OnlineBilanz›Blog›Homeoffice-Pauschale für Selbständige & Geschäftsführer: Betriebsausgabe richtig ansetzen

Homeoffice-Pauschale für Selbständige & Geschäftsführer: Betriebsausgabe richtig ansetzen

Veröffentlicht: 02.07.2026Aktualisiert: 02.07.2026Fachlich geprüft: 02.07.2026Lesezeit: ca. 7 Minuten

Rechtliche Grundlage & aktuelle Beträge (2025/2026)

Die gesetzliche Basis der Homeoffice-Pauschale findet sich in § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b EStG (für Betriebsausgaben) in Verbindung mit § 9 Abs. 5 S. 1 EStG (Werbungskosten). Mit dem Jahressteuergesetz 2022 wurde die Regelung entfristet und erheblich ausgeweitet: Ab dem Veranlagungszeitraum 2023 gilt dauerhaft ein Tagessatz von 6 Euro je Homeoffice-Tag, begrenzt auf 210 Tage im Kalenderjahr. Der maximale Jahresbetrag beläuft sich damit auf 1.260 Euro.

Ein häusliches Arbeitszimmer – im Sinne eines abgeschlossenen, ausschließlich beruflich genutzten Raumes – ist für die Homeoffice-Pauschale ausdrücklich nicht erforderlich. Das ist der entscheidende Vorteil gegenüber der klassischen Arbeitszimmerregelung. Wer jedoch ein anerkanntes häusliches Arbeitszimmer nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b EStG i.V.m. den Grundsätzen des BFH geltend macht, kann für dieselben Tage nicht zusätzlich die Homeoffice-Pauschale ansetzen – eine Doppelnutzung ist ausgeschlossen.

Ansatz als Betriebsausgabe für Selbständige

Für Selbständige – Einzelunternehmer, Freiberufler, Gesellschafter von Personengesellschaften – wirkt die Homeoffice-Pauschale als Betriebsausgabe im Sinne des § 4 Abs. 4 EStG. Sie mindert unmittelbar den steuerlichen Gewinn und damit die Bemessungsgrundlage für Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag und – soweit gewerblich tätig – Gewerbesteuer.

Was gilt als „Homeoffice-Tag“?

Ein Tag zählt als Homeoffice-Tag, wenn die betriebliche oder berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt wurde und der Steuerpflichtige an diesem Tag keine andere Tätigkeitsstätte aufgesucht hat. „Überwiegend“ bedeutet: mehr als die Hälfte der gesamten Arbeitszeit dieses Tages. Wer morgens kurz ins Büro fährt und nachmittags im Homeoffice arbeitet, kann diesen Tag grundsätzlich nicht als Homeoffice-Tag zählen – die reine Homeoffice-Phase muss dominieren.

Wichtig: Auch Tage, an denen keine erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, weil der Selbständige kein externes Büro unterhält, können als Homeoffice-Tage gewertet werden – sofern er tatsächlich von zu Hause gearbeitet hat.

Nachweispflicht und Dokumentation

Das Gesetz verlangt keinen förmlichen Nachweis, empfiehlt aber die Führung eines Tätigkeitsnachweises (Kalender, Zeiterfassung, E-Mail-Logs). Die Finanzbehörde kann im Rahmen einer Betriebsprüfung nach § 147 AO plausible Aufzeichnungen verlangen. Ein einfacher Excel-Kalender mit Datumsangabe und kurzer Tätigkeitsbeschreibung genügt in der Praxis.

Abgrenzung: Homeoffice-Pauschale vs. häusliches Arbeitszimmer

Die Wahl zwischen Homeoffice-Pauschale und häuslichem Arbeitszimmer ist eine Weichenentscheidung mit erheblicher steuerlicher Tragweite. Beide Instrumente schließen sich für denselben Raum/Tag gegenseitig aus.

Als Faustregel gilt: Wer tatsächliche Raumkosten (Miete, AfA, Nebenkosten) von mehr als 1.260 Euro pro Jahr anteilig belegen kann und einen abgeschlossenen Raum vorweisen kann, sollte die Arbeitszimmerregelung prüfen. Für alle anderen ist die Pauschale bürokratisch günstiger.

