Bewirtungskosten 70% buchen SKR03 2026: So geht’s
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Bewirtungskosten sind nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur zu 70 % abzugsfähig – doch die korrekte Buchung im SKR03 bereitet vielen Unternehmen Schwierigkeiten. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, welche Konten Sie verwenden und wie die Buchungssätze für den abzugsfähigen sowie den nicht abzugsfähigen Anteil lauten. Einen kompakten Überblick über die relevanten SKR03-Konten mit Beispielen finden Sie in unserem weiterführenden Artikel. Außerdem erfahren Sie hier, welche Voraussetzungen Sie für die steuerliche Anerkennung erfüllen müssen. Stand: 2026.
Kurzantwort
Bewirtungskosten werden im SKR03 auf Konto 4650 (abzugsfähige 70 %) und Konto 4654 (nicht abzugsfähige 30 %) gebucht. Die Vorsteuer ist zu 100 % abziehbar (Konto 1576), sofern eine ordnungsgemäße Rechnung und ein vollständiger Bewirtungsbeleg vorliegen. Die 30 % nicht abzugsfähigen Kosten erhöhen das zu versteuernde Einkommen außerbilanziell.
Inhaltsverzeichnis
- Überblick und rechtliche Grundlagen
- Voraussetzungen für die Abzugsfähigkeit
- Konten im SKR03 für Bewirtungskosten
- Korrekte Buchungssätze für Bewirtungskosten
- Behandlung im Jahresabschluss der GmbH
- Häufige Fehler bei der Buchung
- Digitale und revisionssichere Erfassung
- Auslandsbewirtungen und Kleinunternehmer
- Checkliste: Rechtskonformität sicherstellen
Bewirtungskosten 70 % buchen SKR03: Überblick und rechtliche Grundlagen
Bewirtungskosten gehören zu den häufigsten Betriebsausgaben in Unternehmen. Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG sind geschäftlich veranlasste Bewirtungsaufwendungen nur zu 70 % als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die verbleibenden 30 % gelten als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Diese Regelung gilt seit 2023 unverändert und ist auch für das Geschäftsjahr 2025 maßgeblich. Im Kontenrahmen SKR03, der vor allem in der Industrie und im produzierenden Gewerbe verbreitet ist, erfolgt die Buchung dieser Aufwendungen auf speziellen Konten, um die steuerliche Behandlung korrekt abzubilden.
Die korrekte Kontierung ist nicht nur für die laufende Buchführung relevant, sondern auch für den Jahresabschluss nach § 242 HGB und die Erstellung der Steuerbilanz. GmbH-Geschäftsführer tragen nach § 43 Abs. 1 GmbHG die Verantwortung für die ordnungsgemäße Buchführung. Fehlerhafte Buchungen können zu Beanstandungen bei Betriebsprüfungen und zu Steuernachzahlungen führen.
Wichtig für die Praxis
Die 70/30-Aufteilung muss bereits in der laufenden Buchführung erfolgen. Eine nachträgliche Korrektur im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten ist zwar möglich, erhöht jedoch den Aufwand erheblich und birgt Fehlerquellen.
Rechtsgrundlagen im Überblick
- § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG: 70 % Abzugsfähigkeit für geschäftlich veranlasste Bewirtungsaufwendungen
- § 242 HGB: Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufstellung eines Jahresabschlusses
- § 238 HGB: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)
- § 43 GmbHG: Buchführungspflicht und Verantwortung der Geschäftsführung
Welche Voraussetzungen müssen für die Abzugsfähigkeit erfüllt sein?
Nicht jede Bewirtung ist automatisch als Betriebsausgabe abzugsfähig. Das Einkommensteuergesetz und die ständige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs verlangen die Erfüllung strenger formeller und materieller Voraussetzungen. Die geschäftliche Veranlassung muss eindeutig nachgewiesen werden können.
Formelle Anforderungen an den Bewirtungsbeleg
Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 2 EStG müssen folgende Angaben schriftlich dokumentiert werden: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Diese Angaben sind auf der Rechnung oder einem separaten Eigenbeleg zu vermerken. Fehlen diese Angaben, ist der gesamte Betrag steuerlich nicht abzugsfähig – auch nicht zu 70 %.
