XRechnung und ZUGFeRD: Die E-Rechnungsformate erklärt
Ab 2025 gilt in Deutschland die stufenweise E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze. Wer als GmbH-Geschäftsführer jetzt noch zwischen XRechnung und ZUGFeRD wählt, ohne die technischen und rechtlichen Unterschiede zu kennen, riskiert ungültige Rechnungen, Vorsteuerprobleme und Vertragsstrafen im öffentlichen Auftragswesen.
Kurzantwort
XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden in Deutschland relevanten E-Rechnungsformate nach der europäischen Norm EN 16931. XRechnung ist ein reines XML-Dateiformat ohne menschenlesbare Komponente und Pflichtformat im öffentlichen Auftragswesen. ZUGFeRD kombiniert ein PDF mit eingebettetem XML und eignet sich daher besonders für den gemischten Einsatz im B2B-Bereich. Beide Formate erfüllen ab dem gesetzlichen Stichtag die Anforderungen an eine elektronische Rechnung im Sinne des § 14 UStG – sofern das jeweils richtige Profil und die korrekte Syntaxversion verwendet werden.
Inhaltsverzeichnis
- EN 16931 – die europäische Norm als Fundament
- XRechnung: Aufbau, Pflichtfelder, Einsatz
- ZUGFeRD: Hybrid-Format und Profilebenen
- XRechnung vs. ZUGFeRD – direkter Vergleich
- Umsatzsteuerliche Anforderungen nach § 14 UStG
- Praxisbeispiel: GmbH wählt das richtige Format
- Buchhaltung und Jahresabschluss
- Checkliste zur Format-Entscheidung
- Fazit
EN 16931 – die europäische Norm als Fundament
Die Europäische Norm EN 16931 (veröffentlicht 2017, seither mehrfach ergänzt) legt das semantische Datenmodell für elektronische Rechnungen im europäischen Binnenmarkt fest. Sie definiert, welche Informationsfelder eine E-Rechnung zwingend enthalten muss – von der eindeutigen Rechnungsnummer über Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bis hin zur Beschreibung jeder Rechnungsposition. Das Datenmodell selbst ist syntax-neutral; es gibt vor, was übermittelt werden muss, nicht wie.
Für die technische Umsetzung definiert die Norm zwei zugelassene Syntaxen:
- UBL 2.1 (Universal Business Language, ISO/IEC 19845) – ein XML-Standard mit breiter internationaler Verbreitung
- UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice, D16B) – ein UN-Standard, der insbesondere in ZUGFeRD verwendet wird
Beide Syntaxen können EN-16931-konform sein, solange alle Pflichtfelder korrekt befüllt sind. XRechnung setzt primär auf UBL 2.1 und CII, ZUGFeRD setzt ausschließlich auf CII. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) und den flankierenden Änderungen in § 14 UStG sowie § 14a UStG den Rechtsrahmen für die obligatorische E-Rechnung im inländischen B2B-Verkehr geschaffen.
Hinweis: Zeitplan E-Rechnungspflicht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zum Versand staffelt sich: Umsätze über 800.000 € Jahresumsatz ab 1. Januar 2027, alle übrigen Unternehmer ab 1. Januar 2028. Für Kleinbetragsrechnungen (≤ 250 € Brutto gem. § 33 UStDV) und Fahrausweise gelten Ausnahmen.
XRechnung: Aufbau, Pflichtfelder, Einsatz
XRechnung ist ein vom KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) entwickelter deutscher Standard, der die EN 16931 ohne visuelle Komponente umsetzt. Die Datei ist eine reine XML-Datei – für den Menschen ohne speziellen Viewer nicht direkt lesbar. Version 3.x (aktuell ab 2024) ist die maßgebliche Linie; Vorgängerversionen werden von den Portalen der öffentlichen Auftraggeber ab definierten Stichtagen nicht mehr akzeptiert.
Technischer Aufbau
Eine XRechnung besteht aus einem einzigen XML-Dokument. Der Aufbau folgt streng hierarchisch:
| Ebene | Inhalt (Beispiel) | Pflicht |
|---|---|---|
| Header | Rechnungsnummer, Datum, Währung, Zahlungsbedingungen | ja |
| Seller/Buyer | Name, Adresse, Steuer-ID, IBAN | ja |
| Tax Summary | Steuerkategorie, Steuerbetrag, Steuerbasis | ja |
| Line Items | Positionsnummer, Beschreibung, Menge, Netto, USt-Rate | je Position |
| Attachments | Zusatzdokumente (z. B. AGB als Base64-PDF) | optional |
Besonders hervorzuheben: XRechnung kennt das Konzept der Leitweg-ID. Sie ist das Routing-Merkmal, das bei Rechnungen an Behörden zwingend vom Auftraggeber anzufordern ist. Ohne korrekte Leitweg-ID wird die Rechnung vom Verwaltungsportal zurückgewiesen.
