Erhaltene Anzahlungen buchen: SKR03/SKR04, Umsatzsteuer & Bilanzausweis
Eine 30-prozentige Anzahlung geht ein, bevor die Maschine auch nur gefertigt wurde – und schon stellen sich drei Fragen gleichzeitig: Welches Konto? Wann entsteht die Umsatzsteuer? Und wo landet der Posten in der Bilanz? Dieser Artikel gibt Ihnen die vollständigen Buchungssätze für SKR03 und SKR04, erklärt die umsatzsteuerliche Besonderheit nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG und zeigt den korrekten Bilanzausweis nach § 268 Abs. 5 HGB – inklusive Wahlrecht und Jahresabschluss-Checkliste. Ähnlich wie beim Buchen von Reverse Charge ist auch hier die korrekte Kontenzuordnung nach Kontenrahmen entscheidend.
Kurzantwort
Erhaltene Anzahlungen buchen bedeutet: Den Zahlungseingang auf ein Passivkonto für erhaltene Anzahlungen legen (SKR03: 1718/0715 inkl. USt; SKR04: 3272/0347) und gleichzeitig die Umsatzsteuer abgrenzen, da sie nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG bereits mit Vereinnahmung entsteht. In der Bilanz erscheinen erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen entweder als eigener Passivposten oder werden offen von den Vorräten abgesetzt (Wahlrecht nach § 268 Abs. 5 HGB).
Inhaltsverzeichnis
Grundlagen und Rechtsrahmen: Was ist eine erhaltene Anzahlung?
Eine erhaltene Anzahlung liegt vor, wenn ein Kunde vor der vollständigen Leistungserbringung oder Lieferung einen Teil des vereinbarten Entgelts entrichtet. Aus Sicht der leistenden GmbH handelt es sich um eine schwebende Verbindlichkeit: Die Gegenleistung – Ware oder Werkleistung – steht noch aus. Handelsrechtlich ist die Anzahlung deshalb kein Ertrag, sondern ein Passivposten.
Relevante Rechtsgrundlagen im Überblick:
- § 266 Abs. 3 HGB – Gliederung der Passivseite der Bilanz (Verbindlichkeiten)
- § 268 Abs. 5 HGB – Wahlrecht zum Ausweis erhaltener Anzahlungen
- § 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG – Entstehung der Umsatzsteuer bei Anzahlungen
- § 14 Abs. 5 UStG – Pflicht zur Anzahlungsrechnung mit Steuerausweis
Abgrenzung: Anzahlung vs. Vorauszahlung vs. Abschlagszahlung
Die Begriffe werden im Geschäftsalltag oft synonym verwendet. Steuerrechtlich maßgeblich ist allein, ob das Entgelt vor Ausführung der Leistung vereinnahmt wird – dann gelten die Anzahlungsregeln einheitlich.
Umsatzsteuer auf Anzahlungen: Entstehung mit Vereinnahmung
Der klassische Fehler in der Buchhaltung: Die Anzahlung wird netto gebucht und die Umsatzsteuer erst mit der Schlussrechnung erfasst. Das ist falsch.
Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG entsteht die Umsatzsteuer bei Soll-Versteuerung bereits im Voranmeldungszeitraum der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts – unabhängig davon, ob die Leistung schon erbracht wurde. Für Ist-Versteuerer gilt dasselbe Ergebnis, nur der Auslöser ist der Zahlungseingang selbst.
Pflicht zur Anzahlungsrechnung: Sobald eine Anzahlung vereinnahmt wird, muss nach § 14 Abs. 5 UStG eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt werden. Ohne diese Rechnung besteht kein Vorsteuerabzug beim Kunden. Die Anzahlung ist damit in der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung anzumelden.
Das bedeutet für die Buchung: Der vereinnahmte Betrag enthält Brutto-Anzahlung, aus der sofort Umsatzsteuer herauszurechnen und auf das USt-Konto zu buchen ist.
Buchungssätze SKR03 & SKR04: Erhaltene Anzahlungen buchen
Schritt 1: Zahlungseingang der Anzahlung
Die GmbH erhält eine Brutto-Anzahlung von 11.900 EUR (10.000 EUR netto + 1.900 EUR USt 19 %).
