Wechsel zur Ist-Versteuerung: Antrag, Voraussetzungen und Ablauf
Wer als GmbH oder UG Umsatzsteuer erst beim Zahlungseingang abführen möchte, statt sie schon bei Rechnungsstellung vorzufinanzieren, kann unter bestimmten Voraussetzungen zur Ist-Versteuerung wechseln. Der folgende Artikel erläutert, wann der Wechsel zulässig ist, wie der Antrag gestellt wird und welche bilanziellen sowie buchhalterischen Konsequenzen zu beachten sind.
Kurzantwort
Der Wechsel zur Ist-Versteuerung ist für GmbH und UG möglich, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 € nicht überschritten hat (§ 20 Abs. 1 UStG, Stand 2025) oder die Buchführungspflicht ausschließlich nach § 141 AO besteht. Der formlose, aber schriftlich empfohlene Antrag wird beim zuständigen Finanzamt gestellt; die Genehmigung gilt ab dem laufenden oder dem folgenden Besteuerungszeitraum. Ohne rechtzeitigen Antrag verbleibt das Unternehmen in der Soll-Versteuerung.
Inhaltsverzeichnis
- Soll- vs. Ist-Versteuerung: Abgrenzung
- Gesetzliche Voraussetzungen für den Wechsel
- Antragstellung: Weg, Form und Frist
- Übergangsregelung und Einmaleffekte beim Wechsel
- Buchungstechnik und Praxisbeispiel GmbH
- Auswirkungen auf Jahresabschluss und Bilanz
- Rückkehr zur Soll-Versteuerung
- Checkliste: Wechsel Ist-Versteuerung
Soll- vs. Ist-Versteuerung: Abgrenzung
Die Umsatzsteuer entsteht dem Grunde nach mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung erbracht wurde – unabhängig davon, ob der Kunde bereits gezahlt hat. Dies ist das Prinzip der Soll-Versteuerung (auch: Vereinbarungsbesteuerung) nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG. Die GmbH muss die Umsatzsteuer also vorfinanzieren, wenn Debitoren spät zahlen.
Die Ist-Versteuerung (Vereinnahmungsbesteuerung) nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG verschiebt diesen Zeitpunkt: Die Umsatzsteuer entsteht erst mit Vereinnahmung des Entgelts, also mit dem tatsächlichen Geldeingang. Das schont die Liquidität gerade bei langen Zahlungszielen. Die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen wird davon nicht berührt – sie bleibt in beiden Systemen im Zeitpunkt des Entstehens abziehbar (§ 15 UStG).
Hinweis
Die Grundlagen beider Versteuerungsarten – inklusive Vergleichsrechnung – werden im Grundlagenkontext dieses Portals behandelt. Dieser Artikel konzentriert sich ausschließlich darauf, wann und wie der Wechsel vollzogen wird.
Gesetzliche Voraussetzungen für den Wechsel
Der Wechsel zur Ist-Versteuerung ist kein Wahlrecht, das beliebig ausgeübt werden kann. § 20 Abs. 1 UStG legt abschließend drei Tatbestände fest, bei deren Vorliegen das Finanzamt auf Antrag die Ist-Versteuerung genehmigt:
| Tatbestand | Inhalt | Relevanz für GmbH/UG |
|---|---|---|
| Umsatzgrenze (§ 20 Abs. 1 Nr. 1 UStG) | Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr ≤ 800.000 € (netto) | Häufigster Anwendungsfall für kleine GmbH/UG |
| Keine Buchführungspflicht nach Handels- oder Steuerrecht (§ 20 Abs. 1 Nr. 2 UStG) | Unternehmer ist nicht nach §§ 238 ff. HGB oder § 141 AO buchführungspflichtig | GmbH ist stets nach § 238 HGB buchführungspflichtig – dieser Tatbestand scheidet aus |
| Land- und Forstwirtschaft (§ 20 Abs. 1 Nr. 3 UStG) | Umsätze aus land- und forstwirtschaftlichem Betrieb nach § 24 UStG | Für GmbH in der Regel nicht relevant |
Für die typische kleine GmbH oder UG ist damit Tatbestand Nr. 1 der einzige praxisrelevante Zugangsweg. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG (steuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen, inkl. unecht steuerfreier Umsätze) des vorangegangenen Kalenderjahres – nicht des laufenden Jahres.