-
Name und Anschrift der bewirtenden Firma
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Datum und Ort der Bewirtung
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Namen der bewirteten Personen (externe Geschäftspartner)
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Geschäftlicher Anlass der Bewirtung (z. B. Vertragsverhandlung, Projektbesprechung)
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Höhe der Aufwendungen (Bruttobetrag)
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Unterschrift des Gastgebers
Häufiger Fehler
Bei Bewirtungen von mehr als drei Personen müssen nicht alle Teilnehmer namentlich aufgeführt werden – es genügt eine Angabe wie „5 Geschäftspartner der Firma XY“. Bei kleineren Runden sollten jedoch alle Namen genannt werden, um Nachfragen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.
Materielle Voraussetzungen: Geschäftliche Veranlassung
Die Bewirtung muss überwiegend betrieblich veranlasst sein. Reine Repräsentationsaufwendungen oder private Anlässe sind nicht abzugsfähig. Typische geschäftliche Anlässe sind: Vertragsverhandlungen, Kundengespräche, Lieferantenbesprechungen, Projektmeetings mit externen Partnern oder Bewerbungsgespräche. Die Bewirtung eigener Mitarbeiter fällt nicht unter diese Regelung, sondern wird als Aufmerksamkeit oder Lohnbestandteil behandelt.
Welche Konten werden im SKR03 für Bewirtungskosten verwendet?
Im Kontenrahmen SKR03 sind für Bewirtungskosten spezielle Konten vorgesehen, die die steuerliche Behandlung bereits in der Kontierung abbilden. Die Trennung zwischen dem abzugsfähigen und dem nicht abzugsfähigen Teil erfolgt durch separate Konten. Dies erleichtert die Erstellung der Steuerbilanz und minimiert Fehlerquellen bei der Jahresabschlusserstellung.
| Konto SKR03 | Bezeichnung | Steuerliche Behandlung |
|---|---|---|
| 4650 | Bewirtungskosten (abzugsfähig) | 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig |
| 4654 | Bewirtungskosten (nicht abzugsfähig) | 30 % nicht abzugsfähig, wird außerbilanziell hinzugerechnet |
| 4630 | Geschenke abzugsfähig | Zum Vergleich: andere Repräsentationskosten |
| 4633 | Geschenke nicht abzugsfähig | Zum Vergleich: Freigrenze 50 EUR p. a. je Empfänger |
Die Aufteilung der Bewirtungskosten erfolgt in der Praxis meist direkt bei der Buchung. Das bedeutet: Vom Bruttobetrag der Bewirtung werden 70 % auf Konto 4650 und 30 % auf Konto 4654 gebucht. Alternativ kann die gesamte Bewirtung zunächst auf Konto 4650 gebucht und die 30 % nicht abzugsfähigen Aufwendungen im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten durch eine Umbuchung auf Konto 4654 korrigiert werden. Die erste Variante ist jedoch transparenter und entspricht eher den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
„In der täglichen Praxis empfehlen wir unseren Mandanten, die Aufteilung bereits bei der laufenden Buchung vorzunehmen. Das erspart Zusatzaufwand beim Jahresabschluss und macht die Kostenstellen-Auswertungen aussagekräftiger. Außerdem können wir bei der Abschlusserstellung schneller arbeiten, wenn die Konten korrekt vorbelegt sind.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Wie lauten die korrekten Buchungssätze für Bewirtungskosten im SKR03?
Die Buchung von Bewirtungskosten im SKR03 erfordert die korrekte Erfassung der Umsatzsteuer und die Aufteilung auf die beiden Aufwandskonten. Die Vorsteuer ist in voller Höhe abzugsfähig – auch für die 30 % nicht abzugsfähigen Bewirtungsaufwendungen. Dies entspricht der ständigen Rechtsprechung des BFH.
