Bewirtungskosten buchen SKR03 2026: Konten & Beispiele
Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026 · Lesezeit: ca. 8 Minuten
Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar, die Vorsteuer dagegen voll. Im SKR03 wird deshalb auf zwei Konten gebucht. Dieser Beitrag zeigt die Buchungssätze, die Behandlung von Arbeitnehmerbewirtungen und gemischten Bewirtungen sowie die Pflichtangaben auf dem Beleg. Eine Kontenübersicht finden Sie auch im Beitrag Bewirtungskosten-Konto SKR03.
Kurzantwort
Bei Bewirtung aus geschäftlichem Anlass werden im SKR03 70 % des Nettobetrags auf 4650 Bewirtungskosten und 30 % auf 4654 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten gebucht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG); die Vorsteuer ist voll abziehbar (1576 bzw. 1571). Nehmen eigene Mitarbeiter daran teil, gilt die 70-%-Grenze auch für ihren Anteil. Reine Arbeitnehmerbewirtungen ohne Geschäftspartner sind voll abziehbar, etwa auf 4140 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei. Voraussetzung für den Abzug ist ein Bewirtungsbeleg mit Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe der Aufwendungen.
Inhaltsverzeichnis
Grundlagen: die 70-%-Regel
Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass – Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner – dürfen den Gewinn nur zu 70 % mindern, soweit sie angemessen und nachgewiesen sind (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die übrigen 30 % sind nicht abziehbare Betriebsausgaben und werden bei der Einkommensermittlung außerhalb der Bilanz hinzugerechnet. Das getrennte Buchen auf 4650 und 4654 sorgt dafür, dass der nicht abziehbare Teil in der Steuererklärung automatisch erfasst wird.
Umsatzsteuerlich gilt die Kürzung nicht: Die Vorsteuer aus angemessenen Bewirtungsaufwendungen ist in voller Höhe abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG), sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Konten im SKR03
| Konto | Bezeichnung (DATEV SKR03, 2026) | Verwendung |
|---|---|---|
| 4650 | Bewirtungskosten | abziehbarer Anteil (70 %) der geschäftlichen Bewirtung |
| 4654 | Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten | nicht abziehbarer Anteil (30 %) sowie unangemessene Bewirtungskosten |
| 4653 | Aufmerksamkeiten | Getränke und Gebäck für Mitarbeiter oder Besucher im Betrieb |
| 4140 | Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei | Arbeitnehmerbewirtung, z. B. Betriebsveranstaltung innerhalb des Freibetrags |
| 4145 | Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig | lohnsteuerpflichtige Zuwendungen an Arbeitnehmer |
| 4630 / 4635 | Geschenke abzugsfähig / nicht abzugsfähig ohne § 37b EStG | Geschenke an Geschäftspartner (Abgrenzung zur Bewirtung) |
| 1576 / 1571 | Abziehbare Vorsteuer 19 % / 7 % | Vorsteuer aus der Bewirtungsrechnung |
Buchung: Bewirtung aus geschäftlichem Anlass
Geschäftsessen mit einem Kunden, Rechnung 119,00 € brutto (100,00 € netto zuzüglich 19,00 € Umsatzsteuer), bezahlt per Firmenkreditkarte über das Bankkonto:
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 4650 Bewirtungskosten | 1200 Bank | 70,00 € |
| 4654 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten | 1200 Bank | 30,00 € |
| 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % | 1200 Bank | 19,00 € |
Ein angemessenes Trinkgeld gehört zu den Bewirtungskosten und wird ebenfalls 70:30 aufgeteilt; da es keine Umsatzsteuer enthält, entfällt dafür die Vorsteuer. Es sollte auf dem Beleg vermerkt oder vom Bewirtungsbetrieb quittiert werden.
Buchung: Arbeitnehmerbewirtung
Bewirtet die GmbH ausschließlich eigene Mitarbeiter, etwa bei einer Betriebsveranstaltung oder einem Arbeitsessen, greift die 70-%-Grenze nicht; die Aufwendungen sind voll abziehbar (R 4.10 Abs. 7 EStR). Gebucht wird typischerweise auf 4140 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei, oder – bei Getränken und Gebäck im Betrieb – auf 4653 Aufmerksamkeiten.
Beispiel: Weihnachtsfeier, Rechnung 500,00 € brutto (420,17 € netto zuzüglich 79,83 € Umsatzsteuer): 4140 an 1200 Bank 420,17 € und 1576 an 1200 Bank 79,83 €.
Betriebsveranstaltungen: Freibetrag 110 €
Für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich bleiben Zuwendungen bis 110 € je Arbeitnehmer und Veranstaltung lohnsteuerfrei (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Der übersteigende Betrag ist Arbeitslohn; er kann vom Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die pauschale Lohnsteuer wird gesondert gebucht, etwa auf 4198 Pauschale Steuer für Arbeitnehmer. Bei Zuwendungen über dem Freibetrag ist der Vorsteuerabzug auf die gesamten Aufwendungen eingeschränkt; das sollte vor der Buchung geprüft werden.
