Fahrtkosten & Fahrtkostenabrechnung: Pauschale richtig ansetzen
Fahrtkosten gehören zu den häufigsten Positionen in der Reisekostenabrechnung einer GmbH – und zu den fehleranfälligsten. Ob km-Pauschale, tatsächliche Kfz-Kosten oder Abgrenzung zur Verpflegungspauschale: Wer hier unsauber arbeitet, riskiert Lohnsteuernachforderungen oder verlorene Betriebsausgaben. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Fahrtkosten systematisch und rechtssicher ansetzen.
Kurzantwort
Fahrtkosten im betrieblichen Kontext werden entweder mit der gesetzlichen km-Pauschale (0,30 € je km, ab dem 21. km auf Fernpendlerstrecken 0,38 €) oder mit den tatsächlich nachgewiesenen Kosten angesetzt. Für Dienstfahrten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte erstattet die GmbH dem Geschäftsführer steuerfrei bis zu diesen Pauschalsätzen; darüber hinausgehende Beträge sind lohnsteuerpflichtig. Die Fahrtkostenabrechnung ist sauber von Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten zu trennen.
Inhaltsverzeichnis
- Grundlagen: Was sind Fahrtkosten?
- Die km-Pauschale: Sätze und Anwendung 2025
- Fahrtkostenabrechnung: Ablauf und Pflichtangaben
- Abgrenzung: Fahrtkosten vs. Verpflegungspauschale
- Dienstwagen vs. Privatfahrzeug: steuerliche Unterschiede
- Praxisbeispiel: Fahrtkostenabrechnung in der GmbH
- Buchungssätze und Belegpflicht
- Fazit
Grundlagen: Was sind Fahrtkosten?
Unter Fahrtkosten versteht man im steuerlichen und handelsrechtlichen Sinne alle Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer oder Gesellschafter-Geschäftsführer durch das Zurücklegen von Wegen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit entstehen. Die rechtliche Basis findet sich in § 9 EStG (Werbungskosten) und – für den betrieblichen Bereich der GmbH – in § 4 Abs. 4 EStG (Betriebsausgaben).
Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen drei Fallgruppen:
- Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte (z. B. Arbeitnehmer fährt täglich ins Büro): Nur Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG, steuerfreie Erstattung durch die GmbH grundsätzlich ausgeschlossen.
- Auswärtstätigkeit / Dienstreise: Volle Fahrtkostenerstattung steuerfrei möglich nach § 3 Nr. 13 EStG bzw. § 3 Nr. 16 EStG.
- Doppelte Haushaltsführung: Sonderregeln nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG – nicht Gegenstand dieses Artikels.
Hinweis: Erste Tätigkeitsstätte
Die GmbH als Arbeitgeberin legt die erste Tätigkeitsstätte durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung fest (§ 9 Abs. 4 EStG). Fehlt eine solche Festlegung, entscheidet der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit. Für den Gesellschafter-Geschäftsführer ist dies regelmäßig der Sitz der GmbH.
Die km-Pauschale: Sätze und Anwendung 2025
Für Auswärtstätigkeiten mit dem Privatfahrzeug gilt die gesetzliche km-Pauschale nach dem amtlichen Kilometersatz (R 9.5 LStR). Diese Pauschale deckt sämtliche Fahrzeugkosten pauschal ab – also Kraftstoff, Verschleiß, Versicherung, Kfz-Steuer und anteilige AfA.
| Fahrzeugtyp | Pauschale je km | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Pkw / Motorrad | 0,30 € | § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a EStG i. V. m. BRKG |
| Pkw (Fernpendler ab 21. km, Entfernungspauschale) | 0,38 € | § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 S. 8 EStG |
| Motorrad / Moped | 0,20 € | BMF-Tabelle amtl. Kilometersätze |
| Fahrrad | 0,08 € | BMF-Tabelle amtl. Kilometersätze |
| E-Bike (Pedelec, kein KFZ) | 0,08 € | BMF-Tabelle amtl. Kilometersätze |
Wichtig: Die 0,30 €-Pauschale gilt für Dienstreisen (Auswärtstätigkeit). Der höhere Satz von 0,38 € ist ausschließlich für die Entfernungspauschale bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ab dem 21. Entfernungskilometer relevant – also gerade nicht für die typische Dienstreisekostenerstattung durch die GmbH.