GmbH-Geschäftsführer: Sonderregeln & vGA-Risiko

Bei GmbH-Geschäftsführern liegt die steuerlich heikelste Konstellation vor. Es ist zu unterscheiden:

Fremdgeschäftsführer (ohne Gesellschafterstellung)

Ein angestellter Fremdgeschäftsführer erzielt Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit (§ 19 EStG). Die Homeoffice-Pauschale wirkt bei ihm als Werbungskosten, nicht als Betriebsausgabe. Eine Erstattung durch die GmbH ist nur dann lohnsteuerfrei möglich, wenn im Anstellungsvertrag oder einer separaten Zusatzvereinbarung eine entsprechende Auslagenersatzregelung verankert ist.

Gesellschafter-Geschäftsführer (beherrschend)

Hier ist äußerste Sorgfalt geboten. Ein beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer (regelmäßig Beteiligung ≥ 50 % oder Sperrminorität) kann von seiner GmbH keine Leistungen vereinnahmen, die nicht im Vorhinein schriftlich, klar und ernsthaft vereinbart wurden – andernfalls liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) nach § 8 Abs. 3 S. 2 KStG vor.

Die korrekte Gestaltung sieht wie folgt aus:

1. Aufnahme einer Homeoffice-Kostenpauschale in den Anstellungsvertrag vor Beginn des Wirtschaftsjahres (Rückwirkungsverbot beachten).
2. Monatliche oder jährliche Erstattung auf Basis tatsächlicher Homeoffice-Tage, maximal 6 Euro/Tag × 210 Tage = 1.260 Euro p.a.
3. Der Betrag ist beim Geschäftsführer lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig als Arbeitslohn, es sei denn, er wird als steuerfreier Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG strukturiert – was bei der Homeoffice-Pauschale jedoch nicht ohne weiteres möglich ist, da diese keine tatsächlichen Kosten abbildet.

In der Praxis empfiehlt sich folgende Lösung: Die GmbH zahlt dem Geschäftsführer die Homeoffice-Pauschale als steuerfreien Arbeitgeberersatz nach § 3 Nr. 50 EStG nur dann, wenn sie nachweislich aus eigenen Mitteln des Arbeitgebers geleistet wird und im Anstellungsvertrag verankert ist. Alternativ macht der Geschäftsführer die Pauschale selbst als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend – ohne Erstattung durch die GmbH.

Verbuchung im SKR03 – Buchungssätze & Konten

Für Selbständige (Einzelunternehmer, Freiberufler, Personengesellschaft) wird die Homeoffice-Pauschale als Betriebsausgabe gebucht. Im Standardkontenrahmen SKR03 empfehlen sich folgende Konten:

• Konto 4930 – Sonstige betriebliche Aufwendungen (gebräuchlichste Wahl)
• Konto 4783 – Häusliches Arbeitszimmer / Homeoffice-Kosten (sofern vom Steuerberater eingerichtet)

Da die Homeoffice-Pauschale keine Umsatzsteuer enthält (es handelt sich um eine pauschale Eigenabgeltung, kein Leistungsbezug von Dritten), erfolgt die Buchung ohne Vorsteuerabzug.

Bei Personengesellschaften (GbR, OHG, KG) wird entsprechend auf dem jeweiligen Privatkonto des Gesellschafters gegengebucht.

Wichtig: In der GmbH läuft die Erstattung zwingend über die Lohnbuchhaltung und erscheint im Lohnkonto des Geschäftsführers. Eine direkte Verbuchung als sonstige betriebliche Aufwendungen ohne Lohnsteuerabzug ist unzulässig.

