Eigenverbrauch und Sachentnahmen: Pauschbeträge und Buchung richtig handhaben
Wer als Unternehmer Waren oder Leistungen aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke entnimmt, löst gleich zwei steuerliche Konsequenzen aus: eine ertragsteuerliche Korrektur und eine umsatzsteuerliche Wertabgabe. Gerade in der Gastronomie und im Lebensmittelhandel erlaubt das BMF die Nutzung amtlicher Sachentnahmen-Pauschbeträge, die den Einzelnachweis ersparen. Dieser Artikel zeigt, wie der Eigenverbrauch rechtssicher bewertet, gebucht und erklärt wird.
Kurzantwort
Eigenverbrauch liegt vor, wenn ein Unternehmer Gegenstände oder sonstige Leistungen aus dem Unternehmen unentgeltlich für private Zwecke verwendet (§ 3 Abs. 1b bzw. Abs. 9a UStG). Umsatzsteuerlich gilt dies als Lieferung bzw. sonstige Leistung gegen Entgelt; Bemessungsgrundlage ist der Einkaufspreis oder Selbstkostenpreis. Für Gastronomen und bestimmte Handelsbetriebe veröffentlicht das BMF jährlich amtliche Pauschbeträge, die ohne Einzelnachweis gebucht werden dürfen. Der Buchungssatz lautet sinngemäß: Privatentnahme an Warenertrag + Umsatzsteuer.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtliche Grundlagen des Eigenverbrauchs
- Unentgeltliche Wertabgabe nach §3 UStG im Detail
- Amtliche Pauschbeträge für Gastro und Handel
- Bemessungsgrundlage und Umsatzsteuersatz
- Buchungssätze SKR03 und SKR04
- Praxisbeispiel: Gastro-GmbH mit Pauschbetrag
- Besonderheiten bei GmbH und Kapitalgesellschaften
- Typische Fehler und Prüfungsrisiken
- Fazit
Rechtliche Grundlagen des Eigenverbrauchs
Der Begriff Eigenverbrauch bezeichnet im deutschen Steuerrecht den Vorgang, bei dem ein Unternehmer Wirtschaftsgüter oder Leistungen, die dem Unternehmensvermögen zugeordnet sind, für außerbetriebliche – in der Regel private – Zwecke verwendet. Ertragsteuerlich regeln § 4 Abs. 1 EStG (Betriebsvermögensvergleich) und § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG die Entnahme mit dem Teilwert; umsatzsteuerlich greifen § 3 Abs. 1b und Abs. 9a UStG.
Wichtig: Während Einzelunternehmer und Personengesellschafter klassische Sachentnahmen tätigen können, ist dies bei einer GmbH oder UG konstruktionsbedingt nicht möglich – das Trennungsprinzip verhindert eine steuerfreie „Privatentnahme“ durch den Gesellschafter-Geschäftsführer. Dennoch sind Eigenverbrauchssachverhalte auch bei Kapitalgesellschaften relevant, etwa bei der unentgeltlichen Nutzungsüberlassung an Gesellschafter oder bei verbilligten Mahlzeiten an Arbeitnehmer. Dazu mehr im Abschnitt Besonderheiten bei GmbH und Kapitalgesellschaften.
Unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 UStG im Detail
Das UStG unterscheidet zwei Tatbestände der unentgeltlichen Wertabgabe:
- Gegenstandsentnahme (§ 3 Abs. 1b UStG): Der Unternehmer entnimmt einen körperlichen Gegenstand (z. B. Ware, Maschine) für private Zwecke oder gibt ihn unentgeltlich ab. Voraussetzung ist, dass für den Gegenstand oder seine Bestandteile ein vollständiger oder teilweiser Vorsteuerabzug bestanden hat.
- Verwendungseigenverbrauch / sonstige Leistungen (§ 3 Abs. 9a UStG): Der Unternehmer verwendet einen dem Unternehmen zugeordneten Gegenstand oder erbringt sonstige Leistungen unentgeltlich für private Zwecke. Auch hier ist der Vorsteuerabzug beim Bezug entscheidend.
