Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben, Muster und die häufigsten Fehler beim Betriebsausgabenabzug
Ein fehlendes Wort auf dem Bewirtungsbeleg kann die gesamte Betriebsausgabe vernichten – nicht nur den nicht abzugsfähigen Anteil, sondern auch die abzugsfähigen 70 Prozent. Wer als Geschäftsführer einer GmbH Bewirtungskosten steuerlich geltend machen will, muss die Belegpflichten nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG und die flankierenden BMF-Vorgaben präzise einhalten. Dieser Artikel zeigt, welche Angaben zwingend auf den Beleg gehören, wie ein korrekter Bewirtungsbeleg aussieht und welche Fehler in der Praxis zum vollständigen Abzugsverlust führen.
Kurzantwort
Ein Bewirtungsbeleg muss Ort, Datum, Teilnehmer (namentlich), den konkreten Bewirtungsanlass, die Höhe der Aufwendungen sowie – bei maschinell erstellten Belegen ab 250 € – den Namen des Bewirtenden enthalten. Diese Schwelle von 250 € orientiert sich an den erleichterten Pflichtangaben nach § 33 UStDV, die bei niedrigeren Beträgen gelten. Fehlt auch nur eine dieser Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG, entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig, also auch die ansonsten abzugsfähigen 70 Prozent der Kosten.
Inhaltsverzeichnis
- Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 EStG
- Maschineller Beleg und TSE-Pflicht
- Trinkgeld korrekt dokumentieren
- Digitaler Bewirtungsbeleg nach GoBD
- Nachträgliches Ergänzen: Was geht, was nicht
- Musterbeispiel: Ausgefüllter Bewirtungsbeleg (GmbH)
- Häufige Fehler und ihre Rechtsfolgen
- Abgrenzung: Verpflegungspauschale vs. Bewirtungskosten
Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg nach § 4 Abs. 5 EStG
Die gesetzliche Grundlage für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Danach sind Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur dann zu 70 Prozent abzugsfähig, wenn der Steuerpflichtige schriftlich Folgendes nachweist:
Diese fünf Elemente bilden den unverzichtbaren Kern des Bewirtungsbelegs. Die Finanzverwaltung legt dabei – in Übereinstimmung mit der BFH-Rechtsprechung – besonderes Augenmerk auf den Anlass: Pauschale Formulierungen wie „Geschäftsessen“, „Kundenpflege“ oder „Akquisition“ reichen nicht aus. Erforderlich ist eine Beschreibung, aus der sich der konkrete geschäftliche Bezug ergibt, zum Beispiel „Vertragsverhandlung Rahmenliefervertrag Muster GmbH, Projekt X23″, „Erstgespräch zur Beauftragung IT-Audit Quartal III“ oder „Besprechung Absichtserklärung im Rahmen der Unternehmensübernahme Zielgesellschaft ABC AG“.
Hinweis zur Rechtslage
Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 (für Bewirtungen ab 2025; es ersetzt das Schreiben vom 30.06.2021) sowie R 4.10 EStR konkretisieren die gesetzlichen Anforderungen. Für GmbHs gelten diese Regelungen über § 8 Abs. 1 KStG unmittelbar, da das KStG für die Einkommensermittlung auf das EStG verweist.
Eigenbeleg vs. Fremdbeleg
Grundsätzlich genügt für die Angaben zu Teilnehmern und Anlass ein handschriftlicher Eigenbeleg, der dem Restaurantbeleg beigeheftet wird. Die gesetzlich geforderten Angaben müssen jedoch zeitnah – also noch am Tag der Bewirtung oder unmittelbar danach – aufgezeichnet werden. Ein Eigenbeleg ersetzt nicht den Kassenbon oder die Restaurantrechnung; er ergänzt sie um die Pflichtangaben, die der Gastwirt naturgemäß nicht kennt.
