Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Pflichten und Berechnung für Arbeitgeber
Erkrankt ein Mitarbeiter, läuft die Lohnzahlung für Arbeitgeber zunächst weiter – und das nach klaren gesetzlichen Regeln, die im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) verankert sind. Wer als Geschäftsführer oder HR-Verantwortlicher die Fristen, Berechnungsmethoden und Erstattungswege nicht kennt, riskiert kostspielige Fehler in der Lohnbuchhaltung. Dieser Artikel beleuchtet alle arbeitgeberseitigen Pflichten systematisch – von der Wartezeit bis zur U1-Umlage.
Kurzantwort
Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall verpflichtet Arbeitgeber nach § 3 EFZG, erkrankten Arbeitnehmern bis zu sechs Wochen lang das reguläre Arbeitsentgelt weiterzuzahlen – vorausgesetzt, das Arbeitsverhältnis besteht seit mindestens vier Wochen. Grundlage der Berechnung ist das sogenannte Entgeltausfallprinzip: Gezahlt wird, was ohne Erkrankung verdient worden wäre, einschließlich regelmäßiger Zuschläge.
Inhaltsverzeichnis
Anspruchsvoraussetzungen & Wartezeit nach EFZG
Der gesetzliche Anspruch auf Entgeltfortzahlung ergibt sich aus § 3 Abs. 1 EFZG. Er setzt drei kumulative Voraussetzungen voraus, die Arbeitgeber kennen müssen, bevor sie die Auszahlung veranlassen:
- Bestehendes Arbeitsverhältnis: Der Arbeitnehmer muss zum Zeitpunkt der Erkrankung in einem aktiven Arbeitsverhältnis stehen – befristet oder unbefristet, Voll- oder Teilzeit.
- Unverschuldete Arbeitsunfähigkeit: Die Erkrankung muss die alleinige Ursache der Arbeitsverhinderung sein. Eigenverschulden (z. B. grob fahrlässige Selbstgefährdung) kann den Anspruch nach § 3 Abs. 1 Satz 1 EFZG ausschließen – der Maßstab ist jedoch hoch; normale Sportunfälle genügen nicht.
- Vier-Wochen-Wartezeit (§ 3 Abs. 3 EFZG): Das Arbeitsverhältnis muss ununterbrochen mindestens vier Wochen bestanden haben. Erkrankt ein Mitarbeiter innerhalb der ersten 28 Tage, besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber – stattdessen greift ggf. Krankengeld der Krankenkasse ab dem ersten Tag.
Praxishinweis: Wartezeit bei Einstellung
Stellen Sie neue Mitarbeiter ein, sollten Sie in Ihrer Lohnbuchhaltung den Beginn des Arbeitsverhältnisses exakt dokumentieren. Bei einer Erkrankung in den ersten vier Wochen informieren Sie die Krankenkasse des Arbeitnehmers, da diese – nicht Sie – die Leistungspflicht trägt.
Nicht zu verwechseln ist die Wartezeit mit der Probezeit: Auch während einer vereinbarten Probezeit gilt die Vier-Wochen-Frist des § 3 Abs. 3 EFZG. Hat das Arbeitsverhältnis diese Schwelle überschritten, greift der volle Anspruch – unabhängig davon, ob die Probezeit noch läuft.
Der 6-Wochen-Zeitraum im Detail
Der Entgeltfortzahlungsanspruch besteht nach § 3 Abs. 1 EFZG für längstens sechs Wochen je Erkrankung. „Sechs Wochen“ bedeutet dabei kalendarisch 42 Tage ab dem ersten Krankheitstag – unabhängig davon, ob Werktage, Wochenenden oder Feiertage in diesen Zeitraum fallen.
Beginn und Ende der Frist
Die Frist beginnt mit dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit – nicht erst mit dem Tag, an dem die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber eingeht. Endet die Erkrankung vor Ablauf der sechs Wochen und tritt später eine andere Erkrankung auf, beginnt die Sechs-Wochen-Frist für die neue Erkrankung von vorn.
