählte Verhältnisse. GmbH-Geschäftsführer, die die Zeugniserteilung als lästige Pflicht abtun, unterschätzen das damit verbundene Haftungspotenzial.
Wer Arbeitszeugnisse sorgfältig, wahrheitsgemäß und fristgerecht ausstellt, schützt sich nicht nur vor Nacherfüllungsansprüchen, sondern wahrt auch die eigene Reputation als fairer Arbeitgeber. Eine strukturierte Personalverwaltung – angefangen bei der Lohnbuchhaltung bis hin zur Dokumentation von Tätigkeiten und Leistungsgesprächen – legt hierfür das nötige Fundament.
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§ 109 GewO
Gesetzliche Grundlage Arbeitszeugnis
3 Jahre
Verjährungsfrist Zeugnisanspruch (§ 195 BGB)
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis?
Das einfache Arbeitszeugnis enthält nur Art und Dauer der Tätigkeit, das qualifizierte Arbeitszeugnis bewertet zusätzlich Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers. Das qualifizierte Zeugnis ist die in der Praxis weitaus häufigere Form.
Hat ein Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?
Ja. Nach § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO kann jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausdrücklich ein qualifiziertes Zeugnis verlangen. Dieses Verlangen ist für den Arbeitgeber bindend.
Was muss ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthalten?
Es muss alle Pflichtbestandteile des einfachen Zeugnisses enthalten (Basisdaten, Tätigkeitsdauer) sowie eine individuelle Beurteilung von Leistung, Fachkompetenz und Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und ggf. Kunden. Bei Führungskräften gehört auch eine Führungsbeurteilung dazu.
Darf der Arbeitgeber ein einfaches Zeugnis ausstellen, ohne den Arbeitnehmer zu fragen?
Ohne ausdrückliches Verlangen des Arbeitnehmers ist der Arbeitgeber zunächst nur zur Ausstellung eines einfachen Zeugnisses verpflichtet. In der Praxis empfiehlt es sich jedoch, proaktiv nach dem gewünschten Zeugnistyp zu fragen, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Was passiert, wenn das Arbeitszeugnis fehlerhaft ist?
Der Arbeitnehmer kann Nacherfüllung (Berichtigung oder Neuausstellung) verlangen. Bei nachgewiesenem Schaden durch Verzögerung oder unzulässige Negativformulierungen kommen Schadensersatzansprüche in Betracht.
Muss die Schlussformel im qualifizierten Arbeitszeugnis einen Dank enthalten?
Das Weglassen des Dankes in der Schlussformel wird von erfahrenen Personalern und Gerichten als verdeckte Kritik interpretiert. Zwar gibt es keinen gesetzlichen Zwang zur Formulierung eines Dankes, das Fehlen wirkt sich aber faktisch negativ auf den Arbeitnehmer aus und kann zur Anfechtung des Zeugnisses führen.
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Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
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