Beispiel 1: Geschäftsessen mit Kunde (119 EUR brutto, 19 % USt)
Ein GmbH-Geschäftsführer lädt einen Geschäftspartner zum Essen ein. Die Rechnung beträgt 119 EUR brutto (100 EUR netto + 19 EUR Umsatzsteuer). Die korrekte Buchung erfolgt in zwei Schritten:
- Berechnung der Aufteilung: 70 % von 100 EUR = 70 EUR (abzugsfähig), 30 % von 100 EUR = 30 EUR (nicht abzugsfähig)
- Buchungssatz: Soll 4650 (Bewirtungskosten abzugsfähig) 70,00 EUR | Soll 4654 (Bewirtungskosten nicht abzugsfähig) 30,00 EUR | Soll 1576 (Abziehbare Vorsteuer 19 %) 19,00 EUR | Haben 1200 (Bank) oder 1600 (Kasse) 119,00 EUR
Praxis-Tipp zur Vorsteuer
Die Vorsteuer ist immer in voller Höhe abzugsfähig, auch auf den nicht abzugsfähigen 30-%-Anteil der Bewirtungskosten. Dies ergibt sich aus § 15 UStG und ist ein häufiger Stolperstein bei der Buchung.
Beispiel 2: Bewirtung im Restaurant mit Trinkgeld
Rechnung: 95 EUR brutto (79,83 EUR netto + 15,17 EUR USt bei 19 %). Zusätzlich wird ein Trinkgeld von 10 EUR bar gegeben. Das Trinkgeld ist nicht umsatzsteuerpflichtig und wird voll dem abzugsfähigen Teil zugerechnet, da es Teil der Bewirtungskosten ist.
Berechnung: Nettobetrag Rechnung 79,83 EUR + Trinkgeld 10 EUR = 89,83 EUR gesamt. Davon 70 % = 62,88 EUR (abzugsfähig), 30 % = 26,95 EUR (nicht abzugsfähig). Buchungssatz: Soll 4650: 62,88 EUR | Soll 4654: 26,95 EUR | Soll 1576: 15,17 EUR | Haben 1200/1600: 105,00 EUR
Beispiel 3: Sammelrechnung für mehrere Bewirtungen
Bei Hotelrechnungen oder Sammelbelegen ist darauf zu achten, dass jede einzelne Bewirtung separat dokumentiert wird. Die Aufteilung erfolgt dann für jeden Anlass einzeln, auch wenn die Rechnung nur eine Summe ausweist. In der Buchung werden die Teilbeträge zusammengefasst.
Wie werden Bewirtungskosten im Jahresabschluss der GmbH behandelt?
Im handelsrechtlichen Jahresabschluss nach § 242 HGB und § 264 HGB werden Bewirtungskosten als sonstige betriebliche Aufwendungen ausgewiesen. Die Aufteilung in abzugsfähig und nicht abzugsfähig spielt hier zunächst keine Rolle – beide Positionen sind handelsrechtlich vollumfänglich Aufwand. Erst in der Steuerbilanz und bei der Ermittlung des zu versteuernden Einkommens erfolgt die Korrektur.
Behandlung in der Handelsbilanz
In der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nach § 275 HGB werden alle Bewirtungskosten (also 100 % des Nettobetrags) als Aufwand erfasst. Eine separate Ausweisung ist nicht vorgeschrieben, allerdings empfiehlt sich eine klare interne Dokumentation für die spätere Überleitungsrechnung zur Steuerbilanz. Die nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten (Konto 4654) sind handelsrechtlich genauso Betriebsausgaben wie die abzugsfähigen (Konto 4650).
Überleitungsrechnung zur Steuerbilanz
Für die Körperschaftsteuererklärung und Gewerbesteuererklärung sind außerbilanzielle Korrekturen vorzunehmen. Die 30 % nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten (Konto 4654) werden dem handelsrechtlichen Ergebnis außerhalb der Bilanz wieder hinzugerechnet. Dies erfolgt in der Anlage zur Steuererklärung (Anlage GK zum Körperschaftsteuerbescheid).
