Steuerberater wechseln: Ablauf, Unterlagen und Fristen für Unternehmen
Wer als Geschäftsführer mit seiner Kanzlei unzufrieden ist, scheut den Wechsel oft aus Angst vor bürokratischem Aufwand, verlorenen Daten oder offenem Streit mit dem bisherigen Berater. Dabei ist ein Steuerberaterwechsel rechtlich unkompliziert, jederzeit möglich und bei strukturiertem Vorgehen innerhalb weniger Wochen abgeschlossen – sogar mitten im Geschäftsjahr.
Kurzantwort
Steuerberater wechseln ist für Unternehmen jederzeit möglich: Der Steuerberatungsvertrag kann in der Regel ohne gesetzliche Mindestfrist gekündigt werden, sofern keine vertragliche Frist vereinbart wurde. Der alte Berater muss nach § 66 StBerG alle mandanteneigenen Unterlagen herausgeben – dazu zählen insbesondere Belege, Buchhaltungsunterlagen und Dokumente, die den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nur unter engen Voraussetzungen. Anschließend wird die Vollmacht beim Finanzamt widerrufen, der neue Berater bevollmächtigt und der DATEV- oder Buchhaltungsbestand übergeben.
Inhaltsverzeichnis
- Kündigung des Steuerberatungsvertrags
- Herausgabepflicht & Zurückbehaltungsrecht (§ 66 StBerG)
- DATEV-Bestand und digitale Buchhaltungsdaten
- Vollmacht & Meldung ans Finanzamt
- Übergabe an den neuen Berater
- Wechsel mitten im Geschäftsjahr – Praxisbeispiel GmbH
- Warum digitale Kanzleien den Wechsel vereinfachen
- Checkliste: Was ist wann zu tun?
- Fazit
Kündigung des Steuerberatungsvertrags
Der Steuerberatungsvertrag ist rechtlich ein Geschäftsbesorgungsvertrag im Sinne der §§ 675, 627 BGB. Aus dieser Einordnung folgt eine weitreichende Konsequenz: Beide Seiten können das Mandat grundsätzlich jederzeit und ohne Einhaltung einer Frist kündigen – es sei denn, der Vertrag enthält ausdrücklich eine abweichende Regelung.
Prüfen Sie deshalb als erstes den schriftlichen Steuerberatungsvertrag. Dort finden sich mitunter Klauseln wie „Kündigung mit dreimonatiger Frist zum Quartalsende“ oder „Mindestlaufzeit zwölf Monate“. Solche Vereinbarungen sind zivilrechtlich wirksam und müssen eingehalten werden. Enthält der Vertrag keine Fristenregelung, reicht eine formlose schriftliche Kündigung – idealerweise per Einschreiben mit Rückschein.
Wichtig: Außerordentliche Kündigung
Selbst bei vereinbarten Fristen bleibt das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund erhalten (z. B. grobe Pflichtverletzung, Interessenkollision, dauerhafter Kommunikationsabbruch). In solchen Fällen empfiehlt sich eine kurze schriftliche Begründung, um spätere Honorardiskussionen zu vermeiden.
Was gilt für laufende Aufträge?
Die Kündigung beendet den Rahmenvertrag, löst aber nicht automatisch bereits erteilte Einzelaufträge auf – etwa die Erstellung des laufenden Jahresabschlusses. Klären Sie im Kündigungsschreiben ausdrücklich, welche Aufträge mit sofortiger Wirkung eingestellt werden und für welche eine geordnete Übergabe erfolgt. Offene Honorarforderungen des bisherigen Beraters bleiben bestehen und sind unabhängig vom Wechsel zu begleichen.
Honorar und unfertige Leistungen
Nach § 627 Abs. 2 BGB darf der Berater nicht zur Unzeit kündigen; entsprechendes gilt sinngemäß für den Mandanten. Kündigen Sie kurz vor einer Abgabefrist, kann der bisherige Berater Schadensersatz geltend machen, wenn er für die kurzfristige Fertigstellung erheblichen Mehraufwand hatte. Planen Sie den Wechsel daher – sofern möglich – außerhalb unmittelbarer Fristen (z. B. nicht in den letzten zwei Wochen vor der Körperschaftsteuererklärungsfrist).
Herausgabepflicht & Zurückbehaltungsrecht (§ 66 StBerG)
§ 66 des Steuerberatungsgesetzes (StBerG) regelt, was der bisherige Steuerberater nach Ende des Mandats herauszugeben hat. Die Norm unterscheidet klar zwischen mandanteneigenen Unterlagen und vom Berater selbst erstellten Arbeitspapieren.
