E-Rechnung Archivierung 2026: Pflichten & Fristen
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – damit verschärfen sich auch die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung. Dieser Artikel erklärt, welche gesetzlichen Vorgaben Sie bei der E-Rechnung Archivierung beachten müssen, wie lange Aufbewahrungsfristen gelten und welche technischen Systeme die GoBD-Konformität sicherstellen.
Kurzantwort
E-Rechnungen müssen nach § 14b UStG und den GoBD für 10 Jahre revisionssicher archiviert werden. Die Archivierung muss unveränderbar, vollständig, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar erfolgen. Ab 2025 verschärft die E-Rechnungspflicht im B2B-Verkehr die Anforderungen an Archivierungssysteme und Verfahrensdokumentation erheblich.
Inhaltsverzeichnis
- Warum ist die Archivierung von E-Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben?
- Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
- Welche technischen Anforderungen gelten für die E-Rechnungsarchivierung?
- Welche Archivierungssysteme eignen sich für E-Rechnungen?
- In welchem Format müssen E-Rechnungen archiviert werden?
- Welche Auswirkungen hat die E-Rechnungspflicht ab 2025 auf die Archivierung?
- Warum ist eine Verfahrensdokumentation für die E-Rechnungsarchivierung Pflicht?
- Wie prüft die Finanzverwaltung die E-Rechnungsarchivierung?
- Welche Besonderheiten gelten für GmbHs bei der E-Rechnungsarchivierung?
Warum ist die Archivierung von E-Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben?
Die Archivierung von E-Rechnungen ist keine freiwillige Maßnahme, sondern eine gesetzliche Pflicht für alle buchführungspflichtigen Unternehmen. Die rechtliche Grundlage bilden die §§ 147, 257 der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuchs (HGB). Diese Vorschriften verpflichten Unternehmen, alle steuerlich relevanten Unterlagen – einschließlich eingehender und ausgehender Rechnungen – über einen definierten Zeitraum aufzubewahren.
Bei E-Rechnungen gelten besondere Anforderungen: Die Archivierung muss in dem Format erfolgen, in dem die Rechnung empfangen oder versendet wurde. Das bedeutet, dass eine strukturierte E-Rechnung im XML-Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) nicht einfach als PDF ausgedruckt werden darf. Die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Lesbarkeit müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
Rechtliche Grundlagen für die E-Rechnungsarchivierung
§ 147 AO und § 257 HGB regeln die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen. § 14b UStG enthält spezifische Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) des BMF konkretisieren die technischen und organisatorischen Anforderungen.
Was passiert bei Verstößen?
Verstöße gegen die Archivierungspflicht können schwerwiegende Folgen haben: Bei Betriebsprüfungen drohen Hinzuschätzungen, wenn Belege nicht vorgelegt werden können. Die Finanzverwaltung kann den Vorsteuerabzug versagen und Bußgelder bis zu 25.000 Euro verhängen. Zudem kann die Nichtarchivierung als Ordnungswidrigkeit nach § 283b StGB gewertet werden.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen beträgt zehn Jahre. Diese Frist gilt gleichermaßen für eingehende und ausgehende Rechnungen und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Eine E-Rechnung vom 15. März 2025 muss somit bis zum 31. Dezember 2035 archiviert werden.
| Dokumenttyp | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| E-Rechnungen (ein- und ausgehend) | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
| Buchungsbelege, Handelsbücher | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB |
| Sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
Fristberechnung: Vorsicht bei Jahreswechsel
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Tag des Rechnungsdatums, sondern erst mit Ablauf des Kalenderjahres. Eine vorzeitige Löschung oder Vernichtung – selbst nur wenige Monate zu früh – stellt einen Verstoß gegen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dar und kann bei Betriebsprüfungen zu erheblichen Nachforderungen führen.
Für GmbHs und andere Kapitalgesellschaften ist zusätzlich zu beachten, dass bestimmte Unterlagen im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss nach § 257 Abs. 4 HGB ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft insbesondere Rechnungen, die in die Bilanz eingegangen sind und deren Nachvollziehbarkeit für die Prüfung des Jahresabschlusses erforderlich ist.
Welche technischen Anforderungen gelten für die E-Rechnungsarchivierung?
