Arbeitszeugnis schreiben als Arbeitgeber: Pflicht, Aufbau und Haftung
Als Geschäftsführer einer GmbH oder UG gehört das Ausstellen von Arbeitszeugnissen zu den arbeitsrechtlichen Pflichten, die bei Missachtung teuer werden können – sowohl gegenüber dem ausscheidenden Mitarbeiter als auch gegenüber künftigen Arbeitgebern. Dieser Artikel zeigt, was beim Arbeitszeugnis schreiben rechtlich gilt, wie ein Zeugnis korrekt aufgebaut wird und welche Haftungsfallen lauern.
Kurzantwort
Arbeitszeugnis schreiben ist für Arbeitgeber nach § 109 GewO Pflicht. Das Zeugnis muss wahrheitsgemäß und wohlwollend sein, den vollständigen Namen, Tätigkeitszeitraum, Aufgaben, Leistung, Verhalten und eine Schlussformel enthalten und handschriftlich von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben werden. Fehler oder Verzögerungen können Schadensersatzansprüche des Arbeitnehmers auslösen.
Inhaltsverzeichnis
Zeugnispflicht nach § 109 GewO
Die gesetzliche Pflicht zum Arbeitszeugnis schreiben ergibt sich unmittelbar aus § 109 Gewerbeordnung (GewO). Danach hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Dieser Anspruch gilt unabhängig davon, ob das Arbeitsverhältnis durch Kündigung des Arbeitgebers, durch Eigenkündigung, durch Aufhebungsvertrag oder durch Befristungsablauf endet.
Für GmbH-Geschäftsführer als Arbeitgeber bedeutet das: Sobald ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und ein Zeugnis verlangt, besteht eine einklagbare Pflicht. Der Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis muss ausdrücklich geltend gemacht werden; ohne besonderen Wunsch genügt das einfache Zeugnis. In der Praxis verlangen Arbeitnehmer jedoch fast ausnahmslos das qualifizierte Zeugnis.
Hinweis
§ 109 GewO gilt für alle Arbeitnehmer, also auch für Teilzeitkräfte, Minijobber und Auszubildende (für Letztere zusätzlich § 16 BBiG). Freie Mitarbeiter und GmbH-Gesellschafter ohne Anstellungsvertrag haben keinen gesetzlichen Zeugnisanspruch nach GewO.
Einfaches vs. qualifiziertes Zeugnis
Das Gesetz unterscheidet zwei Zeugnisarten:
Enthält ausschließlich Angaben zur Art und Dauer der Tätigkeit. Keine Bewertung von Leistung oder Verhalten. Wird selten verlangt, reicht für manche Behördenzwecke.
Enthält zusätzlich eine Beurteilung von Leistung und Führung/Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. Standard in der deutschen Praxis; auf Verlangen des Arbeitnehmers zwingend auszustellen.
In der Praxis ist das qualifizierte Zeugnis die Regel. GmbH-Geschäftsführer, die nur ein einfaches Zeugnis ausstellen, obwohl der Mitarbeiter ein qualifiziertes verlangt hat, verletzen ihre Pflicht nach § 109 GewO und setzen sich Schadensersatzansprüchen aus.
Wahrheitsprinzip und Wohlwollensgrundsatz
Die größte rechtliche Spannung beim Arbeitszeugnis schreiben ergibt sich aus dem Nebeneinander zweier Grundsätze, die das Bundesarbeitsgericht (BAG) seit Jahrzehnten als bindend anerkennt:
| Grundsatz | Inhalt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Wahrheitsprinzip | Das Zeugnis darf keine falschen Angaben enthalten. Bewusst unwahre Aussagen machen den Arbeitgeber haftbar. | § 109 Abs. 2 S. 2 GewO; § 826 BGB |
| Wohlwollensgrundsatz | Das Zeugnis soll dem Arbeitnehmer das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren; positiver Grundton ist geboten. | § 109 Abs. 2 S. 2 GewO (a.E.) |
Diese Spannung führt in der Praxis dazu, dass Arbeitgeber negative Eigenschaften entweder gar nicht erwähnen oder stark abmildern müssen, solange keine schwerwiegenden Verfehlungen vorlagen. Das BAG hat klargestellt: Wenn ein Zeugnis überhaupt keine Erwähnung einer Eigenschaft enthält, darf der Leser daraus keine negativen Schlüsse ziehen – wohl aber, wenn positiv formulierte Standardfloskeln fehlen, die branchenüblich immer vorhanden sind.