Feiertage innerhalb des Krankheitszeitraums
Gesetzliche Feiertage, die in den Krankheitszeitraum fallen, sind nach § 4 Abs. 2 EFZG zusätzlich zu vergüten (Entgeltfortzahlung an Feiertagen nach § 2 EFZG). Sie zählen zur 42-Tage-Frist mit, verlängern diese aber nicht.
Achtung: Übersteigt die Erkrankung sechs Wochen, endet Ihre Zahlungspflicht als Arbeitgeber. Ab dem 43. Krankheitstag zahlt die gesetzliche Krankenversicherung Krankengeld – direkt an den Arbeitnehmer. Ihre Pflicht beschränkt sich dann auf die korrekte Abmeldung bei der Krankenkasse und ggf. auf die Abrechnung von Krankengeldzuschüssen, sofern tarif- oder arbeitsvertraglich vereinbart.
Entgeltfortzahlung berechnen: Methoden & Praxisbeispiel
Für die Berechnung der Entgeltfortzahlung gilt nach § 4 Abs. 1 EFZG das Entgeltausfallprinzip: Der Arbeitnehmer erhält das Arbeitsentgelt, das er ohne die Arbeitsunfähigkeit erzielt hätte. Das ist der Regelfall für alle festen und variablen Vergütungsbestandteile.
Was ist einzubeziehen?
- Grundlohn / Grundgehalt
- Regelmäßige Überstundenpauschalen
- Regelmäßige Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge (SFN)
- Regelmäßige Provisionen und Prämien
- Sachbezüge (z. B. Firmenwagen – anteiliger geldwerter Vorteil)
- Aufwandsersatz (Spesen, Reisekosten)
- Unregelmäßige, diskretionäre Sonderzahlungen
- Überstundenvergütung für tatsächlich nicht geleistete Mehrarbeit
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
Besonderheit: SFN-Zuschläge
Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge (SFN) sind lohnsteuerlich unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei (§ 3b EStG). Im Rahmen der Entgeltfortzahlung sind regelmäßige SFN-Zuschläge gleichwohl fortzuzahlen – die steuerliche Behandlung in der Lohnabrechnung bleibt davon getrennt zu betrachten. Hinweis: Die lohnsteuerliche Behandlung von SFN-Zuschlägen behandeln wir in einem gesonderten Artikel ausführlich.
Berechnung bei Monatslohn
Beim Monatslohn ist die Berechnung vergleichsweise einfach: Das vereinbarte Bruttomonatsgehalt wird ungekürzt weitergezahlt. Fällt der Erkrankungszeitraum nur auf einen Teil des Monats, wird der Monatslohn anteilig um den Ausfallzeitraum korrigiert – wobei die ausgefallenen Tage mit dem vollen Fortzahlungsanspruch abgedeckt sind.
Berechnung bei Stunden- oder variablem Lohn
Bei variablem Entgelt empfiehlt sich die Berechnung anhand eines Referenzzeitraums: In der Praxis wird häufig der Durchschnitt der letzten drei bis zwölf Monate herangezogen, um das regelmäßige Arbeitsentgelt zu ermitteln.
Praxisbeispiel: GmbH mit Schichtmitarbeiter
| Position | Monatlich (brutto) |
|---|---|
| Grundlohn (Vollzeit, 40 Std./Woche) | 2.800,00 € |
| Regelmäßige Nachtarbeitszuschläge (Ø letzte 3 Monate) | 210,00 € |
| Regelmäßige Sonntagszuschläge (Ø letzte 3 Monate) | 95,00 € |
| Fortzuzahlendes Bruttoentgelt (Monat) | 3.105,00 € |
| Erkrankungsdauer: 10 Arbeitstage (bei 22 Arbeitstagen im Monat) | |
| Fortzuzahlendes Entgelt anteilig (10/22 × 3.105,00 €) | 1.411,36 € |
Die Buchung in der Lohnbuchhaltung erfolgt analog zur regulären Lohnverbuchung:
an Verbindlichkeiten aus Lohn & Gehalt (SKR 03: 1740) 1.411,36 €
Entgeltfortzahlung bei Minijob
Auch geringfügig Beschäftigte (Minijobber) haben nach § 3 Abs. 1 EFZG in Verbindung mit § 2 Abs. 2 Nr. 2 EFZG grundsätzlich Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall – dieser Punkt wird von Arbeitgebern häufig übersehen.