Die Archivierung von E-Rechnungen unterliegt strengen technischen Anforderungen, die in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) des Bundesministeriums der Finanzen konkretisiert sind. Diese Grundsätze gelten für alle elektronischen Dokumente mit steuerlicher Relevanz und müssen zwingend eingehalten werden.
Die vier Kernprinzipien der GoBD-konformen Archivierung
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Unveränderbarkeit: E-Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder zumindest protokolliert werden. Ein einfaches Ablegen in einem beschreibbaren Dateiordner reicht nicht aus.
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Vollständigkeit: Alle E-Rechnungen müssen lückenlos archiviert werden. Das Archivierungssystem muss sicherstellen, dass keine Dokumente verloren gehen oder überschrieben werden können.
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Maschinelle Auswertbarkeit: Die Finanzverwaltung muss bei Prüfungen in der Lage sein, die archivierten E-Rechnungen maschinell zu lesen und auszuwerten. XML-Rechnungen müssen daher im Originalformat vorgehalten werden.
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Nachvollziehbarkeit und Belegfunktion: Es muss jederzeit nachvollziehbar sein, wann eine Rechnung empfangen oder versendet wurde und wie sie weiterverarbeitet wurde. Eine lückenlose Verfahrensdokumentation ist Pflicht.
Besonders wichtig: E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD müssen im Originalformat archiviert werden. Eine Konvertierung in PDF oder ein Ausdruck auf Papier genügt nicht, da die maschinenlesbare Struktur verloren geht. Viele Unternehmen archivieren daher sowohl die XML-Datei als auch eine menschenlesbare PDF-Darstellung parallel.
„In der Praxis beobachten wir häufig, dass Unternehmen E-Rechnungen im falschen Format archivieren oder keine Verfahrensdokumentation führen. Bei Betriebsprüfungen führt das regelmäßig zu Problemen. Ein GoBD-konformes Archivierungssystem ist keine Option, sondern Pflicht – und sollte von Anfang an richtig aufgesetzt werden.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Welche Archivierungssysteme eignen sich für E-Rechnungen?
Für die GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen stehen verschiedene technische Lösungen zur Verfügung. Die Auswahl des richtigen Systems hängt von der Unternehmensgröße, dem Rechnungsvolumen und der bestehenden IT-Infrastruktur ab. Grundsätzlich muss jedes System die Anforderungen an Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und maschinelle Auswertbarkeit erfüllen.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Professionelle DMS-Lösungen sind speziell für die revisionssichere Archivierung konzipiert. Sie bieten Funktionen wie Versionierung, Zugriffsprotokollierung und automatische Indexierung. Moderne Systeme können E-Rechnungen automatisch aus E-Mail-Postfächern oder über Schnittstellen aus ERP-Systemen importieren und verarbeiten. Führende Anbieter wie DocuWare, d.velop oder ELO bieten GoBD-zertifizierte Lösungen an.
Cloud-basierte Archivierungslösungen
Cloud-Archivierungslösungen haben den Vorteil, dass sie ohne eigene Server-Infrastruktur auskommen und automatische Backups sowie hohe Verfügbarkeit bieten. Anbieter wie DATEV Unternehmen online, Lexware oder sevDesk integrieren die Archivierung direkt in ihre Buchhaltungssoftware. Wichtig ist, dass der Anbieter Rechenzentren in Deutschland oder der EU betreibt und eine Zertifizierung nach GoBD oder vergleichbaren Standards vorweisen kann.
Kleine GmbHs (< 50 Rechnungen/Monat)
- Geringe Investitionskosten
- Einfache Bedienung
- Automatische Updates
- DATEV-Schnittstelle für Steuerberater
Mittlere GmbHs (50–500 Rechnungen/Monat)
- Workflow-Automatisierung
- Freigabeprozesse
- OCR-Texterkennung
- Revisionssichere Archivierung
Große GmbHs (> 500 Rechnungen/Monat)
- Vollautomatische Verarbeitung
- Mandantenfähigkeit
- KI-gestützte Extraktion
- Prüfungssichere Protokollierung
Steuerberater-Zugriff einplanen
Bei der Auswahl des Archivierungssystems sollten Sie darauf achten, dass Ihr Steuerberater lesenden Zugriff auf die archivierten E-Rechnungen erhält. Moderne Plattformen wie OnlineBilanz arbeiten mit standardisierten Schnittstellen (z. B. DATEV-Unternehmen-online-Anbindung), die einen sicheren und revisionssicheren Datenaustausch zwischen Mandant und Steuerberater ermöglichen.
