Urlaubsabgeltung nach § 7 Abs. 4 BUrlG: Wann Arbeitgeber Resturlaub auszahlen müssen
Nicht genommener Urlaub muss ausgezahlt werden – aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Die Urlaubsabgeltung nach § 7 Abs. 4 BUrlG ist gesetzlich eng begrenzt: Sie greift ausschließlich bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, ist im laufenden Arbeitsverhältnis verboten und unterliegt strengen Ausschluss- und Verfallsfristen. GmbH-Geschäftsführer und HR-Verantwortliche müssen die Rechtslage präzise kennen, um Haftungsrisiken zu vermeiden und die Lohnbuchhaltung korrekt abzubilden.
Kurzantwort
Die Urlaubsabgeltung bezeichnet die Barauszahlung von nicht genommenem Urlaub und ist nach § 7 Abs. 4 BUrlG ausschließlich zulässig, wenn das Arbeitsverhältnis endet und der Urlaub aus diesem Grund nicht mehr gewährt werden kann. Im laufenden Arbeitsverhältnis ist eine Abgeltung verboten. Der Anspruch entsteht kraft Gesetzes mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses, ist vererbbar und kann nur unter engen Voraussetzungen durch Ausschlussfristen oder tarifvertragliche Regelungen erlöschen.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Urlaubsabgeltung? Gesetzliche Grundlage
- Abgeltungsverbot im laufenden Arbeitsverhältnis
- Urlaubsabgeltung bei Kündigung: Entstehung und Berechnung
- Berechnungsbeispiel für eine GmbH
- Verzicht auf Urlaubsabgeltung und Ausschlussfristen
- Vererbbarkeit des Abgeltungsanspruchs
- Antrag auf Urlaubsabgeltung: Form und Fristen
- Abbildung in Lohnbuchhaltung und Bilanz
- Fazit: Urlaubsabgeltung richtig handhaben
Was ist Urlaubsabgeltung? Gesetzliche Grundlage
Die Urlaubsabgeltung ist die monetäre Kompensation für Urlaubstage, die ein Arbeitnehmer bis zur Beendigung seines Arbeitsverhältnisses nicht in Natur nehmen konnte. Rechtsgrundlage ist § 7 Abs. 4 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG): „Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.“
Der Abgeltungsanspruch ist kein Schadensersatzanspruch, sondern ein eigenständiger gesetzlicher Erfüllungsanspruch, der an die Stelle des Naturalurlaubsanspruchs tritt. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Rechtsnatur in ständiger Rechtsprechung bestätigt (u. a. BAG, Urteil vom 22.01.2019 – 9 AZR 149/17). Abzugelten sind grundsätzlich alle offenen Urlaubstage – sowohl der gesetzliche Mindesturlaub (vier Wochen nach § 3 BUrlG) als auch vertraglich oder tarifvertraglich vereinbarte Mehrurlaub, sofern dieser nicht gesonderten Verfallsregeln unterliegt.
Hinweis: Europäisches Unionsrecht
Der EuGH hat mit Urteil vom 06.11.2018 (C-569/16, C-570/16 – Bauer/Broßonn) klargestellt, dass der unionsrechtliche Mindesturlaubsanspruch aus Art. 7 der Arbeitszeitrichtlinie (RL 2003/88/EG) vererbbar ist und nicht erlöschen darf, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht rechtzeitig in die Lage versetzt hat, seinen Urlaub zu nehmen. Diese Rechtsprechung prägt die deutschen Gerichte maßgeblich.
Abgeltungsverbot im laufenden Arbeitsverhältnis
Eines der häufigsten Missverständnisse in der betrieblichen Praxis: Die Urlaubsabgeltung im laufenden Arbeitsverhältnis ist gesetzlich unzulässig. Das BUrlG verfolgt einen Schutzgedanken: Urlaub dient der Erholung des Arbeitnehmers und darf nicht durch Geldzahlungen substituiert werden, solange das Arbeitsverhältnis besteht. Eine entsprechende vertragliche Vereinbarung ist nach § 13 Abs. 1 BUrlG nichtig, soweit sie zum Nachteil des Arbeitnehmers vom gesetzlichen Mindesturlaub abweicht.
