Kurzfristige Beschäftigung und Lohnsteuer: ELStAM oder 25 % Pauschalsteuer?
Wer für Saisonspitzen, Messeauftritte oder Urlaubsvertretungen kurzfristig Personal einstellt, muss nicht nur die Voraussetzungen der 70-Tage-Regel beachten, sondern steht auch sofort vor der Abrechnungsfrage: individueller Lohnsteuerabzug nach ELStAM – mit der gefürchteten Steuerklasse-VI-Falle – oder pauschale Lohnsteuer mit 25 % nach § 40a Abs. 1 EStG? Beide Wege sind legal, treffen aber den Arbeitgeber sehr unterschiedlich. Dieser Artikel rechnet beide Varianten durch, zeigt die exakten Voraussetzungen für die Pauschalierung und räumt mit dem Mythos auf, kurzfristige Beschäftigung sei grundsätzlich „steuerfrei“.
Kurzantwort
Bei kurzfristiger Beschäftigung und Lohnsteuer gibt es zwei Wege: (1) Regelbesteuerung nach den ELStAM-Daten des Arbeitnehmers (häufig Steuerklasse VI, wenn keine Haupttätigkeit gemeldet) oder (2) pauschale Lohnsteuer mit 25 % zzgl. SolZ und ggf. KiSt nach § 40a Abs. 1 EStG – sofern die Beschäftigung auf maximal 18 zusammenhängende Arbeitstage begrenzt ist, der Durchschnittslohn 150 € je Arbeitstag und der Stundenlohn 19 € nicht übersteigt. Die Pauschalsteuer trägt der Arbeitgeber; der Arbeitnehmer ist damit abgegolten. „Steuerfrei“ ist kurzfristige Beschäftigung nicht – dieser Begriff betrifft ausschließlich die Sozialversicherung.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine kurzfristige Beschäftigung – und warum ist das lohnsteuerlich relevant?
Der Begriff „kurzfristige Beschäftigung“ entstammt primär dem Sozialversicherungsrecht (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV) und bezeichnet ein Arbeitsverhältnis, das von vornherein auf maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt ist und nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Zur Abgrenzung, zu den SV-Grenzen und zur Meldepflicht bei der Minijob-Zentrale verweisen wir auf unseren Hauptleitfaden zu Lohnbuchhaltung und Lohnarten.
Lohnsteuerlich ist das SV-Recht jedoch irrelevant. Das EStG kennt keinen automatisch „steuerfreien“ Kurzarbeitnehmer. Es gelten zwei vollständig eigenständige Abrechnungsregime: der individuelle Lohnsteuerabzug nach ELStAM oder die Pauschalierung nach § 40a Abs. 1 EStG. Beide Optionen setzen ein reguläres Arbeitsverhältnis voraus – Scheinselbstständigkeit scheidet von vornherein aus.
Wichtig: Lohnsteuer und Sozialversicherung sind getrennte Systeme
Eine sozialversicherungsfreie kurzfristige Beschäftigung ist niemals automatisch lohnsteuerfrei. Lohnsteuer ist stets zu erheben – entweder individuell oder pauschal. Nur die Art der Erhebung ist wählbar.
Weg 1: Regelbesteuerung nach ELStAM
Ruft der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) des Arbeitnehmers beim Bundeszentralamt für Steuern ab, wird die Lohnsteuer anhand der gespeicherten Steuerklasse, Freibeträge und Kinderfreibeträge berechnet – identisch wie bei jedem Vollzeitbeschäftigten.
Die Steuerklasse-VI-Falle
Das Problem: Wer kurzfristig für mehrere Arbeitgeber tätig ist oder die Haupttätigkeit nicht als erste Beschäftigung in den ELStAM hinterlegt hat, erhält beim zweiten (oder weiteren) Arbeitgeber automatisch Steuerklasse VI zugeteilt. Steuerklasse VI kennt keinen Grundfreibetrag und keine Vorsorgepauschale. Bei einem Bruttolohn von z. B. 800 € für 10 Arbeitstage beträgt die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI (2025: monatliche Tabelle, fiktive Hochrechnung auf den Monat) deutlich über 20 % des Bruttoentgelts – für eine kurze Aushilfe ein faktisch prohibitiver Abzug.
Selbst bei Steuerklasse I bleibt das Problem der Hochrechnung: Das Arbeitsentgelt wird auf einen Monat oder ein Jahr hochgerechnet, was bei geringem Gesamtjahreseinkommen zu Steuerabzügen führt, die der Arbeitnehmer zwar über die Einkommensteuererklärung zurückbekommt – die GmbH aber als Arbeitgeber zunächst abführen und verwalten muss.