Herausgabepflicht: mandanteneigene Unterlagen
Folgende Unterlagen gehören dem Mandanten und sind stets herauszugeben:
- Vom Mandanten übergebene Originalbelege (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankauszüge, Verträge)
- Fertiggestellte Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und Bescheide
- Buchführungsunterlagen, soweit sie dem Mandanten gehören
- Schriftverkehr mit Behörden, der im Namen des Mandanten geführt wurde
Kein Herausgabeanspruch: Arbeitspapiere des Beraters
Eigene Arbeits- und Handakten des Steuerberaters – also interne Notizen, Checklisten, Berechnungsentwürfe – sind nicht herauszugeben, es sei denn, der Vertrag sieht dies ausdrücklich vor.
Zurückbehaltungsrecht: Nach § 66 Abs. 2 StBerG steht dem Berater ein Zurückbehaltungsrecht an den Unterlagen zu, wenn noch offene, fällige Honorarforderungen bestehen. Dieses Recht ist jedoch eng begrenzt: Es gilt nur für verhältnismäßige Forderungen, nicht pauschal für die gesamte Akte. Gerichte haben das Zurückbehaltungsrecht wiederholt eingeschränkt, wenn es dazu diente, den Mandanten unter Druck zu setzen. Im Zweifel empfiehlt sich eine Zahlung unter Vorbehalt, um die Unterlagen zu erhalten und den Betrag anschließend gerichtlich klären zu lassen.
Fristen für die Herausgabe
Das StBerG nennt keine konkrete Tagefrist. Nach allgemeiner Rechtsprechung gilt eine angemessene Frist von zwei bis vier Wochen als üblich. Setzen Sie im Kündigungsschreiben eine klare Frist (z. B. 14 Tage) und kündigen Sie an, danach die Herausgabe notfalls per einstweiliger Verfügung zu erzwingen. In der Praxis gibt der alte Berater die Unterlagen nach einer freundlichen Erinnerung nahezu immer fristgerecht heraus.
DATEV-Bestand und digitale Buchhaltungsdaten
Der kritischste Punkt beim Steuerberaterwechsel ist heute nicht die Papierakte, sondern der digitale Datenbestand. Die meisten deutschen Kanzleien arbeiten mit DATEV; daneben sind Systeme wie Lexware, Addison, Simba oder cloudbasierte Lösungen wie DATEV Unternehmen online, sevDesk oder Lexoffice verbreitet.
DATEV-Exportdaten
Der bisherige Berater ist verpflichtet, auf Wunsch einen DATEV-Exportdatensatz (sog. „Datenträgerüberlassung“) zu erstellen. Dieser enthält die gebuchten Journale, Stammdaten und Kontenpläne in einem standardisierten Format, das jede andere DATEV-Kanzlei einlesen kann. Die Erstellung und Übergabe ist Bestandteil der Herausgabepflicht nach § 66 StBerG, soweit es sich um mandanteneigene Buchhaltungsdaten handelt.
Fordern Sie ausdrücklich an:
- DATEV-Exportdatei (Buchungsstapel, Stammdaten, Kontenpläne)
- Offene-Posten-Liste (Debitoren/Kreditoren) zum Übergabestichtag
- Anlagenspiegel mit Abschreibungshistorie
- Lohnjournal und SV-Nachweise (falls Lohnbuchhaltung mitbetreut wurde)
- Umsatzsteuervoranmeldungen des laufenden Jahres
Cloud- und API-basierte Systeme
Bei cloudbasierten Buchhaltungstools (z. B. sevDesk, Lexoffice) liegen die Daten häufig direkt beim Mandanten. Hier genügt es, dem neuen Berater Zugangsdaten einzurichten oder die bestehende Kanzleiverknüpfung zu trennen und neu zuzuweisen – ohne Medienbruch.
Vollmacht & Meldung ans Finanzamt
Das Finanzamt kommuniziert mit dem bevollmächtigten Steuerberater – nicht direkt mit dem Mandanten, solange eine gültige Vollmacht besteht. Bei einem Wechsel sind daher zwei Schritte erforderlich.
Schritt 1: Widerruf der alten Vollmacht
Die erteilte Steuerberatervollmacht kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf ist formlos möglich, sollte aber schriftlich gegenüber dem Finanzamt erklärt werden. Alternativ kann der neue Berater die Vollmacht im ELSTER-Portal als Bevollmächtigter registrieren; sobald das Finanzamt die neue Vollmacht verarbeitet hat, erlischt die Bindungswirkung der alten in der Praxis automatisch.
Hinweis: ELSTER-Vollmachtsdatenbank
Seit Einführung der zentralen ELSTER-Vollmachtsdatenbank (VDB) können Vollmachten digital hinterlegt und verwaltet werden. Ihr neuer Berater kann eine neue Vollmacht direkt über sein ELSTER-Organisationskonto einreichen; der Widerruf der alten Vollmacht erfolgt dabei automatisch über das System.