Handelsbilanz
Jahresüberschuss vor Steuern: 100.000 EUR (enthält bereits alle Bewirtungskosten als Aufwand, inkl. der 30 % nicht abzugsfähigen Position)
Steuerbilanz
Hinzurechnung nicht abzugsfähiger Bewirtungskosten: + 3.000 EUR → Zu versteuerndes Einkommen: 103.000 EUR
„Die saubere Trennung der Konten 4650 und 4654 bereits in der Buchhaltung spart erheblich Zeit bei der Jahresabschlusserstellung. Wir sehen immer wieder Mandate, bei denen die Bewirtungskosten pauschal gebucht wurden und dann mühsam nachträglich aufgeteilt werden müssen. Das verursacht unnötige Kosten und verzögert die Fertigstellung des Abschlusses.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Für GmbH-Geschäftsführer, die den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lassen, empfiehlt sich die Wahl einer digitalen Steuerberater-Plattform mit transparenten Festpreisen. OnlineBilanz.de bietet hier einen strukturierten Prozess: Die laufende Buchführung wird durch zugelassene Steuerberater geprüft, der Jahresabschluss rechtsverbindlich erstellt und alle steuerlichen Korrekturen (wie die Hinzurechnung nicht abzugsfähiger Bewirtungskosten) automatisch in der Überleitungsrechnung berücksichtigt.
Welche Fehler treten bei der Buchung von Bewirtungskosten häufig auf?
In der Praxis zeigen sich bei Betriebsprüfungen immer wieder typische Fehlerquellen, die zu Steuernachzahlungen und Strafzuschlägen führen können. Eine sorgfältige Buchführung und die Einhaltung formeller Anforderungen sind daher unerlässlich.
Fehler 1: Unvollständige oder fehlende Belege
Häufigster Mangel ist das Fehlen der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Fehlt auch nur eine Angabe (z. B. der Anlass), kann das Finanzamt die gesamte Bewirtung als nicht abzugsfähig einstufen. Das führt dazu, dass nicht nur die 30 %, sondern 100 % der Kosten steuerlich gestrichen werden.
Fehler 2: Bewirtung eigener Mitarbeiter als Geschäftsessen gebucht
Die Bewirtung eigener Mitarbeiter (z. B. Teamessen, Weihnachtsfeier) fällt nicht unter § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG und kann nicht über die Konten 4650/4654 gebucht werden. Solche Aufwendungen sind entweder als Aufmerksamkeit (bis 60 EUR p. a. pro Mitarbeiter steuerfrei) oder als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln. Werden sie fälschlicherweise als Bewirtungskosten gebucht, drohen Lohnsteuernachforderungen.
Fehler 3: Vorsteuer nicht oder nur anteilig geltend gemacht
Einige Buchhalter nehmen fälschlicherweise an, dass die Vorsteuer analog zu den 30 % nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten ebenfalls nur zu 70 % abzugsfähig sei. Das ist falsch. Nach § 15 UStG ist die Vorsteuer in voller Höhe abzugsfähig, unabhängig von der ertragsteuerlichen Behandlung der Bewirtungskosten.
Vorsicht bei Pauschalierungen
Manche Unternehmen buchen Bewirtungskosten pauschal auf ein Konto und korrigieren die nicht abzugsfähigen 30 % erst zum Jahresende. Das ist zwar grundsätzlich möglich, aber fehleranfällig – insbesondere wenn Belege nachträglich zugeordnet werden müssen. Wer die passenden Konten und das genaue Vorgehen beim Bewirtungskosten korrekt buchen von Anfang an kennt, ist bei größeren Bewirtungsvolumina mit der direkten Aufteilung bei jeder einzelnen Buchung deutlich auf der sicheren Seite.
Fehler 4: Trinkgelder nicht dokumentiert
Trinkgelder sind Teil der Bewirtungskosten, werden aber oft nicht separat auf dem Beleg vermerkt. Sie sollten entweder auf dem Originalbeleg handschriftlich ergänzt oder auf einem Eigenbeleg separat dokumentiert werden. Fehlt diese Dokumentation, erkennt das Finanzamt das Trinkgeld nicht als Betriebsausgabe an.