Achtung: Das bewusste Weglassen üblicher Schlussformeln (z. B. „Wir wünschen ihm für die Zukunft alles Gute“) wird von Gerichten als verstecktes Negativzeugnis gewertet. Arbeitnehmer können die Ergänzung einklagen (BAG, Urt. v. 11.12.2012, Az. 9 AZR 227/11).
Aufbau: Vom Briefkopf bis zur Unterschrift
Ein ordnungsgemäßes qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt einem anerkannten Aufbauschema. Abweichungen – insbesondere fehlende Pflichtbestandteile – können dazu führen, dass der Arbeitnehmer Nachbesserung verlangen kann.
1. Briefkopf und Datum
Das Zeugnis wird auf dem offiziellen Geschäftsbriefpapier der GmbH ausgestellt. Firmierung, Rechtsform und Adresse müssen korrekt aufgeführt sein. Das Datum entspricht dem letzten Arbeitstag oder dem Beendigungsdatum des Arbeitsverhältnisses – nicht dem Ausstellungsdatum, wenn dieses später liegt. Ein zu spätes Datum kann als Verschlechterung gewertet werden.
2. Überschrift
Die Überschrift lautet schlicht: „Zeugnis“ oder „Arbeitszeugnis“. Das Wort „Zwischenzeugnis“ ist zu verwenden, wenn das Arbeitsverhältnis noch besteht.
3. Einleitung: Personalien und Tätigkeitszeitraum
Vollständiger Name, ggf. akademischer Grad, Geburtsdatum (nur wenn der Arbeitnehmer zustimmt oder es branchenüblich ist), Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses.
4. Tätigkeitsbeschreibung
Vollständige und genaue Beschreibung aller wesentlichen Aufgaben, Verantwortungsbereiche und ggf. Führungsaufgaben. Fehlerhafte oder unvollständige Tätigkeitsbeschreibungen – etwa wenn die Beförderung zur Teamleitung nicht erwähnt wird – stellen einen Zeugnisfehler dar.
5. Leistungsbeurteilung
Beurteilung von Arbeitsqualität, Arbeitsmenge, Fachkenntnissen, Arbeitsmethodik und Belastbarkeit. Die klassische Notenskala entspricht etablierten Formulierungen:
| Schulnote | Typische Zeugnisformulierung |
|---|---|
| Sehr gut (1) | „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ |
| Gut (2) | „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ |
| Befriedigend (3) | „zu unserer vollen Zufriedenheit“ |
| Ausreichend (4) | „zu unserer Zufriedenheit“ |
| Mangelhaft (5) | „hat sich bemüht, die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen“ |
6. Führungs-/Verhaltensbeurteilung
Beurteilung des Sozialverhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden und ggf. Lieferanten. Reihenfolge ist relevant: Vorgesetzte werden in der Regel zuerst genannt. Eine ungewöhnliche Reihenfolge (z. B. Kunden zuerst, Vorgesetzte gar nicht) kann als Hinweis auf Konflikte mit Vorgesetzten interpretiert werden.
7. Schlussformel
Die Schlussformel enthält: Beendigungsgrund (auf Wunsch des Arbeitnehmers, wenn dieser gekündigt hat; andernfalls weglassen oder neutral formulieren), Bedauern über das Ausscheiden, Dank für die geleistete Arbeit sowie Zukunftswünsche. Fehlt die Schlussformel ganz oder ist sie erkennbar kühl gehalten, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Ergänzung.
8. Unterschrift
Das Zeugnis muss eigenhändig unterschrieben werden (§ 109 Abs. 3 GewO: Schriftformerfordernis, § 126 BGB). Elektronische Signaturen genügen nicht. Die Unterschrift muss von einer Person geleistet werden, die zur Vertretung der GmbH nach außen berechtigt ist – in der Regel der Geschäftsführer. Name und Funktion sind unter der Unterschrift anzugeben.
Geheimcode und unzulässige Formulierungen
In der Zeugnissprache haben sich codierte Formulierungen entwickelt, die von erfahrenen HR-Fachleuten als negative Signale entschlüsselt werden. Als Arbeitgeber müssen Sie wissen, welche Formulierungen als verdeckte Kritik wirken – und welche daher unzulässig sind, wenn die Negativaussage nicht der Wahrheit entspricht.
