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OnlineBilanz vs. Lexware 2026

Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Grundlegender Unterschied zwischen OnlineBilanz und Lexware

Der wesentliche Unterschied liegt im Zweck der beiden Lösungen: OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf nach §§ 242, 264 HGB für Kapitalgesellschaften bereit, während Lexware Buchhaltungssoftware anbietet.

OnlineBilanz unterstützt die softwaregestützte Vorbereitung von Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie den erforderlichen weiteren Unterlagen. Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen; auf Wunsch prüft und unterzeichnet gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater. Lexware hingegen unterstützt die tägliche Erfassung von Geschäftsvorfällen, Rechnungsstellung und Buchhaltungsprozesse.

OnlineBilanz: KI-gestützter Jahresabschlussentwurf

OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Entwurf des handelsrechtlichen Jahresabschlusses von GmbH, UG und AG bereit. Sie richtet sich an Geschäftsführer, die ihren Jahresabschluss aufstellen und die E-Bilanz übermitteln müssen.

Die Software unterstützt beim Entwurf der Abschlussbestandteile nach § 264 HGB und übermittelt die E-Bilanz technisch nach § 87d AO; die Offenlegung beim Unternehmensregister obliegt der Gesellschaft. Seit dem DiRUG (01.08.2022) erfolgt die Offenlegung ausschließlich über das Unternehmensregister.

Bestandteile des Jahresabschlussentwurfs

• Bilanz nach § 266 HGB in der gewählten Größenklasse
• Gewinn- und Verlustrechnung nach § 275 HGB (GKV oder UKV)
• Anhang nach § 284 HGB mit allen Pflichtangaben
• Lagebericht nach § 289 HGB (für mittelgroße und große Gesellschaften)
• Ergebnisverwendungsrechnung nach § 268 Abs. 1 HGB
• E-Bilanz im XBRL-Format und technische Übermittlung nach § 87d AO
• Optional gegen Aufpreis: Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung durch einen kooperierenden Steuerberater

Prüfung, Entscheidung und Feststellung des Jahresabschlusses obliegen der Gesellschaft; ebenso die Offenlegung beim Unternehmensregister.

Beachten Sie die Offenlegungsfrist von 12 Monaten nach Bilanzstichtag gemäß § 325 Abs. 1a HGB.

Lexware: Software für die laufende Finanzbuchhaltung

Lexware bietet verschiedene Softwareprodukte für die laufende Buchführung und Unternehmensverwaltung. Die Produkte richten sich an Unternehmen, die ihre Finanzbuchhaltung eigenständig oder mit ihrem Steuerberater führen.

Lexware ist ein Werkzeug zur Selbstanwendung; je nach Produkt bietet die Software laut Anbieter auch Funktionen für Jahresabschluss und E-Bilanz.

Funktionsumfang Lexware

• Belegerfassung und digitale Belegverwaltung
• Kontierung von Geschäftsvorfällen auf SKR03/SKR04
• Erstellung von Ausgangsrechnungen und Mahnwesen
• Verwaltung offener Posten und Zahlungsabgleich
• Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER
• Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
• DATEV-Export; je nach Produkt auch Jahresabschluss und E-Bilanz (laut Anbieter)

Die Software eignet sich für Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst führen oder eng mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Welche Schritte für Jahresabschluss und Offenlegung zusätzlich anfallen, hängt von der Produktvariante ab.

Leistungsumfang im direkten Vergleich

Die folgende Gegenüberstellung zeigt, dass OnlineBilanz und Lexware unterschiedliche Schwerpunkte haben. Lexware unterstützt vor allem das Tagesgeschäft, OnlineBilanz den Jahresabschlussentwurf.

OnlineBilanz setzt auf der fertigen Buchhaltung auf. Die Daten aus Lexware oder anderen Buchhaltungssystemen dienen als Grundlage für die Jahresabschlusserstellung. OnlineBilanz erstellt daraus einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf.