Die GmbH darf dem Geschäftsführer oder einem Arbeitnehmer bis zu 0,30 € je gefahrenem Kilometer steuerfrei erstatten, wenn dieser das Privatfahrzeug für eine Auswärtstätigkeit nutzt. Erstattet die GmbH mehr, liegt in Höhe des übersteigenden Betrags steuerpflichtiger Arbeitslohn vor (§ 8 EStG).
Achtung bei höheren Kilometersätzen: Manche Unternehmen erstatten 0,35 € oder 0,40 € je km. Der übersteigende Betrag über 0,30 € ist lohnsteuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig. Der Differenzbetrag muss auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen werden.
Nachweis der tatsächlichen Kosten als Alternative
Statt der Pauschale können auch die tatsächlichen Fahrzeugkosten angesetzt werden. Dazu muss der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch oder eine Kostenaufstellung führen, aus der sich der individuelle Kilometerkostensatz ergibt. Dieser Nachweis ist aufwendig, kann sich aber bei teuren Fahrzeugen lohnen, da der individuelle Satz die 0,30-€-Pauschale übersteigen kann.
Fahrtkostenabrechnung: Ablauf und Pflichtangaben
Eine ordnungsgemäße Fahrtkostenabrechnung (auch Reisekostenabrechnung) ist Voraussetzung für die steuerfreie Erstattung. Fehlen Pflichtangaben, kann das Finanzamt die Steuerfreiheit versagen und Lohnsteuer nachfordern.
Folgende Angaben sind für jede Dienstreise zwingend zu dokumentieren:
Für den Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH gelten verschärfte Anforderungen: Da er sich seine Reisekostenerstattung im Kern selbst genehmigt, prüft das Finanzamt besonders kritisch, ob eine klare, im Vorhinein getroffene Regelung (z. B. Geschäftsführervertrag oder Gesellschafterbeschluss) existiert. Fehlt diese, droht die Umqualifizierung der Erstattung in eine verdeckte Gewinnausschüttung (§ 8 Abs. 3 KStG).
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Abgrenzung: Fahrtkosten vs. Verpflegungspauschale
In der Praxis werden Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwendungen häufig verwechselt oder vermischt. Dabei handelt es sich um rechtlich völlig eigenständige Positionen, die getrennt berechnet und gebucht werden müssen.
- Kosten für die Fortbewegung (km-Pauschale, Bahn, Taxi, Flug)
- Keine zeitliche Mindestvoraussetzung
- 0,30 € je km pauschal oder tatsächliche Kosten
- Abrechnung je Kilometer bzw. je Beleg
- Mehraufwand für Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeit
- Zeitliche Mindestgrenze: 8 Stunden Abwesenheit für kleine Pauschale
- 14 € (ab 8 h) bzw. 28 € (24 h) Abwesenheit (Inland 2025)
- Kürzung bei gestellten Mahlzeiten (Frühstück: 20 %, Mittag/Abend: je 40 %)
Praktisch bedeutet das: Eine einstündige Fahrt zum Kunden berechtigt zur Erstattung der Fahrtkosten, löst aber keine Verpflegungspauschale aus. Erst bei einer Gesamtabwesenheit von mindestens 8 Stunden entsteht der Anspruch auf die kleine Verpflegungspauschale von 14 €.
Tipp für die Praxis
Legen Sie in Ihrer Reisekostenrichtlinie fest, dass Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen stets auf separaten Zeilen abgerechnet werden. Dies erleichtert die Lohnsteuerprüfung und verhindert fehlerhafte Zusammenfassungen in der Buchführung.
