Kleinbetragsrechnung: erleichterte Pflichtangaben nach § 33 UStDV
Wer als Geschäftsführer einer GmbH oder UG täglich Tankquittungen, Parkscheine oder Bewirtungsbelege verarbeitet, stößt unweigerlich auf die Kleinbetragsrechnung. Das Umsatzsteuerrecht gewährt hier eine erhebliche Erleichterung: Rechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro müssen deutlich weniger Pflichtangaben enthalten als eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG – und berechtigen dennoch zum Vorsteuerabzug.
Kurzantwort
Eine Kleinbetragsrechnung im Sinne des § 33 UStDV ist jede Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt. Sie muss nur Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie den Bruttobetrag und den anzuwendenden Steuersatz enthalten. Name und Adresse des Empfängers, Steuernummer, Rechnungsnummer und Nettoausweis sind nicht erforderlich. Der Vorsteuerabzug ist dennoch möglich, sofern alle vorgeschriebenen Mindestangaben vorhanden sind.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtsgrundlage: § 33 UStDV im Überblick
- Pflichtangaben der Kleinbetragsrechnung
- Was bei der Kleinbetragsrechnung entfällt
- Vorsteuerabzug aus Kleinbetragsrechnungen
- Kassenbons als Kleinbetragsrechnung
- Praxisbeispiel: GmbH bucht Tankquittung
- Grenzen und Ausnahmen
- Auswirkungen auf die laufende Buchhaltung
- Fazit
Rechtsgrundlage: § 33 UStDV im Überblick
Die Vereinfachungsregelung für Rechnungen mit kleinen Beträgen ist in § 33 UStDV geregelt. Die Norm ist eine Ermächtigungsgrundlage, die der Bundesregierung erlaubt, den Rechnungsstellern für Bagatellbeträge einen reduzierten Pflichtangabenkatalog vorzuschreiben. Korrespondierend dazu regelt § 35 UStDV die Vereinfachung bei Fahrausweisen.
Die maßgebliche Bruttowertgrenze beträgt 250 Euro. Sie gilt seit dem 1. Januar 2017 und wurde durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz von zuvor 150 Euro auf den aktuellen Wert angehoben. Es handelt sich um einen Bruttobetrag, d. h. die Umsatzsteuer ist einzurechnen. Ein Nettobetrag von beispielsweise 210,08 Euro zuzüglich 19 % USt ergibt 250,00 Euro brutto – die Grenze ist noch exakt eingehalten.
Hinweis zum Bruttobetrag
Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtrechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Ein Beleg über 249,99 Euro brutto ist eine Kleinbetragsrechnung; ein Beleg über 250,01 Euro brutto unterliegt dem vollen Pflichtangabenkatalog des § 14 Abs. 4 UStG.
Wichtig: Die Vereinfachung gilt ausschließlich für Rechnungen, die an Unternehmer im Rahmen ihres Unternehmens ausgestellt werden. Für Privatpersonen ohne Vorsteuerabzugsberechtigung hat die Regelung praktisch keine Bedeutung, wohl aber für jede GmbH oder UG, die täglich Kleinbelege verarbeitet.
Pflichtangaben der Kleinbetragsrechnung
§ 33 UStDV reduziert den Pflichtangabenkatalog auf folgende Mindestinformationen:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe (= Bruttobetrag)
- Der anzuwendende Steuersatz (z. B. „inkl. 19 % USt“ oder „inkl. 7 % USt“)
- Im Fall einer Steuerbefreiung: ein Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt
Sind mehrere Steuersätze auf einem Beleg vorhanden (z. B. Supermarktbon mit 7 % und 19 % Artikeln), müssen die Entgelte nach Steuersätzen aufgeschlüsselt ausgewiesen sein. Der Bruttobetrag allein ohne Aufschlüsselung genügt dann nicht.
- Name + Anschrift Leistender
- Name + Anschrift Empfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr. Leistender
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung
- Leistungszeitpunkt
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag
- Bruttobetrag
- Name + Anschrift Leistender
Name + Anschrift EmpfängerSteuernummer / USt-IdNr.- Ausstellungsdatum
Rechnungsnummer- Menge und Art der Leistung
Leistungszeitpunkt (gesondert)- Bruttobetrag + Steuersatz
Nettoausweis nicht erforderlich
Was bei der Kleinbetragsrechnung entfällt
Der praktische Nutzen liegt im Wegfall mehrerer formaler Anforderungen, die bei größeren Rechnungen zwingend sind:
Empfängerangaben
Name und Anschrift des Leistungsempfängers – also der GmbH – müssen auf der Kleinbetragsrechnung nicht erscheinen. Das ist insbesondere bei maschinell erstellten Kassenbons relevant, die per se keine Kundendaten erfassen. Die GmbH muss daher nicht nachträglich eingestempelt werden, um den Vorsteuerabzug zu sichern.