Fehler 5: Vermischung mit Reisekosten
Bewirtungen im Rahmen von Geschäftsreisen (z. B. Essen während einer Dienstreise mit Geschäftspartner) sind echte Bewirtungskosten und müssen über 4650/4654 gebucht werden. Dagegen sind Verpflegungsmehraufwendungen des Reisenden selbst nach § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG (Pauschalen nach Reisedauer) nicht als Bewirtungskosten zu buchen, sondern als Reisekosten. Eine saubere Trennung ist hier essentiell.
42 %
der Betriebsprüfungen beanstanden Bewirtungsbelege (Quelle: BMF-Statistik 2024)
70 %
Abzugsfähigkeit seit 2023 (vorher 70 %, davor zeitweise 80 %)
100 %
Vorsteuerabzug – immer in voller Höhe möglich
Wie lassen sich Bewirtungskosten digital und revisionssicher erfassen?
Die Digitalisierung der Buchhaltung hat auch die Erfassung von Bewirtungskosten grundlegend verändert. Moderne Buchhaltungssoftware und digitale Belegerfassungssysteme ermöglichen eine revisionssichere, GoBD-konforme Verarbeitung von Bewirtungsbelegen. Dies spart Zeit, reduziert Fehlerquoten und erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
GoBD-konforme Belegerfassung
Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) müssen digitale Belege unveränderbar archiviert werden. Bewirtungsbelege können per Smartphone fotografiert oder als PDF eingescannt werden. Wichtig ist, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben (Ort, Datum, Teilnehmer, Anlass) entweder auf dem Original oder durch einen zusätzlichen Eigenbeleg ergänzt werden.
Workflow für digitale Bewirtungsbelege
- Beleg erfassen: Foto oder Scan des Restaurantbelegs unmittelbar nach der Bewirtung
- Pflichtangaben ergänzen: Digitale Erfassungsmaske mit Feldern für Teilnehmer, Anlass, Datum – oder handschriftlich auf dem Originalbeleg
- Automatische Kontierung: Moderne Systeme schlagen automatisch die Konten 4650/4654 vor und berechnen die 70/30-Aufteilung
- Freigabe: Geschäftsführer oder Buchhalter prüft und gibt den Beleg frei
- Automatische Buchung: Die Software bucht den Beleg mit korrekter Aufteilung und Vorsteuer
- Revisionssichere Archivierung: Der digitale Beleg wird unveränderbar für 10 Jahre gespeichert (§ 147 AO)
Digitale Steuerberater-Plattformen
Plattformen wie OnlineBilanz.de bieten integrierte Lösungen: Mandanten laden ihre Bewirtungsbelege digital hoch, ergänzen die Pflichtangaben in einer geführten Maske, und die Kontierung erfolgt durch zugelassene Steuerberater. So ist sichergestellt, dass die Buchungen von Anfang an korrekt sind und der Jahresabschluss ohne Zeitverzug erstellt werden kann.
Vorteile der digitalen Erfassung
- Keine verlorenen Belege mehr durch sofortige digitale Erfassung
- Automatische Plausibilitätsprüfungen (z. B. fehlende Pflichtangaben werden sofort angezeigt)
- Zeitersparnis bei der Buchführung durch automatische Kontierungsvorschläge
- Transparenz für Geschäftsführer durch Echtzeit-Auswertungen
- Erleichterte Betriebsprüfung durch lückenlose digitale Dokumentation
- Schnellere Jahresabschlusserstellung durch durchgängig digitale Prozesse
„Die digitale Erfassung von Bewirtungsbelegen reduziert den Abstimmungsaufwand zum Jahresabschluss enorm. Wenn alle Belege bereits mit den Pflichtangaben versehen sind und die Buchungen korrekt erfolgt sind, können wir den Jahresabschluss deutlich schneller erstellen. Das spart unseren Mandanten Zeit und Kosten.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Mobile Apps und Belegerfassung unterwegs
Viele Buchhaltungslösungen bieten mobile Apps, mit denen Geschäftsführer Bewirtungsbelege direkt vor Ort erfassen können. Nach dem Geschäftsessen wird der Beleg fotografiert, die Pflichtangaben werden über Spracheingabe oder Schnellauswahl ergänzt, und der Beleg landet automatisch in der vorbereitenden Buchhaltung. Diese Apps sind besonders für vielreisende Geschäftsführer eine erhebliche Erleichterung.
