Kurzarbeit beantragen: Anzeige und Antrag bei der Agentur für Arbeit Schritt für Schritt
Wenn Auftragseinbrüche, Lieferkettenprobleme oder strukturelle Umbrüche den Betrieb erfassen, ist Kurzarbeitergeld (KuG) das wichtigste Instrument zur Lohnkostensicherung. Doch zwischen dem ersten Gespräch im Betrieb und dem tatsächlichen Geldeingang liegen mehrere verfahrensrechtliche Hürden: Anzeige, Prüfung, monatlicher Leistungsantrag und Abrechnungsliste. Wer hier Fristen versäumt oder Formfehler begeht, riskiert Ablehnung oder Rückforderung. Dieser Artikel führt GmbH-Geschäftsführer und deren Berater Schritt für Schritt durch das gesamte Verwaltungsverfahren – von der Betriebsvereinbarung bis zur Erstattungsbuchung.
Kurzantwort
Kurzarbeit beantragen bedeutet zwingend zwei getrennte Verfahrensschritte: Zunächst muss der Arbeitgeber den Arbeitsausfall schriftlich bei der zuständigen Agentur für Arbeit anzeigen (frühestens ab dem ersten Tag des betreffenden Monats, spätestens bis zum letzten Kalendertag dieses Monats). Erst danach kann er für jeden Abrechnungsmonat separat den Leistungsantrag (KuG-Abrechnungsliste) einreichen – innerhalb von drei Monaten nach Ende des jeweiligen Kalendermonats. Beide Schritte erfolgen heute ausschließlich über das Online-Portal der Bundesagentur für Arbeit (BA). Versäumte Fristen führen zum vollständigen Anspruchsverlust für den betroffenen Monat.
Inhaltsverzeichnis
- Voraussetzungen im Überblick
- Schritt 1: Anzeige des Arbeitsausfalls
- Rechtsgrundlage im Betrieb schaffen
- Anzeige online einreichen – Formular und Fristen
- Prüfung und Bestätigung durch die Agentur
- Schritt 2: Leistungsantrag und KuG-Abrechnungsliste
- Praxisbeispiel: KuG-Berechnung in einer GmbH
- Erstattungsverfahren und Buchung
- Typische Ablehnungsgründe und wie Sie sie vermeiden
- Liquiditätsengpass trotz KuG?
- Fazit
Voraussetzungen im Überblick
Die materiell-rechtlichen Voraussetzungen für den Anspruch auf Kurzarbeitergeld – erheblicher Arbeitsausfall, mindestens ein sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer, betriebliche und persönliche Voraussetzungen – sind in §§ 95 ff. SGB III geregelt und werden an anderer Stelle ausführlich behandelt. Dieser Artikel setzt deren Vorliegen voraus und konzentriert sich ausschließlich auf das Wie: das zweistufige Verwaltungsverfahren aus Anzeige und Leistungsantrag.
Hinweis: Zwei getrennte Verfahren
Anzeige des Arbeitsausfalls (Schritt 1) und Leistungsantrag/Abrechnungsliste (Schritt 2) sind rechtlich eigenständige Verwaltungsakte mit jeweils eigenen Fristen. Viele Ablehnungen entstehen, weil Arbeitgeber beide Schritte verwechseln oder zeitlich durcheinanderbringen.
Schritt 1: Anzeige des Arbeitsausfalls
Rechtsgrundlage im Betrieb schaffen
Bevor die Anzeige bei der Agentur für Arbeit möglich ist, muss die Einführung von Kurzarbeit im Betrieb rechtswirksam vereinbart werden. Ohne eine solche Grundlage fehlt es an der betrieblichen Voraussetzung gemäß § 97 SGB III. Je nach Betriebsstruktur kommen folgende Instrumente in Betracht:
- Betriebsvereinbarung (bei Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG): zwingend mitbestimmungspflichtig; formlos möglich, empfohlen: schriftlich mit Geltungsbereich, Umfang und Dauer
- Einzelvertragliche Vereinbarung (ohne Betriebsrat): schriftliche Zustimmung jedes betroffenen Arbeitnehmers oder tarifvertragliche Öffnungsklausel
- Änderungskündigung (ultima ratio): zulässig, aber zeitaufwendig und risikobehaftet; keine Empfehlung für Sofortmaßnahmen
Achtung GmbH-Geschäftsführer: Gesellschafter-Geschäftsführer, die nicht dem Weisungsrecht der Gesellschaft unterliegen, sind in der Regel nicht sozialversicherungspflichtig und damit nicht kurzarbeitergeld-berechtigt. Für reine Fremdgeschäftsführer mit Sozialversicherungspflicht ist die Einzelfallprüfung maßgeblich.