Steuernummer und USt-IdNr.
Auf der Kleinbetragsrechnung muss der leistende Unternehmer weder seine Steuernummer noch seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausweisen. Gerade Parkscheinautomat oder Tankbelegdruck lassen diese Daten häufig weg – umsatzsteuerrechtlich ist das bis 250 Euro brutto unschädlich.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Das Fehlen einer konsekutiven Belegnummer schadet nicht. Kassenbons, Parktickets und Automatenquittungen haben üblicherweise keine fortlaufende Rechnungsnummer im Sinne des § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG – bei Kleinbetragsrechnungen ist das kein Problem.
Leistungszeitpunkt
Der gesonderte Ausweis des Leistungs- oder Lieferzeitpunkts entfällt. Trägt der Beleg ein Ausstellungsdatum, gilt nach dem BMF-Schreiben zur Anwendung des UStG (Abschn. 14.5 Abs. 17 UStAE) das Ausstellungsdatum zugleich als Leistungsdatum, sofern keine abweichenden Hinweise vorliegen.
Getrennte Nettobetragsangabe
Der Nettobetrag muss nicht separat ausgewiesen sein. Es genügt der Bruttobetrag zusammen mit dem Steuersatz. Der Buchhalter errechnet den abziehbaren Vorsteuerbetrag daraus selbst (Bruttobetrag × Steuersatz / (100 + Steuersatz)).
Achtung: Innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge
Die Kleinbetragsregelung gilt nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG), für Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), sowie für Reiseleistungen (§ 25 UStG) und Differenzbesteuerung (§ 25a UStG). Hier sind stets vollständige Rechnungsangaben erforderlich.
Vorsteuerabzug aus Kleinbetragsrechnungen
Der Vorsteuerabzug aus Kleinbetragsrechnungen richtet sich nach den allgemeinen Voraussetzungen des § 15 UStG. Der Unternehmer (hier: die GmbH) muss vorsteuerabzugsberechtigt sein und die bezogene Leistung für sein Unternehmen verwenden. Zusätzlich muss die Kleinbetragsrechnung alle Mindestangaben nach § 33 UStDV vollständig erfüllen.
Fehlt auch nur eine der vorgeschriebenen Mindestangaben – beispielsweise der Steuersatz –, entfällt der Vorsteuerabzug vollständig, bis der Beleg berichtigt wird. Eine rückwirkende Berichtigung ist bei Kleinbetragsrechnungen nach dem EuGH-Urteil Senatex (C-518/14) und der nachfolgenden BFH-Rechtsprechung grundsätzlich möglich, aber mit praktischen Hürden verbunden, weil der leistende Unternehmer oft nicht mehr erreichbar ist.
Berechnung der abziehbaren Vorsteuer
Da kein Nettoausweis erforderlich ist, wird der Vorsteuerbetrag aus dem Bruttobetrag herausgerechnet:
| Steuersatz | Formel | Beispiel (Brutto 119,00 €) |
|---|---|---|
| 19 % | Brutto × 19 / 119 | 119,00 × 19 / 119 = 19,00 € |
| 7 % | Brutto × 7 / 107 | 107,00 × 7 / 107 = 7,00 € |
Gemischte Belege
Enthält ein Kassenbon Artikel mit 7 % und mit 19 % Umsatzsteuer, muss der Beleg die jeweiligen Bruttobeträge pro Steuersatz ausweisen. Nur dann kann die GmbH die Vorsteuer korrekt aufteilen und abziehen. Ein undifferenzierter Gesamtbruttobetrag ohne Steuersatzaufteilung lässt keinen Vorsteuerabzug zu.
Kassenbons als Kleinbetragsrechnung
Kassenbons aus dem Einzelhandel, Tankstellen, Parkautomaten oder der Gastronomie sind typische Anwendungsfälle der Kleinbetragsrechnung. Seit Einführung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und der Bonpflicht zum 1. Januar 2020 sind Kassenbons, die von einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) erstellt werden, mit einer Transaktionsnummer versehen. Diese Nummer ersetzt aber nicht die fehlenden Pflichtangaben; sie dient der fiskalischen Absicherung der Kasse.