Die Anspruchsvoraussetzungen sind identisch: Vier-Wochen-Wartezeit, unverschuldete Arbeitsunfähigkeit, bestehendes Beschäftigungsverhältnis. Die Berechnung erfolgt ebenfalls nach dem Entgeltausfallprinzip – bei einem Minijobber also auf Basis des vereinbarten Stundenlohns multipliziert mit den ausgefallenen Stunden.
Minijob: Besonderheit bei der U1-Umlage
Arbeitgeber mit Minijobbern zahlen die U1-Umlage an die Minijob-Zentrale (Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See). Der Erstattungssatz und die Umlagesätze können von denen der regulären Krankenkassen abweichen. Prüfen Sie dies für jeden Abrechnungszeitraum gesondert.
AU-Nachweis und eAU: Was Arbeitgeber beachten müssen
Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für alle gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer verpflichtend eingeführt. Ärzte übermitteln die AU-Daten direkt an die Krankenkasse; Arbeitgeber rufen diese elektronisch ab – ein Papiernachweis entfällt für GKV-Versicherte grundsätzlich.
Ablauf für Arbeitgeber
Wichtig: Fehlt die AU-Bescheinigung bzw. kann die eAU nicht abgerufen werden, können Sie die Entgeltfortzahlung zurückhalten, bis der Nachweis erbracht ist. Ein endgültiger Verweigerungsgrund entsteht jedoch nur, wenn der Arbeitnehmer die Mitwirkung dauerhaft verweigert.
Wiederholungserkrankung: Wann läuft der Anspruch neu?
Die Frage, ob bei einer erneuten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit ein neuer Sechs-Wochen-Anspruch entsteht, ist in § 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG geregelt – und praxisrelevant für die Lohnabrechnung.
Grundregel: Zusammenrechnung bei derselben Erkrankung
Erkrankt ein Arbeitnehmer wegen derselben Grunderkrankung erneut, werden die Zeiten zusammengerechnet. Der neue Krankheitszeitraum führt nur dann zu einem neuen Sechs-Wochen-Anspruch, wenn
- seit dem Ende der letzten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit mindestens sechs Monate vergangen sind, oder
- seit dem Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit mindestens zwölf Monate verstrichen sind.
Neue Erkrankung – neuer Anspruch
Handelt es sich um eine andere Erkrankung (medizinisch unterschiedliche Ursache), entsteht stets ein neuer Anspruch für bis zu sechs Wochen – unabhängig von vorangegangenen Erkrankungszeiten. Die Abgrenzung kann in der Praxis schwierig sein; im Streitfall ist ein ärztliches Attest mit Diagnose (ICD-10-Schlüssel) heranzuziehen.
Praxistipp: Diagnoseabfrage
Arbeitgeber sind nicht berechtigt, die Diagnose vom Arbeitnehmer zu verlangen. Zur Klärung der Frage, ob eine Wiederholungserkrankung vorliegt, kann jedoch der medizinische Dienst der Krankenkasse oder ein Betriebsarzt eingeschaltet werden.
U1-Erstattung: Kosten aus der Entgeltfortzahlung zurückholen
Arbeitgeber mit in der Regel bis zu 30 Arbeitnehmern (Köpfe, ohne Auszubildende) haben Anspruch auf Erstattung der Entgeltfortzahlungskosten über das U1-Verfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Größere Arbeitgeber sind von der Pflichtversicherung ausgenommen, zahlen keine U1-Umlage und erhalten keine Erstattung.