Dienstwagen vs. Privatfahrzeug: steuerliche Unterschiede
Nutzt der Geschäftsführer einen Dienstwagen der GmbH, trägt die GmbH sämtliche Kfz-Kosten direkt. Eine Fahrtkostenabrechnung entfällt für Dienstreisen, da die Kosten bereits im Unternehmen verbucht sind. Stattdessen ist die private Nutzung des Dienstwagens zu versteuern – entweder per 1-%-Regelung oder per Fahrtenbuch (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG).
Nutzt der Geschäftsführer dagegen sein Privatfahrzeug für Dienstfahrten, kann die GmbH:
- Kilometerweise nach den amtlichen Pauschalen (0,30 € je km) steuerfrei erstatten, oder
- tatsächliche Kosten auf Nachweis erstatten.
Eine Kombination – also Dienstwagen für bestimmte Fahrten und Privatfahrzeug für andere – ist möglich, erfordert aber eine saubere Trennung in Fahrtenbuch und Abrechnung.
| Kriterium | Dienstwagen (GmbH-Eigentum) | Privatfahrzeug (Erstattung) |
|---|---|---|
| Fahrtkosten Dienstreise | Direkt Betriebsausgabe der GmbH | Erstattung bis 0,30 € steuerfrei |
| Private Nutzung | 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch | Kein geldwerter Vorteil |
| Vorsteuerabzug | Möglich (§ 15 UStG) | Nur auf tatsächliche Belege |
| Administrativer Aufwand | Fahrtenbuch oder 1-%-Nachweis | Einzelabrechnungen je Fahrt |
Praxisbeispiel: Fahrtkostenabrechnung in der GmbH
Sachverhalt: Geschäftsführer Max Müller fährt am 14. März 2025 von der GmbH-Niederlassung in München (erste Tätigkeitsstätte) mit seinem Privatfahrzeug zu einem Kunden in Augsburg und zurück. Hin- und Rückfahrt: 2 × 85 km = 170 km. Er verlässt die Niederlassung um 8:00 Uhr und ist um 17:30 Uhr zurück (9,5 Stunden Abwesenheit). Die GmbH erstattet nach der im Geschäftsführervertrag vereinbarten Reisekostenrichtlinie.
Berechnung Fahrtkosten:
| Position | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Fahrtstrecke | 170 km × 0,30 € | 51,00 € |
| Verpflegungspauschale (8–24 h Inland) | 9,5 h Abwesenheit → 14,00 € | 14,00 € |
| Gesamt steuerfreie Erstattung | 65,00 € |
Die GmbH erstattet 65,00 € vollständig lohn- und sozialversicherungssteuerfrei. Die Fahrtkosten (51,00 €) und die Verpflegungspauschale (14,00 €) sind getrennte Positionen im Reisekostenbeleg und werden getrennt gebucht.
Hätte die GmbH 0,35 € je km erstattet, ergäbe sich ein steuerpflichtiger Mehraufwand von 170 km × 0,05 € = 8,50 €, der als Arbeitslohn zu verbeiträgen und zu versteuern wäre.
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Buchungssätze und Belegpflicht
Die korrekte Verbuchung der Fahrtkosten ist Pflicht nach § 238 HGB (Buchführungspflicht) und § 145 AO (Ordnungsmäßigkeit der Buchführung). Fahrtkosten sind unter dem Konto Reisekosten (SKR 03: 4670 / SKR 04: 6650) zu erfassen; Verpflegungspauschalen separat unter Verpflegungsmehraufwand (SKR 03: 4672 / SKR 04: 6648).
Reisekosten (4670) 51,00 € an Verbindlichkeiten ggü. GF / Bank 51,00 €
Verpflegungsmehraufwand (4672) 14,00 € an Verbindlichkeiten ggü. GF / Bank 14,00 €
Umsatzsteuer: Bei der km-Pauschale für das Privatfahrzeug gibt es keinen Vorsteuerabzug, da keine Rechnung mit ausgewiesener Steuer vorliegt. Reisekostenabrechnungen auf Pauschalenbasis sind keine umsatzsteuerlichen Belege im Sinne von § 14 UStG. Anders verhält es sich bei Tankbelegen oder Bahntickets, die im Rahmen einer Dienstreise mit dem GmbH-Fahrzeug entstehen – dort ist Vorsteuerabzug möglich, sofern alle Voraussetzungen des § 15 UStG erfüllt sind.