Achtung: Zahlt eine GmbH Resturlaub an einen Arbeitnehmer aus, ohne dass das Arbeitsverhältnis endet, ist diese Zahlung arbeitsrechtlich unwirksam. Der Urlaubsanspruch besteht fort. Die Zahlung kann lediglich als ungerechtfertigte Bereicherung zurückgefordert werden oder wird als freiwillige Leistung gewertet – der Urlaubsanspruch erlischt dadurch jedoch nicht.
Zulässig ist die Abgeltung von vertraglich vereinbartem Mehrurlaub (also dem Teil, der den gesetzlichen Mindesturlaub übersteigt), wenn dies arbeitsvertraglich oder tarifvertraglich ausdrücklich geregelt ist. In der Praxis ist diese Konstellation selten sauber umgesetzt, was zu erheblichen Haftungsrisiken führt.
Ausnahme: Geringfügig Beschäftigte und Teilzeit
Auch für Minijobber und Teilzeitkräfte gilt das Abgeltungsverbot im laufenden Arbeitsverhältnis uneingeschränkt. Die Urlaubsansprüche sind anteilig zu berechnen; das Abgeltungsverbot bleibt dennoch bestehen. Arbeitgeber, die geringfügig Beschäftigte „pauschal abfinden“, riskieren Nachforderungen aus der Sozialversicherungsprüfung sowie arbeitsgerichtliche Auseinandersetzungen.
Urlaubsabgeltung bei Kündigung: Entstehung und Berechnung
Die Urlaubsabgeltung nach Kündigung entsteht automatisch mit dem rechtlichen Ende des Arbeitsverhältnisses – unabhängig davon, ob die Kündigung vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer ausgesprochen wurde. Maßgeblicher Zeitpunkt ist der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses (Beendigungstag), nicht der Zeitpunkt des Ausspruchs der Kündigung.
Abzugelten sind:
- Urlaubstage aus dem laufenden Urlaubsjahr, soweit noch nicht genommen (pro-rata-temporis nach § 5 BUrlG im Austrittsjahr, wenn das Arbeitsverhältnis in der ersten Jahreshälfte endet)
- Resturlaubstage aus dem Vorjahr, die noch nicht verfallen sind
- Urlaubstage aus Sonderprogrammen (z. B. Langzeitkonto), soweit vertraglich vereinbart
Wichtig: Pro-rata-Regelung
Nach § 5 Abs. 1 Buchst. c BUrlG erhält ein Arbeitnehmer, dessen Arbeitsverhältnis in der ersten Hälfte des Urlaubsjahres (also bis zum 30. Juni) endet, nur ein Zwölftel des Jahresurlaubs je vollem Beschäftigungsmonat. Endet das Arbeitsverhältnis nach dem 30. Juni, ist der volle Jahresurlaub abzugelten, soweit er noch nicht gewährt wurde.
Urlaubsabgeltung nach Kündigung in der Freistellungsphase
Wird der Arbeitnehmer während der Kündigungsfrist freigestellt, kann der Arbeitgeber offene Urlaubstage auf die Freistellungszeit anrechnen – allerdings nur, wenn dies ausdrücklich erklärt wird. Eine pauschale „unwiderrufliche Freistellung“ ohne ausdrückliche Anrechnung des Urlaubs führt nicht zum Erlöschen des Urlaubsanspruchs. In diesem Fall ist der Urlaub trotzdem am Ende des Arbeitsverhältnisses abzugelten.
Berechnungsbeispiel für eine GmbH
Die Höhe der Urlaubsabgeltung bemisst sich nach dem Entgeltfortzahlungsprinzip des § 11 BUrlG: maßgeblich ist der Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen vor dem Urlaubsbeginn (bzw. dem Beendigungstag).
| Parameter | Wert |
|---|---|
| Bruttomonatsgehalt | 4.500 EUR |
| Wochentage (5-Tage-Woche) | 5 Arbeitstage/Woche |
| Jahresurlaub laut Vertrag | 28 Arbeitstage |
| Genommene Urlaubstage (Austrittsjahr) | 10 Arbeitstage |
| Resturlaub aus Vorjahr | 3 Arbeitstage |
| Austrittsdatum | 31. Oktober (nach 30. Juni) |
Schritt 1: Offene Urlaubstage ermitteln
Jahresurlaub 28 Tage – 10 genommene Tage = 18 Tage offen (laufendes Jahr) + 3 Tage Resturlaub Vorjahr = 21 abzugeltende Arbeitstage.