Maschineller Beleg und TSE-Pflicht
Nutzt der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Kassensystem, erkennt die Finanzverwaltung nach dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 – unabhängig vom Rechnungsbetrag – nur Rechnungen an, die maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sind. Das bedeutet konkret:
- Die Rechnung muss von einer Registrierkasse oder einem gleichwertigen System ausgedruckt sein.
- Ab dem 01.01.2020 müssen Registrierkassen in Deutschland mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Ein Bon ohne TSE-Signatur (erkennbar am fehlenden QR-Code oder der fehlenden Transaktionsnummer) ist formal kein ordnungsgemäßer maschineller Beleg.
- Der Name und die Adresse des Bewirtenden (also der GmbH bzw. des Gastgebers) müssen bei Rechnungen über 250 Euro auf dem Fremdbeleg stehen – analog zur umsatzsteuerrechtlichen Anforderung nach § 14 UStG. Bei Rechnungen bis 250 Euro (sog. Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV) entfällt diese Pflicht.
Achtung: TSE-Bon
Ein handgeschriebener oder mit einem einfachen PC-Drucker ohne TSE erstellter Bon gilt nicht als maschineller Beleg im Sinne der Norm – selbst wenn der Betrag unter 250 Euro liegt. Bei Betriebsprüfungen wird auf das Vorhandensein der TSE-Merkmale geachtet (Seriennummer, Signaturzähler, Transaktions-ID).
Trinkgeld korrekt dokumentieren
Trinkgeld, das anlässlich einer Bewirtung gegeben wird, ist Teil der Bewirtungsaufwendungen und ebenfalls nur zu 70 Prozent abzugsfähig. Die Dokumentation erfolgt wie folgt:
- Wird das Trinkgeld auf der Rechnung quittiert (Restaurantmitarbeiter trägt den Betrag handschriftlich ein und zeichnet gegen), ist der Gesamtbetrag inklusive Trinkgeld Grundlage für den 70-%-Abzug.
- Fehlt eine solche Quittung, muss ein handschriftlicher Vermerk auf dem Eigenbeleg oder dem Rechnungsbeleg erfolgen: Betrag, Datum und – soweit möglich – ein Hinweis auf die bewirtende Person.
- Barzahlung von Trinkgeld ohne jede Dokumentation ist steuerlich nicht abzugsfähig.
Digitaler Bewirtungsbeleg nach GoBD
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) lassen digitale Bewirtungsbelege ausdrücklich zu – sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:
- Einscannen des Papierbons und Aufbewahrung als revisionssicheres Digitalisat (TIFF, PDF/A)
- Digitaler Eigenbeleg als PDF mit qualifizierter elektronischer Signatur oder im unveränderlichen DMS
- Direkt digital ausgestellte Restaurantrechnung (z. B. per E-Mail), wenn TSE-Anforderungen erfüllt
- Nachträgliche Bearbeitung des Scans (Abändern von Beträgen, Hinzufügen von Text im Bilddatei-Editor)
- Papiernichtaufbewahrung, wenn das Digitalisat nicht verfahrensdokumentiert ist
- Einfaches Foto per Smartphone ohne GoBD-konformes DMS oder Belegarchivierungssystem
Für die GmbH bedeutet das in der Praxis: Wer Bewirtungsbelege per App scannt, muss sicherstellen, dass die verwendete Software GoBD-konform eingesetzt wird (ein Software-Testat, z. B. nach IDW PS 880, kann ein Indiz sein, ersetzt aber nicht die eigene Verantwortung) und der Papierbeleg anschließend vernichtet werden darf – was in vielen Fällen eine entsprechende Verfahrensdokumentation voraussetzt.
Nachträgliches Ergänzen: Was geht, was nicht
In der Praxis kommt es vor, dass ein Bewirtungsbeleg zunächst unvollständig ist. Die Frage, was nachträglich ergänzt werden darf, ist für den Betriebsausgabenabzug entscheidend.
