Kurzarbeit: Der Leitfaden für Arbeitgeber – Voraussetzungen, KuG & Lohnabrechnung
Kurzarbeit ist eines der wirksamsten arbeitsrechtlichen Sanierungsinstrumente, das der Gesetzgeber Arbeitgebern an die Hand gibt: Sie schützt Arbeitsplätze, sichert betriebliches Know-how und schont die Liquidität – vorausgesetzt, der Antrag läuft reibungslos und die Lohnabrechnung ist fehlerfrei. Dieser Leitfaden erklärt GmbH-Geschäftsführern kompakt, was rechtlich gilt, wie das Kurzarbeitergeld berechnet wird und worauf bei der monatlichen Abrechnung zu achten ist.
Kurzantwort
Kurzarbeit liegt vor, wenn Arbeitnehmer vorübergehend weniger oder gar nicht arbeiten, weil der Betrieb wirtschaftlich unter Druck steht. Die Agentur für Arbeit zahlt dann Kurzarbeitergeld (KuG) in Höhe von 60 % (bzw. 67 % mit Kind) des ausgefallenen Netto-Entgelts. Voraussetzung ist ein erheblicher Arbeitsausfall nach § 96 SGB III, eine betriebliche Vereinbarungsgrundlage sowie die Anzeige bei der Agentur für Arbeit. Arbeitgeber strecken das KuG vor, rechnen SV-Beiträge ab und erhalten die Arbeitgeberanteile auf das KuG erstattet.
Inhaltsverzeichnis
- Kurzarbeit als Sanierungsinstrument
- Voraussetzungen nach § 96 SGB III
- Erheblicher Arbeitsausfall – was zählt?
- Zustimmung der Arbeitnehmer & Rechtsgrundlagen
- KuG-Höhe: 60 % und 67 % im Detail
- Lohnabrechnung und SV-Beiträge in der Praxis
- Praxisbeispiel: GmbH mit gemischter Belegschaft
- Buchhalterische Erfassung des KuG
- Antrag und weiterführende Informationen
- Fazit
Kurzarbeit als Sanierungsinstrument für Arbeitgeber
Gerät ein Unternehmen in wirtschaftliche Schieflage – sei es durch Auftragseinbrüche, Lieferkettenprobleme oder strukturelle Marktverwerfungen – droht reflexartig der Personalabbau. Kurzarbeit unterbricht diesen Reflex. Sie erlaubt es, die Arbeitszeit flexibel zu reduzieren, ohne das Arbeitsverhältnis zu beenden. Das schützt nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch den Arbeitgeber: Einarbeitungskosten, Know-how-Verlust und Abfindungsrisiken bleiben aus.
Aus Sanierungsperspektive ist Kurzarbeit besonders dann relevant, wenn die betriebliche Krise vorübergehender Natur ist und der Betrieb nach einer Stabilisierungsphase wieder hochgefahren werden kann. Sie lässt sich kombinieren mit weiteren Restrukturierungsmaßnahmen – von der Stundung von Verbindlichkeiten bis hin zu einer außergerichtlichen Schuldensanierung. Entscheidend ist jedoch: Kurzarbeit ist kein Notanker für insolvente Unternehmen. Sie setzt einen grundsätzlich fortführungsfähigen Betrieb voraus.
Praxis-Hinweis
Kurzarbeit und Insolvenzverfahren schließen sich nicht zwingend aus, solange die Agentur für Arbeit nicht von der Insolvenz weiß und das Unternehmen die Lohnvorfinanzierung leisten kann. In der Praxis endet das KuG jedoch regelmäßig mit Insolvenzeröffnung – dann greift Insolvenzgeld nach § 165 ff. SGB III.
Voraussetzungen nach § 96 SGB III
Das Kurzarbeitergeld ist in den §§ 95 bis 109 SGB III geregelt. Kern ist § 96 SGB III, der die Anspruchsvoraussetzungen definiert. Für den Arbeitgeber sind vier Voraussetzungen kumulativ zu erfüllen:
Der Arbeitsausfall muss auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruhen, vorübergehend und unvermeidbar sein (§ 96 Abs. 1 Nr. 1 SGB III).