Risiko ohne ELStAM-Abruf: Verzichtet der Arbeitgeber auf den ELStAM-Abruf und nimmt keine Pauschalierung vor, ist nach § 39c EStG zwingend Steuerklasse VI anzuwenden. Das ist kein Ermessen, sondern Pflicht – und oft der teuerste Weg für den Arbeitnehmer.
Weg 2: 25 % Pauschalsteuer nach § 40a Abs. 1 EStG – alle Voraussetzungen im Detail
Die Pauschalierung der Lohnsteuer für kurzfristige Beschäftigung ist in § 40a Abs. 1 EStG geregelt. Der Pauschalsteuersatz beträgt 25 % des Arbeitsentgelts. Der Arbeitgeber ist Schuldner dieser Steuer; sie gilt die Einkommensteuerpflicht des Arbeitnehmers aus diesem Arbeitsverhältnis ab.
Kumulativ zu erfüllende Voraussetzungen (Rechtsstand 2025)
Was passiert beim Überschreiten einer Grenze?
Wird auch nur eine der Grenzen überschritten – auch wenn es nur ein zusätzlicher Arbeitstag ist –, fällt die gesamte Beschäftigung aus der Pauschalierungsmöglichkeit heraus. Es gelten dann rückwirkend die ELStAM-Daten. Das bedeutet in der Praxis: Die GmbH muss die bereits abgeführte Pauschalsteuer korrigieren, ELStAM nachmelden und die Differenz an das Finanzamt abführen. Das erzeugt erheblichen Aufwand.
Hinweis zur 18-Tage-Grenze
„18 zusammenhängende Arbeitstage“ bedeutet: Die Beschäftigung muss im Vorhinein zeitlich befristet sein – nicht erst im Nachhinein festgestellt werden. Ein unbefristeter Vertrag, der zufällig nach 15 Arbeitstagen endet, erfüllt die Voraussetzung nicht.
Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
Auf die Pauschalsteuer von 25 % ist der Solidaritätszuschlag mit 5,5 % der Pauschalsteuer zu erheben (= 1,375 % des Bruttoentgelts). Kirchensteuer fällt bei pauschaler Lohnsteuer nach § 40a EStG an, sofern der Arbeitgeber nicht von der vereinfachten Erhebung (Nachweisverfahren) Gebrauch macht. In der Praxis wählen die meisten GmbHen das pauschale Kirchensteuerverfahren (je nach Bundesland 5–7 % der Pauschalsteuer) oder führen die KiSt pauschal ab, ohne den Konfessionsstatus des Arbeitnehmers zu prüfen.
Rechenbeispiel: ELStAM vs. Pauschal für eine GmbH
Sachverhalt: Die Mustermann GmbH beschäftigt Frau Klein vom 1. bis 12. August (10 Arbeitstage) als Messehostess. Vereinbartes Bruttentgelt: 1.200 €. Stundenanzahl: 80 Stunden (Stundenlohn: 15 €). Frau Klein ist hauptberuflich Studentin, hat keine weitere Beschäftigung und ist ledig, keine Kinder, konfessionslos.
Prüfung der Pauschalierungsvoraussetzungen
| Kriterium | Grenze | Ist-Wert | Erfüllt? |
|---|---|---|---|
| Arbeitstage zusammenhängend | max. 18 | 10 | ✔ |
| Durchschnittslohn/Arbeitstag | max. 150 € | 120 € | ✔ |
| Stundenlohn | max. 19 € | 15 € | ✔ |
| Gelegentlich / nicht berufsmäßig | ja | Studentin, keine Haupttätigkeit | ✔ |
Alle Voraussetzungen sind erfüllt. Die GmbH kann – muss aber nicht – pauschalieren.
Bruttolohn: 1.200 €
Hochrechnung auf Monat: 1.200 € (10 AT ≈ halber Monat → fiktiver Monatslohn ca. 2.400 €)
Lohnsteuer (ca.): 278 €
SolZ (5,5 % der LSt): 15,29 €
Netto Frau Klein: ca. 906 €
Abzug auf Arbeitnehmerseite: ca. 24 %
Hinweis: Frau Klein kann LSt über ESt-Erklärung zurückfordern, wenn ihr Gesamtjahreseinkommen unter dem Grundfreibetrag liegt – aber erst im Folgejahr.
Bruttolohn: 1.200 €
Pauschalsteuer (25 %): 300 € → trägt GmbH
SolZ (5,5 % × 300 €): 16,50 € → trägt GmbH
KiSt: 0 € (konfessionslos)
Netto Frau Klein: 1.200 €
Gesamtkosten GmbH: 1.516,50 € (+ SV-AG-Anteil, soweit anfällt)
Vorteil: Frau Klein erhält Vollbetrag; keine ESt-Erklärungspflicht für dieses Einkommen. GmbH hat Planungssicherheit.