Achtung
Die Grenze von 800.000 € gilt seit der Anhebung durch das Jahressteuergesetz 2024 (vorher: 600.000 €). Sie bezieht sich auf den Nettoumsatz (ohne Umsatzsteuer). Wer die Grenze im laufenden Jahr überschreitet, verliert das Recht zur Ist-Versteuerung erst ab dem Folgejahr – muss dies aber dem Finanzamt unverzüglich mitteilen.
Neu gegründete Gesellschaften
Eine neu gegründete GmbH hat im Gründungsjahr noch keinen Vorjahresumsatz. Die Finanzverwaltung lässt in diesem Fall eine Prognose des voraussichtlichen Jahresumsatzes zu: Liegt dieser voraussichtlich unter 800.000 €, kann der Antrag bereits mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (§ 138 AO) gestellt werden. Die Genehmigung steht dann unter dem Vorbehalt, dass die Prognose nicht erheblich überschritten wird.
Antragstellung: Weg, Form und Frist
Form des Antrags
Das Gesetz schreibt für den Antrag nach § 20 UStG keine besondere Form vor. Ein formloser, schriftlicher Antrag an das zuständige Finanzamt (Betriebsfinanzamt der GmbH) genügt. In der Praxis empfiehlt sich dennoch eine knappe, unterschriebene Erklärung, die folgende Angaben enthält:
- Firma und Anschrift der GmbH
- Steuernummer und USt-IdNr.
- Nachweis oder Eigenberechnung des Vorjahresumsatzes
- Gewünschter Zeitpunkt der Wirkung (laufendes Jahr oder Folgejahr)
- Unterschrift des Geschäftsführers
Viele Finanzämter akzeptieren den Antrag auch digital über ELSTER (Formularcenter → Sonstige Anträge). Eine gesonderte amtliche Vordrucknummer existiert nicht.
Frist und Wirkungszeitpunkt
Die Genehmigung kann für das laufende Kalenderjahr oder – auf Wunsch – erst ab dem Folgejahr erteilt werden. Eine gesetzliche Antragsfrist existiert nicht; je früher im Jahr der Antrag gestellt wird, desto reibungsloser lässt sich der Übergang abwickeln. Rückwirkende Genehmigungen für abgeschlossene Kalenderjahre erteilt die Finanzverwaltung in der Regel nicht.
Praxistipp
Stellen Sie den Antrag spätestens im ersten Quartal des Jahres, für das die Ist-Versteuerung gelten soll. Dann kann die erste Umsatzsteuervoranmeldung bereits korrekt auf Ist-Basis erstellt werden und aufwendige Korrekturbuchungen entfallen.
Genehmigungsbescheid
Das Finanzamt antwortet mit einem formlosen Genehmigungsschreiben. Dieser Bescheid ist kein Verwaltungsakt im Sinne des § 118 AO, sondern eine schlicht-hoheitliche Zusage; er ist nicht mit einer Rechtsmittelfrist belegt. Gleichwohl sollte die GmbH das Schreiben zu den Steuerakten nehmen, da es bei Betriebsprüfungen als Nachweis dient. Ohne ausdrückliche Genehmigung darf die Ist-Versteuerung nicht angewendet werden.
Übergangsregelung und Einmaleffekte beim Wechsel
Der Übergang von der Soll- zur Ist-Versteuerung erzeugt einen einmaligen Bestandseffekt: Alle offenen Forderungen, für die Umsatzsteuer in der Soll-Versteuerung bereits abgeführt wurde, dürfen nach dem Wechsel nicht erneut der Ist-Versteuerung unterworfen werden – sie sind bereits abgerechnet.
Umgekehrt: Forderungen, die zwar vor dem Wechsel entstanden sind, für die aber noch keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben wurde (z. B. Dezember-Rechnung, Voranmeldung noch offen), fallen in den Wechselzeitraum und sind nach den Regeln der Ist-Versteuerung abzuwickeln, sobald die Zahlung eingeht.