Im Betrieb oder der Betriebsabteilung muss mindestens ein Arbeitnehmer beschäftigt sein. Außerdem muss eine Rechtsgrundlage für die Kurzarbeit bestehen (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelvereinbarung).
Betroffene Arbeitnehmer müssen versicherungspflichtig beschäftigt sein, das Arbeitsverhältnis darf nicht gekündigt oder durch Aufhebungsvertrag beendet sein (§ 98 SGB III).
Der Arbeitsausfall ist schriftlich anzuzeigen – und zwar vor Beginn der Kurzarbeit. Die Genehmigung wirkt frühestens ab dem Kalendermonat der Anzeige.
Wichtig: Geschäftsführer einer GmbH, die sozialversicherungspflichtig angestellt sind (Fremdgeschäftsführer ohne Mehrheitsbeteiligung), können grundsätzlich KuG erhalten. Gesellschafter-Geschäftsführer mit beherrschendem Einfluss hingegen gelten in der Regel als selbstständig und sind vom KuG ausgeschlossen.
Erheblicher Arbeitsausfall – was zählt?
Der Begriff des „erheblichen Arbeitsausfalls“ ist gesetzlich definiert: Im jeweiligen Kalendermonat müssen mindestens 10 % der im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer von einem Entgeltausfall von jeweils mehr als 10 % ihres monatlichen Bruttoentgelts betroffen sein (§ 96 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 SGB III). Diese Schwelle gilt als sogenannte Mindestquote.
Achtung
Die 10-%-Mindestquote kann durch Rechtsverordnung vorübergehend abgesenkt werden – wie während der Corona-Pandemie geschehen (auf 10 % der Belegschaft). Im Regelbetrieb 2025/2026 gilt jedoch wieder die Standardschwelle. Prüfen Sie stets die aktuelle Verordnungslage, bevor Sie Kurzarbeit anzeigen.
Als wirtschaftliche Gründe anerkannt sind insbesondere: Auftragsrückgang, Rohstoffmangel, Energieversorgungsprobleme, saisonale Schwankungen (außerhalb des Baugewerbes) und strukturelle Umbrüche im Markt. Nicht anerkannt werden Arbeitsausfälle, die durch betriebsübliche oder vorhersehbare saisonale Schwankungen entstehen, die der Arbeitgeber durch Abbau von Überstunden oder Arbeitszeitkonten hätte verhindern können, oder die durch einen Arbeitskampf verursacht wurden (§ 98 Abs. 1 Nr. 1 SGB III).
Das Merkmal der Vorübergehendheit ist entscheidend: Kurzarbeit ist kein dauerhaftes Beschäftigungsmodell. Ist absehbar, dass der Arbeitsausfall dauerhafter Natur ist, darf KuG nicht beantragt werden. Die maximale Bezugsdauer beträgt im Regelfall 12 Monate (§ 104 SGB III), kann aber per Verordnung verlängert werden.
Zustimmung der Arbeitnehmer & Rechtsgrundlagen
Kurzarbeit ist eine einseitige Einschränkung des Beschäftigungsanspruchs. Sie bedarf deshalb zwingend einer rechtlichen Grundlage. In der Praxis gibt es drei Wege:
- Tarifvertrag: Viele Branchentarifverträge (z. B. Metall, Chemie) enthalten Klauseln, die Kurzarbeit ohne Einzelzustimmung ermöglichen. Hier reicht die Anzeige.
- Betriebsvereinbarung: In Betrieben mit Betriebsrat ist eine Betriebsvereinbarung der übliche Weg. Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG (vorübergehende Verkürzung der Betriebsüblichen Arbeitszeit).
- Einzelvereinbarung/Änderungsvertrag: In Betrieben ohne Betriebsrat und ohne einschlägigen Tarifvertrag muss jeder betroffene Arbeitnehmer individuell zustimmen. Eine einseitige Anordnung durch den Arbeitgeber ist unzulässig und kann zu Schadensersatzansprüchen führen.
Formulierungshinweis
Einzelvereinbarungen zur Kurzarbeit sollten schriftlich erfolgen, Beginn, Dauer (mit Verlängerungsvorbehalt), den Umfang der Arbeitszeitreduzierung und den Hinweis auf KuG-Berechtigung enthalten. Mündliche Absprachen sind arbeitsrechtlich riskant.
