E-Rechnung Kleinunternehmer 2026: Pflichten & Umsetzung
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Ab 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – mit Übergangsfristen bis 2027/2028. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind betroffen, wenn sie Leistungen an andere Unternehmen erbringen. Neben dem Empfangen und Versenden strukturierter E-Rechnungen stellt dabei die gesetzeskonforme Aufbewahrung elektronischer Rechnungen eine zentrale Pflicht dar, die es frühzeitig zu beachten gilt. Hier erfahren Sie, welche Pflichten gelten, welche Formate zulässig sind und wie die praktische Umsetzung gelingt.
Kurzantwort
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen ab 2025 E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Die Versandpflicht greift schrittweise: ab 2027 für Umsätze über 800.000 Euro, ab 2028 für alle. Zulässig sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Die GoBD-konforme Aufbewahrung bleibt zehn Jahre Pflicht.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine E-Rechnung und warum betrifft sie Kleinunternehmer?
- Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
- Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?
- Welche E-Rechnungsformate gelten für Kleinunternehmer?
- Welche Pflichtangaben müssen Kleinunternehmer auf E-Rechnungen machen?
- Welche Software-Lösungen gibt es für Kleinunternehmer?
- Wie müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen aufbewahren?
- Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht?
- Praktische Schritte: So setzen Kleinunternehmer die E-Rechnungspflicht um
Was ist eine E-Rechnung und warum betrifft sie Kleinunternehmer?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht. Anders als eine PDF-Rechnung, die lediglich ein digitalisiertes Abbild einer Papierrechnung darstellt, enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten nach definierten Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD. Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung für B2B-Geschäfte im Inland grundsätzlich verpflichtend – auch für Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG.
Kleinunternehmer sind Unternehmer, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird (§ 19 Abs. 1 UStG). Sie sind von der Umsatzsteuer befreit, müssen aber dennoch Rechnungen ausstellen – und seit 2025 unter bestimmten Voraussetzungen auch E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Wichtig für Kleinunternehmer
Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle B2B-Umsätze im Inland, unabhängig von der Kleinunternehmerregelung. Wer als Kleinunternehmer an andere Unternehmen verkauft, muss sich mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen – sowohl beim Versand als auch beim Empfang von Rechnungen.
Gesetzliche Grundlage: Wachstumschancengesetz
Die E-Rechnungspflicht wurde durch das Wachstumschancengesetz eingeführt und ist in § 14 Abs. 2 Satz 2 und Abs. 3 UStG verankert. Die Regelung gilt für alle inländischen B2B-Umsätze, bei denen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Die Verpflichtung besteht unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025 sind auch Kleinunternehmer verpflichtet, E-Rechnungen von anderen Unternehmern empfangen zu können. Diese Pflicht zum Empfang gilt ausnahmslos für alle Unternehmer – unabhängig von Umsatzgröße, Rechtsform oder der Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Wer als Kleinunternehmer Waren oder Dienstleistungen von anderen Unternehmen bezieht, muss technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen in den zulässigen Formaten (XRechnung, ZUGFeRD) zu empfangen und zu verarbeiten.
Empfangspflicht ab 2025
Die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen besteht ohne Übergangsfristen seit dem 1. Januar 2025. Kleinunternehmer müssen daher unverzüglich eine technische Lösung implementieren, um E-Rechnungen empfangen und speichern zu können. Eine bloße E-Mail-Adresse reicht nicht aus – die Rechnung muss im strukturierten Format verarbeitet werden können.
Was bedeutet ‚Empfangen können‘ konkret?
Die Empfangspflicht bedeutet nicht nur, dass Sie E-Rechnungen technisch entgegennehmen können, sondern auch, dass Sie diese auslesen, prüfen und revisionssicher archivieren. Folgende Schritte sind erforderlich:
- Technische Empfangsmöglichkeit: Sie benötigen eine Software oder einen Dienst, der E-Rechnungen in den zulässigen Formaten (XRechnung, ZUGFeRD 2.0.1 oder höher) empfangen kann.
- Lesbarkeit und Prüfung: Die E-Rechnung muss ausgelesen und inhaltlich geprüft werden können – etwa auf Vollständigkeit, Richtigkeit der Rechnungsangaben und Übereinstimmung mit der erbrachten Leistung.