Hinweis: Vorsteuerabzug als Voraussetzung
Eine unentgeltliche Wertabgabe ist umsatzsteuerlich nur steuerbar, wenn beim Erwerb des Gegenstands oder der Eingangsleistung ein Vorsteuerabzug vorgenommen wurde oder werden konnte. Hat der Unternehmer keine Vorsteuer gezogen (z. B. Erwerb von einer Privatperson), entsteht keine Umsatzsteuerpflicht auf die Entnahme.
Die Bemessungsgrundlage bestimmt sich nach dem Einkaufspreis oder – bei selbst hergestellten Gegenständen – nach den Selbstkosten im Zeitpunkt der Verwendung (§ 10 Abs. 4 Nr. 1 UStG). Bei sonstigen Leistungen sind es die bei der Ausführung entstandenen Kosten (§ 10 Abs. 4 Nr. 2 und Nr. 3 UStG). Um die Umsatzsteuer auf Ihren konkreten Fall durchzurechnen, empfiehlt sich ein Blick auf unseren Umsatzsteuer-Rechner.
Amtliche Pauschbeträge für Gastro und Handel
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht jährlich ein Schreiben mit amtlichen Sachentnahmen-Pauschbeträgen für verschiedene Gewerbezweige. Diese Pauschalen gelten für Einzelunternehmer und Mitunternehmer (nicht für Kapitalgesellschaften) und ersetzen den aufwändigen Einzelnachweis jeder Entnahme. Die Werte sind Jahresbeträge je Person; für Kinder unter 12 Jahren gilt die Hälfte, für Kinder zwischen 12 und 16 Jahren werden drei Viertel angesetzt.
Aktuelle Pauschbeträge 2025 (Auszug)
Die nachfolgende Tabelle zeigt exemplarische Pauschbeträge aus dem aktuellen BMF-Schreiben. Die Beträge sind Nettowerte; die Umsatzsteuer ist separat abzuführen. Da Lebensmittel teils dem ermäßigten Steuersatz (7 %) unterliegen, weisen die BMF-Schreiben die Umsatzsteuer häufig aufgeteilt aus.
| Gewerbezweig | Jahresbetrag (netto) je Person | USt 7 % | USt 19 % |
|---|---|---|---|
| Restaurant mit Abgabe von Speisen und Getränken | 2.346 EUR | 164 EUR | 213 EUR |
| Café/Konditorei | 1.590 EUR | 111 EUR | 145 EUR |
| Bäckerei mit Café | 1.600 EUR | 112 EUR | 146 EUR |
| Fleischerei mit Imbiss | 1.490 EUR | 104 EUR | 136 EUR |
| Lebensmitteleinzelhandel | 800 EUR | 56 EUR | 73 EUR |
| Getränkehandel | 474 EUR | 33 EUR | 43 EUR |
Achtung: Die genauen Pauschbeträge werden vom BMF regelmäßig angepasst. Verwenden Sie stets das aktuellste BMF-Schreiben zur Richtsatzsammlung / Sachentnahmen des laufenden Veranlagungsjahres. Die obigen Werte sind Orientierungsgrößen; maßgeblich ist das jeweils gültige BMF-Schreiben.
Wer die Pauschbeträge nicht nutzen möchte oder kann (z. B. weil der tatsächliche Eigenverbrauch deutlich darunter liegt), muss den Einzelnachweis führen – durch lückenlose Aufzeichnung jeder Entnahme mit Datum, Art und Menge der entnommenen Gegenstände.