KuG-Höhe: 60 % und 67 % im Detail
Das Kurzarbeitergeld berechnet sich nicht nach dem Bruttolohn, sondern nach dem Nettoentgelt-Differenzbetrag. Die Formel lautet:
KuG = (Soll-Entgelt – Ist-Entgelt) × Leistungssatz
Dabei gilt:
- Soll-Entgelt: Das Bruttoentgelt, das der Arbeitnehmer ohne Kurzarbeit erzielt hätte (gedeckelt auf die Beitragsbemessungsgrenze).
- Ist-Entgelt: Das tatsächlich erzielte Bruttoentgelt während der Kurzarbeit.
- Leistungssatz: 60 % für Arbeitnehmer ohne Kinder, 67 % für Arbeitnehmer mit mindestens einem Kind (nach Steuerklasse).
Die Differenz wird auf Basis der Nettolohntabellen der Bundesagentur für Arbeit (sog. „pauschale Lohnsteuer und SV-Abzüge“) ermittelt. Der tatsächliche Nettolohn des Arbeitnehmers spielt dabei keine Rolle – es gelten Pauschalen je nach Lohnsteuerklasse und Kinderstatus.
| Merkmal | Leistungssatz | Typische Anwendungsfälle |
|---|---|---|
| Kein Kind (Steuerklasse I, IV, VI) | 60 % | Standardfall ohne Kinderfreibetrag im ELStAM |
| Mindestens 1 Kind (Steuerklasse III oder Kinderkennzeichen) | 67 % | Kinder im ELStAM eingetragen oder Steuerklasse III |
Bei Null-Kurzarbeit (vollständiger Arbeitsausfall) wird das KuG auf Basis des vollen Soll-Entgelts berechnet. Bei Teil-Kurzarbeit (z. B. 50 % Arbeitsausfall) nur auf den ausgefallenen Anteil.
Lohnabrechnung und SV-Beiträge in der Praxis
Die Lohnabrechnung bei Kurzarbeit erfordert Sorgfalt, da mehrere Entgeltarten parallel laufen: das tatsächliche Bruttoentgelt für geleistete Arbeit, das KuG als steuerfreie Leistung sowie ggf. Zuschüsse des Arbeitgebers zum KuG.
Steuerliche Behandlung des KuG
Das KuG ist nach § 3 Nr. 2 EStG steuerfrei, unterliegt jedoch dem Progressionsvorbehalt (§ 32b EStG). Arbeitnehmer müssen KuG in der Einkommensteuererklärung angeben; der Arbeitgeber muss den KuG-Betrag in der Lohnsteuerbescheinigung (Zeile „Kurzarbeitergeld“) ausweisen. Eine Pflicht zur elektronischen Übermittlung besteht.
Sozialversicherungsbeiträge
Das ist der operativ anspruchsvollste Teil. Hier gilt:
- SV-Beiträge auf das Ist-Entgelt: Der Arbeitnehmer zahlt Beiträge nur auf das tatsächlich erzielte Arbeitsentgelt – nicht auf das KuG selbst.
- Fiktives Entgelt für die SV-Beitragsberechnung: Für die Sozialversicherung wird ein fiktives Entgelt in Höhe von 80 % des Unterschiedsbetrags zwischen Soll- und Ist-Entgelt angesetzt (§ 1 Abs. 1 KuG-SV-BefreiungsV – soweit in Kraft; im Regelrecht § 23b SGB IV). Auf dieses fiktive Entgelt zahlt der Arbeitgeber allein die gesamten SV-Beiträge (AN- und AG-Anteil).
- Erstattung der AG-SV-Beiträge: Die Agentur für Arbeit erstattet dem Arbeitgeber die auf das fiktive Entgelt entfallenden Sozialversicherungsbeiträge zu 100 % (im Regelfall) zusammen mit dem KuG.
Fehlerquelle
Wird das fiktive Entgelt falsch berechnet oder die SV-Beiträge auf das KuG direkt angesetzt, kommt es zu Beitragsdifferenzen, die bei der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung beanstandet werden. Die korrekte Aufteilung muss je Arbeitnehmer dokumentiert sein.