SKR03
Bank (1200) 11.900 EUR an Erhaltene Anzahlungen (1718) 10.000 EUR
Umsatzsteuer 19 % (1776) 1.900 EUR
SKR04
Bank (1800) 11.900 EUR an Erhaltene Anzahlungen (3272) 10.000 EUR
Umsatzsteuer 19 % (3806) 1.900 EUR
Kontenübersicht im Vergleich
| Position | SKR03-Konto | SKR04-Konto |
|---|---|---|
| Bank | 1200 | 1800 |
| Erhaltene Anzahlungen (netto) | 1718 | 3272 |
| Umsatzsteuer 19 % | 1776 | 3806 |
| Forderungen LL (Debitor) | 1400 | 1200 |
| Umsatzerlöse | 8400 | 4400 |
Debitorische Buchungsvariante: Anzahlung über das Debitorenkonto
In der Praxis – insbesondere bei Verwendung eines offenen Postensystems (OP-Buchhaltung) – wird die Anzahlung häufig über das Debitorenkonto gebucht. Das ermöglicht eine saubere OP-Verwaltung und erleichtert das spätere Verrechnen mit der Schlussrechnung.
Buchung Anzahlungsrechnung (SKR03, Forderungsausweis):
Forderungen LL / Debitor (1400) 11.900 EUR an Erhaltene Anzahlungen (1718) 10.000 EUR
Umsatzsteuer 19 % (1776) 1.900 EUR
Zahlungseingang (Ausgleich Debitorenkonto):
Bank (1200) 11.900 EUR an Forderungen LL / Debitor (1400) 11.900 EUR
Der Vorteil: Das Debitorenkonto zeigt den tatsächlichen Zahlungsstatus, und der OP wird beim Zahlungseingang sauber ausgeglichen. Das Passivkonto „Erhaltene Anzahlungen“ bleibt bis zur Schlussrechnung stehen.
Schlussrechnung & Verrechnung der Anzahlung
Mit Fertigstellung und Lieferung der Leistung stellt die GmbH die Schlussrechnung. Dabei ist zu beachten: Die Anzahlung wurde bereits mit USt belegt. In der Schlussrechnung darf Umsatzsteuer nur auf den verbleibenden Restbetrag berechnet werden – nicht erneut auf den bereits versteuerten Anzahlungsbetrag.
Beispiel: Gesamtauftrag 33.320 EUR brutto (28.000 EUR netto), Anzahlung 11.900 EUR brutto bereits geleistet. Restforderung: 21.420 EUR brutto (18.000 EUR netto + 3.420 EUR USt).
Schritt 1 – Schlussrechnung buchen (SKR03):
Forderungen LL / Debitor (1400) 33.320 EUR an Umsatzerlöse 19 % (8400) 28.000 EUR
Umsatzsteuer 19 % (1776) 5.320 EUR
Schritt 2 – Verrechnung der Anzahlung:
Erhaltene Anzahlungen (1718) 10.000 EUR an Forderungen LL / Debitor (1400) 11.900 EUR
Umsatzsteuer 19 % (1776) 1.900 EUR
Die Umsatzsteuer aus der Anzahlung (1.900 EUR) wird beim Verrechnen wieder zurückgebucht, weil sie in der Schlussrechnung mit dem vollen Bruttobetrag (5.320 EUR USt auf 28.000 EUR) bereits global erfasst ist. Der Debitor schuldet nach Verrechnung noch 21.420 EUR.
Doppelbesteuerung vermeiden: Ein häufiger Fehler ist, in der Schlussrechnung erneut USt auf den Anzahlungsbetrag auszuweisen. Gemäß Abschn. 13.5 UStAE ist die Steuer in der Schlussrechnung nur auf das verbleibende Restentgelt zu berechnen oder die Anzahlung explizit als Teilentgelt abzusetzen.
Bilanzausweis nach § 268 Abs. 5 HGB: Passivposten oder Absetzung
Für den Jahresabschluss einer GmbH gilt das in § 268 Abs. 5 HGB verankerte Wahlrecht:
Option A: Passivausweis
Erhaltene Anzahlungen erscheinen als eigenständiger Posten auf der Passivseite unter den Verbindlichkeiten: „Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen“. Dies ist die häufigere und transparentere Methode.
