Abmahnungsgründe: Wann Arbeitgeber abmahnen dürfen
Eine Abmahnung ist das arbeitsrechtliche Warninstrument schlechthin – und gleichzeitig die formale Vorstufe zur verhaltensbedingten Kündigung. Doch nicht jeder Ärger über einen Mitarbeiter rechtfertigt eine Abmahnung. Welche Abmahnung Gründe rechtlich standfest sind, welche Pflichtverstöße tatsächlich abmahnfähig sind und wo die Grenzen liegen, erfahren GmbH-Geschäftsführer in diesem Fachartikel.
Kurzantwort
Abmahnung Gründe sind ausschließlich Pflichtverstöße, die der Arbeitnehmer steuern kann: wiederholtes Zuspätkommen, unentschuldigtes Fehlen, Arbeitsverweigerung oder grobe Verletzung von Verhaltens- und Nebenpflichten. Nicht abmahnfähig sind hingegen personen- oder betriebsbedingte Umstände wie dauerhafte Krankheit, fehlende Eignung oder bloße Charaktereigenschaften. Die Abmahnung muss das konkrete Fehlverhalten benennen, eine Verhaltensänderung fordern und auf Konsequenzen hinweisen – andernfalls ist sie unwirksam.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Abmahnung?
- Abmahnung Gründe: Der Überblick
- Zuspätkommen & Fehlzeiten
- Unentschuldigtes Fehlen
- Arbeitsverweigerung
- Schlechtleistung: Wo liegen die Grenzen?
- Verstöße gegen Verhaltens- und Nebenpflichten
- Was ist NICHT abmahnfähig?
- Praxisbeispiel: Abmahnung in der GmbH
- Formale Anforderungen an die Abmahnung
- Fazit
Was ist eine Abmahnung – und welche Funktion hat sie?
Die Abmahnung ist im deutschen Arbeitsrecht gesetzlich nicht legaldefiniert, hat sich aber durch Jahrzehnte höchstrichterlicher Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) zu einem klar konturierten Rechtsinstitut entwickelt. Sie erfüllt nach ständiger BAG-Rechtsprechung eine Rüge-, Warn- und Dokumentationsfunktion: Der Arbeitgeber rügt ein konkretes Fehlverhalten, warnt den Arbeitnehmer vor den arbeitsrechtlichen Konsequenzen bei Wiederholung und dokumentiert den Vorfall für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung.
Ohne wirksam ausgesprochene Abmahnung ist eine verhaltensbedingte Kündigung regelmäßig unwirksam (§ 1 Abs. 2 KSchG). Gerade für GmbH-Geschäftsführer, die gegenüber ihrer Belegschaft als Arbeitgeber auftreten, ist das Instrument deshalb von zentraler Bedeutung – sowohl als Eskalationsstufe als auch als rechtliche Absicherung.
Hinweis: Abmahnung vs. Kündigung
Die Abmahnung ersetzt nicht die Kündigung, sondern bereitet sie vor. Erst wenn trotz Abmahnung dasselbe oder ein gleichartiges Fehlverhalten wiederholt auftritt, kann eine verhaltensbedingte Kündigung sozial gerechtfertigt sein. Abmahnungen verlieren nach ca. 2–3 Jahren ihre Warnfunktion und sollten dann aus der Personalakte entfernt werden.