Die Finanzverwaltung akzeptiert hierzu ein pragmatisches Vorgehen: Im ersten Voranmeldungszeitraum unter Ist-Versteuerung werden die tatsächlichen Zahlungseingänge erfasst; für Altforderungen aus der Soll-Phase bleibt es bei der bereits abgeführten Steuer. Eine Übergangsliste (offene Posten per Umstellungstag) ist buchhalterisch zu führen und aufbewahrungspflichtig.
Buchungstechnik und Praxisbeispiel GmbH
Buchungslogik in der Ist-Versteuerung
Unter Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang gebucht. Typischerweise arbeitet die Buchhaltung mit einem Konto „Umsatzsteuer nicht fällig“ (SKR 03: 1718; SKR 04: 3818), auf das bei Rechnungsstellung gebucht wird, und das erst bei Zahlung auf das Konto „Umsatzsteuer“ umgebucht wird.
Praxisbeispiel: Maschinen-GmbH wechselt zur Ist-Versteuerung
Die Muster-Maschinen GmbH (Vorjahresumsatz 420.000 € netto) erhält am 15. März die Genehmigung des Finanzamts, ab dem 1. Januar desselben Jahres zur Ist-Versteuerung zu wechseln. Am 20. März stellt sie eine Rechnung über 10.000 € zzgl. 1.900 € USt; Zahlung geht am 18. April ein.
Forderungen aLuL (1200) 11.900 €
an Umsatzerlöse (8400) 10.000 €
an USt nicht fällig (1718) 1.900 €
Bank (1200/1800) 11.900 €
an Forderungen aLuL (1200) 11.900 €
USt nicht fällig (1718) 1.900 €
an Umsatzsteuer (1776) 1.900 €
Die 1.900 € erscheinen in der Umsatzsteuervoranmeldung für April (bei monatlicher Abgabe) – nicht für März. Bei der Soll-Versteuerung hätten sie in die März-Voranmeldung gemusst. Die Liquiditätswirkung beträgt im Beispiel rund vier Wochen.
Auswirkungen auf Jahresabschluss und Bilanz
Die Ist-Versteuerung hat direkte Auswirkungen auf die Bilanzierung. Im Jahresabschluss der GmbH sind die Positionen wie folgt zu beachten:
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: Der Bruttoausweis bleibt unverändert (Forderung inkl. USt), da die Umsatzsteuer noch nicht an das Finanzamt abgeführt wurde. Das Konto „USt nicht fällig“ erscheint als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt – aber erst mit Zahlung tatsächlich fällig.
- Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt: Unter Ist-Versteuerung sind zum Bilanzstichtag nur die tatsächlich vereinnahmten, aber noch nicht abgeführten Umsatzsteuerbeträge als Verbindlichkeit auszuweisen. Die auf offene Forderungen entfallende USt ist hingegen noch keine Verbindlichkeit.
- Latente Steuereffekte (KSt/GewSt): Die Ist-Versteuerung betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer. Körperschaft- und Gewerbesteuer richten sich weiterhin nach dem Gewinn, der gemäß § 4 Abs. 1 EStG i.V.m. § 8 KStG nach dem Realisationsprinzip ermittelt wird. Hier gibt es keinen Gleichlauf.
Hinweis für Steuerberater
Bei der Erstellung des Jahresabschlusses einer GmbH mit Ist-Versteuerung ist die Überleitungsrechnung zwischen USt-Voranmeldungen und GuV-Umsätzen sorgfältig zu dokumentieren, da die zeitliche Verschiebung zu Differenzen führt, die Betriebsprüfer häufig hinterfragen.
Rückkehr zur Soll-Versteuerung
Der Wechsel zurück zur Soll-Versteuerung kann aus verschiedenen Gründen erforderlich werden:
Pflichtiger Wechsel
Überschreitet die GmbH die Umsatzgrenze von 800.000 € im laufenden Kalenderjahr, entfällt die Genehmigungsvoraussetzung. Die Genehmigung erlischt automatisch zum Ende des Kalenderjahres, in dem die Grenze überschritten wurde. Ab dem Folgejahr gilt zwingend die Soll-Versteuerung. Die Gesellschaft ist verpflichtet, das Finanzamt unverzüglich zu informieren (§ 138 AO analog, Treu und Glauben).