Schritt 2: Tagesgehalt berechnen
4.500 EUR × 3 Monate (13 Wochen ≈ 3 Monatsdurchschnitt) = 13.500 EUR Bruttogehalt im Referenzzeitraum.
13.500 EUR ÷ 65 Arbeitstage (13 Wochen × 5 Tage) = 207,69 EUR je Arbeitstag.
Schritt 3: Abgeltungsbetrag
21 Tage × 207,69 EUR = 4.361,54 EUR brutto Urlaubsabgeltung.
Personalaufwand (Löhne und Gehälter) 4.361,54 EUR an Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 4.361,54 EUR
(Auflösung ggf. bestehender Urlaubsrückstellung gegen Personalaufwand, soweit Rückstellung gebildet war)
Verzicht auf Urlaubsabgeltung und Ausschlussfristen
Ein Verzicht auf Urlaubsabgeltung ist nach der Rechtsprechung des BAG und des EuGH nur sehr eingeschränkt möglich:
Auf den Abgeltungsanspruch für den gesetzlichen Mindesturlaub (§ 3 BUrlG: 4 Wochen) kann der Arbeitnehmer nach Entstehung des Anspruchs grundsätzlich verzichten – jedoch nur im Rahmen eines gerichtlichen oder außergerichtlichen Vergleichs. Ein einseitiger, vorformulierter Verzicht in einem Aufhebungsvertrag ist nach § 13 Abs. 1 BUrlG i. V. m. § 307 BGB unwirksam.
Für den übergesetzlichen Mehrurlaub gilt der Schutz des § 13 BUrlG nicht. Hier ist ein Verzicht durch Aufhebungsvertrag oder Ausgleichsquittung grundsätzlich möglich, sofern der Arbeitnehmer hinreichend informiert war und der Verzicht klar formuliert ist.
Ausschlussfristen
Ausschlussfristen aus Tarifverträgen oder Arbeitsverträgen können den Abgeltungsanspruch zum Erlöschen bringen, wenn er nicht rechtzeitig geltend gemacht wird. Dabei gelten folgende Grundsätze:
- Arbeitsvertragliche Ausschlussfristen müssen nach § 309 Nr. 13 BGB eine Mindestfrist von drei Monaten vorsehen; kürzere Fristen sind unwirksam.
- Der Abgeltungsanspruch für den gesetzlichen Mindesturlaub kann durch arbeitsvertragliche Ausschlussfristen grundsätzlich erfasst werden – der EuGH hat dies für den unionsrechtlichen Mindesturlaub differenzierter beurteilt (EuGH, C-762/18 und C-37/19).
- Tarifvertragliche Ausschlussfristen gehen arbeitsvertraglichen Klauseln vor und können kürzer ausgestaltet sein.
- Die reguläre zivilrechtliche Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB), beginnt aber erst, wenn der Gläubiger von dem Anspruch Kenntnis erlangt (§ 199 BGB).
Praxishinweis für GmbH-Geschäftsführer: Ausschlussklauseln in Arbeitsverträgen müssen ausdrücklich klarstellen, dass Ansprüche auf den gesetzlichen Mindestlohn (MiLoG) von der Ausschlussfrist ausgenommen sind – andernfalls ist die gesamte Klausel unwirksam (BAG, Urteil vom 18.09.2018 – 9 AZR 162/18).
Vererbbarkeit des Abgeltungsanspruchs
Stirbt ein Arbeitnehmer, bevor er seinen Urlaub nehmen oder nach Kündigung die Abgeltung erhalten konnte, stellt sich die Frage der Vererbbarkeit. Der EuGH hat mit dem Bauer-Urteil (C-569/16) entschieden, dass der unionsrechtliche Mindesturlaubsanspruch – und damit auch der daraus folgende Abgeltungsanspruch – auf die Erben übergeht, sofern der Arbeitgeber nicht nachweisen kann, dass er den Arbeitnehmer rechtzeitig und transparent auf drohenden Urlaubsverfall hingewiesen hat.