Abmahnung Gründe: Der systematische Überblick
Grundvoraussetzung jedes abmahnfähigen Verhaltens ist, dass der Arbeitnehmer den Pflichtverstoß selbst steuern und beeinflussen kann. Das unterscheidet die verhaltensbedingte Abmahnung grundlegend von Maßnahmen bei personenbedingten oder betriebsbedingten Gründen. Alle Abmahnung Gründe lassen sich in folgende Kategorien einteilen:
- Zuspätkommen / Arbeitszeitverstöße
- Unentschuldigtes Fehlen
- Arbeitsverweigerung (vollständig oder teilweise)
- Schlechtleistung (unter engen Voraussetzungen)
- Verstöße gegen Betriebsordnung / Hausregeln
- Beleidigung, Mobbing gegenüber Kollegen
- Nebenpflichtverletzungen (Schweigepflicht, Wettbewerb)
- Unerlaubte Privatnutzung von Betriebsmitteln
- Alkohol- oder Drogenkonsum am Arbeitsplatz
Abmahnung wegen Zuspätkommen: Konkret, messbar, steuerbar
Die Abmahnung wegen zu spät kommen ist in der Praxis einer der häufigsten Fälle – und gleichzeitig einer der rechtssichersten, wenn die Dokumentation stimmt. Der Arbeitnehmer ist nach § 611a BGB verpflichtet, die vereinbarte Arbeitszeit einzuhalten. Jedes schuldhafte Zuspätkommen stellt eine Verletzung der Hauptleistungspflicht dar.
Wichtig für die Abmahnung: Es genügt in der Regel ein einziger, aber eindeutiger Verstoß für die erste Abmahnung. Eine Häufung ist nicht Voraussetzung – sie spielt erst bei der Kündigung eine Rolle. Die Abmahnung muss jedoch Datum, Uhrzeit und Ausmaß des Zuspätkommens exakt benennen. Fehlt diese Konkretisierung, ist sie angreifbar.
Kommt ein Arbeitnehmer dauerhaft zu spät, weil er etwa Kinder in der Schule abgeben muss, ändert das die rechtliche Bewertung nicht – es sei denn, Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben eine ausdrückliche abweichende Regelung getroffen. Gerade in der Lohnbuchhaltung lassen sich Arbeitszeitvereinbarungen und Verstöße lückenlos dokumentieren und bilden so eine sichere Grundlage für eine rechtsfeste Abmahnung.
Abmahnung wegen unentschuldigten Fehlens
Bleibt ein Arbeitnehmer der Arbeit unentschuldigt fern, ohne sich krank zu melden oder Urlaub zu haben, liegt eine der gravierendsten Verletzungen der Hauptleistungspflicht vor. Eine Abmahnung wegen unentschuldigten Fehlens ist in solchen Fällen nicht nur möglich, sondern dringend anzuraten – denn dieser Verstoß kann bei Wiederholung sogar eine außerordentliche Kündigung ohne vorherige Abmahnung rechtfertigen (BAG, Urteil v. 22.10.2015, 2 AZR 569/14).
Zu beachten ist: Erscheint der Arbeitnehmer am Folgetag mit einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, entfällt die Möglichkeit der Abmahnung wegen unentschuldigten Fehlens für diesen Zeitraum – die Bescheinigung hat Beweiskraft. Bestehen ernsthafte Zweifel an der Echtheit, kann der Arbeitgeber gemäß § 275 Abs. 1 SGB V den Medizinischen Dienst einschalten.
Achtung: Ankündigung von Krankmeldungen
Kündigt ein Arbeitnehmer an, er werde sich krankschreiben lassen, wenn er keinen Urlaub bekommt, und erscheint dann mit AU-Bescheinigung, kann dies den Beweiswert der Bescheinigung erschüttern (BAG, Urteil v. 08.09.2021, 5 AZR 149/21). In solchen Fällen sollte umgehend anwaltliche Beratung eingeholt werden.
Abmahnung wegen Arbeitsverweigerung
Die Abmahnung wegen Arbeitsverweigerung betrifft Fälle, in denen ein Arbeitnehmer zwar anwesend ist, aber die ihm zugewiesenen Aufgaben ganz oder teilweise verweigert. Dies ist auch dann abmahnfähig, wenn der Arbeitnehmer die Weisung für unzweckmäßig oder ungerecht hält – solange die Weisung rechtmäßig ist und das Direktionsrecht des Arbeitgebers (§ 106 GewO) nicht überschreitet.