Anzeige online einreichen – Formular und Fristen
Die Anzeige des Arbeitsausfalls ist gemäß § 99 SGB III bei der Agentur für Arbeit zu erstatten, in deren Bezirk der Betrieb seinen Sitz hat. Seit 2021 ist das ausschließlich über das Online-Portal der Bundesagentur für Arbeit (eServices) möglich; Papierformulare werden nicht mehr akzeptiert.
Inhalt der Anzeige (§ 99 Abs. 1 SGB III):
| Pflichtangabe | Typische Fehlerquelle |
|---|---|
| Name und Anschrift des Betriebs | Abweichung von Handelsregisterangaben |
| Anzahl der betroffenen Arbeitnehmer | Schätzung statt konkreter Zahl |
| Beginn und voraussichtliche Dauer des Arbeitsausfalls | Beginn in der Vergangenheit angegeben |
| Ursache des Arbeitsausfalls | Unklare oder unvollständige Begründung |
| Erklärung zur betrieblichen Vereinbarung | Fehlende oder unvollständige Vereinbarungsdokumentation |
| Versicherung der Unabwendbarkeit | Wird häufig vergessen |
Fristregeln (§ 99 Abs. 2 SGB III): Die Anzeige muss spätestens am letzten Tag des Kalendermonats eingehen, in dem der Arbeitsausfall beginnt. Kurzarbeit kann frühestens für den Kalendermonat bewilligt werden, in dem die Anzeige eingegangen ist. Eine rückwirkende Anzeige für vergangene Monate ist grundsätzlich ausgeschlossen – selbst eine um einen Tag verspätete Anzeige verschiebt den frühestmöglichen Anspruchsbeginn um einen vollen Monat.
Praxistipp: Anzeige so früh wie möglich stellen
Stellen Sie die Anzeige bereits in der ersten Woche des betroffenen Monats, sobald feststeht, dass die Voraussetzungen vorliegen. Spätere Nachreichungen von Unterlagen sind nachholbar, der Eingangstag der Anzeige selbst nicht.
Prüfung und Bestätigung durch die Agentur
Die Agentur für Arbeit prüft die Anzeige innerhalb von in der Regel wenigen Werktagen. Sie erteilt keinen formellen Bewilligungsbescheid für die Anzeige, sondern lediglich eine Bestätigung des Eingangs sowie – bei offensichtlichen Mängeln – eine Anforderung von Nachweisen. Die eigentliche Leistungsbewilligung erfolgt erst mit dem Bescheid über den Leistungsantrag (Schritt 2).
Lehnt die Agentur die Anzeige als unzulässig ab (z. B. wegen unzureichender Begründung oder fehlender Vereinbarung), ist innerhalb eines Monats Widerspruch gemäß § 84 SGG möglich. Ein laufendes Widerspruchsverfahren hemmt jedoch nicht den Fristenlauf für den Leistungsantrag.
Schritt 2: Leistungsantrag und KuG-Abrechnungsliste
Das Kurzarbeitergeld wird nicht automatisch nach der Anzeige ausgezahlt. Für jeden Abrechnungsmonat muss der Arbeitgeber separat einen Leistungsantrag stellen, dem zwingend die sogenannte KuG-Abrechnungsliste beizufügen ist.
Frist: Der Antrag muss innerhalb von drei Kalendermonaten nach Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats bei der Agentur eingehen (§ 325 Abs. 3 SGB III). Für Januar 2026 wäre der späteste Einreichungstermin also der 30. April 2026. Versäumte Fristen führen zum endgültigen Anspruchsverlust ohne Möglichkeit der Wiedereinsetzung.
Inhalt der KuG-Abrechnungsliste je Arbeitnehmer:
- Name, Sozialversicherungsnummer
- Lohnsteuerklasse und Kinderfreibetragsstufe (maßgeblich für Leistungssatz 67 % / 60 %)
- Ist-Entgelt und Soll-Entgelt des Abrechnungsmonats
- Tatsächliche Ausfallstunden und Kalendertage
- Gezahlte Sozialversicherungsbeiträge auf das KuG
- Höhe des ausgezahlten KuG (vom Arbeitgeber vorgestreckt)
Wichtig: Der Arbeitgeber zahlt das KuG zunächst aus eigenen Mitteln an die Arbeitnehmer aus und erhält es anschließend von der Agentur für Arbeit erstattet. Er ist also in Vorleistung. Bei angespannter Liquidität ist das ein kritischer Faktor – siehe dazu den Abschnitt Liquiditätsengpass trotz KuG.
