Zwischenzeugnis: Wann Mitarbeiter eines verlangen können und wie Arbeitgeber es ausstellen
Ein Zwischenzeugnis schützt Arbeitnehmer bei Vorgesetztenwechsel oder Umstrukturierung – und bindet den Arbeitgeber später beim Endzeugnis. Wer als Geschäftsführer die rechtlichen Voraussetzungen, die korrekte Formulierung und die Bindungswirkung kennt, vermeidet teure Arbeitsrechtskonflikte und sichert die Personalakte ab.
Kurzantwort
Ein Zwischenzeugnis steht Arbeitnehmern bei einem triftigen Grund zu – typisch sind Vorgesetztenwechsel, Umstrukturierungen oder eine konkrete Bewerbungsabsicht. Rechtsgrundlage ist § 109 GewO, der einen Zeugnisanspruch „bei und nach Beendigung“ begründet; Rechtsprechung und Tarifverträge erweitern ihn auf laufende Arbeitsverhältnisse. Inhalt, Bewertungsnoten und Schlussformel des Zwischenzeugnisses entfalten Bindungswirkung für das spätere Endzeugnis: Eine schlechtere Beurteilung muss der Arbeitgeber substantiiert begründen. Im Unterschied zum Endzeugnis wird das Zwischenzeugnis im Präsens formuliert; die Schlussformel enthält keinen Dank für vergangene Zusammenarbeit, sondern gute Wünsche für die weitere Tätigkeit.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtsgrundlage & Anspruchsvoraussetzungen
- Triftige Gründe: Wann Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis anfordern können
- Zwischenzeugnis vs. Arbeitszeugnis: Tempus, Inhalt & Schlussformel
- Bindungswirkung für das Endzeugnis
- Zwischenzeugnis ausstellen: Form, Frist & Praxisbeispiel GmbH
- Haftungsrisiken für Arbeitgeber bei fehlerhaften Zeugnissen
- Checkliste: Zwischenzeugnis rechtssicher erstellen
- Fazit
Rechtsgrundlage & Anspruchsvoraussetzungen
Die zentrale gesetzliche Grundlage für das Arbeitszeugnis ist § 109 GewO. Absatz 1 Satz 1 gewährt Arbeitnehmern einen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis „bei und nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses“. Der Wortlaut erfasst das Zwischenzeugnis damit nicht unmittelbar – gleichwohl ist der Anspruch heute als gewohnheitsrechtlich gesichert anerkannt, sofern ein triftiger Grund vorliegt. Für Beamte, Auszubildende und bestimmte Tarifbeschäftigte bestehen ergänzende Spezialregelungen.
Für Auszubildende normiert § 16 BBiG ausdrücklich einen Zwischenzeugnisanspruch auf Verlangen. Viele Tarifverträge – etwa im öffentlichen Dienst (TVöD) oder im Einzelhandel – kodifizieren den Anspruch ebenfalls eigenständig und verzichten dabei sogar auf das Erfordernis eines triftigen Grundes. Arbeitgeber sollten den einschlägigen Tarifvertrag stets prüfen, bevor sie einen Antrag ablehnen.
Hinweis für GmbH-Geschäftsführer
Gesellschafter-Geschäftsführer, die zugleich als Arbeitnehmer eingestuft werden, können grundsätzlich ebenfalls einen Zeugnisanspruch geltend machen. Bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern fehlt es dagegen regelmäßig an einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis – der Zeugnisanspruch scheidet dann aus.
Triftige Gründe: Wann Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis anfordern können
Der Begriff „triftiger Grund“ ist gesetzlich nicht definiert. Bundesarbeitsgericht und Landesarbeitsgerichte haben ihn in ständiger Rechtsprechung konkretisiert. Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse an einer aktuellen schriftlichen Beurteilung hat, das das Interesse des Arbeitgebers an administrativer Entlastung überwiegt.
Klassische triftige Gründe im Überblick
- Wechsel des unmittelbaren Vorgesetzten
- Umstrukturierung / Reorganisation des Betriebs oder der Abteilung
- Versetzung in eine andere Abteilung oder an einen anderen Standort
- Beförderung oder Änderung des Aufgabengebiets
- Übernahme einer Führungsposition
- Insolvenzantrag des Arbeitgebers
- Konkrete Bewerbung auf eine neue Stelle (externe oder interne Bewerbung)
- Aufnahme eines Studiums oder einer Weiterbildung
- Längere Abwesenheit (Elternzeit, Sabbatical, Krankheit)
- Ende einer Probezeit
- Ablauf eines befristeten Vertrags vor Verlängerungsverhandlung
Streitig war lange, ob eine beabsichtigte Bewerbung ohne konkret vorliegendes Stellenangebot ausreicht. Die herrschende Meinung bejaht dies: Es genügt, dass der Arbeitnehmer ernstlich eine externe Bewerbung anstrebt. Er muss die Identität des Zielarbeitgebers nicht offenbaren.