In welchem Format müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Die Formatfrage ist eine der häufigsten Unsicherheiten bei der E-Rechnungsarchivierung. Die klare Antwort: E-Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen oder versendet wurden. Diese Vorgabe ergibt sich aus § 14b UStG in Verbindung mit den GoBD und ist nicht verhandelbar.
Konkret bedeutet das: Eine als XRechnung (XML-Format) empfangene Rechnung muss als XML-Datei archiviert werden. Eine ZUGFeRD-Rechnung (hybrides PDF mit eingebettetem XML) muss als vollständige ZUGFeRD-Datei archiviert werden, nicht nur als einfaches PDF. Eine als einfaches PDF-Dokument per E-Mail empfangene Rechnung kann als PDF archiviert werden – wobei hier zusätzlich die E-Mail selbst mit Metadaten (Absender, Zeitstempel) archiviert werden sollte.
| E-Rechnungsformat | Archivierungspflicht | Hinweise |
|---|---|---|
| XRechnung (XML) | Als XML-Datei | Maschinell auswertbar, keine Konvertierung in PDF erlaubt |
| ZUGFeRD | Als vollständiges PDF/A-3 mit eingebettetem XML | Hybrid-Format, beide Komponenten müssen erhalten bleiben |
| EDI (EDIFACT, ANSI X12) | Im Original-EDI-Format | Zusätzlich menschenlesbare Darstellung empfohlen |
| PDF-Rechnung (unstrukturiert) | Als PDF mit E-Mail-Header und Anhängen | Zeitstempel der E-Mail ist Teil des Belegwerts |
| Papierrechnung (gescannt) | Als PDF oder TIF mit Scanprotokoll | Ersetzende Scannung nach GoBD-Richtlinien |
Vorsicht bei Formatkonvertierung
Eine strukturierte E-Rechnung (XML) darf nicht in ein unstrukturiertes Format (z. B. einfaches PDF) konvertiert und dann das Original gelöscht werden. Das wäre ein Verstoß gegen die GoBD und kann zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. Die maschinelle Auswertbarkeit muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.
Empfehlung: Parallele Archivierung für die Praxis
Viele Unternehmen archivieren E-Rechnungen in der Praxis doppelt: Das maschinell auswertbare Originalformat (XML) für die rechtliche Anforderung und eine menschenlesbare PDF-Darstellung für die tägliche Arbeit. Diese Vorgehensweise ist zulässig, solange das Originalformat aufbewahrt und bei Bedarf vorgelegt werden kann. Moderne Archivierungssysteme erzeugen die PDF-Ansicht automatisch aus dem XML und verknüpfen beide Dateien miteinander.
Welche Auswirkungen hat die E-Rechnungspflicht ab 2025 auf die Archivierung?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Diese Verpflichtung basiert auf dem Wachstumschancengesetz und setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung um. Alle Unternehmen müssen grundsätzlich in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
01.01.2025
Pflicht zum Empfang strukturierter E-Rechnungen
01.01.2027
Pflicht zum Versand für Unternehmen > 800.000 € Umsatz
01.01.2028
Vollständige E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen
Die gestaffelte Einführung bedeutet: Während die Empfangspflicht bereits seit 2025 besteht, gibt es für den Versand von E-Rechnungen Übergangsfristen. Kleinere Unternehmen haben bis 2028 Zeit, ihre Rechnungsstellung auf strukturierte E-Rechnungen umzustellen. Aber Achtung: Auch während der Übergangsphase gilt die volle Archivierungspflicht für alle empfangenen E-Rechnungen.