Ein gültiger Kassenbon als Kleinbetragsrechnung muss mindestens enthalten:
- Name und Anschrift des Geschäfts (leistender Unternehmer)
- Datum des Einkaufs
- Warenbezeichnung oder Leistungsbeschreibung
- Bruttobetrag und anzuwendender Steuersatz (getrennt nach Steuersätzen, soweit relevant)
In der Praxis bereiten Tankquittungen manchmal Schwierigkeiten, wenn nur „Kraftstoff“ ohne Literzahl oder Kraftstoffsorte angegeben ist. Nach Abschn. 14.5 Abs. 2 UStAE reicht „handelsübliche Bezeichnung“ – „Diesel“ oder „Super E10″ genügt als Leistungsbeschreibung. Die Literzahl ist keine zwingende Anforderung, erleichtert aber die betriebliche Zuordnung.
Digitale Belege und E-Rechnungspflicht
Ab dem 1. Januar 2025 gilt für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern die E-Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 1 UStG i. V. m. § 27 Abs. 39 UStG. Die Übergangsregelungen sehen vor, dass bis Ende 2026 Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig sind. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gilt nach § 34 UStDV eine ausdrückliche Ausnahme von der E-Rechnungspflicht – Kassenbons und Kleinbelege dürfen weiterhin in Papierform ausgestellt und akzeptiert werden.
Praxisbeispiel: GmbH bucht Tankquittung
Die Muster GmbH (voll vorsteuerabzugsberechtigt) betankt ihren Firmenwagen an einer Tankstelle. Die Quittung weist aus:
- Tankstelle XY GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
- Datum: 15.05.2025
- 40 Liter Diesel
- Gesamtbetrag: 71,60 € inkl. 19 % USt
Die Rechnung liegt unter 250 Euro brutto → Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Alle Mindestangaben sind vorhanden. Die Vorsteuer berechnet sich:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Bruttobetrag | 71,60 € |
| Vorsteuer (71,60 × 19 / 119) | 11,44 € |
| Nettobetrag (Aufwand) | 60,16 € |
Buchungssatz im SKR 03:
Wäre der Bruttobetrag auf 250,01 Euro gestiegen, müsste der Kassenbon zwingend auch Name und Anschrift der GmbH sowie Steuernummer der Tankstelle enthalten – anderenfalls kein Vorsteuerabzug. Die korrekte Verbuchung solcher Belege ist zentraler Bestandteil der laufenden Finanzbuchhaltung einer GmbH.
Grenzen und Ausnahmen der Kleinbetragsregelung
Keine künstliche Rechnungsaufteilung
Das Finanzamt erkennt die missbräuchliche Aufspaltung einer Leistung in mehrere Kleinbetragsrechnungen nicht an. Wer eine Dienstleistung von 800 Euro in vier Rechnungen à 200 Euro aufteilt, um die erleichterten Anforderungen zu nutzen, riskiert die Versagung des Vorsteuerabzugs und ggf. umsatzsteuerliche Nachforderungen.
Ausnahme bei innergemeinschaftlichen Erwerben
Für innergemeinschaftliche Lieferungen und sonstige Leistungen mit Steuerumkehr (Reverse Charge nach § 13b UStG) bleibt es stets beim vollständigen Pflichtangabenkatalog. Ein Rechnungsaussteller aus dem EU-Ausland kann sich nicht auf § 33 UStDV berufen.
Reisekostenbelege und Bewirtung
Bewirtungsbelege bis 250 Euro brutto sind Kleinbetragsrechnungen – für den Vorsteuerabzug genügen die Mindestangaben nach § 33 UStDV. Für den ertragsteuerlichen Betriebsausgabenabzug nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG i. V. m. dem BMF-Schreiben zu Bewirtungsaufwendungen sind jedoch zusätzlich Ort, Anlass, Teilnehmer und Unterschrift des Bewirtenden erforderlich. Die umsatzsteuerlichen Erleichterungen entbinden also nicht von den ertragsteuerlichen Nachweispflichten.
Elektronische Kassenbelege
Seit der KassenSichV sind digitale Belege (z. B. QR-Code-Belege) zulässig. Für die Kleinbetragsrechnung gelten dieselben inhaltlichen Anforderungen wie für Papierbelege. Die GmbH muss sicherstellen, dass digital empfangene Kleinbetragsrechnungen revisionssicher archiviert werden – die GoBD-Anforderungen gelten uneingeschränkt.
Auswirkungen auf die laufende Buchhaltung
In der Praxis einer GmbH-Buchhaltung machen Kleinbetragsrechnungen einen erheblichen Anteil der Belege aus: Tankquittungen, Parktickets, Büromaterialbons, Bewirtungsbelege unter 250 Euro. Ein strukturiertes Belegmanagement spart Zeit und sichert den Vorsteuerabzug.