Praxisbeispiel: KuG-Berechnung in einer GmbH
Die Maschinenbau GmbH (5 Mitarbeiter) zeigt für März 2026 Kurzarbeit an. Betrachtet wird Arbeitnehmer Müller:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Soll-Entgelt (monatlich brutto) | 4.000 EUR |
| Ausfallquote | 40 % |
| Ausgefallenes Bruttoentgelt | 1.600 EUR |
| Pauschaliertes Nettoentgelt (Soll, Steuerklasse I, 0 Kinder) | laut BA-Tabelle: ca. 2.621 EUR netto |
| Pauschaliertes Nettoentgelt (Ist, 60 % von Soll-Entgelt = 2.400 EUR brutto) | laut BA-Tabelle: ca. 1.759 EUR netto |
| KuG (60 % der Nettoentgeltdifferenz, keine Kinder) | ca. 517 EUR |
| SV-Beiträge auf fiktives Entgelt (hälftig, Arbeitgeberanteil erstattet) | ca. 238 EUR |
| Erstattung durch Agentur für Arbeit gesamt | ca. 755 EUR |
Hinweis: Die genauen Nettoentgeltwerte ergeben sich zwingend aus den amtlichen Leistungsentgelttabellen der BA (§ 106 SGB III), die jährlich aktualisiert werden. Für 2025/2026 sind die jeweils gültigen Tabellen maßgeblich. Eigene Berechnung ohne Tabelle führt regelmäßig zu Rückforderungen.
Lohnaufwand (Ist-Entgelt) 2.400 EUR an Bank 2.400 EUR
Forderung gegen BA (KuG) 517 EUR an Lohnaufwand 517 EUR
Nach Erstattungseingang:
Bank 755 EUR an Forderung gegen BA 755 EUR
(SV-Erstattungsanteil ggf. separat auf Konto Arbeitgeberbeiträge SV buchen)
Erstattungsverfahren und Buchung
Die Agentur für Arbeit prüft den Leistungsantrag inkl. Abrechnungsliste und erlässt einen Bewilligungsbescheid. Die Auszahlung erfolgt in der Regel innerhalb von zwei bis vier Wochen nach vollständiger Antragstellung durch Überweisung auf das im Antrag angegebene Betriebskonto. Erstattet werden:
Das an die Arbeitnehmer ausgezahlte Kurzarbeitergeld (60 % bzw. 67 % der Nettoentgeltdifferenz gemäß BA-Tabelle)
100 % der auf das KuG entfallenden Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil auf das fiktive Entgelt, § 106 SGB III)
Gegen den Bewilligungsbescheid kann innerhalb eines Monats Widerspruch eingelegt werden (§ 84 SGG), bei Teilablehnung auch nur hinsichtlich des abgelehnten Teils. Die Agentur führt zudem im Nachgang Betriebsprüfungen durch, bei denen Lohnunterlagen, Zeiterfassungsnachweise und Vereinbarungsunterlagen vorgelegt werden müssen. Fehlende Dokumentation führt zu Rückforderungsbescheiden.
Typische Ablehnungsgründe und wie Sie sie vermeiden
Auswertungen der BA und Erfahrungen aus der Beratungspraxis zeigen immer wiederkehrende Muster bei Ablehnungen:
| Ablehnungsgrund | Präventionsmaßnahme |
|---|---|
| Anzeige zu spät eingegangen (nach Monatsende) | Anzeige in der ersten Monatswoche stellen, nicht warten |
| Fehlende oder formunwirksame betriebliche Vereinbarung | Schriftliche Betriebsvereinbarung oder Einzelvereinbarungen vor Antragstellung |
| Arbeitsausfall nicht unvermeidbar (z. B. Urlaub, Streik) | Betriebliche Urlaubsguthaben und Arbeitszeitkonten vorrangig abbauen (§ 96 Abs. 4 SGB III) |
| 10-%-Schwelle nicht erreicht | Ausfallquote genau prüfen: mindestens 10 % der Belegschaft müssen >10 % Entgeltausfall haben |
| Falsche Leistungsentgelttabelle verwendet | Immer aktuelle BA-Tabelle des jeweiligen Jahres nutzen |
| Leistungsantrag nach Dreimonatsfrist eingereicht | Kalenderreminder für jeden Abrechnungsmonat setzen |
| Fehlende Stundenaufzeichnungen | Tagesgenau dokumentierte Ausfallstunden je Arbeitnehmer führen |
| Gesamtsozialversicherungsbeitrag falsch berechnet | Lohnbuchhaltungssoftware mit KuG-Funktion oder Steuerberater einbinden |
Strafbarkeitsrisiko: Wer vorsätzlich falsche Angaben zur Erlangung von Kurzarbeitergeld macht, riskiert eine Strafverfolgung wegen Subventionsbetrugs gemäß § 264 StGB. Das gilt auch für fahrlässig falsche Abrechnungslisten, die zu Überzahlungen führen und nachträglich vollständig zurückgefordert werden.
