Aufbewahrungsfristen 2026: Tabelle für Unternehmen – 8 statt 10 Jahre
Das 4. Bürokratieentlastungsgesetz hat eine der beständigsten Regelungen im deutschen Unternehmensrecht verändert: Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege sinkt von zehn auf acht Jahre. Was harmlos klingt, hat für GmbH- und UG-Geschäftsführer unmittelbare Konsequenzen – von der Vernichtung ganzer Archivjahrgänge bis hin zur Frage, welche Belege die nächste Betriebsprüfung noch betreffen darf.
Kurzantwort
Die aufbewahrungsfristen 2026 gelten nach § 257 HGB und § 147 AO: Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden. Für Buchungsbelege gilt durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz ab 2025 nur noch eine Frist von 8 Jahren. Handelsbriefe und vergleichbare Geschäftsdokumente unterliegen einer Frist von 6 Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Inhaltsverzeichnis
- Gesetzesänderung: Was sich 2025/2026 geändert hat
- Große Tabelle: Aufbewahrungsfristen nach Dokumentart
- Fristbeginn-Logik: Wann läuft die Frist wirklich ab?
- Praxisbeispiel: GmbH prüft ihren Archivbestand 2026
- GoBD-konforme digitale Archivierung
- Sonderfall: Betriebsprüfung und Ablaufhemmung
- Kurzer Hinweis: E-Rechnung und Aufbewahrung
- Praxis-Checkliste: Was darf 2026 vernichtet werden?
- Fazit
Gesetzesänderung: Was sich durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz geändert hat
Am 29. Oktober 2024 wurde das Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie (4. BEG) im Bundesgesetzblatt verkündet. Eine der praxisrelevantesten Änderungen betrifft die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege.
Konkret wurden geändert:
- § 257 Abs. 4 HGB: Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt.
- § 147 Abs. 3 AO: Korrespondierend wurde die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ebenfalls auf acht Jahre abgesenkt.
Die Änderung gilt für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Das bedeutet: Die neue 8-Jahres-Frist gilt rückwirkend auch für ältere Belege, sofern sie nicht bereits durch die alte Regelung vernichtet werden durften. Für GmbH- und UG-Geschäftsführer bedeutet das einen unmittelbaren Handlungsspielraum – unter Beachtung der nachfolgend beschriebenen Ausnahmen.
Hinweis zur Übergangsregelung
Das 4. BEG enthält keine explizite Übergangsvorschrift, die ältere Belege schlechter stellt. Nach herrschender Auslegung gilt die neue 8-Jahres-Frist damit unmittelbar für alle am 1. Januar 2025 noch laufenden Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Prüfen Sie dennoch im Einzelfall, ob eine Betriebsprüfung oder ein laufendes Verfahren eine Ablaufhemmung begründet (→ Abschnitt weiter unten).
Große Tabelle: Aufbewahrungsfristen 2026 nach Dokumentart
Die folgende Tabelle gibt einen vollständigen Überblick über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen 2026 für Unternehmen – gegliedert nach Dokumentart, anwendbarer Rechtsgrundlage und Fristdauer. Sie ist als Arbeitsgrundlage für GmbH- und UG-Geschäftsführer sowie deren Steuerberater konzipiert.
| Dokumentart | Beispiele | Frist | Rechtsgrundlage | Fristbeginn |
|---|---|---|---|---|
| Handelsbücher | Kassenbücher, Konten, Hauptbuch, Nebenbücher | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO | Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung |
| Jahresabschlüsse | Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO | Schluss des Kalenderjahres der Aufstellung |
| Inventare | Inventurlisten, Vermögensverzeichnisse | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO | Schluss des Kalenderjahres der Erstellung |
| Buchungsbelege | Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge, Reisekostenabrechnungen, Quittungen | 8 Jahre (neu seit 2025) | § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB n.F.; § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO n.F. | Schluss des Kalenderjahres der Entstehung des Belegs |
| Handelsbriefe (empfangen) | Eingehende Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mahnungen | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO | Schluss des Kalenderjahres der Entstehung |
| Handelsbriefe (abgesandt) | Ausgehende Angebote, Auftragsbestätigungen, Korrespondenz | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO | Schluss des Kalenderjahres der Absendung |
| Lohnunterlagen | Lohnkonten, Lohnjournale, Gehaltsabrechnungen (als Buchungsbeleg) | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO n.F.; § 41 Abs. 1 EStG | Schluss des Kalenderjahres der Entstehung |
| Lohnkonten (Stammdaten) | Lohnsteuerkarte-Substitute, elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale | 6 Jahre (nach Ende des Dienstverhältnisses) | § 41 Abs. 1 S. 9 EStG | Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung |
| Zollunterlagen | Zollanmeldungen, Einfuhr-/Ausfuhrdokumente | 10 Jahre | Art. 51 Zollkodex (UZK) | Schluss des Kalenderjahres der Entstehung |
| Unterlagen zur Umsatzsteuer | USt-Voranmeldungen, Zusammenfassende Meldungen, Ausfuhrnachweise | 10 Jahre (als Teil der Buchführungsunterlagen) | § 147 Abs. 1 AO; § 14b UStG | Schluss des Kalenderjahres der Entstehung |
Hinweis zur Aufbewahrungsfrist für Rechnungen
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen 2026 richtet sich danach, ob die Rechnung als Buchungsbeleg (8 Jahre) oder als Handelsbrief (6 Jahre) qualifiziert. Ausgangs- und Eingangsrechnungen, die gleichzeitig Buchungsbeleg sind, unterliegen der 8-Jahres-Frist. Nach § 14b UStG gilt für umsatzsteuerlich relevante Rechnungen ebenfalls eine Frist von 8 Jahren (angepasst durch das 4. BEG).