Grenzen des Direktionsrechts: Der Arbeitnehmer darf Weisungen ablehnen, die gegen Gesetze, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder das Arbeitsschutzrecht verstoßen. Wer hingegen eine rechtmäßige Weisung aus persönlicher Abneigung verweigert, riskiert auch ohne vorherige Abmahnung eine außerordentliche Kündigung, wenn der Verstoß besonders schwerwiegend ist.
| Situation | Abmahnfähig? | Besonderheit |
|---|---|---|
| Verweigerung rechtmäßiger Weisung | ✅ Ja | Direktionsrecht des AG (§ 106 GewO) |
| Verweigerung gesetzeswidriger Weisung | ❌ Nein | Arbeitnehmer hat Recht zur Ablehnung |
| Dienst nach Vorschrift (ohne Pflichtverletzung) | ❌ Nein | Keine Schlechtleistung, sondern Minimalerfüllung |
| Verweigerung von Überstunden ohne Rechtsgrundlage | ⚠️ Abhängig | Nur wenn tariflich/vertraglich vereinbart |
Abmahnung wegen Schlechtleistung: Wo liegen die Grenzen?
Die Abmahnung wegen Schlechtleistung ist der rechtlich anspruchsvollste und streitigste Abmahnungsgrund. Das BAG hat in der sogenannten „Schlechtleistungsrechtsprechung“ folgende Grundformel entwickelt: Der Arbeitnehmer muss leisten, was er kann, und nicht das, was er könnte, wenn er wollte. Schlechtleistung ist daher nur dann abmahnfähig, wenn sie auf Willenssteuerung und nicht auf fehlenden Fähigkeiten beruht.
Konkret bedeutet das: Ein Arbeitnehmer, der trotz nachweislicher Anstrengung und Bemühen strukturell schlechtere Leistungen erbringt als der Durchschnitt, kann nicht wegen Schlechtleistung abgemahnt werden – hier kommt allenfalls eine personenbedingte Kündigung in Betracht. Abmahnfähig ist hingegen, wer nachweislich kann, aber will nicht: etwa durch Schlampigkeit, Gleichgültigkeit oder bewusstes Unterperformen.
BAG-Grundsatz zur Schlechtleistung
„Der Arbeitnehmer erfüllt seine Arbeitspflicht, wenn er unter angemessener Anspannung seiner Kräfte und Fähigkeiten die geschuldete Leistung erbringt.“ (BAG, Urteil v. 17.01.2008, 2 AZR 536/06). Ein dauerhaftes Unterschreiten des Durchschnitts anderer Mitarbeiter kann als Indiz für mangelndes Bemühen gewertet werden – beweist es aber nicht allein.
Für die Praxis bedeutet das: Vor einer Abmahnung wegen Schlechtleistung sollte der Arbeitgeber konkrete Fehler, Ausschussquoten, Reklamationen oder Qualitätsmängel mit Datum dokumentieren und dem Arbeitnehmer vorlegen. Pauschale Formulierungen wie „Ihre Leistungen sind unzureichend“ reichen nicht.
Verstöße gegen Verhaltens- und Nebenpflichten
Neben den Leistungspflichten kann der Arbeitgeber auch Verstöße gegen vertragliche und gesetzliche Nebenpflichten abmahnen. Diese sind oft vielfältig und branchenspezifisch:
- Beleidigung/Mobbing: Beleidigende oder entwürdigende Äußerungen gegenüber Kollegen oder Vorgesetzten sind stets abmahnfähig – und bei besonderer Schwere sogar als außerordentlicher Kündigungsgrund anerkannt.
- Verletzung der Verschwiegenheitspflicht: Die unbefugte Weitergabe von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen verletzt arbeitsvertragliche Treuepflichten und kann abgemahnt werden.
- Unerlaubte Nebentätigkeit: Übt ein Arbeitnehmer ohne Genehmigung eine Nebentätigkeit aus, die mit dem Hauptarbeitsverhältnis konkurriert, ist das abmahnfähig.
- Unerlaubte Privatnutzung von Betriebsmitteln: Das private Nutzen von Firmentelefon, -internet oder -fahrzeug entgegen ausdrücklichem Verbot ist abmahnfähig – allerdings nur, wenn das Verbot tatsächlich kommuniziert wurde.