Empfehlenswerte Maßnahmen:
- Prüfung jedes Belegs auf die Bruttosumme: unter oder über 250 Euro?
- Vollständigkeitsprüfung der Mindestangaben nach § 33 UStDV vor Verbuchung
- Bei gemischten Steuersätzen: Aufschlüsselung nach Steuersatz prüfen
- Digitales Einlesen per OCR/Scan, GoBD-konforme Archivierung
- Bewirtungsbelege: zusätzlich ertragsteuerliche Nachweise ergänzen
- Belege über 250 Euro brutto: vollständige Rechnungsangaben einfordern
Buchhalterische Fehler bei Kleinbetragsrechnungen fallen bei Betriebsprüfungen regelmäßig auf, weil Prüfer systematisch prüfen, ob der Steuersatz auf dem Beleg ausgewiesen ist und ob der Bruttobetrag korrekt in Netto und Steuer aufgespalten wurde. Eine ordentlich geführte Finanzbuchhaltung minimiert dieses Risiko spürbar.
Tipp für GmbH-Geschäftsführer
Legen Sie intern eine einfache Checkliste für die Belegprüfung an und schulen Sie Mitarbeiter, die Belege einreichen. Eine fehlende Angabe auf dem Beleg lässt sich im Nachhinein kaum noch korrigieren – der Vorsteuerabzug ist dann dauerhaft verloren.
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Fazit: Kleinbetragsrechnung richtig nutzen und Vorsteuer sichern
Die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV ist eine praxisnahe Erleichterung für alle Unternehmen, die täglich Massenbelege verarbeiten. Die 250-Euro-Bruttowertgrenze reduziert den Pflichtangabenkatalog auf das Wesentliche: Leistender, Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz. Empfängerangaben, Rechnungsnummer, Steuernummer und Nettoausweis sind nicht erforderlich.
Der Vorsteuerabzug bleibt gleichwohl vollumfänglich erhalten – sofern die Mindestangaben lückenlos vorliegen und die allgemeinen Voraussetzungen des § 15 UStG erfüllt sind. Fehlt auch nur der Steuersatz, ist der Abzug gefährdet. Kassenbons erfüllen die Anforderungen in der Regel, wenn Steuersatz und Geschäftsbezeichnung klar ausgewiesen sind.
Für die GmbH-Praxis gilt: Kleinbetragsrechnungen sind einfach, aber nicht formlos. Eine saubere Belegprüfung und GoBD-konforme Archivierung sind die Grundlage dafür, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug in der Betriebsprüfung anerkennt.
250 EUR
Bruttowertgrenze Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV)
5
Pflichtangaben statt 9 bei vollständiger Rechnung
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt. Sie unterliegt nach § 33 UStDV einem reduzierten Pflichtangabenkatalog und muss u. a. keine Empfängerangaben, Rechnungsnummer oder Steuernummer des Leistenden enthalten.
Darf ich aus einer Kleinbetragsrechnung die Vorsteuer ziehen?
Ja, sofern alle Mindestangaben nach § 33 UStDV vorhanden sind (Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag, Steuersatz) und die allgemeinen Voraussetzungen des § 15 UStG erfüllt sind.
Was passiert, wenn der Beleg 250,01 Euro brutto beträgt?
Dann handelt es sich um eine gewöhnliche Rechnung. Es gelten alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG. Fehlen z. B. Steuernummer oder Rechnungsnummer, ist der Vorsteuerabzug nicht möglich.
Muss ein Kassenbon den Namen der GmbH enthalten?
Nein. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind Empfängerangaben nicht erforderlich. Der Kassenbon muss lediglich die Mindestangaben nach § 33 UStDV enthalten.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinbetragsrechnungen?
Nein. § 34 UStDV nimmt Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto ausdrücklich von der E-Rechnungspflicht aus. Kassenbons und Kleinbelege dürfen weiterhin in Papierform ausgestellt und akzeptiert werden.
Wie berechne ich die Vorsteuer aus einem Bruttobetrag?
Formel bei 19 %: Bruttobetrag × 19 / 119. Bei 7 %: Bruttobetrag × 7 / 107. Beispiel: 71,60 € brutto × 19 / 119 = 11,44 € Vorsteuer.
Über Autor und Berufsprofil
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Berufsprofil
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
Berufsangaben im persönlichen Profil
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Schwerpunkt fachliche Abschlussfragen. Informationen zum Tätigkeitsgebiet; keine individuelle Beratung durch diesen Beitrag.
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