Achtung: Lehnt der Arbeitgeber einen begründeten Antrag ohne sachlichen Grund ab, kann der Arbeitnehmer Klage auf Ausstellung erheben. Zudem kann das Ausbleiben des Zeugnisses als Druckmittel bei laufender Bewerbung schadensersatzbegründend sein (§ 280 Abs. 1 BGB).
Zwischenzeugnis vs. Arbeitszeugnis: Tempus, Inhalt & Schlussformel
Das Zwischenzeugnis folgt strukturell dem qualifizierten Endzeugnis nach § 109 GewO, weist aber drei wesentliche formale Besonderheiten auf.
1. Tempus: Präsens statt Vergangenheit
Das Endzeugnis wird im Präteritum formuliert, weil das Arbeitsverhältnis abgeschlossen ist. Das Zwischenzeugnis hingegen bezieht sich auf ein laufendes Arbeitsverhältnis und ist deshalb durchgehend im Präsens abzufassen. Formulierungsbeispiel:
| Zeugnisart | Beispielformulierung Leistung |
|---|---|
| Zwischenzeugnis | „Frau Müller erfüllt ihre Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.“ |
| Endzeugnis | „Frau Müller erfüllte ihre Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.“ |
2. Schlussformel: Kein Dank für vergangene Zusammenarbeit
Im Endzeugnis enthält die Schlussformel typischerweise Dank für die geleistete Arbeit, Bedauern über das Ausscheiden und gute Wünsche für die Zukunft. Im Zwischenzeugnis fehlt der Dank für vergangene Tätigkeit, da das Arbeitsverhältnis fortbesteht. Die Schlussformel beschränkt sich auf gute Wünsche für die künftige Zusammenarbeit und private Pläne:
„Wir wünschen Frau Müller für ihre weiteren Aufgaben in unserem Unternehmen und für ihre persönliche Zukunft weiterhin alles Gute.“
Fehlt die Schlussformel ganz oder enthält sie formulierungstechnische Abwertungen, wertet die Rechtsprechung dies als versteckten Tadel – mit allen haftungsrechtlichen Konsequenzen.
3. Anlass der Ausstellung
Das Zwischenzeugnis trägt üblicherweise einen Bezugssatz, der den Ausstellungsanlass benennt, ohne den Arbeitnehmer zu stigmatisieren: „Auf Wunsch von Frau Müller stellen wir dieses Zwischenzeugnis aus.“ Die Nennung eines konkreten Grundes (z. B. „da Frau Müller sich anderweitig bewerben möchte“) ist zu vermeiden, weil sie beim potenziellen neuen Arbeitgeber Rückschlüsse auf Abwanderungsabsichten ermöglicht.
Bindungswirkung für das Endzeugnis
Die Bindungswirkung des Zwischenzeugnisses ist die arbeitsrechtlich brisanteste Konsequenz für Arbeitgeber. Das Bundesarbeitsgericht hat in mehreren Entscheidungen klargestellt: Ein Arbeitgeber, der im Zwischenzeugnis eine bestimmte Leistungs- und Verhaltensbewertung abgegeben hat, kann im späteren Endzeugnis nicht ohne Weiteres schlechter bewerten.
Der Grundsatz folgt aus dem Gebot der Zeugniswahrheit (§ 109 Abs. 2 GewO) in Verbindung mit dem Gebot des wohlwollenden Wohlverhaltens: Hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer „sehr gute“ Leistungen bescheinigt, entsteht für den Zeitraum bis zur Ausstellung des Zwischenzeugnisses eine Art Tatsachenpräklusion. Für den Folgezeitraum ab Ausstellung des Zwischenzeugnisses bleibt der Arbeitgeber frei, schlechtere Leistungen zu dokumentieren – er muss aber darlegen und ggf. beweisen, dass die Verschlechterung tatsächlich eingetreten ist.
Praxiskonsequenz
Arbeitgeber sollten Zwischenzeugnisse nicht leichtfertig mit Bestnoten versehen, wenn die tatsächliche Leistung eine differenziertere Bewertung rechtfertigt. Im Streitfall trägt der Arbeitgeber die Beweislast für eine nach dem Zwischenzeugnis eingetretene Leistungsverschlechterung (BAG, Urt. v. 16.10.2007 – 9 AZR 248/07).
Bindungswirkung bei unverändertem Fortbestehen des Arbeitsverhältnisses
Liegt zwischen Zwischenzeugnis und Endzeugnis kein besonderes Ereignis (Abmahnung, Leistungsabfall, Kündigung aus verhaltensbedingtem Grund), spricht eine tatsächliche Vermutung für Kontinuität der Beurteilung. Der Arbeitgeber muss dann das Endzeugnis mindestens gleich gut formulieren oder die Schlechterstellung substanziiert begründen können.