Aufstockung durch den Arbeitgeber
Viele Arbeitgeber – oft tariflich verpflichtet – zahlen einen Zuschuss zum KuG. Dieser ist bis zur Höhe von 80 % des Soll-Entgelts steuerfrei (§ 3 Nr. 28a EStG, eingefügt durch das Jahressteuergesetz 2022, fortgeltend). Darüber hinausgehende Zuschüsse sind regulär lohnsteuerpflichtiges und SV-pflichtiges Arbeitsentgelt.
Praxisbeispiel: GmbH mit gemischter Belegschaft
Die Mustermann GmbH (Maschinenbau, 18 Mitarbeiter) meldet für März 2025 Kurzarbeit an. Betroffen sind 6 Arbeitnehmer mit 50 % Arbeitsausfall. Wir rechnen exemplarisch für Arbeitnehmer A (ledig, keine Kinder, Steuerklasse I) und Arbeitnehmer B (verheiratet, 2 Kinder, Steuerklasse III):
| Position | Arbeitnehmer A | Arbeitnehmer B |
|---|---|---|
| Monatliches Brutto (Soll-Entgelt) | 4.000 EUR | 5.000 EUR |
| Tatsächliches Brutto (Ist-Entgelt, 50 %) | 2.000 EUR | 2.500 EUR |
| Entgeltdifferenz brutto | 2.000 EUR | 2.500 EUR |
| Leistungssatz | 60 % | 67 % |
| KuG (pauschal nach BA-Tabelle, Näherungswert) | ca. 720 EUR | ca. 1.005 EUR |
| Fiktives SV-Entgelt (80 % der Differenz) | 1.600 EUR | 2.000 EUR |
| SV-Beiträge auf fiktives Entgelt (ca. 40 %) | 640 EUR (AG trägt allein) | 800 EUR (AG trägt allein) |
| Erstattung SV-Beiträge durch BA | 640 EUR | 800 EUR |
Hinweis: Die KuG-Beträge sind vereinfachte Näherungswerte. Die exakte Berechnung erfolgt anhand der amtlichen Lohnausfallstabellen der Bundesagentur für Arbeit, die Steuerklasse, Kinderkennzeichen und Beitragsgruppenschlüssel berücksichtigen.
Die Mustermann GmbH muss das KuG vorfinanzieren und zusammen mit den regulären Löhnen auszahlen. Die Erstattung durch die Agentur für Arbeit erfolgt nach Einreichung der monatlichen Abrechnungsliste, in der Regel innerhalb weniger Wochen. Liquiditätsplanung ist daher essenziell.
Buchhalterische Erfassung des KuG
In der Finanzbuchhaltung der GmbH wird das KuG als durchlaufender Posten behandelt: Der Arbeitgeber schießt vor, erhält aber Erstattung. Die korrekte Kontierung in einem SKR-03/04-Kontenrahmen stellt sich wie folgt dar:
Lohn- und Gehaltsaufwand (SKR03: 4120) an Bank – nur das Ist-Entgelt als regulärer Aufwand
KuG-Forderung an Bundesagentur für Arbeit (Forderungskonto) an Verbindlichkeiten Lohn – KuG-Betrag
Bei Erstattungseingang: Bank an KuG-Forderung
Sozialaufwand (SKR03: 4130) an Verbindlichkeiten Sozialversicherung – voller Betrag (AN+AG-Anteil)
Bei Erstattung durch BA: Bank an sonstiger betrieblicher Ertrag oder Reduktion Sozialaufwand
Eine sorgfältige Kontenführung ist auch deshalb wichtig, weil bei Betriebsprüfungen durch Rentenversicherungsträger und Lohnsteuer-Außenprüfungen die vollständige Dokumentation aller KuG-Perioden verlangt wird. Digitalgestützte Lohnabrechnungssysteme mit integrierter KuG-Funktion reduzieren das Fehlerrisiko erheblich. Testen Sie die Demo von onlinebilanz.de kostenlos, um zu sehen, wie die Lohnabrechnung bei Kurzarbeit automatisiert abgebildet werden kann.