Schritt 2: Neue Vollmacht erteilen
Der neue Steuerberater benötigt eine schriftliche oder digital erfasste Vollmacht, die folgende Bereiche abdecken sollte:
- Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer
- Umsatzsteuer (inkl. Voranmeldungen)
- Lohnsteuer (falls relevant)
- Einsprüche und Rechtsbehelfsverfahren
- Akteneinsicht
Auswirkung auf laufende Fristen
Laufende Abgabefristen werden durch den Wechsel nicht verlängert. Der neue Berater kann jedoch – sofern er frühzeitig bevollmächtigt wird – Fristverlängerungsanträge stellen. Bei Dauerfristverlängerungen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss geprüft werden, ob die Dauerfristverlängerung des alten Beraters fortgilt oder neu beantragt werden muss.
Übergabe an den neuen Berater
Ein strukturiertes Übergabegespräch zwischen altem und neuem Berater ist rechtlich nicht vorgeschrieben, aber in der Praxis sehr wertvoll. Bereiten Sie als Geschäftsführer folgende Informationen vor, damit der neue Berater schnell arbeitsfähig ist:
- Gesellschaftsvertrag und aktuelle Gesellschafterliste
- Letzte drei Jahresabschlüsse (der Jahresabschluss enthält wichtige Bilanzpositionen, die der neue Berater als Ausgangsbasis benötigt)
- Aktuelle BWA und Summen-/Saldenliste (SuSa)
- Offene Steuerbescheide und laufende Einsprüche
- Bestehende Dauerfristverlängerungen
- Abweichende Bilanzierungswahlrechte (z. B. aktivierte Ingangsetzungskosten, gewählte Abschreibungsmethoden)
- Verlustvortragsübersichten (§ 10a GewStG, § 10d EStG)
- Informationen zur Organschaft, falls vorhanden
Wechsel mitten im Geschäftsjahr – Praxisbeispiel GmbH
Ein konkreter Fall zeigt, wie der Wechsel in der Praxis abläuft:
Praxisbeispiel: Maschinenbau GmbH, Wechsel zum 1. Juli
Die Maschinenbau GmbH (Geschäftsjahr = Kalenderjahr, Umsatz ca. 2,5 Mio. €) kündigt ihrem bisherigen Steuerberater zum 30. Juni schriftlich per Einschreiben. Der Vertrag enthält keine Fristenklausel; die Kündigung ist sofort wirksam.
Offene Arbeiten beim alten Berater: Die Jahresabschlüsse für das Vorjahr sind noch nicht fertig. Der alte Berater erstellt diese bis Ende Juli auf Basis der bereits vorliegenden Buchungen und stellt dafür sein vereinbartes Honorar in Rechnung. Die GmbH zahlt das Honorar und erhält alle Unterlagen sowie den DATEV-Exportdatensatz bis zum 15. August.
Übernahme durch neue Kanzlei: Die neue Kanzlei liest den DATEV-Bestand ein, prüft die Eröffnungsbilanzwerte zum 1. Januar und beginnt ab dem 1. Juli mit der laufenden Finanzbuchhaltung. Die Umsatzsteuer-Voranmeldungen für Juli werden erstmals von der neuen Kanzlei eingereicht. Die Vollmacht ist bereits zum 1. Juli in der ELSTER-Vollmachtsdatenbank hinterlegt.
Ergebnis: Lückenlose Buchführung, keine Doppelarbeit, kein Monat ohne steuerliche Betreuung.
Buchungssatz zur Abgrenzung laufender Honorare
Honorare, die dem alten Berater für Leistungen bis zum Wechselstichtag noch zustehen, aber erst danach fakturiert werden, sind als Verbindlichkeit abzugrenzen:
Sonstige betriebliche Aufwendungen (SKR 03: 4970) an Sonstige Verbindlichkeiten (SKR 03: 1740)
Warum digitale Kanzleien den Wechsel vereinfachen
Traditionelle Kanzleien arbeiten oft mit proprietären Aktenstrukturen, analogen Belegen und schlecht dokumentierten Abläufen. Das macht jeden Wechsel aufwändiger als nötig. Digitale Kanzleien mit standardisierten Prozessen bieten strukturelle Vorteile:
- Belege in Papierordnern
- DATEV-Export auf Anfrage, teils kostenpflichtig
- Intransparente Honorare
- Kommunikation per Post und Telefon
- Belege cloud-basiert jederzeit abrufbar
- Standardisierter Datenexport inklusive
- Festpreise, transparent und planbar
- Kommunikation per Portal, Chat und E-Mail
Gerade für GmbHs und UGs mit regelmäßigem Berichtspflichten (monatliche BWA, quartalsweise USt-Voranmeldungen, jährlicher Jahresabschluss nach § 242 HGB) ist Transparenz über Leistungen und Kosten entscheidend. Ein Festpreisrechner gibt vorab Klarheit über die Kosten – ohne Überraschungsrechnungen.