Rechtliche Anforderungen für Kapitalgesellschaften

Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) unterliegen strengen handelsrechtlichen Pflichten. Nach § 242 HGB müssen sie einen Jahresabschluss aufstellen, der nach § 325 HGB offenzulegen ist.

Die Feststellung des Jahresabschlusses muss nach § 42a GmbHG innerhalb von 11 Monaten (kleine GmbH) bzw. 8 Monaten (mittelgroße und große GmbH) nach Bilanzstichtag erfolgen. Die Offenlegung beim Unternehmensregister ist innerhalb von 12 Monaten vorzunehmen.

Fristen für das Geschäftsjahr 2025 (Stichtag 31.12.2025)

Die Pflichten nach §§ 242, 264, 325 HGB kann die Gesellschaft selbst erfüllen oder hierzu Befugte beauftragen; eine Software unterstützt bei der Rechnungslegung, ersetzt aber nicht die Verantwortung der Geschäftsführung.

Die Offenlegungspflicht endet nicht mit der Erstellung der Bilanz. Ohne elektronische Übermittlung an das Unternehmensregister droht das Ordnungsgeldverfahren – unabhängig davon, ob ein Jahresabschluss erstellt wurde.

Kosten und Preismodelle im Vergleich

Die Preismodelle unterscheiden sich grundlegend: OnlineBilanz berechnet einen Preis pro Jahresabschlussentwurf, während Lexware beim Jahresabschluss auf ein Software-Abonnement mit monatlichen oder jährlichen Lizenzgebühren setzt.

Kostenstruktur OnlineBilanz

Der KI-gestützte Jahresabschlussentwurf kostet ab 499,95 € netto (zzgl. USt.); den genauen Preis zeigt der Kostenrechner vorab. Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung durch einen kooperierenden Steuerberater sind optional gegen Aufpreis möglich.

• Preis pro Jahresabschlussentwurf ab 499,95 € netto (zzgl. USt.)
• Keine monatlichen Grundgebühren für den Jahresabschlussentwurf
• Entwurf von Bilanz, GuV und Anhang
• Technische Übermittlung der E-Bilanz nach § 87d AO
• Steuerberater-Prüfung optional gegen Aufpreis
• Kostenrechner für die Vorabberechnung

Kostenstruktur Lexware

Lexware arbeitet mit Software-Lizenzen, die je nach Produktvariante und Leistungsumfang jährlich oder monatlich abgerechnet werden.

• Monatliche oder jährliche Lizenzgebühren
• Verschiedene Produktvarianten (buchhaltung, financial office, etc.)
• Funktionsumfang je nach Produktvariante (laut Anbieter)
• Feststellung und Offenlegung obliegen der Gesellschaft
• Kosten eines Steuerberaters nur bei Beauftragung

Die Kostenmodelle sind nicht direkt vergleichbar, da sie unterschiedliche Leistungszeiträume abdecken. Lexware ist eine Dauerlösung für das Tagesgeschäft, OnlineBilanz eine einmalige Jahresleistung für die HGB-Pflichterfüllung.

Zielgruppen und Einsatzbereiche

Beide Lösungen richten sich an unterschiedliche Unternehmenssituationen und Nutzerprofile. Die Wahl hängt davon ab, ob Sie Buchhaltungs-Know-how im Unternehmen haben und welche Unterstützung Sie benötigen.