Das BAG hat diese Grundsätze auf nationales Recht übertragen (BAG, Urteil vom 22.01.2019 – 9 AZR 45/16). Für GmbHs bedeutet dies: Erben des verstorbenen Arbeitnehmers können den Urlaubsabgeltungsanspruch geltend machen. Die Erben treten in die Gläubigerstellung des Arbeitnehmers ein; der Anspruch ist Teil des Nachlasses.
Antrag auf Urlaubsabgeltung: Form und Fristen
Ein formeller Antrag auf Urlaubsabgeltung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Der Anspruch entsteht kraft Gesetzes mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Dennoch empfiehlt sich aus Beweisgründen eine schriftliche Geltendmachung durch den Arbeitnehmer – insbesondere mit Blick auf laufende Ausschlussfristen.
- Schriftliche Geltendmachung mit genauer Anzahl der Resturlaubstage
- Fristencheck: Läuft eine arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Ausschlussfrist?
- Nachweis des Austrittsdatums und der genommenen Urlaubstage
- Berechnung auf Basis des Durchschnittsverdiensts der letzten 13 Wochen
- Abrechnung in der letzten Lohnabrechnung oder separater Abrechnung
- Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen
Arbeitgeber sollten beachten: Die Urlaubsabgeltung ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig wie reguläres Arbeitsentgelt. Es gibt keine Pauschalierungsmöglichkeit und keine Steuerfreiheit. Die korrekte Abbildung in der Lohnbuchhaltung ist zwingend erforderlich.
Abbildung in Lohnbuchhaltung und Bilanz
Für GmbHs sind zwei Aspekte besonders relevant: die laufende Rückstellungsbildung und die abschließende Abrechnung bei Beendigung.
Urlaubsrückstellung nach HGB
Nach § 249 Abs. 1 HGB sind Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Nicht genommene Urlaubstage der Mitarbeiter stellen am Bilanzstichtag eine ungewisse Verbindlichkeit dar und müssen als Urlaubsrückstellung passiviert werden. Die Bewertung erfolgt auf Basis des Tagesgehalts (Durchschnitt) multipliziert mit den offenen Urlaubstagen inklusive Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung.
Personalaufwand (Urlaubsrückstellung) an Rückstellungen für Personalaufwand
Buchungssatz Auflösung bei Abgeltung:
Rückstellungen für Personalaufwand an Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt (Urlaubsabgeltung)
Bei der korrekten Lohnabrechnung und Buchung unterstützt Sie unsere Lohnbuchhaltung für GmbHs – von der Rückstellungsberechnung bis zur finalen Abrechnung im Austrittsmonat.
Steuerliche Behandlung
Die Urlaubsabgeltung unterliegt als Arbeitslohn der Lohnsteuer (§ 19 EStG) und der Sozialversicherungspflicht. Sie ist im laufenden Monat der Auszahlung in der Lohnabrechnung als sonstiger Bezug zu erfassen. Ein ermäßigter Steuersatz (Fünftelregelung nach § 34 EStG) kommt für die Urlaubsabgeltung grundsätzlich nicht in Betracht, da es sich um laufendes Arbeitsentgelt und nicht um eine außerordentliche Einkünfte im Sinne des § 34 EStG handelt.
Körperschaftsteuerlich ist die Urlaubsabgeltung als Betriebsausgabe abzugsfähig (§ 8 Abs. 1 KStG i. V. m. § 4 Abs. 4 EStG). Auch die Urlaubsrückstellung ist steuerlich nach § 5 Abs. 1 EStG (Maßgeblichkeit der Handelsbilanz) anzusetzen, soweit sie handelsrechtlich geboten ist.
Möchten Sie prüfen, wie sich Urlaubsabgeltungen auf die Lohnkosten Ihrer GmbH auswirken? Nutzen Sie unseren Kostenrechner für eine schnelle Übersicht.