Fristbeginn-Logik: Wann läuft die Frist wirklich ab?
Ein häufiger Fehler in der Praxis ist die falsche Berechnung des Fristbeginns. Beide Gesetze – HGB und AO – sind eindeutig: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist (nicht: mit dem Datum des Dokuments selbst).
Das bedeutet konkret:
- Ein Buchungsbeleg vom 15. März 2017 entstand im Kalenderjahr 2017.
- Die Frist beginnt am 31. Dezember 2017.
- Bei alter 10-Jahres-Frist: früheste Vernichtung am 1. Januar 2028.
- Bei neuer 8-Jahres-Frist: früheste Vernichtung am 1. Januar 2026.
Für Jahresabschlüsse gilt das Jahr der Aufstellung, nicht das Geschäftsjahr. Ein Jahresabschluss für 2022, der im März 2023 aufgestellt wurde, beginnt seine 10-Jahres-Frist am 31. Dezember 2023 und darf frühestens am 1. Januar 2034 vernichtet werden.
Praxisbeispiel: GmbH prüft ihren Archivbestand 2026
Die Muster GmbH (Handelsregistereintrag seit 2012) führt ihr Archiv bisher nach der alten 10-Jahres-Frist für alle Buchungsbelege. Im Januar 2026 beauftragt der Geschäftsführer die Steuerkanzlei mit einer Überprüfung des Bestands. Ergebnis der Analyse:
| Jahrgang | Dokumentart | Frist (neu) | Fristende | Status Januar 2026 |
|---|---|---|---|---|
| 2014 | Buchungsbelege | 8 Jahre | 31.12.2022 | ✅ Kann vernichtet werden |
| 2015 | Buchungsbelege | 8 Jahre | 31.12.2023 | ✅ Kann vernichtet werden |
| 2016 | Buchungsbelege | 8 Jahre | 31.12.2024 | ✅ Kann vernichtet werden |
| 2017 | Buchungsbelege | 8 Jahre | 31.12.2025 | ✅ Kann vernichtet werden (Frist abgelaufen) |
| 2018 | Buchungsbelege | 8 Jahre | 31.12.2026 | ⚠️ Noch bis 31.12.2026 aufbewahren |
| 2015 | Jahresabschluss (aufgestellt 2016) | 10 Jahre | 31.12.2026 | ⚠️ Noch bis 31.12.2026 aufbewahren |
| 2014 | Jahresabschluss (aufgestellt 2015) | 10 Jahre | 31.12.2025 | ✅ Kann vernichtet werden |
Durch die neue 8-Jahres-Frist kann die Muster GmbH die Buchungsbelege der Jahre 2014 bis 2017 bereits im Januar 2026 datenschutzkonform vernichten – das entspricht vier Archivjahrgängen, die nach alter Rechtslage noch bis Ende 2024 bzw. 2027 hätten aufbewahrt werden müssen. Der Speicherplatz – ob physisch oder digital – wird erheblich reduziert. Die Jahresabschlüsse unterliegen weiterhin der 10-Jahres-Frist und bleiben länger im Archiv.