- Revisionssichere Archivierung: E-Rechnungen müssen gemäß § 147 Abs. 2 AO zehn Jahre lang in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden, sodass sie jederzeit lesbar und unveränderbar bleiben.
- Verarbeitung in der Buchhaltung: Die Daten aus der E-Rechnung sollten idealerweise automatisiert in die Finanzbuchhaltung übernommen werden können.
„Viele Kleinunternehmer unterschätzen die Empfangspflicht. Es genügt nicht, eine E-Rechnung per E-Mail zu erhalten und als PDF abzulegen. Die strukturierten Daten müssen verarbeitet und revisionssicher archiviert werden – sonst drohen Probleme bei einer Betriebsprüfung.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?
Grundsätzlich ja – aber es gelten Übergangsfristen. Kleinunternehmer, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) im Inland ausstellen, unterliegen der E-Rechnungspflicht gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG. Allerdings gibt es gestaffelte Übergangsregelungen, die sich nach dem Vorjahresumsatz richten. Kleinunternehmer profitieren hier von verlängerten Fristen, sofern ihr Umsatz unterhalb der Schwellenwerte liegt.
Übergangsfristen nach Umsatzgröße (Stand 2026)
| Vorjahresumsatz | E-Rechnung Pflicht ab | Zulässige Formate bis dahin |
|---|---|---|
| bis 800.000 Euro | 1. Januar 2028 | Papier, PDF, sonstige elektronische Formate (mit Zustimmung) |
| über 800.000 Euro | 1. Januar 2027 | Papier, PDF, sonstige elektronische Formate (mit Zustimmung) |
| unabhängig vom Umsatz | Empfang ab 1.1.2025 | E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) verpflichtend |
Für Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG, deren Umsatz regelmäßig unter 22.000 Euro (Vorjahr) bzw. 50.000 Euro (laufendes Jahr) liegt, greift die verlängerte Übergangsfrist bis 1. Januar 2028. Bis dahin dürfen sie weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt oder keine Einwände erhebt.
Praxis-Tipp für Kleinunternehmer
Auch wenn Sie von der Übergangsfrist profitieren, ist es sinnvoll, sich bereits jetzt mit E-Rechnungen vertraut zu machen. Viele Geschäftspartner verlangen zunehmend E-Rechnungen, und die technische Umstellung benötigt Zeit. Wer frühzeitig umstellt, vermeidet Stress und profitiert von Automatisierungsvorteilen.
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und für Fahrausweise (§ 34 UStDV) besteht keine E-Rechnungspflicht. Hier dürfen weiterhin vereinfachte Rechnungen in Papierform oder als PDF ausgestellt werden. Diese Ausnahme ist gerade für Kleinunternehmer relevant, die häufig Kleinbeträge abrechnen.
Welche E-Rechnungsformate gelten für Kleinunternehmer?
Für die E-Rechnung im B2B-Verkehr sind in Deutschland zwei Formate zulässig, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen: XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher). Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und ermöglichen eine strukturierte, maschinenlesbare Übermittlung von Rechnungsdaten.
XRechnung
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format ohne visuelle Darstellung. Sie wurde speziell für den elektronischen Datenaustausch entwickelt und wird vor allem im öffentlichen Sektor eingesetzt. Für Kleinunternehmer ist XRechnung relevant, wenn sie an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) liefern – dort ist XRechnung bereits seit 2020 verpflichtend (§ 4 E-Rech-VO). Die Datei ist für Menschen nicht lesbar und muss mit spezieller Software geöffnet werden.
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert ein PDF-Dokument mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Das PDF ermöglicht eine visuelle Darstellung der Rechnung, die auch ohne spezielle Software lesbar ist, während die XML-Daten eine maschinelle Verarbeitung erlauben. Für Kleinunternehmer ist ZUGFeRD oft die praktischere Lösung, da die Rechnung optisch einer klassischen Rechnung entspricht und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung erfüllt.
XRechnung
- Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern
- Maschinenlesbar, nicht menschenlesbar
- Kostenlose Viewer verfügbar
ZUGFeRD
- Visuell lesbar (PDF)
- Strukturierte Daten eingebettet (XML)
- Kompatibel mit vielen Buchhaltungsprogrammen
Beide Formate sind gleichwertig und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Kleinunternehmer sollten prüfen, welches Format ihre Geschäftspartner bevorzugen und welche Software sie selbst nutzen. Viele Buchhaltungsprogramme und Rechnungstools unterstützen mittlerweile beide Formate.
