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GmbH und UG online gründen: So funktioniert die notarielle Online-Beurkundung

Veröffentlicht: 30.07.2026Aktualisiert: 30.07.2026Fachlich geprüft: 30.07.2026Lesezeit: ca. 8 Minuten

Rechtsgrundlage: DiRUG und § 2 Abs. 3 GmbHG

Das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) vom 5. Juli 2021 setzte die EU-Richtlinie 2019/1151 in deutsches Recht um. Der Kerngedanke: Gesellschaftsrechtliche Beurkundungen sollen ohne physische Anwesenheit beim Notar möglich werden, sofern gleichwertige Identifikations- und Authentifizierungsstandards gewährleistet sind.

Technischer Anker im GmbH-Recht ist § 2 Abs. 3 GmbHG, der seit dem 1. August 2022 die audiovisuelle Beurkundung (sogenannte Online-Beurkundung) ausdrücklich zulässt. Die Vorschrift verlangt, dass die Beteiligten dabei „durch optische und akustische Übertragung“ mit dem Notar verbunden sind und ihre Identität durch ein qualifiziertes elektronisches Identifizierungsverfahren nachgewiesen wird. Das Beurkundungsverfahren selbst richtet sich nach der Beurkundungsgesetz-Ergänzung durch das DiRUG sowie dem Onlinebeurkundungsgesetz (OBeurkG), das die technischen Einzelheiten regelt.

Wichtig für die Praxis: Die Online-Beurkundung ist kein „leichteres“ Verfahren. Der Notar prüft denselben Sachverhalt, berät ebenso umfassend und haftet in gleicher Weise wie bei einer Präsenzbeurkundung. Was entfällt, ist lediglich die physische Anwesenheit aller Beteiligten am selben Ort.

Was ist online möglich – und was nicht?

Das Verfahren deckt heute deutlich mehr Gründungs- und Änderungsvorgänge ab als zum Start. Dennoch bestehen klare gesetzliche Grenzen.

Online möglich (Stand 2025)

• Bargründung einer GmbH (Mindeststammkapital 25.000 EUR, davon mind. 12.500 EUR einzuzahlen)
• Bargründung einer UG (haftungsbeschränkt) mit Stammkapital ab 1 EUR
• Mehrpersonengründungen, sofern alle Gründer eID-fähig sind und gleichzeitig an der Videokonferenz teilnehmen
• Einstimmige Satzungsänderungen (seit März 2023)
• Gesellschafterbeschlüsse, die beurkundungspflichtig sind und einstimmig gefasst werden
• Anmeldungen zum Handelsregister nach § 12 HGB (elektronische Signatur des Notars)

Online eingeschränkt oder nicht möglich

• Sachgründungen mit Sacheinlagen: nur unter engen Voraussetzungen, in der Praxis meist Präsenz erforderlich
• Gründer ohne gültige eID (z. B. Ausländer ohne deutschen ePA oder eID-fähigen Pass)
• Komplexe Umwandlungsvorgänge nach UmwG (Verschmelzung, Spaltung) – weiterhin Präsenzbeurkundung
• Mehrheitliche Satzungsänderungen (nicht einstimmig) bleiben der Präsenzbeurkundung vorbehalten

Voraussetzungen: eID, AusweisApp und Technik

Das Online-Verfahren funktioniert nur, wenn alle technischen und persönlichen Voraussetzungen lückenlos erfüllt sind. Ein Scheitern am Beurkundungstag ist möglich und führt zu Terminverlust.

Die Identifizierung läuft zweistufig: Zunächst liest die AusweisApp2 die auf dem Chip gespeicherten biometrischen Daten aus (eID-Authentifizierung), dann nimmt der Notar einen visuellen Lichtbildabgleich per Video vor. Erst nach erfolgreichem Abschluss beider Schritte gilt die Identität als beurkundet festgestellt.

Ablauf der Online-Beurkundung Schritt für Schritt

Der Prozess gliedert sich in drei Phasen: Vorbereitung, eigentliche Beurkundung und Nachbereitung.

Phase 1: Vorbereitung (ca. 1–2 Wochen vor Termin)

1. Notar auswählen und Termin buchen: Über notar.de können online-beurkundungsfähige Notare gefunden und Termine gebucht werden. Nicht jeder Notar in Deutschland bietet das Verfahren an; die Plattform filtert entsprechend.
2. Unterlagen vorbereiten: Geplante Firma, Sitz, Stammkapital, Gesellschaftsanteile, Geschäftsführerbestellung, Unternehmensgegenstand. Der Notar übersendet in der Regel einen Satzungsentwurf zur Vorprüfung.
3. Konto auf notar.de anlegen und Identifizierung testweise durchführen (eID-Test empfohlen).
4. AusweisApp2 installieren, eID-PIN prüfen: Falls die PIN noch nicht aktiviert wurde oder gesperrt ist, muss dies vorab über die zuständige Ausweisbehörde oder per Brief-PIN-Aktivierung erledigt werden – das dauert bis zu zwei Wochen.

Phase 2: Beurkundungstermin (ca. 30–90 Minuten)

1. Login in notar.de und Einstieg in den Videokonferenzraum.
2. Identifizierung: Der Notar fordert den eID-Scan über die AusweisApp2 an; die verschlüsselten Daten werden an den Notar übermittelt. Anschließend visueller Lichtbildabgleich per Kamera.
3. Beratung und Verlesung: Der Notar verliest den Gesellschaftsvertrag vollständig (gesetzliche Pflicht, § 13 BeurkG gilt auch online). Fragen können gestellt und Änderungen noch eingebracht werden.
4. Elektronische Unterschrift: Alle Beteiligten unterzeichnen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES), die im Verfahren über notar.de ausgestellt wird. Eine eigene QES müssen Gründer nicht vorab besitzen.
5. Der Notar versieht die Urkunde mit seinem qualifizierten elektronischen Siegel und leitet die Anmeldung zum Handelsregister elektronisch weiter.