Wer den Wechsel konkret vorbereiten möchte, kann sich in einer kostenlosen Demo einen Überblick über den Leistungsumfang verschaffen.
Checkliste: Was ist wann zu tun?
Übersicht: Fristen auf einen Blick
| Schritt | Frist / Zeitraum | Zuständigkeit |
|---|---|---|
| Kündigung des Steuerberatungsvertrags | Sofort (sofern keine Vertragsfrist) oder laut Vertrag | Mandant |
| Herausgabe mandanteneigener Unterlagen | 2–4 Wochen nach Mandatsende | Alter Berater |
| DATEV-Export bereitstellen | Gleichzeitig mit Unterlagenherausgabe | Alter Berater |
| Vollmacht beim Finanzamt widerrufen/neu erteilen | Unmittelbar nach Mandatswechsel | Mandant / neuer Berater |
| Erste USt-Voranmeldung durch neuen Berater | Zum nächsten regulären Abgabetermin | Neuer Berater |
Fazit: Steuerberater wechseln ist einfacher als gedacht
Steuerberater wechseln ist für GmbHs und UGs kein bürokratischer Kraftakt, sondern ein rechtlich klar geregelter Vorgang. Der Steuerberatungsvertrag lässt sich in den meisten Fällen ohne Frist kündigen. § 66 StBerG schützt den Mandanten mit einer klaren Herausgabepflicht für eigene Unterlagen – ein Zurückbehaltungsrecht des alten Beraters greift nur bei fälligen Honorarforderungen und ist in der Rechtsprechung eng begrenzt. Die Vollmacht beim Finanzamt lässt sich digital über die ELSTER-Vollmachtsdatenbank wechseln. Wer den Wechsel strukturiert vorbereitet, erlebt keine Datenlücken und keine Fristen-Überraschungen.
Besonders reibungslos gelingt der Wechsel zu einer digitalen Kanzlei mit standardisierten Prozessen und transparenten Festpreisen: Die Daten liegen von Anfang an strukturiert vor, der Onboarding-Prozess ist dokumentiert und laufende Buchführung sowie Jahresabschluss werden nahtlos weitergeführt.
2–4 Wochen
Übliche Frist für Unterlagenherausgabe (§ 66 StBerG)
14 Tage
Empfohlene Fristsetzung im Kündigungsschreiben
Häufig gestellte Fragen
Kann ich meinen Steuerberater jederzeit wechseln?
Ja. Der Steuerberatungsvertrag kann grundsätzlich jederzeit und ohne gesetzliche Mindestfrist gekündigt werden. Ausnahme: Im Vertrag ist eine ausdrückliche Kündigungsfrist vereinbart – diese muss dann eingehalten werden.
Was muss der alte Steuerberater herausgeben?
Nach § 66 StBerG alle mandanteneigenen Unterlagen: Originalbelege, fertige Jahresabschlüsse, Steuerbescheide, Behördenschriftverkehr und Buchhaltungsdaten. Eigene interne Arbeitspapiere des Beraters sind nicht herauszugeben.
Hat der alte Berater ein Zurückbehaltungsrecht?
Nur bei fälligen, offenen Honorarforderungen und auch dann nur verhältnismäßig. Ein pauschales Einbehalten der gesamten Akte ist rechtlich nicht zulässig. Im Zweifel zahlen Sie unter Vorbehalt und klären den Betrag separat.
Was passiert mit der Vollmacht beim Finanzamt?
Die alte Vollmacht muss widerrufen und dem neuen Berater eine neue Vollmacht erteilt werden. Beides erfolgt am einfachsten digital über die ELSTER-Vollmachtsdatenbank; der neue Berater kann das für Sie übernehmen.
Kann ich den Steuerberater auch mitten im Jahr wechseln?
Ja, das ist problemlos möglich. Der neue Berater übernimmt die laufende Buchhaltung ab dem Wechselstichtag; der alte Berater schließt begonnene Aufträge ab oder übergibt sie. Es entsteht keine steuerliche Lücke, wenn die Übergabe strukturiert erfolgt.
Muss ich meinen Steuerberater über den Grund des Wechsels informieren?
Nein. Eine Begründung ist rechtlich nicht erforderlich. Sie können den Wechsel ohne Angabe von Gründen vornehmen.
Wie bekomme ich meinen DATEV-Bestand vom alten Berater?
Fordern Sie schriftlich die Erstellung und Übermittlung eines DATEV-Exportdatensatzes an. Diese Pflicht ergibt sich aus § 66 StBerG, da die Buchungsdaten mandanteneigenes Datenmaterial sind. Die meisten Kanzleien kommen dieser Pflicht nach Aufforderung nach.
Über Autor
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: June 2026.