Was nachträglich zulässig ist
Fehlende Eigenbelege können grundsätzlich noch vor einer Betriebsprüfung erstellt und nachgereicht werden – allerdings nur, wenn die zugrundeliegenden Informationen (Teilnehmer, Anlass) tatsächlich rekonstruierbar und belegbar sind. Gerichte und Finanzverwaltung erkennen Nachträge an, wenn:
- der zeitliche Abstand zur Bewirtung gering ist (innerhalb weniger Tage),
- keine Indizien für eine inhaltliche Unrichtigkeit bestehen,
- weitere Unterlagen (Kalendereinträge, E-Mails, CRM-Einträge) die Angaben stützen.
Was nicht nachträglich geheilt werden kann
Kein nachträgliches Heilen möglich
Ein fehlender maschineller Fremdbeleg (Kassenbon) kann durch einen Eigenbeleg nicht ersetzt werden. Ebenso kann ein pauschal formulierter Anlass (z. B. „Geschäftsessen“) nach einer Betriebsprüfungsankündigung nicht mehr durch eine konkrete Beschreibung ausgetauscht werden – dies wertet die Finanzverwaltung regelmäßig als unzulässige Nachholung. Nach der Rechtsprechung des BFH müssen die Angaben die Aufwendungen zeitnah dokumentieren.
Musterbeispiel: Ausgefüllter Bewirtungsbeleg (GmbH)
Das folgende Beispiel zeigt, wie ein korrekter Bewirtungsbeleg für eine GmbH aussehen muss. Der Restaurantbeleg (Fremdbeleg, maschinell, mit TSE) wird durch einen Eigenbeleg mit den Pflichtangaben ergänzt.
| Pflichtangabe | Beispielinhalt | Hinweis |
|---|---|---|
| Bewirtungsbetrieb / Ort | Restaurant „Zum Goldenen Anker“, Hafenstraße 12, 20457 Hamburg | Vollständige Adresse aus dem Kassenbon übernehmen |
| Tag der Bewirtung | 14.05.2025 | Datum des Kassenbons; stimmt mit dem Eigenbeleg überein |
| Teilnehmer | Max Mustermann (Geschäftsführer, Muster GmbH); Petra Schmidt (Einkaufsleiterin, Kunden-AG, Hamburg) | Alle Teilnehmer namentlich, mit Funktion und Unternehmen |
| Anlass | Vertragsverhandlung zur Verlängerung des Rahmenliefervertrags 2025–2027, Projekt „Stahlkomponenten Nord“, Angebotsvorlage v. 10.05.2025 | Konkret, kein „Geschäftsessen“ oder „Kundenpflege“ |
| Höhe der Aufwendungen | Restaurantrechnung: 186,50 € brutto; Trinkgeld (quittiert): 13,50 €; Gesamt: 200,00 € | Kleinbetragsrechnung (bis 250 €): Name des Bewirtenden auf der Rechnung nicht erforderlich; maschinelle Rechnung mit TSE-Angaben vorhanden |
| Name des Bewirtenden | Muster GmbH, Musterstraße 1, 20095 Hamburg | Pflicht bei Rechnungen über 250 € auf dem Fremdbeleg; hier freiwillig auf Eigenbeleg |
| Unterschrift | Max Mustermann, 14.05.2025 | Unterschrift des Bewirtenden auf dem Eigenbeleg |
Buchungstechnischer Hinweis: Die abzugsfähigen 70 % (140,00 €) werden als Betriebsausgabe gebucht, die nicht abzugsfähigen 30 % (60,00 €) als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe (vereinfachend ohne Vorsteuerabzug; bei Vorsteuerabzug bezieht sich die Aufteilung auf den Nettobetrag). Wie der Buchungssatz im Detail aussieht und wie die 70-%-Regel umgesetzt wird, erläutert unser gesonderter Artikel zu Bewirtungskosten buchen sowie der Beitrag zum 70-%-Buchungssatz bei Bewirtungskosten.