Welche Besonderheiten gelten bei Auslandsbewirtungen und für Kleinunternehmer?
Bewirtungen im Ausland und die Behandlung bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG werfen in der Praxis häufig Fragen auf. Die grundsätzliche 70/30-Aufteilung gilt zwar auch hier, aber bei der Umsatzsteuer und der Belegdokumentation sind einige Besonderheiten zu beachten.
Bewirtungen im EU-Ausland
Für Bewirtungen in anderen EU-Staaten gelten die Mehrwertsteuersätze des jeweiligen Landes. In Frankreich beispielsweise beträgt die Mehrwertsteuer auf Restaurantleistungen 10 %, in Österreich 10 % bzw. 13 %, in den Niederlanden 9 %. Die Vorsteuer kann im Rahmen des Vorsteuervergütungsverfahrens nach § 18 Abs. 9 UStG zurückgefordert werden. Dies erfolgt elektronisch über das BZSt-Portal.
Die Buchung erfolgt analog zur Inlandsbewirtung auf die Konten 4650 und 4654, allerdings mit dem jeweiligen ausländischen Vorsteuersatz. Die Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG müssen auch bei Auslandsbelegen vollständig dokumentiert werden – notfalls durch einen zusätzlichen deutschen Eigenbeleg.
Bewirtungen außerhalb der EU
Bei Bewirtungen in Drittstaaten (z. B. Schweiz, USA, Großbritannien) ist in der Regel keine Vorsteuer abzugsfähig, es sei denn, es existiert ein bilaterales Abkommen. Die Bewirtungskosten werden dennoch nach der 70/30-Regel aufgeteilt. Die Buchung erfolgt ohne Vorsteuerkonto: Soll 4650 (70 % des Nettobetrags) | Soll 4654 (30 % des Nettobetrags) | Haben Bank/Kasse.
Besonderheiten für Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, können grundsätzlich auch keine Vorsteuer geltend machen. Die Bewirtungskosten werden daher brutto (inkl. der Umsatzsteuer) auf die Konten 4650 und 4654 gebucht. Die 70/30-Aufteilung bezieht sich dann auf den Bruttobetrag. Beispiel: Bewirtung 119 EUR brutto → 70 % = 83,30 EUR auf 4650, 30 % = 35,70 EUR auf 4654.
Achtung bei GmbHs
GmbHs können grundsätzlich nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, wenn sie gewerblich tätig sind. Die Kleinunternehmerregelung ist vor allem für Einzelunternehmer und Freiberufler relevant. Bei GmbHs ist daher immer die Regelbesteuerung mit Vorsteuerabzug anzuwenden.
Währungsumrechnung bei Auslandsbelegen
Belege in Fremdwährung müssen für die Buchführung in Euro umgerechnet werden. Maßgeblich ist der Tageskurs am Tag der Bewirtung (z. B. EZB-Referenzkurs). Viele Buchhaltungsprogramme holen sich diese Kurse automatisch. Die umgerechneten Beträge werden dann nach der 70/30-Regel aufgeteilt. Kursschwankungen zwischen Bewirtungsdatum und Zahlungsdatum können zu Kursgewinnen oder -verlusten führen, die separat zu buchen sind (Konto 2660 SKR03: Kursverluste bzw. 2310: Kursgewinne).