„Für Kleinunternehmer, die hauptsächlich mit anderen KMU oder Privatpersonen arbeiten, empfiehlt sich ZUGFeRD: Es ist benutzerfreundlich, visuell lesbar und wird von den meisten modernen Buchhaltungsprogrammen unterstützt. XRechnung ist vor allem bei öffentlichen Auftraggebern Pflicht.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Welche Pflichtangaben müssen Kleinunternehmer auf E-Rechnungen machen?
Auch in E-Rechnungen müssen Kleinunternehmer sämtliche Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG erfüllen. Hinzu kommt eine besondere Anforderung: Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen auf jeder Rechnung einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung aufnehmen. Diese Hinweispflicht ergibt sich aus § 19 Abs. 1 Satz 3 UStG und gilt unabhängig vom Rechnungsformat.
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
-
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
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Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
-
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
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Ausstellungsdatum der Rechnung
-
Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig und lückenlos)
-
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
-
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (kann mit Ausstellungsdatum identisch sein)
-
Entgelt (Nettobetrag) für die Lieferung oder sonstige Leistung
-
Hinweis auf Steuerbefreiung nach § 19 UStG (bei Kleinunternehmern zwingend erforderlich)
Besonderheit: Hinweis auf Kleinunternehmerregelung
Kleinunternehmer dürfen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen müssen sie einen eindeutigen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung aufnehmen. Dieser Hinweis kann lauten: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Alternativ sind auch Formulierungen wie „Umsatzsteuerbefreit nach § 19 UStG“ zulässig. Dieser Hinweis ist zwingend erforderlich – fehlt er, kann die Rechnung formal mangelhaft sein.
Achtung: Kein Steuerausweis!
Kleinunternehmer dürfen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, auch nicht mit dem Hinweis auf § 19 UStG. Ein unberechtigter Steuerausweis führt zur Steuerschuld nach § 14c UStG – das bedeutet, Sie müssen die ausgewiesene Steuer an das Finanzamt abführen, obwohl Sie sie möglicherweise gar nicht erhalten haben.
Technische Umsetzung in XRechnung und ZUGFeRD
In E-Rechnungen müssen die Pflichtangaben strukturiert in den vorgesehenen Datenfeldern hinterlegt werden. Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung wird in beiden Formaten im Feld für steuerrechtliche Hinweise (z. B. ram:ExemptionReason in ZUGFeRD oder bt-105 in XRechnung) eingetragen. Die meisten modernen Rechnungsprogramme füllen diese Felder automatisch aus, wenn Sie in den Einstellungen angeben, dass Sie Kleinunternehmer sind.
Welche Software-Lösungen gibt es für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer stehen vor der Herausforderung, E-Rechnungen sowohl empfangen als auch – spätestens ab 2028 – versenden zu können. Dafür benötigen sie eine technische Lösung, die sowohl die Erstellung als auch die Verarbeitung von E-Rechnungen in den zulässigen Formaten (XRechnung, ZUGFeRD) ermöglicht. Der Markt bietet mittlerweile eine Vielzahl von Lösungen, die sich in Funktionsumfang, Kosten und Benutzerfreundlichkeit unterscheiden.
Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion
Viele moderne Buchhaltungsprogramme haben E-Rechnungsfunktionen integriert. Diese Lösungen sind besonders praktisch, da sie Rechnungsstellung, Empfang, Buchhaltung und Archivierung in einem System vereinen. Bekannte Anbieter wie DATEV, lexoffice, sevDesk oder Billomat bieten bereits E-Rechnungsfunktionen an. Für Kleinunternehmer sind oft Cloud-basierte Lösungen mit monatlichen Abo-Modellen attraktiv, da sie keine hohen Anfangsinvestitionen erfordern.
Kostenlose Tools und Open-Source-Lösungen
Für Kleinunternehmer mit sehr geringen Rechnungsvolumen gibt es auch kostenlose oder kostengünstige Lösungen. Das Mustang-Projekt bietet beispielsweise Open-Source-Bibliotheken zur Erstellung und Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen. Auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz stellt kostenlose XRechnung-Validatoren bereit. Allerdings erfordern diese Lösungen oft technisches Verständnis und sind weniger komfortabel als kommerzielle Software.