GoBD-konforme digitale Archivierung
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), zuletzt aktualisiert durch das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, konkretisieren die handels- und steuerrechtlichen Anforderungen an die elektronische Archivierung. Für GmbH- und UG-Geschäftsführer gelten folgende Kernanforderungen:
Digitale Dokumente müssen gegen nachträgliche Veränderung gesichert sein (z. B. durch revisionssichere Archivierungssysteme, WORM-Speicher oder kryptografische Signaturen).
Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen vollständig erfasst, geordnet und innerhalb angemessener Frist maschinell auswertbar sein.
Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar gemacht werden können – auch nach Systemwechseln oder Softwareupdates.
Die Finanzbehörde hat nach § 147 Abs. 6 AO das Recht auf unmittelbaren Datenzugriff (Z1), mittelbaren Datenzugriff (Z2) und Datenträgerüberlassung (Z3).
Wichtig: Das bloße Einscannen von Papierbelegen ersetzt diese nicht automatisch, wenn die GoBD-Anforderungen an den Scan-Prozess (Vollständigkeit, Qualität, zeitnahe Erfassung, Verfahrensdokumentation) nicht eingehalten werden. Eine schriftliche Verfahrensdokumentation ist Pflicht und sollte für jedes eingesetzte Archivierungssystem vorliegen.
Achtung: Papieroriginal vs. Scan
Wer Papierbelege nach dem Scannen vernichten möchte, muss sicherstellen, dass der Scan-Prozess den GoBD-Anforderungen entspricht (sog. ersetzend scannen). Ohne eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation kann das Finanzamt den Scan ablehnen – das Papieroriginal wäre dann nicht mehr vorhanden. Im Zweifel: Papier aufbewahren oder anwaltlichen/steuerberaterlichen Rat einholen.
Sonderfall: Laufende Betriebsprüfung und Ablaufhemmung
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist wird durch eine laufende Außenprüfung (Betriebsprüfung) nicht automatisch verlängert – es gibt im deutschen Recht keine formelle „Ablaufhemmung“ der Aufbewahrungsfrist analog zur Festsetzungsverjährung. Dennoch gelten in der Praxis zwei wichtige Einschränkungen:
- Mitwirkungspflicht nach § 200 AO: Während einer laufenden Außenprüfung sind alle für die Prüfung relevanten Unterlagen vorzulegen – unabhängig davon, ob die reguläre Aufbewahrungsfrist formal abgelaufen ist. Wer Unterlagen vorzeitig vernichtet hat, kann in Beweisnot geraten.
- Vorläufige Steuerbescheide und offene Einsprüche: Solange ein Steuerbescheid nicht bestandskräftig ist (z. B. wegen eines laufenden Einspruchsverfahrens oder eines anhängigen Klageverfahrens), sollten alle relevanten Belege weiterhin aufbewahrt werden – auch wenn die reguläre Frist abgelaufen ist.
Praxis-Empfehlung
Vernichten Sie grundsätzlich keine Unterlagen, wenn eine Betriebsprüfung angekündigt ist, bereits läuft oder ein Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig ist. Die Konsequenz einer vorzeitigen Vernichtung kann eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO sein.
Kurzer Hinweis: E-Rechnung und Aufbewahrung
Mit der Einführung der obligatorischen E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025 ergeben sich neue Fragen zur Archivierung strukturierter Rechnungsdaten (XRechnung, ZUGFeRD). Auch elektronische Rechnungen unterliegen den oben genannten Aufbewahrungsfristen – als Buchungsbelege also 8 Jahre. Entscheidend ist, dass die E-Rechnung in ihrem ursprünglichen strukturierten Format aufbewahrt wird; eine reine PDF-Konvertierung ist nicht ausreichend. Die genauen technischen und rechtlichen Anforderungen an die E-Rechnung sprengen den Rahmen dieses Artikels – eine ausführliche Darstellung finden Sie in unserem gesonderten Beitrag zur E-Rechnung auf onlinebilanz.de.
Praxis-Checkliste: Was darf 2026 vernichtet werden?
Die folgende Checkliste hilft GmbH- und UG-Geschäftsführern dabei, den Archivbestand strukturiert zu bereinigen. Bitte prüfen Sie jeden Punkt, bevor Sie mit der Vernichtung beginnen.
- Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 und früher dürfen grundsätzlich vernichtet werden (8-Jahres-Frist, Fristende 31.12.2025).
- Jahresabschlüsse, Bilanzen und Inventare aus dem Jahr 2015 und früher (aufgestellt bis 31.12.2015) dürfen vernichtet werden (10-Jahres-Frist, Fristende 31.12.2025).
- Handelsbriefe aus dem Jahr 2019 und früher dürfen vernichtet werden (6-Jahres-Frist, Fristende 31.12.2025).