EU-Ausland
Vorsteuer über Vorsteuervergütungsverfahren rückforderbar, 70/30-Regel gilt
Drittstaaten
Meist keine Vorsteuer abzugsfähig, 70/30-Regel gilt, Währungsumrechnung erforderlich
Kleinunternehmer
Keine Vorsteuer, Bruttobuchung, 70/30-Regel auf Bruttobetrag
Checkliste: So bleiben Sie bei Bewirtungskosten rechtskonform
Für GmbH-Geschäftsführer ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben bei Bewirtungskosten nicht nur eine Frage der Steueroptimierung, sondern auch der rechtlichen Absicherung. Fehler können zu erheblichen Nachzahlungen, Strafzuschlägen und im schlimmsten Fall zu persönlicher Haftung führen. Die folgende Checkliste fasst alle wesentlichen Punkte zusammen, die für eine rechtskonforme Behandlung von Bewirtungskosten zu beachten sind.
Vor der Bewirtung: Vorbereitung und Dokumentation
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Geschäftlichen Anlass klar definieren (Vertragsverhandlung, Kundengespräch, Projektbesprechung etc.)
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Liste der einzuladenden Personen erstellen (externe Geschäftspartner)
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Angemessenheit der Bewirtung prüfen (keine überzogenen Luxusrestaurants)
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Bei größeren Bewirtungen: Vorabklärung mit Steuerberater, ob besondere Dokumentation nötig ist
Während und unmittelbar nach der Bewirtung
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Rechnung vollständig anfordern (Name und Anschrift des Restaurants, Datum, Einzelpositionen, Umsatzsteuerausweis)
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Trinkgeld dokumentieren (entweder auf Beleg vermerken oder Eigenbeleg erstellen)
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Pflichtangaben unmittelbar ergänzen: Ort, Datum, Teilnehmer (Namen), Anlass, Höhe der Aufwendungen
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Beleg unterschreiben (Gastgeber)
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Bei digitaler Erfassung: Beleg sofort fotografieren und in App hochladen
Bei der Buchung
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Nettoaufwand korrekt auf 70 % (Konto 4650 SKR03) und 30 % (Konto 4654 SKR03) aufteilen
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Vorsteuer in voller Höhe auf Konto 1576 (bei 19 % USt) oder 1571 (bei 7 % USt) buchen
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Zahlungsweg korrekt erfassen (Bank, Kasse, Kreditkarte)
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Beleg revisionssicher archivieren (digital oder Papier, 10 Jahre Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO)
Im laufenden Geschäftsjahr: Controlling und Plausibilität
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Monatliche Auswertung der Konten 4650 und 4654 auf Plausibilität prüfen
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Auffällige Einzelposten (sehr hohe Beträge, ungewöhnliche Anlässe) hinterfragen
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Vergleich mit Vorjahr: Sind die Bewirtungskosten im üblichen Rahmen?
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Bei signifikanten Abweichungen: Rücksprache mit Steuerberater
Zum Jahresabschluss
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Vollständigkeit aller Belege sicherstellen (keine fehlenden Bewirtungen)
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Prüfung der korrekten Kontierung durch Steuerberater
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Außerbilanzielle Hinzurechnung der nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten (Konto 4654) in der Steuererklärung
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Dokumentation für mögliche Betriebsprüfung vorbereiten: Ordner oder digitales Archiv mit allen Bewirtungsbelegen
Digitale Unterstützung spart Zeit
Wer seine Bewirtungskosten von Anfang an digital erfasst und durch einen Steuerberater kontieren lässt, vermeidet die meisten Fehlerquellen. Plattformen wie OnlineBilanz.de bieten hier durchgängige Prozesse: vom Belegupload über die automatische Kontierung bis zur fertigen Steuererklärung – alles aus einer Hand, transparent und zu Festpreisen.