OnlineBilanz eignet sich für:

• Geschäftsführer, die einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf erstellen möchten
• GmbH und UG ohne eigene Bilanzierungsabteilung
• Unternehmen, die die E-Bilanz technisch nach § 87d AO übermitteln möchten
• Gesellschaften mit fertiger Buchhaltung (intern oder vom Steuerberater)
• Kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften aller Branchen
• Startups und junge Unternehmen

Lexware eignet sich für:

• Unternehmen mit eigenem Buchhaltungspersonal
• Selbstbucher mit buchhalterischem Fachwissen
• Freiberufler und Einzelunternehmen (nicht offenlegungspflichtig)
• Kleine GmbH mit überschaubarem Belegvolumen
• Unternehmen, die Daten per DATEV-Export an ihren Steuerberater übergeben
• Betriebe, die Rechnungsstellung und Buchhaltung selbst führen

Kombinierte Nutzung beider Lösungen

Beide Lösungen lassen sich parallel nutzen: Lexware für die laufende Buchhaltung während des Jahres, OnlineBilanz für den Jahresabschlussentwurf.

Dieser Ansatz kombiniert die Vorteile beider Systeme: Sie behalten die Kontrolle über Ihr Tagesgeschäft mit Lexware und erhalten für den HGB-Abschluss einen KI-gestützten Entwurf.

Prozessablauf bei kombinierter Nutzung

1. Januar bis Dezember: Laufende Buchhaltung in Lexware (Belege erfassen, Rechnungen schreiben, UStVA)
2. Jahresende: Jahresabschluss in Lexware vorbereiten, Konten abstimmen, Salden prüfen
3. Export: Saldenliste und Summen- und Saldenliste aus Lexware exportieren
4. OnlineBilanz: Daten in OnlineBilanz eingeben oder importieren
5. Abschlussentwurf: OnlineBilanz erstellt einen KI-gestützten Entwurf von Bilanz, GuV und Anhang; auf Wunsch prüft und unterzeichnet gegen Aufpreis ein kooperierender Steuerberater
6. Feststellung und Offenlegung: durch die Gesellschaft; die E-Bilanz übermittelt OnlineBilanz technisch nach § 87d AO
7. Dokumentation: Alle Abschlussunterlagen digital und in Druckform für Ihre Unterlagen

Grundlage sind die Salden- und GuV-Auswertungen bzw. die exportierten Buchführungsdaten aus Ihrer Buchhaltung.

Ob die Kombination aus Selbstbuchung und KI-gestütztem Jahresabschlussentwurf wirtschaftlich ist, hängt vom Einzelfall ab.

Entscheidungshilfe: Was brauchen Sie wirklich?

Die Wahl zwischen OnlineBilanz und Lexware hängt von Ihrer konkreten Unternehmenssituation ab. Folgende Fragen helfen bei der Entscheidung:

• Führen Sie Ihre Buchhaltung selbst oder hat Ihr Steuerberater diese bereits erstellt?
• Haben Sie buchhalterisches Fachwissen im Unternehmen?
• Benötigen Sie eine Software für das Tagesgeschäft (Rechnungen, Belege, UStVA)?
• Brauchen Sie einen handelsrechtlichen Jahresabschluss nach §§ 264 ff. HGB?
• Müssen Sie als Kapitalgesellschaft beim Unternehmensregister offenlegen?
• Wünschen Sie eine Prüfung des Jahresabschlusses durch einen Steuerberater?
• Wie hoch ist Ihr jährliches Belegvolumen?

Entscheidungsmatrix

Häufig kann eine Kombination beider Ansätze sinnvoll sein: Lexware für die laufende Buchhaltung, OnlineBilanz für den KI-gestützten Jahresabschlussentwurf.

Wenn Sie keine eigene Buchhaltung führen und auch den Jahresabschluss auslagern möchten, kann die Beauftragung eines Steuerberaters sinnvoll sein. OnlineBilanz richtet sich an Unternehmen, die bereits eine Buchhaltung haben und einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf benötigen.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Lexware ist eine Marke des jeweiligen Herstellers. OnlineBilanz steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu diesem Unternehmen; die Nennung dient allein der Beschreibung und dem Vergleich. Gesetzliche Grundlagen: § 325 HGB (Offenlegung), § 264 HGB (Jahresabschluss Kapitalgesellschaften), § 267 HGB (Größenklassen), Unternehmensregister. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.