- Alkohol am Arbeitsplatz: In sicherheitsrelevanten Bereichen kann bereits einmaliger Alkoholkonsum bei der Arbeit eine sofortige außerordentliche Kündigung rechtfertigen; in anderen Bereichen ist zunächst eine Abmahnung erforderlich.
Was ist NICHT abmahnfähig?
Ebenso wichtig wie die abmahnfähigen Gründe ist das Wissen, welche Situationen keine Abmahnung rechtfertigen – denn eine unbegründete Abmahnung kann selbst zu Schadensersatzansprüchen des Arbeitnehmers führen und muss auf Verlangen aus der Personalakte entfernt werden.
Wichtig: Verhältnismäßigkeitsgrundsatz
Selbst wenn ein Pflichtverstoß vorliegt, muss die Abmahnung verhältnismäßig sein. Bei Bagatellverstößen kann eine mündliche Ermahnung ausreichen. Eine Abmahnung für ein erstmaliges, geringfügiges Zuspätkommen um zwei Minuten nach jahrelanger tadelloser Tätigkeit kann als unverhältnismäßig eingestuft werden.
Praxisbeispiel: Abmahnung in der GmbH – Buchhaltungsassistent
Die Müller Handels-GmbH (Stammkapital 25.000 EUR, 12 Mitarbeiter) beschäftigt Buchhaltungsassistentin Sabine K. seit vier Jahren. Vereinbarte Arbeitszeit laut Arbeitsvertrag: Montag bis Freitag, 08:00–16:30 Uhr. Im März 2025 erscheint Sabine K. dreimal zu spät zur Arbeit: am 03.03. um 08:22 Uhr, am 11.03. um 08:47 Uhr und am 19.03. um 09:15 Uhr. Eine Begründung gibt sie jeweils nicht. Geschäftsführer Müller hat die Zeiten über das elektronische Zeiterfassungssystem dokumentiert.
Geschäftsführer Müller möchte nun eine Abmahnung aussprechen. Die Abmahnung enthält folgende Kernelemente:
- Rügefunktion: Konkrete Benennung der drei Verstöße mit exaktem Datum und Uhrzeit sowie Verweis auf die arbeitsvertragliche Pflicht (§ 611a BGB, Arbeitsvertrag vom 15.01.2021).
- Warnfunktion: Ausdrücklicher Hinweis, dass bei erneutem Zuspätkommen arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen.
- Dokumentation: Übergabe in schriftlicher Form, Empfangsbestätigung von Sabine K., Aufnahme in die Personalakte.
Sabine K. lehnt eine Unterschrift unter die Empfangsbestätigung ab. Richtige Reaktion: Geschäftsführer Müller übergibt das Schreiben im Beisein einer Zeugin und vermerkt die Verweigerung auf dem Dokument. Alternativ: Übergabe per Einschreiben mit Rückschein an die letzte bekannte Privatadresse.
Zwei Monate später kommt Sabine K. erneut zu spät. Jetzt liegt die Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung vor. Die sorgfältige Dokumentation in der Lohnbuchhaltung und Personalverwaltung war hierbei entscheidend.
Formale Anforderungen an die Abmahnung
Gesetzlich ist für die Abmahnung keine Schriftform vorgeschrieben – aus Beweisgründen ist sie jedoch zwingend schriftlich auszusprechen. Die wirksame Abmahnung muss folgende Elemente enthalten:
| Pflichtbestandteil | Inhalt / Anforderung |
|---|---|
| Konkrete Sachverhaltsschilderung | Datum, Uhrzeit, Ort, Art des Verstoßes – keine Pauschalformulierungen |
| Benennung der verletzten Pflicht | Verweis auf Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder gesetzliche Grundlage |
| Aufforderung zur Verhaltensänderung | Konkrete Forderung, das beanstandete Verhalten zu unterlassen |
| Androhung von Konsequenzen | Klar formulierte Kündigungsandrohung bei Wiederholung |
| Nachweisbare Zustellung | Persönliche Übergabe mit Zeugen oder Einschreiben mit Rückschein |
Der Arbeitnehmer hat das Recht, zur Abmahnung eine Gegendarstellung zu verfassen, die ebenfalls zur Personalakte zu nehmen ist. Das ändert nichts an der Wirksamkeit der Abmahnung – gibt aber dem Arbeitnehmer die Möglichkeit, seinen Standpunkt zu dokumentieren.