Gemischte Bewirtung
Nehmen an einer Bewirtung aus geschäftlichem Anlass auch eigene Mitarbeiter teil, fällt die gesamte Bewirtung unter die 70-%-Grenze – einschließlich des auf die Mitarbeiter entfallenden Anteils (R 4.10 Abs. 6 Satz 7 EStR). Eine Aufteilung nach Personen findet nicht statt. Getrennte Rechnungen ändern daran nichts, solange es sich um dieselbe Bewirtung handelt.
| Teilnehmer | Ertragsteuerlich | Konten |
|---|---|---|
| Nur Geschäftspartner (mit Gastgeber) | 70 % abziehbar | 4650 / 4654 |
| Geschäftspartner und eigene Mitarbeiter | 70 % abziehbar, insgesamt | 4650 / 4654 |
| Nur eigene Mitarbeiter | voll abziehbar | 4140 bzw. 4653 |
Pflichtangaben auf dem Beleg
Der Abzug setzt voraus, dass Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen zeitnah schriftlich festgehalten werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG). Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern auf der Rechnung, die der Steuerpflichtige unterschreibt (R 4.10 Abs. 8 EStR). Außerdem gilt:
- Die Rechnung muss maschinell erstellt und registriert sein; bei Kassen mit technischer Sicherheitseinrichtung müssen die TSE-Angaben enthalten sein.
- Name und Anschrift der Gaststätte und eine Aufschlüsselung der Speisen und Getränke müssen ersichtlich sein; „Speisen und Getränke“ als Pauschalangabe reicht nicht.
- Übersteigt der Rechnungsbetrag 250 €, muss die Rechnung den Namen des bewirtenden Unternehmens enthalten (R 4.10 Abs. 8 EStR, Kleinbetragsgrenze nach § 33 UStDV seit 2017).
- Digitale Belege sind zulässig, wenn sie den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 30.06.2021 und der GoBD entsprechen; die Unterschrift kann dann elektronisch ersetzt werden.
Aufbewahrungsfrist: acht Jahre für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB).
Häufige Fehler
- Alles auf 4650 buchen: Dann fehlt der nicht abziehbare Teil und muss in der Steuererklärung nachträglich korrigiert werden.
- Mitarbeiteranteil bei Geschäftsessen herausrechnen: Unzulässig; die 70-%-Grenze gilt für die gesamte Bewirtung.
- Bewirtung und Geschenk verwechseln: Bewirtung setzt die Teilnahme der Bewirteten voraus. Geschenke an Geschäftspartner sind nur bis 50 € je Empfänger und Jahr abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG) und gehören auf 4630 bzw. 4635.
- Unvollständige Belege: Ohne die Angaben nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG entfällt der Betriebsausgabenabzug insgesamt. Die Vorsteuer geht dadurch allein nicht verloren, setzt aber eine ordnungsgemäße Rechnung voraus.
- Nicht registrierte Kassenbelege: Handschriftliche Quittungen ohne Kassenregistrierung werden regelmäßig nicht anerkannt.
Jahresabschluss mit OnlineBilanz
Mit OnlineBilanz erstellen Sie einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf, den Sie zur eigenen Verwendung herunterladen können. Soll die Einreichung über OnlineBilanz erfolgen, prüft, korrigiert und unterzeichnet ein namentlich benannter, kooperierender Steuerberater. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen ausschließlich Steuerberater.
Häufig gestellte Fragen
Auf welche Konten bucht man Bewirtungskosten im SKR03?
Bei Bewirtung aus geschäftlichem Anlass 70 % des Nettobetrags auf 4650 Bewirtungskosten und 30 % auf 4654 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten; die Vorsteuer in voller Höhe auf 1576 (19 %) bzw. 1571 (7 %).
Gilt die 70-%-Grenze auch für mitessende eigene Mitarbeiter?
Ja. Nehmen eigene Arbeitnehmer an einer Bewirtung aus geschäftlichem Anlass teil, fällt auch ihr Anteil unter die 70-%-Grenze (R 4.10 Abs. 6 Satz 7 EStR). Eine Aufteilung nach Personen findet nicht statt.
Ist die Unterschrift auf dem Bewirtungsbeleg Pflicht?
Ja. Die Angaben zu Anlass und Teilnehmern sind vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben (R 4.10 Abs. 8 EStR). Bei digital erstellten Belegen kann die Unterschrift nach dem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 durch eine elektronische Signatur oder eine Genehmigung im Dokumentenmanagementsystem ersetzt werden.
Wie lange muss ich Bewirtungsbelege aufbewahren?
Bewirtungsbelege sind Buchungsbelege und acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres; für einen Beleg aus 2026 endet sie mit Ablauf des 31.12.2034.
Geht die Vorsteuer verloren, wenn der Bewirtungsbeleg unvollständig ist?
Nicht automatisch. Der Vorsteuerabzug richtet sich nach dem Umsatzsteuerrecht und setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Fehlende ertragsteuerliche Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG führen nicht allein zum Verlust der Vorsteuer, wohl aber unangemessen hohe Aufwendungen (§ 15 Abs. 1a UStG).
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf bereit. Sie können den Entwurf zur eigenen Verwendung herunterladen. Eine Einreichung über OnlineBilanz setzt die Prüfung und erforderliche Korrektur durch den beauftragten Steuerberater voraus. Grundlagen: § 4 EStG, § 15 UStG, § 147 AO, R 4.10 EStR; Kontonummern: DATEV-Standardkontenrahmen SKR03, gültig für 2026. Nächste redaktionelle Prüfung: April 2027.
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