Konsequenzen für die Archivierungssysteme
Die E-Rechnungspflicht führt zu einem drastischen Anstieg strukturierter Rechnungen im XML-Format. Unternehmen, die bisher hauptsächlich PDF-Rechnungen verarbeitet haben, müssen ihre Archivierungssysteme dringend anpassen. Das bedeutet konkret:
- Das Archivierungssystem muss XRechnung und ZUGFeRD nativ verarbeiten können
- Eine automatische Extraktion von Rechnungsdaten aus dem XML muss möglich sein (für die Buchführung)
- Die Verfahrensdokumentation muss den gesamten Prozess von Empfang über Verarbeitung bis Archivierung beschreiben
- Lesende und schreibende Zugriffe müssen protokolliert werden (Audit-Trail)
- Eine Schnittstelle zur Finanzverwaltung für maschinelle Prüfungen sollte eingeplant werden
„Die E-Rechnungspflicht ist für viele Mandanten noch immer ein unterschätztes Thema. Wer jetzt noch mit Excel-Listen und manueller PDF-Ablage arbeitet, wird ab 2027 spätestens massive Probleme bekommen. Die Archivierung muss zwingend systemgestützt erfolgen – und zwar GoBD-konform von Anfang an.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Wer sich frühzeitig mit der Umstellung beschäftigt und ein zukunftssicheres Archivierungssystem implementiert, vermeidet nicht nur rechtliche Risiken, sondern profitiert auch von deutlichen Effizienzgewinnen in der Buchhaltung. Steuerberater wie die Experten von OnlineBilanz unterstützen bei der Auswahl passender Systeme und der Integration in die laufende Finanzbuchhaltung.
Warum ist eine Verfahrensdokumentation für die E-Rechnungsarchivierung Pflicht?
Die Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Bestandteil der GoBD-konformen Archivierung und wird bei Betriebsprüfungen regelmäßig als erstes angefordert. Sie beschreibt, wie E-Rechnungen im Unternehmen empfangen, verarbeitet, gebucht und archiviert werden. Ohne eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation gelten elektronische Buchführungssysteme als nicht ordnungsgemäß – mit allen steuerlichen Konsequenzen.
Was muss die Verfahrensdokumentation enthalten?
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Organisatorische Beschreibung: Wer ist für Empfang, Prüfung, Freigabe und Archivierung von E-Rechnungen verantwortlich? Welche Vertretungsregeln gelten?
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Technische Prozesse: Wie werden E-Rechnungen empfangen (E-Mail, Peppol, EDI, Portal)? Welche Software wird verwendet? Wie erfolgt die Extraktion der Daten?
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Kontrollmechanismen: Welche Prüfungen werden durchgeführt (formale Prüfung, sachliche Prüfung, Plausibilität)? Wie werden Fehler behandelt?
-
Archivierungsverfahren: In welchem System werden E-Rechnungen archiviert? Wie wird die Unveränderbarkeit sichergestellt? Wie erfolgen Backup und Restore?
-
Zugriffs- und Berechtigungskonzept: Wer darf auf archivierte E-Rechnungen zugreifen? Wie werden Zugriffe protokolliert?
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Aufbewahrungsfristen: Wie wird sichergestellt, dass E-Rechnungen nicht vor Ablauf der 10-Jahres-Frist gelöscht werden?
Die Verfahrensdokumentation muss aktuell, vollständig und nachvollziehbar sein. Das bedeutet: Bei jeder wesentlichen Änderung des Systems oder der Prozesse muss die Dokumentation angepasst werden. Ein einmal erstelltes Dokument, das fünf Jahre nicht aktualisiert wurde, ist wertlos.
Praxis-Tipp: Steuerberater in Dokumentation einbeziehen
Die Verfahrensdokumentation sollte nicht isoliert vom Geschäftsführer oder der Buchhaltung erstellt werden. Steuerberater kennen die Anforderungen der Finanzverwaltung aus Betriebsprüfungen und können wertvolle Hinweise geben, welche Aspekte besonders wichtig sind. Bei OnlineBilanz unterstützen unsere Steuerberater Mandanten aktiv bei der Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation.
Praktische Umsetzung: Vorlagen und Tools
Das Bundesministerium der Finanzen stellt auf seiner Website Muster-Verfahrensdokumentationen zur Verfügung. Auch Branchenverbände wie DATEV, Bitkom oder der Bundesverband der Bilanzbuchhalter bieten Vorlagen an. Diese Muster müssen allerdings auf die individuellen Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden – eine 1:1-Übernahme ohne Anpassung ist nicht zulässig und wird von Prüfern sofort erkannt.
Wie prüft die Finanzverwaltung die E-Rechnungsarchivierung?