Aufbewahrungspflicht: Reisekostenabrechnungen als Buchungsbelege sind nach § 147 AO zehn Jahre aufzubewahren. Dies gilt auch für digitale Abrechnungen, sofern die GoBD-Anforderungen (Unveränderbarkeit, Lesbarkeit) erfüllt sind.
Vorsicht bei der verdeckten Gewinnausschüttung: Erstattet die GmbH dem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer Fahrtkosten ohne vorab schriftlich vereinbarte Grundlage, kann das Finanzamt die gesamte Erstattung als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) nach § 8 Abs. 3 KStG behandeln – mit der Folge von Körperschaft- und Kapitalertragsteuer on top.
Wer die Fahrtkostenabrechnung in die digitale Buchführung integrieren möchte, kann über onlinebilanz.de eine Demo-Umgebung testen, die speziell für GmbH und UG ausgelegt ist.
Fazit
Fahrtkosten sind in der GmbH ein alltägliches Thema mit erheblichem steuerlichem Fallstrickpotenzial. Die km-Pauschale von 0,30 € je Kilometer für das Privatfahrzeug bei Auswärtstätigkeiten ist der zentrale Anknüpfungspunkt für die steuerfreie Erstattung. Entscheidend ist dabei: saubere Dokumentation jeder Fahrt, strikte Trennung von Verpflegungspauschalen, eine im Voraus vereinbarte Grundlage im Geschäftsführervertrag und ordnungsgemäße Verbuchung nach HGB und AO. Wer diese Grundsätze konsequent beachtet, schützt die GmbH vor Lohnsteuernachforderungen und vGA-Risiken gleichermaßen.
0,30 €
km-Pauschale Privatfahrzeug (Dienstreise)
0,38 €
km-Pauschale Fernpendler ab 21. km
14 €
Verpflegungspauschale Inland ab 8 h
Häufig gestellte Fragen
Was ist die km-Pauschale für Dienstreisen 2025?
Für Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug gilt 2025 eine steuerfreie km-Pauschale von 0,30 € je gefahrenem Kilometer. Der erhöhte Satz von 0,38 € gilt ausschließlich für die Entfernungspauschale bei Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte ab dem 21. Kilometer – nicht für Dienstreisen.
Kann die GmbH dem Geschäftsführer mehr als 0,30 € je km erstatten?
Ja, aber nur der Betrag bis 0,30 € je km ist steuerfrei. Der darüber hinausgehende Betrag ist steuerpflichtiger Arbeitslohn und muss in der Lohnabrechnung erfasst sowie versteuert und verbeitragt werden.
Muss die Fahrtkostenabrechnung von der Verpflegungspauschale getrennt werden?
Ja, zwingend. Fahrtkosten (Fortbewegung) und Verpflegungsmehraufwendungen sind rechtlich eigenständige Positionen mit unterschiedlichen Voraussetzungen. Sie sind getrennt zu berechnen, separat auszuweisen und auf verschiedenen Konten zu buchen.
Was passiert, wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer Fahrtkosten ohne vertragliche Grundlage erstattet bekommt?
Das Finanzamt kann die Erstattung als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) nach § 8 Abs. 3 KStG qualifizieren. Folge: Körperschaftsteuer und Kapitalertragsteuer auf den erstatteten Betrag. Eine schriftliche Regelung im Geschäftsführervertrag oder per Gesellschafterbeschluss ist daher Pflicht.
Gibt es bei der km-Pauschale einen Vorsteuerabzug?
Nein. Die km-Pauschale für das Privatfahrzeug ist eine Pauschalerstattung ohne Umsatzsteuerausweis. Ein Vorsteuerabzug nach § 15 UStG ist nicht möglich. Vorsteuer kann nur aus echten Eingangsrechnungen (z. B. Tankbelege für das GmbH-Fahrzeug) gezogen werden.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