Praxisbeispiel: GmbH-Geschäftsführer im Homeoffice

Folgendes Szenario verdeutlicht die steuerliche Wirkung:

Das Beispiel zeigt: Die Gestaltung ist steuerlich attraktiv, weil die GmbH eine Betriebsausgabe erzielt, während der Geschäftsführer die gleiche Summe als Werbungskosten gegengeltend macht – netto entsteht auf seiner Ebene keine Steuerlast. Eine detaillierte Berechnung für Ihre individuelle Konstellation können Sie direkt mit unserem Online-Kostenrechner durchführen.

Checkliste: Voraussetzungen & häufige Fehler

• Homeoffice-Tage wurden kalendarisch dokumentiert (Kalender, Zeiterfassung).
• An den angesetzten Homeoffice-Tagen wurde keine externe Betriebsstätte aufgesucht.
• Maximalbetrag 210 Tage / 1.260 Euro p.a. wurde nicht überschritten.
• Für dieselben Tage wurden keine Fahrtkosten (Entfernungspauschale) angesetzt.
• Kein paralleler Ansatz von Pauschale und häuslichem Arbeitszimmer für denselben Tag.
• GmbH-Geschäftsführer: Schriftliche Vereinbarung im Anstellungsvertrag liegt vor Beginn des Wirtschaftsjahres vor.
• GmbH-Geschäftsführer: Erstattung läuft über Lohnbuchhaltung, kein Direktabzug als sonstige Aufwendungen.
• Beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer: vGA-Prüfung durch Steuerberater erfolgt.
• Buchung im SKR03 erfolgt auf Konto 4930 ohne Vorsteuerabzug.

Die drei häufigsten Fehler in der Praxis

1. Kein Rückwirkungsverbot beachtet: Beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer, die die Homeoffice-Pauschale nachträglich im Jahresabschluss als Betriebsausgabe buchen, riskieren eine vGA-Feststellung, weil die Vereinbarung nicht vor Beginn des Wirtschaftsjahres vorlag.

2. Doppelansatz mit Fahrtkosten: An Tagen, für die eine Entfernungspauschale (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG) zur auswärtigen Betriebsstätte angesetzt wird, scheidet die Homeoffice-Pauschale aus. Dieses Überkreuzproblem taucht regelmäßig bei Betriebsprüfungen auf.

3. Falsche Kontozuordnung in der Finanzbuchhaltung: Wer die Homeoffice-Pauschale auf Bewirtungskosten (Konto 4650) oder Reisekosten (Konto 4670) bucht, erzeugt unnötige Rückfragen und kann Betriebsprüfer auf falsche Fährten führen. Die klare Zuordnung auf 4930 mit aussagekräftigem Buchungstext ist Standard.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung digital und rechtssicher aufsetzen möchten, können Sie die Plattform von onlinebilanz.de unverbindlich testen: Jetzt Demo starten.

Fazit: Homeoffice-Pauschale für Selbständige – klein, aber wirkungsvoll

Die homeoffice pauschale selbständige ist kein Steuergeschenk in Millionenhöhe, aber ein administrativ einfaches und rechtssicheres Instrument zur Gewinnminderung. Mit maximal 1.260 Euro jährlich und ohne die strengen Anforderungen des häuslichen Arbeitszimmers ist sie für die überwiegende Mehrheit der Selbständigen und Freiberufler die pragmatischere Wahl. Entscheidend ist die saubere Dokumentation der Homeoffice-Tage und die konsequente Abgrenzung zu Fahrtkosten und Arbeitszimmerpauschalen.

Für GmbH-Geschäftsführer – insbesondere beherrschende Gesellschafter – liegt die Komplexität nicht in der Pauschale selbst, sondern in der gesellschaftsrechtlich korrekten Ausgestaltung der Vereinbarung. Wer hier ohne Steuerberater handelt, riskiert eine vGA-Feststellung, die den steuerlichen Vorteil um ein Vielfaches übersteigt. Die skizzierten Buchungssätze im SKR03 und das Praxisbeispiel zeigen: Bei richtiger Implementierung entfaltet die Pauschale auf GmbH-Ebene eine echte Körperschaft- und Gewerbesteuerersparnis.

Häufig gestellte Fragen

Über Autor und fachliche Prüfung

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.