Bei Betriebsprüfungen wird die ordnungsgemäße Archivierung von E-Rechnungen systematisch überprüft. Die Finanzverwaltung hat gemäß § 147 Abs. 6 AO das Recht auf Datenzugriff – und zwar in drei verschiedenen Formen: unmittelbarer Zugriff (Z1), mittelbarer Zugriff (Z2) oder Datenträgerüberlassung (Z3). Für E-Rechnungen wird in der Praxis häufig der unmittelbare Zugriff (Z1) gewählt.
Typischer Ablauf einer Prüfung der E-Rechnungsarchivierung
- Anforderung der Verfahrensdokumentation: Der Prüfer fordert als erstes die vollständige Verfahrensdokumentation an und gleicht diese mit den tatsächlichen Prozessen ab.
- Systemprüfung: Das Archivierungssystem wird auf GoBD-Konformität geprüft. Der Prüfer lässt sich die technischen Sicherheitsmechanismen (Unveränderbarkeit, Protokollierung) nachweisen.
- Stichproben: Es werden einzelne E-Rechnungen ausgewählt und der gesamte Prozess von Empfang über Verbuchung bis Archivierung nachvollzogen.
- Vollständigkeitsprüfung: Durch Abgleich von Buchhaltungsdaten mit archivierten Belegen wird geprüft, ob alle Rechnungen vollständig archiviert wurden.
- Formatprüfung: Besonders bei strukturierten E-Rechnungen wird geprüft, ob diese im maschinenlesbaren Originalformat vorliegen oder unzulässig konvertiert wurden.
- Maschinelle Auswertung: Bei größeren Datenmengen führt die Finanzverwaltung maschinelle Analysen durch (z. B. Dublettenprüfung, Plausibilitätschecks, Zeitreihenanalysen).
Häufige Beanstandungen bei Betriebsprüfungen
Die typischen Mängel sind: fehlende oder veraltete Verfahrensdokumentation, E-Rechnungen im falschen Format archiviert (XML als PDF), nachträgliche Änderungen ohne Protokollierung, unvollständige Archivierung (Lücken in der Belegnummernkreisen), fehlende Zugriffskontrollen, zu frühe Löschung von E-Rechnungen.
Die Finanzverwaltung setzt zunehmend auf digitale Betriebsprüfungen mit automatisierter Datenanalyse. Tools wie IDEA oder ACL ermöglichen es Prüfern, große Datenmengen in kurzer Zeit auszuwerten. Unternehmen, die ihre E-Rechnungen nicht GoBD-konform archivieren, fallen dabei sofort auf – etwa durch Inkonsistenzen, Lücken in der Nummerierung oder fehlende Zeitstempel.
„Unsere Steuerberater begleiten regelmäßig Mandanten bei Betriebsprüfungen. Eine ordnungsgemäße E-Rechnungsarchivierung ist dabei der beste Schutz: Wer seine Verfahrensdokumentation aktuell hält, die Belege vollständig und im richtigen Format archiviert und ein GoBD-zertifiziertes System nutzt, hat bei Prüfungen in der Regel keine Probleme.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Welche Besonderheiten gelten für GmbHs bei der E-Rechnungsarchivierung?
Für GmbHs gelten neben den allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungspflichten zusätzliche handelsrechtliche Vorgaben. Als Kapitalgesellschaft unterliegt die GmbH den Vorschriften des HGB zur Buchführungspflicht (§ 238 HGB) und zur Aufbewahrung (§ 257 HGB). Dies hat konkrete Auswirkungen auf die Archivierung von E-Rechnungen.