E-Rechnungs-Portale und Marktplätze
Einige Anbieter betreiben spezialisierte E-Rechnungs-Plattformen, über die Unternehmen E-Rechnungen versenden, empfangen und archivieren können. Diese Portale fungieren als Vermittler und stellen sicher, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Für Kleinunternehmer können solche Lösungen sinnvoll sein, wenn sie nur wenige Rechnungen pro Monat ausstellen und keine umfassende Buchhaltungssoftware benötigen.
Buchhaltungssoftware
- DATEV, lexoffice, sevDesk, Billomat
- Monatliche Abo-Modelle
- Automatische Archivierung
- Meist revisionssichere Aufbewahrung
Kostenlose Tools
- Mustang-Projekt (ZUGFeRD)
- XRechnung-Validatoren (BMWi)
- Kostenlos, aber weniger komfortabel
- Erfordert technisches Verständnis
E-Rechnungs-Portale
- Vermittlung und Validierung
- Pay-per-Use-Modelle
- Geeignet für geringes Volumen
- Oft mit Archivierungsfunktion
Welche Lösung für Sie die richtige ist, hängt von Ihrem Rechnungsvolumen, Ihrem technischen Verständnis und Ihrem Budget ab. Kleinunternehmer, die nur wenige Rechnungen im Jahr ausstellen, können mit kostenlosen Tools oder einfachen Cloud-Lösungen starten. Wer regelmäßig fakturiert und seine Buchhaltung professionell organisieren möchte, sollte in eine integrierte Buchhaltungssoftware investieren.
„Viele Kleinunternehmer unterschätzen den Aufwand für die Umstellung auf E-Rechnungen. Wir empfehlen, frühzeitig eine Software zu wählen, die sowohl E-Rechnungen erstellen als auch empfangen kann – und die revisionssichere Archivierung gleich mit abdeckt. Das spart später viel Zeit und Ärger.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Wie müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen aufbewahren?
E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen. Gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 AO (Abgabenordnung) sowie § 14b UStG müssen Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für eine am 15. März 2026 ausgestellte Rechnung endet die Frist also am 31. Dezember 2036.
Revisionssichere Archivierung: Was bedeutet das?
E-Rechnungen müssen nicht nur zehn Jahre lang aufbewahrt werden, sondern auch revisionssicher. Das bedeutet, dass die Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, lesbar und unverändert sein müssen. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) konkretisieren diese Anforderungen. Folgende Punkte sind zu beachten:
- Unveränderbarkeit: E-Rechnungen dürfen nach ihrer Erstellung und Archivierung nicht mehr verändert werden können. Änderungen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein.
- Vollständigkeit: Alle E-Rechnungen müssen vollständig und lückenlos archiviert werden. Ein Verlust oder eine Lücke kann zu Problemen bei einer Betriebsprüfung führen.
- Jederzeit lesbar: Die archivierten E-Rechnungen müssen jederzeit lesbar und auswertbar sein. Das bedeutet, dass Sie auch in zehn Jahren noch über die notwendige Software verfügen müssen, um XRechnung oder ZUGFeRD zu öffnen.
- Ordnungsmäßigkeit: Die Archivierung muss nachvollziehbar und geordnet erfolgen. Rechnungen sollten systematisch abgelegt und bei Bedarf schnell auffindbar sein.
- Sicherung gegen Verlust: Elektronische Daten müssen gegen Verlust gesichert werden, etwa durch regelmäßige Backups auf externen Datenträgern oder in der Cloud.
In welchem Format müssen E-Rechnungen archiviert werden?
E-Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen oder versendet wurden. Wenn Sie eine XRechnung empfangen, dürfen Sie diese nicht einfach ausdrucken oder in ein PDF umwandeln und nur dieses aufbewahren – Sie müssen die ursprüngliche XML-Datei archivieren. Gleiches gilt für ZUGFeRD: Hier muss die hybride PDF/XML-Datei vollständig gespeichert werden, nicht nur das PDF. Eine Konvertierung in ein anderes Format ist nur zulässig, wenn das Originalformat zusätzlich aufbewahrt wird.
Häufiger Fehler: PDF statt Originalformat
Viele Kleinunternehmer drucken E-Rechnungen aus oder speichern sie als einfaches PDF. Das reicht nicht! Sie müssen die strukturierte XML-Datei (XRechnung) bzw. die ZUGFeRD-Datei mit eingebetteten XML-Daten archivieren. Nur so erfüllen Sie die Anforderungen der GoBD und vermeiden Probleme bei einer Betriebsprüfung.