Phase 3: Nachbereitung

1. Einzahlung des Stammkapitals auf ein Geschäftskonto (bei der UG mind. 1 EUR, bei der GmbH mind. 12.500 EUR); Einzahlungsnachweis an den Notar.
2. Handelsregistereintragung durch das Registergericht (i. d. R. 3–14 Werktage nach vollständiger Anmeldung).
3. Steuerliche Erfassung beim Finanzamt (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung via ELSTER).

Kosten: Notargebühren und Online-Zuschlag nach GNotKG

Die Kosten der Online-Beurkundung richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Es gibt keine pauschale „Online-Rabatt-Gebühr“; stattdessen fällt ein gesetzlich geregelter Online-Zuschlag von 20 % auf die jeweilige Beurkundungsgebühr an (KV Nr. 21201 GNotKG).

Alle Werte netto, zzgl. 19 % USt. Hinzu kommen Handelsregistergebühren (pauschal ca. 150–200 EUR für einfache Neueintragungen) sowie ggf. Auslagen des Notars. Die genaue Kalkulation hängt vom Geschäftswert und individuellen Nebenkosten ab.

Für einen vollständigen Kostenüberblick – einschließlich laufender Kosten wie Jahresabschluss und Steuerberatung – empfiehlt sich ein Blick auf unsere Seite GmbH gründen Kosten sowie der direkte Einstieg in den Gründungskostenrechner von onlinebilanz.de, der Notargebühren, Registerkosten und Folgekosten individuell berechnet.

Praxisbeispiel: UG-Gründung mit 1.000 EUR Stammkapital

Sachverhalt: Zwei Gründer (beide mit deutschem ePA und aktivierter eID) wollen eine UG (haftungsbeschränkt) mit einem Stammkapital von 1.000 EUR online gründen. Unternehmensgegenstand: Softwareentwicklung. Sitz: München. Beide sind zu je 50 % beteiligt, einer übernimmt die Geschäftsführung.

Buchungssatz Stammkapitaleinzahlung (UG):

Zum Vergleich: Bei einer Standard-GmbH mit 25.000 EUR Stammkapital (davon 12.500 EUR eingezahlt) liegen die reinen Gründungskosten erfahrungsgemäß bei ca. 600–900 EUR – abhängig vom Notar und regionalen Auslagen. Nutzen Sie den GmbH gründen-Leitfaden für den vollständigen Ablauf und den Gründungskostenrechner für Ihre individuelle Kalkulation.

Gründungsplattformen: Was sie leisten – und was nicht

Am Markt existiert eine wachsende Zahl kommerzieller Gründungsplattformen und -dienstleister, die mit Begriffen wie „GmbH online gründen in 24 Stunden“ oder „digitale Gründung ohne Papierkram“ werben. Es ist wichtig, diese Angebote nüchtern einzuordnen:

Was Gründungsplattformen leisten

• Vorausfüllen von Satzungsvorlagen und Musterdokumenten
• Koordination des Notartermins (häufig über Kooperationsnotare)
• Checklisten und Begleitung durch den Prozess
• Teils Unterstützung bei Kontoeröffnung oder steuerlicher Erfassung

Was Gründungsplattformen nicht leisten können

• Die notarielle Beurkundung selbst ersetzen – diese erfolgt immer durch einen zugelassenen deutschen Notar
• Rechtsberatung im Sinne des RDG (keine individuelle Rechtsberatung durch Plattformbetreiber)
• Steuerliche Gestaltungsberatung (Holding-Strukturen, optimale Kapitalausstattung)
• Haftung für fehlerhafte Satzungen, die erst nach Jahren Probleme verursachen

Das DiRUG-Verfahren ist bewusst plattformneutral konstruiert: Der technische Zugang läuft stets über das staatliche Notarportal notar.de der Bundesnotarkammer, nicht über private Plattformbetreiber. Gründungsdienstleister können den Prozess begleiten und vorbereiten – die rechtsverbindliche Beurkundung liegt ausschließlich beim Notar.

Wer nach der Gründung effizient wirtschaften will, sollte frühzeitig die laufende Buchführung und den Jahresabschluss organisieren. Einen ersten Überblick über die laufenden Pflichten bietet das Demo-Konto von onlinebilanz.de.

Fazit

Die Möglichkeit, eine GmbH online gründen zu können, ist seit 2022 Realität und seit der DiRUG-Erweiterung 2023 für die meisten Standardgründungen praxistauglich. Das Verfahren setzt auf staatliche Infrastruktur (notar.de), biometrische Identifizierung per eID und qualifizierte elektronische Signaturen – es ist damit rechtlich gleichwertig mit der Präsenzbeurkundung, nicht ein Kompromiss dahinter.

Die Grenzen sind klar: Sachgründungen, komplexe Umwandlungen und nicht einstimmige Satzungsänderungen bleiben der Präsenzbeurkundung vorbehalten. Wer die technischen Voraussetzungen erfüllt und eine Bargründung anstrebt, profitiert von deutlich geringeren Koordinationsaufwänden – die Kosten sind durch den gesetzlichen Online-Zuschlag von 20 % sogar minimal höher als bei der Präsenzbeurkundung. Für eine vollständige Kostenkalkulation empfehlen wir den Gründungskostenrechner sowie den Leitfaden GmbH gründen für alle weiteren Schritte nach der Beurkundung.

Häufig gestellte Fragen

Über Autor und fachliche Prüfung

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.