- Prüfen: Läuft aktuell eine Betriebsprüfung? Falls ja, keine Vernichtung ohne Rücksprache mit dem Steuerberater.
- Prüfen: Sind Steuerbescheide der betroffenen Jahre noch nicht bestandskräftig (offene Einsprüche, Klageverfahren)? Falls ja, Unterlagen weiter aufbewahren.
- Prüfen: Laufen zivilrechtliche Streitigkeiten oder Gewährleistungsfälle, für die die Unterlagen als Beweismittel benötigt werden?
- Prüfen: Existiert eine Verfahrensdokumentation für das eingesetzte Archivierungssystem (GoBD)?
- Bei digitalen Archiven: Sicherstellen, dass das Archivierungssystem auch nach Vernichtung älterer Bestände die verbleibenden Dokumente GoBD-konform speichert.
- Vernichtung von Papierunterlagen datenschutzkonform (DSGVO) durchführen – z. B. durch zertifizierten Aktenvernichter (DIN 66399).
- Vernichtungsvorgang dokumentieren (Datum, Dokumentart, Jahrgänge, Vernichtungsmethode) und intern archivieren.
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Fazit: aufbewahrungsfristen 2026 im Überblick
Die wichtigste Neuerung bei den aufbewahrungsfristen 2026 ist die Verkürzung der Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz (§ 257 HGB n.F., § 147 AO n.F.). Für GmbH- und UG-Geschäftsführer bedeutet das konkret: Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 und früher dürfen seit dem 1. Januar 2026 vernichtet werden.
Unverändert bei zehn Jahren bleibt die Frist für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare. Handelsbriefe unterliegen nach wie vor der 6-Jahres-Frist. Alle Fristen beginnen mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist – nicht mit dem Erstellungsdatum selbst.
Vor jeder Archivbereinigung sollten Geschäftsführer prüfen, ob laufende Betriebsprüfungen, offene Einspruchsverfahren oder zivilrechtliche Streitigkeiten einer Vernichtung entgegenstehen. Die GoBD-Anforderungen an die digitale Archivierung bleiben unverändert bestehen und erfordern eine aktuelle Verfahrensdokumentation. Die ordnungsgemäße Führung und Archivierung der Buchführungsunterlagen ist unmittelbar mit der Qualität des Jahresabschlusses verknüpft – und damit mit der steuerlichen und gesellschaftsrechtlichen Compliance Ihrer GmbH.
8 Jahre
Neue Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege (ab 2025)
10 Jahre
Aufbewahrungsfrist Jahresabschlüsse & Handelsbücher
6 Jahre
Aufbewahrungsfrist Handelsbriefe
Häufig gestellte Fragen
Ab wann gilt die neue 8-Jahres-Frist für Buchungsbelege?
Die neue 8-Jahres-Frist gilt ab dem 1. Januar 2025 aufgrund des 4. Bürokratieentlastungsgesetzes. Sie findet Anwendung auf alle Buchungsbelege, deren alte 10-Jahres-Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war.
Welche Unterlagen müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden?
Handelsbücher, Jahresabschlüsse (Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht), Eröffnungsbilanzen und Inventare unterliegen weiterhin der 10-Jahres-Frist nach § 257 HGB und § 147 AO.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen?
Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist – also immer am 31. Dezember des Entstehungsjahres, nicht am tatsächlichen Dokumentdatum.
Darf ich Buchungsbelege vernichten, wenn gerade eine Betriebsprüfung läuft?
Nein. Während einer laufenden Außenprüfung sollten alle prüfungsrelevanten Unterlagen weiterhin vollständig vorgehalten werden, auch wenn die reguläre Aufbewahrungsfrist formal abgelaufen ist. Eine vorzeitige Vernichtung kann zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO führen.
Wie müssen digitale Buchungsbelege archiviert werden?
Digitale Belege müssen nach den GoBD-Anforderungen revisionssicher, unveränderlich, vollständig und jederzeit lesbar gespeichert werden. Eine schriftliche Verfahrensdokumentation ist Pflicht. Das ursprüngliche Dateiformat (z. B. bei E-Rechnungen) muss erhalten bleiben.
Gilt die 8-Jahres-Frist auch für Rechnungen?
Ja. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die gleichzeitig Buchungsbelege sind, unterliegen der neuen 8-Jahres-Frist. Auch § 14b UStG wurde entsprechend angepasst. Rechnungen, die ausschließlich als Handelsbriefe qualifizieren, unterliegen der 6-Jahres-Frist.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