Das Beispiel zeigt: Für den Arbeitnehmer ist Weg B klar attraktiver – voller Auszahlungsbetrag, kein Liquiditätsabfluss, keine Erklärungspflicht. Für die GmbH entstehen durch die Pauschalsteuer Mehrkosten von 316,50 €, die jedoch als Betriebsausgabe abzugsfähig sind.
„Steuerfrei“ – ein hartnäckiger Mythos
In Stellenanzeigen und auf Online-Jobportalen ist immer wieder zu lesen, kurzfristige Beschäftigung sei „steuerfrei“. Das ist falsch und kann für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer zu bösen Überraschungen führen.
Der Begriff steuerfrei bezieht sich ausschließlich auf die Sozialversicherungsfreiheit nach dem SGB IV: Kurzfristig Beschäftigte zahlen unter den bekannten Voraussetzungen keine Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Diese SV-Freiheit hat aber null Auswirkung auf die Lohnsteuerpflicht.
Lohnsteuer fällt immer an – entweder beim Arbeitnehmer (ELStAM) oder beim Arbeitgeber (Pauschal). Eine echte Steuerfreiheit gäbe es nur, wenn das Einkommen unterhalb des steuerlichen Grundfreibetragsniveaus läge und eine korrekte Veranlagung via Einkommensteuererklärung beantragt würde. Das ist kein automatischer Effekt, sondern ein aktiver Rückforderungsprozess – und er greift auch nur im Kontext der Gesamtjahresbetrachtung.
Haftungsrisiko für die GmbH: Weist der Geschäftsführer Aushilfen mündlich auf „Steuerfreiheit“ hin und unterbleibt die Lohnsteuererhebung, haftet die GmbH als Arbeitgeber nach § 42d EStG für die nicht einbehaltene Lohnsteuer – unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer gutgläubig war.
Wann lohnt sich welcher Weg?
Die Entscheidung ELStAM vs. Pauschalsteuer ist keine reine Steueroptimierung – sie berücksichtigt Verwaltungsaufwand, Mitarbeiterzufriedenheit und die konkrete Einkommenssituation.
| Situation | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| Arbeitnehmer hat hohes Jahreseinkommen (ESt-Pflicht sicher) | ELStAM | Pauschalsteuer bringt keinen Vorteil; Arbeitgeber spart Mehrkosten |
| Arbeitnehmer hat geringes Jahreseinkommen (Student, Rentner) | Pauschal (§ 40a) | Arbeitnehmer profitiert sofort; GmbH bietet attraktives Nettoangebot |
| Arbeitnehmer hat Zweitbeschäftigung → Steuerklasse VI droht | Pauschal (§ 40a) | SK VI wäre deutlich teurer als 25 % Pauschal |
| Arbeitstage > 18 oder Stundenlohn > 19 € | ELStAM (Pflicht) | Pauschalierung nicht zulässig |
| Berufsmäßige Tätigkeit (Arbeitsloser, Haupterwerb) | ELStAM (Pflicht) | Berufsmäßigkeit schließt § 40a aus |
Faustregel für die GmbH-Praxis: Immer wenn die ELStAM-Daten zu Steuerklasse VI führen würden oder der Arbeitnehmer ein geringes Gesamtjahreseinkommen hat, ist die Pauschalierung für alle Beteiligten die wirtschaftlich vorzugswürdige Lösung – sofern die gesetzlichen Grenzen eingehalten werden.
Buchung der Pauschalsteuer in der GmbH
Die Pauschalsteuer nach § 40a EStG ist eine Betriebsausgabe der GmbH. Sie ist nicht als Lohnaufwand zu buchen, sondern als Steueraufwand. Die korrekte Abgrenzung ist für den Jahresabschluss nach § 246 HGB (Vollständigkeitsgebot) und für die Körperschaftsteuer relevant.
Lohnsteuer pauschal (§ 40a EStG) 300,00 € an Verbindlichkeiten FA 300,00 €
Solidaritätszuschlag (Lohnsteuer) 16,50 € an Verbindlichkeiten FA 16,50 €
Kontenrahmen SKR 03: Lohnaufwand → 4120 (Löhne), Pauschalsteuer → 4149 (Pauschalierte Lohnsteuer), SolZ → 4150 (Solidaritätszuschlag auf Lohnsteuer). Im SKR 04 entsprechend Kontengruppe 6xxx.
Die Pauschalsteuer ist nach § 40a Abs. 5 i. V. m. § 40 Abs. 3 EStG vom Arbeitgeber an das Betriebsstättenfinanzamt im Rahmen der Lohnsteuer-Anmeldung zu erklären und abzuführen – monatlich oder vierteljährlich, je nach Anmeldungszeitraum der GmbH. Eine gesonderte Anmeldung ist nicht erforderlich; die pauschale Lohnsteuer fließt in die reguläre LStA ein.