Option B: Aktive Absetzung
Erhaltene Anzahlungen werden offen von den Vorräten (Aktivseite, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe oder unfertige Erzeugnisse) abgesetzt. Der Nettobetrag der Vorräte wird dann in der Bilanz ausgewiesen. Dies setzt voraus, dass die Anzahlung einem konkreten Vorratsposten zugeordnet werden kann.
Das Wahlrecht ist im Anhang anzugeben, wenn die gewählte Methode einen wesentlichen Einfluss auf das Bilanzbild hat. Kapitalgesellschaften wie die GmbH wählen in der Praxis überwiegend Option A (Passivausweis), weil Option B nur dann sinnvoll ist, wenn auftragsgebundene Vorräte eindeutig identifizierbar sind – typisch z. B. im Schiffbau oder Anlagenbau.
Ausweis in der Bilanz (Passivseite, Option A)
| Passiva | EUR |
|---|---|
| Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | xxx.xxx |
| Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen | 10.000 |
| Sonstige Verbindlichkeiten | xxx.xxx |
Hinweis: Der Netto-Betrag (ohne USt) wird ausgewiesen; die USt auf die Anzahlung ist in den Steuerverbindlichkeiten enthalten.
Praxisbeispiel: Maschinenbau-GmbH mit 30 % Anzahlung
Die Müller Maschinenbau GmbH erhält einen Auftrag über eine Sondermaschine zum Gesamtpreis von 100.000 EUR netto (119.000 EUR brutto). Der Vertrag sieht 30 % Anzahlung bei Auftragserteilung vor.
| Position | Netto (EUR) | USt 19 % (EUR) | Brutto (EUR) |
|---|---|---|---|
| Gesamtauftrag | 100.000 | 19.000 | 119.000 |
| Anzahlung 30 % | 30.000 | 5.700 | 35.700 |
| Restforderung Schlussrechnung | 70.000 | 13.300 | 83.300 |
Buchung Anzahlungseingang (SKR04):
Bank (1800) 35.700 EUR an Erhaltene Anzahlungen (3272) 30.000 EUR
Umsatzsteuer 19 % (3806) 5.700 EUR
Die 5.700 EUR USt sind im laufenden Voranmeldungszeitraum anzumelden. In der Bilanz zum Stichtag (Maschine noch nicht fertig) erscheinen 30.000 EUR als „Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen“ auf der Passivseite. Die angefallenen Fertigungskosten für die noch laufende Maschine werden als unfertige Erzeugnisse auf der Aktivseite aktiviert.
Buchung Schlussrechnung (SKR04):
Forderungen LL (1200) 119.000 EUR an Umsatzerlöse (4400) 100.000 EUR
Umsatzsteuer 19 % (3806) 19.000 EUR
Verrechnung der Anzahlung (SKR04):
Erhaltene Anzahlungen (3272) 30.000 EUR an Forderungen LL (1200) 35.700 EUR
Umsatzsteuer 19 % (3806) 5.700 EUR
Verbleibende offene Forderung gegenüber dem Kunden: 83.300 EUR (119.000 – 35.700 EUR).
Jahresabschluss: Erhaltene Anzahlungen & teilfertige Leistungen
Wenn zum Bilanzstichtag Anzahlungen für noch nicht fertiggestellte Leistungen vorliegen, müssen zwei Positionen gleichzeitig korrekt bewertet werden:
- Passivseite: Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen (netto) gemäß § 268 Abs. 5 HGB
- Aktivseite: Unfertige Erzeugnisse/Leistungen, bewertet zu Herstellungskosten nach § 255 HGB
Die unfertige Leistung darf nicht mit der erhaltenen Anzahlung saldiert werden – es sei denn, es greift das Wahlrecht nach § 268 Abs. 5 HGB (offene Absetzung). Eine detaillierte Behandlung der Aktivierungspflichten bei teilfertigen Leistungen finden Sie in unserem gesonderten Artikel zu unfertigen Leistungen im Jahresabschluss.
Sonderfall: Anzahlung ohne Rechnung
Gelegentlich gehen Anzahlungen ein, bevor eine formelle Anzahlungsrechnung ausgestellt wurde – etwa bei Bestellungen mit sofortiger Vorauskasse. Die umsatzsteuerliche Behandlung ändert sich dadurch nicht: Die Steuer entsteht weiterhin mit der Vereinnahmung nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG.