Zusammenhang mit der Jahresabschlusserstellung
E-Rechnungen sind Grundlage für die Verbuchung von Geschäftsvorfällen und damit unmittelbar mit dem Jahresabschluss verknüpft. Die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Jahresabschlusses setzt voraus, dass alle zugrunde liegenden Belege – einschließlich E-Rechnungen – vollständig und unveränderbar archiviert sind. Dies ist insbesondere relevant für:
- Die Prüfung durch den Steuerberater bei der Jahresabschlusserstellung
- Die Pflichtprüfung bei mittelgroßen und großen GmbHs nach § 316 HGB
- Die Offenlegung des Jahresabschlusses beim Unternehmensregister nach § 325 HGB
- Die Einhaltung der Feststellungsfrist nach § 42a GmbHG (8 Monate für mittelgroße/große GmbHs, 11 Monate für kleine GmbHs)
| GmbH-Größenklasse | Besonderheiten Archivierung | Prüfungspflicht |
|---|---|---|
| Kleine GmbH | Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB, keine erweiterten Anforderungen | Keine Prüfungspflicht (außer freiwillig) |
| Mittelgroße GmbH | Erweiterte Dokumentationspflicht, vollständige Belegkette | Prüfungspflicht nach § 316 HGB, Prüfer benötigt Zugriff |
| Große GmbH | Vollständige Verfahrensdokumentation, internes Kontrollsystem (IKS), Audit-Trail | Prüfungspflicht, erweiterte Berichtspflichten, Prüfungsausschuss |
Für mittelgroße und große GmbHs ist es daher besonders wichtig, dass das Archivierungssystem einen Prüferzugriff ermöglicht. Der Wirtschaftsprüfer muss in der Lage sein, E-Rechnungen stichprobenartig aufzurufen und die Vollständigkeit der Archivierung zu überprüfen. Moderne Archivierungssysteme bieten dafür eigene Prüfer-Accounts mit Lesezugriff.
Geschäftsführerhaftung bei Verstößen
Der GmbH-Geschäftsführer trägt die persönliche Verantwortung für die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten. Ein Verstoß gegen § 257 HGB kann als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden und zu einer persönlichen Haftung nach § 43 Abs. 2 GmbHG führen. In extremen Fällen – etwa bei vorsätzlicher Vernichtung von Belegen – droht sogar eine Strafbarkeit nach § 283b StGB (Verletzung der Buchführungspflicht).
OnlineBilanz: Digitale Zusammenarbeit mit integrierter Archivierung
Wer seinen Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lässt, profitiert von professionellen Archivierungslösungen. Bei OnlineBilanz arbeiten Mandanten und Steuerberater über eine gemeinsame digitale Plattform. E-Rechnungen werden revisionssicher archiviert, sind jederzeit für beide Seiten abrufbar und erfüllen alle GoBD-Anforderungen – transparent und zu Festpreisen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich E-Rechnungen auch ausgedruckt archivieren?
Nein. E-Rechnungen müssen nach § 14 Abs. 1 UStG und den GoBD in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen oder versendet wurden. Ein Ausdruck ersetzt nicht die elektronische Aufbewahrung. Das Original muss digital, unveränderbar und maschinell auswertbar gespeichert werden.
Was passiert, wenn ich E-Rechnungen nicht GoBD-konform archiviere?
Eine nicht ordnungsgemäße Archivierung kann zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen und bei Betriebsprüfungen zu Hinzuschätzungen des Finanzamts. Zudem drohen Bußgelder bis 25.000 Euro nach § 283b StGB bei vorsätzlicher Verletzung der Aufbewahrungspflicht.
Muss ich für eingehende und ausgehende E-Rechnungen unterschiedliche Systeme nutzen?
Nein, nicht zwingend. Wichtig ist, dass das gewählte Archivierungssystem beide Rechnungsrichtungen GoBD-konform abbilden kann. Viele moderne DMS- und ERP-Systeme decken sowohl Ein- als auch Ausgangsrechnungen in einem System ab, solange die Verfahrensdokumentation beide Prozesse beschreibt.
Gilt die 10-Jahres-Frist auch für stornierte oder fehlerhafte E-Rechnungen?
Ja. Auch stornierte, berichtigte oder fehlerhafte E-Rechnungen müssen für 10 Jahre archiviert werden. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Stornierungen und Korrekturen sind ebenfalls vollständig zu dokumentieren.
Kann ich die E-Rechnungsarchivierung an meinen Steuerberater auslagern?
Die Archivierung kann technisch an Dritte (z. B. Steuerberater, Rechenzentren) ausgelagert werden, jedoch bleibt die rechtliche Verantwortung beim Unternehmen. Wichtig ist, dass Sie als Mandant jederzeit Zugriff auf die archivierten Rechnungen haben und bei Betriebsprüfungen vorlegen können. Die Auslagerung muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen, § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen, § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (BMF). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