Typische Beispiele für verdeckt negative Formulierungen:
- „Er war stets bemüht“ → Note 5, mangelhaft
- „Er hat sich um ein gutes Verhältnis zu Kollegen bemüht“ → Konflikte mit Kollegen
- „Sie erledigte ihre Aufgaben mit großem persönlichen Engagement“ → schlechte Ergebnisse trotz Eifer
- „Er fiel durch seine gesellige Art auf“ → Alkohol-/Suchtprobleme
Wichtig: Unzulässig sind alle Formulierungen, Auslassungen oder Gestaltungsmerkmale (z. B. Tippfehler, Knicke, bestimmte Papierfarben), die dem Arbeitnehmer schaden, aber nicht der Wahrheit entsprechen. Solche Zeugnisse können vom Arbeitnehmer angefochten werden; der Arbeitgeber trägt die Beweislast für negative Tatsachenbehauptungen.
Praxisbeispiel: Zeugnis in der GmbH
Die Muster Handels-GmbH beschäftigt Maria Schreiber seit drei Jahren als Buchhalterin. Sie kündigt zum 31. März 2025 und verlangt ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Ihre Leistungen waren durchgehend gut (Note 2), ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen tadellos. Sie hat keine Führungsverantwortung.
Der Geschäftsführer erstellt das Zeugnis auf dem Briefpapier der GmbH mit Datum 31.03.2025. Die Leistungsbeurteilung lautet: „Frau Schreiber erledigte alle ihr übertragenen Aufgaben im Bereich Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie Monatsabschlüsse stets zu unserer vollen Zufriedenheit.“ Die Verhaltensbeurteilung: „Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war stets vorbildlich.“ Die Schlussformel: „Frau Schreiber verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch. Wir bedauern ihren Weggang, danken ihr für die stets engagierte Mitarbeit und wünschen ihr für ihre berufliche und persönliche Zukunft alles Gute.“
Das Zeugnis wird vom Geschäftsführer eigenhändig unterschrieben mit Angabe von Name und Funktion. Die korrekte Abwicklung – inklusive Abmeldung, Lohnsteuerabrechnung und Sozialversicherungsmeldung – erfolgt über die Lohnbuchhaltung der GmbH.
Praxis-Tipp
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Formulierungen der aktuellen BAG-Rechtsprechung entsprechen: Lassen Sie Zeugnisse für langjährige oder hochrangige Mitarbeiter von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht gegenlesen. Die Kosten sind überschaubar; ein Zeugnisprozess ist deutlich teurer.
Haftungsrisiken für den Arbeitgeber
Beim Arbeitszeugnis schreiben drohen dem Arbeitgeber Haftungsrisiken aus zwei Richtungen:
Haftung gegenüber dem Arbeitnehmer
Stellt der Arbeitgeber kein, ein zu spätes oder ein inhaltlich fehlerhaftes Zeugnis aus, kann der Arbeitnehmer:
- Berichtigung oder Ausstellung des Zeugnisses vor dem Arbeitsgericht einklagen (§ 109 GewO i.V.m. § 823 BGB),
- Schadensersatz nach § 280 Abs. 1 BGB verlangen, wenn ihm durch das fehlerhafte Zeugnis ein nachweisbarer Schaden entstanden ist (z. B. Jobabsage wegen schlechtem Zeugnis),
- im Extremfall Zwangsgeld gegen den Geschäftsführer persönlich beantragen (§ 888 ZPO), wenn ein Urteil auf Zeugniserteilung nicht vollstreckt wird.
Haftung gegenüber dem neuen Arbeitgeber
Enthält das Zeugnis bewusst unwahre positive Aussagen – etwa wird ein Mitarbeiter als „absolut vertrauenswürdig“ bezeichnet, obwohl der Arbeitgeber weiß, dass dieser Unterschlagungen begangen hat – kann der neue Arbeitgeber bei Schäden Schadensersatz nach § 826 BGB (vorsätzliche sittenwidrige Schädigung) verlangen. Das ist kein theoretisches Risiko: Der BGH hat die Haftung aus § 826 BGB in Zeugnisfällen mehrfach bestätigt.
Umgekehrt gilt: Ein zu schlechtes Zeugnis kann den Arbeitnehmer schädigen – was wiederum Ansprüche nach § 823 Abs. 1 BGB (allgemeines Persönlichkeitsrecht) auslösen kann. Der Arbeitgeber sitzt also zwischen zwei Haftungsstühlen.