Handlungspflicht: Die Anzahlungsrechnung ist unverzüglich nach Zahlungseingang nachzuholen. Fehlt der Steuerausweis, verliert der Leistungsempfänger seinen Vorsteuerabzug. Der leistende Unternehmer schuldet die Steuer dennoch. Das Risiko liegt also beim Lieferanten, der keine Rechnung ausstellt.
Buchungstechnisch wird der Zahlungseingang zunächst auf ein Interimskonto oder direkt auf das Anzahlungskonto gebucht und die USt sofort herausgerechnet. Die nachträgliche Rechnungsstellung löst keine erneute Buchung aus, sondern dient nur der Belegfunktion.
Möchten Sie Ihre Buchhaltungsprozesse für Anzahlungen automatisieren und den Überblick über offene Posten und USt-Fälligkeiten nicht verlieren? Testen Sie onlinebilanz.de kostenlos im Demo-Zugang – oder ermitteln Sie direkt mit dem Kostenrechner, was die professionelle Buchhaltungsbegleitung für Ihre GmbH kostet.
Fazit: Erhaltene Anzahlungen buchen – sauber, rechtssicher, bilanzfest
Erhaltene Anzahlungen buchen erfordert drei parallele Schritte: die korrekte Passivierung auf dem Anzahlungskonto (SKR03: 1718 / SKR04: 3272), die sofortige Abgrenzung der Umsatzsteuer nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG sowie den rechtskonformen Bilanzausweis nach § 268 Abs. 5 HGB. Die Entstehung der Umsatzsteuer auf Anzahlungen und die Verrechnung bei der Schlussrechnung müssen sicherstellen, dass keine Doppelbesteuerung entsteht. Wer die debitorische Variante nutzt, profitiert von sauberen offenen Posten. Im Jahresabschluss sind Anzahlungen und unfertige Leistungen stets gemeinsam im Blick zu behalten.
30 %
Typische Anzahlungsquote im Maschinenbau
3
Buchungsschritte (Eingang, Schlussrechnung, Verrechnung)
Häufig gestellte Fragen
Wann entsteht die Umsatzsteuer auf eine erhaltene Anzahlung?
Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG entsteht die Umsatzsteuer bereits im Voranmeldungszeitraum, in dem die Anzahlung vereinnahmt wird – unabhängig vom Leistungszeitpunkt. Eine Anzahlungsrechnung mit Steuerausweis ist sofort auszustellen.
Welches Konto wird für erhaltene Anzahlungen im SKR03 verwendet?
Im SKR03 wird Konto 1718 (Erhaltene Anzahlungen) als Passivkonto verwendet. Die Umsatzsteuer wird auf Konto 1776 gebucht. Im SKR04 lauten die entsprechenden Konten 3272 und 3806.
Wie werden erhaltene Anzahlungen in der Bilanz ausgewiesen?
Nach § 268 Abs. 5 HGB besteht ein Wahlrecht: entweder als eigenständiger Passivposten „Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen" oder als offene Absetzung von den Vorräten auf der Aktivseite. In der Praxis wählen GmbHs überwiegend den Passivausweis.
Was passiert bei der Schlussrechnung mit der bereits gebuchten Umsatzsteuer?
Bei der Verrechnung der Anzahlung mit der Schlussrechnung wird die ursprünglich gebuchte USt aus der Anzahlung zurückgebucht. Die Schlussrechnung enthält USt auf den Gesamtbetrag; durch die Verrechnung ergibt sich per saldo USt nur auf den Restbetrag.
Muss ich eine Anzahlung auch ohne formelle Rechnung versteuern?
Ja. Die Umsatzsteuer entsteht mit Vereinnahmung, nicht mit Rechnungsstellung. Die Anzahlungsrechnung ist aber unverzüglich nachzuholen, da der Leistungsempfänger sonst keinen Vorsteuerabzug hat.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Plattform für Buchhaltung und Jahresabschluss: Auf Wunsch prüft und unterzeichnet ein zugelassener Steuerberater Ihren Jahresabschluss. Stand der Rechtslage: July 2026.