Bemessungsgrundlage und Umsatzsteuersatz
Werden die amtlichen Pauschbeträge nicht angewendet, ist die Bemessungsgrundlage nach § 10 Abs. 4 UStG zu ermitteln:
- Bei Warenentnahmen: der Einkaufspreis zum Zeitpunkt der Entnahme (ohne USt)
- Bei selbst hergestellten Erzeugnissen: die Selbstkosten
- Bei Nutzungsüberlassungen/Dienstleistungen: die bei der Ausführung entstandenen Kosten
Der anzuwendende Steuersatz richtet sich nach dem entnommenen Gegenstand. Lebensmittel unterliegen grundsätzlich dem ermäßigten Satz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG i. V. m. Anlage 2), Getränke (außer Wasser, Milch) hingegen dem Regelsteuersatz von 19 %. Restaurationsleistungen unterliegen seit dem 01.01.2024 wieder dem Regelsteuersatz von 19 %.
Buchungssätze SKR03 und SKR04
Die buchhalterische Erfassung des Eigenverbrauchs erfolgt im Soll auf dem Privatkonto (Entnahmekonto) und im Haben auf dem Wareneinsatzkonto bzw. Erlöskonto plus Umsatzsteuer. Nachfolgend die gängigen Konten:
- 1800 – Privatentnahmen
- 8910 – Unentgeltliche Wertabgaben (Waren 7 %)
- 8920 – Unentgeltliche Wertabgaben (Waren 19 %)
- 1776 – Umsatzsteuer 7 %
- 1771 – Umsatzsteuer 19 %
- 2100 – Privatentnahmen
- 4910 – Unentgeltliche Wertabgaben (Waren 7 %)
- 4920 – Unentgeltliche Wertabgaben (Waren 19 %)
- 3806 – Umsatzsteuer 7 %
- 3801 – Umsatzsteuer 19 %
Buchungssatz SKR03 – Entnahme von Lebensmitteln (7 %)
HABEN: 8910 Unentgeltliche Wertabgaben 7 % 800,00 EUR
HABEN: 1776 Umsatzsteuer 7 % 56,00 EUR
Buchungssatz SKR04 – Entnahme von Getränken (19 %)
HABEN: 4920 Unentgeltliche Wertabgaben 19 % 473,00 EUR (Netto aus Pauschbetrag Getränkehandel)
HABEN: 3801 Umsatzsteuer 19 % 89,87 EUR
In der Voranmeldung werden die unentgeltlichen Wertabgaben in Kennziffer 45 (7 %) bzw. Kennziffer 51 (19 %) eingetragen.
Praxisbeispiel: Gastro-GmbH mit Pauschbetrag
Zur Verdeutlichung ein konkretes Szenario: Der Gesellschafter-Geschäftsführer (GGF) einer Gastro-GmbH isst regelmäßig im Betrieb. Bei einer GmbH liegt keine Entnahme im ertragsteuerlichen Sinne vor; stattdessen entsteht entweder eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) oder – bei Arbeitnehmerstatus des GGF – ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn. Umsatzsteuerlich liegt dennoch eine unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 9a UStG vor, die die GmbH zu versteuern hat.
Praxisbeispiel – Gastro-GmbH
Sachverhalt: Der alleinige GGF der „Bella Vista GmbH“ (Restaurant) verpflegt sich täglich im Betrieb. Die Parteien haben keine Vereinbarung über eine Vergütung der Mahlzeiten getroffen. Der amtliche Pauschbetrag für ein Restaurant (Jahreswert netto) beträgt 2.346 EUR; davon entfallen laut BMF-Schreiben 1.113 EUR auf Leistungen zu 7 % und 1.233 EUR auf Leistungen zu 19 %.
Umsatzsteuer:
USt 7 %: 1.113 × 7 % = 77,91 EUR
USt 19 %: 1.233 × 19 % = 234,27 EUR
Gesamt-USt: 312,18 EUR
Ertragsteuer: Der Nettobetrag i. H. v. 2.346 EUR ist als vGA (oder Lohnaufwand) zu behandeln und mindert den steuerlichen Gewinn der GmbH nicht abzugsfähig (§ 8 Abs. 3 KStG). Beim GGF entsteht Kapitalertragsteuer (25 % + SolZ) bzw. Lohnsteuer.