Wann ist XRechnung Pflicht?
Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt XRechnung (oder EN-16931-konforme Alternativen) seit 27. November 2020 verpflichtend. Landesbehörden haben schrittweise nachgezogen; seit 2023/2024 sind nahezu alle deutschen Verwaltungsebenen angeschlossen. Im B2B-Bereich ist XRechnung technisch zulässig, aber nicht zwingend – dort konkurriert es gleichrangig mit ZUGFeRD.
ZUGFeRD: Hybrid-Format und Profilebenen
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wird vom FeRD-Gremium gepflegt und ist das deutsche Gegenstück, das bewusst auf Rückwärtskompatibilität mit analogen Prozessen setzt. Eine ZUGFeRD-Datei ist ein PDF/A-3-Dokument, in das eine CII-XML-Datei eingebettet ist. Menschen können die Rechnung wie gewohnt im PDF-Reader öffnen und lesen; Buchhaltungssoftware extrahiert gleichzeitig das XML und verarbeitet es automatisch.
Profile im Überblick
| Profil | EN-16931-konform | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| MINIMUM | nein | Buchungsbelege ohne vollständige USt-Angaben |
| BASIC WL | nein | einfache Rechnungen ohne Positionsebene |
| BASIC | ja | Standard-B2B-Rechnungen |
| EN 16931 (COMFORT) | ja | vollständige Handelsrechnungen inkl. Rabatte |
| EXTENDED | ja (Superset) | komplexe Lieferketten, internationale B2B |
| XRECHNUNG | ja | Behörden über ZUGFeRD-Container |
Achtung: Profilwahl und Vorsteuerabzug
Nur ZUGFeRD-Rechnungen mit dem Profil BASIC, EN 16931 (COMFORT) oder EXTENDED gelten als elektronische Rechnung im Sinne von § 14 UStG und berechtigen beim Empfänger zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG. MINIMUM und BASIC WL reichen umsatzsteuerlich nicht aus.
ZUGFeRD und Factur-X
ZUGFeRD 2.x ist technisch identisch mit dem französischen Standard Factur-X. Beide Länder haben ihre nationalen Profile harmonisiert, sodass eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 von einem französischen Empfänger ohne Konvertierung verarbeitbar ist – ein erheblicher Vorteil für GmbHs mit grenzüberschreitendem B2B-Geschäft innerhalb der EU.
XRechnung vs. ZUGFeRD – direkter Vergleich
XRechnung
- Reines XML, kein visuelles PDF
- Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern (Bund, Länder, Kommunen)
- Leitweg-ID erforderlich
- Kein direktes Öffnen ohne speziellen Viewer
- Geringere Dateigröße
- Klare Syntax, gut für vollautomatische Prozesse
- Kein Spielraum für proprietäre Erweiterungen im Pflichtbereich
ZUGFeRD (ab BASIC)
- PDF/A-3 + eingebettetes CII-XML
- Menschenlesbar und maschinenlesbar zugleich
- Kein spezieller Viewer erforderlich
- Für B2B ohne Behördenbeteiligung ideal
- International (Factur-X-Kompatibilität)
- Übergangsphase: erleichterte Akzeptanz bei Empfängern
- Etwas größere Dateien durch PDF-Container
In der Praxis gilt eine einfache Entscheidungsregel: Öffentlicher Auftraggeber → XRechnung, privater B2B-Empfänger → ZUGFeRD (Profil BASIC oder höher). Wer beide Empfängergruppen bedient, benötigt eine Faktura-Software, die beide Formate erzeugen kann – was bei modernen Cloud-Lösungen Standard ist.
Umsatzsteuerliche Anforderungen nach § 14 UStG
Seit der Neufassung durch das Wachstumschancengesetz definiert § 14 UStG die elektronische Rechnung (E-Rechnung) als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein bloßes PDF ohne eingebettetes XML erfüllt diese Anforderung nicht mehr – es gilt als „sonstige Rechnung“ und darf in der Übergangsphase bis Ende 2027 (für Unternehmen bis 800.000 € Umsatz) noch akzeptiert werden, danach jedoch nicht mehr.