Für eine revisionssichere und automatisierte Lohnbuchhaltung – von der ELStAM-Abfrage bis zur Lohnsteuer-Anmeldung – empfehlen wir einen Blick auf unsere Demo-Umgebung von onlinebilanz.de.
Aufzeichnungs- und Nachweispflichten
Der Arbeitgeber muss im Lohnkonto (§ 41 EStG) für jeden pauschal besteuerten Arbeitnehmer festhalten: Name, Anschrift, Zeitraum der Beschäftigung, Arbeitstage, Stundenlohn, Gesamtentgelt und den angewandten Pauschalsteuersatz. Fehlt diese Dokumentation, kann das Finanzamt im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung die Pauschalierung verwerfen und auf Steuerklasse VI hochrechnen.
Praxis-Tipp: Vorab schriftlich fixieren
Halten Sie bereits im Arbeitsvertrag oder in einem Einsatzplan fest: geplante Arbeitstage (max. 18), Stundenlohn (max. 19 €), Bruttolohn je Arbeitstag (max. 150 €) und die Bestätigung, dass die Tätigkeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Das sichert die Pauschalierungsoption und erleichtert die Prüfungsnachweise.
Haben Sie mehrere kurzfristige Beschäftigungen im Jahr und möchten die Lohnsteuer-Anmeldungen sowie die korrekte Buchung automatisiert abbilden? Der Kostenrechner von onlinebilanz.de zeigt Ihnen, ab welcher Mitarbeiterzahl ein digitales Lohnkonto wirtschaftlich sinnvoll ist.
Fazit: Kurzfristige Beschäftigung und Lohnsteuer erfordern aktive Entscheidung
Kurzfristige Beschäftigung und Lohnsteuer lassen sich nicht ignorieren – kein Arbeitsverhältnis ist automatisch steuerfrei. GmbH-Geschäftsführer haben die Wahl zwischen individueller Besteuerung nach ELStAM (oft mit Steuerklasse-VI-Risiko) und der Pauschalbesteuerung mit 25 % nach § 40a Abs. 1 EStG. Die Pauschalierung ist das flexiblere und für Arbeitnehmer mit geringem Einkommen deutlich attraktivere Instrument – aber nur dann, wenn die drei harten Grenzen (18 Arbeitstage, 150 € Tageslohn, 19 € Stundenlohn) eingehalten werden und die Beschäftigung nicht berufsmäßig erfolgt. Wer diese Grenzen bereits im Vorfeld vertraglich verankert und sauber dokumentiert, schützt sich vor lohnsteuerlichen Nachforderungen und bietet seinen Aushilfen eine transparente, kalkulierbare Vergütung.
25 %
Pauschalsteuersatz § 40a Abs. 1 EStG
18 Arbeitstage
Maximale Dauer für Pauschalierung
150 €
Max. Durchschnittslohn je Arbeitstag
Häufig gestellte Fragen
Ist kurzfristige Beschäftigung lohnsteuerfrei?
Nein. Kurzfristige Beschäftigung ist niemals automatisch lohnsteuerfrei. Der Begriff „steuerfrei" bezieht sich ausschließlich auf die Sozialversicherungsfreiheit nach SGB IV. Lohnsteuer ist stets zu erheben – entweder individuell nach ELStAM oder pauschal mit 25 % nach § 40a Abs. 1 EStG.
Wer zahlt die Pauschalsteuer bei kurzfristiger Beschäftigung?
Die Pauschalsteuer von 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag trägt der Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer erhält seinen Bruttolohn vollständig ausgezahlt und muss dieses Einkommen nicht in der Einkommensteuererklärung angeben.
Was passiert, wenn die 18-Tage-Grenze überschritten wird?
Wird die 18-Arbeitstage-Grenze überschritten, entfällt die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung rückwirkend für die gesamte Beschäftigung. Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer nach den ELStAM-Daten des Arbeitnehmers nachberechnen und die Differenz an das Finanzamt abführen.
Kann die GmbH die Pauschalsteuer als Betriebsausgabe abziehen?
Ja. Die Pauschalsteuer nach § 40a EStG ist eine Betriebsausgabe der GmbH und mindert den körperschaftsteuerlichen Gewinn. Sie wird im Lohnkonto ausgewiesen und über die reguläre Lohnsteuer-Anmeldung ans Finanzamt abgeführt.
Gilt die 25 %-Pauschalsteuer auch bei Studenten und Rentnern?
Ja, sofern alle Voraussetzungen (max. 18 Arbeitstage, max. 150 € Tageslohn, max. 19 € Stundenlohn, nicht berufsmäßig) erfüllt sind. Studenten und Rentner gelten in der Regel nicht als berufsmäßig tätig, was die Pauschalierung erleichtert.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
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