Technische Lösungen für die Archivierung
Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme bieten eine GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen. Die Rechnungen werden automatisch beim Empfang oder Versand in der Software gespeichert und sind dort revisionssicher abgelegt. Achten Sie bei der Wahl Ihrer Software darauf, dass diese eine zertifizierte GoBD-konforme Archivierung bietet. Alternativ können Sie auch spezialisierte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) nutzen, die E-Rechnungen automatisch archivieren und verwalten.
Praxis-Tipp: Backup nicht vergessen
Auch wenn Ihre Buchhaltungssoftware eine GoBD-konforme Archivierung bietet, sollten Sie regelmäßige Backups Ihrer Daten erstellen. Speichern Sie diese auf externen Datenträgern oder in der Cloud, um gegen Datenverlust durch technische Defekte, Cyberangriffe oder Naturkatastrophen abgesichert zu sein.
Kleinunternehmer, die ihre Buchhaltung selbst führen, sollten sich frühzeitig mit den Anforderungen der GoBD vertraut machen und eine geeignete Software wählen. Wer unsicher ist, kann die Archivierung und Buchhaltung auch an einen Steuerberater auslagern. Plattformen wie OnlineBilanz bieten digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen an, sodass auch Kleinunternehmer Zugang zu professioneller Beratung und revisionssicherer Archivierung erhalten.
Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht?
Verstöße gegen die E-Rechnungspflicht können für Kleinunternehmer ernsthafte Konsequenzen haben. Zwar gibt es bislang keine spezifischen Bußgelder allein für das Nichtausstellen von E-Rechnungen, doch können sich aus formalen Mängeln, fehlerhaften Rechnungen oder unzureichender Archivierung steuerliche und rechtliche Risiken ergeben. Die folgenden Sanktionsmöglichkeiten sind relevant:
Versagung des Vorsteuerabzugs beim Rechnungsempfänger
Wenn Sie als Kleinunternehmer eine formal fehlerhafte Rechnung ausstellen – etwa ohne die erforderlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG oder ohne den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung – kann dem Empfänger der Rechnung der Vorsteuerabzug versagt werden. Dies kann zu Streitigkeiten mit Geschäftspartnern führen und Ihre Geschäftsbeziehungen belasten. Auch wenn Sie selbst als Kleinunternehmer keine Vorsteuer ziehen können, sind Ihre Geschäftspartner betroffen.
Steuerschuld bei unberechtigtem Steuerausweis (§ 14c UStG)
Kleinunternehmer dürfen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Tun Sie dies dennoch – sei es aus Versehen oder in Unkenntnis der Rechtslage – entsteht eine Steuerschuld nach § 14c Abs. 1 UStG. Das bedeutet, Sie müssen die fälschlicherweise ausgewiesene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, auch wenn Sie diese von Ihrem Kunden nicht separat erhalten haben. Dies kann zu erheblichen finanziellen Belastungen führen.
Risiko: Unbeabsichtigter Steuerausweis
Viele Kleinunternehmer verwenden Rechnungsvorlagen oder Software, die standardmäßig Umsatzsteuer ausweisen. Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihre Rechnungen keinen Steuerausweis enthalten und stattdessen den Hinweis auf § 19 UStG tragen. Ein Fehler kann teuer werden!
Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten
Wer E-Rechnungen nicht ordnungsgemäß oder nicht revisionssicher archiviert, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO. Bei einer Betriebsprüfung kann dies zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt führen – und zwar zu Ihrem Nachteil. Wenn die Finanzverwaltung Ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstuft, kann sie Ihre Einkünfte höher ansetzen, als sie tatsächlich waren. Zudem drohen Zuschläge und Verzugszinsen.
Bußgelder nach § 379 AO
Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen gegen steuerliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten können Bußgelder nach § 379 Abs. 1 AO verhängt werden. Diese können bis zu 5.000 Euro betragen. Zwar wird dies bei Kleinunternehmern mit geringen Umsätzen seltener vorkommen, doch ist das Risiko nicht auszuschließen, insbesondere wenn grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz vorliegt.