Für GmbH-Geschäftsführer empfiehlt sich zudem, Abmahnungen stets durch erfahrene Fachleute oder extern prüfen zu lassen, bevor sie ausgesprochen werden. Wer seinen Personalverwaltungsprozess digitalisieren möchte, kann sich auf der Demo-Plattform von onlinebilanz.de einen Überblick über integrierte Lösungen verschaffen.
Fazit: Abmahnung Gründe richtig einordnen und rechtssicher handeln
Wirksame Abmahnung Gründe setzen stets voraus, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten selbst steuern konnte, eine konkrete arbeitsvertragliche Pflicht verletzt hat und der Verstoß dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz standhält. Die wichtigsten abmahnfähigen Pflichtverstöße in der Praxis sind wiederholtes Zuspätkommen, unentschuldigtes Fehlen, Arbeitsverweigerung und – unter engen Voraussetzungen – Schlechtleistung. Nicht abmahnfähig sind personenbedingte Umstände, rechtmäßige Rechtsausübung oder Bagatellverstöße, die eine Abmahnung unverhältnismäßig machen.
Für GmbH-Geschäftsführer ist eine lückenlose Dokumentation das A und O: Zeiterfassungsdaten, Zeugenaussagen und schriftliche Kommunikation bilden das Fundament jeder rechtsfesten Abmahnung. Wer darüber hinaus seine Lohn- und Personalverwaltung professionell aufstellen will, sollte die Kostenrechner-Funktion nutzen, um den Bedarf gezielt zu planen. Rechtlich komplexe Einzelfälle – insbesondere bei Schlechtleistungsabmahnungen oder geplanter Kündigung – gehören in die Hände eines spezialisierten Fachanwalts für Arbeitsrecht.
2–3 Jahre
Warnwirkung einer Abmahnung erlischt nach
1 Schritt
Pflichtschritt vor verhaltensbedingter Kündigung
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung nötig?
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Anzahl vor. In der Regel reicht eine wirksame Abmahnung, wenn der Arbeitnehmer dasselbe oder ein gleichartiges Fehlverhalten wiederholt. Bei besonders schweren Pflichtverletzungen kann eine außerordentliche Kündigung sogar ohne Abmahnung gerechtfertigt sein.
Muss eine Abmahnung schriftlich sein?
Gesetzlich ist keine Schriftform vorgeschrieben, aber aus Beweisgründen ist die schriftliche Abmahnung in der Praxis unverzichtbar. Nur so kann der Arbeitgeber im Streitfall nachweisen, dass Inhalt, Zugang und Datum der Abmahnung den Anforderungen entsprochen haben.
Kann ein Arbeitnehmer eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen?
Ja. Ist eine Abmahnung inhaltlich unrichtig oder formell unwirksam, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte. Zudem verlieren wirksame Abmahnungen nach ca. 2–3 Jahren ihre Warnwirkung und sollten dann auf Verlangen entfernt werden.
Was passiert, wenn der Arbeitnehmer die Abmahnung nicht unterschreibt?
Die Unterschrift des Arbeitnehmers ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung. Sie quittiert lediglich den Empfang, nicht die Zustimmung zum Inhalt. Verweigert der Arbeitnehmer die Unterschrift, sollte der Arbeitgeber die Übergabe durch einen Zeugen dokumentieren und dies auf dem Dokument vermerken.
Ist eine Abmahnung wegen schlechter Arbeitsleistung immer möglich?
Nein. Schlechtleistung ist nur abmahnfähig, wenn sie auf mangelndem Willen beruht, nicht auf fehlenden Fähigkeiten. Das Bundesarbeitsgericht stellt auf das subjektive Leistungsvermögen ab: Wer nachweislich sein Bestes gibt und trotzdem schlechte Ergebnisse liefert, kann nicht wegen Schlechtleistung abgemahnt werden.
Über Autor
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Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