Antrag und weiterführende Informationen
Das Antragsverfahren bei der Agentur für Arbeit umfasst zwei Stufen: die Anzeige des Arbeitsausfalls (vor Kurzarbeitsbeginn, formgebunden) und die monatliche Leistungsabrechnung (nachträgliche Erstattungsanforderung). Die technischen Details des Antragsverfahrens – Formulare, Fristen, digitale Einreichung über eServices der BA und häufige Ablehnungsgründe – behandeln wir in einem separaten How-to-Artikel ausführlich.
Besteht neben der Kurzarbeit ein tiefergehender Sanierungsbedarf – z. B. überfällige Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, Banken oder dem Finanzamt – sollten Geschäftsführer frühzeitig auch eine strukturierte Schuldensanierung in Betracht ziehen. Kurzarbeit entlastet die Personalkosten, löst aber keine Bilanzprobleme.
Für eine erste Übersicht über die Kostenstruktur Ihres Unternehmens während der Kurzarbeitsphase kann der Kostenrechner von onlinebilanz.de eine nützliche Orientierung geben.
Fazit: Kurzarbeit richtig einsetzen
Kurzarbeit ist ein rechtlich präzise geregeltes, aber operativ anspruchsvolles Instrument. Als Arbeitgeber tragen Sie die volle Verantwortung für die korrekte Anzeige, die rechtzeitige Rechtsgrundlage und vor allem die fehlerfreie Lohnabrechnung mit korrekter SV-Beitragsberechnung. Fehler kosten bei Betriebsprüfungen bares Geld – und im schlimmsten Fall führt eine fehlerhafte Abrechnung zur Rückforderung bereits erstatteter KuG-Beträge durch die Agentur für Arbeit.
Setzen Sie Kurzarbeit gezielt und frühzeitig ein: lieber einen Monat früher anzeigen als zu spät reagieren. Und vergessen Sie nicht, dass Kurzarbeit nur ein Baustein in der Sanierung ist – flankiert von Liquiditätsplanung, ggf. Schuldensanierung und einem klaren Restrukturierungsplan.
60 %
KuG-Leistungssatz ohne Kinder
67 %
KuG-Leistungssatz mit Kind
12 Monate
Maximale KuG-Bezugsdauer (Regelbetrieb)
Häufig gestellte Fragen
Wer darf Kurzarbeit anordnen?
Kurzarbeit kann nicht einseitig angeordnet werden. Arbeitgeber benötigen eine rechtliche Grundlage – entweder einen einschlägigen Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat oder individuelle Zustimmung jedes betroffenen Arbeitnehmers.
Muss der Arbeitgeber das KuG vorstrecken?
Ja. Das Kurzarbeitergeld wird vom Arbeitgeber ausgezahlt und erst im Nachhinein durch die Agentur für Arbeit erstattet. Auch die SV-Beiträge auf das fiktive Entgelt werden zunächst vom Arbeitgeber abgeführt und dann erstattet.
Kann ein Gesellschafter-Geschäftsführer KuG erhalten?
In der Regel nicht. Gesellschafter-Geschäftsführer mit beherrschendem Einfluss gelten sozialversicherungsrechtlich als selbstständig und haben keinen Anspruch auf KuG. Fremdgeschäftsführer ohne Mehrheitsbeteiligung können anspruchsberechtigt sein.
Wie lange kann Kurzarbeit bezogen werden?
Im Regelfall maximal 12 Monate (§ 104 SGB III). Diese Frist kann durch Rechtsverordnung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales verlängert werden, wie in Ausnahmesituationen geschehen.
Ist KuG für den Arbeitnehmer steuerpflichtig?
Das KuG ist nach § 3 Nr. 2 EStG steuerfrei. Es unterliegt jedoch dem Progressionsvorbehalt nach § 32b EStG, was den persönlichen Steuersatz des Arbeitnehmers erhöhen kann. Arbeitnehmer sind zur Einkommensteuererklärung verpflichtet, wenn das KuG mehr als 410 EUR im Jahr betrug.
Was passiert, wenn Kurzarbeit falsch abgerechnet wurde?
Fehlerhafte Abrechnungen können zur vollständigen Rückforderung des erstatteten KuG durch die Agentur für Arbeit führen. Zusätzlich drohen bei vorsätzlicher Falschangabe strafrechtliche Konsequenzen (Subventionsbetrug). Eine rückwirkende Korrektur ist nur unter engen Voraussetzungen möglich.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: August 2026.