Liquiditätsengpass trotz KuG?
Da der Arbeitgeber das KuG zunächst vorstreckt und die Erstattung erst Wochen später eingeht, kann gerade in der Anlaufphase ein Liquiditätsdruck entstehen. In schwerwiegenden Fällen – etwa wenn ein Betrieb gleichzeitig mit sinkenden Umsätzen, laufenden Kreditverpflichtungen und dem KuG-Vorschuss belastet ist – reicht das Instrument allein nicht aus, um eine Schieflage zu verhindern.
Wenn sich abzeichnet, dass Kurzarbeit zwar die laufenden Lohnkosten dämpft, aber tiefer liegende Finanzierungsprobleme nicht beseitigt, sollten Geschäftsführer frühzeitig weitergehende Maßnahmen prüfen. Unser Artikel zur Schuldensanierung für GmbH gibt einen Überblick über strukturierte Sanierungsinstrumente, bevor eine Insolvenz droht.
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Fazit
Kurzarbeit beantragen ist ein zweistufiger, fristengebundener Prozess: Die Anzeige des Arbeitsausfalls muss spätestens bis zum letzten Tag des betroffenen Kalendermonats bei der zuständigen Agentur für Arbeit eingehen; der Leistungsantrag mit KuG-Abrechnungsliste ist für jeden Monat separat innerhalb von drei Monaten nach Monatsende einzureichen. Beide Schritte setzen eine rechtswirksame betriebliche Vereinbarung voraus. Die häufigsten Ablehnungsgründe – verspätete Anzeige, fehlende Dokumentation, falsch angewandte Leistungsentgelttabellen – sind durch konsequente Vorbereitung und sorgfältige Lohnbuchhaltung vollständig vermeidbar. Wer das Verfahren systematisch beherrscht, sichert die Liquidität seines Unternehmens in wirtschaftlich schwierigen Phasen wirksam ab. Bei strukturellen Finanzierungsproblemen, die über den KuG-Zeitraum hinausgehen, empfiehlt sich die frühzeitige Beratung zu weitergehenden Sanierungsoptionen.
Ihr nächster Schritt
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3 Monate
Frist für den Leistungsantrag nach Monatsende
10 %
Mindestquote betroffener Arbeitnehmer mit Entgeltausfall >10 %
67 % / 60 %
Leistungssatz (mit/ohne Kinder) der Nettoentgeltdifferenz
Häufig gestellte Fragen
Kann ich die Anzeige des Arbeitsausfalls rückwirkend stellen?
Nein. Eine rückwirkende Anzeige für vergangene Monate ist gesetzlich ausgeschlossen. Geht die Anzeige erst im Folgemonat ein, beginnt der frühestmögliche Anspruch erst in diesem Folgemonat. Deshalb sollte die Anzeige immer in der ersten Woche des betroffenen Monats eingereicht werden.
Müssen Arbeitnehmer zustimmen, bevor Kurzarbeit angezeigt wird?
Ja. Ohne eine rechtswirksame betriebliche Grundlage – Betriebsvereinbarung mit Betriebsrat oder individuelle schriftliche Zustimmung jedes betroffenen Arbeitnehmers – fehlt die betriebliche Voraussetzung. Die Anzeige ohne Vereinbarung führt zur Ablehnung.
Wie lange kann Kurzarbeit maximal bewilligt werden?
Die reguläre Bezugsdauer beträgt gemäß § 104 SGB III bis zu 12 Monate. In Ausnahmesituationen (z. B. Konjunktureinbruch nach § 109 SGB III) kann die Bundesregierung per Verordnung eine Verlängerung auf bis zu 24 Monate anordnen.
Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer während Kurzarbeit krank wird?
Bei Krankheit ruht der KuG-Anspruch. Der Arbeitnehmer erhält stattdessen Krankengeld von der Krankenkasse oder Entgeltfortzahlung vom Arbeitgeber nach EFZG – je nach Dauer der Krankheit. Die Abrechnungsliste muss Krankheitstage entsprechend ausweisen.
Muss ich Urlaubs- und Arbeitszeitguthaben vor der Kurzarbeit abbauen?
Grundsätzlich ja: § 96 Abs. 4 SGB III verlangt, dass zumutbar abbaubare Arbeitszeitguthaben vor dem Bezug von KuG eingebracht werden. Urlaubsguthaben aus dem laufenden Jahr müssen ebenfalls vorrangig genutzt werden, sofern Urlaubswünsche der Arbeitnehmer dem nicht entgegenstehen.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: August 2026.