Zivilrechtliche Folgen: Mängelansprüche und Verzug
Neben den steuerlichen Sanktionen können auch zivilrechtliche Konsequenzen drohen. Wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung ausstellen, kann Ihr Kunde die Zahlung verweigern, bis die Rechnung ordnungsgemäß korrigiert wurde. Dies kann zu Liquiditätsengpässen und Verzögerungen im Zahlungsverkehr führen. Auch Verzugszinsen oder Mahnkosten können anfallen.
„Die meisten Kleinunternehmer unterschätzen die Risiken fehlerhafter oder nicht ordnungsgemäß archivierter Rechnungen. Besonders der unberechtigte Steuerausweis nach § 14c UStG ist eine Falle, die teuer werden kann. Wir empfehlen, Rechnungsvorlagen und Software sorgfältig zu prüfen und im Zweifel fachlichen Rat einzuholen.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Um Sanktionen zu vermeiden, sollten Kleinunternehmer von Anfang an auf eine korrekte, vollständige und GoBD-konforme Rechnungsstellung und Archivierung achten. Wer unsicher ist, sollte frühzeitig einen Steuerberater konsultieren – etwa über digitale Plattformen wie OnlineBilanz, die Steuerberater-Leistungen zu transparenten Festpreisen anbieten.
Praktische Schritte: So setzen Kleinunternehmer die E-Rechnungspflicht um
Die Umstellung auf E-Rechnungen muss nicht kompliziert sein. Mit einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung können auch Kleinunternehmer ohne tiefes technisches Wissen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Nachfolgend finden Sie eine praktische Checkliste für die Umsetzung.
Schritt 1: Empfangsmöglichkeit für E-Rechnungen einrichten (Pflicht ab 1.1.2025)
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Prüfen Sie, ob Ihre bisherige Buchhaltungssoftware E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann. Falls nicht, benötigen Sie eine neue Software oder einen E-Rechnungs-Service. Achten Sie darauf, dass die Lösung auch eine GoBD-konforme Archivierung bietet.
Schritt 2: Versandlösung für E-Rechnungen vorbereiten (Pflicht ab 2028 für Umsätze bis 800.000 Euro)
Auch wenn die Versandpflicht für Kleinunternehmer erst ab 1. Januar 2028 greift, lohnt es sich, frühzeitig eine Lösung zu implementieren. Viele Geschäftspartner verlangen bereits heute E-Rechnungen. Wählen Sie eine Software, die sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD erstellen kann, und passen Sie Ihre Rechnungsvorlagen an.
Schritt 3: Rechnungsvorlagen anpassen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsvorlagen alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten – insbesondere den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Entfernen Sie jeglichen Steuerausweis, um die Steuerschuld nach § 14c UStG zu vermeiden. Prüfen Sie, ob Ihre Software automatisch den richtigen Hinweis einfügt, wenn Sie als Kleinunternehmer gekennzeichnet sind.
Schritt 4: GoBD-konforme Archivierung sicherstellen
Richten Sie ein System zur revisionssicheren Archivierung ein. Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme bieten dies automatisch an. Erstellen Sie zusätzlich regelmäßige Backups Ihrer Daten, um gegen Verlust abgesichert zu sein. Speichern Sie Backups auf externen Datenträgern oder in der Cloud.
Schritt 5: Prozesse dokumentieren und testen
Dokumentieren Sie Ihre Prozesse für Empfang, Versand und Archivierung von E-Rechnungen. Dies ist nicht nur im Sinne der GoBD sinnvoll, sondern hilft auch bei einer späteren Betriebsprüfung. Testen Sie Ihre Lösung mit einigen Probe-Rechnungen, bevor Sie diese im Echtbetrieb einsetzen.
-
E-Rechnungsempfang einrichten (Software mit XRechnung/ZUGFeRD-Support)
-
E-Rechnungsversand vorbereiten (auch wenn erst ab 2028 Pflicht)
-
Rechnungsvorlagen anpassen (Pflichtangaben, Hinweis § 19 UStG, kein Steuerausweis)
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GoBD-konforme Archivierung einrichten (Software oder DMS)
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Regelmäßige Backups einrichten (extern oder Cloud)
-
Prozesse dokumentieren und testen
-
Geschäftspartner über E-Rechnungsfähigkeit informieren
-
Bei Bedarf Steuerberater konsultieren (z. B. über OnlineBilanz.de)
Schritt 6: Geschäftspartner informieren
Informieren Sie Ihre Geschäftspartner, dass Sie ab sofort E-Rechnungen empfangen können. Wenn Sie bereits E-Rechnungen versenden möchten, teilen Sie dies ebenfalls mit und klären Sie, welches Format bevorzugt wird. Eine offene Kommunikation erleichtert die Umstellung und vermeidet Missverständnisse.