Häufige Fehler und ihre Rechtsfolgen
Nachfolgend die in Betriebsprüfungen am häufigsten festgestellten Mängel – jeweils mit der steuerlichen Konsequenz:
| Fehler | Rechtsfolge |
|---|---|
| Anlass zu pauschal („Geschäftsessen“, „Meeting“) | Vollständiger Abzugsverlust; auch die 70 % entfallen |
| Fehlende Teilnehmerliste / nur „Kunden“ | Vollständiger Abzugsverlust; keine Heilungsmöglichkeit nach BP-Ankündigung |
| Keine maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete Rechnung bzw. fehlender Name des Bewirtenden (über 250 €) | Vollständiger Abzugsverlust des Betriebsausgabenabzugs |
| TSE-Merkmale fehlen auf dem Kassenbon | Formell kein ordnungsgemäßer Beleg; Abzug gefährdet |
| Trinkgeld bar gezahlt, nicht dokumentiert | Trinkgeldanteil nicht abzugsfähig |
| Digitales Scan-Archiv nicht GoBD-konform | Beleg gilt als nicht vorhanden; Abzugsverlust |
| Eigenbeleg erst im Rahmen einer Betriebsprüfung nachgereicht | In der Regel keine Anerkennung; Abzugsverlust |
Wichtig: Alles oder nichts
Der Betriebsausgabenabzug bei Bewirtungskosten ist kein Teilabzug nach Beweislage. Fehlt eine Pflichtangabe, entfällt der Abzug vollständig – also auch die 70 %, nicht nur die pauschal nicht abzugsfähigen 30 %. Dies hat der BFH in ständiger Rechtsprechung bestätigt. Eine GmbH, die Bewirtungsbelege schlampig pflegt, riskiert bei einer Betriebsprüfung erhebliche Steuernachzahlungen inklusive Nachzahlungszinsen nach § 233a AO.
Abgrenzung: Verpflegungspauschale vs. Bewirtungskosten
Nicht jede geschäftliche Mahlzeit fällt automatisch unter die Bewirtungskostenregelungen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Eine wichtige Abgrenzung betrifft die Verpflegungsmehraufwendungen:
- Bewirtungskosten liegen vor, wenn eine oder mehrere andere Personen (Kunden, Geschäftspartner) bewirtet werden. Die Bewirtung ist der Hauptzweck.
- Verpflegungsmehraufwendungen (Reisekosten) entstehen, wenn ein Arbeitnehmer oder Geschäftsführer auf einer auswärtigen Tätigkeit isst – ohne Bewirtungszweck. Hier gelten Tagespauschalen, kein 70-%-Limit und kein Bewirtungsbeleg.
- Bewirtet ein Geschäftsführer auf einer Dienstreise gleichzeitig einen Kunden, gehört auch sein eigener Verzehr zu den Bewirtungsaufwendungen (70 % abzugsfähig); daneben kann die Verpflegungspauschale in Betracht kommen, die bei einer gestellten Mahlzeit allerdings zu kürzen sein kann.
Ob Ihre Dienstreisekosten als Verpflegungsmehraufwand korrekt erfasst und pauschaliert sind, können Sie mit unserem Verpflegungsmehraufwand-Rechner prüfen – das Tool berechnet die aktuellen Tagespauschalen für Inland und Ausland automatisch.
Fazit: Bewirtungsbeleg – Checkliste für die GmbH-Praxis
Ein rechtssicherer Bewirtungsbeleg erfordert: konkreter Anlass (kein „Geschäftsessen“), vollständige Teilnehmerliste, Ort und Datum, Betrag sowie einen maschinell erstellten Fremdbeleg (bei elektronischem Kassensystem mit TSE-Angaben), der bei Rechnungen über 250 € den Namen des Bewirtenden enthält. Digitale Belege sind zulässig, wenn GoBD-Konformität gewährleistet ist. Trinkgeld muss gesondert quittiert werden. Wer diese Anforderungen systematisch umsetzt, sichert den 70-%-Betriebsausgabenabzug; wer sie vernachlässigt, verliert ihn vollständig. Den KI-gestützten Jahresabschlussentwurf von OnlineBilanz können Sie kostenlos im Demo-Zugang testen; was der Jahresabschluss über OnlineBilanz kostet, zeigt der Kostenrechner.