Für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG müssen alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG im XML-Teil der Rechnung maschinenlesbar vorhanden sein. Eine Korrektur „von Hand“ im PDF-Teil ist steuerlich wirkungslos, wenn das XML fehlerhafte oder unvollständige Angaben enthält. Finanzämter prüfen zunehmend den XML-Datenstrom, nicht das optische Erscheinungsbild.
Die Aufbewahrung richtet sich nach § 147 AO (zehn Jahre) sowie den GoBD. E-Rechnungen müssen unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden. Ein Ausdruck auf Papier ersetzt die digitale Aufbewahrung nicht.
Praxisbeispiel: GmbH wählt das richtige Format
Sachverhalt: Die Muster Maschinenbau GmbH (Jahresumsatz 3,2 Mio. €) liefert Stanzwerkzeuge an drei Kundengruppen: (A) Bundesbehörde, (B) mittelständischen Automobilzulieferer (Deutschland), (C) französischen Tier-2-Lieferanten.
| Kunde | Empfohle Format | Begründung |
|---|---|---|
| (A) Bundesbehörde | XRechnung 3.x (UBL oder CII) | Gesetzliche Pflicht; Leitweg-ID vom Auftraggeber einholen |
| (B) Automobilzulieferer | ZUGFeRD EN 16931 (COMFORT) | Empfänger kann PDF öffnen; XML wird automatisch verbucht |
| (C) Französischer Lieferant | ZUGFeRD EN 16931 = Factur-X | Identischer Standard, keine Konvertierung nötig |
Buchungssatz bei Ausgangsrechnung (Muster Maschinenbau GmbH, Kunde B, netto 10.000 €, 19 % USt):
Die E-Rechnung wird im XML-Teil mit dem BT-112-Feld (Steuerbetrag) und BT-110 (Steuerbasis) befüllt. Das ERP der GmbH übermittelt die ZUGFeRD-Datei per E-Mail oder über ein Lieferantenportal. Beim Empfänger liest dessen Buchhaltungssoftware das XML automatisch aus und bucht spiegelbildlich:
Medienbrüche, manuelle Dateneingabe und damit verbundene Fehlerquellen entfallen vollständig. Die Muster Maschinenbau GmbH kann durch Einsatz beider Formate alle drei Kundensegmente rechtskonform bedienen, ohne ihre Prozesse zu splitten – vorausgesetzt, das ERP-System unterstützt beide Ausgabeformate.
Buchhaltung, Jahresabschluss und digitale Archivierung
Die lückenlose Verarbeitung von E-Rechnungen wirkt sich unmittelbar auf die Qualität des Jahresabschlusses aus. Wenn alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen als strukturiertes XML vorliegen, lassen sich offene Posten, Rückstellungen für ausstehende Rechnungen und Abgrenzungsposten deutlich präziser ermitteln als bei papierbasierten Prozessen. Gleichzeitig steigt die Prüfbarkeit durch das Finanzamt: Eine digital archivierte XRechnung ist im Rahmen einer Betriebsprüfung nach § 147 AO ohne Weiteres maschinell auswertbar.
GmbH-Geschäftsführer sollten sicherstellen, dass ihr Dokumentenmanagementsystem oder ihre Buchhaltungssoftware:
- E-Rechnungen im Originalformat (nicht nur als PDF-Ausdruck) archiviert,
- ein revisionssicheres Änderungsprotokoll führt,
- das eingebettete XML bei ZUGFeRD für die Archivierung extrahiert und versioniert speichert,
- den Nachweis der Unversehrtheit (Prüfsumme) dokumentiert.
Wer seinen Jahresabschluss über eine digitale Steuerberatungsplattform erstellen lässt, profitiert davon, dass dort E-Rechnungsdaten direkt importiert und für die Bilanzierung aufbereitet werden – ohne manuelle Rückerfassung. Das reduziert Fehler und senkt den Abstimmungsaufwand vor der Abschlusserstellung erheblich.
Tipp für GmbH-Geschäftsführer
Nutzen Sie die Übergangsfristen nicht als Aufschub, sondern als Anlaufzeit. Prüfen Sie jetzt, ob Ihre Faktura- und Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD erzeugen und empfangen kann. Ein kostenloser Kostenrechner hilft, den Digitalisierungsaufwand realistisch einzuschätzen.