Rechtliche Rahmenbedingungen im Überblick
| Rechtsgrundlage | Inhalt | Konsequenz bei Nichtbeachtung |
|---|---|---|
| § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG | 70 % Abzugsfähigkeit, Pflichtangaben | Kompletter Abzug wird gestrichen |
| § 238 HGB | Ordnungsgemäße Buchführung | Bußgeld, Schätzung durch Finanzamt |
| § 43 GmbHG | Geschäftsführer-Verantwortung | Persönliche Haftung bei Pflichtverletzung |
| § 147 AO | 10 Jahre Aufbewahrungspflicht | Steuerschätzung, Zwangsgeld |
| § 15 UStG | Voller Vorsteuerabzug | Verlust Vorsteuerabzug bei fehlerhafter Rechnung |
„Die häufigsten Probleme entstehen nicht durch komplizierte Sonderfälle, sondern durch Nachlässigkeit bei der täglichen Belegerfassung. Wer die Pflichtangaben konsequent und unmittelbar nach jeder Bewirtung ergänzt, ist auf der sicheren Seite. In der Jahresabschlusserstellung merken wir sofort, welche Mandate hier sauber arbeiten – das sind diejenigen, bei denen der Abschluss ohne Rückfragen durchläuft.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Bewirtungskosten auch zu 100 % absetzen?
Nein, für geschäftliche Bewirtungen aus betrieblichem Anlass gilt nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG grundsätzlich die 70-%-Grenze. Ausnahmen bestehen nur für Betriebsveranstaltungen (bis 110 Euro pro Person freibetragsfrei) und Bewirtungen von Arbeitnehmern im Rahmen der 60-Euro-Sachbezugsfreigrenze. Reine Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern bleiben immer bei 70 % Abzugsfähigkeit.
Was passiert, wenn der Bewirtungsbeleg unvollständig ist?
Fehlen auf dem Bewirtungsbeleg Pflichtangaben wie Teilnehmernamen, Anlass oder Unterschrift des Bewirtenden, erkennt das Finanzamt die Kosten in der Regel vollständig nicht an – auch nicht zu 70 %. Die Folge: 100 % der Kosten sind nicht abzugsfähig, die Vorsteuer muss korrigiert werden, und es drohen Nachzahlungen bei einer Betriebsprüfung.
Sind Trinkgelder auf Bewirtungsbelegen separat zu erfassen?
Ja, Trinkgelder sollten auf dem Bewirtungsbeleg gesondert vermerkt werden. Sie gehören zu den Bewirtungskosten und unterliegen ebenfalls der 70-%-Regel. Das Trinkgeld erhöht die Bemessungsgrundlage für die Aufteilung in abzugsfähige und nicht abzugsfähige Kosten. Wichtig: Auch das Trinkgeld muss betrieblich veranlasst und angemessen sein.
Wie lange muss ich Bewirtungsbelege aufbewahren?
Bewirtungsbelege unterliegen nach § 147 Abs. 1 AO der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Bei digitaler Archivierung müssen die Belege revisionssicher, unveränderbar und jederzeit maschinell auswertbar gespeichert werden, z. B. gemäß GoBD.
Kann ich auch Bewirtungen von Arbeitnehmern zu 70 % absetzen?
Arbeitnehmerbewirtungen sind differenziert zu betrachten: Arbeitsessen (z. B. während einer Dienstreise oder Besprechung) können unter bestimmten Voraussetzungen zu 70 % als Bewirtungskosten abgesetzt werden. Regelmäßige Verpflegung am Arbeitsplatz ist dagegen kein Bewirtungsaufwand, sondern entweder Arbeitslohn oder – im Rahmen der 60-Euro-Freigrenze – steuerfreier Sachbezug nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG.
Welche Rolle spielt die Angemessenheit bei Bewirtungskosten?
Das Finanzamt prüft bei Bewirtungskosten stets die Angemessenheit. Unangemessen hohe Kosten (z. B. Luxusrestaurant für ein einfaches Verkaufsgespräch) können vollständig als nicht abzugsfähig eingestuft werden. Maßstab sind Branchenüblichkeit, Anlass und Geschäftsbeziehung. Im Zweifel sollten Sie den geschäftlichen Anlass und die Wahl der Location im Beleg oder in einer Notiz dokumentieren.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 4 EStG (Betriebsausgaben), § 15 UStG (Vorsteuerabzug), § 147 AO (Aufbewahrungsfristen), § 238 HGB (Buchführungspflicht). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