Zwischenzeugnis ausstellen: Form, Frist & Praxisbeispiel GmbH
Form und Frist
Das Zwischenzeugnis muss gemäß § 109 Abs. 3 GewO schriftlich erteilt werden – die elektronische Form (PDF per E-Mail) genügt nicht, soweit nicht durch Tarifvertrag oder Einzelvereinbarung abweichend geregelt. Unterschrieben wird grundsätzlich durch den vertretungsberechtigten Geschäftsführer oder eine ausdrücklich bevollmächtigte Führungskraft. Ein Zeugnis, das nur von einem nicht bevollmächtigten HR-Mitarbeiter unterzeichnet ist, kann der Arbeitnehmer zurückweisen.
Eine gesetzliche Frist zur Ausstellung des Zwischenzeugnisses existiert nicht. Aus dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) leitet die Rechtsprechung ab, dass das Zeugnis innerhalb angemessener Zeit – in der Praxis: zwei bis drei Wochen nach Antragstellung – vorliegen muss. Bei Bewerbungsanlass kann die Frist kürzer sein, wenn der Arbeitnehmer einen nachgewiesenen Einreichungsdeadline vorträgt.
Praxisbeispiel: GmbH mit Vorgesetztenwechsel
Sachverhalt
Die Muster-Vertriebs-GmbH (Stammkapital 25.000 EUR) beschäftigt Vertriebsleiter Thomas Bauer seit vier Jahren. Im Zuge einer Umstrukturierung übernimmt zum 1. März 2025 eine neue Vertriebsdirektorin die Abteilung. Thomas Bauer beantragt schriftlich ein Zwischenzeugnis. Die bisherige Jahresgespräch-Dokumentation weist die Note „sehr gut“ aus.
Schritt 1 – Prüfung des triftigen Grundes: Vorgesetztenwechsel ist anerkannter triftiger Grund. Antrag ist berechtigt.
Schritt 2 – Zeugnisentwurf durch HR: HR erstellt den Entwurf auf Basis der Leistungsdokumentation. Da die letzte Beurteilung „sehr gut“ lautet, wird die Leistungsformel „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ verwendet.
Schritt 3 – Unterzeichnung: Geschäftsführer Dr. Petra Klein unterzeichnet original-handschriftlich. Die neue Vertriebsdirektorin unterzeichnet nicht mit, da sie noch keine eigene Beurteilung abgegeben hat und damit keine persönliche Kenntnis der Leistungen im Beurteilungszeitraum besitzt.
Schritt 4 – Bindungswirkung dokumentieren: In der Personalakte wird vermerkt, dass das Zwischenzeugnis vom 28. Februar 2025 die Bewertungsgrundlage für den Zeitraum bis zum Vorgesetztenwechsel bildet. Ab 1. März 2025 beginnt eine neue Beurteilungsperiode unter der neuen Führungskraft.
Schritt 5 – Aushändigung: Das Original-Zeugnis wird Thomas Bauer persönlich übergeben, der Empfang durch Unterschrift auf einer Kopie bestätigt.
Hinweis: Die korrekte Lohnabrechnung und Personalverwaltung für Mitarbeitende wie Thomas Bauer – inklusive Dokumentation von Gehaltsanpassungen bei Beförderung – lässt sich digital über eine integrierte Lohnbuchhaltung abwickeln, die alle relevanten Daten revisionssicher speichert.
Haftungsrisiken für Arbeitgeber bei fehlerhaften Zeugnissen
Ein fehlerhaftes Zwischenzeugnis kann den Arbeitgeber aus zwei Richtungen treffen:
Haftung gegenüber dem Arbeitnehmer
Ist das Zeugnis zu schlecht (unwahre negative Tatsachen, versteckte Codes, fehlende Schlussformel), schuldet der Arbeitgeber Berichtigung. Entgehen dem Arbeitnehmer aufgrund einer falschen Beurteilung nachweislich Verdienstchancen, kann er Schadensersatz nach § 280 Abs. 1 BGB geltend machen. Die Schadenskausalität ist in der Praxis schwer zu beweisen, aber nicht ausgeschlossen.
Haftung gegenüber Dritten (neuer Arbeitgeber)
Ist das Zeugnis zu gut (übertrieben positive Bewertung bei bekannten schwerwiegenden Mängeln), kann der neue Arbeitgeber nach § 826 BGB (vorsätzliche sittenwidrige Schädigung) Schadensersatz verlangen, wenn er durch das Zeugnis bewusst getäuscht wurde und dadurch einen Schaden erleidet. Die Schwelle ist hoch, aber bei bewusst verschweigenen Straftaten des Arbeitnehmers praxisrelevant.