Achtung GmbH-Geschäftsführer: Die persönliche Haftung des Geschäftsführers ist möglich, wenn er das Zeugnis eigenhändig und vorsätzlich fehlerhaft ausstellt. Das kann über den Schutzschirm der GmbH-Haftungsbeschränkung hinausgehen.
Fristen und Form
Das Gesetz selbst nennt keine starre Frist für die Zeugniserteilung. Aus § 109 GewO i.V.m. dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) ergibt sich jedoch: Das Zeugnis ist unverzüglich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszustellen. In der Praxis wird eine Frist von zwei bis drei Wochen als vertretbar angesehen; eine Verzögerung von mehreren Monaten ist eine Pflichtverletzung.
Zwingend ist die Schriftform nach § 109 Abs. 3 GewO: Das Zeugnis muss auf Papier ausgestellt und eigenhändig unterschrieben werden. Eine E-Mail oder ein PDF ohne qualifizierte elektronische Signatur genügt nicht. Wird das Zeugnis ausgehändigt, kann der Arbeitnehmer eine Originalurkunde verlangen – eine Kopie ist kein Zeugnis im Rechtssinn.
Einen Zeugnisanspruch verjährt grundsätzlich nach drei Jahren (§ 195 BGB), wobei tarifvertragliche Ausschlussfristen kürzere Fristen setzen können. Prüfen Sie daher stets, ob ein Tarifvertrag anwendbar ist.
Fazit
Arbeitszeugnis schreiben ist weit mehr als eine administrative Pflichtübung. Es handelt sich um ein rechtlich anspruchsvolles Dokument, das den Grundsätzen der Wahrheit und des Wohlwollens gleichermaßen genügen muss. Für GmbH-Geschäftsführer ergeben sich handfeste Haftungsrisiken sowohl gegenüber dem Arbeitnehmer als auch gegenüber Dritten, wenn das Zeugnis zu spät, zu negativ oder bewusst zu positiv ausgestellt wird. Ein korrekter Aufbau – von Briefkopf und Tätigkeitsbeschreibung über Leistungs- und Verhaltensbeurteilung bis zur Schlussformel und eigenhändigen Unterschrift – ist keine Kür, sondern Pflicht.
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§ 109 GewO
Gesetzliche Grundlage Zeugnispflicht
3 Jahre
Verjährungsfrist Zeugnisanspruch (§ 195 BGB)
2–3 Wochen
Praxisübliche Frist zur Zeugniserteilung
Häufig gestellte Fragen
Muss ich als GmbH-Geschäftsführer jedem Mitarbeiter ein Zeugnis ausstellen?
Ja. § 109 GewO verpflichtet jeden Arbeitgeber, auf Verlangen des Arbeitnehmers ein Zeugnis auszustellen – unabhängig von Betriebsgröße, Dauer oder Art des Arbeitsverhältnisses.
Was passiert, wenn ich ein Arbeitszeugnis zu spät ausstelle?
Der Arbeitnehmer kann die Ausstellung vor dem Arbeitsgericht einklagen und ggf. Schadensersatz nach § 280 Abs. 1 BGB verlangen, wenn ihm durch die Verspätung ein nachweisbarer Schaden entstanden ist.
Darf ich negative Eigenschaften im Zeugnis erwähnen?
Nur wenn sie der Wahrheit entsprechen und so schwerwiegend sind, dass ein künftiger Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an der Information hat. Der Arbeitgeber trägt die Beweislast für negative Aussagen.
Ist eine elektronische Signatur beim Zeugnis ausreichend?
Nein. § 109 Abs. 3 GewO schreibt Schriftform vor; das Zeugnis muss auf Papier ausgestellt und eigenhändig unterschrieben werden. Eine E-Mail oder ein PDF ohne qualifizierte Signatur genügt nicht.
Muss das Zeugnis immer eine Schlussformel enthalten?
Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber nach der BAG-Rechtsprechung kann der Arbeitnehmer eine übliche Schlussformel mit Dank und Zukunftswünschen einklagen, wenn deren Fehlen als verdeckte Negativaussage zu werten ist.
Wer haftet, wenn das Zeugnis dem neuen Arbeitgeber schadet?
Enthält das Zeugnis bewusst unwahre positive Aussagen und entsteht dem neuen Arbeitgeber dadurch ein Schaden, haftet der ausstellende Arbeitgeber nach § 826 BGB (vorsätzliche sittenwidrige Schädigung).
Über Autor
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Servet Gündogan
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