Buchungssatz (SKR03, Jahresabschluss):
SOLL: 4600 Löhne/Gehälter GGF oder 1890 Forderungen GGF 2.658,18 EUR
HABEN: 8910 Unentgeltl. Wertabgaben 7 % 1.113,00 EUR
HABEN: 8920 Unentgeltl. Wertabgaben 19 % 1.233,00 EUR
HABEN: 1776 USt 7 % 77,91 EUR
HABEN: 1771 USt 19 % 234,27 EUR
Dieses Beispiel zeigt: Auch wenn die GmbH die amtlichen Pauschbeträge nicht für Ertragsteuerzwecke nutzen kann, dienen sie als sachgerechte Schätzungsgrundlage für die umsatzsteuerliche Wertabgabe und den vGA-Ansatz, sofern kein günstigerer Einzelnachweis geführt wird.
Besonderheiten bei GmbH und Kapitalgesellschaften
Das steuerliche Trennungsprinzip zwischen Gesellschaft und Gesellschafter schließt klassische Sachentnahmen bei der GmbH aus. Gleichwohl entstehen eigenverbrauchsähnliche Sachverhalte in drei Konstellationen:
- Unentgeltliche oder verbilligte Nutzung durch den Gesellschafter: Der GGF nutzt ein betriebliches Fahrzeug privat oder wohnt in einer GmbH-eigenen Immobilie ohne kostendeckende Miete → vGA nach § 8 Abs. 3 KStG + unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 9a UStG.
- Unentgeltliche Leistungen an Arbeitnehmer: Freigetränke, verbilligte Mahlzeiten, Sachzuwendungen → Lohnsteuer + Umsatzsteuer auf die Wertabgabe; Vereinfachungsregelung über Sachbezugswerte (SvEV) möglich.
- Schenkungen und Repräsentation: Warengeschenke an Geschäftspartner über 50 EUR (netto) sind steuerlich nicht abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG) und umsatzsteuerlich als Wertabgabe zu versteuern.
Typische Fehler und Prüfungsrisiken
Bei Betriebsprüfungen gehört der Bereich Eigenverbrauch zu den ergiebigsten Prüfungsfeldern, insbesondere in der Gastronomie. Die häufigsten Fehler:
Fehler 1: Veraltete Pauschbeträge
Viele Buchhalter verwenden noch Pauschbeträge aus Vorjahren. Das BMF passt die Werte jährlich an; die Nutzung veralteter Beträge führt zu Mehrsteuern im Nachhinein.
Fehler 2: Umsatzsteuer vergessen
Ein verbreiteter Fehler ist, die ertragsteuerliche Entnahme zu buchen, die Umsatzsteuer auf die Wertabgabe aber nicht abzuführen. Die Umsatzsteuer auf unentgeltliche Wertabgaben ist unabhängig davon geschuldet, ob eine Rechnung gestellt wird.
Fehler 3: Falscher Steuersatz
Bei gemischten Sortimenten (Lebensmittel 7 %, Alkohol 19 %) wird oft pauschal nur ein Satz angewendet. Das BMF weist in seinen Schreiben ausdrücklich eine Aufteilung aus; diese ist zu übernehmen.
Fehler 4: GmbH-Gesellschafter als „Entnehmer“
Wie oben erläutert, gibt es bei der GmbH keine Entnahme. Wird der Vorgang dennoch als Entnahme gebucht, fehlt die vGA-Erfassung und die Kapitalertragsteuer wird nicht einbehalten – ein klassisches Risiko bei Betriebsprüfungen.
Fehler 5: Fehlende Aufzeichnungen beim Einzelnachweis
Wer die Pauschbeträge ablehnt und einen niedrigeren tatsächlichen Eigenverbrauch nachweisen will, trägt die Beweislast. Ohne lückenlose Aufzeichnungen schätzt der Prüfer auf Basis der Pauschbeträge – oder darüber hinaus.
Prüfungshinweis: Die Finanzverwaltung kann nach § 162 AO schätzen, wenn Aufzeichnungen fehlen oder unvollständig sind. Schätzungen orientieren sich an Richtsätzen und können die tatsächlichen Verhältnisse übertreffen. Ein sorgfältiger Einzelnachweis ist daher nur dann vorteilhaft, wenn er konsequent und vollständig geführt wird.