Schritt 7: Bei Bedarf professionelle Unterstützung holen
Wenn Sie unsicher sind, wie Sie die E-Rechnungspflicht umsetzen sollen, oder wenn Sie Ihre Buchhaltung generell professionalisieren möchten, kann die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater sinnvoll sein. Plattformen wie OnlineBilanz ermöglichen es Kleinunternehmern, digitale Steuerberater-Leistungen zu transparenten Festpreisen in Anspruch zu nehmen – ohne lange Wartezeiten und mit persönlicher Betreuung durch Büroleiter wie Servet Gündogan in Stuttgart.
„Viele Kleinunternehmer scheuen die Umstellung auf E-Rechnungen, weil sie den Aufwand überschätzen. In der Praxis ist die Einrichtung mit der richtigen Software in wenigen Stunden erledigt. Wer frühzeitig startet, vermeidet Stress und kann von Automatisierungsvorteilen profitieren.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Häufig gestellte Fragen
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis?
Ja. Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich nach § 14 Abs. 2 UStG gilt unabhängig davon, ob Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind. Entscheidend ist, dass Sie Leistungen an ein anderes Unternehmen (B2B) erbringen. Bei Leistungen an Privatpersonen (B2C) besteht keine E-Rechnungspflicht.
Kann ich als Kleinunternehmer weiterhin PDF-Rechnungen versenden?
Bis Ende 2026 ja, danach nur noch eingeschränkt. Bis 31.12.2026 gelten Übergangsfristen für alle Unternehmen. Ab 2027 dürfen Sie PDF-Rechnungen nur noch versenden, wenn Ihr Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro lag und der Empfänger zustimmt. Ab 2028 ist im B2B-Bereich nur noch die strukturierte E-Rechnung zulässig, außer bei ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers zu anderen Formaten.
Was passiert, wenn mein Kunde keine E-Rechnung empfangen kann?
In den Übergangsfristen 2025–2026 können Sie noch klassische Rechnungsformate nutzen. Ab 2027/2028 ist jeder B2B-Empfänger verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Kann Ihr Kunde technisch keine E-Rechnung verarbeiten, muss er dennoch den Empfang ermöglichen (z. B. per E-Mail). Rechtlich liegt die Empfangspflicht beim Leistungsempfänger nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG.
Muss ich als Kleinunternehmer eine teure Software anschaffen?
Nein, nicht zwingend. Es gibt kostenlose und kostengünstige Lösungen: Das Portal eRechnung.de der Bundesdruckerei bietet kostenlose XRechnung-Erstellung. Viele Buchhaltungsprogramme (z. B. lexoffice, sevDesk) integrieren E-Rechnungsfunktionen bereits in Basis-Tarifen. Steuerberater können die E-Rechnungserstellung im Rahmen der laufenden Buchhaltung übernehmen. Eine individuelle Kosten-Nutzen-Abwägung ist sinnvoll.
Wie weise ich als Kleinunternehmer die Steuerbefreiung auf einer E-Rechnung aus?
Sie müssen auf der E-Rechnung den Hinweis nach § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG aufnehmen, z. B. ‚Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG‘. In strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD wird dieser Hinweis im Freitextfeld oder im Feld ‚Begründung der Steuerbefreiung‘ eingetragen. Eine separate Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist nicht erforderlich.
Kann ich als Kleinunternehmer die E-Rechnung auch handschriftlich ergänzen?
Nein, nicht bei strukturierten E-Rechnungen. Eine E-Rechnung nach EN 16931 muss maschinenlesbar und unveränderbar archiviert werden. Handschriftliche Ergänzungen würden die Integrität verletzen und sind nicht GoBD-konform. Korrekturen oder Ergänzungen müssen digital erfolgen – entweder durch Änderung vor Versand oder durch Erstellung einer Stornorechnung bzw. Korrekturrechnung gemäß § 14 Abs. 4 UStG.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen, § 19 UStG – Kleinunternehmer-Regelung, § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung, Bundesministerium der Finanzen – E-Rechnung. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.