Checkliste zur Format-Entscheidung
- Empfänger identifizieren: öffentlicher Auftraggeber oder privates Unternehmen?
- Bei Behörden: Leitweg-ID schriftlich beim Auftraggeber anfordern.
- Bei B2B: ZUGFeRD-Profil mindestens BASIC wählen (besser EN 16931/COMFORT).
- ERP/Faktura-Software auf Versionsstatus prüfen (XRechnung 3.x, ZUGFeRD 2.3.x).
- Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG im XML-Datenstrom sicherstellen.
- Archivierungsprozess GoBD-konform einrichten (kein reiner PDF-Ausdruck).
- Empfangskanal für eingehende E-Rechnungen ab 1. Januar 2025 sicherstellen.
- Grenzüberschreitende B2B-Rechnungen in die EU: ZUGFeRD EN 16931 = Factur-X nutzen.
- Schulung der Buchhaltungsmitarbeiter auf E-Rechnungsverarbeitung und Fehlerbehandlung.
- Testübermittlung vor Echtbetrieb durchführen (PEPPOL-Netzwerk oder direkter E-Mail-Kanal).
Für eine gesamtheitliche Einschätzung der technischen und steuerlichen Anforderungen empfiehlt sich eine Demo der eingesetzten Plattform. Hier können Sie onlinebilanz.de kostenfrei testen und prüfen, wie E-Rechnungen direkt in den Jahresabschluss-Workflow einfließen.
Fazit: XRechnung ZUGFeRD – Entscheidung nach Empfänger, nicht nach Vorliebe
Die Debatte „XRechnung oder ZUGFeRD“ löst sich auf, sobald man konsequent vom Empfänger her denkt. XRechnung und ZUGFeRD sind keine konkurrierenden Standards, sondern ergänzende Werkzeuge: XRechnung beherrscht das Pflichtfeld öffentliche Verwaltung, ZUGFeRD (ab Profil BASIC) deckt den breiten B2B-Markt ab und erleichtert durch seine Hybrid-Natur den Übergang für Empfänger, die noch keine vollautomatische XML-Verarbeitung betreiben. Beide Formate basieren auf EN 16931, beide sind umsatzsteuerlich gleichwertig, und beide erfordern eine sorgfältige Implementierung – insbesondere bei den Pflichtfeldern, der Profilwahl und der GoBD-konformen Archivierung.
GmbH-Geschäftsführer, die heute in eine formatübergreifende E-Rechnungslösung investieren, sichern nicht nur ihre Rechtskonformität ab 2025/2027/2028, sondern erschließen gleichzeitig erhebliche Effizienzgewinne in der Buchhaltung – mit direktem positivem Effekt auf die Datenqualität beim nächsten Jahresabschluss.
10 Jahre
Aufbewahrungspflicht E-Rechnungen (§ 147 AO)
250 €
Kleinbetragsgrenze (§ 33 UStDV), E-Rechnungspflicht-Ausnahme
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuellen Anteil und Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD kombiniert ein menschenlesbares PDF mit eingebettetem XML und eignet sich für den B2B-Bereich. Beide basieren auf EN 16931.
Welches Format muss ich für Rechnungen an Behörden nutzen?
Für Rechnungen an Bundes- und Landesbehörden ist XRechnung (oder ein gleichwertiges EN-16931-konformes Format) verpflichtend. Dafür benötigen Sie zwingend die Leitweg-ID des Auftraggebers.
Sind ZUGFeRD-Rechnungen umsatzsteuerlich anerkannt?
Ja, aber nur ab Profil BASIC aufwärts. Die Profile MINIMUM und BASIC WL sind umsatzsteuerlich nicht ausreichend und berechtigen den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG.
Ab wann muss meine GmbH E-Rechnungen versenden?
Die Sendepflicht gilt für Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz ab 1. Januar 2027, für alle übrigen ab 1. Januar 2028. Die Empfangspflicht gilt für alle inländischen B2B-Unternehmen bereits ab 1. Januar 2025.
Kann ich ZUGFeRD auch für Rechnungen ins EU-Ausland nutzen?
Ja. ZUGFeRD 2.x im Profil EN 16931 ist technisch identisch mit dem französischen Standard Factur-X und kann ohne Konvertierung von französischen Empfängern verarbeitet werden. Andere EU-Staaten führen schrittweise eigene E-Rechnungspflichten ein, die oft auf denselben Syntaxen basieren.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: June 2026.