Funktionsweise
Arbeitgeber zahlen monatlich die U1-Umlage (Prozentsatz vom beitragspflichtigen Bruttoentgelt) an die jeweilige Krankenkasse. Im Gegenzug erstatten die Krankenkassen beim tatsächlichen Krankheitsfall einen festgelegten Prozentsatz der fortgezahlten Bruttoentgelte – je nach gewähltem Erstattungssatz der Krankenkasse zwischen 40 % und 80 % (Wahlmöglichkeit bei vielen Kassen).
| Parameter | Typische Bandbreite 2025 |
|---|---|
| U1-Umlagesatz (GKV-Kassen) | 1,0 % – 3,0 % des beitragspflichtigen Bruttolohns |
| Erstattungssatz Entgeltfortzahlung | 40 % – 80 % der fortgezahlten Bruttovergütung |
| Antragsfrist Erstattung | 4 Jahre (Ausschlussfrist nach § 8 AAG) |
Die genauen Umlagesätze und den Erstattungsantrag reichen Arbeitgeber direkt bei der jeweiligen Krankenkasse des Arbeitnehmers ein. Für Minijobber läuft das Verfahren über die Minijob-Zentrale. Eine ausführliche Darstellung zum U1/U2-Umlagesystem sowie zu den Antragswegen finden Sie in unserem Artikel zu den Lohnnebenkosten und Umlagen in der Lohnbuchhaltung.
an Aufwand Löhne & Gehälter (SKR 03: 4120) 565,00 €
(Beispiel: 80 % Erstattung auf 706,25 € fortgezahltes Entgelt)
Möchten Sie prüfen, ob Ihr Unternehmen U1-pflichtig ist und welcher Erstattungssatz für Sie optimal ist? Unser Lohnkostenrechner gibt Ihnen eine schnelle Orientierung.
Fazit: Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall rechtssicher umsetzen
Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist eine der zentralen arbeitgeberseitigen Pflichten im deutschen Arbeitsrecht – mit klaren gesetzlichen Vorgaben, aber auch mit Fallstricken bei Berechnung, Wiederholungserkrankung und Nachweisführung. Folgende Kernpunkte sollten Sie in Ihrer Lohnbuchhaltung konsequent umsetzen:
Eine präzise Lohnbuchhaltung ist die Grundlage dafür, dass Entgeltfortzahlungen korrekt berechnet, gebucht und erstattet werden. Nutzen Sie unsere Plattform, um Prozesse zu digitalisieren und Fehlerquellen zu minimieren – jetzt Demo starten.
6 Wochen
Maximale Entgeltfortzahlungsdauer (§ 3 EFZG)
4 Wochen
Wartezeit bei Neueinstellung
80 %
Maximaler U1-Erstattungssatz
Häufig gestellte Fragen
Wie lange besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall?
Der Anspruch besteht nach § 3 Abs. 1 EFZG für maximal sechs Wochen (42 Kalendertage) je Erkrankung, sofern das Arbeitsverhältnis mindestens vier Wochen bestand.
Müssen Arbeitgeber Entgeltfortzahlung bei Minijobbern leisten?
Ja. Auch geringfügig Beschäftigte haben nach EFZG Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall – unter denselben Voraussetzungen wie Vollzeitbeschäftigte.
Was ist das Entgeltausfallprinzip?
Das Entgeltausfallprinzip (§ 4 Abs. 1 EFZG) bedeutet, dass der Arbeitnehmer im Krankheitsfall genau das Entgelt erhält, das er ohne Erkrankung verdient hätte – inklusive regelmäßiger Zuschläge und Sachbezüge.
Wann entsteht bei einer Wiederholungserkrankung ein neuer Anspruch?
Ein neuer Sechs-Wochen-Anspruch entsteht, wenn seit dem letzten Krankheitsende wegen derselben Erkrankung sechs Monate oder seit Beginn der ersten Erkrankung zwölf Monate vergangen sind (§ 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG).
Was ändert sich durch die eAU für Arbeitgeber?
Seit 2023 rufen Arbeitgeber die AU-Daten GKV-versicherter Arbeitnehmer elektronisch bei der Krankenkasse ab. Die Anzeigepflicht des Arbeitnehmers bleibt bestehen; Privat-Versicherte reichen weiterhin eine Papierbescheinigung ein.
Welche Arbeitgeber haben Anspruch auf U1-Erstattung?
Arbeitgeber mit in der Regel bis zu 30 Arbeitnehmern sind U1-pflichtig und erhalten eine anteilige Erstattung der Entgeltfortzahlungskosten von der Krankenkasse – je nach Erstattungssatz zwischen 40 % und 80 %.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