250 EUR
Grenze, ab der der Name des Bewirtenden auf der Rechnung stehen muss
70 %
Maximal abzugsfähiger Anteil der Bewirtungskosten
Häufig gestellte Fragen
Welche Angaben sind auf einem Bewirtungsbeleg zwingend erforderlich?
Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG sind: Ort und Tag der Bewirtung, vollständige Namen aller Teilnehmer, konkreter Bewirtungsanlass (keine Pauschalformulierungen) sowie die Höhe der Aufwendungen. Zusätzlich ist eine maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete Rechnung des Bewirtungsbetriebs (bei elektronischem Kassensystem mit TSE-Angaben) erforderlich; bei Rechnungen über 250 € muss sie den Namen des Bewirtenden enthalten.
Reicht „Geschäftsessen" als Anlass auf dem Bewirtungsbeleg?
Nein. Die Finanzverwaltung und der BFH verlangen eine konkrete Beschreibung des geschäftlichen Anlasses, aus der der Bezug zur unternehmerischen Tätigkeit hervorgeht – zum Beispiel „Vertragsverhandlung Rahmenliefervertrag Projekt X" oder „Erstgespräch IT-Audit Q3". Pauschalformulierungen führen zum vollständigen Abzugsverlust.
Was passiert, wenn der Bewirtungsbeleg unvollständig ist?
Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig – also auch die ansonsten abzugsfähigen 70 Prozent der Bewirtungskosten. Eine Heilung ist nur eingeschränkt möglich und regelmäßig nicht mehr nach Ankündigung einer Betriebsprüfung.
Kann ich einen Bewirtungsbeleg nachträglich ergänzen?
Fehlende Eigenbelege können zeitnah nach der Bewirtung ergänzt werden, wenn der Inhalt durch weitere Unterlagen (E-Mails, Kalendereinträge) belegt werden kann. Einen fehlenden maschinellen Fremdbeleg (Kassenbon) kann ein Eigenbeleg jedoch nicht ersetzen. Nach Ankündigung einer Betriebsprüfung scheidet eine Nachholung regelmäßig aus.
Ist ein digitaler Bewirtungsbeleg steuerlich anerkannt?
Ja, wenn er GoBD-konform archiviert ist – also in einem revisionssicheren DMS oder einer GoBD-konform eingesetzten Software. Ein einfaches Smartphone-Foto ohne GoBD-konformes Archivsystem genügt nicht. Der originale Papierbeleg darf nur vernichtet werden, wenn eine Verfahrensdokumentation die Bildung eines gleichwertigen Digitalisats nachweist.
Wie wird Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg dokumentiert?
Trinkgeld ist Teil der Bewirtungskosten und ebenfalls nur zu 70 Prozent abzugsfähig. Es sollte auf der Restaurantrechnung quittiert werden. Fehlt eine Quittung, muss ein handschriftlicher Vermerk auf dem Eigenbeleg mit Betrag und Datum erfolgen. Undokumentiertes Barbetrinkgeld ist steuerlich nicht abzugsfähig.
Über Autor und Berufsprofil
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Kunden, koordiniert auf Wunsch die Zusammenarbeit mit kooperierenden Steuerberatern.
Berufsprofil
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · M.A.
Berufsangaben im persönlichen Profil
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Schwerpunkt fachliche Abschlussfragen. Informationen zum Tätigkeitsgebiet; keine individuelle Beratung durch diesen Beitrag.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung in eigener beruflicher Verantwortung. Stand der Rechtslage: Juli 2026.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