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Fazit: Eigenverbrauch sauber dokumentieren und korrekt buchen
Der Eigenverbrauch ist kein Randthema – er berührt sowohl die Ertragsteuer als auch die Umsatzsteuer und ist bei jeder Betriebsprüfung in bestimmten Branchen standardmäßig im Fokus. Für Einzelunternehmer und Mitunternehmer in Gastronomie und Lebensmittelhandel bieten die amtlichen Pauschbeträge eine rechtssichere und praxistaugliche Vereinfachung, solange sie aus dem aktuellen BMF-Schreiben entnommen werden. Bei GmbH und Kapitalgesellschaften verlagert sich die Problematik auf verdeckte Gewinnausschüttungen und geldwerte Vorteile, die umsatzsteuerlich dennoch als unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 9a UStG zu behandeln sind. Korrekte Buchungssätze in SKR03 oder SKR04, die saubere Trennung nach Steuersätzen und die fristgerechte Anmeldung in der Umsatzsteuervoranmeldung bilden das Fundament einer prüfungssicheren Buchführung.
2.346 EUR
Gastro-Pauschbetrag p.a. (netto, je Person)
800 EUR
Lebensmittelhandel-Pauschbetrag p.a. (netto)
50 EUR
Freigrenze für Warengeschenke (§4 Abs.5 Nr.1 EStG)
Häufig gestellte Fragen
Was ist Eigenverbrauch im steuerlichen Sinne?
Eigenverbrauch liegt vor, wenn ein Unternehmer Gegenstände oder Leistungen aus dem Betriebsvermögen unentgeltlich für private oder außerbetriebliche Zwecke verwendet. Umsatzsteuerlich ist dies eine steuerpflichtige unentgeltliche Wertabgabe nach §3 Abs.1b bzw. 9a UStG, sofern beim Erwerb ein Vorsteuerabzug möglich war.
Wer darf amtliche Pauschbeträge für Sachentnahmen nutzen?
Die amtlichen Pauschbeträge des BMF dürfen ausschließlich Einzelunternehmer und Mitunternehmer in den erfassten Branchen (v.a. Gastronomie, Lebensmittelhandel) nutzen. Kapitalgesellschaften wie GmbU oder UG können diese Pauschalen nicht anwenden.
Wie wird die unentgeltliche Wertabgabe in der Umsatzsteuervoranmeldung erfasst?
Unentgeltliche Wertabgaben zu 7 % werden in Kennziffer 45, solche zu 19 % in Kennziffer 51 der Umsatzsteuervoranmeldung eingetragen.
Welche umsatzsteuerlichen Folgen hat Eigenverbrauch bei einer GmbH?
Bei einer GmbH liegt keine Entnahme, sondern eine unentgeltliche Wertabgabe nach §3 Abs.9a UStG vor. Die GmbH schuldet die Umsatzsteuer auf den Einkaufspreis oder die Selbstkosten; zusätzlich entsteht ertragsteuerlich eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) oder ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn.
Kann ich statt der Pauschbeträge auch einen Einzelnachweis führen?
Ja. Wer nachweist, dass der tatsächliche Eigenverbrauch unter den Pauschbeträgen liegt, darf den niedrigeren Einzelnachweis verwenden. Er trägt jedoch die vollständige Beweislast und muss lückenlose Aufzeichnungen über Art, Menge und Datum jeder Entnahme vorlegen.
Was passiert, wenn Eigenverbrauch nicht gebucht wird?
Fehlt die Buchung, drohen bei einer Betriebsprüfung Steuernachzahlungen (Umsatz- und Ertragsteuer), Zinsen nach §233a AO sowie bei vorsätzlicher Nichterfassung steuerstrafrechtliche Konsequenzen. Der Prüfer ist nach §162 AO zur Schätzung berechtigt.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: August 2026.