Wichtig: Geheimcodes im Zeugnis – etwa unvollständige Schlussformeln, ungewöhnliche Formulierungen oder das bewusste Weglassen standardisierter Passagen – sind nach § 109 Abs. 2 GewO verboten. Arbeitnehmer können Berichtigung verlangen; zudem drohen Reputationsschäden für den Arbeitgeber.
Checkliste: Zwischenzeugnis rechtssicher erstellen
- Triftigen Grund des Arbeitnehmers geprüft und dokumentiert
- Einschlägigen Tarifvertrag auf abweichende Regelungen geprüft
- Zeugnisinhalt auf Basis aktueller Leistungsdokumentation erstellt
- Formulierung durchgehend im Präsens gehalten
- Ausstellungsanlass neutral benannt („Auf Wunsch von …“)
- Leistungsformel entspricht tatsächlicher Bewertungsnote
- Schlussformel ohne Dank für vergangene Zusammenarbeit, mit Wünschen für Zukunft
- Kein versteckter Code, keine unvollständige Schlussformel
- Originalunterschrift des vertretungsberechtigten Geschäftsführers
- Ausstellungsdatum entspricht aktuellem Datum (nicht rückdatiert)
- Bindungswirkung in der Personalakte vermerkt
- Empfangsbestätigung des Arbeitnehmers zu den Akten genommen
- Ausstellung innerhalb von zwei bis drei Wochen nach Antrag erfolgt
Fazit
Das Zwischenzeugnis ist mehr als eine formale Gefälligkeit: Es ist ein rechtsverbindliches Dokument mit unmittelbarer Auswirkung auf das spätere Endzeugnis. Geschäftsführer und Personalverantwortliche in GmbU und UG sollten die drei Kernpunkte verinnerlichen: Erstens ist der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis bei triftigem Grund – Vorgesetztenwechsel, Umstrukturierung, Bewerbungsabsicht – anerkanntes Gewohnheitsrecht; Tarifverträge können darüber hinausgehen. Zweitens unterscheidet sich das Zwischenzeugnis vom Endzeugnis durch Präsens-Formulierung und eine zukunftsorientierte Schlussformel ohne Dank für vergangene Tätigkeit. Drittens entfaltet das Zwischenzeugnis Bindungswirkung: Eine spätere Schlechterstellung im Endzeugnis muss substantiiert begründet und beweisbar sein.
Wer Zeugnisse sorgfältig ausstellt, die Personalakte lückenlos pflegt und Leistungsbeurteilungen systematisch dokumentiert, minimiert das Haftungsrisiko auf beiden Seiten. Wenn Sie prüfen möchten, wie eine digitale Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung Ihren administrativen Aufwand reduzieren kann, testen Sie die Möglichkeiten unverbindlich unter login.onlinebilanz.de/demo.
3 Wochen
Max. Frist Ausstellung (Richtwert Rechtsprechung)
2 Unterschriften
Mindesterfordernis: GF + Empfangsbestätigung AN
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Zwischenzeugnis und Arbeitszeugnis?
Das Zwischenzeugnis wird während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt, das Endzeugnis (Arbeitszeugnis) bei oder nach Beendigung. Formal unterscheiden sie sich im Tempus (Präsens vs. Präteritum) und in der Schlussformel: Das Zwischenzeugnis enthält keinen Dank für vergangene Tätigkeit, sondern nur Wünsche für die weitere Zusammenarbeit.
Wann kann ich als Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis anfordern?
Bei einem triftigen Grund wie Vorgesetztenwechsel, Umstrukturierung, Versetzung, Beförderung oder konkreter Bewerbungsabsicht. In vielen Tarifverträgen besteht der Anspruch auch ohne besonderen Grund.
Hat das Zwischenzeugnis Bindungswirkung für das Endzeugnis?
Ja. Der Arbeitgeber kann im Endzeugnis für den Zeitraum bis zur Ausstellung des Zwischenzeugnisses nicht schlechter bewerten, ohne eine eingetretene Leistungsverschlechterung substantiiert darlegen und beweisen zu können.
Muss der Arbeitgeber den Grund für das Zwischenzeugnis im Dokument nennen?
Nein. Es genügt ein neutraler Satz wie „Auf Wunsch von Frau Müller stellen wir dieses Zwischenzeugnis aus." Die Nennung konkreter Beweggründe (z. B. Bewerbungsabsicht) ist aus Arbeitnehmerschutzgründen zu vermeiden.
Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit, ein Zwischenzeugnis auszustellen?
Eine gesetzliche Frist existiert nicht. Aus § 242 BGB (Treu und Glauben) folgt eine Pflicht zur Ausstellung innerhalb angemessener Zeit – die Rechtsprechung orientiert sich an zwei bis drei Wochen; bei dringendem Bewerbungsanlass kann die Frist kürzer sein.
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Servet Gündogan
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