Freiwilliger Wechsel
Ein freiwilliger Rückwechsel zur Soll-Versteuerung ist jederzeit möglich – z. B. wenn die GmbH fusioniert, in eine Holding-Struktur eingebettet wird oder Synergieeffekte in der Buchhaltung durch einheitliche Versteuerungsmethode angestrebt werden. Auch hier genügt ein formloser Antrag an das Finanzamt; die Genehmigung ist formell aufzuheben.
Achtung beim Rückwechsel
Beim Rückwechsel zur Soll-Versteuerung müssen alle noch offenen Forderungen, für die unter Ist-Versteuerung noch keine Umsatzsteuer abgeführt wurde, im ersten Voranmeldungszeitraum unter Soll-Versteuerung nachversteuert werden. Dies erzeugt einen negativen Liquiditätsschock und sollte sorgfältig geplant werden.
Checkliste: Wechsel Ist-Versteuerung
- Liquiditätsschonung bei langen Zahlungszielen
- Keine Vorfinanzierung der USt bei Forderungsausfall
- Einfachere Cashflow-Planung bei kleinen GmbH
- Forderungsausfall führt nicht zu USt-Rückerstattungsantrag
- Buchhalterischer Mehraufwand (Zwischenkonto USt n. fällig)
- Rückwechsel erzeugt Nachversteuerungsschock
- Kein Vorteil bei Vorkasse-Geschäften
- Umsatzgrenze eng; Wachstum erfordert laufendes Monitoring
Für eine individuelle Einschätzung, ob der Wechsel zur Ist-Versteuerung für Ihre GmbH sinnvoll ist, können Sie die Möglichkeiten der digitalen Steuerberatung auf onlinebilanz.de (Demo testen) nutzen oder mit dem Kostenrechner eine erste Einschätzung erhalten.
Fazit: Wechsel Ist-Versteuerung strategisch planen
Der Wechsel zur Ist-Versteuerung ist ein wirksames Liquiditätsinstrument für kleine GmbH und UG mit Umsätzen unter 800.000 € – vorausgesetzt, er wird rechtssicher beantragt, buchhalterisch korrekt umgesetzt und laufend überwacht. Der Übergang erfordert eine sorgfältige Bestandsaufnahme offener Posten, die Anpassung der Buchhaltungssoftware sowie eine enge Abstimmung mit dem Steuerberater, insbesondere im Hinblick auf den Jahresabschluss. Wer die Grenzen kennt und den Antrag frühzeitig stellt, kann von erheblichen Liquiditätsvorteilen profitieren – ohne steuerliche Risiken einzugehen.
800.000 €
Umsatzgrenze für Ist-Versteuerung (netto, ab JStG 2024)
1. Quartal
Empfohlener Antragszeitpunkt im Wechseljahr
Häufig gestellte Fragen
Wer kann den Wechsel zur Ist-Versteuerung beantragen?
Jede GmbH oder UG, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 € (netto) nicht überschritten hat, kann beim zuständigen Finanzamt die Genehmigung zur Ist-Versteuerung beantragen (§ 20 Abs. 1 Nr. 1 UStG).
Gibt es eine gesetzliche Frist für den Antrag?
Nein, das Gesetz sieht keine Antragsfrist vor. Praktisch empfiehlt sich die Antragstellung im ersten Quartal des Jahres, für das die Ist-Versteuerung gelten soll, um Korrekturbuchungen zu vermeiden.
Was passiert, wenn die Umsatzgrenze im laufenden Jahr überschritten wird?
Die Genehmigung erlischt zum Jahresende. Ab dem Folgejahr gilt automatisch die Soll-Versteuerung. Das Finanzamt ist unverzüglich zu informieren.
Muss der Antrag in einer bestimmten Form gestellt werden?
Nein, § 20 UStG schreibt keine besondere Form vor. Ein schriftlicher, formloser Antrag mit den wesentlichen Angaben zur GmbH und zum Vorjahresumsatz genügt; ELSTER ist ebenfalls möglich.
Wie wirkt sich der Wechsel auf den Jahresabschluss aus?
Unter Ist-Versteuerung weist die Bilanz zum Stichtag nur tatsächlich vereinnahmte, noch nicht abgeführte Umsatzsteuer als Verbindlichkeit aus. Auf offene Forderungen entfallende USt-Beträge sind noch nicht fällig und daher nicht als Verbindlichkeit zu passivieren.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: June 2026.