Fazit: Urlaubsabgeltung richtig handhaben
Die Urlaubsabgeltung ist kein Ermessensspielraum, sondern eine gesetzliche Pflicht – und ein häufig unterschätztes Haftungsrisiko für GmbHs. Die wichtigsten Punkte im Überblick:
- Abgeltung nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses – niemals im laufenden Arbeitsverhältnis für den gesetzlichen Mindesturlaub
- Der Abgeltungsanspruch entsteht automatisch mit dem letzten Arbeitstag
- Berechnung nach Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen (§ 11 BUrlG)
- Ausschlussfristen können den Anspruch zum Erlöschen bringen – müssen aber rechtskonform formuliert sein
- Verzicht auf Mindesturlaubs-Abgeltung ist nur im Rahmen eines Vergleichs möglich
- Der Anspruch ist vererbbar – Erben können ihn geltend machen
- Urlaubsrückstellungen sind im Jahresabschluss nach § 249 HGB zu bilden
- Lohnsteuer- und SV-Pflicht wie reguläres Gehalt – keine Steuerfreiheit
Für GmbH-Geschäftsführer empfiehlt sich eine regelmäßige Überprüfung offener Urlaubsansprüche – idealerweise quartalsweise – sowie die Schulung der HR-Abteilung zu den Freistellungs- und Anrechnungsregeln bei Kündigung. Eine professionelle Lohnbuchhaltung, die Urlaubskonten präzise führt, ist dabei unverzichtbar. Testen Sie onlinebilanz.de kostenlos und erleben Sie, wie einfach rechtssichere Lohnabrechnung funktionieren kann.
4 Wochen
Gesetzlicher Mindesturlaub (§ 3 BUrlG)
13 Wochen
Referenzzeitraum für Abgeltungsberechnung (§ 11 BUrlG)
3 Jahre
Verjährungsfrist Abgeltungsanspruch (§ 195 BGB)
Häufig gestellte Fragen
Was ist Urlaubsabgeltung?
Urlaubsabgeltung ist die Barauszahlung nicht genommener Urlaubstage, die ausschließlich bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gesetzlich vorgeschrieben ist (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Im laufenden Arbeitsverhältnis ist sie für den gesetzlichen Mindesturlaub verboten.
Wie wird die Urlaubsabgeltung berechnet?
Die Höhe richtet sich nach dem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses (§ 11 BUrlG). Der Tagessatz wird mit der Anzahl der abzugeltenden Urlaubstage multipliziert.
Kann ein Arbeitnehmer auf die Urlaubsabgeltung verzichten?
Auf den Abgeltungsanspruch für den gesetzlichen Mindesturlaub kann nur im Rahmen eines gerichtlichen oder außergerichtlichen Vergleichs verzichtet werden. Ein einseitiger Verzicht durch vorformulierte Vertragsklauseln ist unwirksam.
Wie lange kann Urlaubsabgeltung nach Kündigung geltend gemacht werden?
Der Anspruch verjährt nach der allgemeinen Frist von drei Jahren (§ 195 BGB). Kürzere Ausschlussfristen aus Arbeits- oder Tarifverträgen können jedoch gelten, wenn sie rechtskonform formuliert sind und mindestens drei Monate betragen.
Ist die Urlaubsabgeltung steuerpflichtig?
Ja, die Urlaubsabgeltung ist lohnsteuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig wie reguläres Arbeitsentgelt. Es gibt keine Steuerfreiheit und keine Möglichkeit zur Anwendung der Fünftelregelung.
Kann die Urlaubsabgeltung vererbt werden?
Ja. Nach der Rechtsprechung des EuGH (C-569/16) und des BAG ist der Abgeltungsanspruch vererbbar. Erben können ihn geltend machen, sofern der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht nachweislich auf drohenden Urlaubsverfall hingewiesen hat.
Muss ein Antrag auf Urlaubsabgeltung gestellt werden?
Nein, ein formeller Antrag ist gesetzlich nicht erforderlich. Der Anspruch entsteht kraft Gesetzes mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Aus Beweis- und Fristgründen empfiehlt sich jedoch eine schriftliche Geltendmachung.
Über Autor
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
